Luận văn Xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin điện tử tại Viện Thông tin Khoa học xã hội nghiên cứu nhằm làm rõ một số vấn đề lý luận về nguồn lực thông tin điện tử và vai trò của nó đối với các hoạt động của Viện Thông tin Khoa học xã hội; đồng thời khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý và khai thác; qua đó đề xuất giải pháp khai thác phát triển và nâng cao hiệu quả khai thác nguồn lực thông tin điện tử tại Thư viện
Trang 1
LUU THI YEN
XAY DUNG VA KHAI THAC NGUON LUC THONG TIN DIEN TU TAI VIEN THONG
TIN KHOA HOC XA HOI
Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thư viện
Mã số: 60320203
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN - THƯ VIỆN
Người hướng dẫn khoa học : PGS TS Đoàn Phan Tân
Nam,2014
Trang 3LOI CAM DOAN
DANH MỤC CÁC CHU VIET TAT
DANH MUC BANG BIEU DANH MỤC HÌNH MINH HỌA
PHAN MO DAU
CHUONG 1: NHUNG VAN DE CHUNG VE NGUON LUC THONG TIN ĐIỆN TỬ VA VIEN THONG TIN KHOA HQC XA HO!
1.1 Những vấn đề chung về nguồn lực thông tin điện tử wea a in
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về nguồn lực thông tin điện tử 14 1.1.2 Đặc trưng của nguồn lực thông tin điện tử 16 1.1.3 Vấn đề khai thác nguồn lực thông tin điện tử 20 1.2 Khái quát về Viện Thông tin Khoa học xã hội -
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 21
1.2.2 Vốn tài liệu và trang thiết bi 2
1.2.3 Đội ngũ cán bộ, cơ cầu tổ chức 27
1.2.4 Người dùng tin và nhu câu tín 28 13 Vai trò và yêu cầu nguồn lực thông tin điện tử đối với hoạt động tại Viện
Thông tin Khoa học xã hị
1.3.2 Đối với sự phát triển của Viện Thông tin Khoa học xã hội 34
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ KHAI THAC NGUON LUC THONG
TIN ĐIỆN TỬ TẠI VIEN THONG TIN KHOA HQC XÃ HỘI Thông tin Khoa học xã hị 2.1.1 Chính sách 2.1.2 Nhân lực 40 2.1.3 Trang thiết bị 40 2.1.4 Công nghệ và phần mềm 4I 2.1.5 Vấn đề bản quyền 44
2.2 Xây dựng nguồn lực thông tin điện tử tại Viện Thông tin Khoa học xa hi 2.2.1 Xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục
Trang 4
2.3 Khai thác nguồn lực thông tin số tại Viện Thông tin Khoa học xã hội 2.3.1 Khai thác tại chỗ 74 2.3.2 Khai thác từ xa 78 2.3.3 Ứng dụng marketing trong việc khai thác nguồn lực thông tỉn điện tir 79 2.4 Nhận xét và đánh giá 2.4.1 Đánh giá qua tổng hợp các số liệu thống kê (có bảng hỏi) ~ Xem phụ lục 2
2.4.2 Nhân xét và đánh giá về xây dựng nguồn lực thông tỉn điện tử 80 2.4.3 Nhân xét và đánh giá về hiệu quả khai thác nguồn lực thông tin điện tử 82
CHUONG 3: GIAI PHAP PHAT TRIEN VA NANG CAO HIEU QUA KHAI THAC NGUON LUC THONG TIN BIEN TU TAI VIEN THONG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 3.1 Xây dựng chính sách phát triển và khai thác nguồn lực thông tin điện tử tử tại chỗ 3.2 Nâng cao chất lượng của việc tạo lập nguồn lực thông tin
3.3 Tăng cường chia sẽ nguồn lực thông tin điện tử
3.4 Đa dạng hóa các dịch vụ khai thác nguồn lực thông tin điện t
3.5 Nâng cấp phần mềm và trang thiết bị số hóa tài liệu
3.5.1 Nâng cấp phần mềm quản lý thư viện 91 3.5.2 Nâng cấp trang bị số hóa tải liệu và phần mềm nhận dạng ký tự 94 3.6 Các giải pháp khác 3.6.1 Nâng cao trình độ cán bộ thư viện
3.6.2 Đào tạo người dùng tin 100
3.6.3 Đây mạnh tuyên truyền giới thiệu nguồn lực thông tin điện tử 101
3.6.4 Bảo quán nguồn lực thông tin điện tử lol
3.6.5 Tiến hành xây dựng đề án thành lập thư viện điện tử 102
KET LUẬN 103
TÀI LIỆU THAM KHẢO 105
Trang 5Chữ viết tắt Chữ viết đầy da
Compact Disc Read Only Memory CD-ROM
Bộ nhớ chỉ đọc dùng cho dia compact CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
KHXH & NV : Khoa học xã hội và nhân văn
NCT Nhu cau tin
NDT Người dùng tin
NLTT Nguồn lực thông tin
NLTTĐT Nguồn lực thông tin điện tử TLĐT Tài liệu điện tir
TLS Tài liệu số
TT-TV Thông tin - Thư viện TVĐT 'Thư viện điện tử
TVS Thư viện số
Trang 6Bảng 1.1: Bảng thống kê tài liệu truyền thống của Viện Viễn Đông Bác Cô bàn giao
lại cho Viện TTKHXH -2222222227.7.1 ke 22
Bang 1.2: Bang thống kê sách từ năm 1975 đến 2013 :-22+zccccsc 23 Bảng 1.3: Bảng thống kê báo, tạp chí từ năm 1975 đến 2013 23
Bảng 1.4: Bảng thống kê tài liệu điện tử -.2222222222 re 24
Bảng 1.5: Số liệu thống kê thành phần bạn đọc từ năm 2009 - 2013 27 Bang 1.6: Bang thống kê thành phần NDT theo trình độ học vấn 28 Bang 1.7: Bang thống kê thành phần nghề nghiệp của NDT năm 2013 29
Bảng 2.1: Thành phần CSDL sách -222-222-222222222222.27.2 cee 45 Bảng 2.2: Thành phần dữ liệu của CSDL báo - tạp chí -2- 49
Bang 2.3: Thanh phan dữ liệu của CSDL Thân tích thần sắc 51
Trang 7Hình 2.1: Một biểu ghi của CSDL sách -222-22222222-222.2.et 45 Hình 2.2: Một biểu ghỉ của CSDL báo - tạp chí . -22+-222:-2t.-ee 48
Hình 2.3: Một biểu ghi của CSDL Thần tích thần sắc -22:2cc22ss 50
Hình 2.4: Một biểu ghỉ của CSDL Hương ước .22-222-222.-2t.-t 52 Hình 2.5: Một biểu ghi của CSDL ảnh 222-22222222222222222 E.e 254 Hình 2.6: Sơ đồ minh hoạ quá trình tạo lập dữ liệu 22+-222:-2+.22 s9
Hình 2.7: Giao diện phần mềm xử lý ảnh Adobe Photoshop Lightroom 62 Hình 2.§: Hình minh họa đường link file PDF tích hợp trên phần mềm CDS/ISIS 67 Hình 2.9: Cấu trúc dữ liệu trong CSDL báo cáo kết quả nghiên cứu 67
Hình 2.10: Hình minh họa kết quả tìm kiếm tải liệu trong CSDL bộ sưu tập quản lý
E0 NNH ”-< 68
Hình 2.11: Giao diện Website của Viện TTKHXH 22+ 2 e 70 Hình 2.12: Kinh phí bổ sung tài liệu điện tử tại Viên hàng năm 1 Hình 2.13: Màn hình chính của trang tra cứu các CSDL -2- 72 Hình 2.14: Màn hình của CSDL Hương ước 2.2-2222-222-2222:22.-2t 73 Hình 2.15: Màn hình tra cứu CSDLL 2-222-2222222222222-22.-22 cee 73
Hình 2.16: Màn hình kết quả tìm kiếm 22222222222222trzcczrrrrrerrre 74
Hinh 2.17 Man hinh tìm kiếm của greenstone - +:-222-2t2 2 -tt 15
Hinh 2.18 Hién thi két quả tìm kiếm 2222222222222222222222212EEE rree 75
Trang 8Chúng ta đang sống trong một thời đại mà trình độ phát triển thông tin tro
thành một trong những tiêu chuẩn hàng đầu của nền văn minh vật chất và tỉnh thần
của xã hội Sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt là
công nghệ thông tin và viễn thông đã và đang tác động đến mọi mặt của đời sống xã
hội Có thê nói, mọi thành công của thế giới hiện đại đều bắt nguồn từ thông tin
Thông tin điện tử đã trở thành một nguồn lực thông tin vô cùng quan trọng và thể
hiện được những đặc tính ưu việt so với các dạng thông tin truyền thống, đặc biệt là
trong việc truyền tải, lưu trữ, tổ chức khai thác với hiệu quả cao nhất các nguồn
thông tin và tri thức hiện có của nhân loại Trên cơ sở hạ tằng của công nghệ thông
tin, các dạng thông tin điện tử đã thay đôi rất nhiều quan điểm cũ về không gian và
thời gian truyền tin, không gian lưu trữ thông tin cũng như cách thức sử dụng khai thác thông tin
Nếu như trước đây, những nguồn lực chủ yếu đề phát triển kinh tế, xã hội là tài nguyên thiên nhiên, sức lao động, tiền vốn (với đặc điểm chung là tính hữu hình
và tính giới hạn) thì trong xã hội hiện dai, thông tin, trí thức được coi là nguồn tài
nguyên quan trọng hàng đầu Nguồn lực thông tin điện tử đã trở thành một nguồn lực mang tính chiến lược, được coi là nền tảng, chỗ dựa chủ yếu đề phát triên xã
hội Ngày nay, việc tạo lập, tích lũy và khai thác nguồn lực thông tin điện tử một
cách hệ thống, đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời và chính xác là điều hết sức quan
trọng đối với bất kỳ chính phủ, tô chức hoặc cá nhân nào
Bước vào ngưỡng cửa thế kỷ XXI, nhiều sự kiện quan trọng trong đó có việc
Việt Nam trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới WTO đã đánh
dấu tiến trình hội nhập ngày càng sâu rộng của Việt Nam với khu vực và thế giới
Hơn bao giờ hết, một trong những vấn đề mang tính chiến lược được đặt ra đối với
đất nước là xây dựng, tô chức nguồn lực thông tin điện tử, hệ thống thông tin phục
Trang 9khoa học và công nghệ quốc gia, các thư viện điện tử theo hướng hiện đại Mở rộng mạng thông tin dé dua tri thức khoa học đến với mọi người " [9, tr 6]-
