LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Khái niệm, vai trò, yêu cầu quản lý, nhiệm vụ của hoạt động bán hàng và các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.1.1 Khái niệm, vai trò, nhiệm của hoạt động bán hàng
1.1.1.1 Khái niệm Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn nhu cầu nào của con người và đem ra trao đổi, đem bán.
Bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu sản phẩm và hàng hóa, kèm theo những lợi ích và rủi ro cho khách hàng, đồng thời khách hàng sẽ thực hiện thanh toán cho giao dịch này Đối với doanh nghiệp thương mại, hàng hóa được bán có thể là vật tư hoặc hàng hóa có hình thái vật chất hoặc không, với mục đích mua vào để bán ra và thu lợi nhuận.
Kết quả bán hàng được xác định bằng cách tính toán sự chênh lệch giữa doanh thu thuần và các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng Những chi phí này bao gồm giá vốn hàng hóa xuất kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ cho số hàng đã bán.
Kết quả hoạt động bán hàng Tổng doanh thu thuần về bán hàng -
Giá vốn của hàng xuất bán -
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
1.1.1.2 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại.
Trong kế toán doanh nghiệp thương mại, kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động bán hàng cung cấp thông tin quan trọng cho báo cáo tài chính, đặc biệt là báo cáo kết quả kinh doanh Thông qua đó, nhà quản trị có thể đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và xu hướng phát triển của doanh nghiệp, từ đó làm cơ sở cho việc hoạch định các chính sách ngắn và dài hạn nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng.
1.1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động bán hàng và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Điều này giúp kiểm tra và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh Để thực hiện hiệu quả vai trò này, kế toán bán hàng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Ghi chép và phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ là rất quan trọng Điều này bao gồm việc theo dõi giá trị và số lượng hàng bán, không chỉ trên tổng số mà còn trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng và từng phương thức bán hàng.
Để đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán tổng giá thanh toán hàng bán ra, cần phản ánh đầy đủ doanh thu bán hàng cùng với thuế giá trị gia tăng đầu ra Điều này phải được thực hiện cho từng nhóm mặt hàng, từng hóa đơn, từng khách hàng và từng đơn vị trực thuộc như cửa hàng, quầy hàng, nhằm đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Để xác định kết quả bán hàng, cần chính xác giá mua thực tế của hàng hóa đã tiêu thụ và phân bổ chi phí thu mua cho lượng hàng này.
Kiểm tra và đôn đốc tình hình thu hồi cùng quản lý tiền hàng là rất quan trọng Cần theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ để đảm bảo hiệu quả trong quản lý công nợ.
Để xác định kết quả kinh doanh, cần tập hợp đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh, đồng thời thực hiện việc kết chuyển hoặc phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ.
- Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Để thúc đẩy quá trình bán hàng hiệu quả, kế toán bán hàng cần tham mưu cho lãnh đạo các giải pháp phù hợp Việc xác định kết quả hoạt động bán hàng cũng như tuân thủ nghiêm ngặt các nội quy liên quan là điều kiện tiên quyết để đạt được mục tiêu này.
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài chính, cần tổ chức tốt việc luân chuyển chứng từ và hạch toán ban đầu Điều này bao gồm việc ghi sổ kế toán chính xác về doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức thiết kế hệ thống tài khoản và sổ kế toán tổng hợp, chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
Tổ chức thực hiện báo cáo doanh thu, báo cáo bán hàng và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo yêu cầu của doanh nghiệp cũng như các cơ quan quản lý cấp trên.
Bán hàng và xác định kết quả bán hàng là yếu tố then chốt không chỉ với doanh nghiệp mà còn với nền kinh tế quốc dân Doanh nghiệp cần doanh thu để bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận, từ đó mở rộng quy mô và nâng cao đời sống người lao động Việc xác định chính xác kết quả bán hàng giúp quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, đưa ra quyết định đúng đắn và phù hợp Hơn nữa, xác định kết quả bán hàng còn giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế, phí đối với nhà nước, đảm bảo sự hài hòa giữa lợi ích của nhà nước, tập thể và người lao động.
1.1.2 Các phương thức bán hàng và thanh toán
1.1.2.1 Các phương thức bán hàng.
Hoạt động bán hàng được chia thành hai hoạt động: Bán hàng trong nước và bán hàng ra nước ngoài ( xuất khẩu).
Bán hàng trong nước: hoạt động bán hàng trong nước thực hiện dưới 2 hình thức bán buôn và bán lẻ.
Bán buôn là quá trình chuyển giao sản phẩm từ sản xuất đến tiêu dùng, trong đó hàng hóa mới chỉ hoàn thành một phần giá trị và chưa thực hiện được giá trị sử dụng Hình thức này thường áp dụng cho việc bán hàng với khối lượng lớn, được thực hiện qua hai phương thức chính: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng.
Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.2.1 Kế toán bán hàng 1.2.1.1 Chứng từ sử dụng
Hệ thống chứng từ kế toán là công cụ quan trọng để xác minh tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế trong công ty, đồng thời phản ánh kịp thời tình hình tài chính và biến động của đối tượng hạch toán Được tổ chức theo hai hệ thống chính: chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn, hệ thống này giúp phòng giám đốc nắm bắt rõ hơn về tình hình tài chính của công ty Trong đó, chứng từ bán hàng đóng vai trò thiết yếu trong việc ghi chép và quản lý doanh thu.
Trong bài viết này, chúng tôi giới thiệu các mẫu tài liệu quan trọng trong quản lý hàng hóa, bao gồm: thẻ quầy hàng (mẫu 02-BH), bảng thanh toán hàng đại lý (mẫu 01-BH), hóa đơn GTGT (mẫu 01-GTKT-3LL), hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu 02-GTTT-3LL), phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-PXK-3LL) và phiếu xuất kho hàng đại lý Những mẫu này đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý quy trình xuất nhập hàng hóa hiệu quả.
Các chứng từ thanh toán quan trọng bao gồm phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, giấy báo có của ngân hàng và bảng sao kê của ngân hàng.
… Các chứng từ liên quan khác như phiếu nhập kho hàng trả lại
Doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn bổ sung, ngoài những chứng từ bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành, như giấy đề nghị thanh toán và hợp đồng.
Các tài khoản được kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng:
+TK 157 – Hàng gửi bán, bán cho đại lý, ký gửi +TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ +TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu.
+TK 611 – Mua hàng ( đối với doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
+TK 632 – Giá vốn hàng bán +TK 641 – Chi phí bán hàng +TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh +TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Và các tài khoản liên quan khác như: TK 111, 1K 112, TK 131, TK
1.2.1.3 Nguyên tắc xác định doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo chuẩn mực "doanh thu và thu nhập khác" Nếu không thỏa mãn các điều kiện này, doanh thu sẽ không được hạch toán.
- Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nghuyên tắc phù hợp và theo năm tài chính
- Trường hợp trao đổi hàng hóa, dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa dịch vụ tương tự về bản chất thì không được ghi nhận là doanh thu.
Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả và lập báo cáo tài chính chính xác, cần theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu theo từng mặt hàng và sản phẩm Việc này bao gồm việc ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu nhằm xác định doanh thu thuần cho từng loại và từng sản phẩm cụ thể.
Sơ đồ 1.1: Kế toán bán hàng và kết quả bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên
TK 111,334 TK 641 (4) (9) (7) TK 111,334 TK 642 (5) (10) TK 521 TK 821 (12)
(1): Hàng hoá xuất kho tiêu thụ.
(2a): Hàng xuất kho gửi bán.
(2b): Hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ.
(3): Hàng mua về không qua nhập kho bán ngay.
(4): Các khoản tính vào chi phí bán hàng.
(5): Các khoản tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
(6): Phản ánh doanh thu hàng bán.
(7): Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu.
(8): Kết chuyển giá vốn hàng bán (9): Kết chuyển chi phí bán hàng.
(10): Kết chuyển chi phí QLDN.
(11): Kết chuyển doanh thu bán hàng (12): Kết chuyển chi phí thuế TNDN.
(13): Kết chuyển kết quả lãi.
(14): Kết chuyển kết quả lỗ.
