1. Bảng dữ liệu là gì
- Bảng dữ liệu nờu ra cỏc thay đổi kết quả cụng thức khi bạn cung cấp giỏ trị nhập khỏc nhau. Tuy điều này cú vẻ đơn giản, nhưng cỏc bảng cơ sở dữ liệu thực hiện sự phõn tớch theo kiểu ''Nếu A thỡ B''. Vớ dụ, nếu bạn muốn dự đoỏn giỏ trị của tiền tiết kiệm hưu trớ dựa trờn cỏc đúng gúp 2000 đụ la hàng năm và tỷ suất 10% năm trong 10, 20, và 30 năm, bảng dữ liệu sẽ là phương tiện rất tốt để thực hiện sự phõn tớch đú (Trong vớ dụ này, cỏc giỏ trị nhập do bạn cung cấp. Mức chuẩn dự toỏn cho 10, 20, và 30 năm, cũn kết quả cụng thức là giỏ trị sẽ cú của tài khoản tiết kiệm hưu trớ). Nếu bạn muốn tớnh tổng lợi nhuận nhận được từ dịch vụ tư vấn trị giỏ 80 đụla/giờ, và 120 đụla/giờ, bảng dữ liệu vẫn là phương tiện dễ dàng nhất để thực hiện sự phõn tớch này. (Trong vớ dụ này, cỏc giỏ trị nhập là cỏc tỷ suất thanh toỏn theo giờ và kết quả cụng thức là lợi nhuận tổng hoặc thu nhập tổng)
- Cú hai loại bảng dữ liệu: bảng dữ liệu một biến (chỉ nhận một biến nhập nhưng cho phộp tớnh toỏn nhiều kết quả cụng thức) và bảng dữ liệu hai biến (nhận hai biến nhưng chỉ tớnh một kết quả cụng thức). Trờn đõy là thụng tin cơ bản về cỏc bảng dữ liệu. Cỏch tốt nhất để hiểu cụng dụng của chỳng là thực hành thiết lập cỏc bảng đú và quan sỏt cơ chế hoạt động của chỳng.
2. Bảng dữ liệu một biến
- Để vớ dụ nờu trờn trở nờn cụ thể hơn, chỳng ta giả thiết bạn cần dự toỏn giỏ trị của chương trỡnh tiết kiệm hưu trớ 2000 đụla/ năm dựa trờn lói suất 10% và 12% hàng năm. Trong trường hợp này, như được nờu trờn Hỡnh 6-1, bạn cần nhập cỏc giỏ trị vào khoảng B4:B7. Trong việc xõy dựng bảng dữ liệu một biến, trước hết bạn nhập cỏc giỏ trị cần cung cấp cho cụng thức vào khoảng cỏc ụ trong một cột.
- Thủ thuật duy nhất trong xõy dựng bảng tớnh một biến là phải bảo đảm cú thờm một hàng trống phớa trờn hàng thứ nhất bạn được lưu cỏc giỏ trị nhập. Núi cỏch khỏc, trờn hỡnh 6-1 hàng 3 của cột B là trống khi bạn bắt đầu xõy dựng bảng dữ liệu của mỡnh
- Bước kế tiếp là bạn nhập cỏc cụng thức tớnh toỏn vào cỏc cột tiếp theo ngoại trừ bạn cần nhập cụng thức hoặc cỏc cụng thức vào hàng trống phớa trờn hàng cú giỏ trị nhập thứ nhất
- Vớ dụ, trờn hỡnh 6-1 cú hai cụng thức cột, một cho ụ C3 và một cho ụ D3. Đõy là cỏc cụng thức Excel sẽ tớnh toỏn nhiều lần trong ụ C3, = FV (0.1, B3, -2000), dự toỏn giỏ trị của tiết kiệm hưu trớ 2000 đụla/năm sử dụng lói suất 10%. Cụng thức trong ụ D3, = FV (0.1, B3, - 2000), dự toỏn giỏ trị đú với lói suất 12%
- Chỳ ý cả hai cụng thức đều tham chiếu ụ B3. Thực vậy, điều bảng dữ liệu thực hiện là sử dụng ụ này, được gọi là ụ nhập cột, để tạm thời lưu cỏc giỏ trị nhập từ khoảng B4:B7. Excel sẽ tớnh toỏn cụng thức sử dụng từng giỏ trị nhập. Sau đú, Excel lưu cỏc kết qủa cụng thức trong cựng cỏc hàng cú cỏc giỏ trị nhập tạo ra những kết quả đú
- Khi bạn đó nhập cỏc giỏ trị và cụng thức, bạn hóy thực hiện cỏc bước sau đõy để tạo ra bảng dữ liệu:
+ Chọn khoảng cú chứa cỏc giỏ trị nhập và cụng thức. Vớ dụ, trờn Hỡnh 6-1, khoảng này là B3:B7 35 Các giá trị trong khoảngB4: B7 tương ứng các thời điểm tư ơng lai bạn muốn dự toán giá trị quỹ hưu
Hình 6-1: Bảng tính nêu ra phương pháp tổ chức bảng dữ liệu nhập một biến theo cột
+ Chọn Data/Table
+ Sau khi Excel hiển thị hộp thoại Table (xem hỡnh 6-2), bạn nhấp hộp văn bản Column Input Cell và nhấp ụ B3. Điều này bỏo cho Excel biết bảng một biến được tổ chức theo cột và cỏc cụng thức sử dụng ụ B3 làm ụ nhập
+ Nhấp OK
- Sau khi bạn nhấp OK, Excel đặt cụng thức dựa trờn hàm = TABLE () vào cỏc khoảng C4:C7 và D4:D7. Cụng thức này tớnh giỏ trị sự toỏn về tiết kiệm hưu trớ ở cỏc thời điểm khỏc nhau.
- Vớ dụ, trong ụ C5, kết quả cụng thức là 114550 đụla, cho biết bạn sẽ tớch lũy được nếu tiết kiệm 2000 đụla/ năm trong 20 năm với lói suất 10% hàng năm. Trong ụ D7, kết quả cụng thức là 1534183 đụla, bạn tớch lũy được, nếu tiết kiệm 2000 đụla/năm, trong 40 năm với lói suất 12%
- Cỏc bảng dữ liệu một biến dễ sử dụng vỡ hai lý do. Thứ nhất, bảng chỉ dựng một cụng thức = TABLE () để tớnh cỏc giỏ trị xuất. Vớ dụ, mỗi ụ trong khoảng C4:D7, đều cú cụng thức = {TABLE (,B3) }. Ích lợi của phương phỏp này rất rừ ràng: bạn dựng càng ớt cụng thức, cỏc sai số cụng thức trờn bảng tớnh càng thấp
- Thứ hai là bạn cú thể dễ dàng thay đổi cỏc kết quả của bảng đơn giản bằng cỏch cung cấp cỏc giỏ trị nhập mới. Bạn cú thể thực hiện điều này bằng
36 Các công thức trong ô C3 và D3 sử dụng ô B3 để tạm lưu thời các giá trị nhập từ khoảng B4:B7
Hình 6-2: Hộp thoại Table hỏi ô tham chiếu các công thức và ô Excel tạm thời lưu thông tin
Các công thức trong ô C3 và D3 sử dụng các lãi suất khác nhau. Khoảng B4: B7 có các
cỏch nhập cỏc giỏ trị mới vào khoảng giỏ trị nhập (chẳng hạn B4:B7) hoặc bằng cỏch chỉnh sửa cỏc cụng thức.
3. Tạo bảng dữ liệu 2 biến
- Bảng dữ liệu hai biến cho phộp xỏc định sự tỏc động đối với kết quả cụng thức khi thay đổi hai giỏ trị. Trong xõy đựng bảng hai biến, bạn nhập một tập hợp giỏ trị vào khong cỏc ụ trong một cột và tập hợp giỏ trị khỏc và khụng cỏc ụ trong một hàng. Tuy nhiờn, để cụ thể hơn, hóy giả thiết bạn muốn tiếp tục phõn tớch giỏ trị dự toỏn của tiết kiệm hưu trớ, nhưng lần này bạn sẽ thực hành với tỏc động của sự biến đổi nhưng đúng gúp hàng năm và lói suất hàng năm, nhưng vẫn giữ số năm khụng đổi. Trong trường hợp này, như trờn Hỡnh 6-3, bạn nhập cỏc giỏ trị đúng gúp thay đổi vào khoảng B3: B6, và nhập số phần trăm lói suất biến thiờn vào khoảng C2:E2.
- Bạn nhập cụng thức, bạn muốn bảng dữ liệu tớnh toỏn nhiều lần, và ụ ở giao điểm của hàng giỏ trị nhập và cột. Vớ dụ, trờn hỡnh 6-3, cụng thức được đưa vào ụ B2. Tuy nhiờn, phần thủ thuật nhập cụng thức này khụng phải là nhấp đỳng ụ. Thực tế, cụng thức cần tham chiếu hai ụ trống, lệnh Table của menu Data sẽ sử dụng làm cỏc vị trớ tạm thời lưu từng giỏ trị nhập do bạn cung cấp. Trờn Hỡnh 6-3, cụng thức = FV (Al,25, -Bi) tớnh toỏn kết quả được ghi trong ụ B2.
37
Cỏc ụ A1 và B1 là vị trớ lưu giữ tạm thời, cụng thức của bảng dữ liệu sẽ sử dụng trong tớnh toỏn
ễ B2 chứa cụng thức của bảng dữ liệu hai biến
Hỡnh 6-3: Bảng tớnh nờu ra cỏch tổ chức bảng dữ liệu hai biến
- Chỳ ý: Cả hai ụ A1 và B1 đều trống, đõy là cỏc vị trớ lưu tạm thời đó đề cập.
- Khi bạn nhập xong cỏc giỏ trị và cụng thức, bạn cú thể thiết lập bảng dữ liệu. Để thực hiện điều đú, bạn hóy tuõn theo cỏc bước sau:
+ Bạn chọn khoảng gộp cả hai tập hợp giỏ trị nhập và cụng thức, vớ dụ, trờn Hỡnh 6-3, bạn chọn khoảng B2:B6.
+ Chọn Data / Table
+ Khi Excel hiển thị hộp thoại Table, bạn nhấp ụ văn bản Row InputCell và nhấp ụ bạn muốn Excel sử dụng để lưu tạm thời cỏc giỏ trị nhập từ khoảng C2:E2. (Trờn Hỡnh 6-3, bạn cần nhấp ụ Al).
+ Nhấp ụ văn bản Column Input Cell, sau đú nhấp ụ bạn muốn Excel sử dụng để lưu tạm thời cỏc giỏ trị nhập từ khong B3:B6. (Trờn Hỡnh 6-3, bạn cần nhấp ụ B1)
+ Nhấp OK.
- Sau khi bạn nhấp OK Excel đặt cụng thức dựa trờn hàm =TABLE()vào khoảng C3:E6. Cụng thức này tớnh giỏ trị dự toỏn tiết kiệm hưu trớ sau 25 năm dựa trờn cỏc lượng đúng gúp biến thiờn và cỏc lói suất hàng năm khỏc nhau. Vớ dụ, trong ụ C4, cụng thức tớnh được kết quả l09659 đụla bạn sẽ tớch lũy được nếu tiết kiệm 1500 đụla/năm với lói suất 8% /năm. Trong ụ D6, kết quả tớnh toỏn là 145868 đụ la bạn sẽ tớch lũy được nếu tiết liệm 2500 đụ la / năm với lói suất 10%.
- Thủ thuật duy nhất để sử dụng bảng dữ liệu hai biến là bạn cần bảo đảm, trong quỏ trỡnh cung cấp cỏc giỏ trị nhập cho cụng thức để hàm =TABLE ( ) sử dụng trong cỏc tớnh toỏn, khụng xỏo trộn cỏc giỏ trị nhập. Vớ dụ: Trờn Hỡnh 4,cụng thức thực sự tiến hành cỏc tớnh toỏn lặp là =FV(Ai, 25, -B l). Theo hàm = FV ( ), điều này cú nghĩa là ụ Ai được dựng để cung cấp phần trăm lói suất năm và ụ BI cung cấp lượng tiết kiệm hàng năm. Khi bạn chọn DATA/TABLE để hiển thị hộp thoại Table, bạn cần nhập SA$1 và ụ Row Input Cell và $B$l vào ụ Column Input Cell. Nếu bạn nhập nhầm lẫn giữa cỏc ụ Row Input Cell và Column Input Cell, cụng thức sẽ khụng thể đưa ra cỏc kết quả đỳng.