Tir lau, thư viện và trung tâm thông tin đã được xem như các cơ quan có ưu
thế hàng đầu trong việc nâng cao khả năng nắm bắt, khai thác các nguồn lực thông tin
điện tử cho toàn xã hội Chính vì vậy, nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt
Nam đã đề ra các chủ trương, chiến lược đề phát triển hệ thống thư viện và cơ quan
thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của người dân cũng như yêu cầu phát triển của đất nước Cộng đồng thư viện thông tin trên toàn thế giới cũng thừa nhận nguồn
lực thông tin điện tử là niềm tự hào, là tài sản vô giá của mỗi thư viện, việc phát hiện, tân dụng nguồn lực thông tin điện tử sẽ trở thành sức mạnh quan trọng thúc đẩy sự
phát triển của mọi thư viện và xa hơn là tiến trình phát triển đất nước
Trong bối cảnh đó, xu thế liên kết hoạt động giữa các cơ quan thông tin - thư viện trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng là một tắt yếu Vì vậy, công tác
thông tin - thư viện ở Việt Nam phải có sự đổi mới mạnh mẽ theo hướng tin học
hóa Giải pháp xây dựng các bộ sưu tập số là một bước đi cần thiết đề góp phần làm
phong phú và đa dạng hóa nguồn tài nguyên thông tin trong các thư viện
'Viện Thông tin Khoa học xã hội khơng nằm ngồi xu thế đó Viện Thông tin
Khoa học xã hội đang từng bước phát triển nguồn lực thông tin điện tử của mình
'Viện Thông tin Khoa học xã hội là một kho tư liệu cô có một không hai về phương
Đông, Đông phương học ở Đông Nam Á có tiền thân là thư viện Viễn Đông Bác Cổ
(EFEO) thuộc Pháp được thành lập từ năm 1901 Tuy nhiên việc xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin điện tử ở Viện Thông tin Khoa học xã hội vẫn còn khá mới mẻ cần phải được nghiên cứu, khảo sát kỹ lưỡng và có những giải pháp hoàn thiện
hơn nữa đề đáp ứng nhu cầu của người dùng tin
'Với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc tìm kiếm giải pháp phát
Trang 10nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin, tôi đã lựa chọn đề tài “Xây dung
và khai thác nguồn lực thông tin điện tử tại Viện Thông tin Khoa học xã hội” làm luận văn thạc sỹ của mình
2 Tình hình nghiên cứu của đề tài
Trong những năm qua, nhờ nhận thức đúng đắn về vai trò quan trọng của nguồn lực thông tin điện tử trong hoạt động thông tin - thư viện, đã có một số sách
tham khảo, đề tài nghiên cứu, luận văn thạc sỹ đề cập về vấn đề này Căn cứ theo
vai trò thì có nhóm bài viết như
PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng “lần đề phát triển và chia sẻ nguôn lực thông tin
số tại Việt Nam ” Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số 1/2006 Tác giả đã phác họa bức
tranh thông tin trong nền kinh tế mới Đồng thời trình bày khái luận và luận chứng vai trò trung tâm của tài nguyên thông tin số trong hệ thống thông tin quốc gia
TS Nguyễn Viết Nghĩa “Phương pháp luận xây dựng chính sách phát triển
nguôn tin” Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số 1/2001 Khang dinh vi tri quan trong trong chính sách phát triển nguồn lực thông tin đối với việc tạo nguồn, xây dựng hệ
thống các kho tài liệu của các thư viện và cơ quan thông tin Những nội dung chủ
yếu cần được đề cập trong chính sách và cách thức trình bày kết cấu của chính sách và một số giải pháp xây dựng chính sách tạo nguồn thông tin
“Xây dựng Thư viện điện tử và vấn đề số hóa tài liệu ở Việt Nam” Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số 2/2005 của tác giả Nguyễn Tiến Đức Nêu cách tiếp cận xây
dựng thư viện điện tử, xem xét khía cạnh cấu trúc, hạ tầng cơ sở kỹ thuật và phát triển
kho tư liệu số của thư viện điện tử Ngoài ra, đề cập tới việc tô chức số hóa tài liệu
trong phạm vi mạng lưới của các tổ chức khoa học công nghệ ở Việt Nam
Căn cứ ở cấp độ tô chức nguồn lực thông tin điệt t số luận văn tử, đã có đề c
tới cơ sở lí luận và thực tiễn về nguồn lực thông tin điện tử và một số giải
pháp tăng cường nguồn lực thông tin điện tử như luận văn thạc sĩ năm 2006 của tác
giả Lê Thế Long, “7ăng cường nguôn tin điện tử tại Trung tâm Thông tin khoa hoc
Trang 11liệu số hỏa toàn văn tại thư viện trường Đại học Hà Nội ”; luận văn năm 2009 của
tác giả Vũ Văn Thường “Nghiên cứu và khai thác phát triển nguôn học liệu số tại
Trường đại học Sư phạm Hà Nội trong giai đoạn đổi mới giáo dục ”; luận văn năm
2011 của tác giả Phạm Thị Thu với đề tài: “7ài liệu số tại trung tâm thông tin - thư
viện Đại học Quốc gia Hà Nội”, và luận văn năm 2011 của tác giả Vũ Thị Lê
“Nghiên cứu phát triển nguôn lực thông tin số tại các thư viện thuộc Viện Khoa hoc
xã hội Việt Nam " (nay là Viện Hàn Lâm khoa học xã hội Việt Nam) Tác giả Vũ Thị
Lê đã đưa ra một cái nhìn tổng quan về nguồn lực thông tin số trong bối cảnh toàn
diện ở các thư viện thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
Thực tế cho thấy, việc xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin điện tử
được xem xét xuất phát từ điều kiện cụ thể của các đơn vị trên cơ sở áp dụng các
nguyên lý về tổ chức TT - TV Do vậy, mỗi tổ chức, cơ quan lại có những tính chất,
đặc thù riêng và có thê có cách tiếp cận và giải quyết vấn đề khác nhau
Viện Thông tin Khoa học xã hội cũng đã có một số luận văn thạc sĩ chuyên
ngành Khoa học Thư viện như: “Nguồn đài liệu tiếng nước ngồi tại Viện Thơng tin
Khoa học Xã hội " (2008) của tác giả Nguyễn Thị Xuân Dự, “Nghiên cứu việc ứng
dụng phần mềm nguén mé greenstone tai Vién Thông tin Khoa học xã hội” (2010)
của tác giả Nguyễn Thị Loan “Số hóa tai liệu tại Viện Thông tin Khoa học xã hội Thực trạng và giải pháp ” (2013) của tác giả Nguyễn Thị Trang Tuy nhiên, việc di
sâu vào vấn đề nguồn lực thông tin điện tử tại Viện Thông tin Khoa học xã hội thì
chưa có một nghiên cứu nào cu thé Vi vậy tôi đã chọn đề tài “Xáy dựng và khai
thắc nguôn lực thông tin điện tử tại Viện Thông tin khoa học xã hội " làm luận văn của mình
3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu đánh giá thực trạng và vai trò của nguồn lực thông tin điện tử tại
Trang 123.2 Nhiém vu nghién citu
~ Làm rõ một số vấn đề lý luận về nguồn lực thông tin điện tử và vai trò của
nó đối với các hoạt động của Viện Thông tin khoa học xã hội
- Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý và khai thác
nguồn lực thông tin điện tử tại Thư viện
~ Đề xuất giải pháp khai thác phát triển và nâng cao hiệu quả khai thác nguồn
lực thông tin điện tử tại Thư viện
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin
điện tử tại Viện Thông tin Khoa học xã hội
Phạm vi nghiên cứu: Viện Thông tin Khoa học xã hội 5 Phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp luận
Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật
lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác thư viện; các chỉ thị và nghị quyết của Đảng và Nhà nước về đường lối phát triển sự nghiệp
thư viện - thông tin
5.2 Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phân tích, tổng hợp các tài liệu có liên quan ~ Quan sát
Trang 136 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài
6.1 Về lý luận
~ Luận văn góp phần hoàn thiện lý luận chung về nguồn lực thông tin điện tử và các vấn đề tạo lập, quản lý, khai thác nhằm phát triển nguồn lực thông tin điện tử
6.2 Về thực tiễn
~ Làm rõ vai trò của nguồn lực thông tin điện tử đối với Viện Thông tin Khoa
học xã hội
~ Khảo sát, đánh giá thực trạng phát triển nguồn lực thông tin điện tử tại Viện
Thông tin Khoa học xã hội Tìm ra ưu điểm, nhược điểm và những ảnh hưởng đến
việc phát triển nguồn lực thông tin điện tử từ đó đề xuất giải pháp nhằm phát triển nguồn lực thông tin điện tử
7 Bố cục của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề chung về nguồn lực thông tin điện tử và Viện
Thông tin Khoa học xã hội
Chương 2: Thực trạng xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin điện tử tại Viện Thông tin Khoa học xã hội
Trang 14CHUONG I
NHUNG VAN DE CHUNG VE NGUON LUC THONG TIN DIE!
