Tài liệu giảng dạy word 2010 training book

Upload by: diendanbaclieu.net Mục lục Word 2010 I Những điểm Microsoft Word 2010 Tối ưu Ribbons Hệ thống menu lạ Chức Backstage View Chức Paster Preview Chức Text Effect Lưu file dạng PDF XPS tích hợp sẵn Hiển thị thông tin chi tiết file văn Office Button Khả mở rộng hình 10 Chức chỉnh sửa file Media chuyên dụng 11 10 Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn 12 11 Xử lý ảnh chương trình chuyên nghiệp 12 12 Phát triển chức tìm kiếm 13 13 Tùy chọn bảo mật mạnh mẽ 14 II Nội dung 15 Chương 1: Thao tác Word 2010 15 Tạo văn 15 Mở văn tạo sẵn 16 Lưu văn soạn thảo 16 Thao tác với chuột bàn phím 18 Chọn khối thao tác khối 26 Chương 2: Thực định dạng văn 27 Định dạng văn 27 Định dạng cột, tab, Numbering 36 Upload by: diendanbaclieu.net Drop Cap 43 Watermark (nền bảo vệ văn bản) 45 Tạo tiêu đề (Header and Footer) cho văn 46 Đánh số thứ tự cho trang văn 50 Định dạng trang văn 53 Chương 3: Thực chèn đối tượng 58 Chèn kí tự đặc biệt 58 Chèn ClipArt hình ảnh 58 Chèn hiệu chỉnh hình vẽ 59 Chèn hiệu chỉnh lưu đồ 60 Vẽ hiệu chỉnh biểu đồ 61 Lập hiệu chỉnh biểu thức toán học 66 Chương 4: Thao tác với bảng biểu 67 Thao tác tạo hiệu chỉnh bảng 67 Định dạng đường viền cho bảng 70 Chèn cơng thức tốn học vào bảng 72 Chuyển bảng thành văn ngược lại 75 Chương 5: Hỗ trợ xử lý Word 2010 77 Auto Correct Macro 77 Tạo ghi bảo vệ tài liệu Word 83 Tìm kiếm, thay 87 Kiểm tra tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động chỉnh sửa, từ điển mặc định công cụ đếm từ 91 In tài liệu Word 98 Trộn tài liệu (Mail Merge) 102 Chương 6: Các phím tắt Word 111 Upload by: diendanbaclieu.net Các loại phím tắt: 111 Duyệt Ribbon Access Key (phím truy cập) 113 Các phím tắt thơng dụng: 115 Chương 7: Một số mẹo hay Word 2010 117 Các công cụ đồ họa Word 2010 117 Sử dụng Word 2010 để viết Blog 121 Tạo mục lục Word 2010 123 Tạo trang bìa Word 2010 131 Tìm nhanh từ đồng nghĩa Word 131 Gởi file qua Email từ môi trường Word 133 Thủ thuật dùng máy tính Word 134 Thủ thuật tránh in văn ý muốn 136 Mẹo in hình khổ giấy lớn máy in nhỏ 139 11 Tạo nhanh nhiều dòng ngẫu nhiên 141 12 Tạo bảng phím 141 13 Tạo đường kẻ 141 14 Bỏ tính tự động SuperScript 141 15 Copy định dạng bảng tính 142 Upload by: diendanbaclieu.net I Những điểm Microsoft Word 2010 Tối ưu Ribbons Nếu bạn dùng Office 2003 quen thuộc với menu chuẩn nằm phía cửa sổ chuẩn bị cho đổi Office 2010 Với menu theo giao diện Ribbon, chức chia theo tab riêng biệt menu khơng hiển thị tồn kiểu menu cũ Thực Office 2007 trang bị kiểu menu Ribbon, nhiên, menu Office 2010 tối ưu để thuận tiện cho người dùng Ngồi ra, bạn tạo thêm tab để chứa chức riêng Menu Ribbon Word 2010 Có thể chuyển qua menu mới, bạn gặp nhiều khó khăn lạ, nhiên, quen thuộc, bạn khó mà chấp nhận quay trở lại sử dụng mẫu menu cũ Office 2003 Upload by: diendanbaclieu.net Hệ thống menu lạ Trước đây, Office 2007 tạo khác biệt hoàn toàn so với Office 2003 phiên Office cũ mặt giao diện, đặc biệt menu chương trình đây, Office 2010 lại tạo nên cấp độ thay đổi menu cơng cụ chương trình Khi lựa chọn menu cơng cụ, thay sổ xuống menu trước đây, Upload by: diendanbaclieu.net toàn cửa sổ Office 2010sẽ thay đổi màu sắc cung cấp cho bạn tùy chọn Save, Open, Close, Preview… Và cùng, hệ thống menu cung cấp thơng tin chi tiết tác giả, kích thước tập tin, thông tin sửa đổi file… Thêm vào cửa sổ cho phép bạn xem trước tài liệu dạng trang in để chắn văn trình bày theo ý bạn Nói đơn giản: Hệ thống menu Office 2010 rõ ràng chi tiết nhiều Chức Backstage View Trong Office 2010, nút bấm thay đổi tab Ribbon, nằm bên trái Khi bạn click vào tab này, hình gọi Backstage View lên Trên hình này, danh sách bên trái chứa tác vụ, hình bên phải tùy chọn chức tương ứng với tác vụ Upload by: diendanbaclieu.net Chức Paster Preview Microsoft thu thập phản hồi khách hàng phiên Office trước phát số đông người dùng thường xuyên nhiều thời gian để dán đoạn văn hình ảnh vào nội dung soạn thảo Nguyên tình trạng người dùng trước nội dung dán vào văn trông nào, họ phải làm lại nhiều lần khiến cho chúng trông hợp lý phù hợp với định dạng nội dung soạn thảo Và lý tính Paste Preview đời Upload by: diendanbaclieu.net Paste Preview cho phép bạn xem trước nội dung soạn thảo trông nội dung khác dán vào đó, giúp bạn tiết kiệm thời gian Ngồi tính cho phép lưu giữ định dạng nội dung cần dán, kết hợp định dạng loại bỏ định dạng nội dung trước dán Chức Text Effect Thay phải tạo đối tượng WordArt để chèn chữ nghệ thuật vào trang văn bản, với Office 2010 công việc đơn giản nhiều người dùng có thêm nhiều lựa chọn với việc trang trí văn Khác với phiên Office 2007 Tính WordArt tích hợp vào Excel Powerpoint với Word 2007 y trước tới Office 2010 khác Với tính Text Effect bạn sử dụng hoàn toàn hiệu ứng đẹp mắt WordArt Excel hay Powerpoint 2007 Word 2010 Thật đơn giản bạn cần lựa chọn đoạn văn cần áp dụng hiệu ứng sau nhấp chuột vào biểu tượng Text Effect công cụ thẻ Menu Home, menu đổ xuống cho phép bạn lựa chọn hiệu ứng cần áp dụng Và bạn hoàn toàn áp dụng hiệu ứng có Text Effect với văn Nếu phải lựa chọn Edit để hiệu chỉnh nội dung cho WordArt người dung chỉnh sửa trực tiếp nội dung văn có hiệu ứng WordArt Upload by: diendanbaclieu.net Người dùng chèn, xóa hay thay đổi Font, kích thước Font, màu sắc, đánh dấu… với văn mang hiệu ứng WordArt Chú ý: Chức sử dụng cho file Word tạo từ Word 2010 có định dạng *.docx người dùng lưu file dạng *.doc hiệu ứng tự động bị gỡ bỏ khỏi văn Lưu file dạng PDF XPS tích hợp sẵn Ngồi định dạng hỗ trợ MS Office phiên trước Doc, Docx… Office 2010 hỗ trợ lưu file định dạng PDF XPS mà cài đặt thêm Add-in Office 2007 Hiển thị thông tin chi tiết file văn Office Button Để biết thông tin file văn bạn làm việc bạn việc nhấp chuột vào nút Office Button Mọi thông tin hiển thị dung lượng (tính đến lần lưu cuối Upload by: diendanbaclieu.net cùng), số trang, số từ, thời gian chỉnh sửa, thời gian tạo, thời gian lưu lần cuối, người tạo… Khả mở rộng hình Office 2010 cho phép người dùng mở rộng cửa sổ soạn thảo cách ẩn bảng Menu Ribbon nút lệnh Minimize the Ribbon nằm phía góc phải cửa sổ làm việc ứng dụng Office 2010 nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1 Upload by: diendanbaclieu.net Điều chỉnh mục lục Bạn có bảng mục lục rồi, bạn lại muốn thay đổi chúng Ví dụ tiêu đề tài liệu bạn có màu xanh bảng mục lục khơng Bạn thích màu xanh muốn bảng mục lục có màu trùng với tiêu đề tài liệu Có thể bảng mục lục dài bạn muốn làm ngắn bớt Hoặc bạn hài lòng bảng mục lục muốn có thay đổi nhỏ Chẳng hạn bạn muốn thay đỗi đường chấm đứt quãng đề mục số trang Hoặc bạn muốn số trang nằm gần đề mục Thiết kế lại bảng mục lục Bạn có bảng mục lục, trơng ổn, bạn muốn màu sắc tương tự tiêu đề Đây cách thực hiện: Trên Tab References, chọn Table of Contents nhóm Table of Contents sau chọn Insert Table of Contents Trong hộp thoại Table of Contents, chắn mục From template đánh dấu hộp Formats, sau chọn Modify Chọn TOC hộp thoại Style để chọn cấp độ cao Level 1, bảng mục lục TOC sau chọn Modify Hộp thoại Modify Style mở ra, sử dụng hộp màu Font phần Formatting để chọn màu xanh Sau click OK hai lần, xem mục Print Preview hộp thoại Table of Contents bạn thấy Table of Contents, hay viết tắt TOC (hay Level 1), màu xanh Nếu bạn muốn thay đổi TOC (Level 2) hay TOC (Level 3) thành màu xanh, bạn làm theo quy trình việc chọn TOC TOC hộp thoại Style trước đến hộp thoại Modify Style Sau Upload by: diendanbaclieu.net click OK, hộp thoại xuất với nội dung hỏi bạn có muốn thay đổi bảng mục lục hay không, click OK kết thành màu xanh ý muốn bạn Bạn muốn thay đổi nhiều nữa? Word 2010cho người dùng nhiều tùy chọn để chọn lựa hộp thoại Modify Style, nhớ chọn Style mà bạn muốn thay đổi hộp thoại Style trước thực chức Modify Style Chú ý click Format, bạn có lựa chọn thay đổi Font, Paragraph, Tabs, … bạn thay đổi cài đặt phần xem lại chúng mục Preview trước áp dụng cho bảng mục lục Cách làm ngắn kéo dài bảng mục lục Bảng lục lục dài, có lẽ cần hai cấp độ TOC TOC phù hợp với tài liệu bạn Mục Show levels hộp thoại Table of Contents nơi bạn chọn phân cấp bạn muốn thể bảng mục lục Word 2010có đến cấp độ khác Upload by: diendanbaclieu.net Làm ngắn bảng mục lục cách giảm cấp độ, muốn kéo dài bảng mục lục bạn tăng cấp độ lên Bạn xem Print Preview Web Preview để xem điều chỉnh mình, nhận thấy hợp lý, click OK hai lần Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục Bạn thực thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoại Table of Contents Chẳng hạn thay đổi gạch đứt quãng giữ đề mục số trang (gọi Tab Leader), thay đổi canh dòng (align) số trang Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang dòng Nếu bạn xóa hộp Right align page numbers, số trang di chuyển lại gần đến bảng mục lục tab leaders khơng hiệu lực Nếu bạn muốn xóa bỏ tồn số trang bỏ dấu chọn hộp Show page numbers Upload by: diendanbaclieu.net Tạo trang bìa Word 2010 a Thêm trang bìa Word 2010 cung cấp sẵn cho bạn sưu tập trang bìa đẹp mắt Các trang bìa ln chèn vào đầu tài liệu, không phụ thuộc vào vị trí trỏ tài liệu - Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn nút Cover Page - Trong menu xuất hiện, bạn nhấn chọn kiểu trang bìa thích Trang bìa áp dụng vào tài liệu bạn sửa đổi nội dung dòng chữ mặc định dòng chữ thích b Xóa trang bìa Để xóa trang bìa, bạn nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page nhóm Pages, sau nhấn Remove Current Cover Page Tìm nhanh từ đồng nghĩa Word Tra từ đồng nghĩa, phản nghĩa: Sử dụng tính Research, bạn tra từ đồng nghĩa từ phản nghĩa - Trong thẻ Review, nhóm Proofing, bạn nhấn nút Thesaurus Upload by: diendanbaclieu.net - Giữ phím Alt nhấn chuột vào từ cần tra Kết hiển thị khung Research bên phải - Để chèn từ đồng nghĩa phản nghĩa vào tài liệu hành, nơi trỏ đứng, bạn đưa chuột vào từ danh sách kết quả, nhấn chuột vào mũi tên bên cạnh từ, chọn Insert - Để tìm tiếp từ đồng nghĩa / phản nghĩa từ danh sách tìm được, bạn nhấn chuột vào từ danh sách kết Ghi chú: Bạn tìm từ đồng nghĩa, phản nghĩa ngơn ngữ khác (ngoài tiếng Anh) cách nhấn chuột vào hộp danh sách bên khung nhập liệu Search for chọn ngơn ngữ, ví dụ tiếng Pháp (French) chẳng hạn Upload by: diendanbaclieu.net Gởi file qua Email từ môi trường Word Dù hay mở hòm thư, chọn chức tạo đính kèm file văn để gửi cho đối tác, bạn thay đổi thói quen cách gửi mơi trường Word Điều kiện máy tính bạn cài Outlook Express Microsoft Express Khi có hòm thư e-mail máy chủ hỗ trợ (theo giao thức IMAP POP3), bạn dùng Outlook Express, Microsoft Express Hòm thư webmail Google (Gmail) hay Yahoo hỗ trợ giao thức POP3 (nhưng Yahoo dùng tính đóng phí) Các bước thực sau: - Mở tập tin muốn gửi - Vào menu File > Share > Send Using E-mail Chọn tiếp kiểu để gởi email Như nói trên, lệnh thành cơng Word phát hệ thống e-mail tương thích hoạt động chương trình cài đặt Upload by: diendanbaclieu.net - Lúc giao diện gửi thư với dòng To , CC , Subject Nếu không nhớ e-mail người gửi, bạn nhấn vào biểu tượng hình để đọc sổ địa chọn > OK - Biểu tượng có dấu mũi tên màu xanh dấu chấm than giúp bạn đặt e-mail gửi cấp độ ưu tiên (thấp, bình thường, cao) Bạn đính kèm file khác môi trường Word cách nhấn vào biểu tượng kẹp ghim - Sau đó, nhấn vào mục Send a copy Chú ý vào lần gửi thư theo cách này, bạn yêu cầu nhập ID, password domain Lúc này, bạn cần gõ lại khai báo hòm thư Outlook Microsoft Express tạo trước Thủ thuật dùng máy tính Word Mặc dù cơng Microsoft Word soạn thảo văn bản, song cho phép người dùng thực phép tính thơng qua máy tính làm tích hợp với tên gọi Tools Calculate (khá giống với tiện ích Calculator thư mục Accessories hệ điều hành Windows) Để khai thác cơng cụ bí mật Microsoft Word, trước tiên, bạn cần đặt biểu tượng Tools Caculate tab cửa sổ soạn thảo văn cách: Tạo Tab Ribbon: click phải lên Ribbon, chọn Customize the Ribbon: Hộp thoại Word Options hiển thị Upload by: diendanbaclieu.net Chọn New Tab, đổi tên thành Tab Caculator, group Tinh Toan Ở cột Choose commands from, chọn All commands, di chuyển chọn Tools Calculate Nhấn nút Add để thêm vào biểu tượng vào Tab Caculator Kế tiếp, bạn nhập vào phép tính, chẳng hạn ((90+10)*2)/50 Hãy đánh dấu khối phép tính nhấp chuột lên nút Tools Calculate Kết phép tính trình bày góc trái cửa sổ soạn thảo văn (nằm sau dòng chữ The sesult of the calculation is) Upload by: diendanbaclieu.net Thủ thuật tránh in văn ý muốn Có thể hàng ngày bạn soạn thảo tài liệu chương trình Word, u cầu an tồn thông tin mà bạn tuyệt đối không in chưa cần thiết Tuy nhiên, chức Print công cụ Word thường trực sẵn sàng để thực lệnh in cho dù bạn nhỡ tay bấm nhầm Để khống chế chức in tức thời khơng cần xác nhận Word, bạn thiết lập tùy chọn thông báo trước thi hành lệnh in Tùy chỉnh cần thiết trường hợp bạn thường xuyên xử lý hay xem lại trang tài liệu bí mật văn phòng sử dụng máy in nối mạng Trước hết bạn cần nhấn vào nút Office có biểu tượng đặt góc đỉnh phía trái hình Chọn nút Word Options, chọn Trust Center danh sách, chọn nút Trust Upload by: diendanbaclieu.net Center Settings Và nhấn vào Privacy Options Sau nhấn chuột đánh dấu mục Warn before printing bấm nút OK Ngồi có cách định dạng khác tài liệu mang nội dung riêng tư, đơn giản giải pháp không cho in văn giấy Bạn cần lựa chọn toàn trang Upload by: diendanbaclieu.net văn (Ctrl+A), sau bấm nút chuột phải chọn mục Font trình đơn thả, đánh dấu vào mục Hidden ấn nút OK Kết thúc bước này, nội dung văn bạn ẩn Để lại hình, bạn vào Tab File/Options, nhấn đánh dấu mục Hidden text sau đừng quên nhấn nút OK Upload by: diendanbaclieu.net Hoàn thành bước này, toàn nội dung văn hiển thị trở lại hình nhiên in bạn kết trang giấy trắng Mẹo in hình khổ giấy lớn máy in nhỏ Bạn có máy in màu in cỡ giấy A4 lại muốn in ảnh có kích thước “khổng lồ” để trang trí gia đình? Cơng cụ mang tên “The Rasterbator” giúp bạn thực điều tưởng bất khả thi Upload by: diendanbaclieu.net Chương trình khéo léo “cắt” ảnh số bạn thành nhiều phần nhỏ với kích thước phần khổ giấy A4 Bạn việc in toàn phần này, sau ghép lại với cho xác trò chơi ghép hình trẻ em dán lên nơi chuẩn bị sẵn, bạn có ảnh “to đùng” khơng thua so với poster quảng cáo Sau chọn ngơn ngữ cho mình, thường tiếng Anh, bạn nhấn vào “Continue” để vào bước: Nhấn vào “Browse” để tìm đến ảnh cần in nhấn “Open” để đường dẫn đến ảnh nhấn “Continue” Chọn khổ giấy máy in -> ảnh khổ đứng chọn “Portrait”, khổ ngang chọn “Landscape” Ở “sheets”, bạn thoải mái lựa chọn số tờ mà bạn cần “The Rasterbator” cắt cho Lưu ý số tờ nhiều ảnh bạn lớn đến mức khổng lồ Nên tính tốn kỹ mặt dán ảnh trước lệnh cho “The Rasterbator” cắt hình Số tờ tối đa mà “The Rasterbator” cắt cho bạn đến 1.000 tấm, đủ sức tạo nên bảng quảng cáo kinh khủng! Upload by: diendanbaclieu.net Bản chương trình “Rasterbator Standalone 1.2” tải miễn phí http://arje.net/files/Rasterbator_Standalone_1.21.zip dạng file nén ZIP có dung lượng 866 KB Khi tải máy xong, bạn việc bung thư mục chứa chương trình vào ổ cứng nhấp đúp vào file Rasterbator.exe để chương trình tự động chạy, khơng 11 Tạo nhanh nhiều dòng ngẫu nhiên Nhằm phục vụ cho việc tạo dòng, trang hay nhiều trang word để kiểm tra việc in ấn dễ dàng Chúng ta nhập vào dòng cơng thức sau: =lorem() mặc định với đoạn, dòng =lorem(số đoạn cần in ra, số dòng đoạn) Bên cạnh bạn dùng lệnh rank với cú pháp tương tự lệnh lorem 12 Tạo bảng phím Bằng kết hợp phím “+” “–”, phím Enter phím Tab bàn phím, dễ dàng nhanh chóng tạo bảng tính Giả sử, bạn cần tạo bảng tính cột có dòng, bạn thực sau: Đầu tiên bạn nhấn + + + -+ + sau nhấn Enter cuối dòng Một bảng tính xuất hiện, tiếp theo, bạn đặt trỏ chuột cột cuối nhấn Tab, dòng xuất Độ rộng bảng tính số dấu “-” mà bạn nhấn lúc tạo bảng Tuy nhiên bạn thay đổi độ rộng nhập liệu 13 Tạo đường kẻ Để tạo nhanh đường kẽ ngang trang tài liệu, bạn cần sử dụng đặc biệt có bàn phím Các phím -, =, *, #,~ nhấn tương ứng từ phím loại trở lên tạo đường kẻ đơn, đôi, ba, đường chấm đứt nét đường dzíc dzắc Khi bạn khơng cần phải vào danh mục Ribbon để thực Ví dụ để tạo đường kẽ đơi, bạn cần nhấn === nhấn enter xong 14 Bỏ tính tự động SuperScript Thông thường, bạn gõ vào ngày theo kiểu anh ký tự tương tự 1st, 2nd, ,7th,…thì Word tự động SuperScript ký tự thành 1st, 2nd, …,7th,….Nếu bạn khơng muốn vậy, sau gõ xong cụm ký tự, bạn nhấn Ctrl +Z để Word bỏ áp dụng Upload by: diendanbaclieu.net thiết đặt cụm ký tự Nếu bạn muốn áp dụng toàn cụm ký tự cho văn bạn vào biểu tượng Office góc – bên trái, sau chọn Word Options Tiếp theo bạn chọn mục Proofing chọn AutoCorrect Options Trong cửa sổ AutoCorrect bạn chọn tab AutoFormat As You Type check bỏ mục chọn Ordials(1st) with superscript hình 15 Copy định dạng bảng tính Bạn vừa định dạng bảng tính có nhiều ô cần bạn định dạng giống Bạn di chuyển chuột để sử dụng chức Format Painter, điều tốn nhiều thời gian Hãy định dạng ô số ô bạn cần định dạng di chuyển chuột đến vị trí cần chép định dạng, qt khối nhấn F4 Thế định dạng thiết đặt