GIÁO TRÌNH TỰ HỌC excel 2010

Upload by http://tuthienbao.com Mục lục Excel 2010 I Những điểm Microsoft Excel 2010 Thêm tính Sparkline .8 Tính Slicers .9 Định dạng liệu có điều kiện 10 PivotTables PivotCharts 12 Share Workbook 12 I Nội dung 13 Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 13 1.1 Giới thiệu Excel 13 Excel gì: 13 Ribbon gì? 17 Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) .18 1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ .19 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel 19 Thu nhỏ cửa sổ Excel 20 Phóng to cửa sổ Excel 20 Thoát khỏi Excel 20 1.3 Thao tác với ô vùng .20 Nhận dạng ô vùng (cells, range) 20 Chọn vùng 21 Upload by http://tuthienbao.com Sao chép di chuyển vùng 21 Dán đặc biệt (Paste Special) 22 Đặt tên vùng 24 Thêm thích cho 25 Chèn, xóa ơ, dòng cột 26 Thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng 27 Nối (Merge) bỏ nối ô (Split) .29 Chuyển ô nối lại nhiều ô .29 1.4 Di chuyển bảng tính sử dụng phím tắt .30 Thanh dọc, ngang .30 Thanh Sheet tab 30 Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển 31 1.5 Thao tác với workbook 32 Tạo workbook .32 Lưu workbook 34 Đóng workbook 36 Sắp xếp workbook 36 1.6 Thao tác với worksheet 37 Chèn thêm worksheet vào workbook 37 Đổi tên worksheet 38 Xóa worksheet 38 Sắp xếp thứ tự worksheet .38 Sao chép worksheet 39 Upload by http://tuthienbao.com Chọn màu cho sheet tab .39 Ẩn/ Hiện worksheet .40 1.7 Sử dụng chế độ hiển thị trình thao tác .41 Sử dụng Zoom 41 Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ 41 Chia khung bảng tính làm nhiều phần cố định vùng tiêu đề 42 Sử dụng Watch Window .43 Chương 2: Làm việc với liệu Excel 43 2.1 Nhập liệu, hiệu chỉnh .43 Nhập liệu 44 Nhập ký tự đặc biệt 45 Hiệu chỉnh nội dung .46 Nhập đè lên ô có sẵn nội dung .46 Sử dụng kỹ thuật nhập liệu 47 2.2 Định dạng 51 Định dạng chung 51 Tự động định dạng có điều kiện 59 Bảng định dạng bảng (table) 60 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) 62 2.3 Tìm thay liệu .63 2.4 Sắp xếp lọc liệu .64 Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm .68 3.1 Giới thiệu công thức hàm: 68 Upload by http://tuthienbao.com Giới thiệu công thức (Formula) 68 Giới thiệu hàm (Function) 70 Nhập công thức hàm 71 Tham chiếu công thức 73 Các lỗi thông dụng (Formulas errors) 75 3.2 Các hàm excel 76 a Nhóm hàm thống kê 76 b Nhóm hàm phân phối xác suất 78 c Nhóm hàm tương quan hồi quy tuyến tính .80 d Các hàm tài - financian functions 81 e Danh mục Các Hàm Quản lý Cơ sở liệu Danh sách 86 f HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC 103 g HÀM XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ DỮ LIỆU 117 Chương 4: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu 135 4.1 Sort (sắp xếp) Filter (lọc) 135 Sắp xếp .135 Lọc liệu 136 4.2 PivotTable PivotChart 137 4.2.1 Giới thiệu PivotTable PivotChart 138 Tạo báo cáo PivotTable đơn giản 138 4.2.2 Tìm hiểu liệu nguồn PivotTable .153 4.2.3 Sử dụng công cụ PivotTable định dạng PivotTable 167 Chương 5: Đồ Thị Trong Excel 179 Upload by http://tuthienbao.com 5.1 Giới thiệu đồ thị 179 5.2 Vẽ đồ thị 180 5.3 Các thao tác đồ thị 185 a Nhận biết thành phần đồ thị 185 Các thành phần thông dụng 185 Một số thành phần có đồ thị 3-D 186 b Các thao tác với đồ thị 186 Chọn thành phần đồ thị .186 Di chuyển đồ thị 186 Sao chép đồ thị 187 Xóa đồ thị 187 Thêm thành phần đồ thị 187 Sắp xếp xóa thành phần đồ thị 187 In đồ thị 188 c Hiệu chỉnh định dạng đồ thị 188 Hiệu chỉnh Chart Area 188 Hiệu chỉnh Flot Area 190 Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, thích, tiêu đề trục hoành trục tung,… 190 Hiệu chỉnh đường lưới ngang dọc 191 d Các thao tác với chuỗi số liệu đồ thị .196 Xóa bớt chuỗi số liệu khỏi đồ thị 196 Thêm chuỗi vào đồ thị 196 Thay đổi chuỗi số liệu 197 Upload by http://tuthienbao.com Thêm đường xu hướng vào đồ thị 199 Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính 200 6.1 Các chế độ hiển thị trang Excel 200 6.2 Thiết lập thông số cho trang in .201 6.3 Thiết lập thông số hộp thoại Print 207 6.4 Các lưu ý khác 209 Chương 7: Làm Việc Với Macro, Templates .209 7.1 Macro 209 Ghi Macro 209 Thực thi Macro 211 Chương 8: Phím Tắt Và Thủ Thuật .212 8.1 Phím Tắt 212 a Truy cập Ribbon bàn phím .212 b Phím tắt .212 8.2 Thủ thuật 216 Dịch số tiền chữ (Chuyển số thành chữ) 216 Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp 221 Khóa bảo vệ ô có chứa công thức 222 Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác 228 Điều khiển Conditional Formating checkbox 231 Đánh dấu ô chứa công thức Conditional Formatting 238 Upload by http://tuthienbao.com Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn 239 Chuyển đổi số dạng văn sang số thực .240 Tăng thêm số lần Undo cho Excel 242 10 Tách họ tên cột bảng tính Excel 246 11 Tạo mục lục Excel 247 Upload by http://tuthienbao.com I Những điểm Microsoft Excel 2010 Chức Backstage View Giao diện ribbon Office 2010 đưa vào tất ứng dụng gói Office 2010 Cơng cụ Backstage View truy cập qua phím Office (góc bên trái), hỗ trợ sử dụng tác vụ lưu tài liệu in ấn Thanh định hướng bên trái Backstage View chứa nhiều lệnh, cho phép sửa tài liệu, kích cỡ file Upload by http://tuthienbao.com Thêm tính Sparkline Excel ln có liệu đồ thị biểu đồ phong phú để mô tả liệu xu hướng Với Excel 2010, Microsoft bổ sung thêm tính Sparklines Tính cho phép người dùng đặt đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay dòng nhận định khuynh hướng (cell) Sparklines cách nhanh đơn giản để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào cell Upload by http://tuthienbao.com Sparkline cách hữu ích để thêm yếu tố trực quan nhanh gọn Tính Slicers Slicers tính Excel 2010 giúp bạn giải thích liệu bạn dễ dàng Một cách nhanh chóng, bạn có nhình trực quan sâu thơng qua số lượng lớn liệu Ví dụ, bạn sử dụng Slicers để lọc thông qua liệu bạn nhanh chóng tìm thấy thơng tin có liên quan Khi liệu bảng trụ (Pivot Table) thay đổi, Slicer tự động cập nhật Upload by http://tuthienbao.com Đôi bạn không thấy kết quả, anh Bill lanh chanh chậm hiểu, cho công thức sử dụng hàm bạn text nên ảnh tự sửa thành : =”IsFormula(A1)” Vậy bạn phải vào chỗ cũ sửa lại Bây bạn sửa thêm ô trở thành công thức, có màu ngược lại, bạn sửa công thức thành giá trị thêm giá trị vào ơ, khơng có màu Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn Khi nhập liệu hay chép dán liệu từ nguồn khác vào Excel ký tự khơng mong muốn xuất tồn bảng tính bạn Sử dụng chiêu bạn khắc phục rắc rối gỡ bỏ ký tự không mong muốn tay Chức thay (replace) Excel giúp bạn gỡ bỏ ký tự khơng mong muốn bảng tính, phải qua vài bước phụ Ví dụ như, bạn thay ký tự không mong muốn chuỗi rỗng tựa chưa tồn Muốn bạn cần biết mã ký tự mà bạn muốn gỡ bỏ Tất ký tự mang mã riêng Excel cho bạn biết bạn sử dụng hàm CODE Hàm CODE trả mã số cho ký tự chuỗi Mã tương đương ký tự mà máy tính bạn thiết lập Để thực điều này, chọn có chứa ký tự không mong muốn Từ công thức, bơi đen ký tự chép ký tự Tiếp theo chọn ô trống (A1 chẳng hạn) dán ký tự vào chọn (A1) Tại ô khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1) Upload by http://tuthienbao.com Công thức trả mã ký tự khơng mong muốn Chọn tồn liệu bạn, chọn Home ➝ Editing ➝ Find & Select ➝ Replace (với phiên trước Excel 2010: chọn Edit ➝ Replace…), khung Find what: nhấn phim Alt gõ số kèm theo code đưa công thức Nếu mã số 163 nhấn Alt nhấn 0163 (Hoặc bạn để trỏ chuột có ký tự khơng mong muốn, chép ký tự dán vào Find what được) Bỏ trống khung Replace With nhấn Replace all Việc làm xóa bỏ tất ký tự khơng mong muốn nhanh qua việc dò tìm mã ký tự Lặp lại bước cho ký tự không mong muốn Chuyển đổi số dạng văn sang số thực Các giá trị số (number) Excel mặc định canh lề phải văn (text) canh lế trái Do vậy, cách đơn giản để nhận biết giá trị số văn cột bảng tính bạn thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột Bạn vào Home ➝ nhóm Alignment ➝ chọn Format Cells ➝ vào Tab Alignment ➝ chọn General hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột chọn ➝ nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại Upload by http://tuthienbao.com Bạn kéo cột rộng để đễ phân biệt việc canh lề, bạn thấy giá trị số, ngày tháng canh lề phải văn canh lề trái Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn sang số thực Đây cách nhanh dễ dàng để chuyển giá trị số dang văn sang số thực Các bước thực sau: Chọn ô trống nhấn lệnh Copy (Ctrl + C)➝ quét chọn vùng số liệu dạng văn định chuyển đổi (ví dụ vùng A1:A9 hình trên) ➝ nhấp phải chuột chọn Paste Special… ➝ chọn Add nhóm Operation ➝ nhấn OK để hồn tất Việc làm giúp chuyển toàn số số dạng văn sang số thực, rỗng có giá trị bạn cộng số vào số lưu dạng văn Excel bạn làm cho số dạng văn chuyển thành số thực Dùng hàm TEXT để chuyển đổi Upload by http://tuthienbao.com Bạn áp dụng nguyên tắc cách vào số hàm có sẵn Excel để thực việc chuyển đổi Thông thường, bạn dùng hàm thuộc nhóm TEXT kết trả dạng số Excel xem số giá trị dạng văn Giả sử bạn có vùng liệu A1:A7 hình sau: Bạn dùng hai hàm nhóm TEXT LEFT FIND để tách giá trị khỏi chuỗi văn sau: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) Sau dùng hàm để tách phần giá trị kết trả Excel xem văn chúng canh lề trái hình sau: Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh cơng thức tác chuỗi để kết trả số thực cách cộng thêm số vào sau công thức trên: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + Upload by http://tuthienbao.com Tăng thêm số lần Undo cho Excel Tất quen thuộc với chức Undo Excel, cho phép làm lại sai lầm Tuy nhiên, mặc định, Undo 16 lần Chiêu giúp bạn tăng số lần Undo lên nhiều hơn, đến 100 lần Khi bạn sử dụng chức Undo Excel, bạn thực Undo 16 lần, nút Undo bị mờ đi, Undo Ngoài ra, bạn nhấn nút Save để lưu bảng tính, nút Undo bị mờ đi, danh sách tác vụ (những hành động thực bảng tính) mà bạn thực bị Đó bạn lưu bảng tính, Excel cho bạn hài lòng với bảng tính (thì nhấn Save), thấy khơng cần thiết phải giữ lại danh sách tác vụ trước lưu Bạn thấy rằng, quay lui lại 16 lần không đủ, làm cách để tăng số lần lên? Nghĩa làm cách để tăng danh sách tác vụ bạn lên? Thưa rằng, có cách, bạn tăng số lên đến 100 lần Để làm điều này, trước hết, bạn khỏi Excel Sau bạn chạy lệnh Run Windows (Start | Run, nhấn phím Window + R), gõ vào Regedit.exe nhấn OK Upload by http://tuthienbao.com Khi bạn mở chương trình Regedit, tìm đến khóa: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 11.0 \ Excel \ Options Con số 11.0 khác, ví dụ với Excel2000 10.0, với Excel 2010 12.0 Upload by http://tuthienbao.com Nhấn Edit | New | DWORD Value (xem hình) Một mục New Value #1 tạo khung bên phải, bạn nhập vào chữ UndoHistory, nhấn Enter Upload by http://tuthienbao.com Nhấn đúp (double-click) vào mục UndoHistory tạo, gõ vào hộp thoại mở số bất kỳ, miễn lớn 16 nhỏ 100 Nhấn OK, thoát Regedit Upload by http://tuthienbao.com Bạn khởi động lại Excel thử làm đó, nhấn vào nút Undo xem bạn Undo lần Hy vọng Undo 100 lần, đủ cho bạn Tuy nhiên, bạn nhấn lưu bảng tính, danh sách tác vụ Undo 10 Tách họ tên cột bảng tính Excel Bước 1: Khi nhập liệu vào bảng tính Excel, thông thường ta nhập họ tên vào Tuy nhiên, có sau ta cần phải tách riêng tên khỏi họ tên đệm, làm thủ công thao tác chép dán qua khác bất tiện Nếu sử dụng hàm Right kết hợp với vài hàm khác cho kết bạn muốn, số trường hợp cho kết khơng xác Có phương pháp tối ưu giúp bạn hồn thành tốt cơng việc này, cách thực đơn giản sau: Bước 2: - Trên bảng tính chứa cột họ tên cần tách, nhấn Alt+F11 Bước 3: - Tiếp theo, bạn nhấn menu Insert chọn Module xuất cửa sổ soạn thảo Bước 4: Bạn nhập đoạn mã lệnh sau vào cửa sổ soạn thảo: Private Function Tachten(ten As String, lg As Integer) Upload by http://tuthienbao.com Dim j As Integer Name = Trim(ten) For j = Len(Name) To Step -1 If Mid(Name, j, 1) = " " Then If lg = "1" Then Tachten = Right(Name, Len(Name) - j) Else Tachten = Left(Name, j) End If Exit For End If Next End Function Bước 5:- Bạn nhấn Ctrl+S để lưu lại quay trở bảng tính Excel Bước 6:- Bây để tiến hành tách riêng họ tên đệm vào ô mới, bạn đặt trỏ ô chứa họ tên đệm nhập vào công thức =TachTen(B3,0) nhấn Enter thấy kết - Để tách riêng tên vào ô mới, bạn đặt trỏ ô chứa tên cần tách nhập vào công thức =TachTen(B3,1) nhấn Enter xong Ghi chú: B3 địa ô ban đầu chứa họ, tên đệm tên Upload by http://tuthienbao.com 11 Tạo mục lục Excel Nếu bạn tốn nhiều thời gian workbook (bảng tính) với nhiều worksheet (trang tính), bạn cảm thơng khó khăn việc tìm kiếm trang tính Khi đó, có lẽ ta nên lập mục trang tính có để thuận tiện cho việc điều hướng bảng tính Bằng cách sử dụng mục trang tính cho phép bạn nhanh chóng dễ dàng điều hướng bảng tính, cú nhấp chuột đưa bạn đến xác nơi bạn muốn đến mà không lo bị nhầm lẫn Bạn tạo mục vài cách: tay, tự động tạo mã VBA, sử dụng trình đơn tùy chọn theo ngữ cảnh (thậm chí dùng hàm Macro4 – khơng trình bày đây) Tạo mục thủ cơng Cách dễ làm, bạn cần chèn worksheet đăt cho tên, ví dụ tên Index Sau đó, bạn nhận vào tên worksheet có workbook tạo siêu liên kết (hyperlink) đến worksheet tương ứng với tên mà bạn nhập Để tạo hyperlink bạn chọn tên sheet, sau vào Insert | chọn Hyperlink nhóm Links | Insert | Hyperlinks] nhấn phím tắt Ctrl+K để mở hộp thoại Insert Hyperlink Upload by http://tuthienbao.com Chọn Place in This Document chọn tên Sheet muốn kết nối tới Nhấn nút OK để hoàn tất Phương pháp phù hợp bảng tính khơng có q nhiều worksheet tên worksheet khơng có thay đổi thường xun, khơng gây nhiều khó khăn cho cơng tác bảo trì trang mục Tạo mục tự động cách sử dụng VBA Một cách thay khác sử dụng VBA để tự động tạo mục Đoạn mã sau tự động tạo bảng mục liên kết đến tất worksheet mà bạn có workbook Bảng mục tạo lại worksheet lưu mục chọn Đoạn mã phải đặt private module Sheet chứa Chèn worksheet vào workbook đặt tên cho Index chẳng hạn Nhấp chuột phải vào tên worksheet vừa tạo chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh nhấn tổ hợp phím Alt+F11 Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code: Upload by http://tuthienbao.com Private Sub Worksheet_Activate() Dim wSheet As Worksheet Dim lCount As Long lCount = With Me Columns(1).ClearContents Cells(1, 1) = "INDEX" End With For Each wSheet In Worksheets If wSheet.Name Me.Name Then lCount = lCount + With wSheet Range("A1").Name = "Start" & wSheet.Index Hyperlinks.Add Anchor:=.Range("A1"), Address:="", SubAddress:= _ "Index", TextToDisplay:="Back to Index" End With Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(lCount, 1), Address:="", SubAddress:= _ "Start" & wSheet.Index, TextToDisplay:=wSheet.Name End If Next wSheet End Sub Upload by http://tuthienbao.com Nhấn tổ hợp phím Alt+Q để VBE trở cửa sổ bảng tính, sau lưu bảng tính lại Để chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang worksheet khác workbook sau chọn lại worksheet Index để kích hoạt kiện Worksheet_Activate Lưu ý rằng, đoạn mã đặt tên (Name) cho ô A1 worksheet kèm theo số mục worksheet bảng tính (worksheet có mục 1, kế 2, 3… n) Điều bảo đảm ô A1 trang tính có tên khác Nếu ô A1 worksheet bạn đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 đoạn mã sang địa khác phù hợp Lưu ý, bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết sở) workbook hyperlink tạo từ đoạn mã hoạt động được, chúng liên kết đến Name workbook hành Khi thuộc tính hyperlink base thiết lập siêu liên kết trỏ đến hyperlink base kết hợp với Name ... Office Excel 2010 dừng lại B3 Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel Upload by http:/ /tuthienbao. com Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel Các nút điều khiển cửa sổ Excel Thu nhỏ cửa sổ Excel. .. tên cột bảng tính Excel 246 11 Tạo mục lục Excel 247 Upload by http:/ /tuthienbao. com I Những điểm Microsoft Excel 2010 Chức Backstage View Giao diện ribbon Office 2010 đưa vào tất... Comments Show All Comments (ẩn/ tất cả) Show/ Hide Comment (ẩn/ thích chọn) Upload by http:/ /tuthienbao. com Hiệu chỉnh thích vào chọn cần hiệu chỉnh thích Review Comments Edit Comment