Long
2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là Công ty chuyên sản xuất đồ may mặc sẵn phục vụ trong và ngoài nước, chủng loại sản phẩm rất phong phú và đa dạng, nhiều mẫu mã và kích cỡ nên Cơng ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau như các loại vải và các phụ kiện khác như các loại chỉ, khuy, khố, cúc, móc, băng gai, chun, mex, nhiên liệu các loại như điện xăng dầu máy để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khác nhau.
Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ may của Cơng ty đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để xí nghiệp đỡ phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho.
Công ty Thăng Long có đặc điểm là tìm thị trường tiêu thụ trước (khách hàng) rồi mới tiến hành khai thác nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất. Làm như thế để đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất, vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho sản xuất kinh doanh kém hiệu quả.
Đối với vật liệu chính là vải nhiều khi là do khách hàng cung cấp hoặc Cơng ty phải tự tìm mua tuỳ theo yêu cầu của đối tác đặt hàng. Việc lựa chọn số lượng và chất lượng nguyên vật liệu được căn cứ vào định mức tiêu hao và tiêu chuẩn kỹ thuật cho phép do bộ phận kỹ thuật lập cho mỗi đơn đặt hàng. Việc tăng năng xuất lao động nâng cao chất lượng sản phẩm cần chú trọng đến việc cung ứng vật liệu đầu vào. Việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào đòi hỏi phải đúng tiến độ, chủng loại, đúng khối lượng và chất lượng đảm bảo
cho sản phẩm đầu ra tới tay người tiêu dùng vẫn còn nguyên giá trị như thiết kế.
Do đặc thù của nguyên vật liệu dễ bị ẩm mốc, ố, bục mủn nên đòi hỏi Cơng ty phải có kho hàng đủ tiêu chuẩn quy định để việc bảo quản vật tư đúng yêu cầu kỹ thuật để không gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm.
2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long
Trong Công ty vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về cơng dụng, tính năng lý hố, phẩm cấp chất lượng. Mặt khác, nguyên vật liệu lại thường xuyên biến động, do đó để quản lý và hạch tốn được ngun vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Trên cơ sở kết quả phân loại, tuỳ thuộc vào cơng dụng, tính năng, vai trị, tác dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà có biện pháp quản lý hạch toán cho phù hợp.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý, căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của từng thứ vật liệu trong sản xuất kinh doanh, vật liệu tại Công ty Thăng Long chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: như vải nhung hoa, vải dạ, vải dệt kim, vải sẹc, vải voan ren, vải thô gai, số lượng các loại vải nhiều, mỗi loại có màu sắc kích cỡ khác nhau.
-Vật liệu phụ: Gồm chỉ, khóa, ken, mex, vải lót, cúc các loại.
-Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: Dây cudoa máy khâu, kim máy khâu, dầu tra máy, săm lốp ôtô.
- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất ra sản phẩm như các loại vải vụn.
Như vậy việc phân loại nguyên vật liệu ở Cơng ty Thăng Long nói chung là phù hợp là phù hợp với đặc điểm và vai trò và tác dụng của mỗi thứ trong sản xuất kinh doanh, giúp cho nhà quản lý được dễ dàng hơn. Dựa trên cơ sở phân loại này giúp Công ty theo dõi được số lượng từng loại vật liệu
chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, từ đó đề ra phương thức quản lý phù hợp.
2.2.3 Đánh giá Nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long:
Tại Cơng ty Thăng Long kế tốn sử dụng giá thực tế của vật liệu để hạch tốn chi tiết hàng ngày tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật liệu.
2.2.3.1 Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế mua ngoài nhập kho là phải đánh giá giá mua trên hoá đơn và chi phí vận chuyển bốc dỡ (khơng bao gồm cả thuế GTGT).
Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thì giá thực tế nhập kho bằng giá tiền phải trả cho bên bán cộng thuế nhập khẩu cộng lệ phí thanh tốn cộng chi phí vận chuyển mà chi phí đó được theo dõi riêng và được tính hết vào sổ nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng.
Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hố đơn (khơng VAT )
+ Chi phí thumua +
Thuế nhập khẩu (nếu có) _ Các khoản giảm trừ (nếu có )
2.2.3.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:
Tại Công ty Thăng Long, đối với nguyên vật liệu xuất dùng Cơng ty sử dụng phương pháp tính giá bình qn theo công thức:
Giá thực tế từng loại xuất kho = Số lượng từng loại xuất kho * Giá đơn vị bình qn
Trong đó: Giá đơn vị bình qn tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Chúng ta có thể hiểu rõ hơn qua ví dụ dưới đây:
Ví dụ: Tài liệu về vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công ty. ( Xem sổ chi tiết vật liệu vải dệt kim bảng 2.3).
Giá trị vải dệt kim xuất dùng:
Ngày 21/10: 1.350*26.440 = 35.694.000 đ. Ngày 27/10: 2.740 *26.440 = 75.445.600 đ. Tổng giá trị xuất dùng trong kỳ: 111.139.600 đ.
