Đang tải... (xem toàn văn)
NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 1 Bµi 1: c¸c kh¸i niÖm vµ thao t¸c ban ®Çu víi b¶ng tÝnh excel I. Mét sè kh¸i niÖm c¬ b¶n: Microsoft Excel lµ ch−¬ng tr×nh thuéc bé phÇn mÒm Microsoft Office ®−îc sö dông trong hÇu hÕt tÊt c¶ c¸c v¨n phßng trªn toµn thÕ giíi cña h·ng Microsoft. Excel lµ ch−¬ng tr×nh b¶ng tÝnh nã cã thÓ øng dông cho c¸c c«ng viÖc qu¶n lý, kÕ to¸n, thèng kª ... 1. Work Book, Sheet, Cell: Work book hay book lµ mét file chøa c¸c b¶ng tÝnh, trong mét Work book gåm nhiÒu c¸c Sheet. Mçi Sheet lµ mét b¶ng tÝnh rÊt lín bao gåm 256 cét ®−îc ®¸nh thø tù theo ch÷ c¸i vµ 65.536 hµng ®−îc ®¸nh thø tù theo sè. øng víi mét cét vµ mét hµng ®−îc gäi lµ mét Cell hay cßn gäi lµ mét «. Mçi Cell ®Òu cã to¹ ®é (®Þa chØ) t−¬ng øng lµ tªn cét, tªn hµng VD: D5, H30 .... 2. C¸ch nhËp d÷ liÖu vµo b¶ng tÝnh. §Æt con trá vµo tõng « vµ nhËp d÷ liÖu, khi kÕt thóc nhËp cho « nµo th× Ên enter. Khi nhËp sè liÖu vµo b¶ng tÝnh th«ng th−êng ta dïng c¸c phÝm sè ë bªn ph¶i bµn phÝm (Ên phÝm Num Lock cho ®Ìn Num Lock s¸ng) vµ nhËp theo cét.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 2 II. C¸c Thao t¸c c¬ b¶n: 1. Më b¶ng tÝnh míi. - Ên phÝm: Ctrl + N - Chän menu File -> New - Chän biÓu t−îng: 2. L−u b¶ng tÝnh. - Ên phÝm: Ctrl + S - Chän menu File -> Save - Chän biÓu t−îng: 3. §ãng b¶ng tÝnh. - Ên phÝm: Ctrl + W - Chän menu File -> Close - Chän biÓu t−îng: 4. Më b¶ng tÝnh cò. - Ên phÝm: Ctrl + O - Chän menu File -> Open - Chän biÓu t−îng: 5. L−u b¶ng tÝnh ra ®Üa mÒm.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 3 - §−a ®Üa mÒm vµo æ ®Üa -> chän menu File -> Save As -> t¹i dßng save in chän æ ®Üa A (Floppy A) -> gâ tªn file ë dßng file name -> chän nót save.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 4 Bµi 2: C¨n chØnh kÎ b¶ng, lËp c«ng thøc 1. C¨n chØnh. - Trén vµ canh gi÷a nhiÒu « -> b«i ®en c¸c « cÇn trén -> nh¸y chuét vµo biÓu t−îng Merge and Centre - Chän font ch÷ -> b«i ®en c¸c « cÇn chän font -> vµo menu Format -> Font. - §iÒn Series (®iÒn sè thø tù): + NhËp sè ®Çu tiªn vµ sè thø hai ë hai « liªn tiÕp -> b«i ®en 2 « ®ã -> trá chuét vµo chÊm ë gãc d−íi ph¶i cña khung b«i ®en -> gi÷ nót chuét vµ kÐo (nÕu chØ nhËp mét sè ë « ®Çu tiªn th× khi kÐo chuét Ên phÝm Ctrl). + NhËp mét sè ë « ®Çu tiªn -> vµo menu Edit -> Fill -> Series -> trong ®ã Row: series theo hµng. Columns: series theo cét. Trend: t¨ng gi¶m theo xu h−íng Linear: t¨ng theo cÊp sè céng. Growth: t¨ng theo cÊp sè nh©n. Date: t¨ng theo kiÓu ngµy Auto Fill: tù ®éng ®iÒn. Step value: b−íc nhÈy. Stop value: gi¸ trÞ dõng.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 5 2. LËp c«ng thøc. - C¸c phÐp to¸n trong excel: céng (+), trõ (-), nh©n (*), chia (/), luü thõa (^). - Tr−íc khi lËp c«ng thøc bao giê còng ph¶i nhËp dÊu =. - Trªn mét b¶ng d÷ liÖu ta chØ viÖc lËp c«ng thøc t¹i mét hµng (th−êng lµ hµng ®Çu tiªn) sau ®ã copy c«ng thøc cho c¸c hµng cßn l¹i b»ng c¸ch trá chuét vµo chÊm d−íi ph¶i cña « chøa c«ng thøc -> gi÷ nót chuét vµ kÐo xuèng (trong tr−êng hîp b¶ng tÝnh lín gåm nhiÒu hµng, ta nh¸y ®óp chuét vµo chÊm d−íi ph¶i). 3. KÎ b¶ng. - B«i ®en vïng d÷ liÖu cÇn kÎ -> Format -> Cells -> Border.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 6 Bµi 3: To¹ ®é tuyÖt ®èi ChÌn hµng, cét, « 1. To¹ ®é tuyÖt ®èi. Trong c¸c bµi thùc hµnh tr−íc ta ®· thÊy lµ khi copy c«ng thøc th× to¹ ®é trong c«ng thøc thay ®æi theo hµng hoÆc cét. Muèn lÊy cè ®Þnh to¹ ®é trong c«ng thøc th× ngay sau khi chän to¹ ®é ta ph¶i Ên phÝm F4 (cßn gäi lµ lÊy to¹ ®é tuyÖt ®èi). 2. ChÌn, xo¸, Èn hµng, cét. B«i ®en cét hÆc hµng (b»ng c¸ch nh¸y chuét vµo tªn cét hoÆc hµng) -> nh¸y ph¶i chuét -> Insert Column (row): ®Ó chÌn cét (hµng). -> Delete Column (row): ®Ó xo¸ cét (hµng). -> Hide : ®Ó Èn. -> UnHide : bá Èn. 3. KiÓu d÷ liÖu. Trong Excel cã c¸c kiÓu d÷ liÖu sau: + KiÓu sè: khi nhËp nhËp d÷ liÖu sè vµo cell -> sè ®−îc canh sang ph¶i. + KiÓu ch÷ (text): khi nhËp nhËp d÷ liÖu vµo cell -> d÷ liÖu ®−îc canh sang tr¸i. + KiÓu ngµy: khi nhËp d÷ liÖu vµo cell -> d÷ liÖu ®−îc canh sang ph¶i.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 7 * Chó ý: - Khi nhËp kiÓu ngµy ph¶i chó ý lµ m¸y cña b¹n ®ang ®Æt hÖ ngµy lµ mm/dd/yy hay lµ dd/mm/yy. - Khi nhËp sè mµ canh sang tr¸i th× ph¶i xo¸ bá ®Þnh d¹ng hoÆc ®Þnh d¹ng l¹i.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 8 Bµi 4: §Þnh d¹ng cells sö dông mét sè hµm ®¬n gi¶n 1. §Þnh d¹ng d÷ liÖu cho cells. B«i ®en c¸c « cÇn lÊy ®Þnh d¹ng -> Format -> Cells -> Number trong ®ã: + Number: kiÓu sè. + Currency: kiÓu tiÒn tÖ. + Accounting: kiÓu kÕ to¸n. + Date: kiÓu ngµy. + Time: kiÓu giê. + Percentage: kiÓu phÇn tr¨m. + Fraction: kiÓu ph©n sè. + Scientific: kiÓu khoa häc. + Text: kiÓu v¨n b¶n, ch÷. + Special: kiÓu ®Æc biÖt. + Custom: lùa chän kiÓu. 2. VÝ dô vÒ mét sè ®Þnh d¹ng. - Tr−íc khi nhËp t¹i mét « nµo ®ã ta gâ dÊu ‘ -> thµnh kiÓu Text: ‘99999 kh¸c 99999 (kiÓu Text kh«ng céng, trõ, nh©n ... ®−îc). - §Þnh d¹ng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 9 B«i ®en c¸c cell -> Format -> Cells -> Custom -> gâ vµo ‘(0)’ d−íi dßng Type. - §Þnh d¹ng giê: Format -> Cells -> Custom -> gâ vµo ‘hh:mm:ss’ d−íi dßng Type. - §Þnh d¹ng ngµy: Format -> Cells -> Custom -> gâ vµo ‘mm/dd/yy’ hoÆc ‘dd/mm/yy’ hoÆc ‘mm/dd/yyyy’ d−íi dßng Type. Bµi 5: HÖ thèng c¸c hµm c¬ b¶n nhÊt trong excel 1. C¸c sö dông hµm trong c«ng thøc. Tæng qu¸t: = Tªn hµm(®èi sè1,®èi sè2,...) + Tªn hµm ph¶i nhËp theo ®óng quy ®Þnh cña excel. + Bao nhiªu ®èi sè th× tuú theo tõng hµm, cã hµm kh«ng cã ®èi sè. + Th«ng th−êng excel ngÇm ®Þnh dÊu phÈy ‘,’ ®Ó ng¨n c¸ch c¸c ®èi trong hµm nh−ng khi dïng chuÈn lµ dÊu phÈy ®Ó ng¨n c¸ch phÇn nguyªn vµ phÇn lÎ thËp ph©n th× dÊu ng¨n c¸ch c¸c ®èi trong hµm lµ dÊu ‘;’. 