MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
SỰ CẦN THIẾT TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.1 SỰ CẦN THIẾT TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Bán hàng, hay tiêu thụ sản phẩm, là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Qua quá trình này, vốn của doanh nghiệp chuyển từ hàng hóa sang tiền tệ, giúp doanh nghiệp thu hồi vốn, bù đắp chi phí và tạo nguồn tích lũy để mở rộng quy mô kinh doanh.
1.1.2 Vai trò của bán hàng
Bán hàng là yếu tố then chốt không chỉ giúp doanh nghiệp phát triển mà còn góp phần vào sự tiến bộ của nền kinh tế xã hội.
Bán hàng là yếu tố thiết yếu cho sự phát triển của doanh nghiệp, giúp tạo ra doanh thu và lợi nhuận Qua đó, doanh nghiệp có khả năng phân phối lợi ích giữa nhà nước, người lao động và chủ doanh nghiệp, đảm bảo sự phối hợp hài hòa giữa ba bên.
- Lợi ích của nhà nước thông qua thuế phí và lệ phí
- Lợi ích của doanh nghiệp thông qua lợi nhuận
- Lợi ích của người lao động thông qua lương và ưu đãi
Bán hàng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế, là điều kiện tiên quyết để kết nối lưu thông hàng hóa và tiền tệ Qua hoạt động bán hàng, dòng tiền được luân chuyển, giúp củng cố và ổn định giá trị đồng tiền Điều này không chỉ góp phần nâng cao đời sống của người lao động mà còn thúc đẩy sự phát triển ổn định của toàn xã hội.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng Để đáp ứng yêu cầu quản lý quá trình bán hàng, xác định kết quả bán hàng, kế toán có nhiệm vụ chủ yếu sau:
Ghi chép và phản ánh chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp là rất quan trọng, bao gồm cả giá trị và số lượng hàng bán Điều này cần được thực hiện cho tổng số hàng hóa cũng như từng mặt hàng, từng địa điểm và từng phương thức bán hàng.
Để đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán tổng giá thanh toán của hàng bán ra, cần phản ánh đầy đủ doanh thu bán hàng cùng với thuế GTGT đầu ra cho từng nhóm mặt hàng và từng hóa đơn cụ thể.
Để xác định kết quả bán hàng, cần xác định chính xác giá mua thực tế của hàng hóa đã tiêu thụ và phân bổ phí thu mua cho lượng hàng này.
- Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, số tiền khách nợ,
Tập hợp và phân bổ chính xác các khoản chi phí bán hàng thực tế là rất quan trọng để xác định kết quả kinh doanh Việc này giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời các chi phí phát sinh, từ đó có cơ sở vững chắc cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng.
Giá trị hàng hóa được ghi nhận theo giá gốc, tức là trị giá thực tế Tuy nhiên, nếu giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc, thì giá trị hàng hóa cần phải được điều chỉnh và phản ánh theo giá trị thuần có thể thực hiện.
1.1.4 Ý nghĩa của kế toán bán hàng
Quá trình bán hàng là một hoạt động kinh tế quan trọng, bao gồm việc doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng, đồng thời thu tiền hoặc có quyền thu tiền từ người mua Thực chất, đây là một quá trình trao đổi giữa doanh nghiệp và khách hàng.
+ Các sản phẩm được bán trên thị trường có tính tương đồng.
+ Người mua và người bán có thể tìm thấy nhau vào bất kỳ lúc nào.
+ Giá cả được công khai.
Hàng hóa được cung cấp để đáp ứng nhu cầu của các tổ chức kinh tế và cá nhân bên ngoài công ty, thường được gọi là bán cho bên ngoài Ngược lại, hàng hóa cung cấp giữa các đơn vị trong cùng một công ty hoặc tập đoàn được xem là hàng nội bộ.
- Khi tiến hành giao dịch giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý.
1.1.5 Các phương thức bán hàng
Là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất, để thực hiện bán ra hoặc để gia công chế biến bán ra.
+ Số lượng lớn hoặc hàng được bán theo lô hàng.
Hàng hóa vẫn đang trong quá trình lưu thông và chưa được tiêu dùng Giá bán của hàng hóa có sự biến động tùy thuộc vào khối lượng hàng hóa được bán ra cũng như phương thức thanh toán.
Phương thức bán buôn qua kho: là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng bán phải xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp.
Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp cho phép bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng và thực hiện thanh toán, hàng hoá sẽ được xác định là đã tiêu thụ.
- Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng:
Theo hợp đồng kinh tế đã ký hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp có thể xuất kho hàng hóa bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để chuyển đến kho của bên mua hoặc địa điểm do bên mua chỉ định Hàng hóa được chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Chỉ khi đó, hàng hóa mới được coi là đã tiêu thụ Chi phí vận chuyển sẽ do doanh nghiệp hoặc bên mua chịu, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên.
Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng: Doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua
- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (gọi là hình thức bán giao tay 3):
CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
- Thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán phổ biến trên thị
Thanh toán không dùng tiền mặt là phương thức thanh toán thông qua tiền gửi ngân hàng, séc hoặc chuyển khoản, thường được sử dụng cho các giao dịch có giá trị cao hoặc khi việc thanh toán bằng tiền mặt không thuận tiện Hình thức này cho phép thực hiện thanh toán qua ngân hàng bằng mã số thuế, mang lại sự tiện lợi và an toàn cho người sử dụng.
Thanh toán trực tiếp là phương thức thanh toán diễn ra ngay lập tức giữa người mua và người bán sau khi hàng hóa đã được trao đổi và xác nhận là đã tiêu thụ Phương thức này cho phép người mua sử dụng các hình thức như tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản để thanh toán cho người bán.
Thanh toán trả góp, hay còn gọi là thanh toán trả chậm, là phương thức cho phép người mua thanh toán dần dần cho người bán sau khi hàng hóa đã được giao Trong trường hợp người mua không thể thanh toán ngay, phương pháp này cho phép họ nhận hàng và trả tiền sau, đồng thời người bán thu thêm khoản lãi từ số tiền hàng đã bán.
KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
1.3.1 Chứng từ sử dụng Để phục vụ cho việc hạch toán chi tiết bán hàng, mọi hoạt động về bán hàng phải được lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác theo đúng chế độ hiện hành gồm:
- Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn GTGT
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ, bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi
- Thẻ quầy hàng, giấy nộp tiền, bảng kê nhận tiền và thanh toán hàng ngày
Các chứng từ liên quan đóng vai trò quan trọng trong việc xác định ghi sổ kế toán Hạch toán chi tiết bán hàng được thực hiện tại phòng kế toán, theo dõi từng loại sản phẩm và hàng hóa cả về số lượng và giá trị Thông tin này được phản ánh trên sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa.
TK 511 phản ánh doanh thu thực tế từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán Nó bao gồm các giao dịch và nghiệp vụ liên quan, cùng với các khoản giảm trừ doanh thu, từ đó xác định doanh thu thuần trong kỳ.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền thu được từ các giao dịch, bao gồm doanh thu từ việc bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng Ngoài ra, doanh thu cũng bao gồm các khoản phụ thu và phí phát sinh ngoài giá bán.
Doanh thu nội bộ TK 512 thể hiện doanh thu từ việc bán hàng hóa và dịch vụ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc tổng công ty.
TK 521: Chiết khấu thương mại phản ánh khoản chiết khấu mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc thanh toán cho người mua hàng Khoản chiết khấu này áp dụng khi người mua mua hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết mua, bán hàng.
TK 531 phản ánh doanh thu từ hàng hóa và dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại Nguyên nhân có thể do hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng kém hoặc vi phạm các điều khoản trong hợp đồng kinh tế.
* TK 532: Giảm giá hàng bán : phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng tính trên giá bán thoả thuận.
TK 157: Hàng gửi bán phản ánh giá trị mua của hàng hóa được chuyển bán, gửi bán qua đại lý, ký gửi, và các dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được xác định là tiêu thụ.
* TK 632: Giá vốn hàng bán : Tài khoản này dùng để xác định trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ
TK 911 là tài khoản dùng để xác định và phản ánh kết quả hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán năm.
* Tài khoản 421 - Lợi nhuận chưa phân phối
-TK 4211 “ lợi nhuận năm trước”
-TK 4212 “lợi nhuận năm nay”
1.3.3 Các phương pháp xác định giá vốn hàng bán Để đảm bảo tuân thủ đúng đắn, đầy đủ các nguyên tắc trong kế toán hàng hoá và tính trị giá vốn của hàng bán ra, hàng tồn kho và hàng xuất kho cần phải được kế toán phản ánh và tính toán theo đúng trị giá vốn thực tế của chúng Với hàng hoá nhập mua được tính căn cứ trên trị giá vốn từng lần nhập hàng Nhưng với việc tính trị giá vốn hàng bán ra thì đòi hỏi phải sử dụng những phương pháp, cách thức nhất định thì mới đảm bảo việc tính giá được đúng đắn, hợp lý vì trị giá vốn hàng nhập kho có thể rất khác nhau đối với từng lần nhập khác nhau Để tính toán được trị giá vốn hàng bán hàng ta sử dụng công thức:
Giá vốn của hàng hoá tiêu thụ = Giá mua của hàng hóa tiêu thụ + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ
Trong đó, giá mua của hàng hoá bán hàng được tính bằng một trong các phương pháp sau:
1.3.3.1 Phương pháp đơn giá bình quân.
Theo phương pháp này, giá thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ được xác định dựa trên giá bình quân, bao gồm: bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền), bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn) và bình quân cuối kỳ trước (bình quân đầu kỳ này).
Giá mua thực tế hàng hoá xuất kho = Số lượng hàng hoá xuất kho + Đơn giá bình quân
(giá đơn vị bình quân)
- Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
Phương pháp tính giá trị vốn hàng xuất bán vào cuối kỳ dựa trên giá trị bình quân trong suốt kỳ kinh doanh Trong thời gian này, hàng hóa xuất kho không được ghi sổ, do đó, vào cuối kỳ, kế toán sẽ tính giá thực tế đơn vị bình quân dựa trên tồn đầu kỳ và hàng hóa nhập trong kỳ.
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá mua thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ + Giá mua thực tế hàng hoá nhập trong kỳ
Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ + Số lượng hàng hoá nhập trong kỳ
Phương pháp này cho phép tính giá hàng hóa xuất kho một cách đơn giản, phản ánh kịp thời sự biến động giá hàng nhập trong kỳ Nó có thể áp dụng cho từng mặt hàng và nhóm mặt hàng cụ thể Tuy nhiên, độ chính xác không cao và việc tính toán thường dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến công tác quyết toán chung.
- Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập (Phương pháp bình quân liên hoàn).
Theo phương pháp này, trị giá vốn hàng xuất được xác định dựa trên giá bình quân của lần nhập liền trước Sau mỗi lần nhập kho, giá thực tế của hàng hoá sẽ được điều chỉnh để làm cơ sở tính giá hàng xuất kho cho lần nhập tiếp theo Giá trị hàng xuất kho bán hàng được tính dựa trên giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập tại thời điểm tương ứng.
Giá đơn vị thực tế bình quân sau mỗi lần nhập (sau lần nhập n)
Trị giá mua thực tế hàng hoá tồn trước khi nhập lần n + Trị giá hàng nhập lần n
Số lượng hàng tồn trước khi nhập lần n + Số lượng hàng hoá nhập lần n
- Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước.
Giá thực tế của hàng hóa xuất kho được xác định dựa trên số lượng hàng hóa đã xuất và giá đơn vị bình quân của mỗi đơn vị hàng hóa cuối cùng.
1.3.3.2 Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO).
