LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản xuất
1.1.1: Vị trí của nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản xuất
Vật liệu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, quyết định không chỉ số lượng mà còn chất lượng sản phẩm Để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao, nguyên vật liệu cần đảm bảo quy cách, chủng loại và sự đa dạng Do đó, giá trị của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh là điều không thể phủ nhận.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, ba yếu tố thiết yếu là lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động Đối tượng lao động trong doanh nghiệp sản xuất cụ thể là nguyên vật liệu, chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm Nguyên vật liệu không chỉ là đầu vào quan trọng cho quá trình sản xuất mà còn là phần của hàng tồn kho cần được theo dõi, bảo quản và lập dự phòng khi cần thiết.
1.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Vật liệu đóng vai trò quan trọng trong sản xuất, do đó, kế toán vật liệu cần được thực hiện toàn diện để quản lý hiệu quả Việc này giúp đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các vật liệu cần thiết cho sản xuất Đồng thời, việc dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm sẽ ngăn ngừa mất mát và lãng phí trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:
Vật liệu là yếu tố quan trọng cấu thành sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành, do đó quản lý và hoạch toán vật liệu là hai điều kiện thiết yếu Việc hoạch toán vật liệu cần chính xác, kịp thời và đầy đủ để lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng về tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu, từ đó đưa ra các biện pháp quản lý phù hợp Hơn nữa, tính chính xác và kịp thời trong công tác hoạch toán cũng hỗ trợ cho việc tính toán giá thành của doanh nghiệp Dựa trên yêu cầu quản lý và đặc điểm của vật liệu, công tác hoạch toán cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
Ghi chép và tính toán chính xác tình hình cung cấp vật liệu là rất quan trọng, bao gồm các yếu tố như số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp Việc phản ánh kịp thời và kiểm tra chặt chẽ những thông tin này giúp đảm bảo hiệu quả trong quản lý và sử dụng nguồn vật liệu.
- Đánh giá phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý vật liệu, cần tính toán và phân bổ chính xác giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng, đồng thời kiểm tra chặt chẽ mức tiêu hao vật liệu Việc này giúp phát hiện kịp thời các trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích và ngăn chặn lãng phí.
Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán là yếu tố quan trọng trong việc ghi chép và phân loại số liệu về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Sổ kế toán cần phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho để tổng hợp tình hình hiện có và biến động tăng giảm của nguyên vật liệu Điều này giúp cung cấp số liệu kịp thời cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hiệu quả.
Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu để phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất hoặc chưa cần dùng Việc này giúp có biện pháp giải phóng và thu hồi vốn nhanh chóng, từ đó hạn chế thiệt hại cho doanh nghiệp.
Tham gia vào việc phân tích và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, cũng như theo dõi tình hình thanh toán với người bán và nhà cung cấp, đồng thời kiểm tra tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu có liên quan.
Những vấn đề chung về nguyên vật liệu
1.2.1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu
Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa, đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp Chúng được sử dụng để sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện dịch vụ, bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố lao động chính được sử dụng để gia công và chế biến thành sản phẩm Nguyên vật liệu có những đặc điểm quan trọng như tính chất vật lý, khả năng chế biến, và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.
+ Tham gia vào từng chu kỳ sản xuất để chế tạo ra sản phẩm mới thường không giữ lại hình thái vật chất ban đầu.
+ Giá trị của nguyên vật liệu sản xuất cũng được chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm
Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí Để đáp ứng nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp cần thường xuyên thu mua, dự trữ và quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu về số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị.
+ Ngoài ra giá trị nguyên vật liệu dự trữ thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động của doanh nghiệp.
1.2.2 Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng và bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại mang tính chất lý hóa và công dụng riêng biệt Sự biến động của nguyên vật liệu diễn ra liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh Tùy thuộc vào nội dung kinh tế và chức năng của chúng, nguyên vật liệu được phân chia thành các loại khác nhau.
- Nếu căn cứ vào nội dung kinh tế thì vật liệu được chia thành:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm mới.
Vật liệu phụ là những yếu tố lao động không phải là cơ sở vật chất chính của sản phẩm, nhưng chúng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng nguyên vật liệu chính và cải thiện chất lượng sản phẩm Chúng hỗ trợ cho công tác quản lý và sản xuất, bảo quản hiệu quả hơn Các ví dụ về vật liệu phụ bao gồm chỉ may, cúc áo và thuốc nhuộm.
+ Nhiên liệu: có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, hơi đốt, than củi….
Phụ tùng thay thế sửa chữa là các chi tiết và thiết bị cần thiết để thực hiện việc sửa chữa hoặc thay thế các bộ phận trong máy móc, bao gồm vòng bi, săm lốp, và đèn pha Việc sử dụng đúng phụ tùng không chỉ đảm bảo hiệu suất hoạt động của máy mà còn kéo dài tuổi thọ của thiết bị.
Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các phương tiện và công cụ cần thiết để lắp ráp và thi công các công trình xây dựng Những thiết bị này không chỉ bao gồm các máy móc cần lắp đặt mà còn cả các công cụ, khí cụ và vật liệu kết cấu hỗ trợ quá trình xây dựng.
Phế liệu là những vật liệu không còn sử dụng được, phát sinh trong quá trình sản xuất, bao gồm sắt thép, vỏ bao xi măng và các loại phế liệu thu hồi khi thanh lý tài sản.
+ Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng
- Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu thì vật liệu được chia thành:
* Vật liệu tự sản xuất
* Vật liệu có từ nguồn khác (được cấp, nhận vốn góp…)
1.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu giá trị của nó theo nguyên tắc nhất định.
Tất cả nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc phản ánh giá gốc, bao gồm giá mua, chi phí thu mua và chi phí vận chuyển, không tính thuế khấu trừ Tuy nhiên, theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho, nếu giá trị thực hiện được của nguyên vật liệu vào cuối kỳ thấp hơn giá gốc, doanh nghiệp có thể báo cáo theo giá trị thực hiện được trên báo cáo tài chính.
Giá trị có thể thực hiện được Giá trị có thể bán được tại thời điểm cuối kỳ
Chi phí phải bỏ thêm để bán được
1.2.3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.
Giá gốc ghi sổ vật liệu trong các trường hợp cụ thể được tính như sau:
Giá thực tế ghi sổ của vật liệu mua ngoài bao gồm trị giá mua ghi trên hóa đơn, đã trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua, cộng với các loại thuế không được hoàn lại và chi phí thu mua thực tế như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, thuê kho, thuê bãi, và các loại tiền phạt khác.
Khi mua vật liệu từ nước ngoài, thuế nhập khẩu sẽ được tính vào giá nhập kho Ngoài ra, thuế giá trị gia tăng (VAT) cũng sẽ được tính vào giá nhập nếu doanh nghiệp không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế.
Giá thực tế ghi sổ của vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất khi nhập kho phản ánh giá thành sản xuất thực tế của vật liệu đó.
Giá thực tế ghi sổ nhập kho đối với vật liệu thuê ngoài, gia công và chế biến bao gồm giá thực tế của vật liệu cùng với các chi phí liên quan đến việc thuê ngoài gia công và chế biến.
Giá thực tế ghi sổ đối với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức và cá nhân tham gia góp vốn được xác định bằng giá thoả thuận giữa các bên hoặc tổng giá thanh toán ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng, cộng với các chi phí tiếp nhận mà doanh nghiệp phải chi trả (nếu có).
- Với phế liệu: giá thực tế ghi sổ của phế liệu là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu.
Vật liệu được tặng hoặc thưởng sẽ có giá trị thực tế ghi sổ được xác định bằng giá thị trường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận, nếu có.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Khi xuất kho, lô hàng sẽ được tính theo giá thực tế của chính lô đó, do đó phương pháp này còn được gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có ít loại vật liệu hoặc vật liệu ổn định, dễ dàng tách biệt và nhận diện.
- Phương pháp giá thực tế hạch toán:
Ngoài các phương pháp cơ bản, kế toán còn áp dụng phương pháp giá hạch toán để giảm bớt khối lượng ghi chép và đảm bảo tính kịp thời của thông tin Phương pháp này giúp xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho một cách hiệu quả hơn trong công tác kế toán.
Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được ghi nhận theo giá hạch toán, có thể là giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định Vào cuối kỳ, kế toán sẽ thực hiện điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế dựa trên công thức đã định.
Giá thực tế từng loại xuất kho (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Trị giá hạch toán từng loại xuất kho * Hệ số giá từng loại
Hệ số giá có thể được xác định cho từng loại, nhóm hoặc vật liệu chính dựa trên yêu cầu và trình độ quản lý Việc sử dụng giá hạch toán để ghi chép hàng tồn kho là một kỹ thuật kế toán nhằm phản ánh kịp thời tình hình biến động của từng loại hàng tồn kho Giá trị của hàng tồn kho được tính theo phương pháp giá hạch toán tương ứng với sự tăng, giảm của từng loại hàng tồn kho theo phương pháp giá đơn vị bình quân trong suốt kỳ dự trữ.
1.3 Kế toán chi tiết vật liệu:
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hóa
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn cước vận chuyển
1.3.2 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu là rất quan trọng cho việc bảo quản và kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu Việc thực hiện kế toán chi tiết này không chỉ diễn ra tại kho mà còn được thực hiện tại phòng kế toán.
Kế toán chi tiết vật liệu có thể được thực hiện thông qua ba phương pháp chính: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư Mỗi phương pháp này mang lại cách tiếp cận khác nhau trong việc theo dõi và quản lý tài nguyên vật liệu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán.
1.3.2.1: Phương pháp thẻ song song.