2. HÖ thèng hµm. Hµm thèng kª Statistical. + Hµm xÕp h¹ng - Rank.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 10 = Rank(Sè cÇn xÕp h¹ng, D·y cÇn so s¸nh, Tiªu chuÈn) - Sè cÇn xÕp h¹ng: lµ to¹ ®é, ®Þa chØ cña mét « nµo ®ã. - D·y cÇn so s¸nh: lµ to¹ ®é cña mét d·y c¸c sè so s¸nh ®Ó xÕp h¹ng (sau khi chän to¹ ®é cña d·y nµy cÇn Ên phÝm F4 ®Ó lÊy to¹ ®é tuyÖt ®èi). - Tiªu chuÈn nhËn hai gi¸ trÞ : 0 - xÕp h¹ng gi¶m dÇn (sè lín nhÊt xÕp thø nhÊt). 1 - xÕp h¹ng t¨ng dÇn (sè nhá nhÊt xÕp thø nhÊt). + Hµm tÝnh trung b×nh - Averge. = Average(D·y cÇn tÝnh). + Hµm t×m gi¸ trÞ lín nhÊt, nhá nhÊt - Min, Max. = Min(D·y sè) = Max(D·y sè) Bµi 6 HÖ thèng c¸c hµm (TiÕp) Hµm To¸n Häc Vµ l−îng gi¸c - Math & Trig. + Hµm tÝnh tæng - Sum. = Sum(D·y sè). + Hµm tÝnh luü thõa - Power.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 11 = Power(C¬ sè, Sè mò) vd: Power(2,3) = 8 + Hµm LÊy phÇn nguyªn - Int. = Int(sè) + Hµm LÊy phÇn d− cña phÐp chia - Mod. = Mod(Sè bÞ chia, Sè chia) vd: Mod(7,3) = 1; Mod(7,4) = 3. + Hµm lµm trßn sè - Round. = Round(Sè, sè ch÷ sè phÇn lÎ thËp ph©n) vd: ROUND(2.15, 1) = 2.2 ROUND(2.149, 1) = 2.1 ROUND(-1.475, 2) = -1.48 ROUND(21.5, -1) = 20 Bµi 7 HÖ thèng c¸c hµm (TiÕp) I. Hµm Logical.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 12 1. Hµm vµ, hoÆc c¸c ®iÒu kiÖn - And, Or, Not. = And(BiÓu thøc1, biÓu thøc2, ...) = Or(BiÓu thøc1, biÓu thøc2, ...) = Not(§iªu kiÖn) 2. Hµm ®iÒu kiÖn - If. = If(Logic_test, Value_if_true, Value_if_false) DiÔn gi¶i : NÕu logic_test th× value_if_true kh«ng th× value_if_false. - Logic_test: lµ biÓu thøc ®iÒu kiÖn (dïng hµm And, Or ®Ó vµ, hoÆc c¸c ®iÒu kiÖn). - Value_if_true: lµ gi¸ trÞ tr¶ vÒ nÕu ®iÒu kiÖn ®óng. - Value_if_false: lµ gi¸ trÞ tr¶ vÒ nÕu ®iÒu kiÖn sai (cã thÓ lµ mét hµm if kh¸c, gäi lµ hµm if lång nhau). - Hµm if kh«ng ®−îc lång nhau qu¸ 7 cÊp. II. C¸c hµm vÒ chuçi ký tù. 1. Hµm LEFT(). Qui c¸ch: Left(,n). Hµm nµy cho mét chuçi ký tù trong tõ bªn tr¸i vµ lÊy ra n ký tù. 2. Hµm RIGHT(). Qui c¸ch: Right(,n) Cho kÕt qu¶ nh− hµm Left() nh−ng tõ bªn ph¶i. 3. Hµm MID(). Qui c¸ch: Mid(,,n). Hµm nµy cho kÕt qu¶ lµ mét d·y ký tù lÊy ra trong , tõ vµ lÊy ra n ký tù.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 13 Bµi 8 HÖ thèng c¸c hµm (TiÕp) Hµm t×m kiÕm vµ tham chiÕu - Lookup & Reference. + Hµm t×m kiÕm vµ tham chiÕu theo hµng - Hlookup. Hlookup sÏ t×m kiÕm d÷ liÖu so s¸nh trªn hµng ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu (hay cßn gäi lµ b¶ng m·) vµ tr¶ vÒ gi¸ trÞ t−¬ng øng víi m· ®ã. = HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup) - Lookup_value: lµ gi¸ trÞ t×m kiÕm, so s¸nh (cßn gäi lµ m·). - Table_array: To¹ ®é cña b¶ng tham chiÕu (cßn gäi lµ b¶ng m·, b¶ng phô). - Row_index_num: sè thø tù cña hµng, n¬i lÊy gi¸ trÞ tr¶ vÒ. - Range_lookup nhËn mét trong hai gi¸ trÞ: 0 : lµ t×m kiÕm chÝnh x¸c (gi¸ trÞ cÇn t×m vµ gi¸ trÞ ë hµng ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu gièng hÖt nhau). 1 : lµ t×m kiÕm t−¬ng ®èi (gi¸ ë hµng ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu ph¶i ®−îc S¾p xÕp t¨ng dÇn). + Hµm t×m kiÕm vµ tham chiÕu theo cét - Vlookup. Vlookup sÏ t×m kiÕm d÷ liÖu so s¸nh trªn cét ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu (hay cßn gäi lµ b¶ng m·) vµ tr¶ vÒ gi¸ trÞ t−¬ng øng víi m· ®ã.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 14 = VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Column_index_num, Range_lookup) - Lookup_value: lµ gi¸ trÞ t×m kiÕm, so s¸nh (cßn gäi lµ m·). - Table_array: To¹ ®é cña b¶ng tham chiÕu (cßn gäi lµ b¶ng m·, b¶ng phô). - Column_index_num: sè thø tù cña cét, n¬i lÊy gi¸ trÞ tr¶ vÒ. - Range_lookup nhËn mét trong hai gi¸ trÞ: 0 : lµ t×m kiÕm chÝnh x¸c (gi¸ trÞ cÇn t×m vµ gi¸ trÞ ë cét ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu gièng hÖt nhau). 1 : lµ t×m kiÕm t−¬ng ®èi (gi¸ ë cét ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu ph¶i ®−îc S¾p xÕp t¨ng dÇn). Bµi 9 LËp biÓu ®å, ®å thÞ BiÓu ®å, ®å thÞ. + C¸ch lËp ®¬n gi¶n: B«i ®en vïng d÷ liÖu cÇn lËp biÓu ®å (nÕu c¸c cét d÷ liÖu kh«ng liªn tiÕp th× Ên Ctrl khi b«i ®en) -> Nh¸y vµo biÓu t−îng Chart Wizard hoÆc vµo menu Insert -> Chart -> xuÊt hiÖn b¶ng chän -> chän kiÓu biÓu ®å -> Next -> Gâ tiªu ®Ò cho biÓu ®å vµo dßng Chart title -> Next -> Finish. + Thªm, söa kiÓu biÓu ®å:NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 15 Nh¸y ph¶i chuét vµo khung cña biÓu ®å -> Chart Options trong ®ã: Title (tiªu ®Ò). Legend (chó gi¶i, chó thÝch). Data labels (nh·n cña d÷ liÖu).NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 16 Bµi 10 S¾p xÕp vµ läc d÷ liÖu 1.S¾p xÕp d÷ liÖu. B«i ®en vïng d÷ liÖu cÇn s¾p xÕp -> Data -> Sort -> Tªn cét cÇn s¾p xÕp (ë sort by) -> chän chØ tiªu s¾p xÕp (Ascending lµ t¨ng dÇn, Descending lµ gi¶m dÈn) + Then by: trong tr−êng hîp nÕu trïng th× s¾p xÕp theo cét tiÕp. + Header row: S¾p xÕp vµ trõ hµng ®Çu tiªn (tªn cét). + No header row : S¾p xÕp c¶ hµng ®Çu tiªn. 2. Läc d÷ liÖu AutoFilter.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 17 B«i ®en vïng d÷ liÖu cÇn läc -> Data -> Filter -> AutoFilter -> xuÊt hiÖn T¹i dßng ®Çu tiªn cña b¶ng -> Nh¸y chuét vµo -> chän Custom -> chän ®iÒu kiÖn ®Ó läc. - Sau khi läc ra kÕt qu¶ ta cã thÓ copy ra vïng kh¸c vµ in riªng. - Muèn hiÖn l¹i toµn bé d÷ liÖu ®Ó läc tiÕp -> Data -> Filter -> Show All. - Muèn bá chÕ ®é läc -> Data -> Filter -> AutoFilter. Bµi 11 ®Þnh d¹ng b¶ng tÝnh, in d÷ liÖu 1. §Þnh d¹ng b¶ng. Vµo menu File -> Page Setup -> + Page (®Æt trang). - Orientation: H−íng trang (Portrait ®Æt däc, Landscape ®Æt ngang). - Scaling: X¸c ®Þnh tû lÖ (§iÒu chØnh ‘adjust to’ tû lÖ bao nhiªu phÇn tr¨m so víi kÝch th−íc b×nh th−êng).NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 18 + Margins (®Æt lÒ). - Center on page: §Æt b¶ng vµo gi÷a trang giÊy (horizontally theo chiÒu ngang, vertically theo chiÒu däc). + Header/Footer (tiªu ®Ò ®Çu, cuèi trang). Chän Custom header hoÆc Custom footer ®Ó nhËp tiªu ®Ò. 2. §Æt vïng in. B«i ®en vïng cÇn ®Æt vµo menu File -> Print Area -> Set Print Area. Vµo menu File -> Print Area -> Clear Print Area ®Ó huû viÖc thiÕt lËp vïng in. 3. In b¶ng. Vµo menu File -> Print Preview ®Ó xem toµn bé tr−íc khi in. Vµo menu File -> Print -> - All: in toµn bé (tÊt c¶ c¸c trang).NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 19 - Pages; in tõ trang ... ®Õn trang ... - Number of copies: sè b¶n in.
Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 1: khái niệm thao tác ban đầu với bảng tính excel I Một số khái niệm bản: Microsoft Excel chơng trình thuộc phần mềm Microsoft Office đợc sử dụng hầu hết tất văn phòng toàn giới hãng Microsoft Excel chơng trình bảng tính ứng dụng cho công việc quản lý, kế toán, thống kê Work Book, Sheet, Cell: Work book hay book lµ mét file chứa bảng tính, Work book gồm nhiều Sheet Mỗi Sheet bảng tính lớn bao gồm 256 cột đợc đánh thứ tự theo chữ 65.536 hàng đợc đánh thứ tự theo số ứng với cột hàng đợc gọi Cell hay gọi ô Mỗi Cell có toạ độ (địa chỉ) tơng ứng tên cột, tên hàng VD: D5, H30 Cách nhập liệu vào bảng tính Đặt trỏ vào ô nhập liệu, kết thúc nhập cho ô ấn enter Khi nhập số liệu vào bảng tính thông thờng ta dùng phím số bên phải bàn phím (ấn phím Num Lock cho đèn Num Lock sáng) nhập theo cột Trang Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com II Các Thao tác bản: Mở bảng tính - ấn phÝm: Ctrl + N - Chän menu File -> New - Chọn biểu tợng: Lu bảng tính - ấn phÝm: Ctrl + S - Chän menu File -> Save - Chọn biểu tợng: Đóng bảng tính - ấn phÝm: Ctrl + W - Chän menu File -> Close - Chọn biểu tợng: Mở bảng tính cũ - Ên phÝm: Ctrl + O - Chän menu File -> Open - Chọn biểu tợng: Lu bảng tính đĩa mềm Trang Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com - Đa đĩa mềm vào ổ đĩa -> chọn menu File -> Save As -> dòng save in chọn ổ đĩa A (Floppy A) -> gõ tên file ë dßng file name -> chän nót save Trang Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 2: Căn chỉnh kẻ bảng, lập công thức Căn chỉnh - Trộn canh nhiều ô -> bôi đen ô cần trộn -> nháy chuột vào biểu tợng Merge and Centre - Chọn font chữ -> bôi đen ô cần chọn font -> vào menu Format -> Font - Điền Series (điền số thứ tự): + Nhập số số thứ hai hai ô liên tiếp -> bôi đen ô -> trỏ chuột vào chấm góc dới phải khung bôi đen -> giữ nút chuột kéo (nếu nhập số ô kéo chuột ấn phím Ctrl) + Nhập số ô -> vµo menu Edit -> Fill -> Series -> ®ã Row: series theo hµng Columns: series theo cét Trend: tăng giảm theo xu hớng Linear: tăng theo cấp số cộng Growth: tăng theo cấp số nhân Date: tăng theo kiểu ngày Auto Fill: tự động điền Step value: bớc nhẩy Stop value: giá trị dừng Trang Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Lập công thức - Các phép toán excel: cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), luü thõa (^) - Tr−íc lËp công thức phải nhập dấu = - Trên bảng liệu ta việc lập công thức hàng (thờng hàng đầu tiên) sau copy công thức cho hàng lại cách trỏ chuột vào chấm dới phải ô chứa công thức -> giữ nút chuột kéo xuống (trong trờng hợp bảng tính lớn gồm nhiều hàng, ta nháy đúp chuột vào chấm dới phải) Kẻ bảng - Bôi đen vùng liệu cần kẻ -> Format -> Cells -> Border Trang Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 3: Toạ độ tuyệt đối Chèn hàng, cột, ô Toạ độ tuyệt đối Trong thực hành trớc ta thấy copy công thức toạ độ công thức thay đổi theo hàng cột Muốn lấy cố định toạ độ công thức sau chọn toạ độ ta phải ấn phím F4 (còn gọi lấy toạ độ tuyệt đối) Chèn, xoá, ẩn hàng, cột Bôi đen cột hặc hàng (bằng cách nháy chuột vào tên cột hàng) -> nháy phải chuột -> Insert Column (row): để chèn cột (hàng) -> Delete Column (row): để xoá cột (hàng) -> Hide : để ẩn -> UnHide : bỏ ẩn Kiểu liệu Trong Excel có kiĨu d÷ liƯu sau: + KiĨu sè: nhËp nhËp liệu số vào cell -> số đợc canh sang phải + Kiểu chữ (text): nhập nhập liệu vào cell -> liệu đợc canh sang trái + Kiểu ngày: nhập liệu vào cell -> liệu đợc canh sang phải Trang Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com * Chó ý: - Khi nhËp kiểu ngày phải ý máy bạn đặt hệ ngày mm/dd/yy dd/mm/yy - Khi nhập số mà canh sang trái phải xoá bỏ định dạng định dạng lại Trang Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 4: Định dạng cells sử dụng số hàm đơn giản Định dạng liệu cho cells Bôi đen ô cần lấy định dạng -> Format -> Cells -> Number đó: + Number: kiĨu sè + Currency: kiĨu tiỊn tƯ + Accounting: kiểu kế toán + Date: kiểu ngày + Time: kiểu + Percentage: kiểu phần trăm + Fraction: kiểu ph©n sè + Scientific: kiĨu khoa häc + Text: kiĨu văn bản, chữ + Special: kiểu đặc biệt + Custom: lựa chọn kiểu Ví dụ số định dạng - Trớc nhập ô ta gõ dấu -> thành kiểu Text: 99999 khác 99999 (kiểu Text không cộng, trừ, nhân đợc) - Định dạng 10 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Trang Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bôi đen cell -> Format -> Cells -> Custom -> gõ vào (0) dới dòng Type - Định dạng giờ: Format -> Cells -> Custom -> gõ vào hh:mm:ss dới dòng Type - Định dạng ngày: Format -> Cells -> Custom -> gõ vào mm/dd/yy dd/mm/yy mm/dd/yyyy dới dòng Type Bài 5: Hệ thống hàm excel Các sử dụng hàm công thức Tổng quát: = Tên hàm(đối số1,đối số2, ) + Tên hàm phải nhập theo quy định excel + Bao nhiêu đối số tuỳ theo hàm, có hàm đối số + Thông thờng excel ngầm định dấu phẩy , để ngăn cách đối hàm nhng dùng chuẩn dấu phẩy để ngăn cách phần nguyên phần lẻ thập phân dấu ngăn cách đối hàm dấu ; Hệ thống hàm Hàm thống kê Statistical + Hàm xếp hạng - Rank Trang Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com = Rank(Số cần xếp hạng, Dãy cần so sánh, Tiêu chuẩn) - Số cần xếp hạng: toạ độ, địa ô - Dãy cần so sánh: toạ độ dãy số so sánh để xếp hạng (sau chọn toạ độ dãy cần ấn phím F4 để lấy toạ độ tuyệt đối) - Tiêu chuẩn nhận hai giá trị : - xếp hạng giảm dÇn (sè lín nhÊt xÕp thø nhÊt) - xÕp hạng tăng dần (số nhỏ xếp thứ nhất) + Hàm tính trung bình - Averge = Average(Dãy cần tính) + Hàm tìm giá trị lớn nhất, nhỏ - Min, Max = Min(D·y sè) = Max(D·y sè) Bµi Hệ thống hàm (Tiếp) Hàm Toán Học Và lợng giác - Math & Trig + Hàm tính tổng - Sum = Sum(D·y sè) + Hµm tÝnh luü thõa - Power Trang 10 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com = Power(C¬ sè, Sè mò) vd: Power(2,3) = + Hàm Lấy phần nguyên - Int = Int(số) + Hàm LÊy phÇn d− cđa phÐp chia - Mod = Mod(Sè bÞ chia, Sè chia) vd: Mod(7,3) = 1; Mod(7,4) = + Hàm làm tròn số - Round = Round(Số, số chữ số phần lẻ thập phân) vd: ROUND(2.15, 1) = 2.2 ROUND(2.149, 1) = 2.1 ROUND(-1.475, 2) = -1.48 ROUND(21.5, -1) = 20 Bài Hệ thống hàm (Tiếp) I Hàm Logical Trang 11 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Hàm và, điều kiện - And, Or, Not = And(BiÓu thøc1, biÓu thøc2, ) = Or(Biểu thức1, biểu thức2, ) = Not(Điêu kiện) Hàm điều kiện - If = If(Logic_test, Value_if_true, Value_if_false) Diễn giải : Nếu logic_test value_if_true không value_if_false - Logic_test: biểu thức điều kiện (dùng hàm And, Or để và, điều kiện) - Value_if_true: giá trị trả điều kiện - Value_if_false: giá trị trả điều kiện sai (có thể hàm if khác, gọi hàm if lồng nhau) - Hàm if không đợc lồng cấp II Các hàm chuỗi ký tự Hàm LEFT() Qui cách: Left(,n) Hàm cho chuỗi ký tự từ bên trái lấy n ký tự Hàm RIGHT() Qui cách: Right(,n) Cho kết nh hàm Left() nhng từ bên phải Hàm MID() Qui cách: Mid(,,n) Hàm cho kết mét d·y ký tù lÊy , tõ vµ lÊy n ký tù Trang 12 Ngun Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài Hệ thống hàm (Tiếp) Hàm tìm kiếm tham chiếu - Lookup & Reference + Hàm tìm kiếm tham chiếu theo hàng - Hlookup Hlookup tìm kiếm liệu so sánh hàng bảng tham chiếu (hay gọi bảng mã) trả giá trị tơng ứng với mã = HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup) - Lookup_value: giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi mã) - Table_array: Toạ độ bảng tham chiếu (còn gọi bảng mã, bảng phụ) - Row_index_num: số thứ tự hàng, nơi lấy giá trị trả - Range_lookup nhận hai giá trị: : tìm kiếm xác (giá trị cần tìm giá trị hàng bảng tham chiếu giống hệt nhau) : tìm kiếm tơng đối (giá hàng bảng tham chiếu phải đợc Sắp xếp tăng dần) + Hàm tìm kiÕm vµ tham chiÕu theo cét - Vlookup Vlookup sÏ tìm kiếm liệu so sánh cột bảng tham chiếu (hay gọi bảng mã) trả giá trị tơng ứng với mã Trang 13 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com = VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Column_index_num, Range_lookup) - Lookup_value: giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi mã) - Table_array: Toạ độ bảng tham chiếu (còn gọi bảng mã, bảng phụ) - Column_index_num: số thứ tự cột, nơi lấy giá trị trả - Range_lookup nhận hai giá trị: : tìm kiếm xác (giá trị cần tìm giá trị cột bảng tham chiếu giống hệt nhau) : tìm kiếm tơng đối (giá cột bảng tham chiếu phải đợc Sắp xếp tăng dần) Bài Lập biểu đồ, đồ thị Biểu đồ, đồ thị + Cách lập đơn giản: Bôi đen vùng liệu cần lập biểu đồ (nếu cột liệu không liên tiếp ấn Ctrl bôi đen) -> Nháy vào biểu tợng Chart Wizard vào menu Insert -> Chart -> xt hiƯn b¶ng chän -> chän kiĨu biểu đồ -> Next -> Gõ tiêu đề cho biểu đồ vào dòng Chart title -> Next -> Finish + Thêm, sửa kiểu biểu đồ: Trang 14 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Nháy phải chuột vào khung biểu đồ -> Chart Options đó: Title (tiêu đề) Legend (chú giải, thích) Data labels (nhãn liệu) Trang 15 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 10 Sắp xếp lọc liệu 1.Sắp xếp liệu Bôi đen vùng liệu cần xếp -> Data -> Sort -> Tên cột cần xếp (ở sort by) -> chọn tiêu xếp (Ascending tăng dần, Descending giảm dẩn) + Then by: trờng hợp trùng xếp theo cột tiếp + Header row: Sắp xếp trừ hàng (tên cột) + No header row : Sắp xếp hàng Lọc liệu AutoFilter Trang 16 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bôi đen vùng liệu cần lọc -> Data -> Filter -> AutoFilter -> xuất Tại dòng bảng -> Nháy chuột vào -> chọn Custom -> chọn điều kiện để lọc - Sau lọc kết ta copy vùng khác in riêng - Muốn lại toàn liệu để lọc tiÕp -> Data -> Filter -> Show All - Muèn bá chÕ ®é läc -> Data -> Filter -> AutoFilter Bài 11 định dạng bảng tính, in liệu Định dạng bảng Vào menu File -> Page Setup -> + Page (đặt trang) - Orientation: Hớng trang (Portrait đặt dọc, Landscape đặt ngang) - Scaling: Xác định tỷ lệ (Điều chỉnh adjust to tỷ lệ phần trăm so với kích thớc bình thờng) Trang 17 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com + Margins (đặt lề) - Center on page: Đặt bảng vào trang giấy (horizontally theo chiỊu ngang, vertically theo chiỊu däc) + Header/Footer (tiªu đề đầu, cuối trang) Chọn Custom header Custom footer để nhập tiêu đề Đặt vùng in Bôi đen vùng cần đặt vào menu File -> Print Area -> Set Print Area Vµo menu File -> Print Area -> Clear Print Area ®Ĩ hủ viƯc thiÕt lËp vïng in In bảng Vào menu File -> Print Preview để xem toµn bé tr−íc in Vµo menu File -> Print -> - All: in toàn (tất trang) Trang 18 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com - Pages; in tõ trang ®Õn trang - Number of copies: sè b¶n in Trang 19