1.5.1 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu
1.5.1.1 kế toán kiểm kê vật liệu
Trong việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp đều phải tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để xác định được lượng tồn kho thực tế của từng loại vật tư. Đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán xác định lượng thừa thiếu để xử lý kịp thời.
Tuỳ vào điều kiện và yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp có thể kiểm kê tồn bộ hoặc kiểm kê chọn mẫu. thời hạn kiểm kê có thể định kỳ cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc bất thường tuỳ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Phương pháp kê khai thường xuyên
+ Trường hợp vật liệu tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê: Nợ TK 152:
Có TK 632: Thừa trong định mức
Có TK 3381: Thừa chưa rõ nguyên nhân + Trường hợp giảm khi kiểm kê, đánh giá lại:
Nợ TK 412: Chênh lệch giảm Có TK 152: Giá trị vật liệu - Phương pháp kiểm kê định kỳ:
+ Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tính ra giá thực tế tồn kho vật liệu cuối kỳ
Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Giá vật liệu đang đi đường cuối kỳ
Có TK 6111: Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ
+ Giá trị vật liệu thiếu hụt, mất mát căn cứ vào biên bản kiểm kê cuối kỳ kế toán ghi:
Nợ TK 138(8): Phải thu người phạm lỗi Nợ TK 334: Khấu trừ vào lương
Nợ TK 138(1): Thiếu chưa rõ nguyên nhân
Nợ TK 632: Các khoản thiếu hụt, mất mát hàng tồn kho đã trừ đi các khoản bồi thường
1.5.1.2 Kế toán đánh giá lại vật liệu
Để quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả Doanh nghiệp thường xuyên phải tổ chức đánh giá lại nguyên vật liệu. Kế toán căn cứ vào biên bản đánh giá lại nguyên vật liệu để hoạch toán đúng phần tăng giảm nguyên vật liệu do đánh giá lại so với sổ sách kế toán.
1.5.2: Kế tốn dự phịng giảm giá vật liệu tồn kho:
1.5.2.1 Khái niệm, nguyên tắc lập dự phòng
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế tốn, trước khi lập báo cáo tài chính nhằm ghi nhận bộ phận dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Qua đó xác định được giá trị thực của hàng tồn kho theo cơng thức sau:
Mức lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng loại hàng tồn kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hoạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.
1.5.2.2 Tài khoản sử dụng.
- TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Dùng để theo dõi tình hình trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Kết cấu:
Bên nợ: Hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Bên có: Trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Số dư có: Dự phịng giảm giá hàng tồn hiện cịn
1.5.2.3 Phương pháp hoạch tốn
- Cuối kỳ kế tốn năm (hoặc q) khi lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
- Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
Nếu khoản giám giá dự phòng hàng tồn kho phảI lập cuối kỳ kế tốn năm nay lớn hơn khoản dự phịng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết. Số chênh lệch lớn hơn kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
- Nếu khoản giám giá dự phòng hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết. Số chênh lệch nhỏ hơn kế tốn ghi:
Nợ TK 159: Dự phịng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán
1.6 Các hình thức ghi sổ kế tốn
Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh có hệ thống các thơng tin kế tốn theo thời gian cũng như theo đối tượng.
Hình thức tổ chức sổ kế tốn là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc.
Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mơ và các điều kiện kế tốn sẽ hình thành cho mình một hình thức sổ kế tốn khác nhau. Song quy lại có năm hình thức sổ sách kế tốn sau: - Hình thức Nhật ký chung. - Hình thức Nhật ký - Sổ Cái. - Hình thức Chứng từ ghi sổ. - Hình thức Nhật ký - Chứng từ. - Hình thức kế tốn máy
1.6.1. Hình thức Nhật ký chung.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…) kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi sổ Cái TK 152, 331…
Nếu đơn vị có mở sổ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ trên được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan.
Trong trường hợp đơn vị mở Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ chứng từ dùng để ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ (5-10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các TK phù hợp trên sổ Cái sau khi đã loại bỏ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
1.6.2. Hình thức Nhật ký - Sổ cái.
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kế toán phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này là sổ hạch tốn tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ - Có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - Sổ cái. Cuối kỳ khoá sổ thẻ kế toán chi tiết, lập tổng hợp chi tiết để đối chiếu với Nhật ký - Sổ cái.
1.6.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ.
Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị trễ nhất là trong điều kiện thủ công, sổ sách trong hình thức này gồm:
- Sổ cái: Là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ cái theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu với bảng cân đối phát sinh. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được
đánh giá liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm). Ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
- Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép.
- Các sổ, thẻ hạch toán chi tiết: Dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết (vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất, tiêu thụ…)
1.6.4 Hình thức Nhật ký chứng từ.
Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế tốn thủ cơng, dễ chun mơn hố cán bộ kế tốn. Tuy nhiên địi hỏi trình độ kế toán phải cao. Mặt khác khơng phù hợp với kế tốn bằng máy. Sổ sách trong hình thức này bao gồm:
Sổ nhật ký chứng từ: Nhật ký-chứng từ mở hàng tháng cho một hoặc một sổ tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý. Nhất ký- chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với bên Nợ các tài khoản có liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống, giữa hạch tốn tổng hợp và hạch tốn phân tích.
- Sổ cái: Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm. chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm: số dư đầu kỳ, số phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với các tài khoản có liên quan, cịn số phát sinh bên Có của tài khoản chi ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ Nhật ký- chứng từ có liên quan.
- Bảng kê: Được sử dụng cho một số đối tượng cần bố xung chi tiết như bảng kê ghi Nợ của tài khoản 111, 112… trên cơ sở các số liệu phản ánh ở cuối bảng kê cuối tháng ghi vào Nhật ký chứng từ có liên quan.
-Sổ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tượng hạch toán cần phải hạch toán chi tiết.
1.6.5 Hình thức kế tốn máy
Lịch sử phát triển của việc thiết lập hệ thống thơng tin và kiểm tra kiểm sốt về tài sản và sự vận động của tài sản, toàn bộ mối quan hệ kinh tế pháp lý cùng với
sự phát triển của công nghệ thông tin đã chứng minh sự ứng dụng phần mền kế toán vào Doanh nghiệp là tất yếu.
Mỗi hình thức kế tốn có hình thức sổ sách kế tốn và trình tự hệ thống hố thơng tin kế tốn khác nhau địi hỏi cần lựa chọn hình thức kế tốn phù hợp. Trên cơ sở hệ thống sổ sách kế tốn và trình tự hệ thống hố thơng tin kế tốn tương ứng hình thức kế tốn đã được quy định trong chế độ kế toán yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết, các chương trình phần mềm kế tốn sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hố thơng tin tự động trên máy.
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra. Ghi hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Như vậy số liệu được lấy ở các sổ kế toán tổng hợp của các TK152, TK 151… để theo dỏi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu
Ưu nhược điểm : Do máy tính có tính liên kết và tự cập nhật số liệu vào các sổ nên chỉ cần nhập số liệu 1 lần thì các sổ sách kế tốn khác liên quan sẽ được ghi chép tự động. Như vậy việc hạch toán sổ sách sẽ không mất nhiều thời gian. Tuy nhiên khi hạch tốn ban đầu có sai sót thì các sổ liên quan đều bị ảnh hưởng.
Máy vi tính Chứng từ kế tốn Phần mềm kế tốn Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Sổ kế toán chi tiết và tổng hợp
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CPTM & XNK THANH XUÂN
2.1 Đặc điểm, tình hình chung tại Cơng ty CPTM & XNK Thanh Xuân
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty CPTM & XNK Thanh Xuân được thành lập ngày 27/12/2000. Là đơn vị hạch tốn độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại nhân hàng và có con dấu riêng.
- Tên đầy đủ: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU
THANH XUÂN
- Tên giao dịch: THANH XUÂN IMPORT EXPORT AND TRADINH JOINT STOCK COMPANY
- Tên viết tắt: THAXUTRADINH.,JSC
- Số đăng ký kinh doanh: 0103021155 Do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 27/12/2000
- Địa chỉ: Số 130, Ngõ 342 - Hạ Đình - Thanh Xuân - Hà Nội. - Điện thoại: 04.62850781 - Fax: 04.62850781.
- Mã số thuế: 0102561036
- Số tài khoản: 002.100174.6909 tại Ngân hàng Ngoại thương Vietcombank-Chi nhánhThanh Xuân
- Vốn điều lệ: 10.000.000.000 VNĐ (Bằng chữ: Mười tỷ đồng Việt Nam)
Với sự chuyển biến của cơ chế thị trường, nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, công ty đã tiến hành đa dạng hóa sản phẩm và từng bước nội địa hóa nhằm hạ giá thành nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Không chỉ tạo nên sự khác biệt về chất lượng sản phẩm, công ty đã áp dụng thành cơng những cơng nghệ tiên tiến và vật liệu mới có chất lượng cao trong ngành may mặc Việt Nam.
Công ty cổ phần thương mại và xuất nhập khẩu Thanh Xuân được thành lập với các ngành nghề đăng ký kinh doanh:
- Sản xuất và bn bán sản phẩm dệt may, thiết bị máy móc nguyên phụ kiện trong ngành thể thao, may mặc, cao su, giáo dục.
- Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa
- Xây dựng lắp đặt cơng trình thể thao, tư vấn thiết bị thể thao văn hóa nghệ thuật.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý:
2.1.2.1 Cơ cấu quản lý.
Sơ đồ 2.1: Bộ máy hoạt động của công ty
* Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất, phụ trách chung về tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Giám đốc có nhiệm vụ: + Điều hành tồn bộ hoạt động của cơng ty.
+ Lập, phê duyệt chính sách và mục tiêu chung để phát triển cơng ty. + Phân cơng trách nhiệm và nhiệm vụ cho các phịng ban.
+ Phê duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ. + Phê duyệt kế hoạch tài chính.
Tổ cắt Tổ vắt sổ Tổ may Tổ là VS, Tổ Đ.gói Kho T.Phẩm GIÁM ĐỐC Phó giám đốc Phịng kế tốn tài chính Phịng kinh doanh Phịng kế hoạch vật tư Phòng nhân sự
- Phịng kế tốn: Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về cơng tác kế tốn tài
chính của cơng ty. Tham mưu cho ban giám đốc về công tác tài chính kế tốn, tổ chức hướng dẫn, thực hiện cơng tác kế tốn trong phịng, thực hiện việc lập báo cáo tài chính định ký theo quy định hiên hành, trực tiếp làm cơng tác kế tốn thanh quyết tốn các hợp đồng kinh tế của cơng ty. Thực hiện chế độ thu nộp với ngân sách Nhà nước.
- Phó giám đốc: là nhà quản trị cấp dưới giám đốc, làm nhiệm vụ giúp giám
đốc các cơng việc.
+ Chỉ đạo tình hình tiêu thụ sản phẩm, thực hiện các dịch vụ bán hàng.
+ Xác định chiến lược nghiên cứu thị trường và lập kế hoạch nghiên cứu thị trường.
+ Lập kế hoạch sản xuất theo trong kỳ.
+ Duyệt, ký các hợp đồng sản xuất theo ủy quyền của giám đốc.
- Phòng kinh doanh: Phụ trách giao dịch kinh doanh sản phẩm. Tham mưu
cho giám đốc về mặt công tác chiến lược kinh doanh, chính sách giá cả. Trao đổi nắm bắt các kế hoạch sản xuất và phân công công việc thuộc phạm trù sản xuất trong quá trình thực hiện hợp đồng với khách hàng.
- Phòng kỹ thuật, vật tư: tham mưu cho ban giám đốc về mặt công tác kỹ
thuật, quản lý quy trình cơng nghệ sản xuất và quy trình kỹ thuật, nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới, bồi dưỡng nâng cao trình độ cơng nhân, điều hành kế hoạch tác nghiệp tại xưởng sản xuất. Và tham mưu cho ban giám đốc về mặt kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dài hạn, kế hoạch hạ giá thành, điều độ sản xuất hàng ngày, cưng ứng vật tư…
- Phòng nhân sự: Trực tiếp tham mưu cho ban giám đốc công ty về công tác
tổ chức bộ máy quản lý cán bộ, quản lý nhân lực trong công ty, thực hiện chế độ