Giáo trình tự học excel Đại học Bách Khoa TP.HCM

Đây là bộ giáo trình rút gọn, đơn giản và rất dễ hiểu để những bạn mới bắt đầu làm quen với tin học văn phòng có thể tự học ở nhà mà không cần đến trung tâm.

TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA – ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM TRUNG TÂM KỸ THUẬT ĐIỆN TOÁN Tài liệu học tập MICROSOFT EXCEL 2010 LƢU HÀNH NỘI BỘ Chương 1: Tổng quan Microsoft Excel 2010 Chƣơng TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL 2010 Giới thiệu Excel chương trình tạo lập xử lý bảng tính Tính năng: Tính tốn đại số, phân tích liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập nguồn liệu khác Vẽ đồ thị sơ đồ Tự động hóa cơng việc macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác Tính lập trình được: Có thể lập trình thành ứng dụng Dùng VBA Những điểm Microsoft Excel 2010 Giao diện ribbon Office 2010 đưa vào tất ứng dụng gói Office 2010 Chương 1: Tổng quan Microsoft Excel 2010 Backstage View Công cụ Backstage View truy cập qua Tab File (góc bên trái), hỗ trợ sử dụng tác vụ lưu/mở tài liệu, in ấn, điều chỉnh tùy chọn Tính Sparkline Chương 1: Tổng quan Microsoft Excel 2010 Excel ln có liệu đồ thị biểu đồ phong phú để mô tả liệu xu hướng Với Excel 2010, Microsoft bổ sung thêm tính - Sparklines Tính cho phép người dùng đặt đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay dòng nhận định khuynh hướng ô (cell) Khởi động khỏi Excel 2.1 Khởi động Excel khởi động theo cách sau:  Từ trình đơn Start Window + Nhấn nút Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Excel 2010  2.2 Từ Desktop: Nếu có sẵn biểu tượng Microsoft Excel 2010 cần nhấn đúp chuột vào biểu tượng Thốt khỏi Excel Có cách thoát sau: - Chọn menu File  Exit cửa sổ Excel Hoặc - Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Hoặc - Nhấn đúp chuột vào nút điều khiển Excel gốc trái cửa sổ Excel hay nhấn nút Close Màn hình giao diện Microsoft Excel 2010 3.1 Cửa sổ ứng dụng Cửa sổ ứng dụng Excel gồm thành phần sau: Chương 1: Tổng quan Microsoft Excel 2010 (2) (3) (4) Thanh địa chỉ/tên vùng (Name Box) (1) Workbook Thanh công thức (Formular bar) Định dạng tập tin mặc định “.XLSX” (dựa vào chuẩn XML giúp cho việc trao đổi liệu ứng dụng phần mềm) thay cho định dạng chuẩn trước “.XLS” Ngồi Excel 2010 hổ trợ nhiều định dạng tập tin dạng cấu trúc bảng khác CSV (Comma Separated Values), PDF (Portable Document Format), … Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên trước Chúng ta chế biến thành lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào nút để mở danh mục lệnh vào chọn( ) lệnh cần cho lên lệnh truy cập nhanh Nếu nút lệnh q bạn nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế lệnh truy cập nhanh Chương 1: Tổng quan Microsoft Excel 2010 Chương 1: Tổng quan Microsoft Excel 2010 Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View Home: Các chức thường dùng Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … Page Layout: Điều khiển hiển thị thiết lập trang in ấn Data: Điều khiển trao đổi liệu, danh sách, phân tích,… Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range) Kiểm tra theo dõi cơng thức, điều khiển việc tính tốn Excel Review: Kiễm lỗi tả, thêm thích vào ô, thiết lập bảo vệ, … View: Các chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, … 3.2 Cửa sổ bảng tính Excel Là khu vực công thức trạng thái, gồm phần sau: Chương 1: Tổng quan Microsoft Excel 2010 a b c g a Thanh tiêu đề (Title Bar) Gồm Menu điều khiển (Control Menu), tập tin WorkBook hành nút: Minimize, Maximize, Restore b Đường viền ngang (Column Border) Ghi ký hiệu cột theo thứ tự chữ (gồm 256 cột từ trái sang phải: A  Z, AA  AZ, … IA  IV) Nút phía ngồi bên trái nút lựa chọn cho toàn bảng tính c Đường viền dọc (Row Border) Ghi số thứ tự dòng từ xuống (từ đến 65.536) d Màn hình bảng tính Hiển thị vùng nhỏ bảng tính với đường kẻ lưới phân cách ô Chương 1: Tổng quan Microsoft Excel 2010 e Ơ hành (Active Cell) lựa chọn (Selected Cell) Là bảng tính có khung sáng viền quanh có mốc vng nhỏ cạnh bên phải dùng để vị trí ô hành Tọa độ ô hành hiển thị hộp tên công thức f Thanh dọc/ngang (Scroll Bar) Là hai cạnh viền bên phải phía bên phải cửa sổ Workbook Trên có chứa hộp (Scroll bar) hai nút mũi tên (dùng để di chuyển đến khu vực khác bảng tính) g Thanh tên bảng tính (Sheet Tabs) Hiển thị số tên bảng tính có Workbook 3.3 Cấu trúc bảng tính Cột Sheet Dòng WorkBook Sheet tabs Chương 1: Tổng quan Microsoft Excel 2010 a Sổ tay (Workbook) Một Workbook gồm có từ đến 255 bảng tính riêng biệt (mặc định 3) Tập tin Workbook thường dùng để tập hợp loại bảng tính liệu, đồ thị, macro, Có liên hệ với b Bảng tính (Sheet) Dùng để nhập liệu thực nhu cầu tính tốn, tạo biểu mẫu, quản lý khai thác sở liệu Mỗi bảng tính đặt tên Sheet # (# số thứ tự) tên gọi cụ thể c Cột (Columns) Cột tập hộp bảng tính theo chiều dọc Độ rộng ký tự (có thể thay đổi trị số từ  255 ký tự) có tất 256 cột bảng tính, cột gán ký hiệu theo thứ tự chữ (từ A  Z , AA  AZ, BA BZ, cuối IA  IV) d Dòng (Rows) Dòng tập hợp bảng tính theo ngang Chiều cao dòng 12.75 chấm điểm thay đổi trị số Có tổng cộng 65.536 dòng bảng tính, dòng gán số thứ tự (bắt đầu từ đến 65.536) e Ô (Cells) Ô giao điểm cột dòng Ơ xác định tọa độ (địa chỉ) dựa theo ký hiệu cột số thứ tự dòng f Vùng (Range) Vùng tập hợp kế cận hình thành khối hình vng hay hình chữ nhật Vùng vùng xác định tọa độ ô đầu (trên trái) tọa độ ô 10 Chương 6: Đồ thị(Chart) g In đ thị In đồ thị giống in đối tượng khác Excel lưu ý Print Preview trước in để đảm bảo trang in trọn vẹn nội dung Nếu bạn muốn in đồ thị thành trang riêng chọn đồ thị nhấp nút Print để in, Excel lệnh in đồ thị mà bạn chọn 3.3 Hiệu chỉnh định dạng đồ thị Việc hiệu chỉnh định dạng thành phần đồ thị ta dùng Ribbon hay dùng hộp thoại Cách dễ thực nhấp phải chuột lên thành phần cần định dạng chọn Format … hay nhấn Sau minh họa hiệu chỉnh định dạng số thành phần đồ thị a Hiệu