21/TTr-KVN; 08.09.2021 10:46:52 +07:00 TẬP ĐỒN DẦU KHÍ QUỐC GIA VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỔNG CƠNG TY KHÍ VIỆT NAM - CTCP Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2021 QUY ĐỊNH VỀ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG TRỰC TUYẾN CỦA TỔNG CÔNG TY KHÍ VIỆT NAM - CƠNG TY CỔ PHẦN (Ban hành kèm theo Nghị số /NQ-KVN ngày / /2021 Đại hội đồng cổ đơng Tổng cơng ty Khí Việt Nam – Công ty cổ phần) CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi áp dụng Quy định quy định việc áp dụng công nghệ thông tin tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông (thường niên, bất thường) thông qua hình thức họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử Tổng cơng ty Khí Việt Nam - Cơng ty cổ phần Quy định áp dụng Cổ đơng, Hội đồng quản trị, Ban Kiểm sốt, Tổng giám đốc tổ chức, cá nhân khác có liên quan Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy định này, từ ngữ, từ viết tắt hiểu sau: Bỏ phiếu điện tử: việc Cổ đông đại diện ủy quyền Cổ đông thực biểu trước họp ĐHĐCĐ theo hình thức bỏ phiếu Hệ thống trực tuyến Cổ đơng: người sở hữu cổ phần Tổng cơng ty Khí Việt Nam – CTCP (PV GAS), có tên danh sách cổ đơng có quyền tham dự họp ĐHĐCĐ chốt ngày đăng kí cuối Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam (VSD) cung cấp người cổ đông ủy quyền hợp lệ văn PV GAS cấp tài khoản truy cập để đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử Đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến: việc Cổ đông sử dụng Thông tin đăng nhập để truy cập vào hệ thống đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến theo Quy định hướng dẫn PV GAS ĐHĐCĐ Đại hội: Đại hội đồng cổ đông Địa điểm tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông theo hình thức họp trực tuyến: bao gồm địa điểm địa điểm khác Trong đó, địa điểm nơi Đồn chủ tịch tham dự chủ trì họp, địa điểm khác nơi cổ đông đăng nhập vào Hệ thống trực tuyến Tài khoản truy cập PV GAS cung cấp để tham dự Đại hội trực tuyến Điều lệ: Điều lệ Tổng cơng ty Khí Việt Nam – Công ty cổ phần HĐQT: Hội đồng quản trị PV GAS 1/6 Hệ thống trực tuyến: ứng dụng/hệ thống phần mềm/website mà Tổng Công ty sử dụng để phục vụ việc tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến và/hoặc Bỏ phiếu điện tử Họp trực tuyến: họp Đại hội đồng cổ đông tổ chức thông qua áp dụng giải pháp công nghệ thông tin truyền tải âm và/hoặc hình ảnh Đại hội, cho phép Cổ đông địa điểm khác tham dự, theo dõi, thảo luận biểu vấn đề họp 10 Thời gian đóng cửa Hệ thống trực tuyến: thời điểm Hệ thống trực tuyến đóng truy cập, biểu theo thơng báo Đồn chủ tịch 11 Thời gian mở cửa Hệ thống trực tuyến: thời điểm bắt đầu để Cổ đơng truy cập, đọc tài liệu, đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến biểu nội dung cần biểu Đại hội theo thông báo Thư mời họp 12 Thông tin đăng nhập: bao gồm Tên đăng nhập (Username/ID) mật (Password) Thư mời họp Tên đăng nhập mật PV GAS cung cấp cho Cổ đông người Cổ đông ủy quyền Thư mời họp theo hình thức khác PV GAS định 13 Tổng công ty PV GAS: Tổng công ty Khí Việt Nam – Cơng ty cổ phần Trong Quy định này, từ ngữ, thuật ngữ sử dụng khơng định nghĩa có ý nghĩa theo quy định liên quan pháp luật Tổng công ty Điều 3: Điều kiện tổ chức Đại hội theo hình thức họp trực tuyến Người có thẩm quyền triệu tập họp ĐHĐCĐ theo quy định Điều lệ có quyền định việc tổ chức họp ĐHĐCĐ theo hình thức họp trực tuyến xét thấy việc tổ chức họp ĐHĐCĐ địa điểm thực lý dịch bệnh, định quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền nguyên nhân bất khả kháng khác CHƯƠNG II QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CỔ ĐÔNG VÀ CÁC BÊN THAM DỰ ĐẠI HỘI TRỰC TUYẾN Điều Quyền nghĩa vụ cổ đông tham dự Đại hội Cổ đơng có quyền tham dự Đại hội Cổ đơng có tên danh sách Cổ đơng ngày chốt quyền tham dự Đại hội theo quy định Mỗi Cổ đông PV GAS cung cấp tài khoản truy cập mật để đăng nhập vào Hệ thống trực tuyến Tài khoản truy cập Cổ đơng mã hóa để đảm bảo xác thực tư cách Cổ đông tham dự Các Cổ đơng đăng ký dự họp theo hình thức họp trực tuyến xác thực tư cách tham dự ĐHĐCĐ, xem tham dự biểu hợp lệ Đại hội Cổ đông hoàn thành việc đăng nhập Tên đăng nhập (Username) mật Tổng công ty cung cấp vào Hệ thống trực tuyến Quyền nghĩa vụ Cổ đông tham gia Đại hội: 2/6 a Cổ đông người đại diện theo ủy quyền quyền tham dự Đại hội, biểu tất vấn đề Đại hội theo quy định Luật Doanh nghiệp, văn pháp luật có liên quan Điều lệ b Cổ đông đại diện theo ủy quyền Cổ đơng có quyền đăng ký tham dự Đại hội sau Đại hội bắt đầu tham gia biểu vấn đề Đại hội Đại hội khơng có trách nhiệm dừng, biểu lại vấn đề thông qua nội dung biểu giữ nguyên hiệu lực c Trong trường hợp Cổ đông ủy quyền cho người khác tham dự Đại hội, sau nhận văn ủy quyền hợp lệ theo quy định, PV GAS cung cấp tên đăng nhập mật truy cập cho bên ủy quyền để tham dự Đại hội Cổ đơng chịu hồn tồn trách nhiệm với thông tin ủy quyền gửi cho PV GAS Người ủy quyền tham dự Đại hội phải tuân thủ Quy định này, tuân theo điều hành Đoàn chủ tịch tôn trọng kết làm việc Đại hội d Trong thời gian diễn Đại hội, Cổ đông phải tuân thủ theo hướng dẫn Đoàn chủ tịch Đại hội, ứng xử văn minh, lịch giữ trật tự e Trang phục Cổ đơng, đại biểu đảm bảo tính lịch sự, trang trọng f Chuẩn bị sử dụng thiết bị họp trực tuyến phù hợp, có kết nối internet để đảm bảo theo dõi diễn biến Đại hội thực quyền biểu quyết, bầu cử Trong trường hợp thiết bị họp trực tuyến, đường truyền internet Cổ đông không kết nối với Hệ thống trực tuyến PV GAS, Đồn chủ tịch khơng có trách nhiệm dừng, biểu lại vấn đề thông qua nội dung biểu giữ nguyên hiệu lực g Bảo mật thông tin liên quan đến tài khoản truy cập như: tên, yếu tố định danh khác (nếu có) tài khoản truy cập mật đăng nhập để đảm bảo có Cổ đơng có quyền thực việc dự họp Hệ thống trực tuyến Cổ đông có trách nhiệm bảo đảm người đại diện theo ủy quyền tuân thủ quy định Khoản tương tự Cổ đông h Chịu trách nhiệm rủi ro, tranh chấp liên quan đến việc dự họp thực tài khoản truy cập Cổ đông Hệ thống trực tuyến Việc thực dự họp biểu Hệ thống trực tuyến tên truy cập với mật và/hoặc yếu tố định danh khác coi ý chí Cổ đơng i Phải thường xun cập nhật thông tin số điện thoại, địa liên lạc, địa thư điện tử xác, đầy đủ, trung thực nơi lưu ký chứng khoán để đảm bảo nhận thơng báo tài khoản truy cập chịu hồn tồn trách nhiệm thơng tin đăng ký Điều Quyền nghĩa vụ Đoàn chủ tịch Tổ thư ký Căn quy định pháp luật Điều lệ, Chủ tọa Đại hội Chủ tịch HĐQT cá nhân khác đảm trách Trường hợp Chủ tịch HĐQT vắng mặt khơng thể thực nhiệm vụ việc bầu Chủ tọa thực theo quy định pháp luật Điều lệ 3/6 Chủ tọa người có quyền định trình tự, thủ tục kiện phát sinh ngồi chương trình Đại hội Chủ tọa cử nhân tham gia Đồn chủ tịch để điều hành Đại hội, cử Tổ thư ký để lập biên thực công việc khác theo phân công Đồn chủ tịch Khơng cần xin ý kiến Đại hội, lúc Chủ tọa có quyền trục xuất người có hành vi gây rối, gây trật tự Đại hội và/hoặc trì hỗn Đại hội nhận thấy trì hỗn cần thiết để công việc Đại hội tiến hành cách hợp pháp hiệu Điều Quyền nghĩa vụ Ban Kiểm tra tư cách Cổ đông Ban Kiểm tra tư cách Cổ đông gồm 01 Trưởng ban số ủy viên HĐQT định Ban Kiểm tra tư cách Cổ đơng có chức kiểm tra tư cách Cổ đơng đại diện ủy quyền đến dự Đại hội: Kiểm tra xác nhận tư cách Cổ đông đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến theo quy định pháp luật, Điều lệ Quy định này; Báo cáo trước Đại hội kết kiểm tra tư cách Cổ đông tham dự Đại hội Phương thức kiểm tra: Ban Kiểm tra tư cách Cổ đông xác nhận tư cách Cổ đông vào thông tin đăng nhập từ Tài khoản Cổ đông để làm sở xác định số Cổ đông tham dự Đại hội trực tuyến Ban Kiểm tra tư cách Cổ đông có quyền thành lập phận giúp việc để hồn thành nhiệm vụ Ban Điều Quyền nghĩa vụ Ban kiểm phiếu Ban kiểm phiếu gồm (01) Trưởng ban ủy viên khác Chủ tọa đề cử để Đại hội biểu thông qua Ban kiểm phiếu có quyền thành lập phận giúp việc để hoàn thành nhiệm vụ Ban Ban kiểm phiếu có nhiệm vụ: a Hướng dẫn cho Cổ đông cách thức biểu quyết, bầu cử Đại hội b Ghi nhận kết biểu quyết, bầu cử Cổ đông đại diện Cổ đông vấn đề lấy ý kiến thông qua Đại hội c Tiến hành tổng, báo cáo kết kiểm phiếu trước Đại hội lập Biên kiểm phiếu thơng qua nội dung trình Đại hội d Thực nhiệm vụ giao khác CHƯƠNG III TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI TRỰC TUYẾN Điều Điều kiện tiến hành Đại hội Đại hội tiến hành đáp ứng điều kiện sau: Có số Cổ đơng truy cập hệ thống để đăng ký tham dự họp đại diện 51% tổng số phiếu biểu theo danh sách Cổ đơng có quyền tham dự Đại hội VSD 4/6 cung cấp Ban kiểm tra tư cách Cổ đông thông báo số lượng Cổ đông tham dự, tổng số cổ phần có quyền biểu tỷ lệ tham dự để Đại hội tiến hành theo quy định Hệ thống trực tuyến phải đáp ứng điều kiện sau: a Đường truyền Hệ thống trực tuyến địa điểm phải hoạt động liên tục, ổn định, đảm bảo tham dự Cổ đông không bị gián đoạn Trường hợp việc tổ chức Đại hội bị gián đoạn địa điểm Đồn chủ tịch phải tóm tắt lại diễn biến phần gián đoạn b Địa điểm phải đảm bảo điều kiện âm thanh, ánh sáng, nguồn điện, phương tiện điện tử trang thiết bị khác theo yêu cầu tính chất họp trực tuyến c Đảm bảo an tồn thơng tin, giữ bí mật Tài khoản truy cập vào Hệ thống trực tuyến Mọi thông tin tiếp nhận cung cấp Hệ thống trực tuyến đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin phù hợp với quy định Luật An tồn thơng tin mạng d Dữ liệu điện tử chương trình Đại hội phải lưu giữ, trích xuất từ Hệ thống trực tuyến Điều Phát biểu ý kiến Đại hội Việc thảo luận thực thời gian quy định thuộc phạm vi vấn đề trình bày chương trình nội dung Đại hội Căn vào số lượng Cổ đông tham dự thời lượng cho phép Đại hội, Đồn chủ tịch lựa chọn phương pháp điều hành họp Cổ đông thực thảo luận theo hướng dẫn Chủ tọa trình diễn Đại hội hình thức thảo luận, chất vấn trực tuyến gửi câu hỏi cho Đoàn chủ tịch thông qua hệ thống trực tuyến Trong thời điểm có Cổ đơng quyền phát biểu Cổ đông phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với chương trình Đại hội thơng qua Nội dung ý kiến đề xuất Cổ đông không vi phạm pháp luật phải thuộc thẩm quyền, nội dung Đại hội Chủ tọa có quyền đề nghị Cổ đông tập trung vào nội dung trọng tâm cần phát biểu để tiết kiệm thời gian đảm bảo chất lượng thảo luận Điều 10 Hình thức biểu bầu cử: Thời điểm biểu quyết, bẩu cử: Cổ đơng có quyền biểu quyết, bầu cử từ thời điểm bắt đầu Thời gian mở cửa Hệ thống trực tuyến đến trước thời điểm kết thúc biểu quyết, bầu cử theo quy định Ý kiến biểu quyết, bầu cử Hệ thống ghi nhận trước thời điểm kết thúc biểu ý kiến hợp lệ ghi nhận vào kết kiểm phiếu Phương thức biểu quyết: Theo điều hành Đoàn chủ tịch, Cổ đông biểu nội dung (trừ nội dung bầu cử) cách đánh dấu chọn vào 01 03 ô: “Tán thành” 5/6 “Không tán thành” “Khơng có ý kiến” gửi Đại hội thông qua Hệ thống trực tuyến Phương thức bầu cử: Việc bầu Thành viên HĐQT Thành viên Ban Kiểm sốt Tổng cơng ty thực hình thức Bỏ phiếu điện tử theo phương thức bầu dồn phiếu phù hợp với quy định pháp luật Điều lệ Theo điều hành Đoàn chủ tịch, Cổ đông ghi số phiếu bầu cho ứng viên mà lựa chọn gửi Đại hội thông qua Hệ thống trực tuyến Thông báo kết biểu quyết, bầu cử: Kết biểu quyết, bầu cử theo nội dung Ban kiểm phiếu báo cáo Đại hội sau hồn tất cơng tác kiểm phiếu biểu Điều 11 Nghị quyết, biên Đại hội Nghị ĐHĐCĐ thông qua theo quy định Điều lệ Nghị ĐHĐCĐ phải công bố thông tin theo quy định pháp luật chứng khoán Điều lệ Diễn tiến Đại hội ghi chép biên và/hoặc theo hình thức hợp pháp khác Biên lập tiếng Việt với đầy đủ nội dung theo quy định đăng tải lên trang thông tin điện tử Tổng công ty Biên Đại hội phải hồn thành thơng qua trước kết thúc họp Biên Nghị Đại hội, phụ lục danh sách Cổ đông dự họp tài liệu liên quan phải lưu giữ Tổng cơng ty Đồn chủ tịch Tổ thư ký liên đới chịu trách nhiệm tính trung thực, xác nội dung biên Đại hội CHƯƠNG IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 12 Tổ chức thực hiệu lực thi hành Cổ đông, tổ chức đại diện cá nhân, tổ chức tham gia tổ chức tham dự Đại hội đồng cổ đông trực tuyến Tổng cơng ty có trách nhiệm thực theo Quy định Quy định bổ sung vào Quy chế nội quản trị nội Tổng công ty Phụ lục có hiệu lực kể từ ngày Đại hội đồng cổ đông thông qua Việc sửa đổi, bổ sung Quy định Hội đồng quản trị Tổng công ty xem xét, trình Đại hội đồng cổ đơng TM ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ 6/6