2.1. Giới thiệu chung về Công ty Thăng Long (TALIMEX)
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty
Từ xí nghiệp sản xuất máy khâu chuyển sang Cơng ty chuyên sản xuất các sản phẩm may mặc, Công ty Thăng Long đã thay đổi cơ cấu tổ chức để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Cơng ty thực hiện chế độ tự chủ sản xuất kinh doanh trong phạm vi pháp luật quy định, thực hiện theo chế độ quyền làm chủ tập thể của cán bộ cơng nhân viên. Với đặc điểm trên Cơng ty cần có một bộ máy quản lý thống nhất, gọn nhẹ có trình độ và năng lực để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của công ty trong nền kinh tế
thị trường đầy năng động. Theo đó Cơng ty đã tổ chức bộ máy quản lý của mình theo hình thức tập trung với sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.1: BỘ MÁY TỔ CHỨC VÀ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY THĂNG LONG
Trong Cơng ty Thăng Long mỗi một phịng ban hay một phân xưởng tổ sản xuất trong Cơng ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng song tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau làm cho bộ máy quản lý của Công ty tạo thành một khối thống nhất.
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cơng ty, có tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư và các vấn đề kinh doanh lớn của công ty đồng thời quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua bán, vay, cho vay; Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác của cơng ty, quyết định mức lương và lợi ích kinh tế khác của các cán bộ quản lý đó;
P.Tổ Chức Hành Chín h Phó Giám Đốc 11 P. Sản Xuất P.Kĩ Thuật KCS P.Vật Tư P.Kế tốn P.Bảo Vệ Phó Giám Đốc P.Thị Trường Giám Đốc Hội đồng quản trị
Quyết định cơ cấu tài chính, quy chế quản lý nội bộ cơng ty, quyết định thành lập cơng ty con, lập chi nhánh, văn phịng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác. Chủ tịch hội đồng quản trị do HĐQT bầu ra trong số thành viên của HĐQT. Chủ tịch HĐQT là người lập chương trình và kế hoạch hoạt động của HĐQT, chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ toạ cuộc họp HĐQT.
-Giám đốc Công ty: Là người lãnh đạo, quản lý và giám sát mọi hoạt động chung của công ty, trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch, chính sách, pháp luật của Nhà nước, chính sách của Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông đề ra. Là người kiến nghị phương án bố trí cơ cấu Tổ chức, quy chế quản lý nội bơ cơng ty, có quyền bổ nhiệm cách chức các chức danh quản lý trong công ty, quyết định lương phụ cấp đối với người trong cơng ty.
-Phó giám đốc: Là người hỗ trợ cơng việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước các nhiệm vụ được giao. Đồng thời, phó giám đốc cịn phụ trách về cơng tác kỹ thuật và các phòng ban và các kế hoạch phịng ban. Phó giám đốc là người có quyền hạn cao chỉ sau giám đốc Cơng ty.
-Các trưởng phịng: Là người giúp việc và tham mưu cho giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo đơn vị mình quản lý. Thực hiện có hiệu quả các cơng việc sản xuất kinh doanh của đơn vị mình theo đúng pháp luật của nhà nước và của Cơng ty.
-Phịng Tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức cán bộ quản lý trong tồn bộ Cơng ty, tổ chức sắp xếp lao động cho toàn bộ các phân xưởng sản xuất, tuyển dụng lao động cho các phân xưởng tổ sản xuất, quản lý hết các hình thức về tài chính trong Cơng ty.
-Phịng Sản xuất: Làm chức năng tham mưu về kỹ thuất sản xuất, nghiên cứu kỹ thuật nâng cấp hoặc chuyển đổi sản phẩm cho phù hợp với cơ cấu thị trường và nhu cầu người tiêu dùng.
+Kỹ thuật cơng nghệ: có kỹ năng thiết kế mẫu mã sản phẩm, lập các định mức kỹ thuật và tiêu chuẩn kiểm tra sản phẩm, lập quy trình cơng nghệ cho sản phẩm
+Kế hoạch sản xuất: Xây dựng các kế hoạch sản xuất. Lập, dự trù về vật tư, thiết bị lao động và phân bổ kế hoạch cho các đơn vị sản xuất.
+Quản lý tài sản thiết bị: Thống kê tài sản cố định, lập kế hoạch di chuyển, tịch thu tài sản cố định, sửa chữa thiết bị điện, lập các dự án đầu tư tài sản cố định.
-Phịng Kỹ thuật KCS: Quản lý cơng tác kỹ thuật như cắt mẫu trước khi đưa vào dây chuyền sản xuất, nghiên cứu đổi mới máy móc theo u cầu của cơng nghệ đáp ứng sự phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty, kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm tại các khâu của q trình sản xuất.
-Phịng Vật tư: Là nơi bảo quản, cung ứng vật tư và thành phẩm. Mọi nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đều được quản lý chặt chẽ.
-Phịng Tài chính – Kế tốn: Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, có chức năng quản lý về tài sản, nguồn vốn, quản lý thu chi tổng hợp và hệ thống hoá các số liệu hạch tốn. Qua đó giúp giám đốc nắm được tình hình bán hàng, doanh thu bán hàng, tham mưu giúp giám đốc thực hiện các nhiệm vụ kế toán thống kê tài chính.
-Phịng Thị trường: Có nhiệm vụ lên kế hoạch và thực hiện cơng tác tiêu thụ sản phẩm.
-Phịng Bảo vệ: Kiểm tra bảo đảm an ninh, an tồn cho Cơng ty.
2.1.3 Đặc điểm của bộ máy kế tốn tại Cơng ty
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán NVL Thủ quỹ và Kế toán tiền lương
Sơ đồ 2.2: BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CƠNG TY THĂNG LONG
Phịng Tài chính kế tốn Cơng ty: là một trong những phịng quan trọng với chức năng chủ yếu quản lý về tài chính góp phần khơng nhỏ trong việc hồn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Tại Cơng ty hình thức tổ chức cơng tác kế tốn là tập trung, tồn bộ cơng tác kế tốn được thực hiện tại phịng Tài chính - Kế tốn của Cơng ty, từ khâu tổng hợp số liệu, ghi sổ kế tốn, lập báo cáo kế tốn, phân tích kiểm tra kế tốn.
-Kế tốn trưởng: Là người đứng đầu phịng kế toán, phụ trách chung cho mọi hoạt động kế tốn chung tại Cơng ty.
-Kế tốn viên: Có nhiệm vụ làm cơng việc về tiền lương, thanh toán, theo dõi việc uỷ thác nhập khẩu, tiền gửi ngân hàng, tăng giảm tài sản cố định.
-Kế toán tổng hợp: Theo dõi tổng hợp tình hình nhập-xuất, tồn kho vật tư, lập báo cáo kế toán, cuối quý lập bảng chi tiết vật tư xuất kho từng bộ phận, tính giá thành sản phẩm, tình hình nộp thuế cho nhà nước.
-Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu – chi và bảo quản tiền mặt ở Cơng ty.
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn “Nhật ký chung”. Đây là hình thức kế tốn đơn giản, phù hợp với đặc điểm của Công ty và thuận tiện trong việc áp dụng máy vi tính. Trong điều kiện ứng dụng tin học vào kế tốn như hiện nay. Cơng ty đã căn cứ vào các yêu cầu cụ thể của mình, căn cứ vào các quy định có tính bắt buộc, quy định có tính hướng dẫn của nhà nước. Công ty đã thiết kế những mẫu sổ phù hợp với cơ chế hoạt động của máy vi tính đảm bảo máy có thể thực hiện ghi chép, hệ thống hóa thơng tin về các số liệu theo chỉ tiêu kinh tế - tài chính phục vụ việc lập báo cáo tài chính. Nhờ đó mà giảm bớt khối lượng cơng việc của kế tốn tăng hiệu quả cơng việc và phục vụ thông tin cho lãnh đạo kịp thời.
Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho mà cơng ty áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên và mỗi kỳ kế toán là Quý.
2.1.4 Đặc điểm quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm tại Cơng ty.
Quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm trong Cơng ty là một q trình khép kín, liên tục và được thực hiện trọn vẹn trong đơn vị. Sản phẩm tạo ra được hình thành từ ngun liệu chính là vải nên quy trình cơng nghệ cũng có những đặc điểm riêng của ngành may mặc.
Sơ đồ 2.3: QUY TRÌNH CƠNG NGHỆ SẢN XUẤT SẢN PHẨM. Theo quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty Thăng Long (xem sơ đồ 2.3), nguyên vật liệu sau khi xuất kho được đưa sang phân xưởng cắt để tạo ra các chi tiết sản phẩm. Các chi tiết sản phẩm này vì khơng có đặc tính sử dụng nên khơng trao đổi được trên thị trường nên chúng tiếp tục được đưa xuống các phân xưởng tiếp theo gồm: phân xưởng vắt sổ, phân xưởng may, phân xưởng là, phân xưởng đóng gói… để hồn thiện sản phẩm (quần áo, hàng mẫu…). Các sản phẩm này trước khi nhập kho đều được các bộ phận kỹ thuật của cơng ty kiểm tra chất lượng và đóng gói để hồn thiện với một quy trình
Nguyên vật liệu Phân xưởng là
Phân xưởng đóng gói Phân xưởng cắt
Kho thành phẩm
Phân xưởng may Xuất xưởng
cơng nghệ khép kín. Cơng ty hồn tồn có thể tiết kiệm được chi phí, góp phần giảm giá thành sản phẩm và tăng thu nhập cho công ty.
2.2. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long Long
2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là Công ty chuyên sản xuất đồ may mặc sẵn phục vụ trong và ngoài nước, chủng loại sản phẩm rất phong phú và đa dạng, nhiều mẫu mã và kích cỡ nên Công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau như các loại vải và các phụ kiện khác như các loại chỉ, khuy, khố, cúc, móc, băng gai, chun, mex, nhiên liệu các loại như điện xăng dầu máy để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khác nhau.
Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ may của Cơng ty đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để xí nghiệp đỡ phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho.
Cơng ty Thăng Long có đặc điểm là tìm thị trường tiêu thụ trước (khách hàng) rồi mới tiến hành khai thác nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất. Làm như thế để đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất, vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho sản xuất kinh doanh kém hiệu quả.
Đối với vật liệu chính là vải nhiều khi là do khách hàng cung cấp hoặc Công ty phải tự tìm mua tuỳ theo yêu cầu của đối tác đặt hàng. Việc lựa chọn số lượng và chất lượng nguyên vật liệu được căn cứ vào định mức tiêu hao và tiêu chuẩn kỹ thuật cho phép do bộ phận kỹ thuật lập cho mỗi đơn đặt hàng. Việc tăng năng xuất lao động nâng cao chất lượng sản phẩm cần chú trọng đến việc cung ứng vật liệu đầu vào. Việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào đòi hỏi phải đúng tiến độ, chủng loại, đúng khối lượng và chất lượng đảm bảo
cho sản phẩm đầu ra tới tay người tiêu dùng vẫn còn nguyên giá trị như thiết kế.
Do đặc thù của nguyên vật liệu dễ bị ẩm mốc, ố, bục mủn nên địi hỏi Cơng ty phải có kho hàng đủ tiêu chuẩn quy định để việc bảo quản vật tư đúng yêu cầu kỹ thuật để không gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm.
2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long
Trong Công ty vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về cơng dụng, tính năng lý hoá, phẩm cấp chất lượng. Mặt khác, nguyên vật liệu lại thường xuyên biến động, do đó để quản lý và hạch tốn được ngun vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Trên cơ sở kết quả phân loại, tuỳ thuộc vào cơng dụng, tính năng, vai trị, tác dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà có biện pháp quản lý hạch tốn cho phù hợp.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý, căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của từng thứ vật liệu trong sản xuất kinh doanh, vật liệu tại Công ty Thăng Long chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: như vải nhung hoa, vải dạ, vải dệt kim, vải sẹc, vải voan ren, vải thô gai, số lượng các loại vải nhiều, mỗi loại có màu sắc kích cỡ khác nhau.
-Vật liệu phụ: Gồm chỉ, khóa, ken, mex, vải lót, cúc các loại.
-Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: Dây cudoa máy khâu, kim máy khâu, dầu tra máy, săm lốp ôtô.
- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất ra sản phẩm như các loại vải vụn.
Như vậy việc phân loại nguyên vật liệu ở Cơng ty Thăng Long nói chung là phù hợp là phù hợp với đặc điểm và vai trò và tác dụng của mỗi thứ trong sản xuất kinh doanh, giúp cho nhà quản lý được dễ dàng hơn. Dựa trên cơ sở phân loại này giúp Công ty theo dõi được số lượng từng loại vật liệu
chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, từ đó đề ra phương thức quản lý phù hợp.
2.2.3 Đánh giá Nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long:
Tại Cơng ty Thăng Long kế tốn sử dụng giá thực tế của vật liệu để hạch tốn chi tiết hàng ngày tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật liệu.
2.2.3.1 Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế mua ngoài nhập kho là phải đánh giá giá mua trên hố đơn và chi phí vận chuyển bốc dỡ (khơng bao gồm cả thuế GTGT).
Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thì giá thực tế nhập kho bằng giá tiền phải trả cho bên bán cộng thuế nhập khẩu cộng lệ phí thanh tốn cộng chi phí vận chuyển mà chi phí đó được theo dõi riêng và được tính hết vào sổ nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng.
Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hố đơn (khơng VAT )
+ Chi phí thumua +
Thuế nhập khẩu (nếu có) _ Các khoản giảm trừ (nếu có )
2.2.3.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:
Tại Công ty Thăng Long, đối với nguyên vật liệu xuất dùng Cơng ty sử dụng phương pháp tính giá bình qn theo cơng thức:
Giá thực tế từng loại xuất kho = Số lượng từng loại xuất kho * Giá đơn vị bình qn
Trong đó: Giá đơn vị bình qn tính theo giá đơn vị bình qn cả kỳ dự trữ. Chúng ta có thể hiểu rõ hơn qua ví dụ dưới đây:
Ví dụ: Tài liệu về vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công ty. ( Xem sổ chi tiết vật liệu vải dệt kim bảng 2.3).
Giá trị vải dệt kim xuất dùng:
Ngày 21/10: 1.350*26.440 = 35.694.000 đ. Ngày 27/10: 2.740 *26.440 = 75.445.600 đ. Tổng giá trị xuất dùng trong kỳ: 111.139.600 đ.
2.3. Tình hình thực tế về cơng tác tổ chức kế tốn ngun vật liệu.
2.3.1. Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phương pháp kế toán ban đầu: đầu:
Trong thực tế chứng từ sử dụng trong công ty là: Phiếu nhập kho vật tư (MS 01 - VT).
Phiếu xuất kho vật tư (MS 02 - VT).
Việc nhập nguyên vật liệu ở công ty Thăng Long (TALIMEX) chủ yếu được thực hiện trực tiếp bởi phịng kế hoạch vật tư thơng qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp. Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật