TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ
Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội và hỗ trợ các ngành nghề trong việc đưa ra phương án nhanh chóng và chính xác Sự phát triển của công nghệ thông tin là kim chỉ nam cho các mục tiêu mới trong ứng dụng khoa học kỹ thuật của doanh nghiệp, tạo nền tảng vững chắc cho nền kinh tế Nó trở thành công cụ hiệu quả nhất nâng cao chất lượng công việc, vì vậy việc áp dụng tin học vào quản lý doanh nghiệp là xu hướng tất yếu Tin học hóa công tác quản lý và điều hành kinh doanh là cần thiết, đặc biệt trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, nơi việc nắm bắt thông tin kinh tế trở thành yếu tố sống còn, giúp doanh nghiệp có ưu thế trong hoạt động kinh doanh.
Trong bối cảnh sản xuất kinh doanh hiện nay, việc tin học hóa quản lý là vô cùng cần thiết Quản lý kho hàng hóa đóng vai trò quan trọng, đòi hỏi sự thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp Để nâng cao khả năng sản xuất và đáp ứng hiệu quả nhu cầu khách hàng, doanh nghiệp cần một hệ thống thông tin hỗ trợ Tuy nhiên, việc tìm kiếm phần mềm quản lý phù hợp với từng hoạt động cụ thể của doanh nghiệp không phải là điều đơn giản.
Công ty CP Viễn Thông Đại An chuyên cung cấp và lắp đặt thiết bị điện nhẹ, điện dân dụng và điện lạnh, dẫn đến sự đa dạng và số lượng hàng hóa lớn, gây khó khăn trong quản lý Phân hệ kế toán hàng tồn kho hiện tại không đáp ứng tốt nhu cầu thực tiễn, gây bất tiện và thiếu đồng bộ với phòng kinh doanh do cập nhật thông tin hàng xuất bán không kịp thời Do đó, cần thiết phải có một phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn để đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao.
“ Xây Dựng phần mềm quản lý kho cho Công ty Cổ Phần Viễn Thông Đại An”
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại quốc tế (WTO), môi trường cạnh tranh cho các doanh nghiệp trong nước trở nên sôi động với nhiều cơ hội và thách thức Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần thay đổi phương thức quản lý nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá thành và tối ưu hóa chi phí sản xuất, từ đó đảm bảo tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã thành công trong việc áp dụng phần mềm quản lý, như phần mềm quản lý nhân sự HRPRO7 và phần mềm kế toán MISA Trong số đó, phần mềm Quản Lý Kho (Perfect Warehouse) nổi bật như một phân hệ trong phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, giúp quản lý kho một cách chuyên nghiệp và hiệu quả Phần mềm này đã vinh dự nhận Giải Thưởng Sao Khuê 2011 từ Hiệp Hội Phần Mềm Việt Nam (VINASA) và Bộ Thông Tin Truyền Thông Đối với các doanh nghiệp thương mại lớn như Công ty Cổ Phần Viễn Thông Đại An, việc cập nhật nhanh chóng số lượng hàng tồn kho là rất quan trọng, giúp quản lý nắm bắt khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác cơ hội kinh doanh Nếu không quản lý hàng tồn kho một cách khoa học, doanh nghiệp dễ gặp phải thất thoát và tổn thất.
Phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp nhà quản lý theo dõi tình hình kinh doanh chính xác Bằng cách nắm rõ sản phẩm nào được khách hàng ưa chuộng và sản phẩm nào bán chậm, nhà quản lý có thể điều chỉnh lượng hàng tồn kho hợp lý và xây dựng kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài
Bài viết này nhằm nghiên cứu phương pháp quản lý kho của Công ty CP Viễn Thông Đại An, từ đó xác định quy trình quản lý kho hiệu quả và phát triển phương pháp luận cho việc phân tích và thiết kế phần mềm quản lý kho.
Phần mềm quản lý kho hiệu quả là chìa khóa để nâng cao hoạt động kinh doanh của công ty Với thông tin chính xác và được cập nhật thường xuyên, phần mềm này giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng về hàng hóa.
Xây dựng hệ thống báo cáo hàng hóa trong kho giúp ban lãnh đạo có kế hoạch kinh doanh hiệu quả, tối ưu hóa quy trình nhập và xuất hàng hóa, từ đó nâng cao lợi ích cho công ty một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Khóa luận nghiên cứu những lý luận,quy trình, nghiệp vụ quản lý kho tại công ty CP Viễn Thông Đại An
Đề tài nghiên cứu của sinh viên được giới hạn trong phạm vi vi mô, chỉ tập trung vào một doanh nghiệp cụ thể và trong khoảng thời gian ngắn.
Việc nghiên cứu và tiến hành xây dựng phần mềm quản lý kho, sẽ được đặt trong bối cảnh và tình hình ứng dụng CNTT của doanh nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu không gian giúp chúng ta hiểu rõ thông tin về môi trường xung quanh và không gian nội tại của doanh nghiệp Thời gian cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình này.
Trong nghiên cứu, thước đo thời gian kết hợp với yếu tố không gian là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin Quá trình xây dựng phần mềm quản lý sẽ được chia thành các phần nhỏ tương ứng với các mốc thời gian xác định Dữ liệu khảo sát được thu thập từ năm 2008 đến cuối năm 2012, đồng thời sẽ trình bày các giải pháp định hướng phát triển phần mềm trong tương lai.
Phương pháp thực hiện đề tài
Để thực hiện được đề tài phương pháp được sử dụng là thu thập nguồn thông tin sơ cấp và thứ cấp:
Nguồn thông tin sơ cấp là dữ liệu được thu thập trực tiếp bởi người nghiên cứu thông qua các phương pháp như phỏng vấn, điều tra và tổng hợp phân tích thông tin.
Nguồn thông tin thứ cấp là những dữ liệu đã được thu thập, xử lý và ghi nhận từ trước Thông tin này thường được lấy từ các báo cáo và tài liệu thống kê.
Các nghiên cứu khoa học đã được tiến hành để phân tích và xác nhận chất lượng cũng như hiệu quả của hoạt động quản lý xuất nhập kho.
Để phân tích và giải quyết vấn đề nghiên cứu, cần áp dụng các phương pháp luận và tư duy biện chứng Việc phát triển phần mềm sẽ được thực hiện bằng ngôn ngữ lập trình C# và Visual Studio 2010, kết nối dữ liệu từ hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS SQL Server 2008.
Kết cấu của khóa luận
Cấu trúc khóa luận gồm có 3 phần:
Phần I: Tổng quan vấn đề nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý kho cho công ty CP Viễn Thông Đại An.
Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng của vấn đề nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý kho cho công ty CP Viễn Thông Đại An.
Phần III: Xây dựng phần mềm quản lý kho cho công ty Cổ Phần Viễn Thông Đại An.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG BỘ PHẬN KHO CỦA CÔNG TY CP VIỄN THÔNG ĐẠI AN
CÔNG TY CP VIỄN THÔNG ĐẠI AN.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM
Giới thiệu về phần mềm
2.1.1.1 Khái niệm về phần mềm.
Phần mềm tin học là yếu tố thiết yếu trong các hệ thống máy tính Theo tiến sỹ Roger Presman, chuyên gia công nghệ phần mềm, phần mềm được coi là nền tảng của ba yếu tố quan trọng.
- Chương trình máy tính: Mã nguồn, mã máy.
Các cấu trúc dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc cho phép chương trình xử lý thông tin hiệu quả, bao gồm cấu trúc làm việc (bộ nhớ trong) và cấu trúc lưu trữ (bộ nhớ ngoài).
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm bao gồm ba loại chính: hướng dẫn sử dụng dành cho người dùng, tham khảo kỹ thuật phục vụ cho công tác bảo trì, và tài liệu phát triển dành cho các nhà phát triển.
2.1.1.2 Các đặc trưng và vai trò của phần mềm.
* Các đặc trưng của phần mềm
- Phần mềm là phần tử hệ thống logic chứ không phải là hệ thống vật lý do đó nó có những đặc trưng khác với hệ thống phần cứng.
Phần mềm hiện nay được phát triển theo cách công nghiệp hóa, không còn được sản xuất theo phương pháp truyền thống với việc sử dụng nguyên liệu vật chất Thay vào đó, phần mềm là sản phẩm của ngành công nghiệp công nghệ thông tin, chứa đựng một lượng tri thức phong phú, chủ yếu được hình thành từ sự sáng tạo và trí tuệ của các nhà phát triển.
- Phần mềm không bị hỏng đi trong quá trình sử dụng nhưng thoái hóa theo thời gian.
- Thay đổi là bản chất của phần mềm và nó cần đáp ứng nhu cầu của người dùng.
- Phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp từ các thành phần có sẵn.
- Phần mềm là phần tử rất dễ được nhân bản.
* Vai trò của phần mềm
- Phần mềm là “linh hồn” của các hệ thống máy tính.
- Nó là nền tảng của mọi hoạt động xã hội và tổ chức.
- Mọi nền kinh tế phụ thuộc rất lớn vào phần mềm:
+ Thu, chi từ phần mềm chiếm đáng kể trong GNP.
+ Phần mềm sai , hỏng thì kinh tế tổn thất rất lớn.
- Phần mềm tạo nên sự khác biệt giữa các tổ chức:
+ Phong cách làm việc của những tổ chức có sử dụng phần mềm chuyên nghiệp hơn, thoải mái hơn.
+ Năng suất lao động cũng sẽ được nâng cao khi tổ chức sử dụng các phần mềm phù hợp.
Ngày nay, phần mềm điều khiển và trợ giúp ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều hệ thống, dẫn đến mức độ tự động hóa cao hơn Ứng dụng của phần mềm hiện diện trong hầu hết các lĩnh vực của xã hội, bao gồm kinh tế, giáo dục và quân sự.
2.1.1.3 Khái quát về công nghệ phần mềm.
Công nghệ phần mềm bao gồm ba yếu tố chính: phương pháp, công cụ và thủ tục, giúp quản lý quá trình phát triển phần mềm hiệu quả Những yếu tố này cung cấp cho kỹ sư phần mềm nền tảng vững chắc để tạo ra sản phẩm chất lượng cao.
2.1.1.4 Vòng đời phát triển của phần mềm.
Mỗi phần mềm, từ khi ra đời đến khi bị loại bỏ, đều trải qua một chu kỳ trong công nghệ phần mềm, gọi là vòng đời phát triển của phần mềm Chu trình này bao gồm các hoạt động từ khi phần mềm được đặt hàng, phát triển cho đến khi được sử dụng Quy trình phát triển phần mềm được chia thành nhiều giai đoạn khác nhau.
Kiểm thửKiểm thử Bảo trìBảo trì
Hình 2.1: Vòng đời phát triển của phần mềm
* Phân tích yêu cầu phần mềm:
Nghiên cứu kỹ lưỡng các yêu cầu của người sử dụng và hệ thống phần mềm là rất quan trọng để xây dựng các đặc tả hệ thống Việc này giúp xác định rõ ràng hành vi của hệ thống, đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng nhu cầu của người dùng.
Nhiệm vụ của giai đọan này là phải trả lời được các câu hỏi sau:
- Đầu vào của hệ thống là gì?
- Những quá trình cần xử lý trong hệ thống, hay hệ thống phần mềm sẽ phải xử lý những cái gì?
- Đầu ra: kết quả xử lý của hệ thống là gì?
- Những ràng buộc trong hệ thống, chủ yếu là mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra như thế nào?
* Thiết kế và mã hóa phần mềm:
Nhiệm vụ thiết kế trong phát triển phần mềm là chuyển đổi yêu cầu hệ thống thành các mô tả chi tiết, thể hiện mối quan hệ giữa tiền điều kiện và hậu điều kiện cho từng chức năng Tiền điều kiện chỉ ra những điều kiện cần đạt được để quá trình thực hiện diễn ra, trong khi hậu điều kiện xác định những kết quả sẽ đạt được khi quá trình kết thúc thành công Việc này đảm bảo rằng mọi chức năng của hệ thống đều được xác định rõ ràng và chính xác.
Tiến trình kiểm thử phần mềm tập trung vào việc kiểm tra logic bên trong, đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh được thử nghiệm để phát hiện lỗi và xác nhận kết quả phù hợp với dữ liệu đầu vào.
Có hai kiểu kiểm thử:
Kiểu kiểm thử đầu tiên liên quan đến việc kiểm tra logic trong ứng dụng, với hai chiến lược chính là black-box và white-box Chiến lược black-box tập trung vào việc kiểm tra các mô-đun của chương trình hoặc hệ thống thông qua việc xem xét đầu vào và đầu ra mà không cần biết chi tiết về cấu trúc bên trong.
Chiến lược black-box tập trung vào dữ liệu mà không phân tích chi tiết logic, trong khi white-box nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm tra các logic đặc trưng White-box cho phép đánh giá một phần hoặc toàn bộ các mặt logic để xác minh tính chính xác của chức năng, với sự chú trọng vào logic và thuật toán.
Kiểm thử phần mềm có thể được thực hiện theo hai phương pháp chính: top-down và bottom-up Phương pháp top-down coi trọng chương trình chính, yêu cầu phát triển và kiểm tra nó trước, sau đó tiếp tục kiểm tra trong suốt quá trình phát triển Ngược lại, phương pháp bottom-up tập trung vào việc phát triển các module và chương trình riêng lẻ như các đơn vị độc lập, sau đó kiểm thử từng phần riêng biệt trước khi kết hợp chúng lại để thực hiện kiểm tra tổ hợp.
Bảo trì phần mềm là giai đoạn cuối cùng trong chu trình phát triển, chiếm đến 70% công sức của toàn bộ dự án Các chương trình máy tính cần được mở rộng, sửa lỗi và tối ưu hóa thường xuyên, do đó, bảo trì trở thành một hoạt động phức tạp nhưng thiết yếu Việc bảo trì đảm bảo rằng phần mềm luôn phù hợp với nhu cầu của người sử dụng trong suốt vòng đời sản phẩm.
Sau khi bàn giao phần mềm, cần thực hiện các thay đổi để đảm bảo tính tương thích với điều kiện quản lý thực tế, bao gồm sự thay đổi của hệ điều hành và thiết bị ngoại vi Quá trình bảo trì cũng diễn ra khi khách hàng yêu cầu nâng cao chức năng hoặc hiệu năng Việc bảo trì phần mềm cần áp dụng lại các bước của vòng đời phát triển cho chương trình hiện tại, không phải cho một chương trình mới.
Công cụ sử dụng để phân tích
2.1.2.1 Cơ sở lý thuyết để phân tích hệ thống về mặt xử lý.
Phân tích hệ thống thông tin mới là quá trình nhận thức và mô tả hệ thống, thường thông qua việc sử dụng các mô hình và biểu đồ để trừu tượng hóa thông tin.
Mô hình hóa hệ thống:
- Khái niệm: Mô hình là một dạng trừu tượng hóa của một hệ thống thực.
- Mục đích của mô hình hóa: Cho phép nghiên cứu các đối tượng thuận lợi.
- Phương pháp phân tích và thiết kế hướng cấu trúc.
- Tiếp cận hệ thống từ trừu tượng đến cụ thể, từ trên xuống dưới
Hệ thống sẽ được nghiên cứu từ mức cao nhất, sau đó phân rã thành các module ở mức tiếp theo để nghiên cứu
Việc nghiên cứu chức năng của hệ thống và dữ liệu sử dụng cho hệ thống là tương đối độc lập
Một số phương pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc bao gồm: phân tích hệ thống về chức năng (SA), phân tích hệ thống về dữ liệu (E/A) và thiết kế hệ thống (SD) Những phương pháp này giúp tối ưu hóa quá trình phát triển hệ thống bằng cách tập trung vào các yếu tố chức năng và dữ liệu cần thiết.
Có một số công cụ chính để để diễn tả chức năng chính của hệ thống:
*Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
Sơ đồ luồng thông tin (IFD) là công cụ hữu ích để mô tả hệ thống thông tin một cách động, thể hiện sự di chuyển của tài liệu và thông tin Nó giúp hình dung quy trình xử lý và lưu trữ dữ liệu trong môi trường vật lý thông qua các sơ đồ trực quan.
*Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ phân cấp chức năng, được phát triển bởi công ty IBM, là công cụ quan trọng để mô tả hệ thống thông qua các chức năng Công cụ này cho phép phân rã các chức năng từ mức cao xuống các chi tiết nhỏ hơn, tạo ra một cây chức năng rõ ràng Cây chức năng này giúp người dùng dễ dàng hiểu và xác định các hoạt động diễn ra trong hệ thống.
* Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD)
Biểu đồ luồng dữ liệu có vai trò quan trọng trong việc mô tả chức năng của hệ thống và các mối quan hệ giữa các bước trong quy trình xử lý thông tin Mục đích chính của nó là giúp người quản lý hiểu rõ hơn về các hoạt động thực tế diễn ra trong hệ thống, từ đó làm sáng tỏ các chức năng và thông tin cần thiết để tối ưu hóa quá trình quản lý.
Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm
Mô hình dữ liệu quan niệm là một mô hình quan trọng, mô tả tập hợp dữ liệu cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ và các mối liên kết giữa chúng Nó đóng vai trò nền tảng trong thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) của hệ thống.
Xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm diễn ra đồng thời với việc phân tích hệ thống chức năng, nhằm tạo ra một mô hình dữ liệu phù hợp và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của các chức năng nghiệp vụ trong hệ thống.
Mô hình dữ liệu quan niệm được thể hiện ở hai mức tương ứng với hai mô hình:
Mô hình thực thể liên kết (Entity Relationship Model) là một phương pháp quan trọng trong việc mô tả dữ liệu của hệ thống thông tin, bao gồm một tập hợp các thực thể liên kết với nhau và tuân thủ các ràng buộc xác định.
Mô hình mà P.P Chen đề xuất vào năm 1976 bao gồm các khái niệm quan trọng như kiểu thực thể, thực thể, thuộc tính của kiểu thực thể, khóa của kiểu thực thể, kiểu liên kết, ngôi của kiểu liên kết, thuộc tính của kiểu liên kết và ràng buộc của kiểu liên kết.
Mô hình quan hệ (Relational Data Model) là một cấu trúc dữ liệu bao gồm nhiều quan hệ (bảng) có sự liên kết với nhau, được xây dựng dựa trên các ràng buộc và yêu cầu thiết kế dữ liệu, nhằm mục đích mô tả dữ liệu trong lĩnh vực nghiệp vụ một cách hiệu quả.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO Ở CÔNG TY CP VIỄN THÔNG ĐẠI AN
Giới thiệu chung về công ty CP Viễn Thông Đại An
Công ty cổ phần Viễn Thông Đại An có trụ sở chính tại số 34 ngõ 42 phố Yên Hòa, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Website của công ty: http://vienthongdaian.com/ Được Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội thành lập theo giấy phép số 3633/GP-
UB ngày 01/8/2008 và sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 055051 ngày 12/8/2008.
Vào năm 2013, công ty đặt mục tiêu đạt doanh thu 2 tỉ đồng, tập trung vào việc khai thác hiệu quả, kiểm soát tốt công nợ khách hàng và quản lý chặt chẽ hóa đơn cũng như ấn chỉ.
Sơ đồ 2.2 Tổ chức công ty Công Ty CP Viễn Thông Đại An.
