Giáo trình Tự học Excel Căn bản đến nâng cao

Giáo trình Tự học Excel Căn bản đến nâng cao, tài liệu căn bản về môn học này, giúp các bạn có những kiến thức cơ bản nhất về môn học này, cũng như ứng dụng thực tế vào công việc của mình, tự học môn excel

Trang 1

Mục lục

Mục lục 1

Bài 1: Tên và sử dụng tên 4

I Tên cột, tên dòng và tên tự đặt trong các công thức 4

II Quy định chung về đặt tên 4

III Thao tác đặt tên 4

1 Đặt tên cho một ô, một vùng ô 4

2 Đặt tên cho công thức, cho hằng số 5

3 Đổi tên 6

4 Đặt tên xuyên qua nhiều bảng tính dùng tham chiếu 3-D 6

5 Thiết lập tham chiếu của tên 7

IV Dùng tên trong các công thức 7

Bài 2: Lọc dữ liệu 9

I sử dụng chức năng lọc tự động – Autofilter 9

1 Tìm số lớn nhất, nhỏ nhất 9

2 Lọc các ô trắng, không trắng 9

3 Lọc các giá trị lớn hơn bé hơn một giá trị cho trớc 10

4 Lọc giá trị bằng, khác một giá trị cho trớc 10

5 Lọc các dòng chứa mẫu tự cần tìm 11

6 Lọc các mẫu tự là phần đầu, phần cuối của một xâu 11

II Lọc mức cao 12

1 Điều kiện lọc 12

2 Thiết lập điều kiện lọc 12

Ví dụ: 13

3 Điều kiện lọc trên nhiều dòng 13

4 Các ký tự đại diện trong điều kiện 14

Ví dụ: Những ngời có Chức vụ là GĐ (giám đốc) hoặc PGĐ (phó giám đốc) hoặc là TP (trởng phòng) 14

Bài 3: Danh sách nh một Cơ sở dữ liệu 16

1

Trang 2

I Tạo lập danh sách - CSDL 16

II các hàm CSDL 16

1 Khuôn dạng chung 16

2 Cách dùng các hàm CSDL 16

Cú pháp: DSum (D1, D2, D3) 16

D1: Địa chỉ vùng CSDL 16

Tính tổng các bản ghi thoả m n điều kiện đặt ra ã 17

III Sử dụng form 19

1 Tạo lập form nhập liệu vào danh sách CSDL 19

Trong hộp thoại này xuất hiện nội dung của cơ sở dữ liệu Ta có thể dùng các phím mũi tên lên, xuống để xem các bản ghi phía trớc hoặc phía sau so với bản ghi hiện thời 19

2 Dùng các form đã làm sẵn 19

Bài 4: Bảng xoay Pivot Table 21

I Bảng xoay 21

1 Bảng xoay là gì 21

2 Các thành phần của một bảng xoay 21

Để có thể tiếp cận đợc với Pivot Table Report chúng ta sẽ nghiên cứu các khái niệm cơ bản liên quan đến khả năng này của excel 21

II Tạo lập bảng xoay 23

1 Báo cáo bằng PivotTable 23

Vùng dữ liệu để tạo PivotTable Report bắt buộc phải có dòng đầu tiên là tiêu đề Đây chính là dòng các trờng tham gia vào các vùng cơ bản của PivotTable Report Nếu trờng tham gia vào vùng Data là trờng số thì hàm đợc tạo để tính toán là tổng, các trờng hợp còn lại hàm đợc tính toán trong vùng Data là đếm (Count) 23

