HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ)

TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VIỆT NAM VIỄN THƠNG KON TUM TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ/VĂN THƯ ĐƠN VỊ) HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) I TỔNG QUAN Đăng nhập hệ thống Menu hệ thống Sau đăng nhập hệ thống thành cơng tài khoản Hệ thống hiển thị hình sau: Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) - Menu bên trái “LĨNH VỰC NGHIỆP VỤ” bao gồm chức xử lý nghiệp vụ  Quản lý hồ sơ xử lý: Bao gồm chức Hồ sơ xử lý: Cho phép cán xử lý xem danh sách hồ sơ mà cần phải xử lý chức cho phép xử lý, luân chuyển, xem tiến trình xử lý, lưu tài liệu trình xử lý, dừng xử lý, yêu cầu bổ sung hồ Hồ sơ chờ bổ sung: Danh sách hồ sơ chờ bổ sung Hồ sơ liên thông: quản lý hồ sơ liên thông cấp, đơn vị khác Ngoài tùy thuộc vào thực tế đơn vị, cán phân thêm số quyền riêng để phục vụ cho việc giải thủ tục hành chính: Hồ sơ xử lý xong, hồ sơ trả kết … II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG Hồ sơ xử lý - Hồ sơ sau tiếp nhận tổ cửa cán cửa chuyển lên phịng chun mơn xử lý, cán xử lý thực xử lý hồ sơ Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) - Từ menu chính, kích chọn menu [Xử lý hồ sơ], chọn chức [Hồ sơ xử lý], hình sau hiển thị: - Màn hình “Danh sách hồ sơ xử lý” hiển thị hồ sơ mà cán cần phải xử lý Trên hình danh sách có chứa thơng tin hồ sơ như: mã số biên nhận, tên thủ tục hành chính, người nộp, thơng tin địa người nộp …Trên danh sách hồ sơ có loại hồ sơ : hồ sơ nộp trực tuyến đánh dấu màu [xanh mã số hồ sơ] hồ sơ nộp trực tiếp Ở cột [Thao tác] có icon: thực việc xử lý hồ sơ : Luân chuyển : Xem tiến trình xử lý : Lưu tài liệu trình xử lý : Yêu cầu bổ sung hồ sơ Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) : Trao đổi thông tin 1.1 Xem chi tiết hồ sơ  Từ danh sách [Hồ sơ xử lý] chọn tên hồ sơ cột [Thủ tục hành chính] để xem chi tiết hồ sơ Trên hình này, người dùng dễ dàng thấy thông tin chung hồ sơ xử lý với danh sách thành phần hồ sơ theo quy định - Tại hình xem chi tiết hồ sơ Cán xem thơng tin thành phần hồ sơ theo qui định công dân upload lên trình nộp hồ sơ cách click vào liên kết [Thành phần hồ sơ theo qui định ] Khi hệ thống cho phép cán download giấy tờ đính kèm để xem Trong hình nút “Xử lý hồ sơ” , “Yêu cầu bổ sung”,”Luân chuyển hồ sơ”, “Lưu tài liệu”,”Hồn tất dừng xử lý “,”Xem tiến trình” Chức nút tương ứng chức biểu tượng danh sách hồ sơ xử lý Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) 1.2 Xử lý hồ sơ - Chức hỗ trợ cán thực việc xử lý nghiệp vụ hồ sơ cấp phép (Hồ sơ đạt yêu cầu : tạo giấy phép chứng chỉ,in …) Để thực chức danh sách [Hồ sơ xử lý] cán Click vào biểu tượng hệ thống chuyển đến hình xử lý nghiệp vụ tương ứng với lĩnh vực nghiệp vụ cán phụ trách (Tham khảo tài liệu hướng dẫn xử lý nghiệp vụ) 1.3 Luân chuyển hồ sơ - Chức cho phép cán thực luân chuyển hồ sơ cho phận khác xử lý hồn thành cơng việc xử lý - Để thực việc luân chuyển hồ sơ cán thao tác danh sách hồ sơ Click vào biểu tượng hình chi tiết (Hình 3) click button Hệ thống chuyển đến hình cho phép thực luân chuyển, hình hiển thị: Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) - Xem thành phần hồ sơ theo qui định tương ứng với thủ tục hành qua chức “Xem thành phần hồ sơ” qua biểu tượng - Xem tiến trình xử lý cơng việc : Xem bước xử lý hồ sơ trước đó.ai người xử lý, thời gian xử lý, thời gian hoàn thành, qua chức : - Cán ghi ý kiến xử lý vào “Ý kiến xử lý” để cán xử lý biết thơng tin xử lý: Trang HỆ THỐNG THƠNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) - Cán xem tồn q trình xử lý hồ sơ qua chức “Thông tin công việc” Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) Để thực việc “Luân chuyển” cán click vào nút Màn hình thị thơng tin yêu cầu cán xác nhận việc luân chuyển Nếu chọn “đồng ý “ hệ thống chuyển hồ sơ đến người xử lý theo qui trình nghiệp vụ Trang 10 HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) 1.4 Xem tiến trình xử lý Để xem q trình xử lý hồ sơ Hệ thống cung cấp chức “Xem tiến trình xử lý” Để thực chức cán chọn biểu tưởng “ ” hình danh sách cán xử lý Hệ thống thị (Hình 6) 1.5 Lưu tài liệu trình xử lý Trong trình xử lý hồ sơ cán muốn lưu trữ thêm tài liệu (ảnh,video…) cán xử dụng chức “Lưu tài liệu