CÁC HÌNH THỨC GHI SỔ KẾ TOÁN
Sổ kế toán là công cụ quan trọng để ghi chép, hệ thống hóa và lưu trữ tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến doanh nghiệp, được thực hiện theo nội dung và trình tự thời gian nhất định.
Mỗi hình thức kế toán sẽ tương ứng với các loại sổ sách khác nhau, giúp ghi chép quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác.
1.4.2 Sổ kế toán sử dụng : 1.4.2.1 Hình thức nhật ký chung
Hình thức kế toán nhật ký chung sử dụng những loại sổ chủ yếu sau:
-Sổ nhật ký chung -Sổ nhật ký đặc biệt
-Sổ kế toán chi tiết -Thẻ kế toán chi tiết …………
1.4.2.2 Hình thức nhật ký sổ cái
Hình thức kế toán nhật ký sổ cái sử dụng những loại sổ chủ yếu sau : -Nhật ký –Sổ cái
-Sổ kế toán chi tiết -Thẻ kế toán chi tiết
1.4.2.3 Hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ sử dụng những loại sổ chủ yếu sau -Chứng từ ghi sổ
-Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ -Sổ cái
-Sổ kế toán chi tiết -Thẻ kế toán chi tiết
1.4.2.4 Hình thức nhật ký chứng từ
Hình thức kế toán nhật ký chứng từ sử dụng những loại sổ chủ yếu sau:
-Nhật ký chứng từ -Bảng kê
-Sổ cái -Sổ kế toán chi tiết -Thẻ kế toán chi tiết
1.4.2.5 Hình thức kế toán máy
Hình thức kế toán trên máy vi tính đặc trưng bởi việc thực hiện công việc kế toán thông qua phần mềm kế toán Phần mềm này được thiết kế dựa trên nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc sự kết hợp của các hình thức đó Mặc dù phần mềm kế toán không hiển thị toàn bộ quy trình ghi sổ, nhưng nó vẫn phải đảm bảo in ấn đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Phần mềm kế toán được phát triển dựa trên hình thức kế toán cụ thể sẽ có các loại sổ tương ứng, tuy nhiên chúng không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán truyền thống được ghi bằng tay.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN G&H
Đặc điểm tình hình chung của công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần G&H được hình thành từ HTX Thắng Lợi, được thành lập theo quyết định số 141/QĐ-UBND HTX này bắt đầu xây dựng vào năm 1959 và chính thức hoạt động từ năm 1961, chuyên về sửa chữa xe máy, gia công cơ khí và kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng.
Năm 1999, HTX Thắng Lợi đã chuyển đổi thành Công ty Cổ phần G&H để phù hợp với sự phát triển và mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh.
Công ty Cổ phần G&H là một doanh nghiệp tư nhân chuyên cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng và thay thế phụ tùng ô tô Ngoài ra, công ty còn kinh doanh xe máy và phụ tùng xe máy được ủy nhiệm từ hãng Honda Việt Nam.
Công ty Cổ phần G&H (G&H Joint Stock Company) có trụ sở tại Số 8 tổ 20, Phường Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội Đơn vị này được cấp Giấy chứng nhận ĐKKD bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội, với vốn điều lệ là 5.000.000.000 đồng (năm tỷ đồng) Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ qua điện thoại 04.37856302 hoặc fax 04.37856303.
Công ty Cổ phần G&H chuyên cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng và thay thế phụ tùng ôtô Mercedes-Benz, đồng thời kinh doanh phụ tùng xe máy và phân phối sản phẩm xe Honda theo ủy quyền của Honda Việt Nam.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty được thể hiện qua mốc sau:
Năm 2000, Công ty đã mở xưởng sửa chữa thân và vỏ xe ôtô, đóng tại QuậnTây Hồ
Năm 2001 thì 80% hoạt động thương mại và dịch vụ kinh doanh của HTX đã chuyển sang hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần G&H.
Năm 2003, nhân dịp kỷ niệm 4 năm thành lập, Công ty đã khai trương một cửa hàng bán xe máy chính thức của hãng Honda và giảm 30% phí dịch vụ sửa chữa ôtô trong ngày lễ này.
Năm 2005, nhờ sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ và nhân viên, công ty đã vinh dự nhận 02 Bằng khen từ Mercedes-Benz và Honda Việt Nam Công ty được ghi nhận là "Công ty cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất tại Hà Nội" và cũng được trao Bằng khen từ Honda Việt Nam với danh hiệu "Công ty có số lượng hàng bán chạy nhất trong năm 2005".
Năm 2006, dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán đã nhận được sự tin tưởng từ nhiều người tiêu dùng, với doanh số bán xe đạt 2.602 chiếc trong 6 tháng đầu năm và tổng cộng 13.000 chiếc kể từ khi bắt đầu hoạt động.
Năm 2007, với sự nỗ lực không ngừng của cán bộ và nhân viên, Công ty đã mở thêm một cửa hàng bán xe máy ủy quyền của Honda tại quận Cầu Giấy, Hà Nội, góp phần vào sự phát triển mạnh mẽ của quy mô công ty.
Năm 2008 Công ty không mở thêm trung tâm bảo hành hay cửa hàng mà tiếp tục phát triển bền vững và đi vào chiều sâu
Công ty hiện có trụ sở chính tại số 8 tổ 20, Phường Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội, cùng với 01 trung tâm bảo hành và 02 cửa hàng đại lý được ủy nhiệm bởi Honda Việt Nam.
- Cơ sở 01 : Trung tâm bảo hành Mercedes - Benz uỷ quyền tại số 3 Hoàng Hoa Thám - Tây Hồ - Hà Nội.
- Cơ sở 02 : Cửa hàng xe máy do hãng Honda Việt Nam uỷ quyền tại 198 Trần Quang Khải – Hoàn Kiếm
- Cơ sở 03 : Cửa hàng xe máy do hãng Honda Việt Nam uỷ quyền tại 195 ĐộiCấn- Ba Đình - Hà Nội.