- Nguyên tắc: ở kho chỉ ghi chép về mặt số lượng, ở phòng kế toán ghi chép cả về số lượng lẫn giá trị từng thứ NVL -Trình tự ghi chép:
Hàng ngày, thủ kho ghi chép số lượng nguyên vật liệu (NVL) thực nhập và thực xuất vào thẻ kho dựa trên các chứng từ liên quan Việc đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số lượng vật liệu thực tế trong kho là nhiệm vụ thường xuyên của thủ kho Sau khi cập nhật thẻ kho, thủ kho cần chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất về phòng kế toán hàng ngày hoặc theo định kỳ.
Tại phòng kế toán, cần mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết cho từng danh mục nguyên vật liệu (NVL) tương ứng với thẻ kho của từng kho, nhằm theo dõi số lượng và giá trị hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho Kế toán phải kiểm tra từng chứng từ ghi đơn giá và tính thành tiền, sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết liên quan Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ thẻ hoặc sổ để tính tổng số nhập, xuất và tồn của từng loại vật liệu, đối chiếu với thẻ kho, và lập báo cáo tổng hợp về giá trị nhập xuất tồn kho để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra.
Với cách ghi chép, kiểm tra và đối chiếu như trên, phương pháp có những ưu nhược điểm:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, để kiểm tra, đối chiếu.
Việc ghi chép giữa kho và kế toán gặp phải nhược điểm là sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, điều này làm giảm hiệu quả kiểm tra của kế toán Hơn nữa, quá trình kiểm tra và đối chiếu chủ yếu chỉ được thực hiện vào cuối tháng, dẫn đến hạn chế trong việc phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót.
- Phạm vi áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít loại VL.
1.3.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Bảng kê Nhập, Xuất, Tồn kho vật liệu
Sổ kế toán tổng hợp
+ Ở kho: Theo phương pháp này thì việc của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song.
Trong phòng kế toán, kế toán viên thực hiện việc mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của các vật liệu theo từng kho trong suốt cả năm Sổ đối chiếu luân chuyển được ghi chép một lần mỗi tháng vào cuối tháng.
- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
- Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lập giữa kho và kế toán về mặt số lượng và hạn chế chức năng kiểm tra của kể toán.
- Điều kiện áp dụng: Đối với những doanh nghiệp có khối lượng chủng loại vật tư không quá nhiều, phù hợp với trình độ kế toán còn chưa cao.
Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
1.3.2.3 Phương pháp sổ số dư.
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ đối chiếu luân chuyển
Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ xong, thủ kho sẽ tập hợp toàn bộ chứng từ nhập xuất kho theo phương pháp song song kỳ và phân loại chúng theo từng nhóm nguyên liệu theo quy định.
Trong phòng kế toán, khi nhận chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu với các chứng từ liên quan, xác nhận việc phân loại chứng từ của thủ kho, đồng thời ghi giá hạch toán và tính thành tiền cho chứng từ đó.
- Ưu điểm: tránh được sự trùng lặp giữa kho và kế toán về mặt số lượng.
- Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi việc kiểm tra và đối chiếu giữa kho và kế toán xuất khó khăn, khó phát hiện sai sót.
- Phạm vi áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có khối lượng vật liệu nhập xuất nhiều, thường xuyên.
Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp sổ số dư.
Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Giấy giao nhận chứng từ nhập
Bảng kê luỹ kế chứng từ nhập
Giấy giao nhận chứng từ xuất
Bảng kê luỹ kế chứng từ xuất
Bảng tổng hợp Nhập, xuất, tồn
Để hạch toán vật liệu và hàng tồn kho, kế toán có thể áp dụng hai phương pháp: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ Việc lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ cán bộ kế toán và quy định chế độ kế toán hiện hành Hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp, bao gồm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm và hàng hoá, là tài sản lưu động tồn tại dưới hình thái vật chất.
1.4.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
1.4.1.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng:
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hàng tồn kho một cách liên tục, cho phép kế toán xác định chính xác lượng nhập, xuất và tồn kho của từng loại hàng hóa Phương pháp này được ưa chuộng tại Việt Nam nhờ vào độ chính xác cao và khả năng cung cấp thông tin kịp thời về hàng tồn kho Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp này, kế toán cần sử dụng các tài khoản phù hợp.
Tài khoản 152, được gọi là "Nguyên liệu, vật liệu", dùng để theo dõi giá trị và tình hình biến động của nguyên liệu và vật liệu theo giá thực tế Tài khoản này cho phép mở chi tiết theo từng loại, nhóm, hoặc thứ, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và phương pháp tính toán.
+ Phản ánh giá trị thực tế của nguyên, vật liệu nhập kho trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng…).
+ Phản ánh giá trị của nguyên, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Giá trị vật liệu thu hồi nhập kho.
Bài viết phản ánh giá trị thực tế của nguyên liệu và vật liệu xuất kho trong kỳ, đồng thời ghi nhận giá trị của nguyên vật liệu được trả lại cho người bán hoặc những khoản giảm giá, chiết khấu thương mại.
+ Phản ánh giá trị nguyên vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê.
Dư nợ: Giá trị thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản 151, hay còn gọi là "Hàng mua đi đường", được sử dụng để theo dõi các nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua hoặc cam kết mua Những tài sản này đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa được nhập kho tính đến cuối tháng, bao gồm cả số hàng đang gửi tại kho của người bán.
Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường tăng thêm trong kỳ.
Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho của đơn vị.
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 133, 331, 111, 112, 632….
Khi hàng hóa đến nơi, căn cứ vào giấy báo nhận hàng, có thể thành lập ban kiểm nhận để kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách vật liệu Kết quả kiểm nhận sẽ được ghi vào “Biên bản kiểm nhận vật tư” Bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” dựa trên hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận, sau đó giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số lượng vật liệu vào phiếu và chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ Nếu phát hiện có sự thừa, thiếu hoặc sai quy cách, thủ kho cần báo cho bộ phận cung ứng và cùng người giao lập biên bản.
Doanh nghiệp áp dụng thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ sẽ tách riêng thuế GTGT đầu vào khỏi giá thực của vật liệu Khi thực hiện mua bán hàng hoá có hóa đơn và chứng từ đầy đủ, phần giá mua chưa thuế sẽ được ghi tăng giá trị vật tư mua vào, trong khi thuế GTGT đầu vào sẽ được ghi vào số được khấu trừ.
Kế toán sử dụng tài khoản 133 (1331) -Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá dịch vụ mua ngoài.
Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sẽ ghi thuế GTGT đầu vào vào giá thực tế của nguyên vật liệu nếu cơ sở sản xuất không đủ điều kiện để tính thuế theo phương pháp khấu trừ Trong trường hợp này, kế toán không sử dụng tài khoản 133 “Thuế GTGT đầu vào”, nhưng phương pháp hạch toán vẫn tương tự như khi tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
1.4.1.3 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:
* Kế toán tổng hợp tăng NVL:
- Tăng vật liệu do mua ngoài
- Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về:
Khi tiếp nhận hàng hoá nhập kho, cần dựa vào hóa đơn, phiếu nhập và biên bản kiểm nhận Nếu hàng hóa nhận đủ theo hóa đơn và đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng, kế toán sẽ ghi nhận.
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế của vật liệu nhập kho
Nợ TK 133(1): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán Khi trả tiền hoặc ứng trước cho người bán:
+ Chi phí thu mua thực tế phát sinh:
Nợ TK 152: Chi phí thực tế
Nợ TK 133(1): Thuế GTGT đầu vào của chi phí (nếu có).
Doanh nghiệp có tài khoản 111, 112, 331 cần ghi nhận tổng giá thanh toán Trong trường hợp doanh nghiệp được hưởng giảm giá hàng mua do mua số lượng lớn, hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc giao hàng chậm, kế toán sẽ ghi nhận hàng đã mua trả lại cho chủ hàng.
Nợ TK 331: Trừ vào số tiền còn nợ người bán
Nợ TK 111, 112: Số tiền người bán trả lại
Nợ TK 138(8): Số được người bán chấp thuận nhưng chưa trả
Có TK 152: Xuất kho số giảm giá hàng mua được hưởng, hàng trả lại
Có TK 133(1): Thuế GTGT của số giảm giá hay hàng mua trả lại
Khi nhận được hóa đơn nhưng hàng hóa vẫn chưa về kho, kế toán cần lưu hóa đơn vào tập hồ sơ "Hàng mua đang đi đường" cho đến khi hàng về Nếu hàng về trong tháng, kế toán sẽ ghi sổ như bình thường.
+ Nếu cuối tháng hàng chưa về, căn cứ vào hoá đơn kế toán phản ánh giá trị hàng đang đi đường vào TK 151:
Nợ TK 151: Hàng đang đi trên đường.
Nợ TK 133(1): Thuế NVL được khấu trừ
+ Sang tháng sau khi “Hàng đang đi đường” về nhập kho hoặc chuyển giao các bộ phận sản xuất hay khách hàng, tuỳ từng trường hợp kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá thực tế của vật liệu nhập kho
Nợ TK 1541: CP NVL trực tiếp.
Nợ TK 642: CP quản lý doanh nghiệp
Có TK 151: Hàng mua đang đi đường + Các chi phí liên quan đến thu mua NVL phù thuộc vào các chứng từ liên quan để ghi sổ kế toán.
Nợ TK 133: Thuế NVL được khấu trừ.
- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn
Trong tháng, nếu hàng hóa về nhưng chưa có hóa đơn, bạn vẫn có thể thực hiện thủ tục nhập kho như bình thường Tuy nhiên, cần lưu ý không ghi sổ ngay mà giữ phiếu nhập kho trong hồ sơ "Hàng về chưa có hóa đơn" Nếu đến cuối tháng hóa đơn được gửi đến, bạn có thể ghi sổ theo quy định.
+ Nhưng nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán sau:
Nợ TK 152(chi tiết vật liệu): Giá tạm tính
Khi sử dụng TK 331 để ghi nhận giá tạm tính, kế toán sẽ điều chỉnh sổ sách khi nhận được hóa đơn tháng sau nếu giá hóa đơn khác với giá tạm tính Việc điều chỉnh này sẽ được thực hiện theo một trong các phương pháp phù hợp với giá thực tế.
Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ:
Nợ TK 152(chi tiết vật liệu): Giá tạm tính
Có TK 331: Giá tạm tính Sau đó ghi giá thực tế (theo giá hoá đơn) bằng bút toán thường:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế của vật liệu nhập kho
Nợ TK 133(1): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán
Phương pháp 2 liên quan đến việc điều chỉnh sự chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế trên hóa đơn Nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế, cần ghi bút toán đỏ để thể hiện sự giảm chênh lệch này.
Nợ TK 152(chi tiết vật liệu): Chênh lệch giảm
Nợ TK 133(1): Thuế GTGT hàng mua ghi trên hoá đơn
Có TK 331: Tổng giá thanh toán Nếu giá thực tế > giá tạm tính thì ghi bút toán bình thường (chênh lệch tăng)
Nợ TK 152(chi tiết vật liệu): Chênh lệch tăng.
Nợ TK 133(1): Thuế GTGT hàng mua ghi trên hoá đơn
Có TK 331: Tổng giá thanh toán
Nếu giá hoá đơn trùng với giá tạm tính, kế toán sẽ ghi lại ngày và số hoá đơn, đồng thời phản ánh bút toán thuế GTGT được khấu trừ cho hàng hóa mua vào.
Nợ TK 133(1): Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Phải trả người bán
- Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn:
+ Nếu nhập toàn bộ hàng
Nợ TK 152(chi tiết vật liệu): Trị giá toàn bộ số hàng
Nợ TK 133(1): Thuế GTGT theo hoá đơn
Có TK 338(1): Trị giá hàng thừa chưa có thuế
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn + Căn cứ quyết định số hàng thừa:
Nếu nguyên nhân là do bên bán:
(-) Nếu trả lại cho người bán:
Nợ TK 338(1): Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 152: Xuất kho trả lại số hàng thừa (-) Nếu doanh nghiệp mua tiếp số hàng thừa:
Nợ TK 338(1): Trị giá hàng thừa đã xử lý
Nợ TK 133(1): Thuế GTGT của hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán của hàng thừa Nếu chưa rõ nguyên nhân (ghi tăng thu nhập khác):
Nợ TK 338(1): Trị giá hàng thừa chưa có thuế
Kế toán kiểm kê và đánh giá lại vật liệu, dự phòng giảm giá vật liệu
1.5.1 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu 1.5.1.1 kế toán kiểm kê vật liệu
Quản lý nguyên vật liệu yêu cầu các doanh nghiệp thực hiện kiểm kê để xác định lượng tồn kho thực tế của từng loại vật tư Việc đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán giúp xác định lượng thừa thiếu, từ đó có thể xử lý kịp thời các vấn đề liên quan.
Doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ hoặc kiểm kê chọn mẫu tùy thuộc vào điều kiện và yêu cầu quản lý Thời hạn kiểm kê có thể được xác định định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc trong các trường hợp bất thường, phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Phương pháp kê khai thường xuyên + Trường hợp vật liệu tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê:
Có TK 632: Thừa trong định mức
Có TK 3381: Thừa chưa rõ nguyên nhân + Trường hợp giảm khi kiểm kê, đánh giá lại:
Nợ TK 412: Chênh lệch giảm
Có TK 152: Giá trị vật liệu
- Phương pháp kiểm kê định kỳ:
+ Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tính ra giá thực tế tồn kho vật liệu cuối kỳ
Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ
Nợ TK 151: Giá vật liệu đang đi đường cuối kỳ
Có TK 6111: Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ
+ Giá trị vật liệu thiếu hụt, mất mát căn cứ vào biên bản kiểm kê cuối kỳ kế toán ghi:
Nợ TK 138(8): Phải thu người phạm lỗi
Nợ TK 334: Khấu trừ vào lương
Nợ TK 138(1): Thiếu chưa rõ nguyên nhân
Nợ TK 632: Các khoản thiếu hụt, mất mát hàng tồn kho đã trừ đi các khoản bồi thường
Có TK 6111: Trị giá vật liệu thiếu hụt
1.5.1.2 Kế toán đánh giá lại vật liệu Để quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả Doanh nghiệp thường xuyên phải tổ chức đánh giá lại nguyên vật liệu Kế toán căn cứ vào biên bản đánh giá lại nguyên vật liệu để hoạch toán đúng phần tăng giảm nguyên vật liệu do đánh giá lại so với sổ sách kế toán.
1.5.2: Kế toán dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho :
1.5.2.1 Khái niệm, nguyên tắc lập dự phòng
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thiết lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính, nhằm ghi nhận sự giảm sút dự kiến về giá trị so với giá gốc của hàng tồn kho Điều này giúp xác định giá trị thực của hàng tồn kho một cách chính xác.
