Tự học excel tron 24 giờ

Khoa CNTT - V§H Më Exce l I khëi động hình Excel 1.Khởi động Sau khởi động WINdows làm theo cách sau - Nháy chuột vào biểu tợng Microsoft Excel góc bên phải hình - Nếu dùng Win 3.1x, cửa sổ Microsoft Office đà mở chọn biểu tợng Microsoft Excel nháy đúp chuột - Nếu dùng Win 95, nháy vào Start / Program / Microsoft Excel 2.Màn hình a - Các thành phần hình Excel Màn hình Excel cửa sổ đà đợc phóng to trông gần giống hình Word, bao gồm thành phần sau : - Thanh tiêu đề (Title bar) : dòng hình, khởi động Excel ghi Microsoft Excel - Book1, ta đặt tên cho bảng tính, tên kèm theo phần mở rộng XLS thay từ Book1 - Các Menu, Công cụ, Định dạng giống nh Word Phần lớn biểu tợng có công dụng ý nghĩa nh Word, ý nghÜa cđa mét sè biĨu t−ỵng dïng riêng cho Excel đợc ghi trang - Thanh Công thức (Formula Bar) : dòng thứ năm hình hiển thị toạ độ (địa tên) «, nót hủ bá , nót lùa chän , néi dung liệu ô (ô có khung viền chung quanh) - Thanh Trạng thái (Status bar) : dòng cuối hiển thị chế độ hoạt động Excel : Ready : Đang sẵn sàng làm viÖc 2 Exce Exce KhoaKhoa CNTT CNTT - V§H - V§H l l Më MëEnter : §ang nhËp liệu hay công thức Pointer : Đang ghi công thức tham chiếu đến địa Edit : Đang điều chỉnh liệu hay công thức ô - Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs) : dòng Trạng thái, hiển thị tên bảng tính (khi chúng cha đợc đặt tên, ghi Sheet1, Sheet2, , Sheet16) Bên trái nút chuyển tới bảng tính - Thanh cuén Däc (Vertical Scroll Bar), cuén Ngang (Horizontal Scroll Bar) gièng nh− Word - Cưa sỉ B¶ng tÝnh (Worksheet Window) phần lớn dùng để nhập liệu, tính toán, vẽ đồ thị nh sau : Hộp Tên (Địa chỉ) Nút chọn toàn bảng tính Tên cột Con trỏ ô Số thứ tự hàng Mốc điền Nút chuyển tới bảng tính Thẻ tên bảng tính Bảng tính tạiThanh thẻ tên bảng tính b - Các thành phần cửa sổ Bảng tính : - Cột (Column) : Là tập hợp ô bảng tính theo chiều dọc đợc đánh thứ tự chữ (từ trái sang phải A, B, C, AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột) Ngoài bên trái nút chọn (đánh dấu khối) toàn bảng tính - Hàng (Row) : Là tập hợp ô bảng tính theo chiều ngang đợc đánh thứ tự số từ đến 16.384) - ô (Cell) : Lµ giao cđa mét cét vµ mét hµng Địa ô đợc xác định cột trớc, hàng sau, ví dụ C4, AB25 ô : Là ô có khung viền chung quanh với chấm vuông nhỏ góc phải dới (Mốc điền) hay gọi Con trỏ ô (sau gọi tắt trỏ) Toạ độ ô đợc hiển thị Công thức - Con trỏ bàn phím : Là vạch đứng | nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự đợc chèn vào - Con trỏ chuột có dạng sau : Dấu : dùng để đa trỏ ô vị trí ®ã DÊu  : dïng ®Ĩ chän lƯnh, biĨu t−ỵng cuộn bảng tính c - Dịch chuyển trỏ ô Bảng tính theo sau cách : - Trỏ chuột vào ô cần chuyển tới, bấm