Giáo trình Tự học Excel Căn bản đến nâng cao

Giáo trình Tự học Excel Căn bản đến nâng cao, tài liệu căn bản về môn học này, giúp các bạn có những kiến thức cơ bản nhất về môn học này, cũng như ứng dụng thực tế vào công việc của mình, tự học môn excel

Mục lục Mục lục 1 Bài 1: Tên và sử dụng tên 4 I. Tên cột, tên dòng và tên tự đặt trong các công thức 4 II. Quy định chung về đặt tên 4 III. Thao tác đặt tên 4 1. Đặt tên cho một ô, một vùng ô 4 2. Đặt tên cho công thức, cho hằng s 5 3. Đổi tên 6 4. Đặt tên xuyên qua nhiều bảng tính dùng tham chiếu 3-D 6 5. Thiết lập tham chiếu của tên 7 IV. Dùng tên trong các công thức 7 Bài 2: Lọc dữ liệu 9 I. sử dụng chức năng lọc tự động Autofilter 9 1. Tìm số lớn nhất, nhỏ nhất 9 2. Lọc các ô trắng, không trắng 9 3. Lọc các giá trị lớn hơn bé hơn một giá trị cho trớc 10 4. Lọc giá trị bằng, khác một giá trị cho trớc 10 5. Lọc các dòng chứa mẫu tự cần tìm 11 6. Lọc các mẫu tự là phần đầu, phần cuối của một xâu 11 II. Lọc mức cao 12 1. Điều kiện lọc 12 2. Thiết lập điều kiện lọc 12 Ví dụ: 13 Ví dụ: 13 Ví dụ: 13 3. Điều kiện lọc trên nhiều dòng 13 4. Các ký tự đại diện trong điều kiện 14 Ví dụ: Những ngời có Chức vụ là GĐ (giám đốc) hoặc PGĐ (phó giám đốc) hoặc là TP (trởng phòng) 14 Bài 3: Danh sách nh một Cơ sở dữ liệu 16 1 I. Tạo lập danh sách - CSDL 16 II. các hàm CSDL 16 1. Khuôn dạng chung 16 2. Cách dùng các hàm CSDL 16 Cú pháp: DSum (D1, D2, D3) 16 D1: Địa chỉ vùng CSDL 16 Tính tổng các bản ghi thoả m n điều kiện đặt ra.ã 17 III. Sử dụng form 19 1. Tạo lập form nhập liệu vào danh sách CSDL 19 Trong hộp thoại này xuất hiện nội dung của cơ sở dữ liệu. Ta có thể dùng các phím mũi tên lên, xuống để xem các bản ghi phía trớc hoặc phía sau so với bản ghi hiện thời 19 2. Dùng các form đã làm sẵn 19 Bài 4: Bảng xoay Pivot Table 21 I. Bảng xoay 21 1. Bảng xoay là gì 21 2. Các thành phần của một bảng xoay 21 Để có thể tiếp cận đợc với Pivot Table Report chúng ta sẽ nghiên cứu các khái niệm cơ bản liên quan đến khả năng này của excel 21 II. Tạo lập bảng xoay 23 1. Báo cáo bằng PivotTable 23 Vùng dữ liệu để tạo PivotTable Report bắt buộc phải có dòng đầu tiên là tiêu đề. Đây chính là dòng các trờng tham gia vào các vùng cơ bản của PivotTable Report. Nếu trờng tham gia vào vùng Data là trờng số thì hàm đợc tạo để tính toán là tổng, các trờng hợp còn lại hàm đợc tính toán trong vùng Data là đếm (Count) 23 2. Báo cáo PivotChart 26 3. Chọn các vùng dữ liệu nguồn khác nhau cho PivotTable\PivotChart 26 4. Chọn các vùng dữ liệu nguồn khác nhau cho báo cáo 27 5. Cập nhật bảng xoay 27 6. Xóa một báo cáo bảng xoay 27 Bài 5: Kiểm tra nhập dữ liệu hợp lệ 28 I. Thiết lập điều kiện kiểm tra 28 1. Giới hạn phạm vi của một giá trị kiểu số, ngày tháng, thời gian 28 2 2. Tạo danh sách chọn các giá trị có thể 30 3. ấn định số ký tự trong ô 30 4. Thiết lập công thức kiểm tra giá trị nhập vào 31 5. Thay đổi điều kiện kiểm tra 31 II. Hiển thị thông báo 31 1. Hiển thị thông báo trợ giúp 31 2. Hiển thị thông báo lỗi khi nhập dữ liệu không hợp lệ 32 3. Khoanh tròn giá trị không hợp lệ 32 III. Phát hiện ô không hợp lệ 32 Bài 6: Phân tích hồi quy và dự báo 34 I. Bảng dữ liệu (Data Tables) 34 1. Bảng dữ liệu là gì 34 2. Bảng dữ liệu một biến 34 3. Tạo bảng dữ liệu 2 biến 37 II. Kịch bản dự báo 39 1. Kịch bản (scenario) là gì 39 2. Tạo kịch bản 39 3. Thay đổi giá trị các ô 42 4. Lập báo cáo tổng kết 43 5. Hiển thị báo cáo 44 III. Sử dụng Goal Seek 44 1. Goal Seek là gì? 44 2. Hiệu chỉnh giá trị ô để nhận kết quả mong muốn ở ô khác 45 Bài 7: Sử dụng Solver 48 I. Các khái niệm cơ bản về Solver 48 1. Solver là gì? 48 2. Lập và giải bài toán bằng Solver 48 3. Thêm, bớt, thay đổi các ràng buộc trong Solver 50 4. Tạo báo cáo lời giải 50 II. Sử dụng mô hình solver 53 1. Ghi lu mô hình Solver 53 2. Sử dụng mô hình Solver 53 3 Bài 1: Tên và sử dụng tên I. Tên cột, tên dòng và tên tự đặt trong các công thức - Bảng tính gồm 256 cột, đặt tên là A, B, C, lần lợt từ trái qua phải và 16.834 hàng đánh số là 1, 2, 3, từ trên xuống dới. Trong đó không kể dòng tên cột ở trên cùng và cột số thứ tự hàng ở trái cùng. Giữa các hàng và cột có các đờng lới làm ranh giới. - Các hàng và cột giao nhau tạo thành các ô. Mỗi ô là một đơn vị dữ liệu để xử lý của Excel. Mỗi ô đợc xác định bằng địa chỉ gồm tên cột và số thứ tự hàng tạo ra nó. Ví dụ ô là giao của cột A và hàng 1 có địa chỉ (gọi) là A1. Địa chỉ của một khối ô liên tục hình chữ nhật viết bằng: địa chỉ ô đầu : địa chỉ ô cuối, ví dụ địa chỉ khối các ô A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, C4 viết A1:C4. II. Quy định chung về đặt tên 1. Tất cả các tên đều bắt đầu bằng một chữ cái, một dấu chéo ngợc (\) hoặc dấu gạch dới (_). 2. Các chữ số và các ký hiệu đặc biệt có thể đợc sử dụng. 3. Các chữ đơn, trừ chữ R và C có thể dùng để đặt tên. 4. Các vị trí trống nên thay bằng dấu gạch dới. III.Thao tác đặt tên 1. Đặt tên cho một ô, một vùng ô 5. Excel cung cấp vài cách thức để đặt tên các ô và các vùng. Nhng cách dễ nhất và thờng là nhanh nhất để đặt tên các ô và miền đơn giản là bằng cách sử dụng hộp Name. Hộp Name là hộp nêu địa chỉ của ô hoạt động, xuất hiện ở đầu trái của thanh Formular, ngay dới thanh công cụ Formatting. Để đặt tên cho một ô, một vùng ô hãy theo các bớc sau đây. 1. Chọn ô hoặc vùng ô 2. Nhấp hộp Name, Excel sẽ đổi thành hộp văn bản biên tập đợc và làm nổi sáng, địa chỉ ô (của ô hoạt động). 3. Gõ tên bạn muốn sử dụng vào hộp Name. 4 2. Đặt tên cho công thức, cho hằng s 6. Bạn có thể tạo tên để định nghĩa các hằng số và các công thức ngay cả trong trờng hợp các hằng số và các công thức không xuất hiện trong các ô của bảng tính. Ví dụ, bạn thờng sử dụng giá trị 210.000 đ là mức lơng cơ bản để tính lơng cho cán bộ (lấy 210.000) nhân với hệ số lơng). 7. Các bạn có thể đặt tên cho giá trị này và sử dụng tên đó trong các công thức. Sau này nếu có sự thay đổi về lơng (tăng lơng chẳng hạn), bạn chỉ việc thay đổi giá trị trong tên mà không phải thay đổi lại tất cả các công thức có liên quan đến mức lơng cơ bản. Để đặt tên cho một hằng, bạn tiến hành nh sau: 4. Vào bảng chọn Insert, chọn mục Name, chọn mục Define. 5. Khi này hộp thoại Define Name xuất hiện. (Hình 1-1) 6. Đa một tên vào khung Names in Workbook. Ví dụ: 8. MLCB (mức lơng cơ bản), và đa giá trị 210.000 vào khung Refers to. 9. Nhấn nút OK. 10. Bây giờ bạn có thể sử dụng tên MLCB trong tất cả các công thức có liên quan đến vấn đề này thay cho việc phải viết giá trị 210.000. 11.Bạn cũng có thể gán cho công thức một cái tên. Ví dụ nh : $A$3 + 15*$B$3 + 100. Khi đó, nếu có sự thay đổi về nội dung trong các ô có liên quan thì giá trị của tên công thức cũng đợc thay đổi theo 5 Hình 1.1: Đặt tên công thức và hằng số 3. Đổi tên - Ta có thể thay đổi tên bằng cách bạn hãy chọn Insert/Name/Define. Khi Excel hiển thị hộp thoại Define Name (Hình 1-2), hãy chọn tên muốn đổi từ hộp danh sách Names In Workbook, sau đó bạn thay đổi tên bằng cách sử dụng hộp văn bản Names In Workbook và thực hiện các thay đổi cho địa chỉ khoảng hoặc ô, sử dụng hộp văn bản Refers To, và nhấp OK. 4. Đặt tên xuyên qua nhiều bảng tính dùng tham chiếu 3-D - Phần lớn các công thức bạn tạo ra sẽ tham chiếu các ô khác trên cùng bảng tính. Tuy nhiên, bạn làm việc này mà không bị hạn chế. Bạn có thể kéo các giá trị từ các ô định vị trên các bảng tính khác và thậm chí từ các ô trong các số bảng tính khác. - Cách dễ nhất để làm việc này là tạo ra công thức bằng cách gõ các toán tử, nhấp các ô có chứa nội dung bạn muốn sử dụng trong công thức đang đợc xây dựng. Nếu bạn nhớ rằng bạn có thể hiển thị trong bảng tính khác bằng cách gõ Tab sheet của bảng đó và bạn có thể hiển thị số bảng tính khác bằng cách mở hoặc chọn từ Menu Window, bạn có thể hiển thị ô mà bạn muốn sử dụng và nhấp ô đó. - Bạn cũng có thể gõ một công thức liên kết, hoặc sử dụng những ô trên các bảng tính hoặc các ô khác trong một sổ bảng tính khác. Để tạo ra công thức sử dụng ô trên bảng tính khác, hãy đặt địa chỉ ô với tên Sheet và một dấu chấm than trớc. Ví dụ, để tạo công thức nhân giá trị trong ô B2 trên Sheet5 (đặt tên là Nhan với 25, bạn dùng công thức sau đây: 6 Hình 1-2: Đổi tên =Sheet5!Nhan*25 - Để tạo công thức sử dụng một ô trong sổ bảng tính khác, hãy đặt địa chỉ ô với một dấu ngoặc đơn, tên sổ bảng tính trong dấu ngoặc vuông, tên của tờ, một dấu ngoặc đơn và một dấu chấm than. Ví dụ, để tạo công thức nhân giá trị trong B2 trên Sheet5 của bảng tính có tên là Budget với 25, bạn sử dụng công thức sau đây: = [Budget]Sheet5 !Nhan * 25 Nếu bạn thay đổi tên của sổ bảng tính từ Budget thành Bugdet 1999, Excel sẽ cập nhật các công thức đó, nhng phải có sổ bảng tính bạn đặt tên lại và sổ bảng tính sử dụng các công thức liên kết đều mở. 5. Thiết lập tham chiếu của tên - Trong khi nhập - sửa hàm, tại vị trí con trỏ (nơi cần chèn tên khối), có 2 cách cơ bản để chèn tên khối : Cách 1: Nếu nhớ tên khối, gõ ngay tên khối Cách 2: + Chọn lệnh Insert\Name\Paste. Trong hộp thoại Paste Name sẽ xuất hiện: + Chọn tên khối + Chọn nút OK IV. Dùng tên trong các công thức - Excel hỗ trợ các công thức ngôn ngữ tự nhiên. Các công thức ngôn ngữ tự nhiên cho phép bạn viết các công thức sử dụng sự miêu tả nhãn thay vì các tham chiếu ô. Kết quả là, bạn (và những ngời khác) có thể đọc các công thức dễ dàng 7 - hơn. Ví dụ, bạn hãy xem (Hình 1-3). Nếu bạn xây dựng bảng tính này theo cách bình thờng, bạn có thể tính tính tiền lãi bằng cách sử dụng công thức = B2*B3 - Tuy nhiên, bạn có thể viết lại công thức ô B4 trong ô thành = Loan * Rate nh trên Hình 1- 4 - Nếu bạn có bảng tính tơng tự nh bảng tính trên Hình 1-5 bạn có thể viết công thức tiền lãi trong ô B4 là Year1Loan * Year1Rate. Trong trờng hợp này, bạn có thể viết công thức tiền lãi trong ô C4 là Year2Loan * Year2Rate, và công thức tiền lãi trong ô D4 là Year3Loan * Year3Rate . 8 Hình 1 -3: Bảng tính sử dụng các tham chiếu ô để tính tiền lãi nêu trong ô B4 Hình 1-5: Bảng tính sử dụng công thức tự nhiên để tính tiền lãi nêu trong các ô B4, C4, D4 Hình 1-4 Bài 2: Lọc dữ liệu I. sử dụng chức năng lọc tự động Autofilter 12.Bôi đen CSDL 13.Vào Menu Data/Filter/AutoFilter. Excel sẽ tự động chèn những mũi tên thả xuống (Drop - Down arrows) vào bên pbải của các tên trờng trong CSDL. 14.Kích vào mũi tên tại cột chứa dữ liệu dùng làm tiêu chuẩn để lọc. (Hình 2-1) 15.Chọn một trong các lựa chọn tại Drop - Drown menu: 1. Tìm số lớn nhất, nhỏ nhất 16.Sắp xếp trờng cần tìm theo giá trị giảm dần hoặc tăng dần 17.Kích vào mũi tên thả xuống: Chọn giá trị lớn nhất hoặc giá trị nhỏ nhất 18.Nhấn Enter 2. Lọc các ô trắng, không trắng a.Lọc các ô trắng 19.Kích vào mũi tên thả xuống: Chọn Blank: Chỉ hiện những bản ghi trống. 9 Hình 2-1: Lọc dữ liệu 20.Nhấn Enter 2. Lọc các ô không trắng 21.Kích vào mũi tên thả xuống: Chọn Nonblank: Chỉ hiện những bản ghi không trống. 22.Nhấn Enter 3. Lọc các giá trị lớn hơn bé hơn một giá trị cho trớc 23.Kích vào mũi tên thả xuống. Chọn Customers:Xuất hiện hộp thoại Custum AutoFilter 24. Chọn toán tử so sánh trong phần bên trái và chọn giá trị định so sánh ở phần bên phải của hộp thoại. a.Lọc các giá trị lớn hơn một giá trị cho trớc: 25.Chọn trong hộp phía trên bên trái Is greater than 26.Chọn giá trị định so sánh ở phần bên phải của hộp hội thoại 27.Nhấp OK 2. Lọc các giá trị bé hơn một giá trị cho trớc 28.Chọn trong hộp phía trên bên trái Is less than 29.Chọn giá trị định so sánh ở phần bên phải của hộp hội thoại 30.Nhấp OK 4. Lọc giá trị bằng, khác một giá trị cho trớc Kích vào mũi tên thả xuống: Chọn Customers: Xuất hiện hộp hội thoại Custum AutoFilter 31. Chọn toán tử so sánh trong phần bên trái và chọn giá trị định so sánh ở phần bên phải của hộp thoại. 10 Hình 2-2: Điều kiện lọc [...]... thứ tự của bản ghi đang xem, sửa đổi và tổng số bản ghi có trong bảng tính 20 Bài 4: Bảng xoay Pivot Table I Bảng xoay 1 Bảng xoay là gì Pivot Table Report là chức năng tự động hoá quá trình tổng kết, phân tích và đánh giá số liệu Pivot Table Report làm cho việc quản trị của excel trở nên dễ hiểu, phong phú và hiệu quả hơn nhiều Pivot Table Report dễ dàng đợc khởi tạo, điều chỉnh và có khả năng tự. .. Đến bản ghi đầu tiên của vùng dữ liệu 48 PgDbn: Đến bản ghi cuối cùng của vùng dữ liệu 19 Hình 3-1: Form nhập dữ liệu 2 Công dụng của các nút trong hộp thoại nh sau: 49.New: Nhập bản ghi mới 50.Delete: Xóa bản ghi hiện thời 51.Restore: Khôi phục dữ liệu vừa nhập hoặc vừa xóa 52.Find Prev: Đến bản ghi trớc bản ghi hiện thời 53.Find Next: Đến bản ghi sau bản ghi hiện thời 54.Criteria: Nhập điều kiện truy... Vào bảng chọn Data, chọn mục chọn Form Khi đó hộp Data Form xuất hiện nh sau: (Hình 3-1) Trong hộp thoại này xuất hiện nội dung của cơ sở dữ liệu Ta có thể dùng các phím mũi tên lên, xuống để xem các bản ghi phía trớc hoặc phía sau so với bản ghi hiện thời 2 Dùng các form đã làm sẵn a.Tại hộp hội thoại Form (Hình 3-1) ta sử dụng nh sau: 46.ấn Enter: Đến bản ghi sau bản ghi hiện thời 47.PgUp: Đến bản. .. Existing worksheet: Đa bảng tổng hợp vào trong Worksheet đã có 5 Cập nhật bảng xoay 64 Khi bạn dùng PivotTable and PivotChart Wizard để sửa đổi một bảng Pivot, Excel tự động định dạng lại bảng này để phù hợp với dữ liệu trong danh sách và tính toán kết quả của hàm đợc dùng Tránh tạo các thay đổi đối với định dạng bảng vì tính năng Autoformat sẽ viết đè lên chúng mỗi khi bạn sắp xếp lại bảng Pivot Ta có thể... loại bảng: 42.Bảng điều kiện đơn: Bao gồm 2 dòng, 1 cột 16 Dòng 1 ghi tên trờng 17 Dòng 2 ghi giá trị so sánh 12 Ví dụ: Ngày lơng >=30000 43.Bảng điều kiện kép: Có 2 loại bảng: 18 Bảng And: Gồm có 2 Hàng, 2 Cột Hàng 1, Cột 1, Hàng 1, Cột 2 ghi tiêu đề của bảng điều kiện - Hàng 2, Cột 1 ghi giá trị so sánh thứ 1 - Hàng 2, Cột 2 ghi giá trị so sánh thứ 2 Ví dụ: 19 Quê quán Năm sinh Hà Nội