CÔNG TY CỔ PHẦN G& H
- Trước sự cạnh tranh gay gắt hiện nay Công ty Cổ phần G&H đã thực hiện 2 mục tiêu phát triển chính là Dịch vụ bán hàng tốt nhất và chất lượng sản phẩm tốt nhất. Cơng ty phải tích cực tham gia các hội thảo triển lãm trong nước và quốc tế và tìm kiếm thị trường mới.
- Cơng tác kế tốn nghiệp vụ bán hàng ở Công ty cũng được tổ chức khá khoa học và hợp lý, đáp ứng được phần nào yêu cầu quản lý cũng như việc cung cấp thông tin trong quản lý kinh tế
Thuận lợi:
- Cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty đã cung cấp được những thông tin chung cần thiết cho lãnh đạo công ty. Cơng tác kế tốn được phân cơng rõ ràng, cụ thể, phát huy tính chủ động, sáng tạo trong công việc.
- Việc tổ chức hạch toán ban đầu về bán hàng được thực hiện tốt. Chứng từ sổ sách được lập đầy đủ theo quy định của bộ Tài chính, có đầy đủ các yếu tố cần thiết và được quản lý chặt chẽ. Kế toán chi tiết về bán hàng ở Công ty được thực hiện tương đối tốt, số lượng và doanh thu bán hàng được theo dõi chi tiết theo từng nhóm hàng.
- Việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các phần hành kế tốn có liên quan trong cơng ty được thực hiện tốt. Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến thu – chi tiền mặt cuối tháng được đối chiếu với sổ quỹ.
Khó khăn:
- Về cơng tác kế tốn
Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung làm cho việc vào sổ Nhật ký chung khó khăn do số liệu nhiều, vào rất nhiều trang nhật ký, làm cho việc kiểm tra số liệu gặp trở ngại .
Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung nhưng lại khơng mở đầy đủ sổ nhật ký đặc biệt, cụ thể là sổ nhật ký mua hàng và nhật ký bán hàng. Điều này làm cho việc vào sổ cái các TK gặp nhiều khó khăn, cản trở việc đối chiếu kiểm tra khi sổ sách có sai sót.
Cơng ty tiến hành lập nhật ký vào cuối tháng mà không tiến hành theo hàng ngày hoặc định kỳ ngắn. Như vậy có ưu điểm là hàng ngày cơng việc của kế tốn sẽ thư thả hơn nhưng quan trọng hơn là không đảm bảo việc cập nhật thông tin, sẽ gây trở ngại cho việc lập báo cáo kế toán hàng tháng. Mặt khác hình thức Nhật ký chung cũng đem lại nhiều bất lợi, do đó Cơng ty nên xem xét lại việc quản lý sổ sách, chứng từ để tránh nhầm lẫn hoặc sai sót khơng đáng có .
- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp :
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí mà Cơng ty bắt buộc phải bỏ ra trong quá trình tiêu thụ sản phẩm. Những khoản thu này có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh cuối cùng của Công ty. Hiện nay, ở công ty Cổ phần G&H đã chi ra những khoản chi hết sức hợp lý và tiết kiệm nên đã đem lại doanh thu lớn cho Công ty.
Tuy nhiên , việc hạch toán những khoản chi này vẫn chưa được xem là hợp lý. Chi phí bán hàng và chi phí QLDN, thực tế mới chỉ được hạch tốn chung vào TK 641- “Chi phí bán hàng’’, TK 642 – Chi phí QLDN mà chưa mở TK chi tiết cho từng nội dung các khoản chi. Điều này làm cho việc theo dõi, hạch tốn những khoản chi phí này có phần chưa hợp lý.
- Cách đánh số chứng từ
Cách đánh số chứng từ (cụ thể như phiếu xuất kho), Công ty chưa đánh một cách khoa học và theo đúng quy định. Cách đánh số quá dài (5 chữ số) là khơng cần thiết, khó phân biệt giữa phiếu nhập kho và xuất kho gây khó khăn khi vào sổ sách kế tốn.
- Cơng tác mở rộng thị trường và thu hồi công nợ
Mặc dù, khách hàng lớn của Công ty đa phần là khách hàng quen nhưng vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng là khơng nhỏ. Đó là do chính sách thu hồi nợ của Cơng ty chưa được chú trọng đúng mức. Đặc biệt, Cơng ty chưa có chính sách khuyến khích khách hàng thanh tốn sớm trước hạn dẫn đến khó khăn trong việc thu hồi cơng nợ. Cơng ty nên có những ưu đãi với khách hàng hơn để thu hút thêm khách hàng mới. Doanh nghiệp nên có chính sách phù hợp để khắc phục tình trạng này.
-Về kế toán xác định kết quả bán hàng
Việc xác định kết quả bán hàng của Công ty được theo dõi chung, không chi tiết đối với từng mặt hàng. Cơng ty chưa hạch tốn chi tiết với từng mặt hàng, nhóm hàng, như vậy sẽ khơng sử lý được những chi phí khơng cần thiết và hướng phát triển kinh doanh những mặt hàng đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty
3.3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN G&H
Qua phần trên, ta có thể thấy sơ bộ thực trạng cơng tác kế tốn quản lý kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Cơng ty. Bên cạnh những tích cực, kế tốn bán hàng vẫn cịn một số điểm chưa hồn tồn hợp lý. Cơng ty cần có biện
pháp hồn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng.
Để các phương hướng hồn thiện có khả thi, trước hết cần phải đảm bảo yêu cầu sau:
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tơn trọng chế độ kế tốn. Kế tốn khơng chỉ là cơng cụ Quản lý của nhà nước, mỗi quốc gia đều có một cơ chế quản lý kinh tế tài chính nhất định và xây dựng một chế độ kế tốn thống nhất với nền kinh tế của mình. Việc tổ chức cơng tác kế tốn ở các đơn vị kinh tế cụ thể được phép vận dụng và cải tiến nhưng không bắt buộc phải dập khuôn hồn tồn theo chế độ, nhưng trong khn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ, tơn trọng cơ chế.
- Hồn thiện phải trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. Hệ thống kế toán ban hành mặc dù được soạn thảo cơng phu nhưng đó là một bản thiết kế tổng thể. Các doanh nghiệp bắt buộc phải áp dụng hệ thống đó nhưng được quyền sửa đổi trong phạm vi nhất định cho phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
- Hồn thiện phải đảm bảo đáp ứng được thơng tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý.
- Hoàn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí và mục đích của doanh nghiệp là kinh doanh có lãi, đem lại hiệu quả cao.
Trên cơ sở những yêu cầu đã đặt ra, với mong muốn được góp một phần nhỏ bé của mình vào hồn thiện kế tốn với lý luận đã được học tập và nghiên cứu, em mạnh dạn đề xuất một ý kiến sau:
3.3.1. Về cơng tác kế tốn
- Để đảm bảo tính cập nhật của thơng tin kế tốn , cũng như tính dần đều cơng việc kế tốn. Cơng ty nên quy định lập sổ nhật ký chung theo quy định kỳ 3 ngày 1 lần.
- Do cơng ty có nhiều khách hàng, nhiều chủng loại hàng hố nên khối lượng cơng việc tương đối nhiều, Cơng ty cần có kế hoạch tổ chức sao cho khoa học, hiện
đại giảm bớt nhiều phần việc địi hỏi nhiều cơng sức của cán bộ kế tốn. Để nâng cao trình độ nghiệp vụ quản lý của cán bộ kế tốn thì vài năm một lần các kế toán viên nên đổi phần hành của mình cho người khác. Qua đó mỗi người sẽ có một tầm nhìn khái qt hơn về kế tốn, hiểu sâu sắc từng phần hành công việc đồng thời khi quay trở lại công việc cũ sẽ làm tốt hơn. Hơn nữa việc làm đó sẽ tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc, tránh được trường hợp thực hiện trùng lắp giữa các phần hành riêng.
- Do đặc điểm kinh doanh của Công ty kinh doanh thương mại là mua hàng hoá vào và bán ra thị trường do đó nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền là nghiệp vụ chủ yếu trong kỳ. Việc mở nhật ký chuyên dùng (sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng, …)để theo dõi mua hàng, bán hàng, tình hình thu - chi sẽ nâng cao tính hiệu quả trong cơng tác kế tốn “bán hàng và xác định kết quả bán hàng” bởi vì sổ nhật ký đặc biệt có ưu điểm là:
+ Sổ này chỉ dành cho một loại nghiệp vụ, điều này rất thuận lợi cho công tác chuyển sổ (chỉ chuyển một lần tổng số liệu của mỗi cột vào sổ cái thay vì phải chuyển từng nghiệp vụ riêng biệt khi chưa có nhật ký chuyên dùng)
+ Sổ nhật ký chuyên dùng chỉ dùng cho một loại nghiệp vụ vì vậy việc theo dõi tình hình mua hàng, bán hàng, thu, chi được dễ dàng, thuận tiện.
Tuy nhiên hình thức sổ Nhật Ký Chung có hạn chế là dễ trùng lắp do vậy khi đã dùng các nhật ký đặc biệt thì những nghiệp vụ đã vào nhật ký đặc biệt thì khơng vào số Nhật ký chung nữa.
Sau đây là 2 mẫu sổ
Nhật ký mua hàng (mẫu sổ tờ rời) Nhật ký bán hàng (mẫu sổ tờ rời)
BIỂU SỐ 3.1 Mẫu số S03a3-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐBTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ MUA HÀNG Năm 2013 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ghi Nợ Phải trả người bán (ghi Có) Số hiệu Ngày
tháng Hàng hóa Nguyênvật liệu
Tài khoản khác Số hiệu Số tiền A B C D 1 2 E 3 4 Số trang trước chuyển sang 01250 5/5/2013 Mua xe LEAD chưa thanh toán tiền cho người bán 30560000 133 3056000 3361600 01562 6/6/2013 Mua phụ tùng xe Honda chính hãng chưa thanh tốn tiền cho người bán 17560000 133 1756000 19316000 ………… .. Cộng chuyển trang sau
-Sổ này có ………….trang ,đánh số từ trang số 01 đến trang ……. - Ngày mở sổ ……….
Ngày ……….tháng ……….năm …..
Người ghi sổ Kế tốn trưởng Giám đốc
SV : Hồng Mai Lan 96Lớp :CQ48/21.16
Đơn vị : Cơng ty Cổ phần G&H
(Ký.họ tên) (Ký.họ tên) (Ký.họ tên,đóng dấu )
BIỂU SỐ 3.2
Mẫu số S03a4-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm 2013 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua (Ghi nợ)
Ghi có tài khoản doanh thu (Ghi có) Số hiệu Ngày tháng Hàng hóa Thành phẩm Dịch vụ A B C D 1 2 3 4 Số trang trước chuyển sang 01270 26/11/2013 Bán xe LEAD chưa thu tiền từ khách hàng 34650000 31500000 01271 6/12/2013 Bán phụ tùng Honda chưa thu tiền từ khách hàng 16610000 15100000 Số chuyển trang sau
-Sổ này có ………….trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ……. - Ngày mở sổ ……….
Ngày ……….tháng ……….năm …..
Người ghi sổ Kế tốn trưởng Giám đốc
(Ký.họ tên) (Ký.họ tên) (Ký.họ tên,đóng dấu )
Đơn vị : Cơng ty Cổ phần G&H
3.3.2. Về quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý của cơng ty
- Việc quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý của công ty cần được chi tiết cụ thể hơn. Các chi phí phải được mở chi tiết theo từng TK. Nghĩa là TK 641, 642 phải chi tiết thêm TK cấp 2, như vậy sẽ dễ dàng hơn cho việc quản lý và hạch tốn các chi phí phát sinh.
Cụ thể, em xin đưa ra 2 mẫu số chi tiết mở cho tài khoản cấp 2 của TK 641, 642. Và các tài khoản chi tiết tài khoản cấp 2 được mở tương tự.
BIỂU SỐ 3.3
Địa chỉ : Số 8 Tổ 20 P.Yên Hòa -CG-HN
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6417 Chi phí dịch vụ mua ngồi
Ngày thỏn g ghi
sổ
CHỨNG
TỪ DIỄN GIẢI SỐ PHÁTSINH SỐ DƯ CHÚGHI
Số hiệu Ngày thỏng Nợ Cú Nợ Cú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 -Số dư đầu tháng …. -Cộng phát sinh trong tháng -Số dư cuối tháng
-Sổ này có ………….trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ……. - Ngày mở sổ ……….