nút trái - ấn phím mũi tên : chuyển tới hàng, cột lân cận ã PgUp, PgDn : lên xuống hình ã Home : Về ô A1 ã Tab : Sang phải hình ã Shift + Tab : Sang trái hình ã End + Home : Đến ô cuối bảng tính - F5, địa ô, : Về ô đó, ví dụ để nhanh ô H22, ta Ên phÝm F5, gâ H22 råi Ên ↵ Chó ý : Các thao tác có dấu ã thực đợc chọn lệnh Tools, Option, Transition, điền dấu ë tuú chän Transition Navigation Keys 3.Ra khái Excel theo mét c¸c c¸ch sau : - Chän File, Exit - ấn Alt + F4 - Nháy đúp chuột dấu trừ góc trái hình để trở Windows 3.x - Nháy vào dấu góc phải hình để trở Windows 95 ý nghĩa biểu tợng công (ToolBar) Help : Trỵ gióp Tip Wizard : Gỵi ý Zoom Control : Phãng to, thu nhá b¶ng tÝnh Drawing : Vẽ hình Texbox : Hộp văn AutoSum : TÝnh tỉng Function Wizard : Gäi hµm Sort Acsending : Sắp xếp tăng Sort Decsending : Sắp xếp giảm Chart Wizard : Vẽ đồ thị ý nghĩa biểu tợng định dạng (Formating) Font Color : Mầu chữ Color : Mầu Borders : Đờng viền Decrease Decimal : Bớt 1sõ thập phân Increase Decimal : Tăng thêm 1sõ th.p Comma Style : Dấu tách nghìn, triệu, tỷ Percent Style: Nhân với 100 điền dÊu % Currency Style : §iỊn dÊu tiỊn tƯ Center Accross Columns : Căn vào nhiều ô ý nghĩa thành phần công thức (FormULA BAR) Hộp Tên (Địa ) ô Nội dung ô Nút gọi hàm Nút huỷ bỏ nội dung vừa gõ Nút điền nội dung vừa gõ II.các thao tác với bảng tính 1.Lu (ghi) bảng tính lên đĩa Chọn biểu tợng Save mục File, Save Nếu lần thực thao tác với bảng tính, ta phải gõ vào tên cho bảng tính ô File Name theo quy tắc đặt tên tƯp cđa DOS, Excel sÏ tù g¸n kiĨu XLS cho Tên bảng tính xuất tiêu đề cửa sổ Sau trình làm việc, ta thờng xuyên ghi bảng tính lên đĩa cách mà không cần đặt tên cho Nếu ta cần lu giữ bảng tính với tên khác, chọn mục File, Save As đặt tên cho 2.Mở bảng tính đ có đĩa Chọn biểu tợng Open mục File, Open Xuất hộp thoại Open với danh sách bảng tính khung File Name đợc xếp theo thứ tự A,B,C Ta chọn tệp cần thiết chọn OK Nếu bảng tính ta cần lại đĩa khác th mục khác, ta chọn đĩa từ ô Drives, nháy đúp th mục cần thiết khung Directories Excel có cách mở bảng tính khác: chọn mục File, xuất Menu dọc với danh sách 4* bảng tính làm gần nhÊt ë phÝa d−íi Ta chän tƯp cÇn thiÕt tõ danh sách Danh sách bảng tính nhiều tuỳ thuộc vào ngời cài đặt 3.Đóng bảng tính Trớc chuyển sang bảng tính khác làm việc khác, phải ghi tệp lên đĩa sau đóng cách chọn mục File, Close Nếu quên cha ghi tệp lên đĩa, Excel hỏi : Do you want to save change to XLS ? Chọn Yes để ghi lại, No để không ghi thay đổi vừa tạo cho bảng tính 4.Chèn thêm bảng tính - Insert / Worksheet, - Nháy nút phải chuột thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt (sau quy ớc gọi thao tác [Menu tắt], chọn Insert Worksheet 5.Xoá bớt bảng tính - Edit, Delete Sheet, - [Menu tắt], Delete sheet 6.Đổi tên bảng tính - Nháy đúp vào thẻ tên (tức vào tên bảng tính, sau quy ớc gọi thẻ tên) thẻ tên Format / Sheet / Rename [Menu tắt], Rename - Gõ vào tên mới, OK 7.Sao chép / Chuyển bảng tính Cách 1: Giữ Ctrl kéo thả thẻ tên thẻ tên khác (Sheet khác) Nếu không giữ Ctrl bảng tính đợc chuyển Cách 2: Edit, Move or Copy Sheet Chọn vị trí đặt bảng tính trớc bảng tính khung Before Sheet Nếu đánh dấu chọn vào Creat a Copy, Excel chép bảng tính không chuyển * Con số khác, tuỳ thuộc vào việc chọn Tools, Options, Recently Used Files List d - Xo¸ mét dÊu ngắt trang: - Chọn ô phía dới dấu ngắt trang ngang bên phải dấu ngắt trang däc - Insert, Remove Page Break e - Xoá tất dấu ngắt trang: - Chọn toàn bảng tính - Insert, Remove Page Break 5.Lặp lại tiêu đề bảng tính sang trang bảng tính lớn, sang trang, để tránh phải gõ lại tiêu đề, ta làm nh sau : - Chän File, Page Setup - Chän Sheet, xuÊt hiÖn hộp thoại sau : - Nếu cần lặp lại hàng tiêu đề, khung Rows to Repeat at Top ®iỊn vµo sè thø tù cđa chóng VÝ dơ, ë tập trang 72, để sang trang, tiêu đề TT Họ tên CV hàng bảng tính đợc lặp lại, ta điền vào $2:$2 (bằng cách gõ trực tiếp dùng chuột chọn ô hàng đó) - Nếu cần lặp lại cột bên trái bảng tính khung Columns to Repeat at Left điền vào số thứ tù cđa chóng VÝ dơ, ë bµi tËp trang sau chèn dấu ngắt trang dọc cột K, ta muốn trang đầu in cột từ TT Họ tên đến Tạm ứng (từ cột A đến cột I ), trang sau in cột TT Họ tên cột Còn lại, ta điền vào $A:$B (vì cần lặp lại cột TT Họ tên) cách gõ trực tiếp dùng chuột chọn ô hàng cét ®ã - Chän OK Ta chØ thÊy tiêu đề lặp lại chọn biểu tợng Print Preview (kính lúp) in giấy 6.Không in lới có sẵn bảng tính Để Excel in khung cho ô ta kẻ mà không in lới có sẵn cho ô khác bảng tính, ta lµm nh− sau : - Chän File, Page Setup - Chọn Sheet - Bỏ dấu chọn x ô Grid - OK xi in Tr−íc in nªn : - Chọn mục File, Print Preview (hoặc biểu tợng Print Preview) để xem bố cục (hình thù) bảng tính - Kiểm tra xem máy in đà sẵn sàng cha (đà nối với máy tính cha, đà bật cha, đà nạp giấy cha v.v ) Để in toàn bảng tính, chọn biểu tợng Print công cụ Để in phần bảng tính : - Chọn mục File, Print xt hiƯn hép tho¹i sau : Selections : In mét khối đà đợc chọn trớc Selected Sheet(s) : In nhóm bảng tính Entire Workbook : In toàn tập bảng tính Pages : In dÃy trang : điền vào số thứ tự trang đầu d·y « From, sè thø tù cđa trang ci ô To - Chọn OK xII làm việc với nhiều bảng tính -Lần lợt mở bảng tính Trên hình bảng tính đợc mở sau Để chuyển sang làm việc với bảng tính khác : - Chọn Window, Excel liệt kê bảng tính mở với số thứ tự chúng, tên bảng tính chứa trỏ có dấu bên trái - Chọn bảng tính mà ta cần chuyển tới (hoặc gõ số thứ tự bảng tính đó) Muốn cho tất bảng tính hình : -Chän Window, Arrange Xt hiƯn hép tho¹i Arrange Windows Chän mục Để xếp cửa sổ bảng tính Title Phủ kín hình Horizontal Theo chiều ngang Vertical Theo chiều dọc Cascade So le - Để chuyển sang bảng tính nào, kích chuột cửa sổ bảng tính ấn Ctrl+F6 Ta thực thao tác với cửa sổ nh : xếp lại, thay đổi kích thớc, đóng v.v Có thể copy, chuyển khối từ bảng tính sang bảng tính kh¸c (xem c¸c thao t¸c víi khèi ë trang 13) Khi không cần bảng tính ta nên đóng lại (để giải phóng bớt nhớ) cách chuyển bảng tính đó, chọn File, Close đóng cửa sổ bảng tính lại xiii trao đổi thông tin với word 1.Chuyển kết Excel cho Word Theo bớc sau : - Chọn miền liệu bảng tính cần chuyển cho Word (xem cách đánh dấu khối trang 13) Nếu đồ thị cần trỏ chuột vào lòng nó, ấn nút trái, xuất chấm vuông cạnh góc khung - Chọn biểu tợng Copy công cụ mục Edit, Copy Nếu không cần làm việc với Excel nữa, thoát khỏi chơng trình (xem trang 4) Nếu ta đa vào nhớ khối lớn, hÃy trả lời Yes cho câu hỏi Save Large Clipboard From ? - Khởi động Word (nếu cần), Word ta mở tài liệu đa trỏ vị trí cần thiết, sau làm theo hai cách sau : Cách : Chọn biểu tợng Paste công cụ mục Edit, Paste Cách : Chän môc Edit, Paste Special, Paste Link Sù khác cách dán : Bằng cách 2, thay đổi đối tợng Excel đợc phản ảnh Word Trong cách sửa đổi không đợc phản ảnh Chú ý : Không thể đa đồng thời lúc bảng tính đồ thị sang cho Word đợc Ta phải thực thao tác lần lợt cho loại 2.Chuyển bảng đ gõ Word cho Excel Khả tính toán bảng Word yếu Nêú cần tính toán bảng đà đợc gõ Word, nên chuyển chúng cho Excel theo bớc sau : - Trong Word, chọn toàn bảng đà gõ - Chọn biểu tợng Copy công cụ mục Edit, Copy Nếu không cần làm việc với Word nữa, ta khỏi chơng trình Nếu ta đa vào nhớ khối lớn, hÃy trả lêi Yes cho c©u hái Save Large Clipboard From ? - Khởi động Excel (nếu cần), Excel mở bảng tính đa trỏ vị trí cần thiết, , sau làm theo hai cách sau : Cách : Chọn biểu tợng Paste công cụ mục Edit, Paste Cách : Chän mơc Edit, Paste Special, Paste Link B»ng c¸ch 2, thay đổi đối tợng Word đợc phản ảnh Excel Trong cách sửa đổi không đợc phản ảnh thực hành Bài Lập bảng doanh thu sau : A B C D E F Dù tÝnh thu nhËp năm 1997 công ty X Hạng Bán : Chi phi : Lơng Trả lÃi Nhà Quảng cáo t Vật 10 Tổng chi : 11 Thu nhËp: 12 Qóy 13 Tíi qóy Qóy I Qóy II Qóy III Qóy C¶ 1400 1500 1600 2400 6900 G VN§ 200 200 200 200 800 120 140 150 160 570 0600 0600 0600 0600 2400 900 200 170 400 860 0 0 400 420 450 500 1770 0 0 870 1020 1030 1320 4240 0 0 530 480 570 1080 530 1010 1580 2660 Tû gi¸ 11.0 0 0 00 - Không gõ liệu cột F, G hàng 10,12,13 Cách tính nh sau : Cả năm = Các quý, ô F3 gõ = SUM(B3:E3) Tổng chi = Các mục chi, ô B10 gõ = SUM(B5:B9) Thu nhập Quý = Bán - Tổng chi, ô B12 gâ = B3-B10 Thu nhËp tíi q= L kÕ c¸c quý trớc, ô B13 gõ = B12 ô C13 gâ = B13+C12 copy c«ng thøc tõ « C13 sang D13:E13 - Chèn thêm hàng vào hàng để tính % tiền bán đợc quý so với năm - Trong cột G tính tiền bán đợc tiền chi phí quy tiền Việt theo tỷ giá ghi ô cuối bảng (ô G13) - Vẽ đồ thị : tiền bán đợc quý số liệu mục chi tiền bán đợc tổng chi quý Bài LËp b¶ng kÕt qu¶ thi sau : A B TT 10 11 12 13 14 15 10 C D E F G H I kÕt qu¶ thi ci kú - líp tin học sở Tên Ngày Tu sinh ổi Hùng 30/01/7 Bình 21/08/7 Vân 12/11/7 Bình 15/06/7 Doan 05/12/7 h Loan 18/09/7 Anh 23/04/6 Thu 01/05/7 Bình 26/02/7 Ngân 12/05/7 Cao Trung bình Thấp Gt Toán Tin Trun g Na bìn 5.5 m Nữ 7 7.0 N÷ 8.5 N÷ 10 9.5 Na 6.5 m N÷ 4.5 Na 7.5 m N÷ 4.0 Na 7.0 m N÷ 10 9.0 10 10 9.5 6.6 7.2 6.9 3.0 4.0 4.5 XÕ p th J XÕp loại Trung bình Khá Giỏi Xuất sắc Trung bình Kém Khá Kém Khá Giỏi - Không gõ liệu cột A, D, H, I, J hàng 13, 14, 15 - Đánh số Thứ tự - Tính Tuổi : =YEAR(TODAY( ))-YEAR(C3) - Tính Điểm Trung bình = AVERAGE(F3:G3) - Tính giá trị cao (MAX), trung bình (AVERAGE), thấp (MIN) cột Tuổi, điểm Toán, Tin, Trung bình - Xếp thứ = RANK(H3,$H$3:$H$12) - Xếp loại theo Điểm trung bình theo thang điểm sau : Kém Trung bình 7Khá Giỏi 9.5 Xuất sắc cách : + dùng hàm IF = IF(H3>=9.5,"Xuất sắc",IF(H3>=8,"Giỏi",IF(H3>=7,"Khá", IF(H3>=5,"Trung bình", "Kém")))) + dùng hàm HLOOKUP VLOOKUP (trang 37) - Đánh lại thứ tự xếp thứ - Sắp xếp danh sách theo ABC Tên học viên, ngời trùng tên xếp ngời có điểm Trung bình cao lên - Đa nhóm danh sách xếp loại (Giỏi, Khá, Trung bình, Kém) số học viên loại Tính xem loại chiếm phần trăm tổng số Bài Lập bảng lơng sau, ý không gõ số cột từ F đến K A B C D E F G H I K C¬ quan X TT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 10 Họ tên CV LCB Ng Văn Dũng Trần Mai Lan Vũ Tú Nam Lê Đình Hng Văn Lộc Phạm Trần Tuấn Anh Lý Thông Nguyễn Ba Đỗ Văn Xuân Trần Văn Hợp TP NV PP BV PG NV GĐ PP BV TP 160 120 140 110 170 100 200 150 100 170 bảng lơng tháng 12 - 1996 NC PC Lơn Thu Tạ nhậ m CV g 25 350 4000 4350 2000 0 21 0 2520 2520 1700 0 24 300 3360 3660 2000 0 0 25 100 2750 2850 1900 15 400 2550 2950 2000 0 25 0 2500 2500 1700 0 25 500 5000 5500 2000 18 300 2700 3000 2000 0 17 100 1700 1800 1200 0 20 350 3400 3750 2000 0 0 CV PCCV G§ 5000 PG 4000 TP 3500 PP 3000 NV BV 1000 Còn lại 2350 0820 1660 0950 950 800 3500 1000 0600 1750 C«ng thøc tÝnh nh− sau : L−¬ng = L−¬ng c¬ (LCB) x Số ngày công (NC), ô G3 gâ: = D3*E3 2.Phơ cÊp chøc vơ (PCCV) ghi t¹i miền F14:G20 Để tính PCCV cho ngời, ta làm nh sau : - Đặt tên cho miền F15:G20 BangPCCV - Tại ô F3 gõ : = VLOOKUP(C3, BangPCCV, 2, 0) Vì cột thứ Bảng PCCV không xếp tăng dần nên phải thêm tham biến thứ t (sè 0) cho hµm Cã thĨ thay sè nµy b»ng ch÷ False Thu nhËp = Phơ cÊp chøc vơ + Lơng, ô H3 gõ công thức: = F3 + G3 Cách tính Tạm ứng nh sau : Mỗi ngời tạm ứng 2/3 số lơng (làm tròn đến hàng nghìn), số tiền tạm ứng tính > 20000 lấy 20000 ô F3 gõ công thức : =MIN(20000,ROUND(2/3*H3,-3)) Còn lại = Thu nhập - Tạm ứng, ô K3 gõ : I3-H3 4.Trong câu 2, thay hµm VLOOKUP b»ng hµm HLOOKUP mơc lơc I khởi động hình Excel 1.Khëi ®éng 2.Màn hình 3.Ra khái Excel II thao tác với bảng tính 1.Lu (ghi) bảng tính lên đĩa 2.Mở bảng tính đà có đĩa 3.Đóng b¶ng tÝnh 4.Chèn thêm bảng tính 5.Xoá bớt bảng tính .5 6.Đổi tên bảng tính 7.Sao chÐp / Chun b¶ng tÝnh 8.Tách bảng tính 9.ẩn lại bảng tính 10 B¶o vƯ b¶ng tÝnh 11 Chän nhiỊu b¶ng tÝnh IIi Xử lý liệu bảng tính 1.Các kiểu liệu 2.C¸c toán tử công thức 3.NhËp d÷ liƯu 4.Sửa, xoá liệu 13 5.C¸c thao t¸c víi khèi 13 6.Xư lý «, cột, hàng bảng tính 15 7.Định dạng liệu 18 8.Đặt tên cho ô .22 9.Ghi chó cho « 24 10 B¶o vƯ « 26 iV hµm Excel 26 1.Quy tắc sử dụng hàm 26 2.Nhập hàm vào bảng tÝnh 27 3.Mét sè hµm th−êng dïng 29 v ®å thÞ 38 1.Các bớc tạo đồ thị 38 2.Thiết lập lại đồ thÞ 41 3.ChØnh sửa đồ thị 42 4.Đồ thị kiểu đèn chiếu (Slideshow) 43 vIi kiểu trình bày 45 1.Tạo kiểu trình bày 46 2.áp dụng kiểu trình bày 46 vIii Macros 47 1.Ghi mét Macro míi 47 2.Gán Macro cho công .48 3.Ch¹y Macro 49 4.Xo¸ Macro 49 Ix qu¶n trị liệu 49 1.Khái niệm 49 2.Sắp xếp liệu 49 3.Läc d÷ liƯu 50 4.C¸c hàm Cơ sở liệu (CSDL) 55 5.Tæng kÕt theo nhãm 57 X trình bày trang 63 1.Chän cì giÊy, h−íng in 63 2.Đặt lề 64 3.T¹o tiêu đề đầu / cuối trang 64 4.Chèn / xoá dấu ngắt trang 65 5.Lặp lại tiêu đề bảng tính sang trang 66 6.Không in lới có sẵn cđa b¶ng tÝnh 67 xi in 67 xII làm việc với nhiều bảng tính 68 xiii trao đổi thông tin víi word 69 1.Chuyển kết Excel cho Word 69 2.Chuyển bảng đà gõ Word cho Excel 69 bµi thùc hµnh 70 Viện đại học mở hà nội khoa công nghệ tin học giáo trình EXCEL Biên soạn: Lê Quang Huy Hà nội, -1999 ... General: Ký tự đợc bên trái, số đợc sang phải, giá trị logic lỗi đợc vào Left,Center,Right : Căn sang trái, vào giữa, sang phải Fill : Tự điền đầy ô (trong ô cần gõ nhóm ký tự sau chọn mục này, Excel. .. Columns Excel sÏ chÌn thªm cột trống đẩy cột đợc chọn sang phải ã Hàng : - Chọn khối số thứ tự hàng (các số 1, 2, ) vị trí cần chèn, cần thêm hàng ta chän bÊy nhiªu - Chän Insert, Rows Excel sÏ... cì ch÷ tõ hép Size - Trong Font Style chän Italic để in nghiêng, chọn Bold để in đậm, chọn Bold Italic để in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở lại bình thờng - Trong Underline chọn