VA VIEN THONG TIN KHOA HQC XA HOI
1,1 Những vấn đề chung về nguồn lực thông tin điện tử
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về nguồn lực thông tin điện tử
Trong bối cảnh hiện nay, CNTT phát triển mạnh mẽ đã tạo ra những biến đôi về chất cũng như về lượng cho các loại hình tài liệu không chỉ trong phạm vi một
Quốc gia và trên phạm vi toàn cầu Bên cạnh những thành tựu của CNTT mang lại nó còn làm biến đôi dạng hình của thư viện từ dạng vật chất sang dạng ảo, điền hình
cho sự thay đổi này chính là sự xuất hiện của TVĐT, TVS, TV ảo Mạng internet, một trong những thành tựu của CNTT, đã tạo nên sự bùng nỗ thông tin, ra đời kỷ nguyên thông tin CNTT, nguồn lực tri thức ngày càng được nâng cao Thực tế này
đã đặt ra những thách thức cho việc tổ chức và lưu trữ thông tin đồng thời cũng tạo ra các loại hình tài liệu mới khác với tài liệu truyền thống đó là tài liệu đa phương
tiện Chúng đã trở thành NLTTĐT trong các cơ quan, tô chức và của các cá nhân trên TG Hiện nay, công nghệ số nỗi lên như một giải pháp hiệu quả cho việc bảo tồn tài liệu truyền thống, tạo ra một loại hình tài liệu mới đó là tài số Các tài
liệu số và các tài liệu đa phương tiện được xem là NLTTĐT trong các thư viện hiện nay Từ đó xuất hiện khái niệm thông tỉn điện tử Nó cho thấy cách thức tổ chức,
khai thác và lưu trữ theo kiểu truyền thống không còn phù hợp và cần có một cách
thức mới
Thong tin điện tử là tắt cả các thông tin được xử lý, lưu trữ và truy cập trên máy tính hoặc mạng máy tính Nói cách khác, thông tin điện tử là những thông tin đã được mã hóa dưới dạng mã nhị phân (tức là chỉ gồm hai số 0 và 1) [18, tr.156]
'Thông tin điện tử được trình bày và lưu trữ trên các vật mang tỉn điện tử Đó là các băng từ, đĩa từ, đĩa quang Chúng tạo thành nguồn TLĐT
Tập hợp tồn bộ thơng tin điện tử của một cơ quan TT - TV tạo thành
Trang 15dạng khác nhau: TLĐT, Số hóa tài liệu, bộ sưu tập số, bản tin điện tử, CSDL trực
tuyến, Các website, các CSDL chuyên ngành đa ngành lưu trữ trên các đĩa từ, băng từ, đĩa quang CD-ROM Tuy nhiên, trong luận văn này tác giả chỉ xét NLTTĐT dưới góc độ bao gồm: TLĐT, số hóa tài liệu, các CSDL thư mục, CSDL dữ kiện
TLDT (electronic document) bao gồm các dạng tài liệu như sách, báo, tap chi, các bộ phim, bản nhạc, các file multimedia, các trang web, các cơ sở dữ liệu, được bao gói hay lưu trữ trên các vật mang tỉn điện tử, có nghĩa là tắt cả những cái gì có thể đọc được, truy cập được thông qua máy tính và mạng máy tính điện tir [16, tr 40] Tuy nhiên, trong TLĐT còn có tài liệu đa phương tiện, các tài liệu đa phương tiện nó bao gồm dạng âm thanh, hình ảnh hay kết hợp cả âm thanh và hình ảnh thậm chí âm thanh, hình ảnh cũng được số hóa, nó được lưu trên các dạng mang tin điện tử
Số hóa tài liệu (Digitalization) là việc biến đôi các loại hình thông tin sang thông tin số (các bít thông tin dữ liệu) Các loại hình tài liệu (giấy, ảnh,
phim ) sau khi qua công đoạn xử lý bằng các thiết bị chuyên ngành và phần mềm ứng dụng sẽ được số hóa thành các bít mang thông tin dữ liệu có thể sử dụng trên máy tính, là yếu tố tạo nên những CSDL số, dễ dàng tìm kiếm, trao
đối và chia sẻ kiến thức một cách thuận tiện nhất [25, tr 16]
CSDL thư mục là tin tức về bản thân tài liệu Chúng chứa các thông tin cấp hai chứ không phải là tài liệu gốc CSDL thư mục thường bao gồm các yếu tố thư
mục như: Tác giả, tên tài địa chỉ xuất bản (tên nhà xuất bản, nơi xuất bản, thời
gian xuất bản), các yếu tố vật lý (số trang, khổ, cỡ của tài liệu), nguồn trích (với
những tài liệu là bài trích báo/tạp chí), chỉ số ISBN, ISSN, chỉ số phân loại, ký hiệu
kho, từ khoá, chú giải, định chủ đề, tóm tắt
CSDL dữ kiện: khác với CSDL thư mục, CSDL dữ kiện chứa các thông tin cấp một Nội dung thông tin chứa trong CSDL là các thông tin dữ kiện Đó là
các số liệu hay các dữ kiện cụ thể về các đối tượng, số liệu thống kê, công thức điều chế, thành phần cấu tạo, thông tin lịch sử Thông tin dữ kiện được lưu trữ
chủ yếu dưới dạng điện tử, ngoài ra còn được trình bày dưới dạng văn bản, hình
Trang 16Trong NLTTĐT, TLĐT chiếm tỷ trọng lớn bởi vì giá trị của thông tin nim
ngay trong chính nội dung của thông tin đó Nếu có trong tay những thông tin từ
CSDL thư mục thì NDT chỉ biết được thông tin về tài liệu (tức là thông tin về tác giả, nhan đề, ) Nếu có được thông tin dữ kiện trong CSDL dữ kiện thì NDT mới chỉ chạm được vào một phần của tri thức Bởi vậy, NDT phải đến tận cơ quan TT - TV đề tìm kiếm tài liệu gốc (nếu tài liệu đó ở dạng truyền thống); hoặc đưa ra yêu
cầu đề truy cập được tới nguồn thông tin điện tử
Với việc xây dựng và khai thác NLTTĐT khoa học và hiệu quả thì NDT dễ
dàng tra cứu thông tin, có thể rút ngắn về thời gian tìm kiếm tài liệu và giải quyết
được sự cản trở về địa lý Đó chính là sự hữu dụng của NLTTĐT Nó vừa giảm thiểu được thời gian, không gian lưu trữ và đồng thời đáp ứng được NCT của NDT, điề
ấy cũng đã và đang trở thành một trong mục tiêu hướng tới của các thư viện
hiện đại trên thế giới hiện nay
1.1.2 Đặc trưng của nguồn lực thông tin điện tử
Để việc xây dựng và khai thác NLTTĐT có chất lượng và hiệu quả phù hợp
với mỗi cơ quan TT - TV, thì việc nắm bắt và tìm hiểu những đặc trưng của NLTTĐT có ý nghĩa rất lớn Có nhiều cách phân chia NLTTĐT, căn cứ vào phương diện hình thái, ta có thể chia NLTTĐT thành các dạng sau: - Các CSDL ~ Các bản tin điện tử
- Các trang Web trên mạng
Xét theo xuất xứ, NLTTĐT có thé thể hiện dưới các dạng:
~ NLTTĐT nội sinh: là các NLTT tự làm tại các cơ quan TT - TV
~ Thông tin điện tử ngoại sinh (các xuất bản phẩm điện tử có trên thị trường) NLTTĐT có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau, nhưng về cơ
Trang 17~ Mật độ thông tin trong các NLTTĐT cao: Sự phát triển mạnh mẽ của
CNTT, đặc biệt là công nghệ nén và lưu trữ dữ liệu trên các vật mang tin tir
tính, quang học có thể lưu trữ lượng thông tin vô cùng lớn Một số thiết bị
lưu trữ TTĐT phô biến hiện nay như: ö DVD, CD-ROM, đĩa CD-RW, DVD dùng đề đọc đĩa DVD-ROM, có thê chứa dữ liệu lớn (ít nhất là 4,7
đa
GB) Với dung lượng lớn DVD thường được sử dụng để lưu trữ tài
phương tiện, phim, nhạc và đồ họa chất lượng cao CD-ROM được coi là
một phương tiện lưu trữ dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau dễ sử
dụng, giá thành tháp, có thề lưu trữ dữ liệu dưới dạng: văn bản, hình ảnh, đồ
họa, Theo tiêu chuẩn ISO 9660, một CD-ROM được sản xuất theo đúng quy trình công nghệ có khả năng lưu trữ lên tới 650 MB (tương đương với
300.000 trang văn bản A4) Đĩa CD-RW (có thể ghi xoá nhiều lần) có thể
dễ dàng cập nhật hoặc sửa đổi thông tin được ghi trên các vật mang tin đó Hay một chiếc ổ cứng nhỏ với dung lượng 500G có thể lưu trừ được
205.000 cái ảnh Ta có thể thấy rõ điều này qua ví dụ so sánh 2 phiên bản
trên giấy in và trên đĩa CD-ROM của bộ Chemical Abstract Mỗi năm tạp
chí này xuất bản gồm 100 tập, mỗi tập 2000 trang in, tông cộng là 200.000 trang in Nhưng nếu xuất bản dưới dạng điện tử thì mỗi năm tạp chí này chỉ
cần từ 4 đến 5 dia CD-ROM
- NLUTTĐT có khả năng truy cập theo nhiều dấu hiệu khác nhau, tức là cho phép NDT có thể tra tìm thông tin đồng thời như tác giả, từ khóa, nhan đề
và sử dụng các toán tử đề kết kết hợp tìm như AND, OR, NOT, Điều này
cho phép người dùng tin có thể mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi tìm kiếm,
nhằm rút ngắn thời gian tra tìm và giảm thiêu mức độ tạp tin
- NLTTĐT có khả năng truy
thời gian: NDT có thể tra cứu thông tin và đọc trực tiếp tài liệu ngay tại từ xa, không giới hạn về không gian,
Trang 18
chế thời gian làm việc như đối với các cơ quan TT - TV Như vậy, họ
không cần mắt nhiều thời gian, công sức đến tận thư viện, không phải
chờ đợi phục vụ Họ có thể chủ động tìm kiếm và lựa chọn thông tin điện tử phù hợp với NCT của mình
~ NLTTĐT luôn mới vì có thể được cập nhật nhanh chóng, thường xuyên và kịp thời, tốc độ ra đời của NLTTĐT là vô cùng nhanh chóng, trên các
nguồn tin điện tử có thể được đổi mới bằng phút, bằng giây với một mức chỉ phí hợp lý và thao tác không quá phức tạp, không chiếm nhiều thời
gian và công sức Nội dung của thông tin điện tử không chỉ được cập
nhật mà còn được thay đôi rất nhanh chóng Đây là điều không thể có đối với các nguồn tin truyền thống
~ NLTTĐT cho phép lưu giữ thông tin dưới mọi dạng khác nhau như văn bản, âm thanh, hình ảnh, thông tin tĩnh và động trong cùng một tài liệu
Đây là điều không thể có trong các dạng NLTT truyền thống và nó làm cho thông tin trở nên hấp dẫn hơn, dễ hiều hơn Cụ thê với những người
làm khoa học, một trong những phương pháp quan trọng là phỏng vấn
sâu Trong những cuộc phỏng vấn sâu đó ta không thê ghi chép hết nội dung trả lời đối tượng được phỏng vấn Nhưng ta có thể ghi âm lại và với một thiết bị đọc là có thể nghe lại cuộc phỏng vấn đó bắt cứ lúc nào Thậm chí có thể nhìn thấy toàn bộ cuộc phỏng vấn để đánh giá được chính xác những vấn đề mà nhà khoa học quan tâm
~ NLTTĐT tạo khả năng cho NDT có thể
giúp NDT có thê liên
ân với tác giả thông qua
kênh thông tin phản hồi da chié
địa chỉ của tác giả hay người tổ chức nguồn tin và cũng có thê kết nối đến các bài viết cùng một chủ đề có liên quan đến nhau, cũng như hỗ trợ
NDT tham gia vào các diễn đàn học thuật để trao đổi thông tin và chia sẻ cảm nhận với những NDT khác NDT cũng có thể liên kết theo các đường link từ NLTTĐT với tác giả của nguồn tin, với những thông tin
khác cùng chuyên đề, nhiều tài liệu của cùng tác giả, hay liên kết các
Trang 19năng đó, mỗi thông tin điện tử trong NLTTĐT không phải là một thông
tin đơn thuần mà nó còn ẩn chứa những dạng thông tin tỉ thông tin, mở
rộng kho tàng kiến thức của nhân loại Từ đặc trưng cơ bản của thông
tin, không chỉ nguồn thông tin trong một thư viện mà trong phạm vi rộng
hơn ềm năng khác Việc tạo ra các đường link của NLTTĐT đã mở rộng
phạm vi tìm kiếm nữa thông tin là không bị mắt đi mà càng có giá trị và phát triển hơn trong quá trình sử dụng, ta sẽ tạo thêm nhiều liên kết hữu ích đề có thể tiếp cận được nhiều hơn với nguồn
Bên cạnh những đặc điểm mang tính vượt trội như trên, NLTTĐT cũng có
những nhược điểm và hạn chế sau:
- Tính an toàn của NLTTĐT đôi khi rất kém, do việc sao chép thông tin từ
nguồn này tương đối dễ dàng, nhanh chóng Van dé ban quyền chưa được chú trọng, bởi vậy việc sao chép, cắt dán trở nên rất dễ dàng Thông tin trên mạng rất
nhiều đễ dẫn tới NDT sẽ bị nhiễu tin Đặc biệt, có nhiều thông tin bị huỷ hoại do
những vi phạm cố ý của NDT Đó là hiện tượng các thông tin bị hacker phá hoại
bằng nhiều cách khác nhau Các biện pháp an ninh mạng hiện nay vẫn chưa thể
ngăn chặn và đối phó được hoàn toàn để tránh việc thông tin bị xâm phạm Ngoài ra còn một lý do làm cho độ an toàn thông tin của NLTTĐT kém đó là do sự xâm hại của vi rút máy tính
~ Tính ồn định của nguồn thông tin điện tử không cao, độ bền vững không, đồng nhất Có những tài liệu có giá trị ôn định, tồn tại lâu dài và được ghi trên các đĩa CD-ROM, DVD-ROM Nhưng hiện nay có rất nhiều thông tin có vòng đời rất ngắn có thể tính bằng giờ, bằng phút như một số bản tin, bài báo trên mạng Internet
hay một số diễn đàn học thuật sau khi mở ra, có quá ít tài khoản tham gia và phải
ngừng hoạt động sau một thời gian ngắn Đề khắc phục tình trạng này, ngay từ đầu cần xác định những nguồn tin nào có giá trị sử dụng cao và lâu dài để có biện pháp thu thập, xử lý và lưu trữ thích hợp để tránh tình trạng mất tin Đồng thời, với
những thông tin ít hoặc không có giá trị thì ta sẽ có cách xử lý để tránh nhiễu tin và
Trang 20Mặc dù có một vài nhược điểm và hạn chế khó khắc phục hoàn toàn,
NLTTĐT vẫn có nhiều ưu điểm nỗi trội hơn tài liệu truyền thống:
~ Khả năng kiểm sốt tài ngun thơng tin: So với nguồn tài liệu truyền thống, NLTTĐT tạo ra khả năng kiểm soát tài nguyên thông tin rất mạnh ở nhiều cấp độ trong
hệ thống thông tin Trước hết, NLTTĐT bao gồm thông tin, tài liệu, các CSDL được tổ
chức và quản lý trên máy tính và hệ thống mạng, có thề truy nhập và truy xuất dễ dàng,,
có thể thống kê các tài liệu trong thư viện nhanh chóng, thuận lợi
- Nâng cao năng lực khai thác thông tin của NDT: NDT dễ dàng tiếp cận với các tài liệu, thông tin qua các phương tiện công nghệ cùng với sự phát triển của hạ tầng công nghệ và thói quen sử dụng máy tính, các CSDL điện tử cũng dễ dàng tạo
ra nhiều điểm truy cập cho NDT - Bao
an toàn và lâu dài các tài liệu gốc: Điều này được thể hiện rõ nét ở những tài liệu quý, hiếm Khi các tài liệu này đã được số hóa, nội dung của các tài
liệu này vừa được bảo mật hợp lý, vừa có thể được đưa ra sử dụng bởi những NDT
có đủ khả năng, thâm quyền đề tiếp cận tài liệu Đồng thời sẽ tránh được nguy cơ hư hỏng, cắt xén, gạch xóa tài liệu gốc trong quá trình sử dụng Bên cạnh đó nếu không được số hoá, những tài liệu này sẽ rất hạn chế đối tượng sử dụng Nghĩa là
nếu khơng được số hố thì những tài liệu vô cùng giá trị lại không được khai thác,
giá trị của nó có thể bị giảm đi, và có thể trở thành thông tin chết
Từ các đặc trưng cơ bản của NLTTĐT nêu trên, chúng ta thấy NLTTĐT nó
có nhiều điểm ưu việt và trong tương lai, sẽ có thêm nhiều kho TLĐT được hình
thành, sẻ chia góp phần xây dựng, khai thác và thức đây các cơ quan TT - TV ngày
cảng phát triển Từ đó giúp cho hoạt động TT - TV Việt Nam ngày càng lớn mạnh
và vươn đến tầm quốc tế
1.1.3 Van dé khai thác nguằn lực thông tin điện tử
Trong xã hội ngày nay, việc phát triển thư viện truyền thống thành TVĐT là một đòi hỏi khách quan, tắt yếu và là nhiệm vụ của rất nhiều thư viện Để xây dựng
Trang 21Dé cé thể phát triển toàn diện NLTTĐT, trước hết cần có chính sách hợp lý,
rõ ràng Những chính sách đó là mục tiêu phấn đấu, đồng thời là định hướng để việc phát triển NLTTĐT đi đúng hướng
Đồng thời, việc phát triển NLTTĐT cần phải quan tâm đến hệ thống trang thiết bị CNTT: máy tính, máy scan, mạng Internet và các phần mềm ứng dụng: phần mềm quản lý, phần mềm chuyển đồi dữ liệu Những trang thiết bị và phần mềm này là công cụ cần thiết dé tạo lập, quản lý và khai thác có hiệu qua NLTTDT
Ngoài ra nguồn kinh phí cũng vô cùng quan trọng đối với vấn đề phát triển
NLTTĐT Để có thể xây dựng được NLTTĐT toàn diện cần kinh phí lớn bổ sung thông tin điện tử ngoại sinh, mua các CSDL online
Phát triển NLTTĐT cũng như việc khai thác có hiệu quả NLTTĐT là nhiệm vụ
đòi hỏi rất nhiều điều kiện về nhân lực (cả số lượng và chất lượng của cán bộ thư viện)
Để phát triển một cách toàn diện NLTTĐT cần phải tổ chức sắp xếp và bảo
quản một cách khoa học, hợp lý để có thể khai thác tốt, phát huy hết hiệu quả của NLTTĐT, đáp ứng tốt NCT của NDT Khi NLTTĐT được khai thác tối đa và nhận
được những thông tin phản hồi tốt từ NDT sẽ là cơ sở để tiếp tục phát triển và xây
dựng NLTTĐT của mỗi cơ quan TT - TV
1.2 Khái quát về Viện Thông tin Khoa học xã hội 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ
'Viện TTKHXH (Institute of Social Science Information - ISSI) trực thuộc Ủy ban khoa học xã hội Việt Nam (nay là Viện Hàn lâm KHXHVN) được thành
lập theo Quyết định số 93/CP ngày 08/5/1975 của Hội
sở thống nhất hai tổ chức có sẵn là Thư viện khoa học xã hội và Ban Thông tin
khoa học xã hội, được khẳng định lại tại Nghị định số 23/CP ngày 22/5/1993 của Chính phủ
lồng Chính phủ, trên cơ:
Năm 2003, Viện trở thành hội viên chính thức của Liên đoàn quốc tế các
Trang 22Institution: IFLA), voi ma s6 thanh vién VN - 1002 và là thành viên của Mạng thông tin khoa học xã hội Châu Á -Thái Bình Dương (APINESS)
* Chức năng:
1 Thông tin khoa học cho các cấp lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các cơ quan hoạch định chính sách, các tổ chức nghiên cứu và đảo tạo, các doanh nghiệp về
những vấn đề cơ bản và xu hướng phát triển của thế giới, khu vực và Việt Nam, về
khoa học xã hội thế giới và Việt Nam
2 Bảo tồn, khai thác và phát huy di sản truyền thống Thư viện Khoa học xã
hội Xây dựng và phát triển Thư viện là Thư viện Quốc gia về khoa học xã
3 Chủ trì, điều phối và hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ thuộc lĩnh vực TT -
TV trong toàn Viện Hàn lâm KHXHVN
4 Đào tạo, xây dựng và phát triển nguồn nhân lực thông tin và Thư viện Khoa học xã hội * Nhiệm vụ: Trình Chủ tịch Vi
n Hàn lâm KHXHVN phê duyệt Chiến lược, Quy hoạch
và Kế hoạch 5 năm và hàng năm; tô chức thực hiện Chiến lược, Quy hoạch và Kế
hoạch đó khi được phê duyệt
Tổ chức nghiên cứu những vấn đẻ lý luận và thực tiễn về TT - TV về khoa
học xã hội
Dịch, biên soạn, xuất bản và cung cấp các sản phẩm thông tin khoa học xã
hội (sách, tạp chí, chuyên để, bản tin, tài liệu phục vụ lãnh đạo, tài liệu lý luận và
nghiệp vụ về TT - TV ); Xây dựng báo cáo thông tin thường niên về khoa học xã
hội Việt Nam (Annual Report Vietnam Social Sciences)
Tổ chức phát triển nguồn thông tin khoa học xã hội Xây dựng Ngân hàng dữ liệu về thông tin cơ bản của khoa học xã hội Việt Nam Cập nhật sách, báo, tạp chi,
phần mềm ứng dụng, các dạng thông tin số, ảnh, băng, đĩa các loại Bảo quản,
Trang 23Ứng dụng thành tựu CNTT trong hoạt động TT - TV Tư vấn và hướng dẫn
nghiệp vụ, điều phối hoạt động tin học hoá thư viện trong toàn Viện Hàn lâm
KHXHVN
Chủ trì, tổ chức các lớp đảo tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ TT - TV trong Viện Hàn lâm KHXHVN Tham gia đảo tạo sau đại học trong lĩnh vực Khoa học luận, các Khoa học TT - TV
Hợp tác quốc tế về thông tin khoa học xã hội Phối hợp hoạt động thông tin và trao đổi ấn phẩm với các thư viện trong và ngoài nước theo quy định của Pháp luật
Quản lý đội ngũ công chức, viên chức của Viện TTKHXH; quản lý tài chính, tài sản của Viện TTKHXH theo quy định, chế độ của Nhà nước và của Viện Hàn lâm KHXHVN “Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXHVN 1.2.2 Von tai liệu và trang thiết * Về vốn tài liệu ~ Tài liệu truyền thống
Ngay từ ngày đầu thành lập, Viện đã kế thừa nguồn tài liệu của Viện Viễn
Đông Bác Cổ Pháp bàn giao lại từ trước năm 1958 và của Thư viện Khoa học xã
hội, Viện TTKHXH đã có được một nguồn lực tương đối lớn và quý hiếm Đó là
những tài liệu nghiên cứu về Việt Nam nói riêng và toàn bộ Đông Dương nói chung thông qua các chuyến di thực địa, khảo sát của các nhà khoa học người Pháp và người Việt cũ thực hiện hoặc sưu tầm được trong dân gian Việt Nam có nội dung
chuyên biệt về Việt Nam và Đông Dương Có những cuốn sách có thê được coi là
cô nhất Việt Nam như cuốn Từ điển Việt Bồ La của Alexandre Rhode với thời gian
xuất bản từ thế kỷ thứ 17 hoặc bộ Lịch sử Phật giáo Việt Nam viết bằng tiếng Hán
được sưu tầm từ những trí thức Việt Nam cũ trước đây cũng có cùng độ tuổi Đó là
Trang 24
còn lưu giữ một số sách Hán ngữ cổ được chuyên gia Trung Quốc đánh giá là sách
quý hiếm Thêm vào đó là nhóm tài liệu chuyên biệt về thần tích thần s c, hương
ước, sắc phong cho làng xã Việt Nam thời trước Các tài liệu này được viết bằng
chữ Việt hoặc chữ Nôm đã được các lý trưởng trong làng xác nhận, là căn cứ quan trọng để Bộ Văn hóa Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) công nhận là các công trình văn hóa, di tích lịch sử Hàng năm, các loại hình tài liệu cũng được Viện thường xuyên bổ sung
Bảng 1.1: Bảng thống kê t truyền thống của Vì
bàn giao lại cho Viện TTKHXH n Đông Bác Cổ < Don vi Tỷ lệ % STT Loại hình tài Séban | “sian | (Theo sé ban) 1 | Sách Trung Quốc 31.175 Bản 12.9% 2 _ | Sách Hán Nom 30.000 Bản 12.4% 3 | Sach Latinh 34.591 Ban 14.3%
4 | Sach Nhat Ban 10.648 Ban 44%
5 | Sach quốc ngữ 1.564 Ban 0.6%
Trang 25'Viện TTKHXH còn có một vốn tin quý hiếm và khá phong phú đó là các tài liệu dịch, lược thuật, tổng thuật phân tích, mang tính chọn lọc, có định hướng rõ rệt
về KHXH và NV từ các nguồn tài liệu Hán Nôm, Latinh và Nga Bảng 1.2: Bảng thống kê sách từ năm 1975 đến 2013 STT[ Loạihìnhtàiliệu | Số bản [ Đơn vị tính | Tỷ lệ % (Theo số bản) 1 | Sách Việt 115.200 Bản 43.9% 2 | SáchNga 61.400 Bản 23.4% 3 | Sach Latinh 13.000 Ban 5.0% 4 _ | Sách Trung Quốc 72.600 Bản 21.1% Tổng: 262.200 100.0%
Bang 1.3: Bảng thống kê báo, tạp chí từ năm 1975 đến 2013
STT Loại hình tài liệu sépin —- ye
tinh | (Theo sé ban)
1 | Bao Viet 64.500 | Don vi 8.3% 2 _ | Tạp chí Việt 31.300 | Donvi 4.0% 3 | Báo các ngữ (Anh, Nga, Pháp) 230.600 | Đơn vị 29.7% 4 | Tap chi cdc ngir(Anh, Nga, Phép) | 450.100 | Đơn vị 58.0% Tổng: 776.500 100.0%
~_ Tài liệu điện tử:
Đến nay, nguồn tư liệu khoa học được nhập về ngày càng phong phú: Không chỉ các loại hình sách, báo, tạp chí, microfilm, microfiches, mà cả các CSDL trên đĩa CD-ROM và trên mạng Internet Nguồn tài liệu này bao gồm: Các CSDL chuyên
Trang 26Bảng 1.4: Bảng thống kê tài liệu điện tử
STT | Loại hình _ | Loại tài liệu Số lượng Đơn vị tính 1 Sach Vign TTKHXH 133.156 Biểu ghỉ 2 Ảnh 57.860 Biểu ghỉ 3 Bài tạp chí 138.212 Biểu ghỉ 4 Mục lục tên tạp chí 827 Biểu ghỉ
5 ÍCSDL_ thư | Thần tích thần sắc 13.211 Biéu ghi
6 | myc Huong ước 6.950 Biểu ghỉ 7 Luận văn, luận án 397 Biểu ghỉ § Sách tra cứu 2.140 Biểu ghỉ 9 Sách về Hà Nội 1645 Biểu ghỉ 10 Đường phố Hà Nội 638 Biểu ghỉ 11 |CSDL toàn | Tạp chí TTKHXH 420 Biểu ghỉ
b van Các đề tài nghiên cứu m Biểu hi
13 | CsDỊ ;oặn | Tứ khố toàn thư 185 Đĩa
14 |văn _ trên | Hồ Chí Minh toàn tập 75 Đĩa
CD-ROM Vạn bản pháp luật Việt
lŠ | do Viện mua | Nạm 90 Đĩa
* Trang thiết bi
Trang 27Với hệ thống phòng nghiệp vụ, kho tàng và hai phòng đọc tự chọn, các
phòng thoáng mát, sạch sẽ, tạo điều kiện môi trường thuận lợi cho công tác chung, bảo quản cũng như khai thác tài liệu tại thư viện
'Viện TTKHXH cũng đã trang bị một hạ tầng CNTT tương đối hiện đại với 3
máy chủ và 120 máy tính ni mạng Internet, 20 máy in, 1 máy Scanrobot 2.0 MDS, 5 may scanner, hé thống mạng Internet và Wifi
Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu sao chụp tài liệu, công tác tập huấn, đào tạo,
Viện TTKHXH có trang bị các loại máy in, máy photocopy, máy chiếu
1.2.3 Đội ngũ cán bộ, cơ cấu tổ chức
Ban lãnh đạo Viện TTKHXH gồm: Viện trưởng phụ trách chung, Tổng biên tập tạp chí TTKHXH; một phó Viện trưởng phụ trách khối thư viện, một phó Viện
trưởng phụ trách khối thông tin
Trong đó Viện TTKHXH được phân chia thành các phòng ban sau: Các phòng Thông tin khoa học
1 Phòng Thông tin Chính trị và những vấn đề chiến lược phát triển 2 Phòng Thông tin Kinh tế
3 Phòng Thông tin Nhà nước và Pháp luật 4 Phòng Thông tin Lịch sử, Dân tộc và tôn giáo 5 Phòng Thông tin Văn hóa và Phát triển
6 Phòng Thông tin Xã hội và Con người
7 Phịng Thơng tin Tồn cầu và Khu vực
Trang 283 Phòng Phân loại - Biên mục 4 Phòng Bảo quản
5 Phòng Công tác bạn đọc 6 Phòng Báo - Tap chí
7 Phòng Xây dựng Cơ sở dữ liệu - Thư mục Các Phòng Nghiệp vụ Thông tin - Thư viện 1 Phòng Tin học hoá 2 Phòng Phổ biến tin 3 Phong In Toà soạn Tạp chí “Thông tin Khoa học Xã 1 Phòng Biên tập - Trị sự Các phòng sự nghiệp 1 Phòng Quản lý hoạt động thông tin và thư viện 2 Phòng Hành chính - Tổng hợp
Hiện nay, tổng số cán bộ biên chế của Viện TTKHXH là 106 cán bộ và 6 cán
bộ hợp đồng chủ yếu được đào tạo về các chuyên ngành TT - TV và các ngành khoa
học xã hội khác khác Phần lớn đội ngũ cán bộ của Viện trong giai đoạn này là cán
bộ trẻ, trong đó có 1 giáo sư, 2 phó giáo su, 4 tiến sĩ, 32 thạc sĩ, 63 cử nhân
Sơ đồ cơ cấu tô chức Viện Thông tin Khoa học xã hội (Xem phụ lục 4)
1.2.4 Người dùng tin và nhu cầu tin
NDT và NCT là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin, là đối tượng phục
vụ công tác TT - TV Họ vừa là khách hàng của dịch vụ thông tin, đồng thời là người sản sinh ra những thông tin mới
NDT giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin Họ như là yếu tố
Trang 29
đơn vị thông tin Họ tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền hoạt động
thông tin là người đánh giá các nguồn thông tin đó Chính vì vậy, việc nghiên cứu
đặc điểm NDT, qua đó xác định NCT là việc làm cần thiết trong hoạt động TT -
TV [18, tr 337]
'Viện TTKHXH có chức năng và nhiệm vụ nghiên cứu, thông báo, cung cấp tin tức và tư liệu về khoa học xã hội cho các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức quần chúng có trách nhiệm với công tác khoa học xã hội và là cơ quan khoa học phụ trách công tác thư viện, tư liệu và thông tin Vì vậy, Viện TTKHXH đã tiếp nhận những thành tựu từ sự nghiệp đổi mới đất nước, xây dựng vốn tài liệu KHXH
& NV phong phú, có chất lượng khoa học cao
Việc tìm hiểu đặc điểm của NDT và NCT về NLTTĐT tại ViệnTTKHXH đã
được nghiên cứu thông qua phiếu hỏi, qua khảo sát, nghiên cứu thông qua hồ sơ đăng
ký bạn đọc và số thống kê bạn đọc tài liệu hàng ngày tại các phòng đọc của Viện
* Số liệu thống kê thành phần người dùng tin: Từ (2009 đến 2013) tại thư
viện thể hiện ở bảng 1 (ở đây thẻ đọc dùng cho NDT là các cán bộ, thẻ tạm thời dùng cho NDT là sinh viên)
Trang 30Qua bảng thống kê ta thấy hàng năm số lượng bạn đọc đăng ký sử dụng thư viện tăng, do thư viện luôn cải tiến, đa dạng phương thức phục vụ và mở rộng đối
tượng đăng ký thẻ
* Số liệu thống kê thành phần NDT theo trình độ học vấn: Theo số liệu
Trang 31* Thành phần nghề nghiệp được trình bày ở bảng sau:
Bảng 1.7: Bảng thống kê thành phần nghề nghiệp của NDT năm 2013 Nghề nghiệp Số lượng Tỷ lệ (%) Cán bộ nghiên cứu 344 456 Cán bộ quản lý 30 40 Giảng dạy 45 6,0 Nghiên cứu sinh 93 123 Học viên cao học 55 73 Sinh viên 123 163 Thanh phần khác 64 85 Tổng số T54 100
Việc phân loại đối tượng NDT và lĩnh vực khoa học mà họ quan tâm thành các nhóm để cán bộ thư viện dễ nhận biết, thuận tiện hơn trong công tác nghiên cứu và đáp ứng nhu cầu của NDT một cách phù hợp Qua nghiên cứu đặc điểm của
NDT tại Viện TTKHXH, có thê chia NDT thành 3 nhóm sau:
~_ Nhóm NDT làm công tác nghiên cứu, giảng dạy: Đây là nhóm NDT chiếm
số lượng lớn trong thư viện, nhóm NDT này có thời gian đến thư viện nhiều hơn
NCT của họ cũng phong phú, đa dạng, bao quát các lĩnh vực Nhóm NDT nay
nghiên cứu chuyên sâu về lĩnh vực họ quan tâm, vì vậy họ cần cả thông tin bao quát
và chuyên sâu, loại hình tài liệu phù hợp cho nhóm NDT này cũng rất da dạng - Nhóm NDT là cán bộ làm công tác quản lý: Đây là nhóm NDT có số lượng ít, có nhiệm vụ xây dựng, hoạch định đường lối, chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước So với nhóm NDT là cán bộ làm công tác nghiên cứu, giảng
Trang 32dong va kip thời Sản phẩm thông tin chủ yếu cho nhóm NDT này là các tài liệu
dịch, tông thuật, lược thuật, bản tin phục vụ lãnh đạo
~_ Nhóm NDT là sinh viên, học viên cao học: Đây là nhóm NDT chiếm số
lượng tương đối lớn trong thư viện và có nhiều thời gian đến thư viện đề đọc tài
liệu Nhóm NDT này cũng cần thông tin đa dạng, cả thông tin chung về văn hóa,
khoa học, xã hội và đặc biệt là thông tin thuộc chuyên ngành học tập của họ, tuy
nhiên thông tin họ cần nhiều khi chưa thật sự chuyên sâu do cần có thời gian nghiên cứu và tích lũy kiến thức
* Công tác phục vụ NDT:
Hiện nay, Viện TTKHXH đang tiến hành nhiều dịch vụ cung cấp tài
thỏa mãn NCT phong phú và da dang cia NDT
-_ Cung cấp dịch vụ đọc tại chỗ: Đây là hình thức phục vụ miễn phí với hai hình thức kho đóng và kho mở Thư viện hiện có 2 phòng đọc mở do diện tích có
hạn, hai phòng đọc này cũng kết hợp với kho đóng đề phục vụ bạn đọc đối với các
dạng tài liệu khác
+ Phòng đọc mở sách: Kết hợp kho mở sách mới nhập về thư viện, sách tra
cứu và đọc tài liệu mượn trong kho sách đóng
+ Phòng đọc mở báo - tạp chí: Kết hợp kho mở báo tạp chí và phục vụ báo, tạo chí tại kho đóng khi NDT có nhu cầu
-_ Cung cấp dịch vụ tra cứu thư mục qua mạng LAN thông qua phần mềm
tích hợp quản trị thư viện CDS/ISIS Giúp cho bạn đọc dễ dàng tra cứu trên CSDL
~_ Cung cấp dịch vụ sao chụp, in ấn tài liệu băng đĩa, truy xuất các thông tin số hóa theo định dạng mong muốn của NDT
~_ Cung cấp các sản phẩm thư viện: Biên soạn và cung cấp thư mục thông,
báo sách mới định kỳ hàng tháng đến NDT
-_ Mở lớp hướng dẫn sử dụng thư viện cho NDT, giúp NDT nắm được kỹ
Trang 33- Trung bay, giới thiệu sách: thư viện liên tục trưng bày, giới thiệu sách
mới, sách theo chủ đề, theo sự kiện Đặc biệt, mỗi khi có dịp kỷ niệm lớn, thư viện
đều tô chức trưng bày, giới thiệu các tài liệu có liên quan
1.3 Vai trò và yêu cầu nguồn lực thông tin điện tử đối với hoạt động tại
Viện Thông tin Khoa học xã hội
1.3.1 Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học
Hoạt động nghiên cứu khoa học trong Viện TTKHXH là một nhiệm vụ then
chốt và không thê thiếu Phát triển hoạt động nghiên cứu cũng chính là nhằm nâng cao chất lượng nghiên cứu của người làm công tác nghiên cứu nhằm thúc đây sự tiến
tủa khoa học và công nghệ Viện TTKHXH tiến hành nghiên cứu chuyên
sâu về các lĩnh vực khoa học mũi nhọn, hướng vào thực tiễn, phát triển lý luận Bởi vậy hoạt động nghiên cứu đòi hỏi một nguồn tin da dang và phong phú Để phục vụ
tốt cho hoạt động nghiên cứu khoa học thì cần cả thông tin truyền thống và thông
tin điện tử Nhất là trong giai đoạn bùng nỗ thông tin và trong xã hội đang nảy sinh
rất nhiều vấn đề nóng như hiện nay việc tiếp cận và sử dụng thông tin điện tử là rất
cần thiết đối với nghiên cứu khoa học nói chung và nghiên cứu khoa học tại Viện
TTKHXH nói riêng
Hệ thống thông tin điện tử tăng cường thêm tiềm lực nghiên cứu khoa học của Viện TTKHXH Việc mở rộng NLTT cũng như kết nối với bên ngoài sẽ tạo ra
một môi trường trao đổi thông tin thuận lợi cho cán bộ nghiên cứ đề tài để thích hợp
với nhu cầu xã hội, tăng cường trao đổi phương pháp và kết quả nghiên cứu, từ đó chắc chắn đem lại những cơ hội lớn hơn cho các cán bộ nghiên cứu nâng cao chất
lượng nghiên cứu
Hiện tại, hoạt động nghiên cứu khoa học tại Viện TTKHXH cần rất nhiều tài
liệu theo từng vấn đề nghiên cứu như những thông tin về lý thuyết phương pháp của vấn đề nghiên cứu trong nước và quốc tế, các nghiên cứu, công trình khoa học đã có, liên quan đến vấn đề nghiên cứu trong nước và quốc tế, các thông tin về tình
Trang 34rộng và thường xuyên được cập nhật qua các mạng xã hội, các website trên mạng Intemet, các TLĐT
'Với nhiệm vụ nghiên cứu thông tin có tầm quốc gia, NLTTĐT là một đòi hỏi
tắt yếu khách quan, không thể thiếu trong hoạt động nghiên cứu khoa học Đồng
thời khi hoạt động nghiên cứu khoa học phát triển sẽ tạo ra những mạng liên kết, chia sẽ thông tin giữa những người làm khoa học, giữa những cơ quan tổ chức cùng thống thông tin của Viện TTKHXH nếu được
chuyên ngành nghiên cứu Vì vậy, hệ
đầu tư hoàn thiện với khả năng kết nối và liên thông mạnh sẽ là một thứ cầu nói kỹ thuật số gắn với các Viện trong hệ thống các Viện Hàn lâm KHXHVN nói riêng và
với các khu vực trong và ngoài nước nói chung
1.3.2 Đắi với sự phát triển của Viện Thông tin Khoa học xã hội
NLTTĐT là hạt nhân của TVĐT Xây dựng và phát triển kho TLĐT đòi hỏi
phải đầu tư lớn và liên tục Nó giúp cho Viện TTKHXH phát triển về mọi mặt của
đời sống xã hội
* Đối với việc xây dựng thư viện điện tử
Phát triển thư viện truyền thống thành TVĐT đang là một xu thế tất yếu ở các quốc gia Đồng thời hiện đại hoá hoạt động TT - TV, từng bước xây dựng TVĐT là
một trong những nhiệm vụ hàng đầu mà Lãnh đạo Viện TTKHXH đã đặt ra trong
chiến lược phát triển Viện TTKHXH đến năm 2015, tầm nhìn đến năm 2020
Để tiến hành xây dựng TVĐT, cơ quan TT - TV cần quan tâm nhiều vấn đề, trong đó nồi bật là bốn khía cạnh chủ yếu:
+ Cấu trúc của TVĐT
+ Hạ tầng cơ sở kỹ thuật
+NLTTĐT
+ Các vấn đề bảo quản, khai thác và bản quyền
Trang 35TVĐT là một kho TLĐT không lồ được cấu trúc sao cho dễ dàng truy cập, ở đây
diễn ra hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và phô biến các tài liệu dưới dạng điện tử
thông qua các phương tiện thông tin và truyền thông NLTTĐT này có thể được tạo lập thông qua các cách khác nhau như:
+ Bồ sung/ tích hợp nguồn tin điện tử thông qua việc mua, trao đôi TLĐT đang
được xuất bản (bản tin, tạp chí điện tử, các chế bản điện tử trước khi in ra giấy)
+ Tự tiến hành số hóa nguồn tư liệu trên giấy của thư viện Tức là chuyển tài liệu hiện có sang dạng điện tử bằng phương pháp quét hay nhập lại thông tin từ bàn phím
+ Xây dựng các liên kết (tạo khả năng truy cập) đến các nguồn tài liệu trên Internet, nhất là các nguồn của các cơ quan có cùng diện chuyên đề bao quát
[3 tr 14]
Tạo lập và phát triển kho TLĐT của riêng mỗi cơ quan TT - TV là vấn dé
lớn nhất trong xây dựng TVĐT Để có thể tạo lập và phát triển kho TLĐT của thư
viện mình, thư viện không thể trông chờ vào việc bô sung nguồn tin điện tử hoặc
liên kết với các thư viện khác Phương án tốt nhất cho thư viện lúc này là chủ động
số hoá nguồn tài liệu truyền thống của mình Số hoá tài liệu vừa là việc làm chủ
động vừa đảm bảo được diện để tài bao quát của thư viện, hơn nữa đây còn là việc
làm nhằm phát huy thế mạnh của nguồn tài liệu sẵn có trong thư viện, vì vậy việc tạo lập và phát triển nguồn tài liệu này phải được diễn ra thường xuyên dựa trên
hoạch thực hiện chỉ tiết và khoa học Các cơ quan TT - TV nhất thiết phải lập kế hoạch và ưu tiên đầu tư cho việc thu thập, xử lý và số hoá nguồn tin cơ bản, nguồn
tin tiềm năng của riêng mình, coi đây là nhiệm vụ trọng tâm, thậm chí phải triển khai mạnh trước khi bắt tay vào xây dựng TVĐT
Bởi vậy, nếu không có sự chuẩn bị trước, khi cơ quan TT - TV xây dựng
xong hạ tầng mạng và có các phần mềm hệ thống, phần mềm TVĐT đầy đủ nhưng
đến lúc đó cơ quan vẫn không có hoặc có rất ít tài liệu số hoá của thư viện mình
Trang 36* Góp phan day manh viéc chia sé nguén luc théng tin
Ngày nay, việc chia sẻ NLTT, đặc biệt là NLTTĐT ngày càng được mở rộng cả trên phạm vi quốc gia và thế giới Nhờ giao lưu, chia sẻ thông tin đã làm gia tăng
lợi ích cho NDT và tạo thêm giá trị cho NLTTĐT của các thư viện, tần suất, phạm
vi sử dụng thông tin cũng ngày cảng tăng
Bernard Shaw đã nói đến giá trị của việc chia sẻ thông tin: “Nếu mỗi người
có một quả táo mà trao đổi với nhau thì kết cục mỗi người vẫn chỉ có một quả táo
"Nhưng nếu mỗi người có một ý tưởng và trao đổi với nhau thì kết quả mỗi người sẽ
có hai ý tưởng ” Như vậy có thể nói, chia sẻ tài nguyên thông tin trong thư viện là
việc làm cần thiết
Hơn nữa, NLTTĐT tại Viện không chỉ giúp cho việc chia sẻ thông tin giữa các nhóm NDT và các hệ thống thông tin, mà quan trọng hơn đó là việc chia sẻ NLTT giữa các thư viện Khả năng sao chép và truyền tài nhanh chóng của
NLTTDT là yếu tố quan trọng trong việc chia sẻ thông tin Nhờ có việc tích hợp và
chia sẻ NLTTĐT giữa các thư viện sẽ tránh được việc bổ sung, xử lý thông tin một
cách trùng lặp, sẽ tránh lãng phí rất nhiều nguồn kinh phí bổ sung cũng như thời
gian, công sức xử lý tài liệu của cán bộ thư viện
Hiện nay sự liên kết giữa nghiên cứu và đào tạo giữa các trường đại học,
viện nghiên cứu đang trở nên rất chặt chẽ, nghĩa là nhu cầu kết nối giữa các chủ tÌ
trên từ phía NDT đã rất rõ rệt Chính vì vậy việc liên kết giữa các cơ quan thư viện
bằng việc chia sẻ NLTTĐT là tắt yếu nó sẽ giúp cho các thư viện ngày càng phát
triển hơn, thu hút được nhiều NDT hơn Và đặc biệt sẽ xây dựng được một
NLTTĐT lớn mạnh
Nếu không có NLTTĐT thì sự trao đôi thông tin giữa các thư viện chỉ đơn thuần là sự trao đổi vật lý trao đồi tài liệu lấy tài liệu Chính vì thế cần xây dựng
NLTTĐT thư viện nhằm chia sẻ NLTTĐT giữa các thư viện đạt hiệu quả cao, tạo
Trang 37* Đối với việc phục vụ người dùng tin
Ngày nay con người có ít thời gian hơn nhưng lại cần nhiều thông tin hơn
