Tự học microsoft excel

Chương I GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL I GIỚI THIỆU: Microsoft Excel chương trình ứng dụng thuộc Microsoft Office, công cụ mạnh để thực bảng tính chun nghiệp Cũng chương trình bảng tính Lotus, Quattro, , bảng tính Excel bao gồm nhiều tạo dịng cột, việc nhập liệu tính tốn Excel có điểm tương tự nhiên Excel có nhiều tính ưu việt có giao diện thân thiện với người sử dụng Hiện Excel sử dụng rộng rãi môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ cơng việc tính tốn thơng dụng, cơng thức tính tốn mà người sử dụng (NSD) khơng cần phải xây dựng chương trình II.SỬ DỤNG EXCEL Khởi động Excel Cách 1: Nhấp đôi chuột vào biểu tượng Excel hình (Nếu có) Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Excel MS Office Shortcut Cách 3: Từ Menu Start - Chọn Program - Chọn biểu tượng Microsoft Excel Cách 4: Từ Menu Start - Chọn Run - xuất hộp thoại: Nhập tên tập tin chương trình Excel (kèm theo đường dẫn đầy đủ) ® ấn OK Thốt khỏi Excel: Có nhiều cách: Cách 1: Chọn lệnh File - Exit Cách 2: Kích chuột vào nút Close tiêu đề cửa sổ Excel Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Khi đóng Excel, bảng tính chưa lưu trữ excel xuất thơng báo: " Do you want to save the change…?" ( Bạn có lưu lại thay đổi tập tin BOOK1 khơng?) Nếu chọn Yes: Lưu tập tin đóng Excel lại Nếu chọn No: Đóng Excel lại mà khơng lưu tập tin Nếu chọn Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát Excel Các thành phần cửa sổ Excel Thanh tiêu Thanh Menu Thanh Formatting Thanh Standard Ô hành Thanh Formula Tiêu đề cột Tiêu đề Vùng bảng tính Cũng gồm thành phần cửa sổ chương trình: - Thanh tiêu đề - Thanh thực đơn - Thanh cơng cụ: Đóng/ mở cơng cụ lệnh View - Toolbars - Thanh công thức: (Formula bar): Đóng mở cơng thức lệnh View - Formula bar - Dòng (Row): Tiêu đề dòng ký hiệu theo số thứ tự 1, 2, 3, …đến 65536 - Dòng (Column): Tiêu đề cột ký hiệu theo chữ cái: A, B, C đến IV (tối đa 256 cột bảng tính) - Ơ (Cell): Giao hàng cột Ô xác định địa ơ, ký hiệu Ví dụ: Ơ C5 vị trí cột C giao với dịng - Con trỏ ơ: có dạng hình chữ nhật bao quanh Ơ có chứa trỏ gọi ô hành Địa ô hành hiển thị Name box (phía bên trái Thanh cơng thức) nội dung chứa hiển thị phía bên phải cơng thức * Cấu trúc bảng tính Excel Mỗi tập tin Excel chứa nhiều bảng tính Mỗi bảng tính gọi Sheet (gồm 256 cột x 65536 dòng) Mỗi tập tin (book) chứa tối đa 255 Sheet Khi mở tập tin, Excel lấy tên tập tin Book1.xls trỏ nằm bảng tính Sheet1 CHƯƠNG II LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH I CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI TẬP TIN BẢNG TÍNH Lưu bảng tính -Chọn lệnh File - Save /hoặc nhấn Ctrl + S/ kích chuột vào nút Save công cụ -Xuất hộp thoại: Chọn đĩa, thư mục chứa tập tin Gõ tên tập tin + Mục File name: Gõ tên tập tin + Mục Save in: Chọn đĩa Folder chứa tập tin ® Xong ấn nút Save Mở tập tin mới: -Chọn lệnh File - New/ nhấn tổ hợp phím Ctrl + N/ ấn nút New cơng cụ Standard Mở tập tin có đĩa -Chọn lệnh File - Open/ nhấn tổ hợp phím Ctrl + O/ ấn nút Open cơng cụ Standard ® Xuất hộp thoại: + Mục Look in: Chọn thư mục chứa tập tin muốn mở Nội dung thư mục chọn xuất danh sách bên Nhấp đôi chuột vào tập tin muốn mở II.KHAI BÁO THÔNG SỐ MÔI TRƯỜNG Để khai báo định dạng cho kiểu liệu, trước làm việc với Excel ta nên xem lại phần khai báo thông số môi trường làm việc để thuận tiện việc nhập liệu vào cho định dạng qui ước máy Thao tác sau: Từ Menu Start - Chọn Control Panel ® Mở Regional Settings ® Xuất hộp thoại: + Phiếu Number: khai báo kiểu số Dấu phân cách thập Dấu phân nhóm số Dấu phân cách liệt kê · Decimal Symbol: Chọn dấu phân cách số thập phân · No, of digits after decimal: số chữ số thập phân · Digits grouping symbol: Dấu phân cách nhóm số · No, of digits in group: số chữ số nhóm · Negative sign symbol: dấu âm · Negative number format: dạng thức số âm · Display leading zeroes: dạng số nhỏ · Measurement system: Hệ thống đo lường · List separator: dấu phân cách liệt kê + Phiếu Currency: Hiệu chỉnh định dạng liệu tiền tệ Khai báo tương tự phiếu Number, ngồi cịn có thêm mục: · Currency symbol: Ký hiệu tiền tệ · Position of currency symbol: Vị trí ký hiệu tiền tệ Thay đổi ký hiệu tiền tệ + Phiếu Time: Hiệu chỉnh định dạng liệu · Time sample: Dạng hiển thị · Time style: Kiểu định dạng · Time separator: Dấu phân cách · AM symbol: Ký hiệu buổi sáng · PM symbol: Ký hiệu buổi chiều + Phiếu Date: · Calendar type: Loại lịch sử dụng · Short date style: ngày tháng dạng gọn · Long date: Dạng đầy đủ Khai báo xong ấn nút Apply ® OK Để khai báo Font cho Excel: Tại hình Excel, chọn lệnh Tools - Options, xuất hộp thoại: + Phiếu General: · Standard Font: Chọn Font · Size: Chọn cỡ ® OK ® xuất thông báo yêu cầu khởi động lại Excel để bắt đầu làm việc III THAO TÁC NHẬP LIỆU Nhập liệu -Muốn nhập liệu phải di chuyển trỏ đến -Nhập liệu bình thường kết thúc nhập phím Enter -Ngắt dịng ơ: dùng phím Alt + Enter Di chuyển trỏ ơ: -Dùng phím mũi tên/ phím Enter -Dùng chuột kích vào cần di chuyển đến -Tab / Shift Tab: dịch chuyển sang phải/ trái hình -Page Up/ Page Down: Lên /xuống hình Thay đổi kích thước cột/ hàng -Kéo chuột vách ngăn tiêu đề cột/hàng Câu 6: Tính Tổng cộng cho cột Câu 7: Thực thao tác định dạng cho bảng tính Cho bảng số liệu sau: BÀI THỰC HÀNH SỐ BẢNG LƯƠNG THÁNG - 2004 % CẤP 30% P H Ụ STT HỌ TÊN NC Hương Lan Tùng25 Vũ 28 27 25 ? LCB %BHXH 20% %BHYT 5% THỰC LÃNH ? ? ? 