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định cho từng loại hàng tồn kho cụ thể và được tổng hợp vào bảng kê chi tiết Bảng kê này là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện hoạch toán vào giá vốn hàng bán.
- TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Dùng để theo dõi tình hình trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Số dư có: Dự phòng giảm giá hàng tồn hiện còn
- Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập vào cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán trước và chưa sử dụng hết, doanh nghiệp cần xem xét lại giá trị hàng tồn kho để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Số chênh lệch lớn hơn kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nếu khoản giám giá dự phòng hàng tồn kho cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá chưa sử dụng hết ở cuối kỳ trước, kế toán sẽ ghi nhận số chênh lệch này.
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán
Các hình thức ghi sổ kế toán
Sổ kế toán là công cụ thiết yếu cho kế toán viên, giúp ghi chép và hệ thống hóa thông tin kế toán theo thời gian và đối tượng.
Hình thức tổ chức sổ kế toán kết hợp nhiều loại sổ khác nhau, dựa trên chức năng ghi chép, cấu trúc và nội dung phản ánh Tất cả được sắp xếp theo một trình tự nhất định và dựa trên chứng từ gốc.
Các doanh nghiệp, tùy thuộc vào loại hình, quy mô và điều kiện kế toán, sẽ áp dụng các hình thức sổ kế toán khác nhau Tuy nhiên, có thể tổng hợp lại thành năm hình thức sổ sách kế toán cơ bản.
- Hình thức Nhật ký chung.
- Hình thức Nhật ký - Sổ Cái.
- Hình thức Chứng từ ghi sổ.
- Hình thức Nhật ký - Chứng từ.
- Hình thức kế toán máy
1.6.1 Hình thức Nhật ký chung
Hàng ngày, kế toán ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung dựa trên các chứng từ nhập, xuất như phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung được sử dụng để ghi sổ Cái của các tài khoản như TK 152 và TK 331.
Nếu đơn vị thực hiện mở sổ kế toán chi tiết, thì bên cạnh việc ghi chép trong sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ cũng cần được ghi vào các sổ kế toán chi tiết tương ứng.
Khi đơn vị mở Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ liên quan Định kỳ từ 5 đến 10 ngày hoặc vào cuối tháng, tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ, cần tổng hợp số liệu từ Nhật ký đặc biệt và ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại bỏ các số liệu trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
1 6.2 Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kế toán được ghi nhận trong Nhật ký - Sổ cái, là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất kết hợp phản ánh theo thời gian và hệ thống Tất cả tài khoản của doanh nghiệp được thể hiện trên cả hai bên Nợ - Có trong cùng một vài trang sổ Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc là căn cứ để ghi vào sổ, mỗi chứng từ sẽ chiếm một dòng trong Nhật ký - Sổ cái Cuối kỳ, cần khoá sổ thẻ kế toán chi tiết và lập tổng hợp để đối chiếu với Nhật ký - Sổ cái.
1.6.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Hình thức này phù hợp với tất cả các loại đơn vị và dễ dàng áp dụng máy tính Tuy nhiên, việc ghi chép có thể bị trùng lặp, dẫn đến việc lập báo cáo thường bị chậm trễ, đặc biệt trong điều kiện thủ công Sổ sách trong hình thức này có thể gặp nhiều khó khăn.
Sổ cái là công cụ quan trọng trong kế toán, được sử dụng để hạch toán tổng hợp Mỗi tài khoản sẽ được ghi chép trên nhiều trang sổ cái, với cấu trúc có thể là ít cột hoặc nhiều cột, giúp phân loại và theo dõi các giao dịch tài chính một cách hiệu quả.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là công cụ quản lý quan trọng, ghi lại toàn bộ chứng từ ghi sổ được lập trong tháng Sổ này giúp kiểm soát chặt chẽ các chứng từ và đối chiếu với bảng cân đối phát sinh Mỗi chứng từ ghi sổ sau khi hoàn thành đều phải được đăng ký vào sổ để nhận số hiệu và ngày tháng Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm).
Ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
Bảng cân đối tài khoản là công cụ quan trọng để phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các loại tài sản và nguồn vốn ở đầu kỳ, trong kỳ và cuối kỳ Mục đích chính của bảng này là kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép các giao dịch tài chính.
Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết được sử dụng để ghi nhận các đối tượng cần hạch toán cụ thể, bao gồm vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất và tiêu thụ.
1.6.4 Hình thức Nhật ký chứng từ
Hình thức kế toán này thích hợp cho doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ lớn và điều kiện kế toán thủ công, giúp dễ dàng chuyên môn hóa cán bộ kế toán Tuy nhiên, yêu cầu trình độ kế toán phải cao và không phù hợp với việc sử dụng máy tính trong kế toán Sổ sách kế toán trong hình thức này bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau.
