1.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1.4.2.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác.
Giá trị vật tư xuất dùng trong kỳ
= Giá trị vật tư tồn kho đầu kỳ
+ Giá trị vật tư nhập kho trong kỳ
- Giá trị vật tư tồn kho cuối kỳ
Nhược điểm của phương pháp này là độ chính xác khơng cao.
Phương pháp này áp dụng cho các đơn vị kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp thường xuyên dùng, xuất bán.
Các tài khoản kế toán sử dụng :
Tài khoản 611 “mua hàng” – chi tiết TK 6111 “mua nguyên liệu, vật liệu”: Tài
khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua).
Kết cấu TK 611:
Bên nợ: Phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên có: Phản ánh giá trị thực tế VL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại
Tài khoản này khơng có số dư.
Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi trên đường”. Dùng để phản ánh trị giá số vật
liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại, từng người bán.
Bên nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ.
Bên có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Dư nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường.
Tài khoản 152: “Nguyên liệu, vật liệu”. Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên,
vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại.
Bên nợ: Giá trị thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Bên có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ. Dư nợ: Giá trị thực tế vật liệu tồn kho.
Ngồi ra trong q trình hạch tốn, kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 133, 111, 112, 331….Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên.
1.4.2.2. Phương pháp hạch toán và các nghiệp vụ chủ yếu
Căn cứ giá thực tế vật liệu, căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan khác kế toán ghi sổ:
- Đầu kỳ kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ: Nợ TK 6111: Giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ
Có TK 152: Giá trị thực tế NVL tồn kho Có TK 151: NVL đang đi đường
- Giá thực tế vật liệu nhập kho:
Nợ TK 6111: Giá mua thực tế chưa có thuế Nợ TK 133(1): Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112,331… Tổng giá thanh tốn
- Nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần, vốn cấp phát, tặng thưởng… Nợ TK 6111: Giá thực tế
Có TK 411, 711(nhận viện trợ, tặng): Giá thực tế - Nhận lại vốn góp liên doanh:
Nợ TK 6111: Giá thực tế
Có TK 128, 222: Giá thực tế
- Các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại, chiết khấu được hưởng khi mua hàng hoạch toán tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên
Nợ TK 331, 111, 112
Có TK 6111: Giá mua vật liệu Có TK 133: Thuế GTGT
- Các nghiệp vụ lúc cuối kỳ được ghi sổ như sau: + Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.
Nợ TK 152, 153: NVL. Có TK 611: Mua hàng.
+ Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho SXKD, xuất bán. Nợ TK 621: Xuất cho sản xuất kinh doanh. Nợ TK 632: Xuất bán.
Có TK 611.
+ Trường hợp giá vật liệu, thiếu hụt, mất mát, phát hiện được nguyên nhân, quyết định xử lý ghi:
Nợ TK 138: Số bồi thường phải thu.
Nợ TK 111: Số bồi thường vật chất đã thu. Nợ TK 334: Trừ vào tiền cơng.
Sơ đồ 1.5: Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu
(Theo phương pháp kiểm kê định kỳ) : 611
151,152 151, 152 Giá VL tồn cuối kỳ Giá vật liệu tồn dk
111, 112, 113 111, 112 ,113 Giá trị VL mua vào trong kỳ Giảm giá được hưởng và
giá trị hàng trả lại
411 138, 334, 821, 642
Nhận cấp phát tặng thưởng Giá trị thiếu hụt, mất mát Vốn góp liên doanh
3381,336,338 1541, 1543 142 Vay cá nhân,đv, đối tượng khác Giá trị VL Phân bổ dần
xuất dùng
412 412 Đánh giá tăng Đánh giá giảm khi kiểm kê
1.5 Kế toán kiểm kê và đánh giá lại vật liệu, dự phịng giảm giá vật liệu.
1.5.1 Kế tốn các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu
1.5.1.1 kế toán kiểm kê vật liệu
Trong việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp đều phải tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để xác định được lượng tồn kho thực tế của từng loại vật tư. Đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán xác định lượng thừa thiếu để xử lý kịp thời.
Tuỳ vào điều kiện và yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp có thể kiểm kê tồn bộ hoặc kiểm kê chọn mẫu. thời hạn kiểm kê có thể định kỳ cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc bất thường tuỳ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Phương pháp kê khai thường xuyên
+ Trường hợp vật liệu tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê: Nợ TK 152:
Có TK 632: Thừa trong định mức
Có TK 3381: Thừa chưa rõ nguyên nhân + Trường hợp giảm khi kiểm kê, đánh giá lại:
Nợ TK 412: Chênh lệch giảm Có TK 152: Giá trị vật liệu - Phương pháp kiểm kê định kỳ:
+ Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tính ra giá thực tế tồn kho vật liệu cuối kỳ
Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Giá vật liệu đang đi đường cuối kỳ
Có TK 6111: Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ
+ Giá trị vật liệu thiếu hụt, mất mát căn cứ vào biên bản kiểm kê cuối kỳ kế toán ghi:
Nợ TK 138(8): Phải thu người phạm lỗi Nợ TK 334: Khấu trừ vào lương
Nợ TK 138(1): Thiếu chưa rõ nguyên nhân
Nợ TK 632: Các khoản thiếu hụt, mất mát hàng tồn kho đã trừ đi các khoản bồi thường
1.5.1.2 Kế toán đánh giá lại vật liệu
Để quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả Doanh nghiệp thường xuyên phải tổ chức đánh giá lại nguyên vật liệu. Kế toán căn cứ vào biên bản đánh giá lại nguyên vật liệu để hoạch toán đúng phần tăng giảm nguyên vật liệu do đánh giá lại so với sổ sách kế toán.
1.5.2: Kế tốn dự phịng giảm giá vật liệu tồn kho:
1.5.2.1 Khái niệm, nguyên tắc lập dự phòng
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính nhằm ghi nhận bộ phận dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Qua đó xác định được giá trị thực của hàng tồn kho theo công thức sau:
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng loại hàng tồn kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hoạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.
1.5.2.2 Tài khoản sử dụng.
- TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Dùng để theo dõi tình hình trích lập và sử dụng dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
- Kết cấu:
Bên nợ: Hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Bên có: Trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Số dư có: Dự phịng giảm giá hàng tồn hiện còn
1.5.2.3 Phương pháp hoạch toán
- Cuối kỳ kế tốn năm (hoặc q) khi lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
- Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
Nếu khoản giám giá dự phòng hàng tồn kho phảI lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết. Số chênh lệch lớn hơn kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Nếu khoản giám giá dự phòng hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế tốn năm nay nhỏ hơn khoản dự phịng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết. Số chênh lệch nhỏ hơn kế toán ghi:
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán
1.6 Các hình thức ghi sổ kế tốn
Sổ kế tốn là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế tốn ghi chép, phản ánh có hệ thống các thơng tin kế tốn theo thời gian cũng như theo đối tượng.
Hình thức tổ chức sổ kế tốn là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc.
Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mơ và các điều kiện kế tốn sẽ hình thành cho mình một hình thức sổ kế tốn khác nhau. Song quy lại có năm hình thức sổ sách kế tốn sau: - Hình thức Nhật ký chung. - Hình thức Nhật ký - Sổ Cái. - Hình thức Chứng từ ghi sổ. - Hình thức Nhật ký - Chứng từ. - Hình thức kế tốn máy
1.6.1. Hình thức Nhật ký chung.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…) kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi sổ Cái TK 152, 331…
Nếu đơn vị có mở sổ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ trên được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan.
Trong trường hợp đơn vị mở Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ chứng từ dùng để ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ (5-10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các TK phù hợp trên sổ Cái sau khi đã loại bỏ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
1.6.2. Hình thức Nhật ký - Sổ cái.
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kế toán phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ - Có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - Sổ cái. Cuối kỳ khoá sổ thẻ kế toán chi tiết, lập tổng hợp chi tiết để đối chiếu với Nhật ký - Sổ cái.
1.6.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ.
Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị trễ nhất là trong điều kiện thủ cơng, sổ sách trong hình thức này gồm:
- Sổ cái: Là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ cái theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu với bảng cân đối phát sinh. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được
đánh giá liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm). Ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
- Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép.
- Các sổ, thẻ hạch toán chi tiết: Dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết (vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất, tiêu thụ…)
1.6.4 Hình thức Nhật ký chứng từ.
Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế tốn thủ cơng, dễ chun mơn hố cán bộ kế tốn. Tuy nhiên địi hỏi trình độ kế tốn phải cao. Mặt khác khơng phù hợp với kế tốn bằng máy. Sổ sách trong hình thức này bao gồm:
Sổ nhật ký chứng từ: Nhật ký-chứng từ mở hàng tháng cho một hoặc một sổ tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý. Nhất ký- chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với bên Nợ các tài khoản có liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch tốn phân tích.
- Sổ cái: Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm. chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm: số dư đầu kỳ, số phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với các tài khoản có liên quan, cịn số phát sinh bên Có của tài khoản chi ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ Nhật ký- chứng từ có liên quan.
- Bảng kê: Được sử dụng cho một số đối tượng cần bố xung chi tiết như bảng kê ghi Nợ của tài khoản 111, 112… trên cơ sở các số liệu phản ánh ở cuối bảng kê cuối tháng ghi vào Nhật ký chứng từ có liên quan.
-Sổ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tượng hạch tốn cần phải hạch tốn chi tiết.
1.6.5 Hình thức kế tốn máy
Lịch sử phát triển của việc thiết lập hệ thống thơng tin và kiểm tra kiểm sốt về tài sản và sự vận động của tài sản, toàn bộ mối quan hệ kinh tế pháp lý cùng với
sự phát triển của công nghệ thông tin đã chứng minh sự ứng dụng phần mền kế toán vào Doanh nghiệp là tất yếu.
Mỗi hình thức kế tốn có hình thức sổ sách kế tốn và trình tự hệ thống hố thơng tin kế tốn khác nhau địi hỏi cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp. Trên cơ sở hệ thống sổ sách kế tốn và trình tự hệ thống hố thơng tin kế tốn tương ứng hình thức kế tốn đã được quy định trong chế độ kế toán yêu cầu quản lý và sử dụng thơng tin chi tiết, các chương trình phần mềm kế tốn sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hố thơng tin tự động trên máy.
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra. Ghi hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Như vậy số liệu được lấy ở các sổ kế toán tổng hợp của các TK152, TK 151… để theo dỏi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu
Ưu nhược điểm : Do máy tính có tính liên kết và tự cập nhật số liệu vào các sổ nên chỉ cần nhập số liệu 1 lần thì các sổ sách kế tốn khác liên quan sẽ được ghi chép tự động. Như vậy việc hạch tốn sổ sách sẽ khơng mất nhiều thời gian. Tuy nhiên khi hạch tốn ban đầu có sai sót thì các sổ liên quan đều bị ảnh hưởng.
Máy vi tính Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Bảng tổng hợp