trình xử lý” qua biểu tượng Để thực chức cán click biểu tượng danh sách hồ sơ cán xử lý Màn hình thị để nhập thông tin cần upload (Hình 8) Sau nhập thơng tin vào hình click nút “Lưu lại” Hệ thống lưu tài liệu 1.6 Dừng xử lý hồ sơ Trong trình xử lý hồ sơ Nếu hồ sơ không hợp lệ hồ sơ khơng đạt cán dừng xử lý hồ sơ Để thực nhiệm vụ hệ thống cung cấp chức “Dừng xử lý” Trên hình thơng tin chi tiết hồ sơ có biểu tượng Hệ thống thị hình cho cán nhập thơng tin ý kiến cán giải thích lý dừng xử lý hồ sơ, công văn dừng xử lý Trang 11 HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) Cán click vào “thêm dự thảo” để đính kèm cơng văn cập nhật lí từ chối Click nút trạng thái hồ sơ chuyển thành xử lý xong , chuyển sang phận cửa để trả cho công dân 1.7 Yêu cầu bổ sung Trong trình xử lý hồ sơ Khi hồ sơ không đầy đủ giấy tờ cần thiết để xử lý Cán yêu cầu công dân nộp thêm giấy tờ bổ sung Để thực việc yêu cầu bổ sung hồ sơ Hệ thống cung cấp chức “Yêu cầu bổ sung” Trên hình danh sách hồ sơ xử lý (Hình 2) Cán click vào biểu tượng “ Hoặc chọn nút ” Hệ thống thị hình sau Trang 12 HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) - Cán nhập thông tin yêu cầu bổ sung hồ sơ ,file yêu cầu bổ sung đính kèm Click nút “ ” Khi hồ sơ chuyển trạng thái thành yêu cầu bổ sung nằm chức yêu cầu bổ sung cán cửa Nếu đơn tiếp nhận online hệ thống chuyển thông tin yêu cầu bổ sung tài khoản công dân Khi công dân nộp đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu cán cửa tiếp nhận để xử lý qui trình định sẵn hệ thống Hồ sơ chờ bổ sung Khi cán xử lý yêu cầu bổ sung hồ sơ Để thuận tiện cho việc theo dõi hồ sơ yêu cầu bổ sung Hệ thống cung cấp chức “Hồ sơ chờ bổ sung” lưu thông tin hồ sơ trạng thái chờ bổ sung từ công dân Từ menu [Xử lý hồ sơ] chọn [Hồ sơ chờ bổ sung] hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ trạng thái chờ bổ sung Trang 13 HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) Trong danh sách có chức : : Xem tiến trình xử lý Để sử dụng chức cán xem thơng tin mục II.1.4 chức “Xem tiến trình xử lý” II.1.6 cho chức “Dừng xử lý” Hồ sơ xử lý Các hồ sơ cán xử lý chuyển cho cán cán chưa xử lý cán rút hồ sơ để xử lý lại (đối với trường hợp hồ sơ xử lý chưa cần xử lý lại) Các hồ sơ liệt kê tab “Hồ sơ xử lý” Trang 14 HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) - Thực click vào tên thủ tục chọn chức rút hồ sơ Hồ sơ liên thông Hồ sơ liên thông: Quản lý danh sách hồ sơ liên thông đơn vị mà cán thực gửi liên thông cho đơn vị khác - Gửi hồ sơ liên thông: Thao tác: [Xử lý hồ sơ] -> [Hồ sơ xử lý] Trong hình danh sách hồ sơ xử lý, chọn nhấp chuột vào tên Thủ tục hành để thực gửi liên thơng Trang 15 HỆ THỐNG THƠNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) Khi nhấp chọn hình sau xuất hiện: Trang 16 HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) Cán chọn đơn vị cần gửi hồ sơ liên thông điền thêm ý kiến nơi Ghi thực gửi Sau gửi thành cơng hệ thống thông báo kết quả: - Quản lý danh sách hồ sơ liên thông: menu [Hồ sơ liên thông] Trang 17 HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) Trạng thái hồ sơ liên thông lúc : Chờ tiếp nhận (Chờ đơn vị liên thông gửi hồ sơ đến tiếp nhận) - - Tiếp nhận hồ sơ liên thông: Phần tiếp nhận hồ sơ liên thông thuộc vai trò cán tiếp nhận trả kết đơn vị (chi tiết tài liệu hướng dẫn sử dụng dành cho cán tiếp nhận trả kết quả) Nhận kết xử lý liên thông: Sau đơn vị xử lý liên thông trả kết liên thơng, cán gửi hồ sơ liên thông thực nhận lại kết xử lý (hình dưới) Trạng thái hồ sơ: Đã trả, chờ ĐV gửi nhận KQ nhấp chuột để nhận lại kết xử lý Sau cán chuyên viên nhận lại hồ sơ liên thơng hồ sơ tiếp tục chuyển đến cán xử lý theo quy trình Thủ tục hành TH1: Bước tiếp theo: Trả kết quả: vai trò cán cửa TH2: Bước tiếp theo: Tiếp tục xử lý vai trị cán theo quy trình Trang 18 ... THƠNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) Để thực việc “Luân... Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) - Cán xem tồn q trình xử lý hồ sơ qua chức “Thơng tin cơng việc” Trang HỆ THỐNG THƠNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN...HỆ THỐNG THÔNG TIN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ HỒ SƠ) I TỔNG QUAN Đăng nhập hệ thống Menu hệ thống Sau đăng nhập hệ thống thành công tài khoản Hệ thống