GIÁO TRÌNH TỰ HỌC word 2010 training book

Upload by: tuthienbao.com Mục lục Word 2010 I Những điểm Microsoft Word 2010 Tối ưu Ribbons .4 Hệ thống menu la Chức Backstage View Chức Paster Preview .7 Chức Text Effect Lưu file dang PDF XPS tích hợp sẵn Hiển thị thông tin chi tiết file văn Office Button Khả mở rộng hình .10 Chức chỉnh sửa file Media chuyên dụng 11 10 Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn 12 11 Xử lý ảnh chương trình chuyên nghiệp 12 12 Phát triển chức tìm kiếm 13 13 Tuy chon bao mât manh me 14 II Nội dung 15 Chương 1: Thao tác Word 2010 15 Tao văn 15 Mở văn tao sẵn .16 Lưu văn soan thảo .16 Thao tác với chuột bàn phím 18 Chọn khối thao tác khối 26 Chương 2: Thực hiện định dang văn 27 Định dang văn .27 Định dang cột, tab, Numbering 36 Upload by: tuthienbao.com Drop Cap 43 Watermark (nền bảo vệ văn bản) 45 Tao tiêu đề (Header and Footer) cho văn 46 Đánh số thứ tự cho trang văn 50 Định dang trang văn 53 Chương 3: Thực hiện chèn đối tượng 58 Chèn kí tự đặc biệt 58 Chèn ClipArt hình ảnh 58 Chèn hiệu chỉnh hình vẽ 59 Chèn hiệu chỉnh lưu đồ 60 Vẽ hiệu chỉnh biểu đồ .61 Lập hiệu chỉnh biểu thức toán học 66 Chương 4: Thao tác với bảng biểu 67 Thao tác tao hiệu chỉnh bảng 67 Định dang đường viền cho bảng 70 Chèn cơng thức tốn học vào bảng 72 Chuyển bảng thành văn ngược lai 75 Chương 5: Hỗ trợ xử lý Word 2010 .77 Auto Correct Macro 77 Tao ghi bảo vệ tài liệu Word 83 Tìm kiếm, thay .87 Kiểm tra tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động chỉnh sửa, từ điển mặc định công cụ đếm từ 91 In tài liệu Word .98 Trộn tài liệu (Mail Merge) 102 Chương 6: Các phím tắt Word 112 Upload by: tuthienbao.com Các loai phím tắt: .112 Duyệt Ribbon Access Key (phím truy cập) 114 Các phím tắt thông dụng: 116 Chương 7: Một số mẹo hay Word 2010 118 Các công cụ đồ họa Word 2010 118 Sử dụng Word 2010 để viết Blog .122 Tao mục lục Word 2010 124 Tao trang bìa Word 2010 132 Tìm nhanh từ đồng nghĩa Word .132 Gởi file qua Email từ môi trường Word 134 Thủ thuật dùng máy tính Word 135 Thủ thuật tránh in văn ý muốn 137 Mẹo in hình khổ giấy lớn máy in nhỏ 140 11 Tao nhanh nhiều dòng ngẫu nhiên .142 12 Tao bảng phím .142 13 Tao đường kẻ 142 14 Bỏ tính tự động SuperScript .142 15 Copy định dang bảng tính 143 Upload by: tuthienbao.com I Những điểm Microsoft Word 2010 Tối ưu Ribbons Nếu ban dùng Office 2003 quen thuộc với menu chuẩn nằm phía cửa sổ ch̉n bị cho đổi Office 2010 Với menu theo giao diện Ribbon, chức chia theo tab riêng biệt menu khơng hiển thị tồn kiểu menu cũ Thực Office 2007 cũng trang bị kiểu menu Ribbon, nhiên, menu Office 2010 tối ưu để thuận tiện cho người dùng Ngoài ra, ban cũng có thể tao thêm tab để chứa chức riêng Menu Ribbon Word 2010 Có thể chuyển qua menu mới, ban gặp nhiều khó khăn la, nhiên, quen thuộc, ban khó mà chấp nhận quay trở lai sử dụng mẫu menu cũ Office 2003 Upload by: tuthienbao.com Hệ thống menu la Trước đây, Office 2007 tao khác biệt hoàn toàn so với Office 2003 cũng phiên Office cũ mặt