TỰ HỌC Microsoft EXCEL

www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn Tự học Microsoft EXCEL TOURO UNIVERSITY INTERNATIONAL College of Business Administration Giới thiệu Hai mơi năm trớc l bảng tính điện tử LOTUS Trong thập kỹ giữa, bảng tính điện tử ny lên l công cụ kinh doanh nhiều mặt, mạnh Lotus đợc Microsoft Excel thể với quy mô lớn môi trờng lm việc cho dù l bảng tính điện tử ngy có hình thức v chức giống với Lotus Tôi nói chắn l cha có phát minh sáng chế no nh phát minh bảng tính điện tử thực đợc cách mạng hoá cách thức m số thao túng lĩnh vực kinh doanh Có lẽ bn phím đợc cho l có ảnh hởng lớn đến công việc buôn bán Nhng giới nay, khó tởng tợng đợc ngời tiến hnh kinh doanh nh no thiếu sản phẩm giống nh MS Excel Một bảng tính lu trữ v thực dới dạng liệu no m liệu ny phù hợp để lu trữ theo định dạng kiểu bảng Từ việc tính toán đến thống kê, bảng tính điện tử v khả tạo biểu đồ, đồ thị v trình diễn trực quan khác sở số liệu khiến cho toán học công việc kinh doanh trở nên đơn giản v hiệu Mỗi tập tin MS Excel gồm có sổ tính, tập hợp trang ti liệu Excel Mỗi sổ tính gồm có bảng tính bảng tính, đợc chia thnh dòng v cột Mỗi mục nhập cột l mục nhập gọi l ô Bằng cách nhập số vo ô, v tạo trang www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn tính đợc liên kết với bảng tính, bạn tạo macro m liên kết trang v cho phép trang thực với liệu xuyên suốt hạng mục khác Bạn không cần phải l thầy phù thuỷ định lợng để tận dụng u sức mạnh Excel Trong module ny, bạn học đợc số mẹo nhỏ v ứng dụng với Excel m chúng mở rộng tầm nhìn công nghệ thông tin cho bạn Thậm chí bạn l ngời có kinh nghiệm sử dụng Excel bạn học hỏi đợc thêm kỹ thuật bạn đọc bi ny Hớng dẫn sử dụng Excel Giao diện Excel Thuật ngữ interface (giao diện) thờng có mối liên hệ với phần mềm Thuật ngữ ny đơn giản có nghĩa l cách thức m ứng dụng trình by với www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn bạn hệ thống menu, hộp thoại v bố trí chung ứng dụng mn hình Giao diện Excel đơn giản nhng hiệu Chỉ với lần nhắp chuột, bạn xép danh sách hon chỉnh thay đổi số no thnh số hiệu tiền tệ Chỉ lần kéo chuột bạn tạo loạt tháng năm cá ngy tuần, copy công thức dọc theo cột dòng Tuỳ biến menu v toolbar (thanh công cụ) cần hai lần nhắp chuột Vâng nh vậy, giao diện Excel đợc thiết kế hon hảo Dới l ảnh chụp Excel Có thể bạn quen thuộc với thnh phần phía ảnh Lùi xuống phía dới, bạn biết thêm chi tiết khác Excel Hãy ghi lại cẩn thận tên thnh phần cửa sổ ny Trong by giảng ny phải nhắc đến tên chúng Tại thời điểm ny, giới thiệu ngắn gọn thnh phần quan trọng Ô hoạt động (Active cell) Bạn sử dụng ô hoạt động để nói cho Excell biết vị trí bạn muốn nhập liệu sửa liệu Để di chuyển sang ô khác đơn giản cần sử dụng phím mũi tên bn phím Bạn bấm vo vị trí no văn để chuyển ô hoạt động đến Trong bi giảng ny, gọi đờng viền ô hoạt động l trỏ Trang tính (Worksheet) Trang tính nơi bạn nhập liệ vo, l nới lm việc bạn Một trang tính gồm 265 cột (tiêu đề cột nằm phía đầu) v 65,536 dòng (tiêu đề dòng nằm phía bên trái) Nếu nói dòng cao 0.25 inch (5 mm) ton bbộ trang tính cao 1,365 feet v 4inch (409,60m)! Nhân 265 với 65,635 bạn biết đợc số ô trang tính (16.777.216 ô) v bạn có trang tính đợc Bạn tự thử nghiệm xem Dấu điền tự động (Fill Handle) Fill Handle nằm góc phải phía dới trỏ Nhiệm vụ (giống nh tên gọi nó) l điền vo ô khác nội dung ô hoạt động Tuỳ thuộc vo nội dung ô, Fill Handle tạo kết khác Fill Handle không sử dụng Fill Handle để chọn ô www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn Thẻ trang tính (Sheet tab) Khi bạn khởi động Excell lần đầu, bạn thấy ba thẻ trang tính nằm phía dới mn hình Mỗi tab tơng ứng với trang tính m bạn sử dụng sổ tính thời Để kích hoạt trang hoạt động khác, bạn giữ phím Ctr v bấm PgDn PgUp Bạn thực cánh nhắp chuột vo thẻ m bạn muốn Thanh công thức (Formula bar) Đây l thnh phần tối quan giao diện công thức bạn nhìn thấy phía sau trang tính, ví dụ nh công thức thực để tạo giá trị ô Hãy sử dụng công thức để soạn thỏa nội dung ô no Công dụng phổ biến l để theo dõi, giống nh l để mã thực Tất trang tính tạo sổ tính Khi bạn lu, tất sổ tính đợc lu riêng trang tính Thanh công cụ (Toolbars) Thanh công cụ thực chất l phím lệnh tắt m bạn tìm thấy menu Hình ảnh dới phần công cụ Đặt chuột lên nút (nhng không bấm) v Cửa sổ Hớng dẫn xuất cho bạn biết tên nút Trong ví dụ đây, trỏ chuột vo lệnh Autosum (tính tổng tự động ) Trong bi giảng ny, gọi nút công cụ tên đợc xuất Cửa sổ Hớng dẫn Khi bạn phải bấm vo nút công cụ, bạn sử dụng chức sổ hớng dẫn để xác định vị trí Đừng lo lắng, bạn học đợc điều ny nhanh chóng Thông thờng có hai công cụ xuất đồng thời- Thanh công cụ chuẩn v Định dạng Bạn nhìn thấy danh mục công cụ có sẵn Excel cách chọn mục View/Toolbar menu Hai công cụ đợc đánh dấu bên cạnh Nếu hai www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn ny cha đợc đánh dấu l đảm bảo l hai ny đợc đánh dấu Bây cuộn ngợc lại phần đầu (hoặc bấm vo liên kết top dới đây) v bấm vo nút Tutorial để chuyển tới trang hai bi giảng ny Bấm vo nút Home để quay trở trang chủ Bớc đầu Mục đích Trong phần ny, hớng dẫn bạn lm bi tập Bạn cần lm theo phiên Excel bạn l đợc Để chuyển nhanh Excel v trang hớng dẫn ny, bạn nhấn Alt+tab Bi tập ny giới thiệu với bạn số lệnh m bạn thờng xuyên sử dụng công việc hng ngy bao gồm nhập liệu, lụa chọn ô, tạo danh sách v tính tổng số cột Bạn nhớ tất thứ cần trình by đây, cần bạn thích l đợc Bảng bạn Hình bên phải l phần bi tập Khi nhập xong liệu, trình by lại ô cho đẹp cách định dạng lại Bớc l khởi động Excel Nếu bạn sổ tính trắng mn hình, bấm Ctrl+N bn phím Lệnh ny tạo sổ tính Trong Excel, ô đợc xác định địa ô Địa chỉ ô gồm có dòng v cột Trong ví dụ hình bên, trỏ vị trí D8 www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn OK, bắt đầu lm bi tập, lm theo bớc Đặt trỏ vo ô A1 v gõ tên công ty bạn vo Bấm phím Enter Con trỏ chuyển xuống dòng Bấm phím Enter v gõ First Quarter Report ( Báo cáo Quý Một ) Bấm Enter hai lần Con trỏ lúc ny vị trí A5 Gõ ký tự vo ô từ A5 đến A9 Hãy bấm Enter sau lần nhập liệu Khi bạn lm xong, sử dụng mũi tên bn phím để chuyển tới ô B5 Tại ô B5, bắt đầu danh sách Một danh sách l vùng gồm có ô chứa tập hợp giá trị logic Ví dụ, tháng năm, số từ đến 10 Tại ô B5, gõ January (tháng Một) v bấm Ctrl+Enter (chứ bấm riêng phím Enter) Con trỏ không chuyển xuống dòng dới ! Đặt trỏ chuột lên Fill Handle trỏ ô B5 Sẽ xuất dấu cộng đậm Kéo chuột sang phải hai ô Cửa sổ hớng dẫn cho bạn biết danh sách tháng Ba (March) Thả chuột Bây nhìn thấy ba tháng đợc nhập vo, sử dụng mũi tên xuống lần để chuyển tới ô B6 Giữ phím Shift v bấm mũi tên Phải hai lần, sau bấm mũi tên Trái hai lần Bạn chọn đợc chín ô Bây Excel biết l bạn muốn lm với ô ny www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn Nhập tất số có hình thứ trang ny v bấm Enter sau lần nhập Sau bạn nhập số 42, quan sát xem vị trí trỏ đâu Tiếp tục nhập nốt 12 số Khi bạn kết thúc bấm mũi tên bn phím Điều ny bỏ lựa chọn 12 ô kể Lu ý l số đoạn văn cột A bị cắt bỏ l ô từ B5 đến B8 đủ chỗ Hãy mở rộng cột A cho phù hợp Di chuyển trỏ đến vạch ngăn cách tiêu đề cột A v cột B Con trỏ chuột chuyển thnh vạch ngăn có mũi tên hai bên Bấm vo vạch ngăn cách v kéo chuột sang bên phải chút Bạn lặp lại việc ny cột A cha đủ chỗ Chuyển đến ô B9, giữ phím Shift v bấm mũi tên phải hai lần để chọn ba ô tổng Chúng ta muốn tính tổng tất số Khi bạn muốn tính tổng vùng (một tập hợp ô liên tiếp ) Các số, lựa chọn ô vùng ny l số để tính tổng Bây bấm vo nút AutoSum công cụ Vùng đợc chọn nhập tổng cột Hãy nhìn lên Công thức, bạn nhìn thấy =SUM(B6:B8) Đây l lần bạn nhìn thấy hm Excel Tham chiếu đến ô B6:B8 nghĩa l từ ô B6 đến B8 cách liên tục Bây rõ rồi! Hm ny tính tổng từ B6 đến B8 Nếu bạn đọc từ trái qua phải điều có nghĩa l B9 tổng ô từ B6 đến B8 Bấm mũi tên Phải v lu ý l Excel điều chỉnh hm SUM để tính tổng giá trị cột C v D Thật tuyệt diệu! Kết luận Chúng ta học đợc l bấm phím Enter chuyển trỏ xuống dới hng Nếu không muốn nh vậy, bấm Ctrl+Enter (v thờng l bạn muốn www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn nh ) Để tạo vùng lựa chọn nhỏ, sử dụng kỹ thuật Shift + mũi tên, điều ny nhanh nhiều bạn chuyển sang cầm chuột Chúng ta biết cách mở rộng chiều ngang cột cách kéo vạch ngăn cách tiêu đề cột sang bên phải Việc Excel tự động mở rộng từ Tháng Một đến Tháng Ba cách kéo Fill Handle l điều tuyệt vời Cuối chúngta học đợc cách di chuyển trỏ xuống phía dới cột số v bấm vo biểu tợng AutoSum tính đợc tổng tất số Để xoá bỏ nội dung ô, chuyển trỏ tới ô v bấm nút Del bn phím Nếu bạn muốn sửa lỗi ô, di chuyển đến ô v bấm phím F2 bn phím Hãy sử dụng mũi tên Trái v Phải v di chuyển trỏ chèn Sửa lỗi v bấm Enter sau hon thnh Bây hon thnh xong bảng, thêm vi thứ khác bảng đẹp  Mục đích Trong phần ny học cách định dạng ô Việc định dạng không lm thay đổi nội dung ô m thay đổi hình thức ô Hầu hết đặc tính định dạng thực đợc công cụ Formatting nhng để thực đợc nhanh sử dụng phím tắt có sẵn Excel Trong trang ny không trình by tất nút m bạn phải cần bấm Lm nh tăng thời gian tải trang ny xuống Hãy sử dụng Cửa sổ Hớng dẫn để tìm lệnh Định dạng bảng Hình bên phải ny l bảng m bạn nhìn thấy định dạng xong Hãy lu ý đến thuộc tính kiểu chữ (đậm, www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn nghiêng) Tất số có ký hiệu tiền tệ nh l có hai dấu thập phân Khi bạn phải nhập giá trị tiền tệ vo bảng, bạn đừng tự nhập ký hiệu tiền tệ ny m để Excel lm việc cho bạn Cuối cùng, phần tiêu đề nhỏ First Quarter Report đợc đặt báo cáo v phần Tổng số đợc chuyển sang bên phải ô No, bắt đầu thực Bấm phím Ctrl+Home để chuyển tới ô A1 Từ danh sách Font Size ( danh sách đổ xuống với số 10 đó) chọn số 14 Điều ny lm tăng kích cỡ đoạn văn lên 14 chấm Chuyển đến từ Clerk (bằng cách sử dụng mũi tên xuống) Giữ phím Shift v bấm mũi tên Phải ba lần Bạn có nhớ không, giữ phím Shift v Bấm mũi tên tạo vùng đợc chọn Bây bấm Ctrl + B bn phím ( bấm vo nút Bold công cụ Formatting) Bấm mũi tên Xuống lần, bạn chuyển đến ô A6 Bấm phím Shift + mũi tên Xuống lần Bấm Ctrl +I để chuyển vùng đợc chọn sang kiểu nghiêng ( bấm vo nút Italic công cụ Formatting) Bấm vo mũi tên Phải, bạn chuyển đến ô B6 Chọn tất giá trị số (bám phím Shift + mũi tên Phải v Xuống) Bạn tìm nút Currency Style công cụ Formatting Khi bạn thực xong, tất số đợc định dạng theo giá trị tiền tệ Bằng cách sử dụng mũi tên, bạn chuyển trỏ xuống ô A9 (điều ny bỏ lựa chọn ô) Trên công cụ Formatting bạn tìm ba nút để lề cho giá trị nhập vo ô Align Left (căn lề trái), Center (giữa) v Align Right (Căn lề phải) Bấm vo nút Align Right v chữ Total chuyển sang phía bên phải ô A9 Công việc gần nh l xong! Chuyển tới ô A3 Phần tiêu đề nhỏ cần phải đợc ci đặt vo báo cáo Do báo cáo trải di từ cột A đến cột D, bấm phím Shift + mũi tên Phải ba lần Bây bám vo nút Merge and Center (Hợp v Căn giữa) Lệnh Hợp v Căn lm www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn cho vùng đợc chọn thnh ô v nội dung đợc đặt ô Kết luận Chúng ta học đợc thêm vi điều Ví dụ, bấm phím Ctrl + Home chuyển trỏ ô A1 Sau đinh dạng kiểu v cỡ chứ, nghiêng, đậm, học đợc cách định dạng số (hoặc vùng đợc lựa chọn) thnh giá trị tiền tệ cách đơn giản l bám vo nút Currency Cuối cùng, bạn nội dung đợc nhập vo ô, lựa chọn độ rộng bảng v bấm vo nút Merge and Center Tôi có điều ngạc nhiên dnh cho bạn Chúng ta cha thực hon tất bảng ny Chúng ta cần phải nhập thêm hai dòng liệu phía dới bảng, số có chứa công thức Mục đích Trong mục cuối phần bi tập ny, học cách tạo công thức từ đầu Việc tạo công thức l phổ biến Excel Ví dụ, bạn muốn trừ hai giá trị với muốn tìm giá trị 12% ô no đó, bạn cần phải nhập công thức no ô Tạo công thức từ đầu Hình bên phải ny hai đoạn văn đợc nhập thêm vo bảng Hãy gõ chữ Last year (năm trớc) v gõ chữ Difference (khác biệt) vo ô A10 v A11 Để lề phải cho hai ô ny, chuyển tới ô A10, chọn ô phía dwois v bấm vo nút Align Right Cả hai ô ny bị tác động lệnh www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn cần gõ nhanh chữ cái, dấu hai chấm v bấm Enter Bạn vị trí nháy mắt Gõ C: v bấm Enter bạn quay trở lại ổ đĩa cứng bạn Thực hnh tổng hợp Hãy thực hnh chút để bạn thấy vui v nhớ đợc bạn học phần ny Tạo sổ tính trắng Trong ô A1, nhập đoạn văn Spring 2000 budget Chọn File/Properties Trong hộp Title, gõ Budget Spring 2000 Bấm Tab Trong hộp Subject gõ Expenses Bấm Tab hai lần Trong hộp Manager gõ Joan Cummings Bấm Tab hai lần Trong hộp Category gõ Budget Bấm OK Bấm Ctrl+S để lu sổ tính ny Hãy xác định vị trí bạn muốn lu tập tin v bấm vo Create New Folder (Tạo th mục mới) Gõ Practice v bấm Enter Bây gõ Budget 2000 l tên tập tin v bấm Enter v đóng sổ tính lại Bấm Ctrl+O để khởi động lệnh Open Bấm vo nút Up One level Bấm lần vo th mục Practice để chọn th mục ny Từ nút Tools chọn mục Add to Favorites Bây th mục Practice ny có nút Favorites lớn Bấm vo Favorites, xác định vị trí v nhắp đúp vo để xem nội dung Một lần bấm vo nút Up One Level Từ nút Tools chọn Find Từ danh sách Property (dới đây), chọn mục Manager Trong hộp Value gõ Joan v bấm Add to List Quay trở lại danh sách Property, chọn Title Trong hộp Value gõ budget (không có trích dẫn), sau bấm Add to List Xem xét hộp Find files that match these criteria Hãy đảm bảo l lựa chọn Search subfolders đợc kích hoạt www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn Bấm Find Now Đợi vi giây (cần có 15 giây để tìm kiếm) v ti liệu xuất dới hình thức phác thảo hệ thống bạn Nhắp đúp vo Practice Tập tin Budget 2000 xuất Bấm chuột phải vo v chọn mục Delete Hãy xác nhận hnh động bạn Bấm vo Up One Level, xác định vị trí v bấm vo th mục Practice Bấm chuột phải v chọn mục Delete Bấm vo nút Favorites để xác định vị trí v bấm vo phím tắt Practice Bấm chuột phải vo v chọn mục Delete Tôi hy vọng l bạn quen thuộc nhiều với tác vụ quản lý tập tin Bây bạn tổ chức xếp ti liệu v tìm lại chúng cần thiết Còn công thức sao? Nếu bạn di chuyển copy sổ tính có chứa công thức m đến trang tính khác sổ tính bạn Excel thay đổi công thức để chúng tiếp tục đến sổ tính gốc l sổ tính Đây l số vấn đề quan trọng công thức bạn Ví dụ, Book 1, bạn có công thức Sheet đến ô trang tính Nếu bạn copy Sheet tới sổ tính khác Sheet Nếu bạn copy Book tới bảng tính khác (nh Book chẳng hạn) công thức đợc copy tiếp tục đến Book Trong Book1-Sheet1 công thức =A1*Sheet2!C1 bị thay đổi thnh A1*[Book1]Sheet2!C1 Book2 sau copy Bạn có lu ý đến [Book1] đợc đa thêm vo công thức hay không? Nếu bạn muốn ci đặt công thức Book2-Sheet1 để đến giá trị ny Book1 điều ny l tốt Nhng ngợc lại, bạn muốn copy công thức để tham chiếu liệu Sheet2 bảng tính mới, bạn cần phải bỏ [Book1] tất công thức Cách đơn giản để xoá tất tham chiếu đến sổ tính cũ tất công thức l bnạ sử dụng lệnh Replace Hãy nhìn vo www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn số công thức trang tính vừa đợc copy v tìm xem tham chiếu tới bảng cũ (chúng đợc nằm dấu ngoặc vuông, ví dụ nh [Book1]) Chọn lệnh Edit/Replace trờng Find what, gõ [Book1] v mục Replace with trống Cuối cùng, bấm vo lệnh Replace all Đợc rồi, điều ny nh khó hiểu, hy vọng trang tính dới lm cho điều ny trở nên dễ dng hơn, Book1 Book2 Sheet1 Sheet2 Sheet1 (Copy từ Book1) Sheet2 A1= C1= A1= C1 = 12 =A1*Sheet2!C1 = =A1*[Book1]Sheet2!C1=32 20 Công thức Sheet1 cho giá trị 20 (5*4) Sau đợc copy sang Book2, công thức Sheet1 đến Sheet2!C1 nhng Book1 công thức ny cho giá trị 32 (8*4) Trong ví dụ ny, l điều bạn muốn Bạn muốn công thức Book2 đến Sheet2!C1 Book2! Bằng việc bỏ [Book1] tất công thức, chúng đến trang tính tơng ứng trang tính Lúc ny công thức cho giá trị l 96 (8*12) Định dạng liệu (A) Đôi điều định dạng Định dạng ô nghĩa l thay đổi hình thức bên ngoi ô Khi bạn định dạng ô vùng đợc chọn, Excel không thay đổi nội dung ô m thay đổi hình thức bên ngoi m Trong phần ny, xem qua tính định dạng Excel, tính m Excel cho phép bạn sử dụng Sau đó, bạn ứng dụng, v tạo định dạng tuỳ chọn nh l xoá bỏ định dạng ô Có hai nơi bạn định dạng Excel Đó l công cụ Formatting v menu Format Hãy bắt đầu với công cụ www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn Thanh công cụ Formatting Thanh công cụ Formatting thờng l công cụ thứ hai tính từ đỉnh mn hình bạn Mục đích l cung cấp đờng truy cập nhanh chóng đến đặc tính định dạng: Cỡ chữ, Kiểu chữ nh l mu sắc v lề Hình dới l công cụ trôi nổi, bạn nhìn thấy tiêu đề chúng Khi nói đến lệnh từ công cụ ny bạn sử dụng Cửa sổ Trợ giúp để tìm chúng Hãy nhơ l Cửa sổ trợ giúp xuất bạn đa trỏ chuột (không bấm) Kiểu chữ Hai nút l Font and Font Size đợc sử dụng để điều chỉnh kiểu chữ v cỡ chữ liệu ô Kiểu v kích cỡ chữ ngầm định Excel l Arial v 10 chấm Chấm l đơn vị đo đợc sử dụng để đo kiểu chữ Một chấm l 1/72 inch (1inch = 2.56cm) Không phải tất kiểu chữ nhng hầu hết tuân theo quy luật ny Do vậy, để in tiêu đề cao 1/4 inch, ci đặt cỡ chữ l 72/4 = 18 chấm Arial l kiểu chữ không chân đợc nhìn thấy rõ bảng Serifs l cách gọi tắt phần nằm dới ký tự Time New Roman l kiểu serif, việc sử dụng kiểu ny giúp đọc văn di dễ dng hơn, giống nh Microsoft Word Nếu bạn muốn thay đổi kiểu v cỡ chữ, ngầm định tất sổ tính, chọn Tool/Options Trong thẻ General, thay đổi phần ci đặt mục Standard Font v Size Bạn đợc nhắc l phải khởi động lại Excel Font Style (kiểu chữ) Thuật ngữ ny đến tác động lên kiểu không tác động lên thân chữ Đậm, Nghiêng, v Gạch chân l kiểu Những đặc www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn tính ny không thay đổi chữ, thay đổi kiểu chữ m Còn có kiểu khác m bạn sử dụng có ba kiểu thông dụng Ví dụ, bạn muốn nhập kiểu gạch chân hai dòng bạn chọn Format/Cell Bấm vo thẻ Font v lựa chọn mục Underline danh sách đổ xuống Để thay đổi nhanh nội dung ô thnh đậm, nghiêng, gạch chân bạn bấm Ctrl+B, Ctrl+I and Ctrl+U theo thứ tự tơng ứng Bấm lần để có tác động, bấm thêm lần để bỏ tác động Chú ý l nút Underline gạch chân đoạn văn l ton ô Để vẽ đờng kẻ xung quanh ô, bạn phải sử dụng lệnh Borders m đợc thảo luận dới Aligment (Căn lề) Sử dụng nút lề Trái, Giữa, Phải cho ô Trong vùng lựa chọn Trong vùng lựa chọn, ô đợc lề riêng Có nhiều lệnh để lề Excell l so với công cụ Formatting! Nếu bạn tăng chiều cao dòng, bạn phải theo chiều đứng nội dung Sau nhập liệu, bấm Ctrl+1 (hoặc chọn mục Format/Cell), thẻ Alignment chọn mục Center danh sách đổ xuống Bạn chọn mục Top Bottom (ngầm định) Merge and Center (Hợp v Căn giữa) Đây l lệnh hai Lệnh ny hợp vùng lựa chọn thnh ô v phần nội dung Để sử dụng chức Merge and Center để chuyển tới ô có chứa liệu giữa, chọn v sau bấm Merge and Center công cụ Nếu có ô no khác vùng đợc chọn có chứa thứ đó, bạn nhận đợc thông báo cảnh báo l vùng đợc chọn chứa giá trị liệu hỗn hợp Nếu bạn thực lệnh ny nội dung ô trái đợc tiếp tục sử dụng www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn Nếu bạn muốn bỏ phần hợp ô lớn, bấm Ctrl+1 (hoặc chọn Format/Cell), thẻ Alignment, kiểm tra đợc mục Merge Cells Trong hình vẽ dới đây, đoạn ký tự Expenses Research đợc nhập vo ô A1, sua ô A1:D1 đợc chọn trớc nhắp vo mục Merge and Center Nếu bạn thay đổi độ rộng cột no vùng ô lớn tiêu đề Lu ý l tháng dòng đợc cách sử dụng riêng chút Center Numeric format (Định dạng số) Thanh công cụ Formatting gồm có ba nút bấm thuận tiện để định dạng số: Currency Style, Percent Style and Comma Style (Kiểu tiền tệ, Kiểu phần trăm, v Kiểu dấu phẩy) Những số bảng đợc định dạng với nút Currency Style Nếu bạn muốn định dạng giá trị (hoặc l xoá bỏ) ký hiệu tiền tệ, sử dụng nút Comma Style Lu ý l Currency and Comma Style điền thêm hai dấu thập phân vo giá trị chí giá trị đợc nhập vo l số đầy đủ Xem phần dới để xoá dấu thập phân Sử dụng Percent Style để chuyển giá trị thập phân thnh giá trị phần trăm Ví dụ, 0.05 đợc định dạng thnh 5% l Excel coi 5% nh l 0.05 tính toán, nhớ l định dạng Nếu bạn muốn bạn nhập 5% nh giá trị ô Excel hiểu nghĩa ký tự % Do vậy, gõ 30% tỏng ô hiển thị 30% nhng Excel biết giá trị ny thực l 0.3 Adding/Removing decimals (Điền thêm/xoá dấu thập phân) Hãy sử dụng dấu thập phân tăng dần giảm dần để lm theo nh Mỗi lần bấm vo nút ny tăng giảm số đằng www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn sau dấu thập phân lần Ví dụ, bạn định dạng ô theo phần trăm, Excel không hiển thị dấu thập phân no xung quanh giá trị Có thể bạn muốn tăng thêm chữ số đằng sau số thập phân để xem giá trị đợc xác Ví dụ, 27% l từ 26.8% 27.2% Tăng thêm chức số sau dấu thập phân để đa giá trị xác Nếu bạn muốn giảm chữ số sau dấu thậmp phân để không hiển thị nữa, ý hiệu dấu thập phân biến Indentation (Thụt đầu dòng) Mỗi lần bấm chuột vo nút Increase Indent văn lùi vo bên phải ba dấu cách Điều ny hữu dụng bạnmuôbns phân cấp cột tiêu đề văn Trong bảng minh hoạ bên phải, ô từ A2:A5 lùi vo lần Đặc tính ny giúp bạn tìm kiếm mục l tập hợn nhóm Bạn bấm vo nút Increase Indent nhiều lần Bạn điều chỉnh độ rộng cột để xem tất liệu có Để xoá bỏ dấu thụt đầu dòng, bấm vo nút Decrease Indent Borders and colors (Đờng viền v mu sắc) Sử dụng nút Borders để tạo thêm dòng vo xung quanh ô Không giống nh Underline, lệnh tạo đờng viền không vạch đờgn dới nội dung ô m đờng viền xung quanh ô Bấm vo mũi tên nhỏ xuống để hiển thị bảng mu đờng viền khác đợc ci đặt từ trwocs m bạn sử dụng Đờng chấm mẫu xác định nơi m Excel muốn xoá bỏ đờng viền Bạn không co nhiều hội lựa chọn kiểu đờng viền: mảnh, đậm, đờng kép Trong bảng mu, sử dụng đờng viền bên tay trái phía để xoá bỏ tất đờng viền vùng đợc lựa chọn Khi bảng mu đờng viền đợc hiển thị, mu xám xuất phía Điều ny có nghĩa l bảng mu ny di www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn chuyển đợc Keó đờng viền mu xám lên sổ tính bạn bạn muốn dùng lúc Sử dụng cách ny bạn không cần phải quay trở lại nút Borders Điều ny chuyển tới nút Fill Color v Font Color Nút Fill Color đợc sử dụng để đổ mu đợc lựa chọn vo vùng đợc chọn Bấm vo mũi tên nhỏ xuống dới để xem thêm mu Thậm chí bạn máy