Sơ đồ 1.2: Kế toán bán hàng và kết quả bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ
TK 156, 157 TK 611 TK 632 TK 911 TK111,112,
(1): Kết chuyển hàng hoá dư đầu kỳ.
(2): Xuất kho hàng hoá bán trong kỳ.
(3a): Hàng hoá mua về nhập kho trong kỳ.
(3b): Hàng hoá mua về không qua nhập kho bán ngay.
(4): Phản ánh doanh thu bán hàng.
(5): Các khoản chi phí tính vào chi phí bán hàng.
(6): Các khoản chi phí tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
(7): Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu.
(8): Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ
(9): Kết chuyển chi phí bán hàng.
(10): Kết chuyển chi phí QLDN.
(11): Kết chuyển doanh thu bán hàng.
(12): Kết chuyển chi phí thuế TNDN (13): Kết chuyển kết quả lãi.
(14): Kết chuyển kết quả lỗ.
1.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 1.2.2.1 Khái niệm
Doanh thu là tổng lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, và nó có vai trò quan trọng trong việc tăng cường vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Doanh thu bán hàng là tổng số tiền thu được hoặc dự kiến thu từ các giao dịch phát sinh doanh thu, bao gồm việc bán sản phẩm và hàng hóa cho khách hàng, cùng với các khoản phụ thu và phí phát sinh ngoài giá bán (nếu có).
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu Những khoản này là cơ sở để xác định doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán.
Các khoản giảm trừ doanh thu cần được ghi chép và theo dõi một cách chi tiết và riêng biệt trên các tài khoản phù hợp Điều này nhằm mục đích cung cấp thông tin đầy đủ cho kế toán trong quá trình lập báo cáo tài chính (BCTC).
Chiết khấu thương mại là khoản tiền chênh lệch giữa giá bán thực tế và giá niêm yết, được doanh nghiệp giảm trừ cho người mua hàng khi họ mua sản phẩm với số lượng lớn Khoản chiết khấu này thường được ghi rõ trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết liên quan đến giao dịch hàng hóa.
Doanh thu hàng đã bán bị trả lại là số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện trong hợp đồng hoặc chính sách bảo hành, chẳng hạn như hàng hóa kém chất lượng hoặc không đúng quy cách.
Giảm giá hàng bán là khoản tiền mà doanh nghiệp giảm trừ cho bên mua trong những trường hợp đặc biệt, chẳng hạn như khi hàng hóa không đạt chất lượng, không đúng quy cách hoặc không được giao đúng thời hạn theo hợp đồng.
Chứng từ kế toán được sử dụng để kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng bao gồm:
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường; Phiếu xuất kho; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý;
Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi; Thẻ quầy hàng;…
- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệm thu, giấy báo Có, bảng sao kê…).
- Chứng từ liên quan khác như: Phiếu nhập kho hàng trả lại…
1.2.2.3 Tài khoản sử dụng Để kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán sử dụng các TK sau:
TK 511 là tài khoản ghi nhận doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán Tài khoản này phản ánh doanh thu phát sinh từ các giao dịch và nghiệp vụ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
TK 511 có các TK cấp 2 như sau:
TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112- Doanh thu bán thành phẩm
TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 5114 – Doanh thu trợ cấp giá TK5117 – Doanh thu kinh doanh BĐSĐT
TK 3331 là tài khoản dùng để ghi nhận thuế giá trị gia tăng (GTGT) phải nộp Tài khoản này áp dụng cho cả đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và đối tượng nộp thuế theo phương pháp trực tiếp.
Hình thức sổ kế toán
Hình thức Nhật ký chung
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt;
- Các sổ, thẻ chi tiết.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
-Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
-Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
-Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng dụng tin học
1.4.1 Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Mã hóa thông tin là quá trình tập hợp dữ liệu của một đối tượng thành đoạn mã (số, chữ, ký hiệu) để dễ dàng truy cập thông tin chi tiết Việc tổ chức mã hóa trong kế toán máy là cần thiết để tối ưu hóa giao tiếp giữa người dùng và máy tính Trong kế toán, nhiều đối tượng như khách hàng, nhân viên, kho, hàng hóa, và tài sản cố định cần được theo dõi Nhờ vào mã hóa, công tác kế toán được tin học hóa, giúp đơn giản hóa việc tìm kiếm và tính toán thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả xử lý.
Danh mục khách hàng: Dùng tên viết tắt của khách hàng, nhà cung cấp
Để phân biệt các khách hàng hoặc doanh nghiệp có tên viết tắt trùng nhau, cần sử dụng chữ hoa không dấu kèm theo số thứ tự hoặc ký hiệu đặc biệt.
Ví dụ: HONGDO: Công ty cổ phần công nghệ thương mại Hồng Đô TUYENDUNG: Công ty TNHH Vận tải Tuyên Dũng
Mã Nhân viên: Dùng tên, họ viết tắt của nhân viên trong doanh nghiệp
(chữ hoa không dấu) kèm theo số thứ tự hoặc bí danh (nếu có nhiều đối tượng trùng tên, họ).
Ví dụ: MINH: Nguyễn Thị Minh
Mã vật tư và hàng hóa được tạo thành từ việc kết hợp các ký tự theo quy ước, bao gồm tên viết tắt của vật tư, hàng hóa (sử dụng chữ hoa không dấu) và các ký hiệu thể hiện thông số kỹ thuật, quy cách hoặc kích cỡ của vật tư, hàng hóa (nếu có).
Ví dụ: CAP10: Cáp thép D10
1.4.2 Quy trình thực hiện công việc
Bước 1: Tổ chức mã hóa các đối tượng pháp lý.
Bước 2: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán trên máy.
Bước 3: Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Bước 4: Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán.
Quy trình xử lý thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm các bước cụ thể, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận doanh thu, chi phí và lợi nhuận Các bước này không chỉ hỗ trợ trong việc theo dõi hiệu quả kinh doanh mà còn cung cấp dữ liệu quan trọng cho việc ra quyết định chiến lược.
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp đã được kiểm tra để ghi sổ Họ xác định tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có, sau đó nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán tự động cập nhật thông tin vào các sổ kế toán tổng hợp, sổ cái, sổ nhật ký và các sổ, thẻ kế toán liên quan, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán.
Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh, từ đó phân phối kết quả nhằm cung cấp thông tin cho các bên liên quan Quá trình đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết được thực hiện tự động, đảm bảo tính chính xác và trung thực Kế toán có thể kiểm tra và đối chiếu sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ấn và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Sơ đồ 1 9 : Quy trình xử lý thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Hạch toán nghiệp vụ ( nhập dữ liệu vào phần mềm)
- Xuất bán thành phẩm, ghi nhận doanh thu
- Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
- Hạch toán và tập hợp CPBH,CPQLDN
- Kế toán doanh thu, thu nhập và chi phí khác…
Thực hiện các nghiệp vụ kết chuyển và xác định kết quả
- Kết chuyển để xác định doanh thu thuần
- Kết chuyển chi phí, doanh thu trong kì để xác định kết quả
- Các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp
- Sổ sách báo cáo kế toán doanh thu, chi phí
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÀNH SEN
VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THÀNH SEN 2.1Tổng quan về công ty Cổ phần Thành Sen
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Thành Sen
Công ty Cổ phần Thành Sen, được thành lập vào ngày 19/05/2009 theo quyết định của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội, có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103037628 Công ty hoạt động theo hình thức cổ phần, tuân thủ Luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành của Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Tên đầy đủ : CÔNG TY CỔ PHẦN THÀNH SEN
Tên giao dịch quốc tế : THANH SEN JOINT STOCK COMPANY.
Tên viết tắt : THANHSEN.,JSC
Vốn điều lệ : 1.800.000.000 ( Một tỷ tám trăm triệu dồng).
Số cổ phần : 18.000 Địa chỉ : Số 31 ngõ 160 Nguyễn Khánh Toàn, P.
Quan Hoa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội. Điện thoại : 04.37676314
Danh sách cổ đông sáng lập
STT Họ tên cổ đông Địa chỉ Số cổ phần Tỷ lệ vốn góp
2 Nguyễn Chí Thanh, phường Nam Hà, thị xã
Xóm Trung Bắc, xã Khánh Lộc, huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh
Tổ 37, phường Quan Hoa, quận Cầu Giấy,
2.1.2 Lĩnh vực và phạm vi hoạt động của Công ty Cổ phần Thành Sen
Ngành nghề công ty đăng ký kinh doanh bao gồm các lĩnh vực như xây dựng chuyên dụng, công nghiệp, giao thông và thủy lợi Công ty cung cấp dịch vụ tư vấn, lắp đặt, bảo trì và bảo hành các hệ thống điều hòa không khí, cơ điện lạnh, thang máy, máy phát điện, điện tử, điện tự động hóa và thiết bị xử lý môi trường Ngoài ra, công ty còn tư vấn, cung cấp và lắp đặt các hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị hội nghị và thiết bị chụp soi in ấn Các dịch vụ khác bao gồm tư vấn và lắp đặt hệ thống điện dân dụng, công nghiệp, mạng điện thoại và internet, cũng như trang trí nội, ngoại thất Công ty kinh doanh máy móc thiết bị xây dựng, công nghiệp, y tế và thiết bị điện, đồng thời mua bán thiết bị và linh kiện điện tử, bưu chính viễn thông Công ty cũng hoạt động như đại lý cho các dịch vụ bưu chính viễn thông, thực hiện dịch vụ ủy thác nhập khẩu và xuất nhập khẩu hàng hóa.
Tuy nhiên, ngành nghề chính của công ty hiện nay là kinh doanh máy móc, vật tư, thiết bị xây dựng.
Phạm vi hoạt động của công ty hiện nay là toàn bộ lãnh thổ Việt Nam, nhưng chủ yếu là miền Bắc và một số tỉnh bắc miền Trung.
2.1.3 Cơ cấu bộ máy quản lý 2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý
Công ty Cổ phần Thành Sen có quy mô nhỏ với bộ máy quản lý gọn nhẹ, được tổ chức theo một sơ đồ rõ ràng.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc quản lý công ty, đại diện cho hội đồng quản trị để đưa ra quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động và tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phòng Kinh doanh – Bán hàng đảm nhiệm việc quản lý nguồn cung cấp hàng hóa đầu vào và tình hình tiêu thụ hàng hóa đầu ra của công ty Phòng này có trách nhiệm xây dựng kế hoạch và phương án kinh doanh, đồng thời đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Phòng Kinh doanh-Bán hàng
Kế toán việc chăm sóc khách hàng, thực hiện bảo hành, xử lý các vấn đề kỹ thuật của hàng hóa.
Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong việc thu thập, ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày một cách hệ thống Đội ngũ kế toán sẽ tổng hợp và phân tích thông tin tài chính – kế toán, từ đó lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị Những báo cáo này hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra quyết định và đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước.
2.1.4 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty Cổ phần Thành Sen 2.1.4.1 Hình thức, tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, phù hợp với quy mô nhỏ của doanh nghiệp Tất cả các hoạt động kế toán được thực hiện tại một phòng kế toán duy nhất, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả công việc.
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty
Kế toán bán hàng Kế toán công nợ Thủ quỹ
Kế toán trưởng là người chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán trong công ty, đảm bảo tuân thủ các chính sách và chế độ hiện hành Họ kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ, ghi sổ, và thực hiện nhập dữ liệu tổng hợp để lập báo cáo tài chính Với vai trò chịu trách nhiệm về vấn đề tài chính, kế toán trưởng tham mưu cho giám đốc trong tổ chức hệ thống kế toán và ra quyết định tài chính, đồng thời theo dõi và đôn đốc hoạt động của các kế toán viên Họ cũng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về số lượng và chất lượng của báo cáo tài chính.
Kế toán bán hàng có trách nhiệm tạo báo giá, cập nhật giá cả và hàng hóa mới, đồng thời quản lý sổ sách và chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng của công ty Họ nhập và tổng hợp số liệu bán hàng, theo dõi và tính toán chiết khấu cho khách hàng Mỗi ngày, kế toán bán hàng thực hiện đối chiếu với thủ quỹ về số lượng tiền mặt xuất, nhập và tồn cuối ngày, đồng thời theo dõi doanh thu bán hàng cũng như các khoản thu, chi tiền mặt.
