1. Email văn bản đến/đi
- Sẽ tự động nhận được văn bản (có tệp đính kèm) qua email khi được giao văn bản mới hoặc được giao việc kèm theo văn bản bao gồm nội dung chi tiết văn bản, luồng xử lý, ý kiến chỉ đạo (nếu có) và bản gốc (file gắn kèm). Để xem chi tiết và xử lý online văn bản, nhấn vào biểu tượng “Xem” bên cạnh Số đến.
Hình Email văn bản đến mới
2. Email công việc mới/cập nhật công việc
- Tương tự, bạn sẽ tự động nhận được mail giao việc/thông báo cập nhật công việc kèm nội dung chi tiết công việc, hạn xử lý, ý kiến chỉ đạo (nếu có) và bản gốc (file gắn kèm). Để xem chi tiết và cập nhật công việc, nhấn vào link “Xem nội dung chi tiết công việc (Bấm vào đường link)”. Trong trường hợp công việc gắn kèm văn bản và bạn muốn xem văn bản gốc, nhấn vào link “Xem nội dung văn bản gốc (Bấm vào đường link)”.
Trang 31/32
Hình Email công việc mới/Cập nhật công việc
3. Email nhắc việc định kỳ
- Hệ thống sẽ tự động gửi email nhắc việc đến hạn xử lý nếu bạn có công việc săp đến hạn xử lý (trước hạn 1 ngày). Bạn có thể nhấn vào nút “Link” để mở trực tiếp công việc để xem chi tiết/cập nhật thông tin.
Hình 3.20: Email nhắc công việc đến hạn xử lý
- Nếu là Lãnh đạo cấp quản lý, hệ thống sẽ tự động gửi mail báo cáo toàn bộ các công việc quá hạn xử lý của đơn vị mình cho từng nhân viên trong tuần trước. Bạn có thể nhấn vào nút “Link” để mở trực tiếp công việc để xem chi tiết nội dung công việc.
Trang 32/32
Hình Email báo cáo danh sách công việc quá hạn xử lý của đơn vị
4. Email thông báo Theo dõi văn bản chưa phát hành
- Mỗi thứ 2 hàng tuần vào 8h sáng, hệ thống sẽ tổng hợp các văn bản lấy số trong tuần mà chưa phát hành của mỗi đơn vị và gửi tự động báo cáo tới lãnh đạo đơn vị các văn bản chưa phát hành