Phòng kỹ thuật – bảo hành
Phòng kinh doanh và MK
Phòng tổ chức hành chính
Phòng Tài Chính Kế Toán
Giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty, có trách nhiệm chính trước cơ quan nhà nước về tài chính và các khoản thanh toán Đồng thời, giám đốc cũng đại diện cho tập thể cán bộ công nhân viên và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
*Phòng tổ chức hành chính.
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ hỗ trợ Ban giám đốc trong quản lý nhân sự, sắp xếp và phân công lao động Ngoài ra, phòng còn đảm nhận công tác định mức lao động, tiền lương, thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, cùng với việc tuyển dụng và quản lý các vấn đề liên quan đến con dấu và các chế độ chính sách khác.
*Phòng tài chính kế toán.
Lập kế hoạch tài chính là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc quản lý trực tiếp kế hoạch tài chính của công ty theo tháng, quý và năm Điều này đảm bảo an toàn và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, đáp ứng kịp thời nhu cầu tài chính cho các bộ phận kinh doanh, đồng thời bảo toàn nguồn vốn.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Ban giám đốc về chiến lược kinh doanh của công ty, bao gồm các hoạt động như mở rộng thị trường, giới thiệu sản phẩm mới, và thực hiện các chương trình khuyến mại, giảm giá để thu hút khách hàng.
Chịu trách nhiệm thực hiện các dự án được giao từ Ban giám đốc và phòng kinh doanh, kiểm tra và kiểm soát các công trình mà công ty đảm nhận Đồng thời, viết báo cáo và bàn giao công trình cho bên mua.
*Phòng kỹ thuật - bảo hành.
Phòng có nhiệm vụ chính là lắp đặt, sửa chữa và gửi thông tin bảo hành về nhà sản xuất khi có yêu cầu của khách hàng.
Kể từ khi thành lập, Viễn Thông Đại An đã cung cấp những sản phẩm và dịch vụ uy tín, thiết thực cho cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp, khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường.
Công ty cổ phần Viễn thông Đại An chuyên thi công điện nhẹ, bao gồm lắp đặt mạng LAN, mạng điện thoại, mạng truyền hình, hệ thống camera giám sát và tráng âm Chúng tôi cung cấp các thiết bị hiện đại và dịch vụ chất lượng cao trong lĩnh vực viễn thông.
- thiết bị viễn thông - nhà phân phối chính thức các dòng sản phẩm thiết bị mạng của các hãng AMP, Clipsal, Nexsan tại Hà Nội.
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, thiết kế, lập dự toán và thi công lắp đặt hệ thống điện nhẹ viễn thông, điện dân dụng và điện lạnh cho các tòa nhà, khu công nghiệp và văn phòng.
Thực trạng công tác quản lý kho tại công ty CP Viễn Thông Đại An
2.2.2.1 Thực trạng công tác quản lý kho tại Công ty CP Viễn Thông Đại An.
Công ty CP Viễn Thông Đại An chuyên cung cấp dịch vụ mua bán và lắp đặt hệ thống điện nhẹ Các hoạt động quản lý vật tư và nguyên liệu được thực hiện bởi Bộ kinh doanh và Bộ phận quản lý kho, đảm bảo hiệu quả trong quy trình cung ứng.
Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ.
- Lập kế hoạch kinh doanh.
- Lập kế hoạch cung ứng vật tư.
- Tìm và đánh giá nhà cung cấp.
Bộ phận quản lý kho.
- Quản lý về số lượng vật tư.
- Tình hình nhập, xuất vật tư.
- Báo cáo tồn kho vật tư.
Dưới đây sẽ là cụ thể từng công việc được thực hiện trong quá trình quản lý kho vật tư tại Công ty.
Sau khi kiểm tra hàng hóa, xác nhận mua hàng và hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp, thủ kho sẽ tiến hành vào phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho bao gồm thông tin về nhà cung cấp, tên hàng, loại hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng và đơn giá nhập Thủ kho thực hiện việc nhập hàng theo đúng mã và tên hàng, cùng với số lượng từng loại Sau khi hoàn tất, thủ kho sẽ kiểm tra lại số lượng hàng hóa hiện có để đảm bảo khớp với số liệu mới và cũ Hàng hóa mới sẽ được phân loại và sắp xếp theo đúng chủng loại và nhóm hàng.
Hàng hóa xuất ra phải đáp ứng yêu cầu của bộ phận kinh doanh Thủ kho thực hiện xuất hàng theo biên bản giao nhận, làm phiếu xuất kho và điều chỉnh thẻ kho cho đúng với số lượng và loại hàng đã bán Cuối mỗi ngày, việc kiểm kê hàng hóa xuất bán được thực hiện để so sánh lượng hàng thực tế với số lượng đã trừ trên thẻ kho và phần mềm Việc thường xuyên so sánh tồn kho thực tế với tồn kho trên phần mềm giúp quản lý kho hiệu quả và chính xác hơn.
Cuối kỳ, thủ kho cùng với kế toán kiểm kê lại kho và đánh giá lại giá trị vật tư.
Tại bất kỳ thời điểm nào, phải báo cáo tình hình hàng hóa từng loại, từng kho, tình hình công nợ nếu lãnh đạo yêu cầu.
2.2.2.2 Đánh giá về hoạt động quản lý kho của Công ty CP Viễn Thông Đại An.
Quản lý kho tại công ty diễn ra qua nhiều giai đoạn, với khối lượng công việc lớn và liên tục, đặc biệt là trong quy trình nhập và xuất vật tư Dữ liệu luôn biến động, do đó yêu cầu về tính chính xác là rất cao.
Việc nhập, xuất kho được thực hiện thủ công, dựa trên giấy tờ, sổ sách dẫn đến việc tìm kiếm thông tin rất khó khăn.
Hệ thống cũ gặp nhiều vấn đề như đầu tư thiết bị hạn chế, yêu cầu nhiều nhân lực, hiệu quả hoạt động thấp, thời gian theo dõi không kịp thời, và kế toán thống kê không chính xác, dẫn đến việc không đáp ứng được yêu cầu đề ra.
Quản lý hàng hóa và vật tư với số lượng lớn và chủng loại phong phú rất dễ gây nhầm lẫn trong quá trình xuất, nhập Mỗi lần xuất, nhập đều tạo ra hóa đơn lưu trữ, dẫn đến khối lượng hóa đơn lớn trong báo cáo, nếu kế toán và thủ kho không cẩn thận sẽ dễ dàng thất thoát hóa đơn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty Việc tìm kiếm hóa đơn cũng tốn nhiều thời gian, gây khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo Để quản lý hiệu quả, cần sử dụng nhiều biểu mẫu và sổ sách, nhưng điều này có thể dẫn đến sai sót dữ liệu và khó khăn trong việc khắc phục Nếu không giải quyết kịp thời, sẽ gây nhầm lẫn dữ liệu và mất tài sản chung của công ty, ảnh hưởng đến công tác chỉ đạo của quản lý.
* Yêu cầu của hệ thống mới.
Hệ thống mới cần khắc phục nhược điểm của hệ thống cũ, đảm bảo tìm kiếm thông tin nhanh chóng và thống kê chính xác Phần mềm quản lý kho mới sẽ bao gồm các chức năng chính nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý.
- - Quản lý hệ thống - - Quản lý nhập xuất.
- - Báo cáo - - Quản lý danh mục.
Việc áp dụng máy vi tính và phần mềm vào quản lý hàng hóa và vật tư trong công ty là cần thiết để khắc phục những hạn chế của phương pháp xử lý thủ công, đồng thời nâng cao độ chính xác và tốc độ xử lý Tuy nhiên, chỉ sử dụng phần mềm quản lý kho thông thường có thể dẫn đến tình trạng dữ liệu không nhất quán Do đó, cần xây dựng quy trình triển khai phần mềm quản lý kho chuyên biệt để khắc phục các yếu điểm này.
Hiện tại, công ty chưa triển khai hệ thống thông tin quản lý kho nào Để khắc phục những vấn đề hiện có, giải pháp đề xuất là ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho Hệ thống thông tin quản lý kho vật tư mới sẽ được triển khai nhằm nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa quy trình quản lý.
- Khảo sát về các hoạt động nghiệp vụ.
- Các hồ sơ, tài liệu thu thập được.
- Báo cáo tổng hợp về khó khăn và giải pháp.
Việc triển khai phần mềm quản lý kho sẽ đem lại những hiệu quả như sau:
- Đối với Bộ phận kế toán: Việc thu thập và xử lý dữ liệu từ các bộ phận khác nhau chuyển đến sẽ nhanh chóng.
- Đối với Bộ phận quản lý kho: Việc quản lý về số lượng, chủng loại vật tư sẽ chính xác và thuận tiện hơn.
- Đối với Bộ phận kinh doanh: Quản lý được nhà cung cấp và khách hàng một cách dễ dàng.
PHẦN 3 XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CP
Quá trình phát triển phần mềm hay hệ thống thông tin bắt đầu bằng việc xác định yêu cầu, một bước thiết yếu quyết định tính chính xác và hợp lý cho các giai đoạn tiếp theo Việc này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng mà còn đảm bảo rằng phần mềm hay hệ thống thông tin đáp ứng đúng nhu cầu thực tế.
Để thực hiện tốt bước này, cần những nhân viên có trình độ và kinh nghiệm cao Với khả năng còn hạn chế, tôi đã nỗ lực để làm rõ yêu cầu của người sử dụng và đánh giá tính khả thi của công việc Mặc dù quy mô phần mềm quản lý kho không lớn, nhưng nghiệp vụ lại khá phức tạp Công ty CP Viễn Thông Đại An đã tồn tại và phát triển liên tục từ năm
Từ năm 2008 đến nay, nhiều công ty trong ngành đã gặp khó khăn và phải chuyển hướng do quản lý kém, đặc biệt là trong quản lý kho hàng Việc để hàng hóa, như mặt hàng điện tử, trong điều kiện tồi có thể dẫn đến hư hỏng, và nguy hiểm hơn là việc thủ kho thông đồng với công ty khác để tư lợi cá nhân Đại An đã từng nhận được hàng từ các thủ kho của đối thủ, nhưng may mắn thoát khỏi tình trạng này nhờ vào đạo đức của nhân viên kho và tinh thần trách nhiệm của các thành viên trong công ty.