Kế toán công nợ có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra hợp đồng mua bán, đồng thời thêm mã khách hàng và nhà cung cấp mới khi cần Họ theo dõi và đốc thúc công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, phân tích chi tiết công nợ theo chứng từ liên quan, hạn thanh toán và số tiền đã quá hạn để thông báo cho bộ phận kinh doanh và ban giám đốc Ngoài ra, họ cũng theo dõi tình hình nợ và thanh toán, xác nhận công nợ định kỳ với các bên liên quan và lập báo cáo công nợ định kỳ.
Thủ quỹ có trách nhiệm theo dõi hàng ngày và cuối tháng về tình hình nhập, xuất và tồn quỹ tiền mặt Công việc này được thực hiện cùng với kế toán bán hàng để đối chiếu và kiểm kê tồn quỹ, nhằm lập báo cáo kiểm quỹ chính xác.
2.1.4.2 Chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Chế độ kế toán được áp dụng theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC, ban hành ngày 14/09/2006 bởi Bộ trưởng Bộ Tài chính, đã được chỉnh sửa và bổ sung theo Thông tư 200/2014/TT – BTC.
- Phần mềm kế toán sử dụng: Phầm mềm Fast accounting 2008.f R2602
- Hình thức Sổ kế toán: Nhật ký chung
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng (VNĐ)
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận HTK: Theo trị giá gốc.
+ Nguyên tắc tính giá trị HTK xuất kho: Theo phương pháp nhập trước xuất trước.
+ Nguyên tắc hạch toán HTK: phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp kế toán TSCĐ:
+ Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại + Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng
- Niên độ kế toán : Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Sổ Nhật ký chung là hình thức kế toán cơ bản, yêu cầu ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh trong sổ Nhật ký chung, từ đó số liệu được sử dụng để ghi Sổ Cái cho từng nghiệp vụ.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt;
- Các sổ, thẻ chi tiết.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chép hàng ngày là rất quan trọng, bao gồm việc ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ đã kiểm tra Vào cuối tháng hoặc theo định kỳ, cần thực hiện việc đối chiếu và kiểm tra các số liệu Đầu tiên, các giao dịch sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ Nhật ký đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết được ghi dựa trên số liệu từ Sổ Nhật ký chung và phân loại theo các tài khoản kế toán tương ứng Nếu đơn vị sử dụng sổ, thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi đồng thời vào Sổ Nhật ký chung và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐÓNG GÓP GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THÀNH SEN
BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THÀNH SEN
3.1 Nhận xét, đánh giá khái quát về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty Cổ phần Thành Sen
Qua 7 năm hình thành và phát triển, công ty Cổ phần Thành Sen đã vượt qua không ít khó khăn, thách thức của nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt để có một chỗ đứng trên thị trường máy móc, thiết bị, vật tư xây dựng có được lòng tin của khách hàng Hiện nay, đất nước ta đang tích cực hội nhập với nền kinh tế thế giới, sức ép cạnh tranh đang ngày càng gia tăng, đối thủ cạnh tranh không chỉ có các doanh nghiệp trong nước mà còn cả các doanh nghiệp nước ngoài với các mặt hàng đa dạng, phong phú; đòi hỏi công ty Cổ phần Thành Sen phải nỗ lực hơn nữa trong việc tìm kiếm các mặt hàng mới có chất lượng tốt hơn, giá cả cạnh tranh hơn đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Trong quá trình hình thành và phát triển, bộ máy kế toán của công ty đã tiến bộ để phù hợp với sự biến đổi của nền kinh tế Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của công ty, cung cấp thông tin và số liệu chính xác về tình hình tài chính Điều này hỗ trợ Giám đốc công ty trong việc đưa ra các quyết định đúng đắn.
Trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Thành Sen, tôi đã tiến hành quan sát và tìm hiểu về tổ chức công tác kế toán tại đây Qua đó, tôi xin đưa ra một số nhận xét về hệ thống kế toán nói chung, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Về bộ máy tổ chức kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Thành Sen được tổ chức khoa học và phù hợp với quy mô nhỏ của công ty, với hình thức kế toán tập trung giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động Phòng kế toán hiện có 3 nhân viên, mỗi người đảm nhận trách nhiệm rõ ràng trong các phần hành kế toán, phù hợp với trình độ và năng lực của họ Điều này góp phần đảm bảo công tác hạch toán kế toán diễn ra chính xác và hiệu quả, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán bán hàng.
Chính sách kế toán của công ty đang được điều chỉnh và cập nhật để tuân thủ các chế độ và chính sách kế toán mới nhất do Bộ Tài chính ban hành.
Việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp giảm tải công việc cho nhân viên kế toán, đồng thời nâng cao tính nhanh chóng và chính xác trong hạch toán Điều này cho phép Giám đốc nhận được thông tin đầy đủ và kịp thời hơn.
Về hình thức sổ kế toán, tài khoản kế toán, chứng từ kế toán
Công ty áp dụng hình thức Nhật kí chung cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp ghi chép và phản ánh nghiệp vụ một cách hệ thống và thuận tiện Việc sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 48/2006/QĐ - BTC và thông tư 200/2014/TT - BTC của Bộ Tài chính, cùng với việc mở các tài khoản chi tiết, đã đáp ứng yêu cầu kế toán quản trị, nâng cao độ chính xác và chi tiết trong việc đánh giá và tập hợp số liệu.
Chứng từ kế toán được phân loại và hệ thống hoá theo từng nghiệp vụ kinh tế và thời gian phát sinh, sau đó được đóng thành tập lưu trữ theo tháng, giúp dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết Việc sử dụng chứng từ đầy đủ, đúng mẫu theo chế độ mới và trình độ luân chuyển hợp lý tạo điều kiện cho hạch toán được thực hiện đầy đủ và kịp thời.
Công ty không chỉ tuân thủ các chứng từ kế toán theo quy định mà còn áp dụng thêm các chứng từ do chính công ty quy định, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
Về phương pháp kế toán
Công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý Phương pháp này giúp phản ánh kịp thời tình hình kinh doanh, cung cấp thông tin đầy đủ cho nhà quản lý.
Đặc điểm phần mềm kế toán:
Với sự tiến bộ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán trở nên cần thiết hơn bao giờ hết Việc chuyển đổi từ kế toán thủ công sang kế toán máy không chỉ mang lại sự linh hoạt mà còn tăng cường độ chính xác và tốc độ hạch toán Công ty chúng tôi đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting, một giải pháp dễ sử dụng với nhiều ưu điểm, giúp cải thiện quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
3.1.2 Một số hạn chế trong công tác bán hàng và xác định kết qura bán hàng tại công ty Cổ phần Thành Sen
Mặc dù công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty Cổ phần Thành Sen đã đạt được nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả kế toán và cải thiện hiệu quả kinh doanh chung của công ty.
Công ty hiện có ba nhân viên kế toán nhiệt huyết và năng động, nhưng trình độ chuyên môn giữa họ không đồng đều Sự chênh lệch này ảnh hưởng đến khả năng phối hợp giữa các nhân viên, từ đó làm giảm hiệu quả công việc chung.
Công tác luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận và phòng tài chính kế toán trong công ty hiện vẫn gặp phải tình trạng chậm trễ Thông thường, các chứng từ chỉ được chuyển về phòng kế toán vào cuối tháng, dẫn đến việc công việc kế toán bị dồn lại vào cuối kỳ hạch toán.
Công ty sở hữu một bộ máy kế toán gọn nhẹ và năng động, tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với việc mỗi nhân viên phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau Trong những thời điểm cao điểm, khối lượng công việc lớn có thể gây ra áp lực cho nhân viên kế toán, dẫn đến hiệu suất làm việc không ổn định.
- Việc tổ chức theo dõi bán hàng chưa nắm bắt được nhu cầu thị trường nên nhiều khi chưa đáp ứng được nhu cầu người tiêu dùng.