giao diện, đặc biệt menu chương trình đây, Office 2010 lai tao nên cấp độ thay đổi menu cơng cụ chương trình Khi lựa chọn menu cơng cụ, thay sổ xuống menu trước đây, Upload by: tuthienbao.com toàn cửa sổ Office 2010sẽ thay đổi màu sắc cung cấp cho ban tùy chọn Save, Open, Close, Preview… Và cùng, hệ thống menu cung cấp thông tin chi tiết tác giả, kích thước tập tin, thông tin sửa đổi file… Thêm vào đó cửa sổ cho phép ban xem trước tài liệu dang trang in để chắn văn trình bày theo ý ban Nói đơn giản: Hệ thống menu Office 2010 rõ ràng chi tiết nhiều Chức Backstage View Trong Office 2010, nút bấm thay đổi tab Ribbon, nằm bên trái Khi ban click vào tab này, hình gọi Backstage View hiện lên Trên hình này, danh sách bên trái chứa tác vụ, hình bên phải tùy chọn chức tương ứng với tác vụ đó Upload by: tuthienbao.com Chức Paster Preview Microsoft thu thập phản hồi khách hàng phiên Office trước phát hiện số đông người dùng thường xuyên nhiều thời gian để dán đoan văn hình ảnh vào nội dung soan thảo Nguyên tình trang người dùng khơng biết trước nội dung dán vào văn trông nào, họ phải làm lai nhiều lần khiến cho chúng trông hợp lý phù hợp với định dang nội dung soan thảo Và đó lý tính Paste Preview đời Upload by: tuthienbao.com Paste Preview cho phép ban xem trước nội dung soan thảo trông nội dung khác dán vào đó, giúp ban tiết kiệm thời gian Ngoài tính cho phép lưu giữ định dang nội dung cần dán, kết hợp định dang loai bỏ định dang nội dung trước dán Chức Text Effect Thay phải tao đối tượng WordArt để chèn chữ nghệ thuật vào trang văn bản, với Office 2010 công việc đó đơn giản nhiều người dùng cũng có thêm nhiều lựa chọn với việc trang trí văn Khác với phiên Office 2007 Tính WordArt chỉ tích hợp vào Excel Powerpoint với Word 2007 y trước tới Office 2010 khác Với tính Text Effect ban có thể sử dụng hồn toàn hiệu ứng đẹp mắt WordArt Excel hay Powerpoint 2007 Word 2010 Thật đơn giản ban chỉ cần lựa chọn đoan văn cần áp dụng hiệu ứng sau đó nhấp chuột vào biểu tượng Text Effect công cụ tai thẻ Menu Home, menu đổ xuống cho phép ban lựa chọn hiệu ứng cần áp dụng Và ban hoàn toàn có thể áp dụng hiệu ứng có Text Effect với văn Nếu phải lựa chọn Edit để hiệu chỉnh nội dung cho WordArt người dung có thể chỉnh sửa trực tiếp nội dung văn có hiệu ứng WordArt Upload by: tuthienbao.com Người dùng có thể chèn, xóa hay thay đổi Font, kích thước Font, màu sắc, đánh dấu… với văn mang hiệu ứng WordArt Chú ý: Chức chỉ sử dụng cho file Word tao từ Word 2010 có định dang *.docx người dùng lưu file dang *.doc hiệu ứng tự động bị gỡ bỏ khỏi văn Lưu file dang PDF XPS tích hợp sẵn Ngồi định dang hỗ trợ MS Office phiên trước đó Doc, Docx… Office 2010 cũng hỗ trợ lưu file định dang PDF XPS mà cài đặt thêm Add-in Office 2007 Hiển thị thông tin chi tiết file văn Office Button Để biết thông tin file văn ban làm việc ban chỉ việc nhấp chuột vào nút Office Button Mọi thông tin hiển thị dung lượng (tính đến lần lưu cuối Upload by: tuthienbao.com cùng), số trang, số