Mỗi cửa hàng Bán xe và Dịch vụ do Honda ủy nhiệm (HEAD) là trung tâm bảo hành và bảo dưỡng sản phẩm đạt tiêu chuẩn Honda, được trang bị thiết bị hiện đại và đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp, dày dạn kinh nghiệm.
Công ty cổ phần G&H tự hào sở hữu đội ngũ cán bộ có trình độ cao và kinh nghiệm phong phú, được đào tạo tại các cơ sở uy tín trên toàn quốc Qua nhiều năm hoạt động, chúng tôi luôn nỗ lực học hỏi để cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ chất lượng tốt, phong cách phục vụ chuyên nghiệp và giá cả cạnh tranh Với sức trẻ, sự năng động và sáng tạo, cùng với trang thiết bị hiện đại, Công ty cam kết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN G&H
1 Giá trị tổng sản luợng Tr.đ 104.873 119.948 137.784
4 Các khoản nộp NS Tr.đ 9.500 10.300 11.800
2.1.2 Chức năng hoạt động của Công ty
Công ty Cổ phần G & H là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đầy đủ, với chức năng và hoạt động được quy định rõ ràng trong điều lệ tổ chức của công ty.
- Bán phụ tùng vật tư thay thế và bán xe máy do hãng Honda Việt Nam uỷ quyền.
- Tiến hành sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, thay thế những hư hỏng của xe Mercedes-Benz
2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
Công ty Cổ phần G & H là một doanh nghiệp tư nhân với cơ cấu tổ chức theo mô hình một cấp, do giám đốc đứng đầu Giám đốc chỉ đạo trực tiếp thông qua phó giám đốc và các phòng chức năng, mỗi phòng ban thực hiện nhiệm vụ riêng biệt nhưng vẫn có sự liên kết chặt chẽ trong quá trình hoàn thành công việc.
Phòng tài chính , kế toán Phòng kỹ thuật Phòng KH kinh doanh Phòng tổ chức hành chính
Bộ máy tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Chức năng , quyền hạn , nhiệm vụ của từng bộ phận:
Ban Giám đốc là những nhà lãnh đạo cao nhất của Công ty, với Giám đốc đứng đầu Họ có nhiệm vụ nắm bắt tình hình tài chính, giám sát mọi hoạt động chung và chịu trách nhiệm trước pháp luật cũng như tập thể về kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Khối các phòng ban Công ty gồm:
+ Phòng kế toán tài chính:
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN G & H
Công ty Cổ phần G & H hướng đến mục tiêu cung cấp hàng hóa nhanh chóng và thuận lợi, đảm bảo chất lượng và số lượng theo thỏa thuận, từ đó xây dựng uy tín và thu hút khách hàng Điều này giúp công ty tăng tốc độ tiêu thụ hàng hóa, cải thiện vòng quay vốn và tạo sự ổn định, phát triển cho hoạt động kinh doanh Phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán buôn thông qua kho.
Trước khi hàng hóa được nhập kho hoặc bán trực tiếp cho khách hàng, chúng sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng và chủng loại Quy trình này bao gồm việc đối chiếu với hóa đơn kiêm phiếu xuất kho để đảm bảo tính chính xác trước khi giao hàng.
Giá cả của sản phẩm trong công ty được xác định dựa trên các chi phí phát sinh và có thể thay đổi theo từng thời điểm, tùy thuộc vào quyết định của ban giám đốc.
* Kế toán quá trình bán hàng :
Quá trình bán hàng bao gồm việc đáp ứng nhu cầu của các đơn vị hoặc cá nhân, cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp Hình thức bán hàng này được gọi là bán ra ngoài Ngược lại, khi hàng hóa và dịch vụ được cung cấp giữa các đơn vị trong cùng một công ty hoặc tập đoàn, thì được gọi là bán hàng nội bộ.
Hàng hóa được coi là đã bán khi bên bán hoàn tất việc giao hàng cho bên mua, và bên mua đã thực hiện thanh toán hoặc đồng ý với hình thức thanh toán.
* Kế toán chi tiết bán hàng
Chứng từ xuất: Bao gồm hoá đơn bán hàng và lệnh xuất hàng của kho, Phiếu xuất kho
Khi khách hàng muốn mua hàng hóa từ Công ty, họ ký hợp đồng kinh tế và gửi đơn đề nghị mua hàng đến phòng kinh doanh Dựa trên hợp đồng và đơn đề nghị, phòng kinh doanh sẽ lập lệnh xuất hàng và chuyển cho kế toán Kế toán sẽ tiến hành viết hóa đơn bán hàng, hóa đơn này được lập thành 3 liên.
+ Liên 1: Lưu kế toán bán hàng + Liên 2: Giao cho khách hàng + Liên 3: Chuyển kế toán thanh toán
2.2.1.1 Kế toán nhập kho hàng hóa:
Khi có nghiệp vụ mua hàng, kế toán hàng hoá sẽ tính trị giá hàng nhập kho
Giá hàng nhập kho = Giá mua trên hóa đơn + Chi phí thu mua (VC, bốc dỡ )
Sau khi kiểm tra hoá đơn chứng từ và lập biên bản kiểm nhận hàng hoá, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho hàng hoá.
Vào ngày 25 tháng 11 năm 2013, công ty đã nhập xe máy về kho Sau khi nhận hàng, thủ kho và kế toán hàng hóa sẽ dựa vào hóa đơn GTGT để lập phiếu nhập kho.
Thủ kho nhập về mặt hiện vật còn kế toán sẽ chịu trách nhiệm về mặt giá trị
Ngày 25 tháng 11 năm 2013 Đơn vị bán :Công ty Honda Việt Nam Số :.00217 Mẫu số: 01 – VT Địa chỉ : CN5 - Đông Anh – Hà Nội QĐ số :15/2006/QĐ-BTC
Họ tên người nhận hàng : Công ty Cổ phần G&H
Lý do nhập kho : Nhập xe máy về kho Nhập kho tại : Số 195 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội Stt
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( Sản phẩm , hàng hoá)
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực nhập
Cộng thành tiền (Viết bằng chữ) : Ba trăm sáu mươi tư triệu ba trăm sáu mươi ba ngàn sáu trăm ba hai đồng./.
Bộ phận phụ trách cung tiêu cần ghi rõ thông tin của người nhận, thủ kho và thủ trưởng đơn vị sử dụng, bao gồm ký tên và họ tên của từng cá nhân.
Từ hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho số 00217 (biểu số 2.1), kế toán ghi sổ Nhật ký chung Cuối kỳ, kế toán sẽ chuyển số liệu từ Nhật ký chung vào sổ cái TK 156.
2.2.1.2 Kế toán xuất kho hàng hóa:
Hàng hoá của công ty được xuất kho theo dạng: Xuất bán và xuất dùng Công ty áp dụng giá xuất theo phương pháp bình quân gia quyền.
Hình thức xuất kho này được thực hiện thông qua phiếu xuất kho, là chứng từ kế toán quan trọng Khi nhận được yêu cầu hoặc lệnh xuất, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được soạn thành 3 liên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình xuất hàng.
Liên 1: Lưu tại kho Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Giao cho kế toán theo dõi
Khi xuất kho thì thủ kho chỉ ghi số lượng xuất còn kế toán sẽ ghi trị giá xuất và những thông tin về hoá đơn.
Ngày 26/11/2013 Công ty xuất kho bán xe máy LEAD 110 có hóa đơn sau :
BIỂU SỐ 2.2 HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 2 ( Giao cho khách hàng) Mẫu số : 01GTKT3/001
Ngày 26 tháng 11 năm 2013 Ký hiệu: AA/11P
Số : 0001270 Đơn vị bán : Công ty Cổ phần G&H Địa chỉ : Số 8 tổ 20 Phường Yên Hòa - Cầu Giấy - HN Điện thoại : 04.37856302
Họ, tên người mua hàng: Nguyễn Văn Thịnh Đơn vị : Địa chỉ : Nhà 6 nghách 19/15 Lạc Long Quân –Tây Hồ , Hà Nội
Hình thức thanh toán: TM MST:
Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 3.150.000 Tổng số tiền thanh toán 34.650.000
Số tiền viết bằng chữ : Ba mươi tư triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Ngày 26 tháng 11 năm 2013 Đơn vị :.Cty Cổ phần G & H Số :.00650 Mẫu số: 02 – VT Địa chỉ : Số 8 tổ 20 Phường Yên Hòa – CG, HN QĐ số : 15/2006/QĐ- BTC
Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Văn Thịnh
Lý do xuất kho : Bán xe máy Xuất kho tại : Số 195 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội.
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( Sản phẩm , hàng hoá)
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất
Cộng thành tiền (Viết bằng chữ) : Ba mươi triệu ba trăm sáu mươi ba ngàn sáu trăm ba sáu đồng./.
Bộ phận cung tiêu chịu trách nhiệm quản lý và phân phối hàng hóa, với người nhận và thủ kho đảm bảo việc tiếp nhận và lưu trữ đúng cách Thủ trưởng đơn vị sử dụng cũng phải ký xác nhận để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình cung ứng.
Dựa vào hoá đơn GTGT số 0001270 ngày 26/11/2013 và phiếu xuất kho số 00650, kế toán ghi chép vào sổ Nhật ký chung Cuối kỳ, các số liệu từ Nhật ký chung sẽ được chuyển vào sổ cái TK 156 và TK 632 theo bút toán quy định.
Có TK 156 : 30.363.636 Căn cứ vào phiếu nhập và phiếu xuất, Thủ kho sẽ lập Thẻ kho cho từng loại hàng hóa riêng biệt
Tờ số :11 Đơn vị : Cty CP G&H Mẫu số S12-DN Địa chỉ : Số 8 Tổ 20 P Yên Hòa – Cầu Giấy – HN QĐ số 15/2006/QĐ- BTC
-Tên, nhãn hiệu , quy cách vật tư : Xe máy LEAD 110
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Thủ kho Kế toán trưởng
(ký , họ tên ) (ký , họ tên )
Cuối kỳ, thủ kho tổng hợp chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn hàng hóa cho toàn doanh nghiệp và chuyển cho kế toán để đối chiếu với số liệu tại phòng kế toán Thủ kho sử dụng thẻ kho (biểu số 2.4) để cập nhật vào Bảng nhập – xuất – tồn hàng hóa (biểu 2.5), theo dõi số lượng hàng hóa của Công ty Cổ Phần G&H, địa chỉ Số 8 Tổ 20 Yên Hòa – CG – HN, theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.
BẢNG NHẬP – XUẤT – TỒN HÀNG HOÁ
Mã kho Tên hàng hoá ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT Đầu kỳ Chiéc
Người lập (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Kế toán (Ký, họ tên)
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp các sổ chi tiết hàng hóa và dựa vào báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn từ thủ kho để lập bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa Dữ liệu trên bảng này sẽ được đối chiếu và so sánh với sổ cái TK 156 để kiểm tra vào cuối mỗi kỳ.
BIỂU SỐ 2.6 Đơn vị : Cty Cổ phần G&H Mẫu số S10-DN Địa chỉ : Số 8 tổ 20 Yên Hòa - CG - HN QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ
Tháng 11 năm 2013 Loại hàng hoá: Xe máy LEAD 110
Mã hàng hoá: SP/026 Tài khoản: 156
Kho: A1 Đơn vị tính: Chiếc
Chứng từ Diễn giải Đơn giá Đồng Nhập Xuất Tồn
Số NT TT TT TT
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào sổ chi tiết hàng hóa trong kho, Công ty Cổ phần G & H tổng hợp số liệu để lập báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa (biểu 2.7) Địa chỉ công ty là Số 8 Tổ 20 P.Yên Hòa - CG - HN, theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.
BÁO CÁO TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN HÀNG HOÁ
Mã kho Tên hàng hoá ĐVT Nhập Xuất Tồn
SL TT SL TT SL TT Đầu kỳ Chiếc A1 - Xe máy
Căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho, các phiếu kế toán, kế toán ghi Sổ nhật ký chung (Biểu 2.8)
BIỂU SỐ 2.8 ĐƠN VỊ: CTY CỔ PHẦN G&H Địa chỉ : Số 8 Tổ 20 P.Yên Hòa - CG - HN
56.500.000 31/10 KC 31/10 Lợi nhuận trước thuế T10 x 152.311.206
30/11 00208 07/11 Nhập phụ tùng xe Honda chính hiệu x 156
30/11 00603 09/11 Xuất bán phụ tùng xe Honda x 632
Bán xe máy Lead chưa thanh toán x
555.273.884 30/11 KC 30/11 Lợi nhuận trước thuế T11 x 126.402.903
Nhập xe máy Click chưa thanh toán x
Bán buôn phụ tùng thay thế cho khách hàng x
Bán xe Air Blade cho khách hàng x
… 31/12 00773 22/12 Bán xe máy future fi cho khách hàng x 111
655.273.884 31/12 KC 31/12 K/c thu nhập khác tháng 12 x 711
3.524.100 31/12 KC 31/12 K/c chi phí khác tháng 12 x 911
20.137.679 31/12 KC 31/12 Lợi nhuận trước thuế T12 x 182.246.445
Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên)
PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN G&H
SỰ CẦN THIẾT VÀ YÊU CẦU CỦA VIỆC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
3.1.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng
Trong bối cảnh phát triển kinh tế và đổi mới quản lý, hệ thống kế toán Việt Nam đã có những bước tiến quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài chính doanh nghiệp Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề cần hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý và phát triển kinh tế Kế toán đóng vai trò thiết yếu trong quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp thực hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh Đặc biệt, trong lĩnh vực thương mại, hoạt động bán hàng là yếu tố quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp, và thông qua kế toán bán hàng, nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình kinh doanh, từ đó xây dựng chiến lược hiệu quả nhằm tăng thu nhập và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên Do đó, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là yêu cầu cấp thiết trong cơ chế quản lý kinh tế mới.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần hoàn thiện công tác kế toán dựa trên tình hình thực tế của công ty, kết hợp với các quy định tài chính và chuẩn mực kế toán hiện hành Việc tổ chức kế toán một cách khoa học và hợp lý là yếu tố then chốt để đạt được mục tiêu này.
Quá trình hoàn thiện phải được thực hiện trên tất cả các mặt sau:
- Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
- Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán
- Sổ kế toán phản ánh nghiệp vụ kế toán.
3.1.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng
Xuất phát từ các vấn đề lý luận và thực tiễn trong tổ chức công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Cổ phần G&H, việc hoàn thiện quy trình này là rất cần thiết Để đạt được hiệu quả cao trong kế toán nghiệp vụ bán hàng, công ty cần thực hiện những yêu cầu cơ bản sau đây.
Yêu cầu thống nhất trong chế độ kế toán là cần thiết để đảm bảo sự đồng nhất trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân Mục tiêu của sự thống nhất này là đảm bảo rằng các quy định và thể lệ kế toán được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác.
Để hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng, doanh nghiệp cần có sự quản lý chặt chẽ từ lãnh đạo đến các cơ sở trực thuộc Việc áp dụng chế độ kế toán phải linh hoạt, vừa tuân thủ các chính sách và quy định tài chính kế toán của Nhà nước, vừa đáp ứng yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
Trong kế toán, yêu cầu phù hợp đã trở thành một chuẩn mực quan trọng, cần được chú trọng trong quá trình thực hiện Doanh nghiệp nên dựa vào đặc điểm quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh của mình để hoàn thiện công tác kế toán, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
- Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả:
Tổ chức công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nghiệp vụ bán hàng, cần tuân thủ nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả Doanh nghiệp luôn mong muốn hoạt động đầu tư mang lại hiệu quả tối ưu với chi phí thấp nhất Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán phải dựa trên nền tảng tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao nhất.
- Yêu cầu chính xác, kịp thời:
Kế toán có nhiệm vụ cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo, hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả Việc hoàn thiện hệ thống kế toán là cần thiết để đáp ứng yêu cầu này, đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh Do đó, tính kịp thời và chính xác của thông tin kế toán trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN G& H
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, Công ty Cổ phần G&H đã xác định hai mục tiêu phát triển quan trọng: cung cấp dịch vụ bán hàng xuất sắc và đảm bảo chất lượng sản phẩm hàng đầu Để đạt được những mục tiêu này, công ty tích cực tham gia các hội thảo và triển lãm cả trong nước lẫn quốc tế, đồng thời nỗ lực tìm kiếm các thị trường mới.
Công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, giúp đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý kinh tế.
Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty đã cung cấp những thông tin quan trọng và cần thiết cho ban lãnh đạo Những thông tin này hỗ trợ việc ra quyết định và quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Việc tổ chức hạch toán ban đầu về bán hàng tại Công ty được thực hiện hiệu quả, với chứng từ sổ sách đầy đủ và tuân thủ quy định của Bộ Tài chính Các yếu tố cần thiết được ghi chép cẩn thận và quản lý chặt chẽ Kế toán chi tiết về bán hàng được thực hiện tốt, giúp theo dõi số lượng và doanh thu bán hàng theo từng nhóm hàng một cách rõ ràng.
Việc kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các phần hành kế toán liên quan trong công ty được thực hiện một cách hiệu quả Tất cả các giao dịch liên quan đến thu – chi tiền mặt vào cuối tháng đều được đối chiếu chính xác với sổ quỹ.
- Về công tác kế toán
Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung, nhưng việc ghi chép vào sổ này trở nên khó khăn do lượng số liệu lớn và cần ghi nhiều trang khác nhau, dẫn đến việc kiểm tra số liệu gặp khó khăn.
Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung nhưng chưa mở đầy đủ các sổ nhật ký đặc biệt như sổ nhật ký mua hàng và nhật ký bán hàng Việc này gây khó khăn trong việc ghi chép vào sổ cái các tài khoản, đồng thời cản trở quá trình đối chiếu và kiểm tra khi phát sinh sai sót trong sổ sách.
Công ty hiện đang lập nhật ký vào cuối tháng thay vì thực hiện hàng ngày hoặc định kỳ ngắn, điều này giúp công việc của kế toán trở nên thư thả hơn Tuy nhiên, việc này không đảm bảo cập nhật thông tin kịp thời, gây khó khăn cho việc lập báo cáo kế toán hàng tháng Hơn nữa, hình thức Nhật ký chung cũng mang lại nhiều bất lợi, vì vậy Công ty cần xem xét lại việc quản lý sổ sách và chứng từ để tránh nhầm lẫn và sai sót không đáng có.
- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp :
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi thiết yếu trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của Công ty Công ty Cổ phần G&H đã tối ưu hóa các khoản chi này một cách hợp lý và tiết kiệm, từ đó mang lại doanh thu lớn cho doanh nghiệp.
Việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa được xem là hợp lý, vì thực tế chúng chỉ được hạch toán chung mà không phân tách rõ ràng.
TK 641 - "Chi phí bán hàng" và TK 642 - "Chi phí quản lý doanh nghiệp" chưa được mở tài khoản chi tiết cho từng nội dung chi phí, dẫn đến việc theo dõi và hạch toán các khoản chi này trở nên không hợp lý.
Cách đánh số chứng từ như phiếu xuất kho trong công ty cần phải được thực hiện một cách khoa học và tuân thủ quy định Việc sử dụng số dài (5 chữ số) là không cần thiết, gây khó khăn trong việc phân biệt giữa phiếu nhập kho và xuất kho, từ đó ảnh hưởng đến quá trình ghi chép sổ sách kế toán.
Công ty cần chú trọng hơn đến công tác mở rộng thị trường và thu hồi công nợ, vì dù khách hàng lớn chủ yếu là khách hàng quen, nhưng vốn doanh nghiệp vẫn bị chiếm dụng đáng kể Chính sách thu hồi nợ hiện tại chưa hiệu quả, đặc biệt là thiếu các biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, dẫn đến khó khăn trong việc thu hồi công nợ.
Công ty nên có những ưu đãi với khách hàng hơn để thu hút thêm khách hàng mới.
Doanh nghiệp nên có chính sách phù hợp để khắc phục tình trạng này
-Về kế toán xác định kết quả bán hàng
Công ty hiện chưa theo dõi kết quả bán hàng một cách chi tiết cho từng mặt hàng, dẫn đến việc không thể quản lý hiệu quả các chi phí không cần thiết Điều này cũng ảnh hưởng đến khả năng xác định và phát triển các mặt hàng mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN G&H
Bài viết đã nêu rõ thực trạng công tác kế toán quản lý, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Mặc dù có những điểm tích cực, vẫn cần hoàn thiện hơn nữa quy trình kế toán này Để các phương hướng hoàn thiện trở nên khả thi, trước tiên cần đảm bảo các yêu cầu cần thiết.
Hoàn thiện hệ thống kế toán cần phải dựa trên việc tôn trọng cơ chế tài chính và chế độ kế toán hiện hành Kế toán không chỉ là công cụ quản lý của nhà nước mà còn phản ánh cơ chế quản lý kinh tế tài chính của mỗi quốc gia Mỗi quốc gia xây dựng một chế độ kế toán phù hợp với nền kinh tế của mình, cho phép các đơn vị kinh tế tổ chức công tác kế toán một cách linh hoạt và cải tiến, nhưng vẫn phải tuân thủ các quy định và nguyên tắc nhất định của chế độ kế toán.
Hoàn thiện hệ thống kế toán cần phải dựa trên đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp và tổ chức sản xuất kinh doanh Mặc dù hệ thống kế toán được ban hành là một thiết kế tổng thể, các doanh nghiệp có nghĩa vụ áp dụng nhưng cũng được phép điều chỉnh trong giới hạn nhất định để phù hợp hơn với đặc thù của mình, từ đó tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
- Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý
- Hoàn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí và mục đích của doanh nghiệp là kinh doanh có lãi, đem lại hiệu quả cao.
Dựa trên những yêu cầu đã được đề ra, với mong muốn đóng góp vào sự hoàn thiện của lĩnh vực kế toán từ những lý thuyết đã học và nghiên cứu, tôi xin mạnh dạn đưa ra một đề xuất.
3.3.1 Về công tác kế toán
Để đảm bảo thông tin kế toán luôn được cập nhật và công việc kế toán diễn ra một cách liên tục, công ty nên quy định việc lập sổ nhật ký chung định kỳ mỗi 3 ngày một lần.
Công ty có nhiều khách hàng và hàng hóa đa dạng, dẫn đến khối lượng công việc lớn, do đó cần có kế hoạch tổ chức khoa học và hiện đại để giảm bớt gánh nặng cho cán bộ kế toán Để nâng cao trình độ nghiệp vụ, các kế toán viên nên thay đổi phần hành công việc định kỳ, giúp họ có cái nhìn tổng quát hơn về kế toán và hiểu sâu hơn từng nhiệm vụ cụ thể Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc khi họ trở lại vị trí cũ mà còn thúc đẩy sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, tránh trùng lặp trong thực hiện nhiệm vụ.
Do đặc điểm kinh doanh của công ty thương mại là mua hàng hóa và bán ra thị trường, các nghiệp vụ chủ yếu trong kỳ bao gồm mua hàng, bán hàng, thu tiền và chi tiền Việc mở nhật ký chuyên dùng như sổ Nhật ký mua hàng và Nhật ký bán hàng sẽ giúp theo dõi hiệu quả tình hình mua bán và thu chi, từ đó nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong việc xác định kết quả bán hàng Sổ nhật ký chuyên dụng có ưu điểm nổi bật trong việc ghi chép và quản lý các nghiệp vụ này.
Sổ này được thiết kế đặc biệt cho một loại nghiệp vụ, giúp đơn giản hóa quá trình chuyển sổ Thay vì phải chuyển từng nghiệp vụ riêng lẻ, chỉ cần tổng hợp số liệu của mỗi cột vào sổ cái một lần duy nhất khi chưa có nhật ký chuyên dùng.
Sổ nhật ký chuyên dụng được thiết kế để theo dõi một loại nghiệp vụ cụ thể, giúp việc quản lý mua bán, thu chi trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Hình thức sổ Nhật Ký Chung có nhược điểm là dễ xảy ra trùng lắp Do đó, khi đã sử dụng các nhật ký đặc biệt, các nghiệp vụ đã được ghi chép trong nhật ký đặc biệt sẽ không được ghi vào sổ Nhật Ký Chung nữa.
Sau đây là 2 mẫu sổ
Nhật ký mua hàng (mẫu sổ tờ rời)Nhật ký bán hàng (mẫu sổ tờ rời)
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐBTC ngày 20/3/2006 của
Phải trả người bán (ghi Có)
Số hiệu Ngày tháng Hàng hóa Nguyên vật liệu
Số trang trước chuyển sang
Mua xe LEAD chưa thanh toán tiền cho người bán
01562 6/6/2013 Mua phụ tùng xe Honda chính hãng chưa thanh toán tiền cho người bán
-Sổ này có ………….trang ,đánh số từ trang số 01 đến trang …….
- Ngày mở sổ ……… Đơn vị : Công ty Cổ phần G&H Địa chỉ : Số 8 Tổ 20 P.Yên Hòa - CG- HN
(Ký.họ tên) (Ký.họ tên) (Ký.họ tên,đóng dấu )
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Phải thu từ người mua (Ghi nợ)
Ghi có tài khoản doanh thu
Số trang trước chuyển sang
LEAD chưa thu tiền từ khách hàng
01271 6/12/2013 Bán phụ tùng Honda chưa thu tiền từ khách hàng
-Sổ này có ………….trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …….
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký.họ tên) (Ký.họ tên) (Ký.họ tên,đóng dấu ) Đơn vị : Công ty Cổ phần G&H Địa chỉ : Số 8 Tổ 20 P.Yên Hòa -CG-HN
3.3.2 Về quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý của công ty
Quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý của công ty cần được thực hiện một cách chi tiết và cụ thể hơn Các chi phí này cần được phân loại rõ ràng theo từng tài khoản, chẳng hạn như tài khoản 641, để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
642 phải chi tiết thêm TK cấp 2, như vậy sẽ dễ dàng hơn cho việc quản lý và hạch toán các chi phí phát sinh.
Cụ thể, em xin đưa ra 2 mẫu số chi tiết mở cho tài khoản cấp 2 của TK 641,
642 Và các tài khoản chi tiết tài khoản cấp 2 được mở tương tự.
BIỂU SỐ 3.3 Địa chỉ : Số 8 Tổ 20 P.Yên Hòa -CG-HN
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài
TỪ DIỄN GIẢI SỐ PHÁT
-Cộng phát sinh trong tháng
-Số dư cuối tháng -Sổ này có ………….trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …….
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký.họ tên) (Ký.họ tên) (Ký.họ tên,đóng dấu ) Đơn vị : Công ty Cổ phần G&H Địa chỉ : Số 8 Tổ 20 P.Yên Hòa -CG-HN
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng
TỪ DIỄN GIẢI SỐ PHÁT
CHÚ Số hiệu Ngày thỏng Nợ Cú Nợ Cú
-Cộng phát sinh trong tháng
-Số dư cuối tháng -Sổ này có ………….trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …….
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký.họ tên) (Ký.họ tên) (Ký.họ tên,đóng dấu
3.3.3 Về cách đánh số chứng từ
Để đảm bảo tính nhất quán trong việc đánh số chứng từ kế toán, cần thống nhất theo kỳ kế toán và đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn, không quá 5 chữ số Kết hợp với các ký hiệu chữ như "PXK" cho phiếu xuất kho và "PNK" cho phiếu nhập kho sẽ giúp kế toán dễ dàng kiểm tra và theo dõi.
3.3.4 Về công tác mở rộng thị trường và thu hồi công nợ Đội ngũ nhân viên phòng kinh doanh cũng như toàn công ty phải luôn tìm kiếm thị trường, tìm kiếm bạn hàng lâu dài Công ty nên khai thác các bạn hàng lớn như các Đơn vị : Công ty Cổ phần G&H đại lý bán xe máy, đại lý phụ tùng, các xưởng sửa chữa, vì những khách hàng này có đặc điểm sử dụng hay kinh doanh mặt hàng của công ty với số lượng nhiều.
Công ty Cổ phần G&H hiện đang có tình hình tiêu thụ hàng hóa ổn định và có xu hướng tăng trưởng Tuy nhiên, công ty cần chú trọng hơn đến chính sách chăm sóc khách hàng Để xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng, G&H nên thường xuyên áp dụng các chương trình giảm giá hoặc chiết khấu cho những khách hàng mua với số lượng lớn, giá trị hợp đồng cao, hoặc những khách hàng quen thuộc.
Khi xử lý các nghiệp vụ liên quan đến chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán, công ty sẽ áp dụng các tài khoản như TK 521 “Chiết khấu thương mại” và TK 635 “Chi phí tài chính” để thực hiện hạch toán.