2 Báo cáo PivotChart 26

3 Chọn các vùng dữ liệu nguồn khác nhau cho PivotTable\PivotChart 26

4 Chọn các vùng dữ liệu nguồn khác nhau cho báo cáo 27

5 Cập nhật bảng xoay 27

6 Xóa một báo cáo bảng xoay 27

Bài 5: Kiểm tra nhập dữ liệu hợp lệ 28

I Thiết lập điều kiện kiểm tra 28

1 Giới hạn phạm vi của một giá trị kiểu số, ngày tháng, thời gian 28

Trang 3

2 Tạo danh sách chọn các giá trị có thể 30

3 ấn định số ký tự trong ô 30

4 Thiết lập công thức kiểm tra giá trị nhập vào 31

5 Thay đổi điều kiện kiểm tra 31

II Hiển thị thông báo 31

1 Hiển thị thông báo trợ giúp 31

2 Hiển thị thông báo lỗi khi nhập dữ liệu không hợp lệ 32

3 Khoanh tròn giá trị không hợp lệ 32

III Phát hiện ô không hợp lệ 32

Bài 6: Phân tích hồi quy và dự báo 34

I Bảng dữ liệu (Data Tables) 34

1 Bảng dữ liệu là gì 34

2 Bảng dữ liệu một biến 34

3 Tạo bảng dữ liệu 2 biến 37

II Kịch bản dự báo 39

1 Kịch bản (scenario) là gì 39

2 Tạo kịch bản 39

3 Thay đổi giá trị các ô 42

4 Lập báo cáo tổng kết 43

5 Hiển thị báo cáo 44

III Sử dụng Goal Seek 44

1 Goal Seek là gì? 44

2 Hiệu chỉnh giá trị ô để nhận kết quả mong muốn ở ô khác 45

Bài 7: Sử dụng Solver 48

I Các khái niệm cơ bản về Solver 48

1 Solver là gì? 48

2 Lập và giải bài toán bằng Solver 48

3 Thêm, bớt, thay đổi các ràng buộc trong Solver 50

4 Tạo báo cáo lời giải 50

II Sử dụng mô hình solver 53

1 Ghi lu mô hình Solver 53

2 Sử dụng mô hình Solver 53

3

Trang 4

Bài 1: Tên và sử dụng tên

I Tên cột, tên dòng và tên tự đặt trong các công thức

- Bảng tính gồm 256 cột, đặt tên là A, B, C, lần lợt từ trái qua phải và 16.834 hàng

đánh số là 1, 2, 3, từ trên xuống dới Trong đó không kể dòng tên cột ở trên cùng và cột số thứ tự hàng ở trái cùng Giữa các hàng và cột có các đờng lới làm ranh giới

- Các hàng và cột giao nhau tạo thành các ô Mỗi ô là một đơn vị dữ liệu để xử lý của Excel Mỗi ô đợc xác định bằng địa chỉ gồm tên cột và số thứ tự hàng tạo ra nó

Ví dụ ô là giao của cột A và hàng 1 có địa chỉ (gọi) là A1 Địa chỉ của một khối ô liên

tục hình chữ nhật viết bằng: địa chỉ ô đầu : địa chỉ ô cuối, ví dụ địa chỉ khối các ô

A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, C4 viết A1:C4.

II Quy định chung về đặt tên

1 Tất cả các tên đều bắt đầu bằng một chữ cái, một dấu chéo ngợc (\) hoặc dấu gạch dới (_)

2 Các chữ số và các ký hiệu đặc biệt có thể đợc sử dụng

sử dụng hộp Name Hộp Name là hộp nêu địa chỉ của ô hoạt động, xuất hiện

ở đầu trái của thanh Formular, ngay dới thanh công cụ Formatting.

Để đặt tên cho một ô, một vùng ô hãy theo các bớc sau đây.

1 Chọn ô hoặc vùng ô

2 Nhấp hộp Name, Excel sẽ đổi thành hộp văn bản biên tập đợc và làm nổi

sáng, địa chỉ ô (của ô hoạt động)

3 Gõ tên bạn muốn sử dụng vào hộp Name.

Trang 5

2 Đặt tên cho công thức, cho hằng số

6 Bạn có thể tạo tên để định nghĩa các hằng số và các công thức ngay cả trong trờng hợp các hằng số và các công thức không xuất hiện trong các ô của bảng tính Ví dụ, bạn thờng sử dụng giá trị 210.000 đ là mức lơng cơ bản

để tính lơng cho cán bộ (lấy 210.000) nhân với hệ số lơng)

7 Các bạn có thể đặt tên cho giá trị này và sử dụng tên đó trong các công thức Sau này nếu có sự thay đổi về lơng (tăng lơng chẳng hạn), bạn chỉ việc thay đổi giá trị trong tên mà không phải thay đổi lại tất cả các công thức có liên quan đến mức lơng cơ bản Để đặt tên cho một hằng, bạn tiến hành nh sau:

4 Vào bảng chọn Insert, chọn mục Name, chọn mục Define.

5 Khi này hộp thoại Define Name xuất hiện (Hình 1-1)

6 Đa một tên vào khung Names in Workbook Ví dụ:

8 MLCB (mức lơng cơ bản), và đa giá trị 210.000 vào khung

Refers to.

9 Nhấn nút OK.

10 Bây giờ bạn có thể sử dụng tên MLCB trong tất cả các công thức có liên quan đến vấn đề này thay cho việc phải viết giá trị 210.000

11.Bạn cũng có thể gán cho công thức một cái tên Ví dụ nh :

$A$3 + 15*$B$3 + 100 Khi đó, nếu có sự thay đổi về nội dung trong các ô có liên quan thì giá trị của tên công thức cũng đợc thay đổi theo

5

Hình 1.1: Đặt tên công thức và hằng số

Trang 6

3 Đổi tên

- Ta có thể thay đổi tên bằng cách bạn hãy chọn Insert/Name/Define Khi

Excel hiển thị hộp thoại Define Name (Hình 1-2), hãy chọn tên muốn đổi từ hộp

danh sách Names In Workbook, sau đó bạn thay đổi tên bằng cách sử dụng hộp

văn bản Names In Workbook và thực hiện các thay đổi cho địa chỉ khoảng

hoặc ô, sử dụng hộp văn bản Refers To, và nhấp OK.

4 Đặt tên xuyên qua nhiều bảng tính dùng tham chiếu 3-D

- Phần lớn các công thức bạn tạo ra sẽ tham chiếu các ô khác trên cùng bảng tính Tuy nhiên, bạn làm việc này mà không bị hạn chế Bạn có thể kéo các giá trị từ các ô định vị trên các bảng tính khác và thậm chí từ các ô trong các số bảng tính khác

- Cách dễ nhất để làm việc này là tạo ra công thức bằng cách gõ các toán tử, nhấp các ô có chứa nội dung bạn muốn sử dụng trong công thức đang đợc xây dựng Nếu bạn nhớ rằng bạn có thể hiển thị trong bảng tính khác bằng cách gõ Tab sheet của bảng đó và bạn có thể hiển thị số bảng tính khác bằng cách mở hoặc chọn từ Menu Window, bạn có thể hiển thị ô mà bạn muốn sử dụng và nhấp ô đó

- Bạn cũng có thể gõ một công thức liên kết, hoặc sử dụng những ô trên các bảng tính hoặc các ô khác trong một sổ bảng tính khác Để tạo ra công thức sử dụng ô trên bảng tính khác, hãy đặt địa chỉ ô với tên Sheet và một dấu chấm than trớc Ví dụ, để tạo công thức nhân giá trị trong ô B2 trên Sheet5 (đặt tên là

“Nhan” với 25, bạn dùng công thức sau đây:

Hình 1-2: Đổi tên

Trang 7

- Để tạo công thức sử dụng một ô trong sổ bảng tính khác, hãy đặt địa chỉ ô với một dấu ngoặc đơn, tên sổ bảng tính trong dấu ngoặc vuông, tên của tờ, một dấu ngoặc đơn và một dấu chấm than Ví dụ, để tạo công thức nhân giá trị trong B2 trên Sheet5 của bảng tính có tên là Budget với 25, bạn sử dụng công thức sau

đây:

= [Budget]Sheet5 !Nhan * 25’ ’Nếu bạn thay đổi tên của sổ bảng tính từ Budget thành Bugdet 1999, Excel sẽ cập nhật các công thức đó, nhng phải có sổ bảng tính bạn đặt tên lại và sổ bảng tính sử dụng các công thức liên kết đều mở

5 Thiết lập tham chiếu của tên

- Trong khi nhập - sửa hàm, tại vị trí con trỏ (nơi cần chèn tên khối), có 2 cách cơ bản để chèn tên khối :

Cách 1: Nếu nhớ tên khối, gõ ngay tên khối

7

Trang 8

Hình 1 -3: Bảng tính sử dụng các tham chiếu ô để

tính tiền lãi nêu trong ô B4

Hình 1-5: Bảng tính sử dụng công thức tự nhiên để tính

tiền lãi nêu trong các ô B4, C4, D4

Hình 1-4

Trang 9

Bài 2: Lọc dữ liệu

I sử dụng chức năng lọc tự động Autofilter–

12.Bôi đen CSDL 13.Vào Menu Data/Filter/AutoFilter Excel sẽ tự động chèn

những mũi tên thả xuống (Drop - Down arrows) vào bên

pbải của các tên trờng trong CSDL

14.Kích vào mũi tên tại cột chứa dữ liệu dùng làm tiêu chuẩn để lọc

Trang 10

3 Lọc các giá trị lớn hơn bé hơn một giá trị cho trớc

23.Kích vào mũi tên thả xuống Chọn Customers:Xuất hiện hộp

thoại Custum AutoFilter

24 Chọn toán tử so sánh trong phần bên trái và chọn giá trị định

so sánh ở phần bên phải của hộp thoại

a.Lọc các giá trị lớn hơn một giá trị cho trớc:

25.Chọn trong hộp phía trên bên trái Is greater than

26.Chọn giá trị định so sánh ở phần bên phải của hộp hội thoại27.Nhấp OK

2 Lọc các giá trị bé hơn một giá trị cho trớc

28.Chọn trong hộp phía trên bên trái Is less than

29.Chọn giá trị định so sánh ở phần bên phải của hộp hội thoại30.Nhấp OK

4 Lọc giá trị bằng, khác một giá trị cho trớc

− Kích vào mũi tên thả xuống: Chọn Customers: Xuất hiện hộp hội thoại Custum AutoFilter

Hình 2-2: Điều kiện lọc

Trang 11

a.Lọc giá trị bằng:

32.Chọn trong hộp phía trên bên trái equals

33.Chọn giá trị định so sánh ở phần bên phải của hộp hội thoại34.Nhấn OK

2 Lọc các giá trị khác một giá trị cho trớc

35.Chọn trong hộp phía trên bên trái Do not equals

36.Chọn giá trị định so sánh ở phần bên phải của hộp hội thoại37.Nhấn OK

5 Lọc các dòng chứa mẫu tự cần tìm

7 Chọn Contains

8 Chọn giá trị định so sánh ở phần bên phải

9 Nhấn OK

6 Lọc các mẫu tự là phần đầu, phần cuối của một xâu

a.Lọc theo mẫu là phần đầu.

10 Chọn Begins with: Bắt đầu với.

b.Lọc theo mẫu là phần cuối.

13 Chọn Ends with: Bắt đầu với.

11

Trang 12

II Lọc mức cao

1 Điều kiện lọc

40 Chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút, trích Vùng này ít…nhất phải có hai dòng Dòng đầu chứa các tiêu đề mà mỗi tiêu đề này phải trùng với tiêu đề của vùng dữ liệu

41 Khi trích dữ liệu, Microsoft Excel so sánh giá trị các cột trong vùng dữ liệu với giá trị của cột tơng ứng trong vùng tiêu chuẩn để lấy

ra các bản ghi thỏa mãn tiêu chuẩn Nếu tên các cột không trùng khớp với nhau thì không thể trích đợc dữ liệu từ vùng dữ liệu

2 Thiết lập điều kiện lọc

a.Có hai loại bảng:

42.Bảng điều kiện đơn: Bao gồm 2 dòng, 1 cột

16 Dòng 1 ghi tên trờng

17 Dòng 2 ghi giá trị so sánh

Hình 2-3: Lọc những người có chức vụ nhân viên

Trang 13

Giíi tÝnh

Chó ý: Trong b¶ng ®iÒu kiÖn tªn trêng ph¶i trïng víi tªn trong CSDL

3 §iÒu kiÖn läc trªn nhiÒu dßng

Trang 14

20 Tại khung Action:

- Copy to another location: Lọc và đa kết quả đến vùng khác của bảng tính, địa chỉ đợc xác định bởi dòng Copy to.

21 Tại khung List range: Địa chỉ vùng chứa dữ liệu

22 Tại khung Criteria Range: Địa chỉ bảng điều kiện.

23 Unique record only: Chỉ muốn hiện 1 bản ghi trong số các bản ghi

trùng nhau

4 Các ký tự đại diện trong điều kiện

Ví dụ: Những ngời có Chức vụ là GĐ (giám đốc) hoặc PGĐ (phó giám

đốc) hoặc là TP (trởng phòng)

Khi đó, bạn khai báo:

Chức vụGĐ

Trang 15

15

Trang 16

Bài 3: Danh sách nh một Cơ sở dữ liệu

I Tạo lập danh sách - CSDL

- Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một bảng tính mà trong đó không xen kẽ các dòng hoặc cột trống, dòng đầu tiên ghi các tiêu đề của dữ liệu, mỗi tiêu đề trên một cột Các tiêu đề này đợc gọi là trờng (field) của dữ liệu Từ dòng thứ hai trở

đi là số liệu của CSDL hiện thời Mỗi dòng là một bản ghi (Record)

Ví dụ: Bảng danh sách dới đây là một CSDL.

Thu nhập

Trang 17

- Tính tổng các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra.

2 Hàm Daverage

Cú pháp: DAverage (D1, D2, D3)

- D1: Địa chỉ vùng CSDL

- D2: Số thứ tự của cột trong vùng CSDL

- D3: Địa chỉ của bảng tiêu chuẩn

- Tính trung bình cộng các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra

3 Hàm Dcount

Cú pháp: DCount (D1, D2, D3)

- Đếm số bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra

4 Hàm Dcounta

Cú pháp: DCounta (D1, D2, D3)

- Đếm số bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra

5 Hàm Dmax

Cú pháp: DMax (D1, D2, D3)

- Tìm giá trị lớn nhất trong các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra

Trang 18

- Tìm giá trị nhỏ nhất trong các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra.

7 Hàm DProduct

Cú pháp: DProduct (D1, D2, D3)

- Nhân tất cả các số trong nhóm với nhau trong các bản ghi thoả mãn

điều kiện đặt ra

8 Hàm DStddev

Cú pháp: DStddev (D1, D2, D3)

- Ước tính độ chênh lệch chuẩn theo một mẫu trong các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra

9 Hàm DStddevp

Cú pháp: DStddevp (D1, D2, D3)

- Tính toán độ chênh lệch chuẩn đối với tập hợp chung đặc tính trong các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra

10.Hàm DVar

Cú pháp: DVar(D1, D2, D3)

- Ước tính sự khác nhau trong nhóm dựa trên mẫu trong các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra

11 Hàm DVarp

Cú pháp: DVarp (D1, D2, D3)

Trang 19

- Tính toán sự khác nhau đối với tập hợp chung đặc tính trong các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra

III Sử dụng form

1 Tạo lập form nhập liệu vào danh sách CSDL

44 Mỗi một dòng trong vùng dữ liệu đợc coi là một bản ghi Vì vậy, các bạn có thể làm việc với các bản ghi này một cách độc lập nh xóa, nhập mà không ảnh hởng đến dữ liệu của các bản ghi khác

45 Để tạo lập form nhập liệu vào danh sách CSDL ta tiến hành các bớc nh sau:

24 Xác định vùng dữ liệu

25 Vào bảng chọn Data, chọn mục chọn Form

Khi đó hộp Data Form xuất hiện nh sau: (Hình 3-1)

Trong hộp thoại này xuất hiện nội dung của cơ sở dữ liệu Ta có thể dùng các phím mũi tên lên, xuống để xem các bản ghi phía trớc hoặc phía sau

so với bản ghi hiện thời

2 Dùng các form đã làm sẵn

a.Tại hộp hội thoại Form (Hình 3-1) ta sử dụng nh sau:

46.ấn Enter: Đến bản ghi sau bản ghi hiện thời.