chỉnh Chart Area Chúng ta hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng, đường kẽ, khung, đổ bóng… cho Chart Area bằnh cách: chọn Chart Area  nhấp phải chuột  chọn Format Chart Area… 109 Chương 6: Đồ thị(Chart) Ngồi bạn vào Ribbon  Chart Tools  Format  nhóm Shape Styles có cung cấp nhiều mẫu định dạng dựng sẵn đẹp Ghi chú: Fill: Nhóm lệnh liên quan đến tơ cho thành phần chọn Border Color: Nhóm lệnh liên quan đến kẻ khung màu sắc thành phần chọn 110 Chương 6: Đồ thị(Chart) Border Styles: Các kiểu đường két kẻ khung thành phần chọn Shadow: Liên quan đến việc đổ bóng cho thành phần chọn 3-D Format: Tạo hiệu ứng 3-D cho thành phần chọn Hiệu chỉnh Flot Area Chọn Plot Area  Chart Tools  Format  Shape Styles  chọn kiểu định dạng Muốn phóng to/ thu nhỏ Plot Area  Nhấp chuột trái vào nút bao quan Plot Area kéo hướng vô Plot Area để thu nhỏ hướng ngồi Plot Area để phóng to 111 Chương 6: Đồ thị(Chart) Hiệu chỉnh tiêu đề đ thị, thích, tiêu đề trục hồnh trục tung,… Tùy theo kiểu đồ thị xử lý mà E xcel cho phép bạn hiệu chỉnh loại tiêu đề kiểu đồ thị Để thêm tiêu đề cho đồ thị vào: Chart Tools  Layout  Labels  Chart Title  lựa chọn kiểu từ danh sách Để thêm tiêu đề cho trục hoành (hay trục tung) vào Chart Tools  Layout  Labels  Axis Titles  lựa chọn kiểu từ danh sách Để thêm thích vào Chart Tools  Layout  Labels  Legend  lựa chọn kiểu từ danh sách Để thêm nhãn liệu vào Chart Tools  Layout  Labels  Data Labels  lựa chọn kiểu từ danh sách Để thêm bảng liệu vào Chart Tools  Layout  Labels  Data Table  lựa chọn kiểu từ danh sách Ngoài chèn Text Box vào đồ thị Chart Tools  Layout  Insert  Text Box 112 Chương 7: Cơ sở liệu (DataBase) Chƣơng CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE) Khái niệm sở liệu - Cơ sở liệu (CSDL) tập hợp mẫu tin, tổ chức theo cấu trúc cột/dòng để dể dàng liệt kê, xếp truy tìm nhanh chóng Trên bảng tính Excel, CSDL khối gồm: + Dòng chứa tên vùng tin CSDL + Các dòng kế cận dùng để chứa mẫu tin CSDL Chú ý: - Trong bảng tính có nhiều vùng CSDL khác - Vùng tối đa cho CSDL 256 vùng 65 536 mẫu tin - Mẫu tin (Record) tập hợp giá trị vùng có liên quan với ghi dòng - Vùng tin (Field) đơn vị sở CSDL , dùng để chứa thông tin theo kiểu định cột riêng biệt bảng tính, vùng tin có tên riêng biệt, đặt đầu dòng - Dữ liệu ghi vùng tin là: chuỗi, số, ngày, cơng thức hay hàm, ô vùng phải kiểu - Tên vùng tin (Field name) tên mô tả đặc trưng CSDL vùng tin Tên vùng tin đặt vùng đầu vùng tin tiêu đề cột + Tên vùng tin phải kiện dạng chuỗi + Nên đặt tên ngắn gọn, riêng biệt gợi nhớ Làm việc với sở liệu 113 Chương 7: Cơ sở liệu (DataBase) 2.1 Tạo sở liệu - Di chuyển tới khu vực trống bảng tính - Tạo sở liệu theo cấu trúc sau: + Dòng đầu: chứa tên vùng tin, vùng tin ghi cột riêng biệt có độ rộng tương ứng + Dòng thứ hai trở đi: chứa mẫu tin CSDL cần khai thác bảng tính Chú ý: Không nên tạo vùng tin rỗng CSDL 2.2 Bổ sung mẫu tin vào CSDL - Chọn nhiều dòng cần thực vùng CSDL tạo  nhấp phải chuột số thứ tự dòng đường viền dọc  chọn Insert - Nhập bổ sung mẫu tin CSDL dòng trống 2.3 Bổ sung vùng tin CSDL - Chọn hay nhiều cột cần thực vùng CSDL tạo (nhấn ký hiệu cột đường viền ngang) - Nhấp phải chuột  Chọn Insert Excel tự động chuyển vùng tin hành sang bên phải xuất ô trống vị trí vào lệnh - Nhập bổ sung tên vùng tin liệu vùng tin vào cột trống vừa thực 114 Chương 7: Cơ sở liệu (DataBase) 3.4 Xóa mẫu tin CSDL - Chọn nhiều mẫu tin cần thực vùng CSDL (nhấn vào số thứ tự dòng đường viền dọc)  nhấp phải chuột  Delete Sắp xếp CSDL Các bước thực hiện: Bƣớc Di chuyển ô hành vào vùng CSDL cần xếp Bƣớc Chọn tab Data  Nhóm Sort & Filter  chọn nút để xếp tăng hay để xếp giảm Để xếp nhiều cột - Chọn vùng liệu cần xếp  chọn nhóm Sort & Filter tab Data  Sort  Xuất hộp thoại Sort 115 Chương 7: Cơ sở liệu (DataBase) Chọn cột cần xếp Nhấn nút Add Level Chọn cột cần xếp Chọn OK - Nút Option: + Case Sensitive : cần phân biệt thứ thường hay chữ in tự chữ + Orientation: * Sort top to Bottom: Sắp xếp dòng CSDL * Sort Left to Right: Sắp xếp dòng CSDL Tính lọc rút trích liệu(DataFilter) 116 Chương 7: Cơ sở liệu (DataBase) Với tính chọn lọc liệu (Data Filter), Excel giúp tìm kiếm hiển thị thông tin liệu theo yêu cầu cách dể dàng nhanh chóng 4.1 - AutoFilter Di chuyển ô hành vào vùng CSDL - Chọn tab Data  nhóm Sort & Filter  Filter, Excel tự động chèn Menu Dropdown vùng tin cần thực Excel liệt kê mục tin có vùng tin lựa chọn - Lựa chọn mục tin cần hiển thị Dropdown Excel chọn lọc hiển thị mẫu tin CSDL thỏa yêu cầu - Lập lại bước 3, vùng tin khác để tiếp tục chọn lọc liệu Chú ý: - Khi cần hiển thị lại toàn mẫu tin CSDL hủy bỏ Menu Dropdown Chọn tab Data  nhóm Sort & Filter  Filter 4.2 - Advanced Filter Tạo vùng điều kiện (Criteria range) theo cấu trúc: + Dòng 1: chứa tên vùng tin dùng làm điều kiện (phải xác với tên vùng tin vùng khai thác) 117 Chương 7: Cơ sở liệu (DataBase) + Dòng 2: (hoặc dòng kế tiếp) dùng để ghi điều kiện theo yêu cầu - Nhập điều kiện phía tên vùng tin dòng (hoặc 3) vùng điều kiện tùy theo yêu cầu thực (xem qui ước cách ghi điều kiện mục kế tiếp) - Di chuyển ô hành vào vùng vùng CSDL cần khai thác - Chọn tab Data  nhóm Sort & Filter  Advanced Xuất hộp thoại Advanced Filter - Lựa chọn yêu cầu thực khung Action + Filter the list, in - Place hiển thị mẫu tin chọn lọc vùng CSDL khai thác + Copy to another location: chép mẫu tin chọn lọc vào vùng khác bảng tính - Khai báo vùng vùng khung + List Range: nhập tọa độ (hoặc drag vùng) vùng khai thác + Criteria Range: nhập tọa độ (hoặc drag vùng) vùng điều kiện 118 Chương 7: Cơ sở liệu (DataBase) + Copy to: nhập tọa độ (hoặc Drag vùng) vùng xuất liệu - Chọn nút OK - Tùy theo lựa chọn bước 5, Excel chọn lọc hiển thị mẫu tin thỏa điều kiện vùng ấn định bảng tính hành Chú ý: - Chọn thông số Unique Record Only hộp thoại Advanced Filter khơng muốn có mẫu tin thỏa điều kiện trùng lắp vùng xuất Ví dụ:Về cách viết điều kiện sử dụng chức Advanced Filter Một số hàm dùng với CSDL Qui ước: Database: Vùng liệu cần xét Field: Cột cần xét Criteria: Vùng làm điều kiện - DSUM(database, field, criteria): Tính tổng cột cần xét thỏa mãn điều kiện - DAVERAGE(database, field, criteria): Tính trung bình cộng cột cần xét thỏa mãn điều kiện 119 Chương 7: Cơ sở liệu (DataBase) - DCOUNT(database, field, criteria): Đếm ô liệu chuỗi số cột cần xét thỏa mãn điều kiện - DCOUNTA(database, field, criteria): Đếm ô liệu chuỗi văn cột cần xét thỏa mãn điều kiện - DMAX(database, field, criteria): Đưa số lớn ô cột cần xét thỏa mãn điều kiện - DMIN(database, field, criteria): Đưa số nhỏ ô cột cần xét thỏa mãn điều kiện 120 Mục lục MỤC LỤC CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL 2010 Giới thiệu 2 Khởi động thoát khỏi Excel Màn hình giao diện Microsoft Excel 2010 4 Di chuyển hành vùng bảng tính 12 Lựa chọn vùng cần thực bảng tính 14 CHƢƠNG XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 15 Nhập liệu cho bảng tính 15 Chỉnh sửa liệu 20 Di chuyển liệu 21 Sao chép liệu 22 Điền liệu vào vùng 25 Tìm kiếm thay (Find and Replace) liệu 30 Sắp xếp lọc liệu 33 Xử lý ơ, cột, dòng bảng tính 36 Sử dụng tên vùng 37 CHƢƠNG ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 40 Định dạng chung 40 Định dạng font chữ 46 Thay đổi định dạng số, ngày, 47 Canh biên liệu 49 Tạo đường viền (border) 51 Tạo mẫu nền(Fill) 53 121 Mục lục Sử dụng Wrap Text 54 Xoay chữ (Orientation) 54 Tự động định dạng có điều kiện 55 10 Bảng định dạng bảng (table) 55 11 Sao chép, hủy bỏ định dạng 58 12 Thay đổi định dạng cột/dòng bảng tính 59 13 Nối (Merge) bỏ nối ô (Split) 64 14 Sử dụng kiểu định dạng mẫu (Style) 65 CHƢƠNG TẬP TIN WORKBOOK 68 Làm việc với workbook 68 Xử lý bảng tính tập tin workbook 73 Tạo phần thơng tin tóm tắt (summary info) tập tin workbook 79 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) 80 CHƢƠNG HÀM (FUNCTION) 82 Giới thiệu 82 Cú pháp tổng quát hàm 82 Cách nhập hàm vào bảng tính 83 Một số hàm thông dụng 85 Một số thông báo lỗi thường gặp 97 CHƢƠNG ĐỒ THỊ (CHART) 100 Giới thiệu 100 Vẽ đồ thị .100 Hiệu chỉnh đồ thị 103 122 Mục lục CHƢƠNG CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE) 113 Khái niệm sở liệu 113 Làm việc với sở liệu .113 Sắp xếp CSDL 115 Tính lọc rút trích liệu(DataFilter) 116 Một số hàm dùng với CSDL 119 MỤC LỤC 121 123 ... Microsoft Excel 2010 cần nhấn đúp chuột vào biểu tượng Thoát khỏi Excel Có cách sau: - Chọn menu File  Exit cửa sổ Excel Hoặc - Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Hoặc - Nhấn đúp chuột vào nút điều khiển Excel. .. ngày, theo dạng khác nhau: Các loại định dạng m/d/y 1/1/94 d-mmm-y 1-Jan-94 18 Chương 2: Xử lý liệu bảng tính d-mmm 1-Jan mmm-yy Jan-94 m/d/y h:mm 1/1/94 13:00 h:mm AM/PM 1:00 PM h:mm:ss AM/PM... ứng dụng Dùng VBA Những điểm Microsoft Excel 2010 Giao diện ribbon Office 2010 đưa vào tất ứng dụng gói Office 2010 Chương 1: Tổng quan Microsoft Excel 2010 Backstage View Công cụ Backstage View