Sổ nhật ký chứng từ là một công cụ quản lý tài chính quan trọng, được mở hàng tháng cho các tài khoản có nội dung kinh tế tương đồng và liên quan Sổ này ghi nhận các phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên quan, kết hợp giữa phương pháp ghi chép theo thời gian và hệ thống Việc sử dụng sổ nhật ký chứng từ giúp doanh nghiệp thực hiện hạch toán tổng hợp và phân tích hiệu quả hơn.
Sổ cái là tài liệu ghi chép chi tiết cho từng tài khoản tổng hợp trong suốt năm, được phân chia theo từng tháng Nó bao gồm các thông tin như số dư đầu kỳ, số phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng, và số phát sinh bên Có của tài khoản chi, được tổng hợp từ Nhật ký và chứng từ liên quan.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CPTM & XNK THANH XUÂN
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CPTM & XNK THANH XUÂN
Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty
Công ty Thanh Xuân đã trải qua một quá trình phát triển liên tục từ khi thành lập, với sự nâng cao về quy mô và trình độ quản lý Ban đầu, công ty chỉ có cơ sở vật chất hạn chế, nhưng nhờ nỗ lực không ngừng để thích ứng với thị trường và nhu cầu người tiêu dùng, hiện nay công ty đã xây dựng được đội ngũ cán bộ có trình độ cao và giàu kinh nghiệm, cùng với lực lượng công nhân lành nghề Công ty cũng đã đầu tư vào máy móc hiện đại và sản phẩm của mình, phục vụ cho nhiều đối tượng trong nước và xuất khẩu Ban giám đốc luôn tìm kiếm các định hướng phát triển mới nhằm nâng cao vị thế của công ty, mang lại thu nhập cao và ổn định cho cán bộ công nhân.
Công ty không ngừng mở rộng sản xuất và ký kết hợp đồng với các đối tác trong và ngoài nước Sản phẩm của công ty đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng, với chất lượng cao và mẫu mã đa dạng Nhờ đó, công ty ngày càng khẳng định vị trí và uy tín của mình trên thị trường.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn gàng, phù hợp với năng lực của từng nhân viên Công ty đã nhanh chóng áp dụng chế độ kế toán mới, đảm bảo công tác kế toán nguyên vật liệu tuân thủ đầy đủ các quy định Hệ thống sổ sách được duy trì chi tiết và rõ ràng Công ty cũng chú trọng đến quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ đến sử dụng, nhận thức rõ ràng về ảnh hưởng của chi phí nguyên vật liệu đối với giá thành sản phẩm.
Qua thời gian thực tập tại Công ty em cũng thấy được những ưu điểm và nhược điểm về quản lý và sử dụng nguyên vật liệu như sau.
Công ty đã thành lập một bộ phận tiếp liệu chuyên trách để thu mua nguyên vật liệu, đảm bảo sự cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu thực tế.
Công ty đã quản lý hiệu quả khâu dự trữ với khối lượng vật tư lớn và đa dạng, đảm bảo cung cấp kịp thời cho sản xuất mà không xảy ra tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu hay ngừng sản xuất Đơn vị đã xác định mức dự trữ hợp lý, giúp quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và không bị gián đoạn.
Hệ thống kho tàng của Công ty được sắp xếp hợp lý, phù hợp với phân loại vật liệu đã thu mua, nhằm phục vụ hiệu quả cho sản xuất may mặc quần áo.
Nguyên vật liệu được sử dụng đúng mục đích sản xuất và được quản lý dựa trên định mức trước khi xuất Khi có nhu cầu, các bộ phận phải gửi giấy đề xuất lên phòng kinh doanh để được ban lãnh đạo xem xét và ký duyệt Quy trình này đảm bảo quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ, góp phần quan trọng vào việc hạ thấp giá thành sản phẩm.
Mặc dù có nhiều ưu điểm, việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong Công ty vẫn tồn tại một số hạn chế cần cải tiến, nhằm đảm bảo nguyên vật liệu được quản lý và sử dụng một cách hợp lý hơn.
- Trong công tác quản lý nguyên vật liệu:
Công ty chưa áp dụng sổ danh điểm vật tư với mã quy định cho từng loại, gây khó khăn trong việc theo dõi vật tư Hệ quả là vật tư mua về không được kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng và chủng loại, dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo tiêu chuẩn.
-Về công tác kế toán chi tiết vật liệu:
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
xuất tính giá thành sản phẩm, thì tính giá thành sản phẩm được xác định theo công thức:
Zsp = Sp dở dang + cphí thực tế phát – Sp dở dang – Giá trị phế liệu đầu kỳ sinh trong kỳ cuối kỳ thu hồi
Hạch toán giá trị phế liệu thu hồi và tận dụng sẽ giúp giảm giá thành sản phẩm Tuy nhiên, việc hạch toán vật liệu tại kho và phòng kế toán hiện vẫn còn xảy ra tình trạng trùng lặp quá nhiều.
Việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu gặp khó khăn khi kế toán không mở sổ riêng cho từng người bán, dẫn đến việc không theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán Sử dụng một sổ để theo dõi tất cả người bán khiến kế toán chỉ có thể ghi sổ chi tiết số 2 vào cuối tháng, sau khi đã tập hợp chứng từ Điều này không chỉ làm tăng khối lượng công việc vào cuối tháng mà còn không đảm bảo việc theo dõi thường xuyên tình hình thanh toán với người bán trong tháng.
Khi lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công ty cần tập hợp chứng từ vào cuối tháng Tài khoản 152 sẽ được mở chi tiết thành tài khoản 1521 khi xuất dùng nguyên vật liệu.
Khi tổng hợp số liệu cho các tài khoản TK1522 và TK1523, kế toán chỉ tổng hợp chung cho TK152 mà không phân chia chi tiết theo từng tài khoản con Việc này dẫn đến sự không chính xác trong việc ghi Nợ cho các tài khoản, ảnh hưởng đến việc phản ánh đúng đối tượng sử dụng trong các mẫu biểu kế toán.
3.2: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
3.2.1 Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Theo hình thức Nhật ký chung, hàng ngày, các nghiệp vụ được ghi vào sổ Nhật ký chung dựa trên chứng từ Sau đó, số liệu từ Nhật ký chung được chuyển vào sổ Cái theo tài khoản kế toán tương ứng Nếu đơn vị có sổ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào sổ này.
3.2.2 Hoàn thiện việc nhập-xuất-tồn kho vật liệu:
Công ty cần thiết lập quy chế quản lý nguyên vật liệu rõ ràng, từ khâu thu mua đến bảo quản và sử dụng Quy chế này phải chỉ ra trách nhiệm cụ thể của từng phòng ban và cá nhân để đảm bảo hiệu quả trong quá trình quản lý.
Cán bộ thu mua vật liệu cần rõ ràng về trách nhiệm của mình trong việc bàn giao chứng từ đầy đủ và kịp thời cho phòng kế toán Điều này giúp kế toán hạch toán chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập kho, đồng thời theo dõi và giám sát tình hình biến động của nguyên vật liệu trong quý.
Khi nhập kho nguyên vật liệu, dù khối lượng và giá trị có lớn hay nhỏ, việc tuân thủ đúng thủ tục nhập kho là rất quan trọng, ngoại trừ một số trường hợp nhập vật phẩm có giá trị thấp như bút bi hay băng dính có thể thực hiện theo quy trình đơn giản Việc thực hiện đúng quy trình nhập kho không chỉ giúp hạn chế những rủi ro mà còn giúp kịp thời phát hiện và xử lý các vật liệu kém chất lượng.
Nguyên vật liệu sau khi thu mua cần thực hiện thủ tục nhập kho để đảm bảo kế toán có thể kiểm tra và giám sát việc sử dụng hiệu quả Điều này cũng giúp kế toán hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm Công ty nên thành lập ban kiểm nghiệm vật liệu để kiểm tra kỹ lưỡng cả về số lượng và chủng loại khi nguyên vật liệu được nhập kho, từ đó đảm bảo chất lượng và quy cách của nguyên vật liệu.
3.2.3 Hoàn thiện việc ghi chép sổ chi tiết số 2 :
Công ty nên mở sổ chi tiết thanh toán cho từng nhà cung cấp để theo dõi tình hình thanh toán một cách chính xác, theo quy định kế toán hiện hành Việc sử dụng một sổ chung cho tất cả khách hàng dẫn đến việc kế toán chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng, không theo dõi thường xuyên các giao dịch với người bán Điều này sẽ không phản ánh đúng các nghiệp vụ liên quan đến thu mua nguyên vật liệu Do đó, công ty cần thiết lập sổ riêng cho các nhà cung cấp có mối quan hệ thường xuyên, trong khi những nhà cung cấp ít giao dịch có thể được ghi chung trong một sổ.
3.2.4 Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu :
Mục đích của hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn (N-X-T) từng loại vật liệu về số lượng và giá trị, nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp Việc hạch toán cần tổ chức theo từng kho và từng loại vật liệu, sử dụng phương pháp phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp Mỗi phương pháp hạch toán có những ưu điểm riêng, do đó, điều kiện áp dụng cũng khác nhau; một phương pháp có thể hiệu quả cho doanh nghiệp này nhưng không phù hợp với doanh nghiệp khác.
Áp dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả công tác kế toán Phương pháp này không chỉ giảm khối lượng công việc mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra giữa kho và phòng kế toán.
Công ty hiện đang sử dụng phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu, phương pháp này hoàn toàn phù hợp với nhu cầu và quy trình của công ty.
Bài viết này trình bày một số ý kiến cá nhân về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thanh Xuân Tuy nhiên, do còn hạn chế về năng lực và kinh nghiệm thực tiễn, các đề xuất đưa ra chưa phải là giải pháp tối ưu, mà chỉ mang tính chất tham khảo nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty.
