1. Đối với văn bản phát hành ra bên ngoài
Mặc định khi nhập văn bản đi là văn bản đi nội bộ. Nếu văn bản đi gửi tới đơn vị ngoài Công ty cần sửa “Đơn vị ban hành” thành Công ty Cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện. “Bộ phận soạn thảo”: Đơn vị gửi văn bản. Phần “Người ký”: Nhập lãnh đạo Công ty ký văn bản tại trường “Người ký”
Chọn Sổ “Công ty Cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện” tại mục Cấp số để chọn số gửi ra ngoài Công ty. Lưu ý: Một số sổ được phân quyền chỉ đơn vị chức năng sử dụng, một số sổ chỉ có quyền lãnh đạo đơn vị và văn thư/tổng hợp đơn vị có quyền cấp số. Các đơn vị/cá nhân để lấy số văn bản công ty, gửi email tới to:huyenpt@ctin.vn và cc:hungnx@ctin.vn và lãnh đạo đơn vị mình để được cấp
Trang 26/32
2. Lưu ý một số chức năng gửi văn bản
Các nút “Lưu”, “Phát hành”, “Gửi email” đã thực hiện mở để phù hợp với công ty trong quá trình gửi văn bản.
“Lưu”: Chỉ lưu văn bản tạm thời chưa gửi văn bản, cho phép lưu tạm cũng như chỉnh
sửa nội dung văn bản khi số lượng văn bản quá nhiều.
“Phát hành”: Mặc định các văn bản khi nhập và lưu, kể cả đã lấy số đều là văn bản dự
kiến phát hành.
Để gửi tới đơn vị cá nhân nhận văn bản (Lưu ý: Hệ thống sẽ gửi email các cá nhân đơn vị nhận văn bản khi phát hành văn bản có tệp đình kèm) phải nhấp chuột vào nút “Phát hành”
Trang 27/32
Để kiểm tra các văn bản đi chưa phát hành: Nhấp chuột vào “Văn bản chưa phát hành”
“Email”: Sau khi văn bản đã phát hành, hệ thống sẽ hiển thị nút gửi email cho phép
những cá nhân nhìn thấy văn bản sẽ gửi email tới người dùng không đăng ký trong hệ thống AIS (lưu ý: gửi nhiều người tương tự như gửi email ví dụ: abc@ctin.vn;def@gmail.com.vn)
3. Quy định lấy số cho văn bản:
Theo quy định mẫu số văn bản trên ISO công ty, lấy số văn bản trên hệ thống AIS
LOẠI VĂN BẢN YÊU CẦU BẮT BUỘC LẤY SỐ GẮN FILE
TT Tên biểu mẫu/phụ lục Mã hiệu Số văn bản đơn vị Số văn bản Công ty
1 Mẫu quyết định HĐQT PL.CTIN.01 Số:.../QĐ/HĐQT
2 Mẫu quyết định TGĐ PL.CTIN.01 Số:.../QĐ/TGĐ
3 Mẫu Công văn gửi ra ngoài PL.CTIN.02 Số:….../CTIN/TÊN ĐƠN VỊ
4 Mẫu báo cáo gửi nội bộ PL.CTIN.03 Số:….../BC/TÊN ĐƠN
VỊ
5 Mẫu báo cáo gửi ra ngoài PL.CTIN.03 Số:.../BC/CTIN/TÊN ĐƠN
VỊ 6 Mẫu tờ trình nội bộ PL.CTIN.04 Số:.../TT/TÊN ĐƠN
VỊ
7 Mẫu tờ trình gửi ra ngoài PL.CTIN.04 Số:.../TT/CTIN/TÊN ĐƠN
VỊ 8 Mẫu thông báo nội bộ PL.CTIN.05 Số:.../TB/TÊN ĐƠN
VỊ
9 Mẫu thông báo gửi ra ngoài PL.CTIN.05 Số:.../TB/CTIN/TÊN ĐƠN
VỊ 10 Mẫu thông báo nội bộ PL.CTIN.05 Số:.../TB/TÊN ĐƠN
Trang 28/32
11 Mẫu thông báo gửi ra ngoài PL.CTIN.05 Số:.../TB/CTIN/TÊN ĐƠN
VỊ 12 Mẫu biên bản xác nhận thiết
bị PL.CTIN.06
Số:.../BB/TÊN ĐƠN
VỊ
LOẠI VĂN BẢN YÊU CẦU LẤY SỐ
STT Tên đơn vị Viết tắt Số AIS
1 Giấy Ủy quyền GUQ Số:.../GUQ/CTIN Số:.../GUQ/CTIN
2 Hợp đồng kinh tế HĐKT Số:.../HĐKT/CTIN
3 Thanh lý hợp đồng TLHĐ Số:.../TLHĐ/CTIN
4 Đề nghị thanh toán ĐNTT Số:.../ĐNTT/TÊN
ĐƠN VỊ
Số:.../ĐNTT/CTIN/TÊN ĐƠN VỊ
5 Biên bản bàn giao BBBG Số:.../BBBG/TÊN
ĐƠN VỊ
6 Đề nghị xuất kho PXK Số:.../PXK/TÊN ĐƠN
VỊ
7 Đề nghị nhập kho PNK Số:.../PNK/TÊN ĐƠN
VỊ
8 Phiếu giao khoán PGK Số:.../PGK/TÊN ĐƠN
VỊ
9 Đề nghị mua hàng ĐNMH Số:.../ĐNMH/TÊN
ĐƠN VỊ
10 Đơn đặt hàng ĐĐH Số:.../ĐĐH/TÊN
ĐƠN VỊ
11 Đề nghị đầu tư mua sắm ĐNĐT Số:.../ĐNĐT/TÊN
ĐƠN VỊ
12 Mẫu văn bản Công đoàn CĐ-CTIN Số:.../TT/CĐ-CTIN 13 Mẫu văn bản Đoàn thanh
niên ĐTN-CTIN Số:.../TT/ĐTN-CTIN
Chú ý: Sổ văn bản đi nội bộ các đơn vị nằm tại vùng đơn vị của mình. (Ví dụ văn bản nội bộ của Trung tâm Phần mềm được lấy số tại Trung tâm Phần mềm)
Trang 29/32
4. Cấp số văn bản đi với mỗi sổ văn bản đi được phân quyền tới từng cá nhân
Ví dụ Sổ văn bản đi nội bộ của Phòng HCQT: ngoài lãnh đạo đơn vị, cá nhân có quyền tổng hợp hay văn thư thì để bổ sung cá nhân khác có quyền cấp số của sổ văn bản này tại mục “Người cấp số bổ sung”.
Trang 30/32