25000 30000 40000 20000 ? TỔNG CỘNG Yêu cầu: Câu 1: Nhập số liệu vào bảng tính Câu 2: Tính giá trị cho cột Phụ cấp, BHXH, BHYT biết giá trị cho cột tính Tỷ lệ phần trăm cột * Lương Lương = NC * LCB Chú ý: Có thể sử dụng cơng thức để tính cho cột cột lập cơng thức riêng Câu 3: Tính Thực lãnh = Lương + Phụ cấp - BHXH - BHYT Lương = NC * LCB Câu 4: Thực thao tác định dạng cho bảng tính BÀI THỰC HÀNH SỐ Cho bảng số liệu sau: BẢNG CỬU CHƯƠNG A B ? C D E F G H I J 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Yêu cầu: Chỉ sử dụng công thức ô B2, sau chép cho tất ô lại BẢNG TỔNG KẾT ĐIỂM THI HỌC KỲ II NĂM HỌC 2003-2004 A B C D E F G Điểm mơn thi i Tốn L ị c h N g o Tổn Họ tên Văn S T học sinh g sử ngữ 2 Dũng 7 Nam 7 Hà Phi 10 Hùng 4 Giang Hương 9 10 Văn 7 10 11 Yến 12 10 Anh 10 13 Điểm trung bình cao 14 nhất: Điểm trung bình thấp Tổng số học sinh xếp loại A 15 16 T H I J ịX ế p Điểm V TB thứ loại ? ? ? Yêu cầu: Câu 1: Tính cột Tổng: = Tổng Điểm mơn nhân với hệ số mơn Câu 2: Tính Điểm trung bình = Tổng điểm chia cho Tổng hệ số Câu 3: Tính Vị thứ Câu 4: Xếp loại cho học sinh dựa vào Điểm TB - Nếu Điểm TB >=9 xếp loại A - Nếu Điểm TB >=7 xếp loại B - Nếu Điểm TB >=5 xếp loại C - Cịn lại xếp loại D Câu 5: Tính Điểm trung bình cao nhất, thấp cho học sinh Câu 6: Tính tổng số học sinh xếp loại A BÀI THỰC HÀNH SỐ Cho bảng số liệu sau: BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN B C Hàng Anh Vu Trang STT Khách Khu Lan vực Doan Thanh TỔNG CỘNG A D E Số cũ 468 160 410 436 307 171 F G H I J Số Ðịnh mức Tiêu thụ T i ề n Thuê điện bao Phải trả 500 ? 230 509 630 450 205 ? ? ? ? ? ? ? ? Yêu cầu: Câu 1: Nhập số liệu vào bảng tính Câu 2: Tính cột Định mức, biết Nếu Khách hàng Khu vực 50, Khu vực 100 Khu vực 150 Câu 3: Tính lượng điện tiêu thụ biết Tieu thu = So moi - So cu Câu 4: Tính Tien dien biết Tien dien = Tieu thu * Don gia đó: - Nếu số KW Tieu thu = Cơng qui định xếp loại A - Nếu tháng nghỉ khơng q ngày thì xếp loại B - Còn lại xếp loại C Câu 3: Tính Tiền thưởng cho nhân viên biết Tiền thưởng dựa theo Xếp loại nhân viên (Trong Bảng Tiền thưởng) Câu 4: Tính cột BHXH = Lương * Tỷ lệ %BHXH tính cột BHYT = Lương * Tỷ lệ % BHYT Câu 5: Tính Thực Lĩnh = Lương + Thưởng - BHYT - BHXH - Tạm ứng Câu 6: Tính Tổng lương khối VP, Tổng lương khối SX Câu 7: Tính tổng số nhân viên nhóm VP: Đếm có nhân viên thuộc nhóm VP BÀI THỰC HÀNH SỐ 10 Cho bảng tính sau: BẢNG TÍNH TIỀN TRONG KHÁCH SẠN A B C D E F G H I J K L STT Ngày 20/05/2005 11 PHỊNG DỊCH VỤ TIỀN THANH TỐN NGÀY TỔNG TÊN ĐẾN SốĐGTTSốĐGTT