2.3. Tình hình thực tế về cơng tác tổ chức kế tốn ngun vật liệu.
2.3.1. Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phương pháp kế toán ban đầu: đầu:
Trong thực tế chứng từ sử dụng trong công ty là: Phiếu nhập kho vật tư (MS 01 - VT).
Phiếu xuất kho vật tư (MS 02 - VT).
Việc nhập nguyên vật liệu ở công ty Thăng Long (TALIMEX) chủ yếu được thực hiện trực tiếp bởi phịng kế hoạch vật tư thơng qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp. Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật liệu và giá cả thị trường.
2.3.1.1 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:
Căn cứ vào hoá đơn hoặc giấy báo nhận hàng, thủ tục nhập và ký thành ba liên phiếu nhập kho vật tư. Một liên do thủ kho giữ, một liên do phịng kế tốn lưu, và một liên giao lại cho khách hàng. Trong trường hợp kiểm nhận, nếu phát hiện vật tư thừa thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phịng kinh doanh biết cùng với bộ phận kế toán vật tư, lập biên bản xử lý (có xác nhận của người mua hàng). Thơng thường người bán giao hàng tại kho, thì chỉ kho vật tư, hàng hoá đủ phẩm chất, chủng loại, số còn lại trả cho người bán.
Như vậy thủ tục nhập kho ngun vật liệu gồm có các chứng từ sau: -Hố đơn.
-Biên bản kiểm nhận vật tư. -Phiếu nhập kho.
.
Sơ đồ 2.4: thủ tục nhập kho Tại Công ty thăng long
Đối với vật tư nhập lại kho từ phân xưởng sản xuất do cần đổi chủng loại vật tư hoặc do khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên như trường hợp trên.
Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho mà khơng cần qua một hình thức cân, đo, đong, đếm nào. Nghĩa là khơng phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của công ty trên sổ sách.
Để hiểu rõ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Công ty ta có thể xem các chứng từ thủ tục nhập kho vật liệu vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công ty theo ví dụ sau: Công ty mua 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m của Cơng ty TNHH Dệt may An bình như sau:
HOÁ ĐƠN (GTGT) Ngày 5/10/2004
Liên 2: Giao cho khách hàng Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dệt may An Bình Địa chỉ : Hà Nội
Họ tên người mua: Công ty Thăng Long (TALIMEX) Địa chỉ: Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh tốn: Tiền mặt
Đơn vị tính : đồng ST Tên hàng hố dịch Đơn vị Số Đơn giá Thành tiền
Biên bản kiểm nhận vật tư Phiếu nhập kho Thẻ kho Nhập NVL
T vụ tính lượng
1 Vải dệt kim m 2.350 26.600 62.510.00
0 Cộng tiền hàng : 62.510.000
Thuế GTGT 10%: 6.251.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 68.761.000
Số tiền bằng chữ: Sáu mươi tám triệu bảy trăm sáu mốt ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ghi rõ họ tên) (Ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 5/10/2004
Số: 25 Nợ: 152 Có: 111 -Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thành Vinh
-Nhập tại kho: Vật tư
-Hoá đơn số 028 Ngày 5/10/2004
STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư Đơn vị tính Mã số Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4 Vải dệt
kim
m 2.350 2.350 26.600 62.510.000
Cộng 62.510.000
2.3.1.2. Chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty được xuất dùng cho sản xuất quần áo là chủ yếu, nhưng cũng có một số ít được xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung.
Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư, tại các phân xưởng lập phiếu báo lĩnh vật tư với phòng cung ứng vật tư, sau khi đã được duyệt phòng vật tư lập phiếu xuất kho thành 3 liên:
-Liên: Lưu tại phòng vật tư.
-Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế tốn để kế toán ghi vào sổ kế toán
-Liên 3: Giao cho phân xưởng sử dụng vật tư để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.
Nếu là xuất bán phải lập hố đơn GTGT do bộ tài chính phát hành, phân xưởng lĩnh vật tư mang hóa đơn đến các bộ phận liên quan (Giám đốc, Kế tốn trưởng) ký nhận, sau đó đưa xuống kho để kiểm nhận vật tư.
Tại kho: thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số thực xuất của vật tư vào thẻ kho. Ví dụ: Ngày 21/10 xuất 1.350 m vải dệt kim cho Nguyễn Việt Tiến- ở phân xưởng cắt để phục vụ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu xuất kho như sau:
PHIẾU XUẤT KHO Ngày 21/10/2004
Số: 174 Nợ:621 Có:152
-Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Việt Tiến – Phân xưởng cắt. -Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất
-Xuất tại kho: Kho Vật tư
Đv tính : đồng STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất, vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Vải dệt kim m 1.350 26.600 35.910.000 Cộng 35.910.000
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2. 3.2. Kế tốn chi tiết ngun vật liệu tại cơng ty.
Việc hạch tốn chi tiết vật liệu tại cơng ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình N – X – T kho của từng loại vật liệu. Phương pháp hạch toán chi tiết được sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song. Tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số
lượng cịn ở bộ phận kế tốn theo dõi cả về số lượng và cả về mặt giá trị của vật tư.
Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật tư như sau:
- Tại kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản
toàn vẹn số lượng, chất lượng vật tư, nắm vững ở bất kỳ thời điểm nào trong kho về số lượng, chất lượng, chủng loại, của từng thứ, từng loại vật liệu để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho phân xưởng.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, phát sinh, thủ kho tiến hành phân loại, sắp xếp từng thứ, loại vật liệu để ghi vào thẻ kho theo chi tiết số lượng.Vào cuối ngày thủ kho tính số tồn kho của từng vật liệu để ghi vào thẻ kho.
Bảng 2.2
THẺ KHO
Tháng 10/2004
Tên vật liệu (sản phẩm,hàng hoá): Vải dệt kim Chứng từ
Diễn giải Số lượng Ghi
chú NT Số phiếu Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 5/10 21/10 25/10 27/10 25 192 174 233 Tồn đầu tháng C.ty TNHH dệt may An Bình Ng.V.Tiến-px cắt
C.ty dệt may Khatoco Ng.V.Tiến -px cắt 2.350 1.120 1.350 2.740 1.000 3.350 2.000 3.120 380
28/10 242 C.ty TNHH DATAS 1.500 1.880 Cộng cuối tháng 10/2004 4970 4.090 1.880
Tại phịng kế tốn: Kế tốn vật liệu sử dụng sổ kế tốn chi tiết để ghi
chép tình hình N - X - T kho vật tư theo chỉ số lượng và đơn giá đối với vật tư N - X - T kho.
Hàng ngày kế toán vật tư nhận chứng từ sau đó phân loại, sắp xếp để tiến hành ghi sổ. Tại đây sổ kho được đánh thành quyển phù hợp với từng nhóm, loại vật liệu như: vải Cotton, vải xoa, vải dệt kim, chỉ, cúc, thước gỗ. Trong sổ kho có đánh số cho từng trang sổ, mỗi trang một thứ vật liệu một số riêng (nếu vật liệu nào nhập xuất nhiều thì để nhiều trang), ở đầu sổ kho có mục lục số, tên vật tư để việc tìm kiếm được nhanh chóng và trong năm chỉ mở một lần. Sổ này ghi chép hoàn toàn trùng lặp với sổ kho của thủ kho. Và sổ chi tiết vật tư cũng được đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm vật liệu. Mỗi nhóm lại được mở cho từng vật tư riêng biệt. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, kế toán ghi sổ chi tiết như sau: ( xem bảng 2.3).
Từ các sổ chi tiết được lập cho các loại vật liệu vải sản xuất tại Công ty như : sổ chi tiết loại vải dệt kim, vải nhung hoa, vải gai thơ, mex vải… thì kế tốn sẽ lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật tư để theo dõi tổng hợp tình hình vật tư trong các kho vật tư. ( xem bảng 2.4 ).
Bảng 2.3
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Tên vật liệu: Vải dệt kim Tháng 10/2004
Đơn vị tính: Ngày
tháng
Chứng từ
Diễn Giải Đơn Giá Nhập Xuất Tồn Ghi
chú N X SL ST SL ST SL ST 5/10 21/10 25/10 27/10 28/10 25 192 242 174 233 Tồn đầu tháng Cty dệt may A.Bình Ng.V.Tiến-Px cắt Cty may Khatoco Ng.V.Tiến- Px cắt C.ty TNHH DATAS 26.420 26.600 26.440 26.510 26.440 26.600 2.350 1.120 1.500 62.510.000 29.691.200 39.900.000 1350 2.740 35.694.000 72.445.600 1.000 3.350 2.000 3.120 380 1.880 26.420.000 88.930.000 53.236.000 82.927.200 10.481.600 50.381.600 Cộng Tháng 10/ 04 4.970 132.101.200 4.090 108.139.600 1.880 50.381.600
Bảng 2.4 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT- TỒN VẬT TƯ THÁNG 10/2004
STT Tên vật tư Đvị tính
Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
SL ST SL ST SL ST SL ST
1 Vải Dệt kim m 1.000 26.420.000 4.970 132.101.200 4.090 108.139.600 1.880 50.381.600 2 Vải Voan ren m 400 11.618.000 2.330 67.686.500 1.160 39.192.000 1.570 40.112.500 3 Vải Gai thô m 721 15.141.000 2.000 42.000.000 1.350 27.337.500 1.371 29.803.500 4 Vải nhung hoa m - - 3.100 91.574.000 2.345 69.271.300 755 22.302.700 5 Vải lót m 355 5.491.850 935 14.604.700 1.020 16.010.500 270 4.086.050 6 Vải Coton lạnh m 110 3.192.750 1.937 56.231.110 - - 2.047 59.423.860 7 Khoá dây Chiếc 200 160.400 1.385 1.120.500 1.420 1.136.000 165 144.900 8 Cúc Chiếc - - 5.000 750.000 4.100 615.000 900 135.000
9 Mex vải m 2.000 26.000.000 - - 1.274 16.562.000 726 9.438.000
10 Chỉ Cuộn 1.911 11.038.800 1.050 5.775.000 2.178 12.632.400 783 4.181.400
2.3.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty.