Luận văn Công tác phục vụ người dùng tin tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội giới thiệu những vấn đề chung về công tác phục vụ người dùng tin tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội; phân tích thực trạng công tác phục vụ người dùng tin tại đây; kiến nghị những giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ DAO TAO BO VAN HOA, THE THAO DU LICH TRUONG DAI HQC VAN HÓA HÀ NỘI
TRUONG DAI NGHIA
CONG TAC PHUC VỤ NGƯỜI DUNG
TIN TAL VIEN THONG TIN KHOA HOC XA HOI
Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thư viện Mã số: 60320203
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN - THƯ VIỆN
Người hướng dẫn khoa học : PGS TS Trần Thị Quý
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Trần Thị Quý Những nội dung trình bày trong luận văn là kết quả nghiên cứu của tôi, đảm bảo tính trung thực và chưa từng
được ai công bố dưới bất kỳ hình thức nào Những chỗ sử dụng kết quả
nghiên cứu của người khác, tôi đều trích dẫn rõ ràng Tơi hồn tồn chịu trách
nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Tac giả luận văn
Trang 3MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIET TAT
DANH MUC CAC BANG, SO DO, BIEU BO
MO DAU
DRL
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐÈ CHUNG VÈ CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI
DUNG TIN TAI VIEN THONG TIN KHOA HQC XA HOL
1.1 Những vấn đề chung về công tác phục vụ người dùng tin
1.1.1 Khái niệm “người dùng tin”
1.1.2 Khái niệm “công tác phục vụ người dùng tin” 1.1.3 Các hình thức phục vụ người dùng tin
1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin
1.1.5 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin 1.2 Khái quát về Viện Thông tin Khoa học xã hội 1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ 123 Coe: hức và đội ngũ cán bộ 1.3 Đặc điểm người dùng tin của Viện Thông tin Khoa học xã hội 1.3.1 Cán bộ lãnh đạo, quản lý 1.3.2 Cán bộ nghiên cứu và giảng dạy 1.3.3 Sinh viên
1.3.4 Cán bộ hưu trí, người cao tuôi và các đối tượng khác
1.4 Vai trò công tác phục vụ người dùng tin tại Viện Thông tin Khoa học xã hội
1.4.1 Đối với việc phát triển kinh tế - xã hội
1.4.2 Đối với Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 1.4.3 Đối với Viện Thông tin Khoa học Xã hội kết T 15 15 15 16 17 18 20 24 24 25 27 34 37 39 40 42 4 4 4 45 46 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI VIỆN THONG TIN KHOA HQC XA HOL
2.1 Các hình thức phục vụ người dùng tin 2.1.1 Phục vụ tài liệu theo phiếu yêu câu 2.1.2 Phục vụ tài liệu đọc tự chọn
2.1.3 Phục vụ tại phòng đọc chuyên biệt
2.1.4 Phục vụ tra cứu tài liệu tại chỗ
2.1.5 Phục vụ tra cứu tài liệu trực tuyến 2.1.6 Tổ chức Phòng triển lãm theo chuyên đề
2.1.7 Tổ chức Phong doc EFEO
2.2 Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến công tác phục vụ người dùng tin 2.2.1 Nguồn lực thông tin
2.2.2 Trình độ cán bộ thông tin- thư viện
2.2.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật và hạ tầng công nghệ thông tin
2.2.4 Nhu câu tin của người dùng tin
2.2.5 Mức độ đa dạng và chất lượng các sản phẩm, dịch vụ thông tin-thư viện 2.2.6 Hoạt động Marketing thông tin thư viện
2.3 Đánh giá chất lượng công tác phục vụ người dùng tin tại Viện
Trang 42.3.2 Vòng quay của người dùng tin 2.3.3 Vòng quay của thong tin/tai liệu 2.3.4 Mức độ cập nhật nội dung của tài liệu
2.3.5 Mức độ phù hợp nội dung tài liệu với nội dung nhu cầu thông tin 2.3.6 Khả năng đáp ứng về cơ sở vật chất, hạn tầng công nghệ thông tin 2.3.7 Năng lực, thái độ phục vụ của cán bộ thông tin-thư viện 2.3.8 Chất lượng các loại dịch vụ thông tin-thư viện
2.4 Nhận xét chung về công tác phục vụ người dùng tin 2.4.1 Những ưu điềm 2.4.2 Những tồn tại 2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế Tiểu kết
DUNG TIN TAI VIEN THONG TIN KHOA HQC XÃ HỘI
3.1 Cũng cố và phát triển nguồn lực thông tin
3.1.1 Xây dựng chính sách bổ sung hợp lý 3.1.2 Chú trọng phát triển tài liệu hiện đại 3.1.3 Bồ sung tài liệu nội sinh
3.1.4 Tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin
3.2 Nâng cao chất lượng các hình thức phục vụ người dùng tin
3.2.1 Mở rộng diện tích và điều kiện sử dụng tài liệu
3.2.2 Nang cao chat lượng hệ thống tra cứu thông tin trực tuyến
3.2.3 Tổ chức tốt hơn nữa các triển lãm theo chuyên đề 3.2.4 Day manh Marketing thông tin - thư viện
3.3 Đa dạng hóa và nâng cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm thông tin thư viện 3.3.1 Đa dạng hóa và nâng cao chất lượng sản phâm thông tin-thư viện
3.3.2 Đa dạng hóa và nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin-thư viện 3.4 Nâng cao trình độ cho cán bộ và đào tạo người dùng tin
3.4.1 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ 3.4.2 Dao tạo và hướng dẫn người dùng tin 3.5 Nhóm các giải pháp khá
3.5.1 Tạo môi trường thông tỉn- thư viện tích cực
Trang 5DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TÁT 1 Các từ ng Việt CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu CSVC Cơ sở vật chất
ISSI Viện Thông tin Khoa học Xã hội KH&CH Khoa học và công nghệ
KHXH Khoa học xã hội
KHXH&NV Khoa học xã hội và Nhân văn
NCT Nhu cau tin
NDT Người dùng tin
TTKHXH Thông tin Khoa học Xã hội
TT-TV Thông tỉn-thư viện
Viện TTKHXH Viện Thông tin Khoa học Xã hội Viện HLKHXHVN Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 2 Các từ viết tắt tiếng Anh
AACR Anglo-American Cataloguing Rules
DDC Dewey Decimal Classification
EFEO Viện Viễn đông Bác cổ Pháp
IFLA Hiệp hội Thư viện quốc tế
MARC Machine Readable Cataloguing
Trang 6
DANH MUC CAC BANG, SO DO, BIEU DO
STT ] Bảng số Tên bang Trang
I Bang 1.1 | Tống số người dùng tin làm thẻ đọc tại Viện | 36 Thông tin Khoa học Xã hội trong 5 năm
(2010-2014)
2 | Bang 1.2 |S6 lượng của các nhóm đổi tượng người| 37 dùng tin làm thẻ đọc tại Viện trong 5 năm
(2010-2014)
3 | Bảng143 [Ti lệ thành phần nhóm người dùng tin tại| 39 Viện Thông tin Khoa học Xã hội trong 5
năm qua (201-2014)
4 | Bảng 1.4 | Độ tuôi của các nhóm đôi tượng người dùng | 41
tin (tinh %)
5 | Bang 2.1 | Thong kê lượt phục vụ theo phiêu yêu câu 49 6 | Bảng 2.2 | Lượt người dùng tin tại phòng đọc tự chọn 35 7 | Bảng2.3 | Loại hình tài liệu của người dùng tin quan| 7!
tâm sử dụng ( tính%)
8 | Bảng2.4 | Nhu câu nội dung thông tin khoa học người | 76 dùng tin quan tam (tinh%)
9 | Bảng2.5 | Mức độ sử dụng tài liệu bằng các ngôn ngừ| 8! khác nhau của người dùng tin
10 | Bảng2.6 | Mức độ đáp ứng sử dụng các sản phâm &| — 34 dịch vụ thư viện của người dùng tin (tính %)
11 | Bảng2.7 | Đánh giá mức độ đáp ứng nhu câu tin của| — 89 người dùng tin
tại Viện (tinh%)
12 | Bảng2.8 | Bảng tông hợp số liệu lượt người dùng tin| — 91
đến Thư viện
13 | Bảng 2.9 | Thống kê lượt phục vụ theo phiêu yêu câu 9 14 |Bảng 2.10 | Đánh giá mức độ cập nhật tài liệu có nội| %
dung mới (tính %)
15 |Bảng 2.1 |Mức độ phù hợp nội dung tài liệu với nội| 96
dung nhu cầu tin
16 | Băng 2.12 | Đánh giá thái độ thái độ phục vụ của cán bộ | — 98
thư viện
17 |Bảng 2.13 | Đánh giá của người dùng tin đối với các | dịch vụ thư viện (tính%) 100
Trang 7DANH MỤC CÁC SƠ ĐỎ, BIÊU ĐỎ, DO THỊ
STT[ Biểu đỗ Tên biểu đồi Trang
I1 | Sơđồềl1 | Sơ đồ cơ cấu tô chức Viện TTKHXH 28 Biểu đỗ số lượng các nhóm đối tượng người
2 | Biểu đồ 1.2 | dùng tin làm thẻ tại Viện trong 5 năm (2010- 37
2014)
_ Cơ cấu thành phân nhóm người dùng tin tai
3 | Biểu đồ 1.3 | Viện Thông tin Khoa học Xã hội trong 5 năm 40
qua (2010-2014)
4 | Biểu đồ 2.1 | Công tác phục vụ theo phiếu yêu cầu 50
5 | Bidu dd 2.2 | CƠ câu người dùng tin tai phòng đọc tự chọn |_ ss 5 năm qua
“ấn đồ Đánh giá mức độ loại hình tài ligu ngudi ding | 73
6 | Biểu đồ 23 | sin sự dụng (tinh%)
_ Đánh giá nhu câu loại hình thông tin khoa học
7 | Biểu đồ 2.4 | mà người dùng tin thường xuyên quan tâm 73
(tính%)
$ | Biểu đà2,s | Đánh giá nhu câu nội dung thông tin khoa học | 77
mà người dùng tin quan tâm (tính %)
Đánh giá nhu câu nội dung thông tin khoa học
9 | Biểu đồ 2.6 | mà người dùng tin thường xuyên quan tâm 78
(tính%)
10 | Biểu đồ 2,7 | Thực trang sử dụng các dịch vụ thông tinthư | g5 viện của người dùng tin (tinh %)
“ấn đồ 'Thực trạng thường xuyên sử dụng các địch vụ |_ ss
11 | Biểu đồ 28 | thộng tìn thự viện của người dùng tin (tính %)
12 Mức độ đáp ứng nhu cầu tin của thư viện 90 5 Đỗ thị thê hiện số lượt người dùng tin đến thư | ø¡ ợ viện 14 | Biểu đồ 2.11 | Công tác phục vụ theo phiếu yêu cầu 93 z 2 á á mứ ộ cậ ật có nộ 6 94 1Š | Biểu đồ 2.12 | Đánh giá mức độ cập nhật có nội dung mới (tính %)
16 | Biểu đồ 2.13 | Điều đồ thể hiện mức độ phù hợp nội dung tii | 9g liệu với nội dung nhu cầu tin
17 | Biểu đồ 214 | Điền đồ đánh giá tỉnh thân, thái độ phục vụ 99 của cán bộ
18 | Biểu đồ 2.15 | Đánh giá của người dùng tin chất lượng các dich vu théng tin thu vién (tinh%) 101
Trang 8MO DAU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Chúng ta đang bước vào một kỷ nguyên mới - kỷ nguyên của công nghệ thông tin (CNTT) và trí thức, trong đó thông tin đóng vai trò vô cùng quan
trọng trong đời sống con người, là nguồn lực chỉ phối sự phát triển của xã hội
Dưới sự tác động của công nghệ thông tin làm cho thông tin ngày càng “bùng
nổ”, thông tin được lan truyền một cách nhanh chóng, rộng rãi, con người có thể tiếp cận với nhiều nguồn thông tin khác nhau, cập nhật mọi thông tin kịp
thời mau lẹ mà không bị bó buộc ngăn cách bởi không gian, thời gian, cũng như khoảng cách địa lí Xã hội tiếp tục phát triển, tri thức của nhân loại được nhân lên, truyền từ đời này sang đời khác, lớp sau cao hơn lớp trước, thế hệ đi
sau tiếp nhận tri thức thông tin của các thế hệ đi trước và tiếp tục tạo ra những,
thông tin mới
Các cơ quan thông tin - thư viện (TT-TV) là thiết chế văn hóa có chức
năng thu thập, lưu giữ, xử lí, tổ chức, bảo quản tài liệu để bảo tồn và phô biến vốn tài liệu Đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, thông tin và hưởng thụ văn hóa của mọi tầng lớp nhân dân Góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa, xã hội
Hoạt động của các cơ quan TT-TV hiện nay cũng chịu tác động của sự
“bùng nổ” của CNTT Việc ứng dụng CNTT đã tạo ra các phần mềm quản lí thư viện Áp dụng các phần mềm này trong hoạt động quản lí thư viện giúp
cho việc quản lí thư viện trở nên dễ dàng hơn so với trước kia, mối quan hệ giữa người dùng tin với các cơ quan TT-TV cũng trở nên thuận tiện cho cả phía người dùng tin cũng như phía thư viện trong việc đáp ứng thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin Trong các cơ quan TT-TV, công tác phục vụ người dùng tin luôn được coi là công tác chủ đạo Công tác này có nhiệm vụ
Trang 9chọn và sử dụng tài liệu phù hợp với mục đích của mình Trong hoạt động thông tin — thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin, đảm bảo thư viện trở thành một môi trường thật sự thân thiện phục vụ các hoạt động nghiên cứu khoa học của các nhà khoa học, việc học tập cũng như giảng dạy
của các học sinh, sinh viên, giảng viên Việc này còn là nhịp cầu nối giữa kho
tài liệu và người dùng tin (NDT), là khâu cuối cùng nhưng đồng thời là khâu then chôt, là mục đích cao nhất trong hoạt động thông tin thư viện hướng tới
Kết quả của khâu then chốt này chính là tiêu chuẩn, là thước đo để đánh giá
chất lượng, hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan thông tin thư viện
Viện Thông tin Khoa học Xã hội (Viện TTKHXH) thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam (Viện HLKHXHVN) tọa lạc tại số 1 Liễu
Giai, được xem là cơ quan thông tin thư viện đầu ngành về khoa học xã hội
và nhân văn (KHXH&NV) trên cả nước Hiện nay, Viện TTKHXH có hàng
trăm ngàn tài liệu đa ngành về KHXH&NV được lưu trữ theo rất nhiều
loại hình như sách, báo, tạp chí, tài liệu đa phương tiện, tai liệu trực
tuyến Trong số lượng tài liệu đang được lưu giữ, các tài liệu cổ, quý hiếm
chiếm một tỷ lệ rất lớn
Sự đa dạng cũng như quý hiếm của các loại hình tài liệu ở Viện
TTKHXH không chỉ được giới nghiên cứu trong nước mà còn cả quốc tế biết
đến Cho đến hiện nay, Viện TTKHXH vẫn được xem là một trong những
điểm đến đáng tin cậy của những người quan tâm, các học giả và các nhà
nghiên cứu về khoa học xã hội ở Việt Nam
Có được sự thành công của Viện TTKHXH như ngày hôm nay, công tác phục vụ người dùng tin đã đóng góp một phần không nhỏ Nâng cao
chất lượng công tác phục vụ người dùng tin là khâu trọng tâm, trực tiếp
quyết định toàn bộ kết quả của hoạt động thông tin — thư viện Trên thực tế
Trang 10của hoạt động thư viện Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin, thường xuyên thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin là
một biện pháp trực tiếp tác động đến quá trình đổi mới và nâng cao chất
lượng hoạt động của Viện TTKHXH
Tuy nhiên, do những đòi hỏi mới trong thực tế hiện nay, công tác
phục vụ người dùng tin ở Viện TTKHXH đang bộc lộ nhiều bất cập Cho
đến nay, tại Viện TTKHXH, cách thức phục vụ người dùng tin chủ yếu vẫn
là phục vụ cho mượn đọc tại chỗ Cách thức phục vụ này đã không còn phù
hợp Kiểu phục vụ này đang hạn chế việc đưa tài liệu đến với người ding
tin đặc biệt là những người dùng tin bị cản trở bởi khoảng cách địa lý Việc phục vụ từ xa ban đầu mới chỉ thực hiện ở hình thức dịch vụ đặt photo tài liệu Tuy nhiên, cách phục vụ này vẫn chưa được tổ chức bài bản và mang
tính tự phát Sau khi hoàn thành đề án “Máng cao chất lượng quản lý và
phục vụ khai thác các kho tư liệu tại Thư viện KHXH, Viện TTKHXH", hàng loạt tài liệu được số hóa toàn văn ra đời Ngồi ra thơng qua trang http://opac issi.vass.gov.vn/ thi thư viện còn có thể phục vụ người dùng tin
tra cứu tìm kiếm từ xa thông qua mục lục Opac Tuy nhiên do hạn chế về
phương thức phục vụ, cho đến nay, các tài liệu số hóa, tài liệu trực tuyến
nói trên vẫn chưa thực sự đến được người dùng tin Việc phục vụ đọc trực
tuyến (Online) cho người dùng tin cũng đang được đề xuất để xây dựng và phát triển dựa trên nguồn tài nguyên vô cùng phong phú và đa đạng của
Viện đang được số hóa từng phần Bên cạnh đó, công tác điều tra nhu cầu
tin, tổ chức hội nghị NDT, tổ chức lấy ý kiến phản hồi nhằm nâng cao chất lượng cũng như các hoạt động triển lãm, thống kê NDT, giải đáp va các
dịch vụ thông tin chưa được thực hiện triệt để
Trước thực trạng trên, tôi mạnh dạn lựa chọn đề tài “Công ác phục vụ người dùng tin tại Viện Thông tin Khoa học xã hội” làm đề tài cho luận
Trang 112 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Hiện nay đề tài đề cập đến vấn đề công tác phục vụ người cũng đã có
một số công trình là các bài báo, khóa luận, luận văn của một số tác giả đề cập đến Cũng như cũng đã có một số đề tài luận văn đề cập đến Viện TTKHXH
Có thể phân chia theo nhóm như sau:
2.1 Các tài liệu nghiên cứu chung về công tác phục vụ người dùng tin Như đã nói ở trên công tác phục vụ người dùng tin là một hoạt động quan trọng của thư viện, qua đó đã có nhiều người quan tâm nghiên cứu
Trong những năm qua có thể kê đến như: Luận văn “Đổi mới công tác phục
vụ người dùng tin ở Thư viện Tp Hà Nội” của tác giả Nguyễn Bích Ngân bảo vệ năm 2000, với nội dung là thực trạng của công tác phục vụ NDT và giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ NDT của thư viện Tp Hà Nội Hay như Luận văn “Đổi mới phương thức phục vụ tại thư viện trường đại học Bách Khoa Hà Nội trong giai đoạn công nghiệp hóa - hiện đại hóa” của tác giả Phạm Thị Thu Hà bảo vệ thành công năm 2004 tại trường Đại học Văn hóa
Hà Nội, với nội dung là phân tích đánh giá thực trạng và những đổi số đôi
mới trong công tác phục vụ NDT tại một thư viện có NDT đặc thù là sinh
viên ở một trường Đại học lớn của cả nước Ngoài ra còn có thé kể đến luận
văn “Nâng cao hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin của Thư viện Quốc gia Việt Nam " của tác giả Nguyễn Xuân Dũng bảo vệ năm 2008 tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội Luận văn “Náng cao chất lượng phục vụ người dùng tin của thư viện tỉnh Nam Định" của tác giá Ngô Thị Thơm bảo vệ năm 2011 tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội; luận văn “Nâng cao hiệu quả công tác phục vụ người đọc của Thư viện TP Cần Thơ” của tác giả Phan Thị Thùy
Giang cũng bảo vệ thành công năm 2011 tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội Bên cạnh đó còn có một số các bài báo, bài tạp chí của các tác giả
Trang 12
trên các tạp chí chuyên ngành Tác giả Nguyễn Thị Thúy Cúc (2013), “Đổi mới công tác phục vụ NDT tại Thư viện Quân đội trong những năm gần day”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, số 1(39),r 66- 68 Hay như tác giả Hoàng Thị Dừa và Đặng Lương Duyên (2005), “Công tác phục vụ người
đọc ở Thư viện tổng hợp Thái Bình”, 7ạp chí Thư viện Việt Nam, số
2/2005, tr 26-27,
Hầu hết những luận văn, những bài báo, tạp chí này được viết về những vấn đề về công tác phục vụ người dùng tin, phục vụ NDT tại các cơ quan cụ
thể nơi các tác giả công tác
2.2 Cúc tài liệu nghiên cứu về Viện Thông tìn Khoa học Xã hội
Viện TTKHXH với giá trị của một cơ quan đầu ngành thư viện về
khoa học xã hội và nhân văn (KHXH&NV), là thư viện có vị trí đặc biệt
quan trọng [7, tr.9] đã có nhiều luận văn đề cập đến các giá trị, các khía cạnh khác nhau của Viện TTKHXH Có thể kể đến một vài luận văn như: “Công tác bồ sung tài liệu tiếng Việt của Viện Thông tin Khoa học Xã hội —
Trung tâm Khoa học Xã hội và nhân văn Quốc gia" của tác giả Bùi Thị Thái bảo vệ năm 1995 tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội, với nội dung về
công tác bỗ sung tài liệu tiếng Việt của Viện TTKHXH trong những năm
đầu thập niên 90 Đây là luận văn thạc sĩ thông tin thư viện đầu tiên của
cán bộ Viện TTKHXH Luận van “Da đạng hóa hoạt động sản phẩm và
dich vụ thông tin thư viện đáp ứng nhu cầu tin thời kỳ đổi mới tại Viện
Thông tin Khoa học xã hội” của tác giả Nguyễn Thị Thúy Nga bảo vệ năm
2007 tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội Gần đây nhất đó là như luận văn
“Bảo quản tài liệu tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội” của tác giả Đỗ Thị Ngọc Bích bảo vệ năm 2011 tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội, với nội
dung về bảo quản tài liệu của Viện Thông tin Khoa học Xã hội
Ngoài ra cũng còn có một số ấn phâm được viết về Viện TTKHXH như
Viện Thông tin Khoa học xã hội 20 năm xây dựng và trưởng thành (1995),
Trang 13Nxb Khoa học xã hội, Hà
i, dày 70t ; hay như cuốn Viện Thông tin Khoa học xã hội 30 năm xây dựng và trưởng thành (2005), Nxb Khoa học xã hội,
Hà nội, dày 374tr Gần đây nhất là cuốn Thư viện Khoa học Xã hội (2011),
Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, dày 392 do GS.TS Hồ Sĩ Quý và PGS.TS
'Vương Toàn chủ biên
Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề ta có thể thấy hiện nay có nhiều công,
trình nghiên cứu khoa học, các luận văn, các ấn phẩm nghiên cứu về vấn đề
công tác phục vụ người dùng tin Tuy nhiên, những công trình đó hầu hết đều đề cập đến vấn đề phục vụ người dùng tin gắn liền với từng cơ quan, đơn vị cụ thể của các tác giả công tác Còn các ấn phẩm liên quan đến Viện TTKHXH cũng là các ấn phẩm có nội dung giới thiệu về Viện TTKHXH
Cũng có một điểm đáng lưu ý đó là từ năm 2012 trở về trước Viện
TTKHXH vẫn ở số 26 phố Lý Thường Kiệt Từ tháng 10/2012 Viện TTKXH
đã được chuyển về số 1B Liễu Giai,Ba Đình, Hà Nội Thư viện Viện Thông tin
KHXH là một trong sáu thư viện có vị tri đặc biệt quan trong [7;T19], chính vì
vậy tại đây Viện TTKHXH được thụ hưởng những phần trang thiết bị tốt hơn rất nhiều khi ở địa chỉ cũ đã có lịch sử lâu đời là số 26 phó Lý Thường Kiệt, Hà
Nội Trên cơ sở đó thì thực trạng phục vụ người dùng tin càng được các cắp lãnh đạo Viện trưởng Viện TTKHXH cũng như lãnh đạo cơ quan chủ quản (cơ quan
cấp Bộ) là Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam quan tâm sâu sắc, phải nâng,
cao hơn nữa chất lượng phục vụ người dùng tin khi đến Viện TTKHXH sao cho
xứng đáng với sự quan tâm đầu tư của Đảng, Nhà nước cũng như xứng đáng với giá trị lịch sử của Thư viện KHXH - Viện TTKHXH
Như vậy, xét trong tình hình mới trong giai đoạn phát triển mới hiện nay đề tài “Công tác phục vụ người dùng tin tại Viện Thông tin Khoa học xã
hội ” là đề tài hoàn toàn mới
3, Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Trang 143.1 Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác phục vụ người dùng tin tại
Viện TTKHXH, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp có tính khả thi, nhằm nâng cao chất lượng trong hoạt động phục vụ người dùng tin nhằm thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động phục
vụ người dùng tin của Viện TTKHXH nói riêng và Viện HLKHXH Việt Nam nói chung
3.2 Nhiệm vụ cụ thể
Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác phục vụ người dùng tin
Đặc điểm của người dùng tin cũng như nhu cầu tin của người dùng tin
tại Viện TTKHXH
Nghiên cứu thực trạng của công tác phục vụ người dùng tin của Viện TTKHXH
Đề xuất những giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công
tác phục vụ người dùng tin của Viện TTKHXH, Viện HLKHXHVN
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu
Công tác phục vụ người dùng tin ở Viện TTKHXH 4.2 Phạm vi nghiên cứu
Công tác phục vụ người dùng tin tại Viện TTKHXH từ năm 2012 đến
nay (là thời điểm mà toàn bộ Thư viện KHXH chuyền từ nơi có lịch sử hơn
trăm năm nay tại 26 phố Lý Thường Kiệt tới địa điểm mới số 1B Liễu Giai),
Cụ thể là các phòng có chức năng phục vụ người dùng tin đó là phòng Công tác bạn đọc, Phòng Báo — Tap chí
5 Phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp luận
Trang 15Tác giả dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch
sử, các quan điểm, chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước về công tác phát triển văn hóa nói chung cũng như đi sâu vào phát triển thư viện
5.2 Phương pháp cụ thể
Một số phương pháp cụ thể: Phân tích và tập hợp số liệu quan sát, phỏng vấn bằng bảng hỏi, phỏng vấn trực tiếp, thông kê,
6 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tế của đề tài
6
nghĩa lý luận
Đề tài góp phần làm rõ cơ sở lý luận của công tác phục vụ người dùng,
tin, những biện pháp nâng cao chất lượng công tác phục vụ người dùng tin
Khang định rõ vai trò vị trí của thư viện trong đời sống văn hóa xã hội
6.2 Ý nghĩa thực tiễn
Những kết quả nghiên cứu, các giải pháp của luận văn có thể được xem xét, áp dụng nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin tại Viện
TTKHXH
Luận văn có thể được sử dụng làm tài liệu vụ người tham khảo cho những cá nhâm quan tâm đến công tác thư viện, công tác phục vụ người dùng
tin tại những thư viện có những nét tương đồng 7 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các từ ngữ viết tắt, các tài liệu
tham khảo, phụ lục và mục lục, nội dung chính của luận văn gồm 3 chương:
Chương I: Những vấn đề chung về công tác phục vụ người dùng
tin tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội
Chương 2: Thực trạng công tác phục vụ người dùng tin tại Viện Thông tin Khoa học xã hội
Chương 3: Những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ
người dùng tỉn tại Viện Thông tin Khoa học xã hội
Trang 17Chương I
NHUNG VAN DE CHUNG VE CONG TAC PHỤC VỤ
NGUOI DUNG TIN TAI VIEN THONG TIN KHOA HQC XA
1.1 Những vấn dé chung về công tác phục vụ người dùng tin
1.11 Khái niệm “người ding tin”
Trong cơ quan thông tin thư viện, các bước hoạt động chính đó là bổ sung tài liệu, xử lí tài liệu, lưu trữ tài liệu và tổ chức các dịch vụ phục vụ thông tin tài liệu cho người dùng tin Trong đó công tác phục vụ người dùng tin luôn được coi là khâu quan trọng nhất Công tác này có nhiệm vụ tuyên truyền hướng dẫn, phục vụ các dạng tài liệu, giúp cho người đọc lựa chọn và sử dụng tài liệu phù hợp với mục đích của mình Trong hoạt động thông tin — thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin luôn là nhiệm vụ trọng tâm đảm bảo cho cơ quan thông tỉn thư viện trở thành một môi trường thật sự thân thiện phục vụ các hoạt động nghiên cứu khoa học, việc học tập , tự nâng
cao trình độ cho mọi người dân Việc này còn là nhịp cầu nối giữa kho thông
tin tài liệu với NDT, là khâu cuối cùng nhưng đồng thời là khâu then chốt, là
mục đích cao nhất trong hoạt động thông tin thư viện hướng tới Kết quả của
khâu then chốt này chính là tiêu chuẩn, là thước đo để đánh giá chất lượng,
hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan thông tin thư viện
Người dùng tin là người sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình, là chủ thể của nhu cầu thông tin Người có nhu cầu thông tin chỉ trở thành NDT khi họ sử dụng thông tin trực tiếp hoặc thông qua các sản phẩm thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình
Người dùng tin là một trong bốn yếu tố cấu thành cơ quan thông tin thư
viện, là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin thư viện Đó là đối tượng
phục vụ của công tác thông tin thư viện Người dùng tin vừa là khách hàng
của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin
Trang 18mới, nhu vậy NDT cũng là những đối tác của các cơ quan TT-TV Người
dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin Họ như là yếu tố
tương tác hai chiều với các cơ quan TT-TV Điều đó được thể hiện trên khía
cạnh sau : Trước tiên NDT là người tiêu dùng các sản phẩm và dịch vụ thông tin Người dùng tin luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động các cơ quan
TT-TV sao cho hiệu quả và phù hợp nhất với nhu cầu của NDT Trong hoạt động của các cơ quan TT-TV muốn tồn tại và phát triển phải quan tâm đến nhu cầu của NDT Nhu cầu tin của NDT là nguồn gốc của các hoạt động của các cơ quan TT-TV Ta có thể thấy trong bốn yếu tố cấu thành thư viện thì
NDT là yếu tố trọng tâm So với các yếu tố còn lại đó là vốn tài liệu, cán bộ thư viện và cơ sở vật chất Thư viện chỉ có thể trở thành thư viện khi nó bắt đầu phục vụ NDT Người dùng tin đã đưa toàn bộ cơ chế của các mối quan hệ lẫn nhau giữa vốn tài liệu , cán bộ thư viện và cơ sở vật chất vào hoạt động,
Người dùng tin là trung gian, là cầu nói giữa các yếu tố trên
1.1.2 Khái niệm “công tác phục vụ người dùng tin”
Người dùng tin là người sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình, là chủ thể của nhu cầu thông tin Công tác phục vụ NDT là tổng thể các
biện pháp về tổ chức, các quá trình tâm lí sư phạm, đây là công việc khoa học
liên quan đến giáo dục, xã hội học và tâm lí học cá nhân Trong quá trình phát
triển những mối liên hệ đó đã hình thành những phương hướng mới trong lí luận của về công tác phục vụ người dùng tin
Tác giả Lê Văn Viết trong cuốn “Câm nang nghề thư viện ” [23, Tr 370]
cũng đã định nghĩa hoạt động phục vụ người dùng tin như sau “Phục vụ NDT
là hoạt động của thư viện nhằm tuyên truyền và đưa ra các dạng tài liệu hoặc
là bản sao của chúng, giúp đỡ người đến thư viện trong quá trình lựa chọn và sử dụng tải liệu đó Công tác này được xây dựng trên sự kết hợp các quá trình liên quan chặt chẽ với nhau của việc phục vụ thư viện, phục vụ thông tin tra
cứu” Trong thực tiễn hiện nay quá trình hoạt động của các cơ quan TT-TV
Trang 19thì đối tượng và mục tiêu phục vụ chính là NDT Công tác phục vụ NDT không chỉ giới hạn ở việc đưa tài liệu, thông tin cho họ, mà công tác phục vụ đó còn có những mối liên hệ chặt chẽ với các nhiệm vụ chính trị, xã hội, văn
hóa, kinh tế của đất nước, với hệ thống giáo dục quốc dân Nhiệm vụ của công tác phục vụ là tạo mọi điều kiện giúp cho NDT có thẻ tiếp cận và khai
thác nguồn thông tin đa dạng và phong phú không chỉ của chính cơ quan thông tin thư viện đó mà còn của các cơ quan TT-TV khác
Như vậy theo ý kiến của cá nhân trong luận văn ta có thể sử dụng định
nghĩa về công tác phục vụ người dùng tin một cách thống nhất và đầy đủ như
sau: 'Công tác phục vụ người dùng tin là một hoạt động của cơ quan thông tin
thư viện nhằm thúc đẩy, phát triển và thỏa mãn tối đa nhu cầu sử dụng thông
tin tài liệu của người dùng tin, thông qua việc tuyên truyền, hướng dẫn và
cung cấp tài liệu dưới các hình thức khác nhau Công tác phục vụ người dùng
tin có thể bao gồm các hình thức tô chức, phục vụ ở trong hoặc ngoài cơ quan
thông tin thư viện Công tác phục vụ người dùng tin chính là thước đo hiệu
quả hoạt động của mọi cơ quan thông tin thư viện 1.1.3 Các hình thức phục vụ người dùng tin
Thư viện có chức năng nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc;
thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ học tập, nghiên
cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân, góp phần nâng cao dân
trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
Công tác phục vụ người dùng tin với mục đích làm thỏa mãn nhu cầu
khai thác, tìm kiếm sử dụng tài liệu bằng nhiều hình thức khác nhau
-_ Hướng dẫn khai thác thông tin
-_ Tổ chức phục vu NDT
Trang 20~_ Công tác thông tin thư mục ~_ Phục vụ thông tin có chọn lọc
-_ Tuyên truyền giới thiệu sách, triển lãm
Ngoài ra một số phương thức phục vụ người dùng tin như phục vụ tại
phòng đọc tại chỗ, phục vụ tại phòng mượn về nhà, phục vụ ại phòng đọc tự chọn, phục vụ tại phòng đọc chuyên biệt, phục vụ tại phòng đọc điện tử phục vụ mượn liên thư viện
1.14 Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả công tác phục vụ người
dùng tin
1.1.4.1 Nguôn lực thông tin
“Trong các cơ quan TT-TV thì nguồn lực thông tin là yếu tố vô cùng quan
trọng, là tiền đề tạo nên mọi hoạt động của cơ quan thông tin thư viện, là cơ sở
để phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin nhằm thỏa mãn nhu cầu thông, tin của NDT Nguồn lực thông tin đa dạng phong phú phù hợp với nhu cầu tin của NDT chính là nền tảng là cót lõi cho sự phát triển của mỗi cơ quan TT-TV
Hiện nay đòi hỏi về nhu cầu thông tin của người dùng tin ngày càng đa dạng và phong phú hơn, không những về nội dung tài liệu mà còn cả về loại
hình tải tiệu, ngoài ra người dùng tin còn đòi hỏi về ngôn ngữ của tài liệu
Trước nhu cầu đó đòi hỏi các cơ quan thông tin thư viện phải có nguồn lực thông tin phong phú, đa dạng đề đáp ứng những nhu cầu đó Nguồn lực thông tin dồi đào chính là cơ sở là nền tảng để các cơ quan thông tin thư viện phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện để đáp ứng, thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của người dùng tin Ngược lại với những cơ quan thông tin thư
viện có nguồn lực thông tin nghèo nàn, it ỏi về nội dung, chủng loại, cũng như
ngôn ngữ của tài liệu thì rất khó khăn trong việc thỏa mãn nhu cầu tin của
người dùng tin, người dùng tin đến với những cơ quan thông tin thư viện này
khi không được đáp ứng sẽ có tâm lí thất vọng, và chắc chắn là không muốn
Trang 21quay lại đó Như vậy sự lôi cuốn người dùng tin của các cơ quan thông tin thư
viện này là rất kém Bất kì cơ quan thông tin thư viện nào cũng vậy, một khi
cơ quan thông tin thư viện mà không có người dùng tin đến khai thác thì sẽ không còn là cơ quan thông tỉn thư viện nữa
1.1.4.2 Trình độ của cán bộ thông tin - thư viện
Có thể nói “Cán bộ thư viện là linh hồn của thư viện” là người thực
hiện nhiệm vụ trọng tâm của thư viện, điều này được thể hiện qua một số
quan hệ sau
Đối với nguồn lực thông tin thì cán bộ thư viện tiến hành lựa chọn, thu
thập, bổ sung, xử lí, sắp xếp, bảo quản và khai thác cũng như tuyên truyền
giới thiệu chúng với người dùng tin Một cơ quan thông tin thư viện dù có
nguồn lực thông tin tốt đến đâu, nhưng nếu không có sự hoạt đông của các
cán bộ thư viện thì các tài liệu đó cũng không được lưu thông, vận hành đến với NDT thì giá trị của tài liệu đó sẽ không được sử dụng, đánh giá đúng mức, tài liệu không được lưu thông sẽ thành tài liệu “chết”
Đối với NDT, cán bộ thư viện phục vụ tài liệu theo yêu cầu của NDT, nghiên cứu tạo ra các sản phẩm và dịch vụ để thỏa mãn với nhu cầu của NDT
Cán bộ thư viện là cầu nói giữa NDT với nguồn lực thông tin của các cơ quan thông tin thư viện Thông qua các cán bộ thư viện thì NDT có thể tiếp xúc
dụng với các tài liệu, cũng như có thể sử sụng các sản phẩm và dịch vụ thông
tin thư viện
Đối với cơ sở vật chất kĩ thuật trong thư viện, cán bộ thư viện là người
vận hành, sử dụng và quản lí Một cơ quan thông tin thư viện có thể được
trang bị những cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại, nhưng những trang thiết bị cơ
sở vật chất đó chỉ có thể phát huy tác dụng, công năng tối đa giá trị chính là
nhờ sự vận hành, sử dụng quả lí hiệu quả của cán bộ thư viện Khi trang thiết
bị có vấn đề cũng chính cán bộ thư viện là người đầu tiên phát hiện ra và có
Trang 22những giải pháp khắc phục cụ thể, nhằm có thể sử dụng tốt nhất các trang thiết bị này 1.1.4.3 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ Bao gồm trụ sở, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của thư viện Đây
cũng là một yếu tố cũng rất quan trọng Hiện nay bên cạnh về nhu cầu về nội
dung, loại hình, hay ngôn ngữ tài liệu của NDT khi đến với các cơ quan thông
tin thư viện thì nhu cầu về cơ sở vật chất kỹ thuật cũng được NDT ngày càng
đòi hỏi cao Cơ sở vật chất của các cơ quan thông tin thư viện đòi hỏi ngày
càng hiện đại, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về âm thanh, ánh sáng, không khí 1.1.4.4 Sự đa dạng và chất lượng sản phẩm, dịch vụ thông tin-thư viện
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin càng đa dạng và phong phú nhằm thỏa mãn hơn nữa nhu cầu tin của NDT Nếu như trước kia các sản phẩm
và dịch vụ chỉ là mượn trả tại thư viện, photo tài liệu khi người dùng tin cần
Hiện nay NDT còn muốn có thé tim kiếm tài liệu không phải tới thư viện,
không bị giới hạn bởi không gian, khoảng cách địa lí Điều này đặt ra cho các
cơ quan thông tin thư viện là nâng cao chất lượng, đa dạng hóa các sản phẩm
dịch vụ thông tin thư viện nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của NDT 1.1.4.5 Hoạt động nghiên cứu nhu cầu tin
Hoạt động này đòi hỏi cán bộ thư viện nắm bắt các thị hiếu, nhu cầu
thông tin của người dùng tin, để nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm và
dịch vụ thông tin để thỏa mãn nhu cầu tin của NDT Việc nắm bắt các thị
hiếu, nhu cầu thông tin của người dùng tin phải nhanh chóng, kịp thời và chính xác Người dùng tin cần sản phẩm và dịch vụ gì thì mình nhanh chóng đáp ứng những sản phẩm và dịch vụ đó
1.1.5 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin Công tác phục vụ người dùng tin có một vị trí đặc biệt quan trọng, đây
là khâu trung tâm, trực tiếp quyết định đến kết quả hoạt động TT-TV Đây là
Trang 23khâu cuối cùng thực hiện luân chuyền tài liệu đến NDT, nhằm thỏa mãn NCT
của NDT Tùy theo mục dích, đối tượng phục vụ của cơ quan thông tin thư
viện, người ta có sẽ đưa ra các tiêu chí đề đánh giá chất lượng hoạt động phục vụ NDT của các thư viện Một số tiêu chí đánh giá chất lượng công tác phục
vụ NDT đó là:
1.1.5.1 Mức độ đáp ứng nhu cẫu tin
Nhu cau tin và hoạt động của thư viện có mối liên hệ khăng khít, tác động qua lại lẫn nhau Nhu cầu tin là nguồn gốc của hoạt động thư viện, nó
thúc đẩy hoạt động của thư viện, làm cho hoạt động ngày càng hoàn thiện hơn, hiệu quả hơn Động cơ hoạt động của thư viện là sự gặp nhau giữa
nhu cầu tin và tài liệu, thúc đẩy sự hoạt động của thư viện làm cho cán bộ
thư viện phải dựa vào các phương tiện tác nghiệp như : bổ sung tài liệu hợp
lí, các kĩ năng xử lí tài liệu, tổ chức bộ máy tra cứu, các sản phẩm dịch vụ
thông tỉ để đáp ứng nhu cầu tin Đây là quá trình tác động qua lại lẫn
nhau để hai yếu tố này cùng phát triển và hoàn thiện Mọi hoạt động của
thư viện đều hướng tới mục đích cao cả nhất là thỏa mãn tối đa nhất nhu
cầu tin của NDT Chính vì vậy mức độ đáp ứng nhu cầu tin là tiêu chí cơ
bản nhất để đánh giá chất lượng của hoạt động của thư viện mà trọng tâm
là công tác phục vụ NDT
1.1.5.2 Vòng quay của người dùng tin
Thư viện có vai trò quan trọng trong xã hội bằng cách tô chức việc sử dụng tài liệu mang tính tập thể cho xã hội một cách hợp lí nhất, hiệu quả nhất Hiệu quả của hoạt động thư viện phải được thể hiện bằng kết quả là
lôi cuốn ngày càng nhiều người đến với thư viện Mọi khâu công tác của
thư viện đều nhằm mục đích cuối cùng là phục vụ tốt nhu cầu của NDT
Điều này có tác động quan trọng trong việc thu hút ngày càng nhiều người
đến với thư viện
Trang 24
1.1.5.3 Vòng quay của tài
Nguồn lực thông tin, vốn tài liệu là tiềm lực là sức mạnh của thư viện
Nội dung của vốn tài liệu càng phong phú, loại hình của tài liệu càng đa dạng
thì khả năng đáp ứng nhu cầu tin càng cao và là sức hút đối với người sử dụng,
đến với thư viện Mức độ khai thác hiệu quả vốn tài liệu của NDT là tiêu
chuẩn dé đánh giả hiệu quả của công tác phục vụ NDT mà trước hết là chất
lượng của công tác bổ sung tài liệu Theo dõi việc sử dụng tài liệu là cơ sở để
thư viện hoàn thiện chính sách bé sung sao cho đáp ứng ngày càng tốt hơn
nhu cầu của NDT
1.1.5.4 Năng lực và thái độ phục vụ của cán bộ thông tỉn-thư viện Hoạt động thư viện đòi hỏi người cán bộ thư viện phải có tri thức
chuyên môn và các kĩ năng nghề nghiệp Kết quả lao động của cán bộ thư
viện phụ thuộc và các yếu tố thể lực, trí lực, khả năng tư duy, trạng thái tâm lí, thái độ nghề nghiệp của người cán bộ Tỉnh thần, thái độ phục vụ
của người cán bộ thư viện phải tạo sự thân thiện, nhã nhặn đối với NDT
đến với thư viện Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, đòi hỏi cán bộ thư
viện không ngừng trau dồi, nâng cao trình độ bản thân Bên cạnh đó áp lực
trong công việc cũng làm cho mỗi cá nhân dễ căng thẳng mệt mỏi, cáu gắt,
nên càng đòi hỏi thái độ phục vụ của cán bộ thư viện tốt hơn, nhã nhặn,
lịch sự, điều này tạo thiện cảm dé góp phần lôi cuốn NDT đến với thư viện,
quay lại thư viện
1.1.5.5 Khả năng đáp ứng về cơ sở vật chất, hạ tằng công nghệ thông tin
Cơ sở vật chất kĩ thật cũng là một trong bón yếu tố để hình thành nên thư viện Cơ sở vật chất kĩ thuật ngày càng đầy đủ hiện đại, thỏa mãn được
nhu cầu sử dụng của NDT cũng góp nào đó phần lôi cuốn NDT đến thư viện
trong thời đại hiện nay
Trang 25Ngoài các yếu tố trên trong khuôn khổ luận văn, tác giả còn khảo sát thêm những yếu tố có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác người ding
tin tại Viện TTKHXH như sau:
1.1.5.6 Mức độ cập nhật nội dung của tài liệu
Trong giai đoạn mới hiện nay, nhu cầu tin của người dùng tin đến với thư viện cũng đòi hỏi cao hơn Đòi hỏi không những về loại hình mà còn về
nội dung tài liệu Cao hơn nữa về nội dung tài liệu người dùng tin còn có nhu
cầu được cập nhật những tài liệu có nội dung mới, phù hợp với xu thế mới
Điều này trước tiên đặt ra cho người làm công tác bỗ sung tài liệu Tài liệu
được cập nhật nội dung mới một cách kịp thời đáp ứng nhanh chóng nhu cầu
của người dùng tin Điều này cũng chính là nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ người dùng tin đến với thư viện Qua đó lôi cuốn người dùng tin đến với thư viện, quay lại thư viện ngày càng nhiều hơn
1.1.5.7 Mức độ phù hợp nội dung tài liệu với nhu cầu thông tin
Trong hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện, nhất là trong công
tác phục vụ người dùng tin mỗi cán bộ thư viện đều luôn muốn đáp ứng nhanh chóng, kịp thời nhất nhu cầu của người dùng tin Lúc nào người cán bộ cũng muốn tài liệu cũng được đến tận tay người dùng tin một cách nhanh nhất có thể Tuy nhiên vì nhiều lí do khách quan hay lí do chủ quan mà đôi khi
người dùng tin nhận được tài liệu mà nội dung của tài liệu không phải là nội dung mà người dùng tin mong muốn sử dụng Lí do có thể từ phía các cán bộ
thư viện khi cập nhật từ khóa, nội dung, chủ đề tài liệu trong các CSDL đẻ
người dùng tin tra cứu chưa chính xác, cũng có thể do khi tra cứu thao tác của
cán bộ hay người dùng tin chưa chuẩn, cũng có thể do nhằm lẫn kí hiệu kho của tài liệu Đây là điều đáng tiếc, mà cả người cán bộ cũng như người dùng tin đều không muốn Điều đáng tiếc này đang được hạn chế đến mức thâp
nhất một cách tối đa Các cán bộ phục vụ người dùng tin, cũng như các cán bộ
Trang 26khác ở các khâu liên quan ngày càng chú trọng hơn nữa trong các công việc
chuyên môn của mình để sự sai sót ít xảy ra nhất Đảm bảo tài liệu đến tay
người dùng tin luôn có nội dung phù hợp với nội dung nhu cầu mà người
dùng tin mong muốn
1.1.5.8 Chất lượng các dịch vụ thông tin-thư viện
Trong hoạt động của các cơ quan TT-TV hiện nay, một trong những yếu tố để đánh giá hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin đó là chất lượng của các dịch vụ thông tin thư viện Người dùng tin khi đến với các cơ quan TT-TV đều
luôn muốn được sử dụng những dịch vụ thông tin thư viện tốt nhất, ưng ý nhất,
phù hợp với nhu cầu của mỗi cá nhân Kết quả của việc đánh giá chất lượng các
dịch vụ thông tin thư viện để các cơ quan TT-TV thấy được những ưu điểm,
cũng như những hạn chế còn tồn tại trong việc xây dựng các dịch vụ thông tin thư viện Qua đó để tiếp tục nâng cao chất lượng những dịch vụ thông tin thư viện được đánh giá tốt, khắc phục những chất lượng còn chưa tốt để nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ người dùng tin đến với Viện
1.2 Khái quát về Viện Thông tin Khoa học xã hội 1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Viện TTKHXH hiện nay được kế thừa những di sản từ Thư viện của Viễn Đông Bác Cổ Pháp (EFEO) được thành lập từ năm 1901 theo sắc lệnh của Toàn quyền Pháp Paul Doumer (1857-1932).{11,Tr,7] Thu viện được
xây dựng và phát triển theo kiểu khoa học kinh điển và hàn lâm Các nhà khoa học Pháp đã không tiếc công sức và tiền của để tìm kiếm khắp châu A,
đem về cho thư viện những tài liệu có một không hai Lúc đó, Thư viện
được nhận lưu chiều các tài liệu nghiên cứu về Đông Dương, thu thập các
loại hình tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học xã hội và nhân
văn, văn hóa có giá trị rất cao như thần tích — thần sắc, hương ước, sắc phong, tài liệu Trung Quốc cổ, tài liệu Nhật cổ, thư họa, các công trình
Trang 27nghiên cứu khoa học liên quan đến Đông Dương, các tạp chí, báo được xuất
bản ở Việt Nam.Năm 1957 phía những người Pháp cuối cùng ở EFEO đã bàn giao lại EFEO cho phía Việt Nam Khi Ủy ban Khoa học Nhà nước được thành lập năm 1958, Thủ tướng Chính phủ Phạm Văn Đồng đã ban
hành Quyết định số 040-TTG ngày 6/2/1960 về việc thành lập Thư viện
Khoa học Trung ương thuộc Ủy ban Khoa học Nhà nước, trên cơ sở của EFEO Đến tháng 4 năm 1968, Thư viện Khoa học Trung ương được tách làm hai là Thư viện Khoa học kỹ thuật Trung ương và Thư viện Khoa học xã hội (Thư viện KHXH).Ngày 8/5/1975 theo quyết định số 93/CP của Hội đồng Chính phủ, Thư viện KHXH đã sát nhập với Ban Thông tin Khoa học xã hội thành Viện Thông tin KHXH thuộc Ủy ban Khoa học xã hội Việt Nam (nay gọi là Việt Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam).Từ sau quyết định này, Thư viện KHXH hoạt động trong khuôn khổ chung của Viện TTKHXH Tên gọi này được sử dụng cho tới ngày nay
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ
Viện Thông tin Khoa học xã hội là tổ chức trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, có chức năng nhiệm vụ:
- Thông tin Khoa học xã hôi cho các cấp lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các cơ quan hoạch định chính sách, các tổ chức nghiên cứu và đào tạo, các
doanh nghiệp về những vấn đề cơ bản và xu hướng phát triển của thế giới,
khu vực và Việt Nam, về khoa học xã hội thế giới và Việt Nam
- Bảo tồn, khai thác và phát huy di sản truyền thống Thư viện khoa học xã hôi Xây dựng và phát triển Thư viện là Thư viện Quốc gia vẻ Khoa học xã hôi
- Chủ trì, điều phối và hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ thuộc lĩnh vực
thông tin và thư viện trong toàn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
Trang 28- Đào tạo, xây dựng và phát triển nguồn nhân lực thông tin và thư viện
khoa học xã hội
- Tổ chức nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về thông tin-
thư viện khoa học xã hội
~_ Dịch, biên soạn, xuất bản và cung cấp các sản phẩm thông tin Khoa
học xã hội (sách, tạp chí, chuyên đề, bản tin, tài liệu phục vụ lãnh đạo, tài liệu lý luận và nghiệp vụ về thông tỉin- thư viện ); Xây dựng báo cáo thông tin thường niên về Khoa học xã hội Việt Nam (Annual Report Vietnam
Social Sciences)
- Tổ chức và phát triển nguồn thông tin khoa học xã hội Xây dựng
Ngân hàng giữ liệu về thông tin cơ bản của khoa học xã hội Việt Nam Cập
nhật sách, báo, tạp chí, phần mềm ứng dụng, các dạng thông tin số, ảnh, băng, đĩa các loại Bảo quản, phục chế, số hóa, vi phim hóa sách, báo, tư
liệu của Thư viện Khoa học xã hội
~ Ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin trong hoạt động thông tỉn- thư
viện Tư vấn và hướng dẫn nghiệp vụ, điều phối hoạt động tin học hóa thư viện
trong toàn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
- Chủ trì, tổ chức các lớp đào tạo, bồi đưỡng, nâng cao trình độ nghiệp
vụ cho cán bộ thông tin thư viện và trong Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Tham gia đào tạo sau đại học trong lĩnh vực Khoa học luận, các khoa học Thông tin - Thư viện
- Hợp tác quốc tế về thông tin khoa học xã hội Phối hợp hoạt động thông tin và trao đôi ấn phẩm với các thư viện trong và ngoài nước theo quy
định của pháp luật
- Quản lý đội ngũ công chức, viên chức của Viện; quản lý tai chính, tài
sản của Viện theo quy định, chế độ của Nhà nước và của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
Trang 29- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
~ Viện Thông tin Khoa học xã hội có trụ sở chính đặt tại Thành phố Hà
Nội, tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: Institute of Social Science
Information
1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
Viện Thông tin Khoa học xã hội có Viện trưởng và các Phó Viện trưởng Viện trưởng Viện Thông tin Khoa học xã hội có Hội đồng Khoa học tư vấn khoa học cho Viện trưởng Tạp chí Thông tin Khoa học xã hội là cơ quan ngôn luận của Viện Thông tin Khoa học xã hội, là diễn đàn khoa học
của giới khoa học xã hội Tổ chức cấp Phòng có Trưởng phòng, Phó Trưởng
phòng và các cán bộ khác (xem sơ đồ 1.1)
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện TTKHXH
› o> —= :
Hội đồng lãnh đạo vin Thông Tin khoa Thông tin chính trị và những vấn
khoa học TTKHXI học đề chiến lược phát triển > ‘Théng tin kinh t [ Thông tín Nhà nước và pháp luật b L> 'Thông tin lịch sử dân tộc và tôn giáo |
| Thong tin van hava phat rin
|_ Thông tnxã hội và con người
Thông tin toàn cầu và khu vực
Lÿ a:
_ Thông tin ngữ vẫn Thư viện KHXH: "Nghiệp vụ thư viện
Ly :
Chi thich cv Bồ sung - trao đôi
Trang 30Công tác bạn đọc Báo - tạp chí
Xây dựng cơ sở dữ liệu - thư mục
"Nghiệp vụ thông Tin hoc hoa tin thư viện Phổ biến tin Phòng in Toa soan tap chi Biên tập trị sự tạp chi TTKHXH TTKHXH Quản lý Khoa học và Hợp tác Các phòng sự Quốc tế nghiệp Tổ chức — Hanh chính
'Viện TTKHXH bao gồm 5 khối phòng, ban, chức năng:
Khối phòng Thông tin khoa học (TTKH) ; khối phòng thư viện khoa
học xã hội ; khối phòng nghiệp vụ Thông tin — thư viện (TT-TV) ; khối Toà
soạn tạp chí, khối các phòng sự nghiệp
* Trong khối phòng Thông tin khoa học có 8 phòng:
1 Phòng Thông tin Chính trị và những vấn đề chiến lược phát triển Thông tin, nghiên cứu chính trị và những vấn đề chiến lược trong và ngoài nước Đánh giá những vấn dé chính trị và những vấn đề chiến lược
trong và ngoài nước có liên quan Thực hiện các nhiệm vụ, đề tài do Viện TTKHXH giao phó và chủ trì
2 Phòng Thông tin Kinh tế
Thông tin, nghiên cứu các vấn đề kinh tế và có liên quan đến kinh tế Việt Nam và thế giới Đánh giá các tiềm năng phát triển kinh tế giữa các
nước Triển khai thực hiện các hoạt động thông tin nghiên cứu, đề tài, nhiệm vụ khoa học về kinh tế Việt Nam và thế giới
Trang 313 Phòng Thông tin Nhà nước và Pháp luật
Thông tin, nghiên cứu các vấn đề nhà nước và pháp luật, và các vấn đề
có liên quan đến nhà nước, pháp luật tại Việt Nam và thế giới Triển khai thực
hiện các hoạt động thông tin nghiên cứu, đề tài, nhiệm vụ khoa học nhà nước
và pháp luật tại Việt Nam và thế giới
4 Phòng Thông tin Lịch sử, Dân tộc và Tôn giáo
Thông tin, nghiên cứu các vấn đề lịch sử, dân tộc và tôn giáo, các vấn đề có liên quan đến lịch sử, dân tộc và tôn giáo tại Việt Nam và thế giới Triển khai thực hiện các hoạt động thông tin nghiên cứu, đề tài, nhiệm vụ khoa học về lịch sử, dân tộc và tôn giáo tại Việt Nam và thế giới
5 Phong Thông tin Văn hoá và Phát triển
Thông tin, nghiên cứu các vấn đề văn hóa và phát triển văn hóa, các
vấn đề có liên quan đến văn hóa và phát triển văn hóa tại Việt Nam và thế giới Triển khai thực hiện các hoạt động thông tin nghiên cứu, đề tài, nhiệm vụ khoa học về văn hóa và phát triển văn hóa tại Việt Nam và thế giới
6 Phòng Thông tin Xã hội và Con người
Thông tin, nghiên cứu các vấn đề văn hóa và phát triển văn hóa, các
vấn đề có liên quan đến văn hóa và phát triển văn hóa tại Việt Nam và thế giới Triển khai thực hiện các hoạt động thông tin nghiên cứu, đề tài, nhiệm vụ khoa học về văn hóa và phát triển văn hóa tại Việt Nam và thế giới
7 Phịng Thơng tin Tồn cầu và Khu vực
Thông tin, nghiên cứu các vấn dé về phát triển tại các khu vue ving miền tại Việt Nam và thế giới cũng như các vấn đề có liên quan đến phát
triển tại các khu vực vùng miền tại Việt Nam và thế giới Triển khai thực hiện
các hoạt động thông tin nghiên cứu, đề tài, nhiệm vụ khoa học về phát triển vùng miền tại Việt Nam và thế giới
Trang 328 Phong Thông tin Ngữ văn
Thông tin, nghiên cứu các vấn đề văn học, ngôn ngữ học các vấn đề có liên quan đến văn học, ngôn ngữ học tại Việt Nam và thế giới Triển khai thực hiện các hoạt động thông tin nghiên cứu, đề tài, nhiệm vụ khoa học về văn học, ngôn ngữ học tại Việt Nam và thế giới
*Khối phòng Thư viện Khoa học xã hội bao gồm 7 phòng:
1 Phòng Nghiệp vụ thư viện
Nghiên cứu, đề xuất phương hướng nội dung và biện pháp phát triển
hoạt động thư viện Khoa học xã hội Tổ chức nghiên cứu những vấn đề lí luận nghiệp vu thư viện, làm báo cáo tổng quan về nghiệp vụ thư viện và hoạt
động thư viện Giúp Viện trưởng theo dõi sự vận hành của dây chuyền thư
viện, sự phối hợp giữa các phòng các bộ phân trong thư viện, nhằm phát hiện những thiếu sót,bất hợp lí nếu có và có những biện pháp kịp thời khắc phục Phối hợp với các phòng Công tác bạn đọc, phòng Báo tạp chí đề triển khai các hoạt động hướng dẫn người dùng tin khai thác sử dụng thư viện Làm đầu mối
để đề xuất tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ thư viện
2 Phòng Bồ sung - Trao đổi
Nghiên cứu xây dựng phương hướng nhiệm vụ kế hoạch phát triển bổ
sung và trao đổi sách, báo, tư liệu khoa học trong và ngồi nước Tơ chức sưu tầm, tuyển chon đặt mua, trao đổi, biếu tặng các tư liệu khoa học trong và
ngoài nước theo đúng diện bô sung của Viện Đăng kí nhận tài liệu nhận về và
bàn giao cho các phòng có liên quan để xử lí nghiệp vụ Tổ chức đăng kí cá
biệt các tư liệu khoa học mới nhập, quản lí số đăng kí cá biệt Xây dựng và
quản lí CSDL tài liệu bỗ sung, tô chức và bảo quản kho tài liệu trao đổi
3 Phòng Phân loại - Biên mục
Xử lí nội dung tài liệu sách các ngữ nhập về Thư viện KHXH: Phân
loại định từ khóa, định chủ đề tóm tắt, chú giải Xây dựng CSDL đối với các
Trang 33sách đã được xử lí hình thức và xử lí nội dung: Biên tập, biên mục 7 yếu tố,
nhập các kí hiệu nội dung (kí hiệu phân loại, chủ để, từ khóa, chú giải, tóm
tắt ) hiệu đính các biêu ghi CSDL Cập nhật các thông tin mới, các xu hướng
mới về ngành thư viện trên thế giới, tham gia biên soạn các tài liệu hướng dẫn
nghiệp vụ xử lí tài liệu: khung phân loại, quy tắc biên mục, hệ thống từ
khóa Nghiên cứu các vấn đề lí luận và thực tiễn về nghiệp vụ xử lí tài liệu
hiện đại để áp dụng vào Thư viện KHXH Hướng dẫn nghiệp vụ, đào tạo hướng dẫn nghiệp vụ xử lí tài liệu: quy tắc biên mục, phân loại, định từ khóa,
làm tóm tắt, chú giải theo nghiệp vụ thư viện
4 Phòng Bảo quản
Nghiên cứu, xây dựng phương hướng, nhiệm vụ kế hoạch bảo quản lâu dài các tư liệu khoa học tại Thư viện KHXH Xây dựng và bảo quản các kho
tài liệu Thông qua phòng Công tác bạn đọc, tiếp nhận yêu cầu mượn tài liệu,
cung cấp tài liệu cho người dùng tin, giao nhận tài liệu, vào sổ sách theo đúng
yêu cầu Vệ sinh sắp xếp kho tài liệu, vận hành các trang thiết bị trong kho
kiểm tra an toàn về cháy nỗ
5 Phòng Công tác bạn đọc
Tổ chức các hình thức, phương thức phục vụ người dùng tin, nhằm đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu sử dụng tư liệu khoa học của người dùng tin Tổ
chức cấp “thẻ bạn đọc” Hướng dẫn người dùng tin khi đến thư viện, hệ thống
mục lục, tra cứu Tiếp nhận và trả lời các yêu cầu của người dùng tin Tổ chức
tuyên truyền, giới thiệu sách, báo, trưng bày sách mới, triển lãm, tổ chức các
buổi nói chuyện giới thiệu sách nhằm thu hút người dùng tin đến thư viện Tiếp nhận các yêu cầu về sao chép tài liệu của người dùng tin Tổ chức việc nghiên cứu nghiệp vụ, tổng kết kinh nghiệm công tác, theo dõi đánh giá tình
hình người dùng tin đến thư viện về chất lượng, số lượng
6 Phòng Báo-Tạp chỉ
Trang 34Tiếp nhận và xử lí báo, tạp chí hàng ngày để phục vụ hàng ngày các loại báo tạp chí từ tắt cả các nguồn về thư viện Hướng dẫn người dùng tin tra
cứu thông tin liên quan đến các ngành khoa học xã hội và nhân văn trên trang OPAC của Viện Tổ chức và quản lí phòng đọc mở báo tạp chí Xây dựng
CSDL báo, tạp chí thường niên, hay đột xuất Tổ chức và bảo quan kho báo,
tạp chí Phục vụ người dùng tin yêu cầu
7 Phòng Xây dựng Cơ sở dữ liệu - Thư mục
Tổ chức thực hiện xây dựng các CSDL - thư mục theo nghiệp vụ thư viện và chủ trương của Viện Tổ chức biên soạn các loại hình thư mục cho
các đối tượng người dùng tin khác nhau Nghiên cứu, đánh giá, tổng kết các
vấn đề lí luận nghiệp vụ về xây dựng CSDL — thư mục Số hóa tài liệu Tổ
chức và bảo quản các kho tài liệu số
*Khối các phòng Nghiệp vụ thông tin - thư viện bao gầm 3 phòng
1 Phòng Tin học hoá
Quản trị hệ thống mạng nội bộ của Viện, Tích hợp và bảo trì CSDL
trên mạng đề phục vụ người dùng tin Quản lí hệ thống Internet Quan tri cng thông tin điện tử và phần mềm quản lí văn bản Tỏ chức hướng dẫn ứng dụng
CNTT trong công tác thông tin thư viện Quản trị và vận hành hệ thống máy
chủ, phần mềm quản lí thư viện tích hợp và trang OPAC 2 Phòng Phổ biến tin
Nghiên cứu và xây dựng phương hướng, nhiệm vụ, kế hoạch phô biến
hệ thông các ấn phẩm, và các dịch vụ thông tin thư viện Tổ chức tuyên
truyền, giới thiệu, quảng bá và cung cấp các ấn phẩm thông tin của Viện tới người dùng tin, thiết lập mạng lưới tiêu thụ các ấn phẩm thông tin Tổ chức
điều tra, khảo sát nhu cầu thông tin khoa học xã hội, tiếp nhận các thông tin phản hồi nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng, hình thức xử lí thông tin, hình
thức trình bày các ấn phẩm thông tin Thực hiện cắc vấn đề tài chính liên quan đến vấn đề phổ biến tin, tiêu thụ các ấn phẩm thông tin
Trang 353 Phòng In
Lập kế hoạch và thực hiện các kế hoạch in hàng năm của Viện, đảm bào chất lượng, số lượng, thời hạn in cho mỗi ấn phâm mà Viện quy định
* Khối toà soạn Tạp chí “Thông tìn Khoa học xã hội” gồm 1 bộ phận 1 Biên tập - Trị sự tạp chí Thông tin Khoa học Xã hội
Lập kế hoạch hoạt động hàng năm của Tạp chí, thực hiện đúng kế hoạch sau khi được phê duyệt Tổ chức biên tập, xuất bản, phát hành tạp chí
theo Giấy phép hoạt động, quy định của pháp luật về báo chí và sự chỉ đạo
của Tổng biên tập Phản ánh kịp thời các chủ trương chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước, sự chỉ đạo của chủ tịch Viện HLKHXHVN vẻ công tác
thông tin khoa học, thư viện Thông tin các kết quả nghiên cứu mới nhất về
KHXH&NV, về các hoạt động thông tin thư viện trong và ngoài nước
* Khối các phòng sự nghiệp bao gồm 2 phòng 1 Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác Quốc tế
Xây dựng các chương trình, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về hoạt động khoa học và hợp tác quốc tế Tổ chức, quản lí, giám sát tiến độ thực hiện các đề tài khoa học các cấp của Viện Làm đầu mối của Viện trong vai trò triển khai các hoạt động hợp tác, quan hệ quốc tế Thực hiện các nhiệm
vụ khác do lãnh đạo Viện giao phó 2 Phòng Tổ chức - hành chính
Thực hiện công tác tổ chức bộ máy, qui hoạch nhân sự, quản lý công chức, viên chức, người lao động Thực hiện công tác tài chính, kế toán, công tác văn thư hành chính, lễ tân Thực hiện công tác hành chính, quản trị, công tác thi đua khen thưởng Thực hiện các công tác khác khi có sự chỉ đạo của
Viện trưởng Viện TTKHXH
Hiện nay cơ cấu tổ chức tại Viện TTKHXH công tác thư viện về công
tác phục vụ người dùng tin có số điểm đáng chú ý như sau Công tác
Trang 36phục vụ người dùng tin trực tiếp là các cán bộ các phòng Công tác bạn đọc và phòng Báo - Tạp chí Các phòng này có quản lí phòng riêng và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Viện trong các hoạt động của phòng Do đó có thể
khẳng định công tác phục vụ người dùng tin tại Viện TTKHXH là chủ yếu tại
các phòng này Ngoài ra phòng Bảo quản chịu trách nhiệm quản lí, sử dụng,
vận hành phòng đọc chuyên biệt nếu có Các phòng khác không trực tiếp phục
vụ người dùng tin mà chỉ thực hiện các công tác chuyên môn theo quy định,
hay sự chỉ đạo của lãnh đạo Viện TTKHXH
VỀ cơ cấu nhân sự
Hiện nay tổng số cán bộ, công chức, viên chức trong biên chế của Viện
TTKHXH là 97 người (chưa tính hợp đồng) Các cán bộ chủ yếu được đào tạo theo các hệ chính quy theo các chuyên ngành, khoa học Thông tin — Thư viện, các ngành Khoa học xã hội và Nhân văn khác như, Kinh tế, Văn hóa, Văn học, Triết học, Ngôn ngữ học ; Khoa học tự nhiên: Vật lí, Toán học Trong đó có 1 Giáo sư, 2 Phó giáo sư, 2 Tiến sĩ, 49 Thạc sĩ (trong đó có 9 Thạc sĩ đang làm Nghiên cứu sinh) 35 cử nhân, (trong đó có 12 cử nhân đang học Cao học) Cán bộ trong khối thư viện hiện nay là 38 người, cán bộ trong các phòng
trực tiếp làm công tác phục vụ người dùng tin là 15 người
Đây là đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, có thâm niên công tác,
có kinh nghiệm, gắn bó với công tác Thông tin — Thư viện, cũng như các ngành trong lĩnh vực KHXH&NV Đội ngũ cán bộ được bồi dưỡng và từng bước nâng cao trình độ
1.3 Đặc điểm người dùng tin của Viện Thông tin Khoa học xã hội
Trong hoạt động của Thư viện bị chỉ phối của các yếu tố như: NDT, NCT, nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất kĩ thuật Trong đó NDT và NCT là
những yếu tố đóng vai trò quyết định NDT là thành phần không thẻ thiếu trong các hoạt động của bất kì một cơ quan TT-TV NDT và nhu cầu thông tin
Trang 37của họ là cơ sở để định hướng cho toàn bộ hoạt động thông tin của cơ quan
TT-TV Nắm vững nhu cầu thông tin đáp ứng kịp thời đầy đủ, chính xác nhu
cầu thông tin của NDT là một trong những nhiệm vụ của các cơ quan TT-TV nói chung cũng như của Viện TTKHXH
Người dùng tin tại Viện TTKHXH rat đa dạng và phong phú, bao gồm
các cán bộ xử lí thông tin của Viện TTKHXH, cán bộ của các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước, sinh viên của các ngành KHXH&NV
Mục đích của việc phân nhóm người dùng tin là để nghiên cứu nhu cầu tin
của họ Người dùng tin tại Viện TTKHXH hiện nay được chia là 4 nhóm chính: ~ Người dùng tin là cán bộ làm công tác quản lí
~ Người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy ~ Người dùng tin là sinh viên
~ Người dùng tin là các cán bộ hưu, người cao tuôi và các đối tượng khác Bang 1.1: tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội trong 5 năm (2010-2014) ống số người dùng tin làm thẻ đọc Năm Thẻ tạm thời Thẻ đọc Tong số thẻ 2010 110 224 334 2011 76 159 235 2012 24 137 161 2013 59 249 308 2014 45 248 293 Tổng số 314 1017 1331 Tỷ lệ % 23.6% 76 4% 100%
Trong 5 năm qua (2010-2014) đã có1331 người dùng tin đến đăng ký làm thẻ ở Viện TTKHXH (bảng 1.1) Thẻ tạm thời dành cho sinh viên năm thứ
3 và sinh viên năm cuôi
, còn thẻ đọc dành cho can bd Qua (bdng 1.1) chúng ta
Trang 38thấy phần lớnNDT là cán bộ quản lí, cán bộ nghiên cứu, giảng dạy và các thành
phần khác chiếm 76,4%, số NDT' là sinh viên chỉ chiếm 23,6% vì sinh viên năm
thứ 3 và sinh viêm năm cuối cùng
Bảng 1.2: Số lượng của các nhóm đối tượng người dùng tin làm thẻ đọc
tại Viện trong 5 năm (2010-2014) Năm Năm | Năm | Năm Năm | Tổng Nhóm , 2010 201 | 2012 | 2013 2014 số Quản lý 27 26 25 28 22 128 NC, GD 184 129 98 156 197 764 Sinh viên 110 76 24 s9 45 34 Đối tượng 13 4 14 65 29 125 khác 200 180 160 140 120 100 s0 60 40 20 197
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
#8 Quảnlý MINC,GO mSinhvién mB6i tượng khác
Trang 39Biểu đồ 1.2: Biểu đồ số lượng các nhóm đối tượng người dùng tin làm thé
tại Viện trong 5 năm (2010-2014) 1.3.1 Cán bộ lãnh đạo, quản lý
Nhóm cán bộ quản lí là nhóm có chiếm một tỉ lệ không lớn khoảng có 128 lượt cán bộ đăng kí là “thẻ đọc” chiếm 9.6% (xem bảng 1.3) lượt cán bộ quản lí đăng kí làm thẻ đọc tại Viện TTKHXH Tuy tỉ lệ không lớn nhưng đây lại là nhóm đối tượng đặc biệt quan trọng , vì họ là những người có nhiệm vụ
xây dựng đường lối, chính sách, chủ trương của Đảng, Nhà nước của các B
ngành, là người thực hiện các chủ trương chính sách của Đảng, Nhà nước
lãnh đạo tốt, nhóm người dùng tin này cần những thông tin, tài liệu đầy đủ kịp thời, nhanh chóng chính xác Bên cạnh công tác quản lí thì người dùng tin trong nhóm đối tượng này còn làm công tác nghiên cứu khoa học, là chủ nhiệm, tham gia các đề tài cấp
'Viện đến cấp Nhà nước Vì vậy, họ rất ít thời gian đến thư viện đề đọc tài liệu
gốc, họ thường được cung cấp thông tin theo đơn đặt hàng với Viện
TTKHXH.Các thông tin này thường ở dạng đã được chọn lọc, xử lí như “Tạp chí Thông tin Khoa học Xã hội” ;“Tài liệu phục vụ nghiên cứu” ;“Tin tham khảo đặc biệt”
Các cán bộ quản lí đều là những người có trình độ cao Số người đạt
trình độ từ Tiến sĩ trở lên là 100% và trên 50% có học hàm là PGS, GS.Các
cán bộ này đều là chủ nhiệm đề tài hoặc là cán bộ chủ chót đề thực hiện các đề tài cấp Viện, cấp Bộ, cấp Nhà nước
Bên cạnh đó các cán bộ quản lí này còn tham gia kiêm nhiện công tác đào tạo đại học, sau đại học ở các trường đại học, các học viện và các Viện nghiên cứu chuyên ngành
Về cơ cấu độ tuổi, theo thực tế khảo sát người dùng tin tại Viện TTKHXH các cán bộ quản lí ở độ tuổi đa dạng và đủ các lứa tuôi Lứa tuổi từ
Trang 4020 — 35 tuổi chiếm tỉ lệ 11.5% Độ tuổi từ 36 — 50 tuổi chiếm tỉ lệ 65.1%, lứa tuổi từ 51 — 60 tuổi chiếm tỉ lệ 23.1% Điều này thê hiện các cán bộ trẻ ngày
càng được tín nhiệm giữ các chức danh quản lí các cấp khác nhau từ phó trưởng phòng trở lên
Khả năng ngoại ngữ của cán bộ quản lí tương đối cao Ngoài tiếng Việt những cán bộ quản lí ở đây có thể sử dụng tốt từ 2 đến 3 thứ tiếng Họ thường tham gia các hội thảo trong nước và quốc tế, tiếp xúc với các chuyên gia nước ngoài Kết quả điều tra cho thấy hầu hết cán bộ quản lí đều biết từ 2 thứ tiếng trở lên Ngôn ngữ chủ yếu mà họ thường sử dụng là tiếng Anh 22%, tiếng Pháp 4.5%, tiếng Nga 49.3%, tiếng Trung Quốc 35.1% và một số ngôn ngữ
khác như tiếng Nhật, tiếng Hán Nôm
Đời sống vật chất của nhóm cán bộ quản lí tương đối ôn định Hầu hết đã lập gia đình và có thu nhập rất đa đạng, và đem lại thu nhập tương đối
Đây là một trong những điều kiện dé họ dành thời gian cho nghiên cứu, sử
dụng thông tỉn tải liệu
Đời sống tỉnh thần của nhóm cán bộ quản lí khá đa dạng và phong phú:
Đọc sách báo, xem tivi, nghỉ ngơi Ngoài ra họ còn tham gia các hoạt động văn hóa nghệ thuật, hoạt động xã hội và các hoạt động khác