NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá Nguyên vật liệu
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu
Vật liệu là các đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật chất, đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp Chúng được sử dụng để sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện dịch vụ, cũng như phục vụ cho việc bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
1.1.1.2 Đặc điểm: Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất- kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ Khi tham gia vào hoạt động sản xuất - kinh doanh, vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn Vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia công ty, …, trong đó, chủ yếu là do doanh nghiệp mua ngoài.
1.1.1.3 Vai trò của nguyên vật liệu:
Vật liệu đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt đối với các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp, nông nghiệp và xây dựng, nơi chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất Chất lượng và số lượng sản phẩm phụ thuộc trực tiếp vào nguyên vật liệu, vì chỉ khi đảm bảo quy cách và chủng loại đa dạng, sản phẩm mới đáp ứng được yêu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội Do đó, giá trị của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh là không thể phủ nhận.
Một doanh nghiệp không thể hoạt động hiệu quả nếu thiếu lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động Con người, với vai trò chủ thể lao động, sử dụng tư liệu và đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất Trong ngành sản xuất công nghiệp, nguyên vật liệu là biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm và là yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp, không chỉ là đầu vào của quá trình sản xuất mà còn là phần thiết yếu trong hàng tồn kho, cần được theo dõi, bảo quản và lập dự phòng khi cần thiết.
Công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất đóng vai trò quan trọng, cần được thực hiện toàn diện nhằm quản lý hiệu quả vật liệu Điều này giúp đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời và đồng bộ các vật liệu cần thiết cho sản xuất, đồng thời dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm Việc này cũng góp phần ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu
Vật liệu trong doanh nghiệp rất đa dạng về loại hình, giá trị, công dụng và nguồn gốc Do đó, việc phân loại vật liệu là cần thiết để hỗ trợ cho công tác hạch toán và quản lý hiệu quả.
Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu được chia thành các loại như sau:
Nguyên, vật liệu chính là những thành phần cơ bản mà sau quá trình gia công và chế biến sẽ tạo nên cấu trúc vật chất chủ yếu của sản phẩm.
Vật liệu phụ là những thành phần hỗ trợ trong quá trình sản xuất, kết hợp với vật liệu chính để điều chỉnh màu sắc, hình dáng, mùi vị, hoặc nhằm bảo quản và phục vụ cho hoạt động của các tư liệu lao động Các ví dụ về vật liệu phụ bao gồm dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng và giẻ lau.
Nhiên liệu là các vật liệu được sử dụng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất và kinh doanh, bao gồm than, củi, xăng dầu, hơi đốt và khí đốt.
-Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho các máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải …;
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại vật liệu và thiết bị như vật kết cấu, công cụ, khí cụ, cũng như các thiết bị cần lắp và không cần lắp Doanh nghiệp đầu tư vào những vật liệu và thiết bị này nhằm phục vụ cho các dự án xây dựng cơ bản.
Phế liệu là các vật liệu thu được từ quá trình sản xuất hoặc khi thanh lý tài sản, bao gồm những thứ có thể tái sử dụng hoặc bán ra ngoài như phôi bào, vải vụn, gạch, sắt, và nhiều loại khác.
-Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng v.v…
0.1.3 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu
Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu.
Theo quy định, vật liệu được ghi nhận theo giá thực tế, tức là giá gốc Điều này có nghĩa là khi nhập kho hoặc xuất kho, giá trị vật liệu sẽ được phản ánh trên sổ sách dựa trên giá thực tế.
1.1.3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.
Giá gốc ghi sổ vật liệu trong các trường hợp cụ thể được tính như sau:
Giá thực tế của vật liệu mua ngoài được ghi sổ bao gồm trị giá mua ghi trên hóa đơn, đã trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua, đồng thời cộng thêm các loại thuế không hoàn lại và các chi phí thu mua thực tế như vận chuyển, bốc dỡ, bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, thuê kho, thuê bãi, và tiền phạt lưu kho.
Trong doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, giá thực tế của vật liệu không bao gồm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Thay vào đó, giá này bao gồm các khoản thuế không được hoàn lại như thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
Giá thực tế ghi sổ của vật liệu do doanh nghiệp sản xuất khi nhập kho chính là giá thành sản xuất thực tế của vật liệu đó Điều này phản ánh giá thành công xưởng thực tế của sản phẩm được sản xuất.
Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1.2.1 Phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau:
Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng.
Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình tồn kho và biến động của từng loại vật liệu Để đảm bảo sự chính xác giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán cần dựa vào các thẻ chi tiết để lập bảng tổng hợp về nhập, xuất và tồn kho theo giá trị của từng loại vật liệu.
Phương pháp thẻ song song là một phương pháp đơn giản và dễ thực hiện, nhưng việc ghi chép thường gặp nhiều trùng lặp Do đó, phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, có ít nghiệp vụ và đội ngũ nhân viên kế toán chưa có trình độ cao.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song.
1.2.2 Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển giúp quản lý công việc tại kho tương tự như phương pháp thẻ song song Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ này để hạch toán số lượng và giá trị của từng loại vật liệu theo từng kho Sổ đối chiếu luân chuyển được cập nhật hàng tháng vào cuối tháng.
Thẻ hoặc sổ kế toán
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
Kế toán tổng hợp tháng được thực hiện dựa trên các bảng kê nhập và xuất vật liệu, với mỗi danh điểm ghi một dòng trong sổ Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số lượng vật liệu trong sổ với thẻ kho của thủ kho, đồng thời kiểm tra số tiền của từng danh điểm vật liệu với kế toán tổng hợp theo giá hạch toán trong các bảng tính giá.
Phương pháp này mặc dầu đã có cải tiến nhưng việc ghi chép vẫn còn trùng lặp.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp
Sổ đối chiếu luân chuyển
1.2.3 Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Theo phương pháp sổ số dư, công việc tại kho được thực hiện tương tự như các phương pháp khác Thủ kho cần định kỳ ghi nhận thẻ kho và tập hợp toàn bộ chứng từ liên quan đến việc nhập kho và xuất kho cho từng loại vật liệu quy định.
Sau khi hoàn tất quy trình nhập và xuất kho vật liệu, cần lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ liên quan Đồng thời, thủ kho cũng phải ghi chép số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh mục vào sổ số dư để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.
Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho và sử dụng trong suốt cả năm, được giao cho thủ kho trước ngày cuối mỗi tháng để ghi chép số lượng tồn kho vật liệu.
Thẻ kho Chứng từ xuất
Sổ đối chiếu Luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp
Trong sổ số dư, các danh mục vật liệu được in sẵn và phân loại theo nhóm Sau khi ghi nhận số lượng tồn kho cho từng loại vật liệu, thủ kho sẽ gửi sổ cho phòng kế toán để tiến hành kiểm tra và tính toán thành tiền.
Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết vật liệu theophương pháp sổ số dư
Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán định kỳ kiểm tra kho để hướng dẫn thủ kho ghi chép thẻ kho và thu nhận chứng từ Sau khi nhận chứng từ, kế toán sẽ kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ, ghi tổng số tiền vào phiếu giao nhận Đồng thời, kế toán cũng ghi số tiền của từng nhóm vật liệu vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho.
Để tính số dư cuối tháng cho từng nhóm vật liệu, cần cộng tổng số tiền nhập và xuất trong tháng, sau đó sử dụng số dư đầu tháng Số dư này sẽ được đối chiếu với cột "số tiền" trên sổ số dư, trong đó số liệu được kế toán vật tư tính toán dựa trên công thức số lượng tồn kho nhân với giá hạch toán.
1.3 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Để hạch toán vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng một trong 2 phương pháp: kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên
Việc lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên.
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật tư
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu Ghi định kỳ
Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1.3.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
1.3.1.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng:
Phương pháp kê khai thường xuyên là cách theo dõi và phản ánh tình hình hàng tồn kho một cách liên tục, cho phép xác định chính xác lượng nhập, xuất và tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào Phương pháp này được ưa chuộng ở Việt Nam nhờ vào độ chính xác cao và khả năng cung cấp thông tin kịp thời về hàng tồn kho Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp này, kế toán cần sử dụng các tài khoản phù hợp để phản ánh từng loại hàng tồn kho.
Tài khoản 152, được gọi là “Nguyên liệu, vật liệu”, được sử dụng để theo dõi giá trị hiện tại và tình hình biến động của các nguyên liệu và vật liệu theo giá thực tế Tài khoản này cho phép mở chi tiết theo từng loại, nhóm hoặc thứ, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán.
Bên nợ ghi nhận các giao dịch làm tăng giá trị thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ, bao gồm mua ngoài, sản xuất nội bộ, nhận góp vốn, phát hiện thừa và đánh giá tăng giá trị.
Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt…).
Dư nợ: giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho.
Tài khoản 151, được gọi là “Hàng mua đi đường”, được sử dụng để theo dõi các nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua hoặc cam kết mua, nhưng chưa được nhập kho tính đến cuối tháng Tài khoản này bao gồm cả số hàng đang gửi tại kho của người bán.
Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường tăng thêm trong kỳ.
Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
Dư nợ: giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ).
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 133, 331, 111, 112, 632….
Dựa trên giấy báo nhận hàng, khi hàng hóa đến nơi, có thể thành lập ban kiểm nhận để kiểm tra vật liệu mua về về số lượng, chất lượng và quy cách Ban kiểm nhận sẽ ghi lại kết quả thực tế để đảm bảo tính chính xác.
Biên bản kiểm nhận vật tư là tài liệu quan trọng trong quy trình cung ứng Sau khi kiểm nhận, bộ phận cung ứng sẽ lập Phiếu nhập kho dựa trên hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận, sau đó giao cho thủ kho Thủ kho có trách nhiệm ghi số lượng vật liệu vào phiếu và chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ Nếu phát hiện có sự chênh lệch về số lượng hoặc sai quy cách, thủ kho cần báo ngay cho bộ phận cung ứng để cùng lập biên bản.
1.3.1.2 Phương pháp hạch toán: a , Với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ( đã thực hiện việc mua bán hàng hoá có hóa đơn, chứng từ ghi chép kiểm tra đủ) Thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực của vật liệu Như vậy, khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá trị vật tư mua vào, còn phẩn thuế GTGT đầu vào được ghi vào số được khấu trừ Kế toán sử dụng tài khoản 133 (1331) -Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá dịch vụ mua ngoài). b, Với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Đối với cơ sở sản xuất không đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT đầu vào được ghi vào giá thực tế nguyên vật liệu Như vậy, khi mua vật liệu thuế GTGT đầu vào được tính vào giá của vật liệu Kế toán không sử dụng tài khoản 133 “Thuế GTGT đầu vào”.
Còn phương pháp hạch toán tương tự như trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Trình tự hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được khái quát theo sơ đồ (xem sơ đồ 1.4).
1.3.2 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kì
1.3.2.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng:
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi liên tục sự biến động của vật tư, hàng hóa, sản phẩm, mà chỉ ghi nhận giá trị tồn kho vào đầu và cuối kỳ Phương pháp này dựa trên việc kiểm kê cuối kỳ để xác định lượng tồn kho thực tế và lượng hàng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh cũng như các mục đích khác.
Nhược điểm của phương pháp này là độ chính xác không cao.
Phương pháp này áp dụng cho các đơn vị kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp thường xuyên dùng, xuất bán.
Các tài khoản kế toán sử dụng :
Tài khoản 611 “mua hàng” và chi tiết TK 6111 “mua nguyên liệu, vật liệu” được sử dụng để theo dõi tình hình thu mua nguyên vật liệu, giúp ghi nhận sự tăng, giảm của nguyên liệu theo giá thực tế, bao gồm cả giá mua và chi phí thu mua.
Bên nợ: Phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đàu kỳ và tăng thêm trong kỳ
Bên có: phản ánh giá thực tế VL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản này không có số dư.
Tài khoản 151 phản ánh giá trị hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua hoặc chấp nhận mua, hiện đang trong quá trình vận chuyển hoặc lưu kho tại người bán Tài khoản này chi tiết theo từng loại hàng hóa và từng nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp quản lý chính xác tình trạng hàng hóa của mình.
Bên nợ: giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ.
Bên có: kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ.
Dư nợ: giá thực tế hàng đang đi đường.
Tài khoản 152: “Nguyên liệu, vật liệu” Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại.
Bên nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Bên có: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ.
Dư nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho.
Trong quá trình hạch toán, kế toán sử dụng một số tài khoản liên quan như 133, 111, 112, 331, với nội dung và kết cấu tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên.
Trình tự hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được khái quát theo sơ đồ (xem sơ đồ 1.5).
Các hình thức sổ kế toán vậ17n dụng trong công tác kế toán nguyên vật liệu
Sổ kế toán là công cụ thiết yếu giúp kế toán viên ghi chép và phản ánh hệ thống thông tin kế toán theo thời gian và theo từng đối tượng.
Hình thức tổ chức sổ kế toán là sự kết hợp giữa các loại sổ kế toán khác nhau, dựa trên chức năng ghi chép, kết cấu và nội dung phản ánh theo một trình tự nhất định Tất cả đều được thực hiện dựa trên các chứng từ gốc.
Các doanh nghiệp, tùy thuộc vào loại hình, quy mô và điều kiện kế toán, sẽ áp dụng những hình thức sổ kế toán khác nhau Tuy nhiên, có thể phân loại thành bốn hình thức sổ sách kế toán cơ bản.
-Hình thức Nhật ký chung.
-Hình thức Nhật ký - Sổ Cái.
-Hình thức Chứng từ ghi sổ.
-Hình thức Nhật ký - Chứng từ.
1.4.1 Hình thức Nhật ký chung
Hàng ngày, kế toán ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung dựa trên các chứng từ nhập, xuất như phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung được sử dụng để ghi sổ Cái cho các tài khoản như TK 152 và TK 331.
Nếu đơn vị thực hiện mở sổ kế toán chi tiết, thì bên cạnh việc ghi chép trong sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ cũng cần được ghi vào các sổ kế toán chi tiết tương ứng.
Khi mở Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần căn cứ vào chứng từ để ghi sổ và tổng hợp nghiệp vụ phát sinh liên quan Định kỳ từ 5-10 ngày hoặc vào cuối tháng, tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ, dữ liệu sẽ được ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại bỏ số liệu trùng lặp do một nghiệp vụ có thể được ghi vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
1 4.2 Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Trong hình thức kế toán này, các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép vào Nhật ký - Sổ cái, là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất Sổ này kết hợp việc phản ánh theo thời gian và hệ thống, với tất cả các tài khoản của doanh nghiệp được ghi nhận cả bên Nợ và bên Có trên cùng một vài trang Dữ liệu được ghi vào sổ dựa trên chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ, mỗi chứng từ được ghi một dòng vào Nhật ký - Sổ cái Cuối kỳ, kế toán sẽ khóa sổ thẻ chi tiết và lập tổng hợp để đối chiếu với Nhật ký - Sổ cái.
1.4.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Hình thức này phù hợp với tất cả các loại đơn vị và dễ dàng áp dụng công nghệ máy tính Tuy nhiên, việc ghi chép có thể bị trùng lặp, dẫn đến việc lập báo cáo thường bị trễ, đặc biệt trong điều kiện làm việc thủ công Sổ sách trong hình thức này bao gồm nhiều tài liệu khác nhau.
Sổ cái là công cụ phân loại quan trọng trong hạch toán tổng hợp, trong đó mỗi tài khoản được ghi chép trên nhiều trang sổ cái, với cấu trúc có thể ít hoặc nhiều cột.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là công cụ quản lý quan trọng, ghi lại toàn bộ chứng từ đã lập trong tháng, giúp kiểm tra và đối chiếu với bảng cân đối phát sinh Mỗi chứng từ sau khi hoàn tất phải được đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng, với số hiệu được đánh giá liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng Ngày tháng trên chứng từ ghi sổ được xác định theo ngày ghi trong sổ đăng ký.
Bảng cân đối tài khoản là công cụ quan trọng để phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các loại tài sản và nguồn vốn Nó cho thấy tình hình đầu kỳ, các phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ, giúp kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán.
Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết được sử dụng để ghi nhận các đối tượng cần theo dõi một cách cụ thể, bao gồm vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất và tiêu thụ.
1.4.4 Hình thức Nhật ký chứng từ
Hình thức kế toán này thích hợp cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ và điều kiện kế toán thủ công, giúp chuyên môn hóa cán bộ kế toán Tuy nhiên, nó yêu cầu trình độ kế toán cao và không phù hợp với kế toán bằng máy Sổ sách trong hình thức này bao gồm các tài liệu cần thiết để quản lý hiệu quả.
Sổ nhật ký chứng từ là công cụ quản lý tài chính quan trọng, được mở hàng tháng cho các sổ tài khoản có nội dung kinh tế tương đồng và liên quan Sổ này ghi chép các phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan, kết hợp giữa phương pháp ghi chép theo thời gian và theo hệ thống Điều này giúp tối ưu hóa quy trình hạch toán tổng hợp và phân tích, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Sổ cái là tài liệu quan trọng, ghi chép chi tiết cho từng tài khoản tổng hợp trong suốt năm, bao gồm số dư đầu kỳ và các phát sinh hàng tháng Trong đó, cần ghi nhận số phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với các tài khoản liên quan, và tổng số phát sinh bên Có của tài khoản chi được tổng hợp từ Nhật ký và các chứng từ liên quan.
Công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Công tác kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả trong sản xuất Việc nâng cao quản lý kế toán nguyên vật liệu không chỉ quyết định đến hiệu suất và lợi nhuận của công ty mà còn giúp tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, và hạn chế mất mát, hư hỏng trong quá trình sản xuất, đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Trong quá trình thu mua, kế toán nguyên vật liệu cần phải lựa chọn kỹ lưỡng và chi tiết các loại nguyên vật liệu để đảm bảo không nhập phải hàng hóa không đạt tiêu chuẩn Việc này không chỉ giúp nâng cao năng suất sản xuất mà còn tiết kiệm đáng kể chi phí phát sinh không cần thiết.
Trong công tác dự trữ và bảo quản, kế toán nguyên vật liệu cần thiết lập một hệ thống kho khoa học và hợp lý để bảo quản vật tư chặt chẽ, ngăn ngừa tình trạng thất thoát và thiệt hại cho doanh nghiệp Nhờ đó, việc sử dụng vật liệu trong sản xuất sẽ trở nên chính xác và tiết kiệm hơn.
Cung cấp thông tin chi tiết về tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật liệu thông qua sổ kế toán và thẻ kho sẽ giúp ban giám đốc nắm bắt tình hình sản xuất một cách dễ dàng, nhanh nhạy và chính xác Điều này cho phép các nhà lãnh đạo có những biện pháp kịp thời trong sản xuất, từ đó đưa ra hướng đi phù hợp với nhu cầu thị trường.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THĂNG LONG (TALIMEX)
Giới thiệu chung về Công ty Thăng Long (TALIMEX)
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Thăng Long, trước đây là "Xí nghiệp sản xuất máy khâu Hà Nội", là một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất hàng may mặc xuất khẩu Năm 1994, xí nghiệp đã được đổi tên thành Công ty Thăng Long với tên giao dịch TALIMEX.
Công ty có hai cơ sở sản xuất sau:
Cơ sở 1 tại 43 đường Giảng Võ - Ba Đình-Hà Nội. Điện thoại: 04.8.432.902 – 04.8.430.492.
E-mail: Talimex@hn.vn.vn.
Cơ sở 2 đặt tại Khương Trung -Thanh Xuân - Hà Nội. Điện thoại: 04.5.652.859.
Công ty Thăng Long, được thành lập vào ngày 03/10/1973 theo quyết định số 199/UBQP của UBND thành phố Hà Nội, chuyên nghiên cứu và chế thử máy khâu gia đình Lúc khởi đầu, xí nghiệp có 30 nhân viên, bao gồm nhiều kỹ sư và thợ bậc cao trong lĩnh vực cơ khí.
Trong những ngày đầu thành lâp xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn như:
Cơ sở vật chất nghèo nàn với thiết bị cũ kỹ và không đồng bộ, cùng với nhiều hư hỏng trong nhà xưởng, đang là thách thức lớn Hơn nữa, trình độ của cán bộ và công nhân còn hạn chế, khiến họ chưa nắm vững công nghệ sản xuất máy khâu.
Nhờ sự hỗ trợ của UBND thành phố Hà Nội và nỗ lực của toàn thể công nhân viên, xí nghiệp đã vượt qua khó khăn và chế thử thành công sản phẩm máy khâu gia đình, sau đó tiến hành sản xuất hàng loạt Sản lượng và chất lượng máy khâu đã được nâng cao, đạt 300 máy/năm vào năm 1978 và 2520 máy/năm vào năm 1987, cùng với việc chế thử thành công máy khâu công nghiệp Tuy nhiên, vào những năm 1988-1989, sự chuyển đổi sang cơ chế thị trường đã gây ra biến động lớn trong sản xuất, khiến sản phẩm không tiêu thụ được và xí nghiệp rơi vào tình trạng bế tắc, dẫn đến công nhân thất nghiệp và đời sống cán bộ gặp khó khăn Để duy trì hoạt động và đảm bảo việc làm, xí nghiệp đã quyết định chuyển hướng kinh doanh và ngừng sản xuất máy khâu vào năm 1992, chuyển sang ngành may mặc.
Năm 1994, xí nghiệp được đổi tên thành công ty Thăng Long, theo quyết định số 338 về việc tái thành lập doanh nghiệp nhà nước thuộc Sở Công nghiệp Hà Nội, với nhiệm vụ chính là sản xuất và kinh doanh hàng may mặc cả trong và ngoài nước.
Mặc dù gặp nhiều khó khăn khi chuyển sang ngành may mặc, quyết định này đã chứng tỏ là một bước đi đúng đắn cho Công ty Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam chuyển mình từ cơ chế tập trung sang cơ chế thị trường, Công ty đã nhận thấy triển vọng lớn với nhu cầu may mặc ngày càng tăng của người tiêu dùng Sản phẩm của Công ty đã tìm được thị trường tiêu thụ, tuy nhiên, vốn ít ỏi ban đầu đã gây ra nhiều thách thức trong việc cải tạo và nâng cấp mẫu mã sản phẩm trong những năm đầu thập kỷ 90.
Năm 1995, công ty đã đầu tư vào hai dây chuyền may mặc từ Nhật Bản và Đài Loan, sử dụng nguồn vốn vay và huy động Ngoài ra, công ty còn tiến hành xây dựng và cải tạo nhà xưởng để nâng cao năng lực sản xuất.
Trong 3 năm 1995, 1996, 1997 tình hình tài chính của Công ty rất khó khăn nên trong tháng 2/1998 nhà nước và UBND thành phố Hà Nội đã cấp cho Công ty toàn bộ tài sản cố định mà Công ty đã đầu tư trong 3 năm qua.
Năm 2002, Công ty đã hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh và kinh tế kỹ thuật mà Sở Công Nghiệp giao, với sản phẩm chính là áo T-shirt được thiết kế trên vi tính và sản xuất bằng máy cắt dập liên hoàn Công ty cũng đầu tư vào dây chuyền sản xuất phụ liệu cho ngành may như khoá đính, cúc và ôzê, cùng với in dệt nhãn mác Từ năm 2002 đến 2003, Công ty mở rộng thị trường quốc tế và trong nước, phấn đấu nâng tỷ lệ hàng bán FOB từ nguồn vật tư trong nước lên 70% tổng doanh thu hàng may mặc, đồng thời tăng thu nhập bình quân năm của cán bộ công nhân viên lên 850.000đ/người/tháng, vượt chỉ tiêu kỹ thuật mà Sở Công Nghiệp đề ra.
Năm 2004, Công ty đã có một bước ngoặt quan trọng đó là Công ty đã tiến hành cổ phần hoá
Năm 2005, Công ty có số lao động 550 người và đạt được những kết quả cao.
Trong giai đoạn 2004-2005, Công ty Thăng Long đã đạt được nhiều thành công lớn trong hoạt động sản xuất, mang lại lợi ích đáng kể cho công ty và đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu về tình hình thực hiện doanh thu của Công ty Thăng Long trong 2 năm 2004 - 2005:
Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 1.007.250.450 1.572.640.845
Tổng lợi nhuận trước thuế 1.086.607.450 1.627.640.845 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 185.455.000 202.604.545
Qua những chỉ tiêu trên (xem bảng 2.1), như vậy trong 2 năm 2004-
Năm 2005, Công ty ghi nhận sự phát triển tích cực trong sản xuất kinh doanh, với tổng doanh thu đạt 22.200.500.000 đ, tăng 1.07% so với năm 2004 Các chỉ tiêu lợi nhuận cũng có sự gia tăng đáng kể, nhờ vào việc áp dụng các biện pháp quản lý hiệu quả và nâng cao năng suất lao động Kết quả này cho thấy Công ty đã hoàn thành tốt kế hoạch đề ra trong những năm qua.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty
Công ty Thăng Long, từ xí nghiệp sản xuất máy khâu chuyển sang chuyên sản xuất sản phẩm may mặc, đã điều chỉnh cơ cấu tổ chức để phù hợp với hoạt động kinh doanh Công ty thực hiện chế độ tự chủ trong sản xuất theo quy định pháp luật và quyền làm chủ tập thể của cán bộ công nhân viên Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường năng động, Công ty cần một bộ máy quản lý thống nhất, gọn nhẹ và có trình độ Do đó, Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức tập trung.
Sơ đồ 2.1: BỘ MÁY TỔ CHỨC VÀ SẢN XUẤT KINH DOANH
Tại Công ty Thăng Long, mỗi phòng ban và phân xưởng sản xuất đều có chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng chúng đều gắn bó chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau, tạo nên một bộ máy quản lý thống nhất và hiệu quả.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý toàn diện của công ty, có quyền quyết định các vấn đề chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư Họ cũng chịu trách nhiệm phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ thông qua các hợp đồng mua bán, vay mượn Ngoài ra, Hội đồng quản trị có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc và các cán bộ quản lý quan trọng, đồng thời quyết định mức lương và các lợi ích kinh tế khác cho những cán bộ này.
Giám ĐốcHội đồng quản trị
Quyết định về cơ cấu tài chính, quy chế quản lý nội bộ, thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện, cùng với việc góp vốn và mua cổ phần của doanh nghiệp khác đều thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị (HĐQT) Chủ tịch HĐQT, được bầu từ các thành viên của HĐQT, có trách nhiệm lập chương trình và kế hoạch hoạt động, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, cũng như triệu tập và chủ toạ các cuộc họp của HĐQT.
Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty Thăng
2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty
Công ty chuyên sản xuất đồ may mặc sẵn phục vụ thị trường trong và ngoài nước với đa dạng chủng loại sản phẩm, mẫu mã và kích cỡ Để đáp ứng nhu cầu này, công ty sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, bao gồm vải và các phụ kiện như chỉ, khuy, khoá, cúc, móc, băng gai, chun, mex, cùng với nhiên liệu như điện và xăng dầu Việc này đảm bảo sản xuất ra các sản phẩm chất lượng và phong phú về quy cách mẫu mã.
Hiện nay, các vật liệu phục vụ cho công nghệ may của công ty đều dễ dàng tìm thấy trên thị trường với giá cả ổn định Điều này giúp xí nghiệp giảm bớt việc dự trữ nguyên vật liệu trong kho, tạo thuận lợi cho hoạt động sản xuất.
Công ty Thăng Long ưu tiên tìm kiếm thị trường tiêu thụ trước khi khai thác nguyên vật liệu để sản xuất, nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu và tránh tình trạng tồn kho gây thiệt hại Việc này giúp ngăn ngừa gián đoạn trong quá trình sản xuất và tối ưu hóa vốn lưu động Đối với nguyên liệu chính như vải, công ty có thể nhận từ khách hàng hoặc tự tìm mua theo yêu cầu của đối tác Số lượng và chất lượng nguyên vật liệu được xác định dựa trên định mức tiêu hao và tiêu chuẩn kỹ thuật do bộ phận kỹ thuật đề ra cho từng đơn hàng.
Để nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, việc cung ứng vật liệu đầu vào là rất quan trọng Nguyên vật liệu cần được cung cấp đúng tiến độ, chủng loại, khối lượng và chất lượng, đảm bảo rằng sản phẩm đầu ra đến tay người tiêu dùng vẫn giữ nguyên giá trị như thiết kế ban đầu.
Do nguyên vật liệu dễ bị ẩm mốc, ố và bục mủn, Công ty cần có kho hàng đạt tiêu chuẩn quy định Việc bảo quản vật tư đúng yêu cầu kỹ thuật là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm không bị ảnh hưởng.
2.2.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long
Trong ngành vật liệu, có nhiều loại khác nhau với công dụng và tính năng đa dạng, cùng với sự biến động thường xuyên của nguyên vật liệu Để quản lý và hạch toán hiệu quả, việc phân loại vật liệu là cần thiết Dựa trên kết quả phân loại, các biện pháp quản lý và hạch toán sẽ được điều chỉnh phù hợp với công dụng, tính năng và vai trò của từng loại vật liệu.
Dựa trên yêu cầu quản lý và tính chất kinh tế, Công ty Thăng Long phân loại vật liệu trong sản xuất kinh doanh thành nhiều loại khác nhau, phù hợp với công dụng của từng loại vật liệu.
Nguyên vật liệu chính cho sản phẩm bao gồm vải nhung hoa, vải dạ, vải dệt kim, vải sẹc, vải voan ren và vải thô gai Mỗi loại vải này có sự đa dạng về màu sắc và kích cỡ, cung cấp nhiều lựa chọn phong phú cho người tiêu dùng.
-Vật liệu phụ: Gồm chỉ, khóa, ken, mex, vải lót, cúc các loại.
Phụ tùng thay thế là các chi tiết cần thiết để sửa chữa và bảo trì máy móc, thiết bị sản xuất, cũng như phương tiện vận tải Các loại phụ tùng này bao gồm dây cudoa cho máy khâu, kim máy khâu, dầu tra máy, và săm lốp ôtô, giúp đảm bảo hiệu suất hoạt động và độ bền của thiết bị.
- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất ra sản phẩm như các loại vải vụn.
Việc phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long được thực hiện một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm và vai trò của từng loại trong sản xuất kinh doanh Phân loại này giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi số lượng nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và phụ tùng thay thế, từ đó đề ra phương thức quản lý hiệu quả.
2.2.3 Đánh giá Nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long :
Tại Công ty Thăng Long, quy trình hạch toán hàng ngày về Nhập - Xuất - Tồn kho vật liệu được thực hiện dựa trên giá thực tế của vật liệu, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.