Ngày ……….tháng ……….năm …..
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký.họ tên) (Ký.họ tên) (Ký.họ tên,đóng dấu )
BIỂU SỐ 3.4
SV : Hồng Mai Lan Lớp :CQ48/21.16
Đơn vị : Công ty Cổ phần G&H
Địa chỉ : Số 8 Tổ 20 P.n Hịa -CG-HN
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng Ngày thỏn g ghi sổ CHỨNG
TỪ DIỄN GIẢI SỐ PHÁTSINH SỐ DƯ CHÚGHI
Số hiệu thỏngNgày Nợ Cú Nợ Cú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 -Số dư đầu tháng …. -Cộng phát sinh trong tháng -Số dư cuối tháng
-Sổ này có ………….trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ……. - Ngày mở sổ ……….
Ngày ……….tháng ……….năm …..
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký.họ tên) (Ký.họ tên) (Ký.họ tên,đóng dấu
3.3.3. Về cách đánh số chứng từ
Về cách đánh số chứng từ phải được thống nhất theo kỳ kế toán, đánh theo số thứ tự từ nhỏ đến đến lớn ,không đánh quá dài ( 5 số) kết hợp cùng với các ký hiệu bằng chữ để thể hiện phiếu xuất kho: “PXK”, phiếu nhập kho: “PNK”, như vậy thì kế tốn dễ kiểm tra và theo dõi.
3.3.4. Về công tác mở rộng thị trường và thu hồi công nợ
Đội ngũ nhân viên phòng kinh doanh cũng như tồn cơng ty phải ln tìm kiếm thị trường, tìm kiếm bạn hàng lâu dài. Cơng ty nên khai thác các bạn hàng lớn như các
đại lý bán xe máy, đại lý phụ tùng, các xưởng sửa chữa,..vì những khách hàng này có đặc điểm sử dụng hay kinh doanh mặt hàng của công ty với số lượng nhiều.
Hiện nay tình hình tiêu thụ hàng hố của Cơng ty Cổ phần G&H rất ổn định và có xu thế tăng nhưng Cơng ty chưa chú trọng đến chính sách cho khách hàng. Để tạo mối quan hệ thân thiết hơn nữa với khách hàng công ty nên thường xuyên có các nghiệp vụ giảm giá hay chiết khấu khi khách hàng mua với số lượng lớn hay giá trị hợp đồng cao, hoặc khách hàng quen thuộc với Công ty.
Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh tốn, Cơng ty sẽ sử dụng một số tài khoản như TK 521 “Chiết khấu thương mại”, TK 635 “Chi phí tài chính” để hạch tốn.
* Chiết khấu thương mại : phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đó giảm trừ, hoặc thanh toỏn cho người mua hàng do họ đó mua hàng, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đó ghi trờn hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. Người mua được hưởng đó thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mại của doanh nghiệp đó quy định.
Khi ký kết hợp đồng kinh tế giữa hai bên, bên mua hàng mua với số lượng lớn thì cơng ty nên chiết khấu thương mại để khuyến khích khách hàng mua hàng với số lượng lớn hơn, như vậy công ty sẽ bán được nhiều hàng hơn.
- Khi phản ánh số chiết khấu thương mại
Nợ TK 521
Nợ TK 3331(1) Có TK 111, 131
* Chiết khấu thanh toán : là khoản tiền người bán giảm tiền cho người mua, do người mua thanh toán tiền mua hàng trước hạn theo hợp đồng.
Trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa 2 bên mua và bán, Cơng ty nên khuyến khích khách hàng thanh tốn ngay sau khi giao hàng bằng cách chiết khấu thanh toán thêm cho khách hàng (Cụ thể : Chiết khấu 2% khi thanh toán ngay, 1% khi
thanh tốn trong vịng 03 ngày). Như vậy công ty sẽ thu hồi vốn được nhanh hơn để tiếp tục quay vòng vốn để kinh doanh.
- Khi phản ánh số chiết khấu thanh toán cho người mua hàng hố. Nợ TK 635
Có TK 111, 131
- Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu thương mại sang TK 511 Nợ TK 511
Có TK 521
- Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu thanh tốn sang TK 911 – XĐKQ
Nợ TK 911 Có TK 635