tuần Tuần Tuần Ngày Ngày Ngày Dịch vụ 23 34 Hà Mậu 101-A 5Trung Vinh10/05/2005 07/05/2005 205-B 56 05/05/2005 109-C 67 07/05/2005 302-B Thanh 09/05/2005 108-C Dũng Thu Hoà 16/05/2005 207-A 14/05/2005 105-C 07/05/2005 301-C 10 Yêu cầu: Câu 1: Tính cột số tuần biết rằng: Số tuần = (Ngày - Ngày đến)/7 lấy phần nguyên Câu 2: Tính cột ĐG Tuần biết ĐG Tuần tính dựa theo Loại phịng (Bảng Giá theo Loại phịng) Kí tự bên trái Cột Phòng Dịch vụ thể Loại phòng A B C Loại phòng Giá tuần Giá 400ngày 70 12 280 50 13 200 35 14 15 Câu 3: Tính cột TT Tuần = Số tuần * ĐG Tuần Câu 4: Tính cột Số ngày = (Ngày -Ngày đến)/7 lấy phần dư Câu 5: Tính cột ĐG Ngày : Tương tự ĐG Tuần Câu 6: Tính cột TT Ngày = Số Ngày * ĐG Ngày Câu 7: Tính cột Dịch vụ:=(Ngày - Ngày đến)* Giá Dịch vụ ngày (Dựa theo Bảng Giá Dịch vụ Loại phịng Kí tự bên phải Cột Phịng Dịch vụ thể Loại phòng) D A 15 E B 10 FC5 12 13 Câu 8: Tính Cột Tổng = TT Tuần + TT Ngày + Dịch vụ BÀI THỰC HÀNH SỐ 11 Cho bảng tính sau: BẢNG TIỀN HỌC BỔNG A B C D E F Loại HB ABC Điểm thi Diện CS STT Tên Môn CSMôn CN1 7Môn CN2 8 9 D201 D202 10 N103 D404 D305 N206 5 11 12 13 G Mức HB 200000 100000 Tổng điểm H Tổng I Loại Học bổng Học bổng Yêu cầu: Câu 1: Tính cột Diện CS biết Cột STT gồm kí tự, kí tự thứ cho biết Diện CS Câu 2: Tính cột Tổng Điểm: Tổng điểm = Mơn CS + Mơn CN1 + Mơn CN2 + Điểm CS Trong đó: Điểm CS Diện CS 1, Điểm CS 0,5 Diện CS Còn lại Điểm CS Câu 3: Tính Cột Loại HB biết rằng: - Loại HB = A Tổng điểm >= 24 khơng có mơn nhỏ - Loại HB = B nếu: Hoặc Tổng điểm >= 24 khơng có mơn nhỏ Hoặc Tổng điểm >= 22 khơng có mơn nhỏ Diện CS - Còn lại Loại C Câu 4: Tính cột Học Bổng (Dựa vào Loại Học bổng tra cứu bảng Loại học bổng) Câu 5: Tính cột Tổng: Tổng tiền học bổng phát cho Loại học bổng BÀI THỰC HÀNH SỐ 12 Nhập vào bảng số liệu sau: AC B D E F PL Ngày công Xếp Loại Tiền Thưởng Lao động DH DH TV DH STT Tên CC TV DH CC TV22 21 20 20 21 22 19 18 22 7 10 Yêu cầu: Câu 1: Tính cột Xếp Loại: dựa vào số Ngày Công - Nếu Ngày Công >= 22 xếp loại A - Nếu Ngày Cơng >=20 xếp loại B - Nếu Ngày Cơng >=18 xếp loại C - Còn lại xếp loại D Câu 2: Tính cột Tiền Thưởng dựa vào Bảng Tiền thưởng sau: A B C D CC DH TV 12 500000 400000 300000 13 ABCD 300000 200000 150000 14 100000 0 15 0 16 BÀI TẬP PHẦN CSDL CHI TIẾT XUẤT NHẬP THÁNG BÀI THỰC HÀNH SỐ 13 12/2003 Cho bảng số liệu sau: A B C D E F MA HH SLN TTN SLX STT NGAY 02/02/2003 S12 50 02/02/2003 GHN 140 3 03/02/2003 S10 30 03/02/2003 GTQ 30 03/02/2003 S12 20 04/02/2003 GTQ 45 04/02/2003 GHN 75 05/02/2003 V12 70 06/02/2003 GTQ 45 10 35 11 10 06/02/2003 S10 60 12 11 07/02/2003 S10 50 13 12 07/02/2003 X30 50 14 13 08/02/2003 V24 14 10/02/2003 S12 60 15 45 16 15 10/02/2003 V12 25 17 16 10/02/2003 V24 40 18 17 12/02/2003 X30 50 19 18 12/02/2003 X50 25 20 19 15/02/2003 S10 30 21 20 15/02/2003 X50 G TTX H MA KH SG01 HN15 DN01 DN03 DN02 SG02 SG01 DN01 HN15 DN01 HP14 SG02 HU02 HP14 DN12 DN12 HP03 HU01 DN01 HP03 BẢNG ĐƠN GIÁ A B C MA HH GCO GHN GTQ23 S10 DVT S12 S16 S20 V12 V24 X30 X4 G 1000 viên 24 25 1000 viên 26 1000 viên Tấn 27 Tấn Tấn Tấn Tấm Tấm Tấn Tấn5 28 29 30 31 32 33 34 35 Yêu cầu: Câu 1: Nhập hai bảng vào Sheet1 Tính cột TTN biết rằng: TTN = SLN * ĐGN (ĐGN tra Bảng Đơn Giá dựa vào MA HH) Tính cột TTX biết TTX = SLX * ĐGX (ĐGX tra Bảng Đơn giá dựa vào MA HH) Câu 2: Thực Tổng hợp Dữ liệu theo mặt hàng Câu 3: Tiếp tục chép liệu từ Sheet sang Sheet để có CSDL tương tự Sau thực thao tác Lọc liệu theo yêu cầu sau: § Sử dụng Lệnh Data - Filter - AutoFilter - Yêu cầu 1: Lọc liệu chi tiết xuất nhập cho mặt hàng - Yêu cầu 2: Lọc chi tiết xuất nhập mặt hàng Sắt (mặt hàng Sắt có MA HH bắt đầu chữ S) - Yêu cầu 3: Lọc chi tiết hàng Nhập mà Khách hàng ĐN - Yêu cầu 4: Lọc chi tiết hàng xuất nhập từ ngày đến ngày 10/02/2003 Chú ý: Sau thực xong Yêu cầu trả liệu lại trạng thái ban đầu (hiển thị đầy đủ ghi) tiếp tục thực yêu cầu § Sử dụng lệnh Data - Filter - Advanced Filter - Từ liệu bảng tính(Sheet 3), tạo bảng liệu (cũng nằm Sheet 3) gồm liệu mặt hàng Nhập (Lúc TTX = 0) Khách hàng từ Đà Nẵng (MA KH bắt đầu chữ DN) Hướng dẫn: Tại Sheet tạo Bảng điều kiện lọc riêng nằm vị trí khác với Bảng liệu gốc, sau dùng lệnh Data - Filter - Advanced Filter để lọc BÀI THỰC HÀNH SỐ 14 Cho CSDL sau: A B C MA HH STT NGAY 02/02/2003 S12 02/02/2003 GHN 03/02/2003 S10 4 03/02/2003 GTQ 03/02/2003 S12 04/02/2003 GTQ 04/02/2003 GHN 05/02/2003 V12 06/02/2003 GTQ 10 11 10 06/02/2003 S10 12 11 07/02/2003 S10 13 12 07/02/2003 X30 14 13 08/02/2003 V24 15 14 10/02/2003 S12 16 15 10/02/2003 V12 17 16 10/02/2003 V24 18 17 12/02/2003 X30 19 18 12/02/2003 X50 20 19 15/02/2003 S10 21 20 15/02/2003 X50 D SLN 50 140 30 30 20 45 70 35 50 50 0 0 50 0 E TTN F SLX 0 0 0 75 45 60 0 60 45 25 40 25 30 G TTX H MA KH SG01 HN15 DN01 DN03 DN02 SG02 SG01 DN01 HN15 DN01 HP14 SG02 HU02 HP14 DN12 DN12 HP03 HU01 DN01 HP03 u cầu: Câu 1: Tính có khách hàng xuất nhập từ ngày 05/02/2003 trở Kết tính đựoc đặt D26 Câu 2: Tính tổng SLN khách hàng Đà Nẵng (những khách hàng có MA KH bắt đầu DN) Kết tính đặt ô B26 Câu 3: Cho biết SLN lớn khách hàng Huế (MA KH bắt đầu H) xuất nhập trước ngày 10/02/2003 Kết đặt ô E26 Hướng dẫn: Trước hết phải tạo vùng điều kiện bảng dưới, sử dụng hàm CSDL để tổng hợp theo yêu cầu 22 A 23 24 25 26 B MA KH DN* ? C D NGAY >=05/02/2003 E NGAY F MA KH