Thông tin quan trọng và cần thiết cho mọi hoạt động sống, lao động, học tập của
con người Nhu cầu được tiếp cận và khai thác các nguồn thông tin có giá trị, cập
nhật là nhu cầu cơ bản của mọi đối tượng NDT Vì vậy, thông tin điện tử rất cần
thiết, đáp ứng tốt hơn NCT của NDT nhất là trong giai đoạn bùng nô thông tin và sự phát triển vô cùng mạnh mẽ trong các lĩnh vực khoa học
Trong điều kiện hiện nay, hầu hết các cơ quan TT - TV đã ứng dụng CNTT
vào hoạt động và cho phép tra cứu bằng máy tính, đặc biệt là tra cứu thông tin qua mạng Internet Thông tin được cập nhật thường xuyên, được lưu giữ theo nhiều định dạng khác nhau như văn bản,
sinh động và hấp dẫn hơn NDT sẽ dễ dàng truy cập, khai thác thông tin NLTTĐT
có thể được truy cập theo nhiều dấu hiệu khác nhau như tác giả, nhan đề, từ
im thanh, hình ảnh đã làm cho thông tin trở nên
khóa và nhờ vào những thao tác đơn giản trên máy tính hay mạng máy tinh, NDT
có thể tra cứu thông tin và tạo một bộ sưu tập cá nhân cho riêng mình Đối với
những CSDL trực tuyến, NDT chỉ cần xác định tiêu chí thông tin cần cập nhật, tạo
các cảnh báo (alert) trên mạng là có thể nhận được những email thông báo ngay khi có thông tin điệnt tử phù hợp mới được bổ sung vào bộ sưu tập Thay vì trước kia,
với NLTT truyền thống, NDT phải đến thư viện tra cứu tài liệu một cách thủ công
trong những tủ phiếu mục lục, rồi đọc tài liệu văn bản và ghi chép hay chờ đợi để
đăng ký sao chụp tài liệu hoặc đưa ra yêu cầu thu thập, cập nhật thông tin và phải
tiếp tục quay lại để lấy tài liệu sao chụp
Ngoài ra, trong cuộc sống hiện đại ngày nay, việc tiếp cận với những phương,
tiện kỹ thuật hiện đại cũng đã nâng cao kỹ năng khai thác NLTTĐT của NDT Các yêu
Trang 38Đối với NDT tại Viện TTKHXH, NLTTĐT có ý nghĩa rất quan trọng, rất can
thiết Đối với nhóm NDT là cán bộ làm công tác quản lý, quỹ thời gian rất ít, do đó việc đến thư viện để tham khảo tài liệu là điều rất khó khăn Thông tin ngày càng đa dạng, phong phú và gia tăng nhanh chóng, việc sử dụng tài liệu ở dạng truyền thống
là chưa đủ, họ cần những thông tin nhanh, đa chiều về các lĩnh vực mình quan tâm
Không chỉ đối với NDT là cán
cán bộ nghiên cứu khoa học, họ thường xuyên phải đi công tác xa, họ không thể làm công tác quản lý, đối tượng NDT là
trực tiếp đến thư viện để đọc tài liệu được Lúc này NLTTĐT là nguồn thông tin
quý giá mà họ có thể tiếp cận được
Bên cạnh đó các nhóm NDT là nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên có nhu cầu đa dạng ở các lĩnh vực họ quan tâm, đặc biệt là thông tin ở dạng đa phương tiện như hình ảnh, âm thanh, video Bởi vậy, NLTTĐT được họ tận dụng
triệt dé và sẽ tăng tần suất sử dụng thông thi tại thư viện, làm cho hoạt động tạo lập
các sản phẩm, dịch vụ thông tin của thư viện ngày càng phát triển Đây là một điểm
bắt lợi lớn nhất của tài liệu truyền thống so với tài liệu điện tử
TLĐT có khả năng truy cập từ xa thông qua thiết bị và mạng viễn thông vì vậy nó không bị giới hạn bởi không gian và thời gian TLĐT có tính linh hoạt cao
nên cho phép nhiều người cùng truy cập trong cùng một thời gian, tạo khả năng tiếp
cận tri thức bình đẳng giữa các đối tượng NDT khác nhau
Do đặc trưng của mình, TLĐT tạo ra một kênh thông tin phản hồi đa chiều,
giúp NDT có thể liên hệ trực tiếp với tác giả hoặc người tô chức nguồn tài nguyên
thông tin, hỗ trợ NDT tham gia vào các diễn đàn học thuật Như vậy, mỗi TLĐT có
thé ẩn chứa trong nó những nguồn tài nguyên thông tin tiềm năng khác, tạo không
gian hữu ích cho NDT tìm kiếm, chia sẻ thông tin
Như vậy rõ ràng NLTTĐT có thể giúp cho Viện TTKHXH đáp ứng tốt hơn nhu
Trang 39CHUONG 2
XAY DUNG VA KHAI THAC NGUON LUC THO!
U TAI VIEN THONG TIN KHOA HQC XA HOI THỰC TRẠI
DIE!
2.1 Các yếu tố bảo đảm xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin
lện Thông tin Khoa học xã
2.1.1 Chính sách
Chính sách của Viện TTKHXH phụ thuộc vào chính sách của Viện Hàn lâm KHXHVN Lãnh đạo Viện TTKHXH căn cứ vào đó để đưa ra một chính sách cụ thể cho Viện mình Nói chung trong những năm qua Viện TTKHXH đã quan tâm xây dựng NLTTĐT đặc bi năm 2010 đến nay đã quan tâm đến vấn đề xây dựng CSDL toàn văn và bổ sung nguồn TLĐT nhiêu đên vi là xây dựng các CSDL thư mục và từ
Nguồn kinh phí chính và duy nhất để Viện TTKHXH phát triển nguồn thong
tin đó là ngân sách Nhà nước Trong 3 năm trờ lại đây (2010-2013) ngân sách Nhà
nước cấp để bô sung vốn sách báo cho thư viện tăng từ mức 1.500.000.000 đến
2.000.000.000đ Căn cứ vào nguồn kinh phí này Viện TTKHXH đã đưa ra một chính sách cụ thể để xây dựng NLTTĐT như sau:
- Dành một phần kinh phí để bổ sung tài liệu trong nước và nước ngoài Chủ
yếu bổ sung các ấn phẩm sách, báo - tạp chí ở tất cả các ngữ Việt, Nga, Latinh,
Trung Quốc (cụ thể khoảng 50 - 60% kinh phí)
~ Phần kinh phí còn lại để xây dựng NLTTĐT (xây dựng CSDL thư mục và xây dựng CSDL toàn văn và bổ sung TLĐT), bảo quản, nâng cao nghiệp vụ
Hơn nữa, một nguồn tài liệu không thề thiếu đó là những đề tài cấp bộ, cấp
viện, luận án, luận văn, báo cáo điền dã cũng được Viện TTKHXH quy định rõ
đối với cán bộ nghiên cứu về nộp tư liệu để lưu trữ (cả bản cứng và bản mềm) vào
thư viện làm gia tăng nguồn tài liệu của thư viện
Trang 40Tuy nhiên, công việc xây dựng NLTTĐT đòi hỏi phải có nguồn kinh phí lớn,
ôn định vì giá cả các TLĐT, TLS đều rất cao và không ngừng gia tăng nhanh chóng Việc xây dựng CSDL toàn văn cũng cần đầu tư về nhân lực, trang thiết bị rất tốn kém Với nguồn kinh phí hạn hẹp, hiện nay tại Viện đang gặp rất nhiều khó khăn
trong kinh phí dành cho bỗ sung NLTTĐT, mà đặc biệt là mua các CSDL online, e- book Công tác số hóa cũng triển khai còn chậm và chưa thực sự mang lại hiệu quả
cao do nguyên nhân thiếu nguồn kinh phí đầu tư
Bởi vậy Viện TTKHXH cần lên kế hoạch và xây dựng lộ trình để đảm bảo phát triển NLTTĐT ngày càng phong phú và đa dạng giúp đáp ứng NCT của NDT
2.1.2 Nhân lực
Cán bộ thư viện tại Viện TTKHXH hầu hết là những cán bộ có trình độ, 65%
có trình độ thạc sĩ chuyên ngành thư viện Chính vì vậy, hầu hết các cán bộ đều đáp
ứng được những đòi hỏi của công việc Tất cả các cán bộ thư viện đều có thể tham
gia xây dựng NLTTĐT
Bên cạnh đó, Viện cũng có một đội ngũ cán bộ chuyên về CNTT và truyền
thông để giúp cho việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện, đặc biệt là công tác xây dựng CSDL thư mục và số hóa tải liệu
Tuy nhiên, trong những năm gần đây với sự phát triển của CNTT đã xuất
hiện các loại hình tài liệu khác khau (tài liệu đa phương tiện) Để đảm bảo xây dựng và khai thác NLTTĐT hiệu quả thì cán bộ thư viện phải luôn luôn học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn, hơn nữa Viện TTKHXH cũng nên tạo điều kiện đào tạo
cán bộ thư viện được học hỏi, được cọ sát với thực tế Đề có thê bắt kịp được với sự phát triển của xã hội nhằm xây dựng và khai thác tối đa NLTTĐT hiện có của Viện
và của xã hội
3.1.3 Trang thiết bị
Viện TTKHXH đã trang bị hệ thống máy vi tính đầy đủ cho cán bộ thư viện làm việc và cho NDT tra cứu tài liệu (trung bình tại mỗi 1 cán bộ thư viện có I máy