từ, thời gian chỉnh sửa, thời gian tao, thời gian lưu lần cuối, người tao… Khả mở rộng hình Office 2010 cho phép người dùng mở rộng cửa sổ soan thảo cách ẩn hiện bảng Menu Ribbon nút lệnh Minimize the Ribbon nằm phía góc phải cửa sổ làm việc ứng dụng Office 2010 nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1 Upload by: tuthienbao.com Điều chỉnh mục lục Ban có bảng mục lục rồi, ban lai muốn thay đổi chúng Ví dụ tiêu đề tài liệu ban có màu xanh bảng mục lục khơng Ban thích màu xanh muốn bảng mục lục cũng có màu trùng với tiêu đề tài liệu Có thể bảng mục lục dài ban muốn làm nó ngắn bớt Hoặc cũng có thể ban hài lòng bảng mục lục muốn có thay đổi nhỏ Chẳng han ban muốn thay đỗi đường chấm đứt quãng đề mục số trang Hoặc ban muốn số trang nằm gần đề mục Thiết kế lai bảng mục lục Ban có bảng mục lục, nó trông có vẻ ổn, ban muốn màu sắc tương tự tiêu đề Đây cách thực hiện: Trên Tab References, chọn Table of Contents nhóm Table of Contents sau đó chọn Insert Table of Contents Trong hộp thoai Table of Contents, chắn mục From template đánh dấu hộp Formats, sau đó chọn Modify Chọn TOC hộp thoai Style để chọn cấp độ cao Level 1, bảng mục lục TOC sau đó chọn Modify Hộp thoai Modify Style mở ra, sử dụng hộp màu Font phần Formatting để chọn màu xanh Sau click OK hai lần, xem mục Print Preview hộp thoai Table of Contents ban thấy Table of Contents, hay viết tắt TOC (hay Level 1), màu xanh Nếu ban muốn thay đổi TOC (Level 2) hay TOC (Level 3) cũng thành màu xanh, ban cũng làm theo quy trình việc chọn TOC TOC hộp thoai Style trước đến hộp thoai Modify Style Sau Upload by: tuthienbao.com click OK, hộp thoai xuất hiện với nội dung hỏi ban có muốn thay đổi bảng mục lục hay không, click OK kết hiện thành màu xanh ý muốn ban Ban muốn thay đổi nhiều nữa? Word 2010cho người dùng nhiều tùy chọn để chọn lựa hộp thoai Modify Style, nhớ chọn Style mà ban muốn thay đổi hộp thoai Style trước thực hiện chức Modify Style Chú ý click Format, ban có lựa chọn thay đổi Font, Paragraph, Tabs, … ban cũng có thể thay đổi cài đặt phần xem lai chúng mục Preview trước áp dụng cho bảng mục lục Cách làm ngắn kéo dài bảng mục lục Bảng lục lục dài, có lẽ chỉ cần hai cấp độ đầu tiên TOC TOC phù hợp với tài liệu ban Mục Show levels hộp thoai Table of Contents nơi ban có thể chọn phân cấp ban muốn thể hiện bảng mục lục Word 2010có đến cấp độ khác Upload by: tuthienbao.com Làm ngắn bảng mục lục cách giảm cấp độ, muốn kéo dài bảng mục lục ban tăng cấp độ lên Ban có thể xem Print Preview Web Preview để xem điều chỉnh mình, nhận thấy hợp lý, click OK hai lần Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục Ban có thể thực hiện thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoai Table of Contents Chẳng han thay đổi gach đứt quãng giữ đề mục số trang (gọi Tab Leader), thay đổi canh dòng (align) số trang Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lai kiểu gach ngang dòng Nếu ban xóa hộp Right align page numbers, số trang di chuyển lai gần đến bảng mục