in mu, nút Fill Color đợc sử dụng để in bảng mu xám thử nghiệm với máy in bạn để tìm xem phần tô bóng mu xám tơng ứng với tô mu Để xoá bỏ mu tô, chọn No Fill l mu trắng Sử dụng mu cho phông chữ theo tơng tự nh Nhng đặc tính ny tô mu cho phông chữ Mu phông chữ không lm cho phần nội dung in trở thnh mu xám với máy in laser Nội dung ô in l mu đen trừ bạn có máy in mu Để bỏ mu cho phông chữ, chọn Automatic Đây l mẹo hay Nếu bạn có ô m bạn không muốn in ra, ci đặt mu trắng cho phông chữ Bạn nhìn thấy nội dung ô Thanh Công thức Đây l bí mật đợc công bố, bạn cần sử dụng Excel cho phép bạn sử dụng phông chữ, cỡ chữ v mu sắc riêng ô Ví dụ, bạn cần tô đậm từ đơn câu, bấm Ctrl+B, nhập từ ny vo v bấm Ctrl+B lần để xoá bỏ thuộc tính ny tiếp tục nhập liệu Để sử dụng mu phông chữ khác nhau, hiển thị bảng mu Font Color v chọn mu, sau nhập thêm đoạn văn Dới l ví dụ có phần phóng đại lên: www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn Thực hnh tổng hợp Nếu bạn muốn, dẫn dới giúp bạn nhớ lại bạn học Bấm Ctrl+N để tạo sổ tính Nhập liệu dới vo trang tính Đừng định dạng hết Chuyển tới A2 v nhập March 2000 Month of sau bấm Ctrl+B Tiếp tục nhập v bấm Enter Chọn A5:A7 v bấm hai lần vo nút Increase Indent, bấm vo nút Italic Chọn B5:D6 v bấm vo mục Comma Style, sau bấm hai lần vo mục Decrease Decimal Chọn B4:D4 v bấm vo mục Center and Bold Chọn A1:D1 v bấm vo mục Merge and Center Chọn B7:D7, bấm Alt+= (hoặc bấm AutoSum) Bấm vo mục Currency Style, sau bấm hai lần vo mục Decrease Decimal Trong phần sau, học thêm định dạng Excel Bấm vo nút Next v bạn vo phần Định dạng liệu (B) Hiểu định dạng Bây bạn hiểu ứng dụng định dạng cho ô không lm thay đổi liệu ô Trên thực tế, lm thay đổi địnhdạng ô Hãy lm thử nghiệm nhỏ Trong ô, gõ số no v bấm Ctrl+ Enter Bấm vo nút Currency Style, số ny đợc xuất dới dạng tiền tệ No bấm nút Del để xoá nội dung www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn Hãy gõ số khác v bấm Ctrl + Enter Con số ny lại xuất hiẹn dới dạng tiền tệ Bấm nút Del xoá bỏ phần nội dung không xoá bỏ đợc phần định dạng Hình bên tay phải minh hoạ rõ nét bấm Del lại xoá nội dung Hai tầng ny bo gồm kiểu thông tin khác Việc bấm phím Del bn phím xoá lớp content, lớp Format không thay đổi Thông thờng, bạn nhìn vo trang tính, bạn they trang tính bạn gồm đồng thời hai lớp Loại bỏ định dạng ô Loại bỏ định dạng ô l xoá bỏ lớp Format Để thực điều ny, chọn lện Edit/Clear/Format Đáng tiếc l phím tắt no bn phím để thực lệnh ny Lu ý l menu Clear có lệnh Content ( giống nh l bám phím Del) v All Sử dụng All để xoá hai lớp Bạn đa thêm nút Clear Formatting vo công cụ Formatting theo bớc sau: - Chọn Tools/ Customize Bấm vo thẻ Commands - Trong danh sách Edit, tìm mục Clear Formatting - Kéo nút bên cạnh vo Formatting - Một nút lần khởi động sau chơng trình Excel Lệnh định dạng ô Menu Format chứa nhiều lựa chọn Lựa chọn thờng xuyên l lựa chọn Cell Bạn dễ dng lm hiển thị hộp thoại Format Cell cách bấm Ctrl+1 Hộp thoại Format Cells chứa nhiều lựa chọn đợc chia thnh nhiều thẻ Dới l phần giới thiệu ngắn gọn tong thể, bạn biết chi tiết phần sau: Số: www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn Trong thẻ ny, bạn tìm thấy tất định dạng số có Excel Nếu ô hoạt động có chứa số bạn nhìn thấy giá trị thay đổi vùng Sample ( Mộu) bạn chọn định dạng dới thẻ Số, bạn nhìn they phần mô tả ngắn gọn định dạng đợc chọn với số gợi ý cách sử dụng Một số định dạng cho phép bạn xác định số dới dạng thập phân, ký hiệu tiền tề, v cách hiển thị giá trị âm Mục Date hữu dụng Nếu chứa ô có chứa giá trị ngy tháng hợp lệ bạn định dạng ô ny theo nhiều cách khác Loại text cho phép bạn định dạng ô chứa số liệu dới dạng text để giá trị ny sử dụng đợc dới dạng công thức Bạn phải lu ý đến phân loại Currency ( tiền tệ) v Accouting ( kế toán) Sự khác biệt hai loại định dạng ny l mục Currency đặt ký hiệu tiền tệ vo sát phía bên trái dấu hiệu Trong định dạng Accouting, biểu tợng tiền tệ theo lề trái ô Alignment (Căn lề): Giống nh tên thẻ ny ra, thẻ ny gồm có lựa chọn để lề, hớng v cách gói đoạn văn Font (chữ): Thẻ ny đa lựa chọn chuẩn kiểu chữa Hỗu hết la chọn ny giống công cụ Formatting trừ menu đổ xuống danh sách Gạch chân, bạn chọn kiểu khác cho đờng kẻ đơn đờng kẻ kép Borders ( Viền): Thẻ ny cho phép bạn chọn để tạo tất loại viền bao gồm đờng mu viền v độ dy Pattern ( Mẫu): Cho phép bạn chọn mu sắc m mẫu phần lọc Nó hữu ích đồ thị phần đánh bang xám l cha đủ Bạn chọn từ ác bảng lọc đuoi v đờng để áp dụng cho phần lựa chọn bạn Protection ( Bảo vệ): Nếu bạn cha quen thuộc với đặc tính bảo vệ Excel v cách thực thẻ ny có phần khó hiểu Hầu hết thời gian m bạn sử dụng đặc tính ny l ô không bảo vệ Còn thứ khác menu format không? www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn Trong menu Format, bạn tìm thấy số mục khác Đây l phần trình by ngắn gọn cho mục Conditional Formatting (Định dạng có lựac chọn) v Style (Kiểu) đợc trình by hai trang Format Rows (Định dạng dòng) Lựa chọn Rows đợc sử dụng để xác định giá trị số dới dạng chấm Giá trị ny trở thnh chiều cao dòng hon chỉnh Không có cách no để bạn có hai chiều khác hng Thay sử dụng lệnh ny, tốt l bạn kéo đờng phần cách phía dới dòng, Cửa sổ hớng dẫn hiển thị chiều cao dòng Xem mục cảnh báo thay đổi chiều cao dòng phần cuối trang ny Chọn chức AutoFit để có đợc chiều cao dòng đợc điều chỉnh cách tự động theo chiều cao cỡ chữ to dòng Một cách khác để lm việc ny l nhắp đúp vo đờng phân cách phía dới dòng Sử dụng chức Hide (ẩn) Unhide (không ẩn) để giấu bỏ lựa chọn giấu dòng Khi dòng chế độ ẩn chiều cao dòng O Để bỏ lựa chọn ẩn dòng khó chút Ví dụ, dòng 10 chế độ ẩn Để bỏ lựa chọn ẩn cho dòng đó, cách dễ l chọn ô no dòng 11 Sau chọn mục Format/Rows/Unhide Hãy giấu hng m bạn không muốn in Format Column (Định dạng cột) Các lựa chọn menu giống với mục Rows Kéo đờng phân cách hai cột để thay đổi độ rộng cột Để cột độ rộng giống nh độ rộng liệu nhập lớn cột, nhắp đúp vo đờng chia cách bên phải (giống nh chọn mục Autofit) Sử dụng Hide (giấu) Unhide (lm hiện) cột Một lần nữa, để lm lên cột dễ l giấu đi, chọn hai ô dòng no cột E v G Sau chọn Format/Column/Unhide Giấu cột bạn không muốn in Sử dụng lựa chọn Standard Width (độ rộng chuẩn) bạn muốn ci đặt độ rộng tất cột m bạn không muốn tự thay đổi độ rộng cột www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn Bạn dấu dòng lẫn cột cách bấm chuột phải vo tiêu đề dòng/cột điểm no tiêu đề dòng/cột đợc lựa chọn (nếu bạn có nhiều lựa chọn) Nếu bạn có cột C, D v E bị giấu, chọn cột có tiêu đề từ B đến F, bám chuột phải vo B F v chọn Unhide Điều ny lm lên tất cột B v F Kỹ thuật ny thực đợc với dòng Format Sheet (Định dạng trang tính) Hãy sử dụng tuỳ chọn Rename để đổi tên thẻ trang tính Nói chung tất thẻ thờng hay đợc đổi tên Nếu có nhiều trang tính sổ tính khó nhớ nội dung trang tính Việc thay đổi tên trang tính đợc thực dễ dng cách nhắp đúp vo thẻ Gõ tên v sau bấm Enter (tên gồm chữ hoa, chữ thờng, dấu cách v không 31 ký tự) Hãy sử dụng chức Hide v Unhide để giấu lm trang tính sổ tính Điều ny hữu ích để liệu nhạy cảm không bị truy cập Sử dụng Bachground đổ hình ảnh lên trang tính, hình ảnh ny đợc xếp thnh lớp nh ngói Excel hỗ trợ nhiều kiểu đồ hoạ (JPG, GIF, WMF v nhiều loại khác) Có lẽ chức để bạn thực thao tác ny l bạn muốn xuất trang tính bạn lên Web Hình ảnh không đợc in đợc Để bỏ lựa chọn nền, chọn Format/Sheet/Remove Background Lu ý việc giấu hng, cột v trang tính Khi sổ tính trang tính chế độ bảo vệ bạn lm dòng, cột, v trang Mặc dù l liệu đợc bảo vệ nhng công thức ô dòng, cột, trang tính ny lm việc bình thờng Cảnh báo việc thay đổi chiều cao dòng Khi bạn thay đổi chiều cao dòng chế độ tự động tắt Chế độ tự động ny thay đổi chiều cao dòng no ký tự www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn tăng lên Sau bạn tự thay đổi chiều cao v tăng kích cỡ liệu nhập vo bạn gặp tình trạng tơng tự nh hình dới đây: Để sửa lỗi ny, nhắp đúp vo đờng phân cách phía dới hng Thực hnh tổng hợp Nếu bạn muốn, dẫn dới giúp bạn nhớ đợc học Bấm Ctrl + N để tạo sổ tính Trong ô A1 bấm Ctr+; (dấu chấm phẩy) v Ctrl+Enter ĐIều ny in ngy thời Bấm Ctrl+1 để thị hộp thoại Format Cells Trong mục Dates, thử thay đổi kiểu v xem xét mẫu Bấm Enter bạn nhìn thấy mục bạn thích Trong ô A2 nhập 1450 v bấm Ctrl+Enter, sau l Ctrl+1 Chọn mục Currency v bấm Enter Ký hiệu tiền tệ đợc đặt liền với số Chuyển đến ô no cột F Chọn mục Format/Column/Hide Cột F bị giấu Bám vo tiêu đề cột E (chính vo chữ E) v kéo tới tiêu đề cột G Bấm vo nút bên phải chuột tiêu đề cột E G v chọn mục Unhide Từ menu Format chọn mục Sheet sau l mục Hide Trang tính thời đợc giấu Chọn Format/Sheet/Unhide Chỉ trang tính no bị giấu đợc đánh dấu, bấm OK Trang tính lại đợc nhìn thấy Trong trang tính mới, nhập Sales Report Chọn A1:E1 v bấm vo Merge and Center Tiêu đề đợc A v E Bấm Ctrl+1 (hoặc chọn Format/Cells), thẻ Alignment, kiểm tra mục Merge cells www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn [...]... Bởi vì Excel l một giao diện nhiều ti liệu v bạn có thể có hng tá các sổ tính mở cùng một lúc l chuyện bình thờng Tìm hiểu cách quản lý tập tin trong Excel Khi bạn cần phải quản lý tập tin trong Windows thì thờng l Windows Explorer hoặc My computer Trên thực tế, mỗi ngời dùng cần phải lm quen với hai đặc tính ny của máy tính Việc quản lý Windows cũng có thể thực hiện ngay trong Excel Một lệnh Excel. .. định dạng một ô hoặc một vùng đợc chọn, Excel không bao giờ thay đổi nội dung của ô đó m chỉ thay đổi hình thức bên ngoi m thôi Trong phần ny, chúng ta sẽ xem qua các tính năng định dạng của Excel, các tính năng m Excel cho phép bạn sử dụng Sau đó, bạn có thể ứng dụng, v tạo ra định dạng tu chọn cũng nh l xoá bỏ định dạng trong một ô Có hai nơi bạn có thể định dạng Excel Đó l thanh công cụ Formatting... thị Excel sẽ chuyển con trỏ xuống dới mục nhập đầu tiên tại chỗ bạn bắt đầu bấm phím Tab! Nếu bạn sử dụng Excel 2000 thì các con số sẽ tự động chuyển sang dạng tiền tệ Nếu không, bạn cần phải định dạng lại chúng sau Bây giờ hãy chuyển tới ô B11 Hãy tạo ra một công thức m lấy giá trị của năm nay trừ đi giá trị của năm trớc Trong ô B11, bấm dấu + trên bn phím Việc gõ dấu = trong một ô l dấu hiệu để Excel. .. *inv* bên trong tên của nó File of type cho phép bạn chọn kiểu của các tập tin m bạn muốn hiện ra trong danh sách Ví dụ, bạn muốn mở (v chuyển đổi) tập tin Lotus 123đ, bạn hãy chọn tập tin Lotus 1-2-3 (*.wk?) trong danh sách Quản lý các tập tin trong Excel (v trong Office) Lệnh Open mới (cũng nh l Save As) tơng tự nh một số trình duyệt Internet Với nút Favorites v Back, bạn có thể di chuyển nhanh chóng... tập tin Excel trong các th mục (folder) hiện tại (bạn sẽ tìm hiểu thêm về các th mục sau) Nhắp đúp lên trên tập tin m bạn muốn mở ra v bạn đã có tập tin đó Nếu bạn muốn mở một cửa sổ tính bạn mới lm việc gần đây, hãy bấm vo menu File v nhìn vo phần dới của menu ny ở đó, bạn sẽ tìm thấy danh sách của những tập tin đợc mở gần đây nhất Chỉ cần bấm vo tên của tập tin v Excel sẽ mở tập tin đó ra Excel ngầm... trong Excel l Arial v 10 chấm Chấm ở đây l đơn vị đo chỉ đợc sử dụng để đo kiểu chữ Một chấm ở đây l 1/72 inch (1inch = 2.56cm) Không phải tất cả các kiểu chữ nhng hầu hết đều tu n theo quy luật ny Do vậy, để in ra tiêu đề cao 1/4 inch, hãy ci đặt cỡ chữ l 72/4 = 18 chấm Arial l một kiểu chữ không chân đợc nhìn thấy rất rõ trong các bảng Serifs l cách gọi tắt của các phần nằm ở dới của các ký tự Time New. .. tính hiện thơi Trong trờng hợp ny, Excel đợc gọi l cửa sổ ứng dụng Cửa sổ ứng dụng ny gồm có thnh tiêu đề (Title bar), thanh menu (menu bar) v các thanh công cụ (toolbars) Cửa sổ ti liệu chỉ có một sổ tính m thôi Bởi vì một cửa sổ ứng dụng có thể có nhiều cửa sổ Ti liệu, đó l lý do vì sao bạn có thể nhìn thâý hai dấu x (nút đóng) ở phía bên phải trên cùng của giáo diện Excel Dấu x trên l của ứng dụng... các giá trị vo dòng đó, hãy bấm phím Enter v Excel sẽ tự động chuyển con trỏ xuống dới ô đầu tiên m bạn bấm phím Tab Ví dụ, nếu bạn muốn nhập tiêu đề của một cột trong bảng, hãy bấm phím Tab sau mỗi lần nhập tiêu đề Sau khi nhập tiêu đề cuối cùng, hãy bấm phím Enter v con trỏ sẽ tự động chuyển xuống phía dới tiêu đề đầu tiên Di chuyển bên trong một khu vực Excel gọi một khu vực l một hình chữ nhật có... nữa bạn có thể nhìn thấy mục My computer trong danh sách các ổ đĩa Search the Web (duyệt Web) Mở trình duyệt Web của bạn v hiển thị lên trang tìm kiếm MSN hoặc tìm kiếm ngầm định của bạn Nếu bạn muốn xem một bảng (hoặc một ảnh) trên www, hãy tìm kiếm nó bằng cách sử dụng trình duyệt của mình, sau đó sử dụng lệnh copy v paste để đa nội dung ny trong ứng dụng của bạn nh l Excel hoặc bất kỳ một ứng dụng... rác trừ khi tập tin m bạn muốn xóa l một tập tin ở trên mạng Trong trờng hợp ny thì tập tin sẽ bị xóa vĩnh viễn Creat New Fold (Tạo th mục mới) Hãy bấm vo nút ny để bắt đầu sắp xếp v tổ chức các tập tin của bạn Tôi khuyên bạn trớc khi tạo các th mục mới ở tại đây Việc bấm vo Creat New Folder sẽ lm xuất hiện hộp thoại hỏi tên của th mục ny Nhập tên v bấm Enter Th mục mới đợc tạo sẽ trở thnh th mục hiện