2.2.3.1 Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế mua ngoài nhập kho được xác định bằng cách đánh giá giá mua trên hóa đơn và chi phí vận chuyển bốc dỡ, không bao gồm thuế GTGT Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, giá thực tế nhập kho là tổng giá tiền phải trả cho bên bán, cộng với thuế nhập khẩu, lệ phí thanh toán và chi phí vận chuyển, trong đó các chi phí này được theo dõi riêng và tính vào sổ nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng.
Giá thực tế vật liệu nhập kho
Giá mua ghi trên hoá đơn (không VAT )
Thuế nhập khẩu (nếu có)
Các khoản giảm trừ (nếu có )
2.2.3.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:
Tại Công ty Thăng Long, đối với nguyên vật liệu xuất dùng Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân theo công thức:
Giá thực tế từng loại xuất kho
= Số lượng từng loại xuất kho * Giá đơn vị bình quân
Trong đó: Giá đơn vị bình quân tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ.
Chúng ta có thể hiểu rõ hơn qua ví dụ dưới đây:
Ví dụ: Tài liệu về vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công ty.
( Xem sổ chi tiết vật liệu vải dệt kim bảng 2.3).
Giá trị vải dệt kim xuất dùng:
Tổng giá trị xuất dùng trong kỳ: 111.139.600 đ.
Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu
2.3.1 Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phương pháp kế toán ban đầu:
Trong thực tế chứng từ sử dụng trong công ty là:
Phiếu nhập kho vật tư (MS 01 - VT).
Phiếu xuất kho vật tư (MS 02 - VT).
Công ty Thăng Long (TALIMEX) thực hiện việc nhập nguyên vật liệu chủ yếu qua phòng kế hoạch vật tư thông qua hợp đồng hoặc giao dịch trực tiếp Việc lựa chọn khối lượng, chất lượng và loại vật tư phải dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao và giá thị trường hiện tại.
2.3.1.1 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:
Dựa vào hóa đơn hoặc giấy báo nhận hàng, quy trình nhập kho vật tư bao gồm việc ký ba liên phiếu: một liên giữ lại cho thủ kho, một liên lưu tại phòng kế toán, và một liên giao cho khách hàng Nếu trong quá trình kiểm nhận phát hiện vật tư thừa, thiếu, mất phẩm chất, hoặc không đúng quy cách, thủ kho cần ngay lập tức thông báo cho phòng kinh doanh và bộ phận kế toán vật tư, đồng thời lập biên bản xử lý có xác nhận của người mua hàng Thông thường, khi người bán giao hàng tại kho, chỉ những vật tư và hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng và chủng loại mới được giữ lại, trong khi số còn lại sẽ được trả lại cho người bán.
Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm có các chứng từ sau:
-Biên bản kiểm nhận vật tư.
Tại Công ty Thăng Long, thủ tục nhập kho cho vật tư từ phân xưởng sản xuất được thực hiện bằng cách lập phiếu nhập kho thành 3 liên khi cần đổi chủng loại hoặc khi xuất thừa Đối với phế liệu thu hồi, công ty không áp dụng thủ tục nhập kho mà cho phép phế liệu được chuyển thẳng vào kho sau mỗi chu kỳ sản xuất mà không cần qua cân, đo, đong, đếm.
Việc không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của công ty trên sổ sách có thể dẫn đến sự thiếu minh bạch trong quản lý Để hiểu rõ hơn về quy trình nhập kho vật liệu, chúng ta có thể tham khảo chứng từ nhập kho vải dệt kim vào tháng 10/2004, trong đó Công ty đã mua 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m từ Công ty TNHH Dệt may An Bình.
Ngày 5/10/2004 Liên 2: Giao cho khách hàng Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dệt may An Bình Địa chỉ : Hà Nội
Họ tên người mua: Công ty Thăng Long (TALIMEX) Địa chỉ: Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt Đơn vị tính : đồng
ST Tên hàng hoá dịch Đơn vị Số Đơn giá Thành tiền
Biên bản kiểm nhận vật tư
Cộng tiền hàng : 62.510.000 Thuế GTGT 10%: 6.251.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 68.761.000
Số tiền bằng chữ: Sáu mươi tám triệu bảy trăm sáu mốt ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ghi rõ họ tên) (Ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Số: 25 Nợ: 152 Có: 111 -Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thành Vinh
-Nhập tại kho: Vật tư -Hoá đơn số 028 Ngày 5/10/2004
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
2.3.1.2 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu được sử dụng trong sản xuất quần áo, bên cạnh đó, một phần nhỏ cũng được chi cho chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí sản xuất chung.
Khi các phân xưởng sản xuất cần vật tư, họ sẽ lập phiếu báo lĩnh vật tư gửi đến phòng cung ứng Sau khi được phê duyệt, phòng vật tư sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho với ba liên.
-Liên: Lưu tại phòng vật tư.
-Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán
-Liên 3: Giao cho phân xưởng sử dụng vật tư để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.
Khi xuất bán hàng hóa, cần lập hóa đơn GTGT do Bộ Tài chính phát hành Sau đó, phân xưởng lĩnh vật tư sẽ chuyển hóa đơn đến các bộ phận liên quan, bao gồm Giám đốc.
Kế toán trưởng) ký nhận, sau đó đưa xuống kho để kiểm nhận vật tư
Tại kho, thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ và hợp lý của các chứng từ xuất vật tư Dựa trên phiếu xuất kho, thủ kho sẽ ghi lại số lượng thực xuất của vật tư vào thẻ kho để đảm bảo tính chính xác trong quản lý hàng hóa.
Ví dụ: Ngày 21/10 xuất 1.350 m vải dệt kim cho Nguyễn Việt Tiến- ở phân xưởng cắt để phục vụ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu xuất kho như sau:
-Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Việt Tiến – Phân xưởng cắt.
-Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất -Xuất tại kho: Kho Vật tư Đv tính : đồng
Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất, vật tư
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2 3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được thực hiện đồng thời giữa bộ phận kế toán và bộ phận kho nhằm theo dõi tình hình N – X – T kho cho từng loại vật liệu Phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng là phương pháp ghi thẻ song song, trong đó bộ phận kho chỉ theo dõi số lượng, còn bộ phận kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị của vật tư.
Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật tư như sau:
Thủ kho và nhân viên kho cần đảm bảo bảo quản toàn vẹn số lượng và chất lượng vật tư Họ phải nắm rõ thông tin về số lượng, chất lượng và chủng loại vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào, nhằm sẵn sàng cấp phát kịp thời cho phân xưởng.
Mỗi ngày, thủ kho dựa trên các chứng từ nhập xuất để phân loại và sắp xếp các loại vật liệu, ghi chép chi tiết số lượng vào thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tổng hợp số lượng tồn kho của từng loại vật liệu và cập nhật vào thẻ kho.
Tên vật liệu (sản phẩm,hàng hoá): Vải dệt kim Chứng từ
Diễn giải Số lượng Ghi chú
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu tháng C.ty TNHH dệt may An Bình Ng.V.Tiến-px cắt
C.ty dệt may Khatoco Ng.V.Tiến -px cắt
Tại phòng kế toán, kế toán vật liệu sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư, theo chỉ số lượng và đơn giá đối với từng loại vật tư.
Hàng ngày, kế toán vật tư tiếp nhận chứng từ và tiến hành phân loại, sắp xếp để ghi sổ Sổ kho được tổ chức thành các quyển tương ứng với từng nhóm và loại vật liệu, bao gồm vải Cotton, vải xoa, vải dệt kim, chỉ, cúc và thước gỗ.
Sổ kho được đánh số trang, mỗi trang ghi chép một loại vật liệu riêng biệt, với số lượng trang nhiều hơn cho những vật liệu nhập xuất thường xuyên Đầu sổ có mục lục số và tên vật tư để dễ dàng tìm kiếm, và sổ này chỉ được mở một lần trong năm Nội dung ghi chép trong sổ kho hoàn toàn trùng khớp với sổ kho của thủ kho.
Sổ chi tiết vật tư được tổ chức thành các quyển riêng biệt theo từng nhóm vật liệu, với mỗi nhóm mở sổ cho từng vật tư cụ thể Dựa vào các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng, kế toán tiến hành ghi chép sổ chi tiết một cách chính xác.
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THĂNG LONG (TALIMEX)
Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu
Công ty Thăng Long đã trải qua một quá trình phát triển liên tục từ khi thành lập, từ cơ sở vật chất ban đầu nghèo nàn và sản phẩm chủ yếu là máy khâu gia đình, đến nay đã có đội ngũ cán bộ trình độ cao, công nhân lành nghề và trang thiết bị hiện đại Công ty không ngừng nỗ lực để đáp ứng nhu cầu thị trường, phục vụ nhiều đối tượng cả trong nước và xuất khẩu Ban giám đốc luôn tìm kiếm định hướng phát triển mới nhằm gia tăng sự lớn mạnh của công ty, đồng thời đảm bảo thu nhập cao và ổn định cho cán bộ công nhân.
Công ty không ngừng mở rộng sản xuất và ký kết hợp đồng với các đối tác trong và ngoài nước Sản phẩm của công ty đáp ứng nhu cầu khách hàng với chất lượng cao và mẫu mã đa dạng, từ đó khẳng định vị trí và uy tín trên thị trường.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn gàng, phù hợp với năng lực của từng cán bộ Công ty đã nhanh chóng áp dụng chế độ kế toán mới, đảm bảo công tác kế toán nguyên vật liệu tuân thủ đúng quy định, với hệ thống sổ sách đầy đủ và rõ ràng Công ty chú trọng quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ đến sử dụng, cho thấy sự nhận thức về ảnh hưởng của chi phí nguyên vật liệu đến giá thành sản phẩm.
Qua thời gian thực tập tại Công ty em cũng thấy được những ưu điểm và nhược điểm về quản lý và sử dụng nguyên vật liệu như sau.
Công ty đã thành lập một bộ phận tiếp liệu chuyên trách để quản lý công tác thu mua nguyên vật liệu, đảm bảo sự cân đối hợp lý giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu thực tế.
Công ty đã tối ưu hóa khâu dự trữ vật tư với khối lượng lớn và chủng loại đa dạng, đảm bảo cung cấp kịp thời cho sản xuất Nhờ đó, tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu và gián đoạn sản xuất được hạn chế tối đa Mức dự trữ được xác định hợp lý, hỗ trợ quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả.
Hệ thống kho tàng được tổ chức hợp lý, phù hợp với phân loại vật liệu mà Công ty đã thu mua để phục vụ sản xuất may mặc quần áo.
Nguyên vật liệu được sử dụng đúng mục đích sản xuất và quản lý dựa trên định mức trước khi xuất Khi có nhu cầu, các bộ phận cần gửi giấy đề xuất lên phòng kinh doanh để được ban lãnh đạo xem xét và ký duyệt Quy trình này đảm bảo quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ, góp phần quan trọng vào việc giảm giá thành sản phẩm.
Mặc dù có nhiều ưu điểm, công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty vẫn tồn tại một số hạn chế cần cải thiện để đảm bảo nguyên vật liệu được quản lý và sử dụng một cách hợp lý hơn.
- Trong công tác quản lý nguyên vật liệu:
Công ty chưa áp dụng sổ danh điểm vật tư với mã quy định cho từng loại, gây khó khăn trong việc theo dõi vật tư Hệ quả là vật tư mua về không được kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng và chủng loại, dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo tiêu chuẩn.
-Về công tác kế toán chi tiết vật liệu:
Phế liệu thu hồi không cần thực hiện thủ tục nhập kho và không được ghi nhận trong sổ sách về số lượng cũng như giá trị Khi tính toán chi phí sản xuất để xác định giá thành sản phẩm, công thức tính giá thành sẽ được áp dụng.
Zsp = Sp dở dang + Cphí thực tế phát – Sp dở dang – Giá trị phế liệu đầu kỳ sinh trong kỳ cuối kỳ thu hồi
Việc hạch toán giá trị phế liệu thu hồi và tận dụng sẽ giúp giảm giá thành sản phẩm, đồng thời cần cải thiện sự trùng lặp trong hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán.
- Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Việc sử dụng sổ chi tiết số 2 trong hình thức sổ Nhật ký chung giúp công ty theo dõi chi tiết hoạt động thu mua vật liệu và thanh toán công nợ với người bán Tuy nhiên, khi kế toán chưa mở sổ riêng cho từng người bán có quan hệ thường xuyên, việc theo dõi tình hình thanh toán trở nên không chặt chẽ Hơn nữa, việc ghi sổ chi tiết số 2 chỉ thực hiện vào cuối tháng sau khi tập hợp chứng từ làm tăng khối lượng công việc và không đảm bảo theo dõi thường xuyên tình hình thanh toán trong tháng.
Khi lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công ty cần tập hợp chứng từ vào cuối tháng và phân loại để đưa vào bảng phân bổ số 2 Tài khoản 152 sẽ được mở chi tiết thành các tài khoản con như 1521, 1522, 1523 Tuy nhiên, trong quá trình tổng hợp số liệu vào bảng phân bổ, kế toán chỉ tổng hợp cho tài khoản 152 mà không phân chia theo các tài khoản chi tiết, điều này có thể dẫn đến việc ghi Nợ không đúng mẫu biểu kế toán trong phần đối tượng sử dụng.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long
3.2.1 Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Theo hình thức Nhật ký chung, hàng ngày, các nghiệp vụ được ghi vào sổ Nhật ký chung dựa trên chứng từ Sau đó, thông tin từ Nhật ký chung được sử dụng để ghi vào sổ Cái theo tài khoản kế toán tương ứng Nếu đơn vị có sổ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
3.2.2 Lập bảng danh biểu : Để phục vụ cho nhu cầu quản lý vật liệu tránh nhầm lẫn, thiếu sót, Công ty cần sử dụng “Sổ danh điểm vật liệu”.
"Sổ danh điểm vật liệu" là tài liệu tổng hợp các loại vật liệu mà Công ty đang sử dụng, giúp theo dõi chặt chẽ từng nhóm và loại vật liệu Việc này hỗ trợ quản lý và hạch toán vật liệu một cách dễ dàng và thống nhất Mỗi loại và nhóm vật liệu được quy định mã riêng, sắp xếp hợp lý để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết.
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
Tên, nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính
Nhóm Danh điểm NVL chú
152.1.01.01 Vải voan ren 152.1.01.02 Vải dệt kim
3.2.3 Hoàn thiện việc nhập-xuất-tồn kho vật liệu:
Công ty cần thiết lập quy chế quản lý nguyên vật liệu rõ ràng, từ quy trình thu mua đến bảo quản và sử dụng Quy chế này phải chỉ rõ trách nhiệm của từng phòng ban và cá nhân liên quan để đảm bảo hiệu quả trong quản lý.
Cán bộ thu mua vật liệu cần rõ ràng trong trách nhiệm của mình, đảm bảo việc bàn giao chứng từ đầy đủ và kịp thời cho phòng kế toán Điều này giúp kế toán hạch toán chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập kho, đồng thời theo dõi và giám sát tình hình biến động của nguyên vật liệu trong quý một cách hiệu quả.
Khi nhập kho nguyên vật liệu, bất kể khối lượng hay giá trị, cần tuân thủ đúng quy trình nhập kho đã quy định, ngoại trừ một số trường hợp nhập với giá trị nhỏ như bút bi hay băng dính có thể thực hiện theo thủ tục đơn giản Việc thực hiện nhập kho đúng trình tự không chỉ giúp hạn chế các rủi ro mà còn giúp phát hiện kịp thời các vật liệu kém chất lượng để có biện pháp xử lý phù hợp.
Nguyên vật liệu sau khi thu mua cần thực hiện thủ tục nhập kho trước khi được phân phối cho các bộ phận sản xuất, điều này giúp kế toán thực hiện chức năng kiểm tra và giám sát hiệu quả việc sử dụng nguyên vật liệu Đồng thời, việc này cũng hỗ trợ kế toán hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm Công ty nên thành lập ban kiểm nghiệm vật liệu để kiểm tra tỉ mỉ và khách quan về số lượng cũng như chủng loại nguyên vật liệu, đảm bảo rằng nguyên vật liệu nhập kho đáp ứng đúng quy cách và phẩm chất.
3.2.4 Hoàn thiện việc ghi chép sổ chi tiết số 2 :
Công ty cần mở sổ chi tiết thanh toán cho từng người bán để theo dõi tình hình khách hàng theo đúng chế độ kế toán Việc chỉ ghi sổ chi tiết vào cuối tháng dẫn đến việc không theo dõi thường xuyên tình hình thanh toán, gây ra sự không chính xác trong các nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu Do đó, công ty nên mở sổ riêng cho các nhà cung cấp thường xuyên, trong khi những người ít cung cấp vật liệu có thể được ghi chung vào một sổ.
3.2.5 Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu :
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập-xuất-tồn của từng loại vật liệu, cả về số lượng lẫn giá trị, để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp Việc tổ chức hạch toán cần được thực hiện theo từng kho, từng loại vật liệu và áp dụng phương pháp phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp Mỗi phương pháp có những ưu điểm riêng và điều kiện áp dụng khác nhau, do đó một phương pháp có thể hiệu quả cho doanh nghiệp này nhưng không phù hợp với doanh nghiệp khác Sự lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả công tác kế toán, giúp giảm khối lượng công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kho và phòng kế toán.
Công ty hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu, điều này hoàn toàn phù hợp với quy trình của doanh nghiệp Tuy nhiên, do chưa có sổ danh điểm, việc lập bảng tổng hợp Nhập-Xuất gặp khó khăn.
Kế toán vật liệu tại Công ty cần lập bảng tổng hợp N-X-T kho vật liệu dựa trên bảng danh điểm, nhằm cải thiện việc quản lý tồn kho vật liệu, vì hiện tại tình hình tồn kho vẫn chưa được tối ưu.
Bảng Nhập –Xuất – Tồn kho vật liệu được lập như sau:
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT- TỒN VẬT LIỆU
Loại vật liệu: Vật liệu chính
Tháng 10/2004 Danh điểm Tên vật liệu Đvị tính
Tồn đầu kỳ Nhập trong kì Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL ST SL ST SL ST SL ST
Người lập Trưởng phòng kế toán.
Như vậy trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song như sau:
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ3.1: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Bài viết này trình bày một số ý kiến của tôi về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long Tuy nhiên, do còn hạn chế về năng lực và kinh nghiệm thực tiễn, những đề xuất này chỉ mang tính chất tham khảo và không phải là phương án tối ưu Hy vọng rằng những ý kiến này sẽ góp phần nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty.
Sổ chi tiết vật liệu
Thẻ Kho Bảng tổng hợp N-X-T