lục tab leaders khơng hiệu lực Nếu ban muốn xóa bỏ tồn số trang bỏ dấu chọn hộp Show page numbers Upload by: tuthienbao.com Tao trang bìa Word 2010 a Thêm trang bìa Word 2010 cung cấp sẵn cho ban sưu tập trang bìa đẹp mắt Các trang bìa ln chèn vào đầu tài liệu, không phụ thuộc vào vị trí hiện tai trỏ tài liệu - Trong thẻ Insert, nhóm Pages, ban nhấn nút Cover Page - Trong menu xuất hiện, ban nhấn chọn kiểu trang bìa thích Trang bìa đó áp dụng vào tài liệu ban có thể sửa đổi nội dung dòng chữ mặc định dòng chữ thích b Xóa trang bìa Để xóa trang bìa, ban nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page nhóm Pages, sau đó nhấn Remove Current Cover Page Tìm nhanh từ đồng nghĩa Word Tra từ đồng nghĩa, phản nghĩa: Sử dụng tính Research, ban có thể tra từ đồng nghĩa từ phản nghĩa - Trong thẻ Review, nhóm Proofing, ban nhấn nút Thesaurus Upload by: tuthienbao.com - Giữ phím Alt nhấn chuột vào từ cần tra Kết hiển thị khung Research bên phải - Để chèn từ đồng nghĩa phản nghĩa đó vào tài liệu hiện hành, nơi trỏ đứng, ban đưa chuột vào từ danh sách kết quả, nhấn chuột vào mũi tên bên canh từ, chọn Insert - Để tìm tiếp từ đồng nghĩa / phản nghĩa từ danh sách tìm được, ban nhấn chuột vào từ đó danh sách kết Ghi chú: Ban có thể tìm từ đồng nghĩa, phản nghĩa ngơn ngữ khác (ngoài tiếng Anh) cách nhấn chuột vào hộp danh sách bên khung nhập liệu Search for chọn ngơn ngữ, ví dụ tiếng Pháp (French) chẳng han Upload by: tuthienbao.com Gởi file qua Email từ môi trường Word Dù hay mở hòm thư, chọn chức tao đính kèm file văn để gửi cho đối tác, ban có thể thay đổi thói quen cách gửi mơi trường Word Điều kiện máy tính ban cài Outlook Express Microsoft Express Khi có hòm thư e-mail máy chủ hỗ trợ (theo giao thức IMAP POP3), ban có thể dùng Outlook Express, Microsoft Express Hòm thư webmail Google (Gmail) hay Yahoo hỗ trợ giao thức POP3 (nhưng Yahoo chỉ dùng tính đóng phí) Các bước thực hiện sau: - Mở tập tin muốn gửi - Vào menu File > Share > Send Using E-mail Chọn tiếp kiểu để gởi email Như nói trên, lệnh chỉ thành công Word phát hiện hệ thống e-mail tương thích hoat động chương trình đó cài đặt Upload by: tuthienbao.com - Lúc giao diện gửi thư hiện với dòng To , CC , Subject Nếu không nhớ e-mail người gửi, ban nhấn vào biểu tượng hình để đọc sổ địa chỉ chọn > OK - Biểu tượng có dấu mũi tên màu xanh dấu chấm than giúp ban đặt e-mail gửi cấp độ ưu tiên (thấp, bình thường, cao) Ban cũng có thể đính kèm file khác môi trường Word cách nhấn vào biểu tượng kẹp ghim - Sau đó, nhấn vào mục Send a copy Chú ý vào lần đầu tiên gửi thư theo cách này, có thể ban yêu cầu nhập ID, password domain Lúc này, ban chỉ cần gõ lai khai báo hòm thư Outlook Microsoft Express tao trước đó Thủ thuật dùng máy tính Word Mặc dù cơng Microsoft Word soan thảo văn bản, song nó cũng cho phép người dùng thực hiện phép tính thơng qua máy tính làm tích hợp với tên gọi Tools Calculate (khá giống với tiện ích Calculator thư mục Accessories hệ điều hành Windows) Để khai thác