47.PgUp: Đến bản ghi đầu tiên của vùng dữ liệu

48 PgDbn: Đến bản ghi cuối cùng của vùng dữ liệu

19

Hình 3-1: Form nhập dữ liệu

Trang 20

2 Công dụng của các nút trong hộp thoại nh sau:

49.New: Nhập bản ghi mới

50.Delete: Xóa bản ghi hiện thời

51.Restore: Khôi phục dữ liệu vừa nhập hoặc vừa xóa

52.Find Prev: Đến bản ghi trớc bản ghi hiện thời

53.Find Next: Đến bản ghi sau bản ghi hiện thời

54.Criteria: Nhập điều kiện truy tìm

55.Close: Đóng cửa sổ DataForm

56.Help: Xem hớng dẫn sử dụng

Phía trên bên trái của hộp thoại này, các bạn thấy xuất hiện một thông báo số thứ

tự của bản ghi đang xem, sửa đổi và tổng số bản ghi có trong bảng tính.…

Trang 21

Bài 4: Bảng xoay Pivot Table

I Bảng xoay

1 Bảng xoay là gì

Pivot Table Report là chức năng tự động hoá quá trình tổng kết, phân tích

và đánh giá số liệu Pivot Table Report làm cho việc quản trị của excel trở nên

dễ hiểu, phong phú và hiệu quả hơn nhiều Pivot Table Report dễ dàng đợc khởi tạo, điều chỉnh và có khả năng tự động định dạng Format

2 Các thành phần của một bảng xoay

Để có thể tiếp cận đợc với Pivot Table Report chúng ta sẽ nghiên

cứu các khái niệm cơ bản liên quan đến khả năng này của excel

57 Chúng ta hãy cùng xem một dữ liệu đơn giản là doanh số bán hàng của một cơ quan kinh doanh bao gồm hai cửa hàng (Ký hiệu là CH1, CH2)

Trang 22

Cửa hàng: Ta có thể xem theo từng cửa hàng hoặc tất cả, mỗi loại trên một bảng

tính khác nhau Đây đợc gọi là vùng “Page Field”

Nhân viên, Ngày: Mỗi số liệu của các trờng này đợc tổng kết theo từng dòng

của bảng Ta gọi các trờng này là “Row Field”

Sản phẩm: Mỗi sản phẩm (nghĩa là mỗi số liệu của trờng) đợc ghi kết quả trên

một cột riêng biệt Ta gọi trờng này là “Column Field”

Vùng chính của bảng tổng kết ghi kết quả là một phép toán (ở đây phép cộng) của trờng tiền Đây là vùng “Data Field”

- Nh vậy để hiểu đợc PivotTable Report ta cần nắm đợc ý nghĩa của

các vùng chính của bảng này:

Trang 23

+ Page Field : Toàn bộ dữ liệu của PivotTable Report đợc tổng kết theo

từng số liệu (Item) của trờng này Dùng chuột kích tại vị trí của Page Field

ta có thể chọn từng Item một Vị trí của Page Field nằm ở phía trên của

bảng

+ Row Field : Mỗi dữ liệu của trờng này đợc tổng kết trên một dòng (vì vậy

đợc gọi là “Row”) Nếu số Row Field nhiều hơn 1, PivotTable Report sẽ tổng kết các trờng này theo kiểu lồng nhau theo thứ tự từ trên xuống dới.+ Column Field : Mỗi dữ liệu của trờng này đợc tổng kết trên một cột (vì

vậy đợc gọi là “Column”) Nếu số Column Field nhiều hơn 1, PivotTable Report sẽ tổng kết các trờng này theo kiểu lồng nhau theo thứ tự từ trái

qua phải

+ Data Field : Là số liệu đợc đa vào vùng chính của PivotTable Report ở

chế độ mặc định, phép toán tổng hợp là phép lấy tổng (SUM) Ta có thể

điều chỉnh chúng sau này

- Để tạo một PivotTable Report ta phải xác định rõ trớc vùng dữ liệu

muốn làm bảng tổng kết, vị trí và kiểu của các trờng muốn đa vào

PivotTable Report Trong số các kiểu trờng trên Row, Column và Data là bắt buộc Kiểu Page có thể bỏ qua.

II Tạo lập bảng xoay

1 Báo cáo bằng PivotTable

- Vùng dữ liệu để tạo PivotTable Report bắt buộc phải có dòng đầu tiên là tiêu đề Đây chính là dòng các trờng tham gia vào các vùng cơ bản của PivotTable Report Nếu trờng tham gia vào vùng Data là trờng số thì hàm đợc tạo

để tính toán là tổng, các trờng hợp còn lại hàm đợc tính toán trong vùng Data là

Hình 4-1: Lựa chọn nơi lấy dữ liệu

Hình 4-1: Chọn nguồn dữ liệu cho PivotTable

Trang 24

- Chọn Microsoft excel List or Database.

- Chọn Next Hộp thoại xuất hiện (Hình 4-2)

- Kiểm tra địa chỉ vùng dữ liệu trong khung Range nếu cha đúng thì chọn

lại sau đó chọn Next Xuất hiện hộp thoại (Hình 4-3)

24

Hình 4-2: Lựa chọn vùng dữ liệu

Trang 25

+ New Worksheet: Đa bảng tổng hợp vào một worksheet mới.

+ Existing worksheet: Đa bảng tổng hợp vào trong Worksheet đã có.

- Chọn Finish để kết thúc quá trình tạo PivotTable Report.

- Xác định bố cục ban đầu của bảng Pivot bằng cách rê các trờng từ thanh công cụ PivotTable vào các vùng Row, Column, Data và PageFields trong

bảng tính: (Hình 4-4)

25

Trang 26

2 B¸o c¸o PivotChart

Trang 27

27 External data source: Các bản ghi nhận đợc từ Microsoft Query

28 Multiple consolidation ranges: Từ các bảng Pivot, các biểu đồ Pivot

khác

4 Chọn các vùng dữ liệu nguồn khác nhau cho báo cáo

63.Khi tạo PivotTable and PivotChart Report, tại bớc Step 3 of 3 chọn

(Hình 4-3)

29 New Worksheet: Đa bảng tổng hợp vào một worksheet mới.

30 Existing worksheet: Đa bảng tổng hợp vào trong Worksheet đã có.

5 Cập nhật bảng xoay.

một bảng Pivot, Excel tự động định dạng lại bảng này để phù hợp với dữ liệu trong danh sách và tính toán kết quả của hàm đợc dùng Tránh tạo các thay

đổi đối với định dạng bảng vì tính năng Autoformat sẽ viết đè lên chúng mỗi khi bạn sắp xếp lại bảng Pivot

65 Ta có thể dùng nút Fields Dialog (Hình 4-4) trên thanh công

cụ Pivot Table để hiển thị hộp hội thoại Pivot Table Fields và thay đổi chức

năng dùng để tóm tắt 1 trờng trong bảng Pivot của bạn Hộp thoại Pivot Table Field cho hiển thị các mục tùy chọn khác nhau tùy thuộc vào kiểu mục nhập đợc chọn

6 Xóa một báo cáo bảng xoay.

66.Để xóa một báo cáo bảng xoay:

31 Bôi đen báo cáo cần xóa

32 Nhấp chuột phải, chọn Delete

27

Trang 28

Bµi 5: KiÓm tra nhËp d÷ liÖu hîp lÖ

I ThiÕt lËp ®iÒu kiÖn kiÓm tra

1 Giíi h¹n ph¹m vi cña mét gi¸ trÞ kiÓu sè, ngµy th¸ng, thêi gian.

B«i ®en vïng cÇn giíi h¹n Vµo Menu Data/Validation, xuÊt hiÖn hép tho¹i (H×nh 5-1)

a Giíi h¹n ph¹m vi cña kiÓu sè

- Hép tho¹i Data Validation xuÊt hiÖn chän Tab Settings (H×nh 5-2)