cơng cụ bí mật Microsoft Word, trước tiên, ban cần đặt biểu tượng Tools Caculate nó tab cửa sổ soan thảo văn cách: Tao Tab Ribbon: click phải lên Ribbon, chọn Customize the Ribbon: Hộp thoai Word Options hiển thị Upload by: tuthienbao.com Chọn New Tab, lần lượt đổi tên thành Tab Caculator, group Tinh Toan Ở cột Choose commands from, chọn All commands, di chuyển chọn Tools Calculate Nhấn nút Add để thêm vào biểu tượng vào Tab Caculator Kế tiếp, ban nhập vào phép tính, chẳng han ((90+10)*2)/50 Hãy đánh dấu khối phép tính nhấp chuột lên nút Tools Calculate Kết phép tính trình bày góc trái cửa sổ soan thảo văn (nằm sau dòng chữ The sesult of the calculation is) Upload by: tuthienbao.com Thủ thuật tránh in văn ý muốn Có thể hàng ngày ban soan thảo tài liệu chương trình Word, u cầu an tồn thông tin mà ban tuyệt đối không in chưa cần thiết Tuy nhiên, chức Print công cụ Word thường trực sẵn sàng để thực hiện lệnh in cho dù ban nhỡ tay bấm nhầm Để khống chế chức in tức thời không cần xác nhận Word, ban có thể thiết lập tùy chọn thông báo trước thi hành lệnh in Tùy chỉnh cần thiết trường hợp ban thường xuyên xử lý hay xem lai trang tài liệu bí mật văn phòng sử dụng máy in nối mang Trước hết ban cần nhấn vào nút Office có biểu tượng đặt tai góc đỉnh phía trái hình Chọn nút Word Options, chọn Trust Center danh sách, chọn nút Trust Upload by: tuthienbao.com Center Settings Và nhấn vào Privacy Options Sau đó nhấn chuột đánh dấu mục Warn before printing bấm nút OK Upload by: tuthienbao.com Ngồi có cách định dang khác tài liệu mang nội dung riêng tư, đơn giản đó giải pháp không cho in văn giấy Ban cần lựa chọn toàn trang văn (Ctrl+A), sau đó bấm nút chuột phải chọn mục Font trình đơn thả, đánh dấu vào mục Hidden ấn nút OK Upload by: tuthienbao.com Kết thúc bước này, nội dung văn ban ẩn Để hiện lai hình, ban vào Tab File/Options, nhấn đánh dấu mục Hidden text sau đó đừng quên nhấn nút OK Hoàn thành bước này, toàn nội dung văn hiển thị trở lai hình nhiên in ban chỉ kết trang giấy trắng Mẹo in hình khổ giấy lớn máy in nhỏ Ban có máy in màu chỉ in cỡ giấy A4 lai muốn in ảnh có kích thước “khổng lồ” để trang trí gia đình? Cơng cụ mang tên “The Rasterbator” giúp ban thực hiện điều tưởng bất khả thi Upload by: tuthienbao.com Chương trình khéo léo “cắt” ảnh số ban thành nhiều phần nhỏ với kích thước phần khổ giấy A4 Ban chỉ việc in toàn phần này, sau đó ghép lai với cho xác trò chơi ghép hình trẻ em dán lên nơi đó chuẩn bị sẵn, ban có ảnh “to đùng” không thua kém so với poster quảng cáo Sau chọn ngơn ngữ cho mình, thường tiếng Anh, ban nhấn vào “Continue” để vào bước: Nhấn vào “Browse” để tìm đến ảnh cần in nhấn “Open” để hiện đường dẫn đến ảnh nhấn “Continue” Chọn khổ giấy máy in -> ảnh khổ đứng chọn “Portrait”, khổ ngang chọn “Landscape” Ở “sheets”, ban thoải mái lựa chọn số tờ mà ban cần “The Rasterbator” cắt cho Lưu ý số tờ nhiều ảnh ban lớn có thể đến mức khổng lồ Nên tính tốn kỹ mặt dán ảnh trước lệnh cho “The Rasterbator” cắt hình Số tờ tối đa mà “The Rasterbator” có thể cắt cho ban đến 1.000 tấm, đủ sức tao nên bảng quảng cáo kinh khủng! Upload by: tuthienbao.com Bản chương trình “Rasterbator Standalone 1.2” có thể tải miễn phí tai http://arje.net/files/Rasterbator_Standalone_1.21.zip dang file nén ZIP có dung lượng 866 KB Khi tải máy xong, ban chỉ việc bung thư mục chứa chương trình vào ổ cứng nhấp đúp vào file Rasterbator.exe để chương trình tự động chay, khơng 11 Tao nhanh nhiều dòng ngẫu nhiên Nhằm phục vụ cho việc tao dòng, trang hay nhiều trang word để có thể kiểm tra việc in ấn dễ dàng Chúng ta có thể nhập vào dòng cơng thức sau: =lorem() mặc định với đoan, dòng =lorem(số đoạn cần in ra, số dòng đoạn) Bên canh đó ban có thể dùng lệnh rank với cú pháp tương tự lệnh lorem 12 Tao bảng phím Bằng kết hợp phím “+” “–”, phím Enter phím Tab bàn phím, có thể dễ dàng nhanh chóng tao bảng tính Giả sử, ban cần tao bảng tính cột có dòng, ban thực hiện sau: Đầu tiên ban nhấn + + + + -+ sau đó nhấn Enter cuối dòng Một bảng tính xuất hiện, tiếp theo, ban đặt trỏ chuột cột cuối nhấn Tab, dòng xuất hiện Độ rộng bảng tính số dấu “-” mà ban nhấn lúc tao bảng Tuy nhiên ban có thể thay đổi độ rộng nhập liệu 13 Tao đường kẻ Để tao nhanh đường kẽ ngang trang tài liệu, ban chỉ cần sử dụng đặc biệt có bàn phím Các phím -, =, *, #,~ nhấn tương ứng từ phím loai trở lên tao đường kẻ đơn, đôi, ba, đường chấm đứt nét đường dzíc dzắc Khi đó ban không cần phải vào danh mục Ribbon để thực hiện Ví dụ để tao đường kẽ đơi, ban chỉ cần nhấn === nhấn enter xong 14 Bỏ tính tự động SuperScript Thơng thường, ban gõ vào ngày theo kiểu anh ký tự tương tự 1st, 2nd, ,7th,…thì Word tự động SuperScript ký tự đó thành 1st, 2nd, …,7th,….Nếu ban không muốn vậy, sau gõ xong cụm ký tự, ban nhấn Ctrl +Z để Word bỏ áp dụng Upload by: tuthienbao.com thiết đặt cụm ký tự đó Nếu ban muốn áp dụng toàn cụm ký tự cho văn ban vào biểu tượng Office góc – bên trái, sau đó chọn Word Options Tiếp theo ban chọn mục Proofing chọn AutoCorrect Options Trong cửa sổ AutoCorrect ban chọn tab AutoFormat As You Type check bỏ mục chọn Ordials(1st) with superscript hình 15 Copy định dang bảng tính Ban vừa định dang bảng tính có nhiều ô cần ban định dang giống Ban có thể di chuyển chuột để sử dụng chức Format Painter, điều đó tốn nhiều thời gian Hãy định dang ô số ô ban cần định dang di chuyển chuột đến vị trí cần chép định dang, quét khối nhấn F4 Thế định dang thiết đặt ... mẹo hay Word 2010 118 Các công cụ đồ họa Word 2010 118 Sử dụng Word 2010 để viết Blog .122 Tao mục lục Word 2010 124 Tao trang bìa Word 2010 ... mở Word 2003 mà khơng cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép ban lưu lai với định dang Word 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoai Save As, ban chọn Word 97-2003 Document) Muốn Word 2010. .. tương tự Word 2007) Mặc định lưu tài liệu dang Word 2003 trở trước Mặc định, tài liệu Word 2010 lưu với định dang *.DOCX, khác với *.DOC mà ban quen thuộc Với định dang này, ban mở Word 2003