Phần mềm quản lý kho mà tôi đề xuất giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn nhờ vào việc cung cấp thông tin chi tiết về vật tư và hàng hóa trong kho.
Phân tích yêu cầu hệ thống
Hệ thống phải thực hiện được các chức năng:
- Danh mục nhà cung cấp.
- Quản lý phiếu nhập kho.
- Quản lý phiếu xuất kho.
- Tổng hợp, in báo cáo nhập hàng
- Tổng hợp, in báo cáo xuất hàng
- In các phiếu nhập, phiếu xuất.
3.1.2 Yêu cầu phi chức năng.
* Hệ thống có chức năng bảo mật và phân quyền.
- Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sử dụng chương trình, giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát được chương trình.
- Đổi mật khẩu (password): người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống dữ liệu.
Cần phân chia quyền truy cập dữ liệu cho từng nhóm người dùng nhằm ngăn chặn việc điều chỉnh số liệu ngoài phạm vi quản lý của họ Việc này giúp kiểm soát dữ liệu hiệu quả hơn và tránh sai lệch trong kết quả thống kê cuối kỳ.
Để đảm bảo an toàn dữ liệu, cần xác định chuẩn bảo mật được áp dụng, mô hình kiểm tra và xác thực dữ liệu, đồng thời tuân thủ các quy chuẩn chung về công nghệ cổng thông tin cũng như các quy định riêng của Bộ Tài chính.
* Yêu cầu về kỹ thuật.
Hệ thống phải phù hợp các thông số chủ yếu của hạ tầng kỹ thuật như:
Hệ thống cần được triển khai trên máy chủ của Công ty, đảm bảo hoạt động liên tục và có khả năng chống chịu với các sự cố như virus và lỗi phần cứng, nhằm duy trì sự ổn định và hiệu quả trong hoạt động của hệ thống.
- Hệ thống phải đảm bảo không tốn quá nhiều bộ nhớ khi cài đặt cũng như khi chạy chương trình.
* Yêu cầu về tốc độ xử lý.
- Tốc độ tra cứu, tìm kiếm của hệ thống phải nhanh
* Yêu cầu về giao diện.
Giao diện của phần mềm rất thân thiện và đơn giản, giúp người dùng dễ dàng sử dụng mà không cần tốn nhiều thời gian để học cách vận hành Tính trực quan của nó mang lại trải nghiệm mượt mà và hiệu quả cho người sử dụng.
Thu thập thông tin
Trong quá trình thu thập thông tin, tôi đã tiếp xúc với thủ kho và các nhân viên của công ty để hiểu rõ hơn về những vấn đề cần quan tâm Tôi đã sử dụng các câu hỏi trực tiếp để xác định nhu cầu thông tin thực sự của người dùng, đồng thời xác định các đầu vào và đầu ra của hệ thống Ngoài ra, tôi cũng áp dụng phương pháp quan sát để nắm bắt các hoạt động hàng ngày của họ, từ đó đưa ra những đánh giá cá nhân về quy trình nghiệp vụ Những nhận xét và thông tin hữu ích tôi ghi chép lại trong một cuốn sổ để tổng hợp và phân tích sau này.
3.2.1 Sơ đồ thông tin của hệ thống đang hoạt động của công ty CP Viễn Thông Đại An.
(KH - NCC) Thủ kho Kế toán Nhà quản lý
Hình 3.1: Sơ đồ luồng thông tin
Hóa đơn mua hàng Lập phiếu nhập
Cập nhật hàng, Nhà cung cấp
Cập nhật hàng, Nhà cung cấp
Lưu trữ u Lập báo cáoLập báo cáo
Yêu cầu mua hàng Lập phiếu xuất
Lập phiếu xuất Phiếu xuất Phiếu xuất
Lập báo cáoLập báo cáo
3.2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) của hệ thống quản lý kho hàng.
Hình 3.2: Sơ đồ phân cấp chức năng
Quản lý Kho Quản lý Kho
Quản lý hàng nhập Quản lý hàng nhập Quản lý hàng xuấtQuản lý hàng xuất Lập báo cáoLập báo cáo
Quản lý phiếu nhập mua hàng
Quản lý phiếu nhập mua hàng
Quản lý hàng bán bị trả lại
Quản lý hàng bán bị trả lại
Quản lý nhập kho điều chuyển
Quản lý nhập kho điều chuyển
Quản lý phiếu xuất hàng bán
Quản lý phiếu xuất hàng bán
Quán lý hàng trả lại người bán
Quán lý hàng trả lại người bán
Quản lý xuất điều chuyển
Quản lý xuất điều chuyển
Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn
Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn
Báo cáo tồn khoBáo cáo tồn kho
Hình 3.3: Sơ đồ ngữ cảnh
Hàng trả lại người bán
Báo cáo theo yêu cầu
Yêu cầu mua / trả hàng
Nhà quản lý Nhà cung cấp
3.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu.
* Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0.
Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Báo cáo theo yêu cầu
XN TT hàng trả lại
Yêu cầu ĐC Yêu cầu báo cáo
Phiếu xuất hàng Yêu cầu mua hàng
Quản lý hàng nhập Nhà cung cấp
* Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của chức năng “Quản lý hàng nhập”.
Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 – chức năng “Quản lý hàng nhập”
Quản lý hàng bán bị trả lại
Quản lý phiếu nhập mua hàng
Thông báo chấp nhận hàng
Quản lý hàng nhập ĐC
Yêu cầu ĐC hàng nội bộ
* Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của chức năng “Quản lý hàng xuất”.
Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 – chức năng “Quản lý hàng xuất”
Yêu cầu ĐC hàng nội bộ
Quản lý hàng xuất ĐC
Quản lý phiếu xuất hàng bán
2.2Quản lý hàng trả lại người bán
*Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của chức năng “Lập báo cáo”.
Hình 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 – chức năng “Lập báo cáo”
Báo cáo hàng xuất theo ngày
Báo cáo hàng tồn theo thời gian
Yêu cầu báo cáo Bảng tổng hợp
Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn
BC hàng nhập theo ngày
Thiết kế phần mềm
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.3.1.1 Chuẩn hóa CSDL.
Số phiếu nhập Ngày nhập hàng Tên khách hàng (nhà cung cấp) Địa chỉ
Số fax Diễn giải Tên nhân viên Chức vụ
Số thứ tự (R) Tên hàng (R) ĐVT (R)
Số lượng (R) Đơn giá (R) Thành tiền (S) Tổng tiền hàng (S)
Mã nhân viên Ngày nhập
Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ
Mã nhân viên Tên nhân viên Chức vụ
Mã hàngTên hàng Đơn vị tính
Số phiếu xuất Ngày nhập hàng Tên khách hàng Địa chỉ
Số fax Diễn giải Tên nhân viên Chức vụ
Số thứ tự (R) Tên hàng (R) ĐVT (R)
Số lượng (R) Đơn giá (R) Thành tiền (S) Tổng tiền hàng (S)
Mã nhân viên Ngày xuất hàng
Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ
Mã nhân viên Tên nhân viên Chức vụ
Mã hàngTên hàng Đơn vị tính
Trong cơ sở dữ liệu bao gồm các tệp sau:
Bảng 3.1: DMKH (Danh mục khách hàng/ nhà cung cấp).
Field Name Data Type Field Size Description
MaNCC NVCHAR 10 Mã nhà cung cấp
TenNCC NVCHAR 50 Tên nhà cung cấp
DiaChi NVCHAR 200 Địa chỉ công ty
SDT NVCHAR 20 Số điện thoại liên hệ
STK NVCHAR 20 Số tài khoản ngân hàng
Bảng 3.2: DMHH (Danh mục hàng hóa).
Field Name Data Type Field Size Description
MaHang NVCHAR 10 Mã hàng hóa
TenHang NVCHAR 50 Tên hàng hóa
DVT NVCHAR 20 Đơn vị tính
Bảng 3.3: PhieuXuat (Phiếu xuất kho).
Field Name Data Type Field Size Description
SoPX NVCHAR 10 Số phiếu xuất kho
MaNV NVCHAR 10 Mã nhân viên
MaNCC NVCHAR 10 Mã Nhà cung cấp
NgayXuat Date/Time Ngày xuất hàng
Bảng 3.4: PhieuNhap (Phiếu nhập kho).
Field Name Data Type Field Size Description
SoPN NVCHAR 10 Số phiếu nhập kho
MaNV NVCHAR 10 Mã nhân viên
MaNCC NVCHAR 10 Mã Nhà cung cấp
NgayNhap Date/Time Ngày nhập hàng
Bảng 3.5: CTPhieuXuat (Chi tiết phiếu xuất kho).
Field Name Data Type Field Size Description
SoCTPN NVCHAR 50 Số chi tiết phiếu nhập
SoPX NVCHAR 10 Số phiếu xuất kho
MaHang NVCHAR 10 Mã hàng hóa
DienGiai NVCHAR MAX Diễn giải
SL DECIMAL (18,0) Số lượng xuất
DG DECIMAL (18,0) Đơn giá bán
Bảng 3.6: CTPhieuNhap (Chi tiết phiếu nhập kho).
Field Name Data Type Field Size Description
SoCTPX NVCHAR 50 Số chi tiết phiếu nhập
SoPN NVCHAR 10 Số phiếu nhập kho
MaHang NVCHAR 10 Mã hàng hóa
DienGiai NVCHAR MAX Diễn giải
SL DECIMAL (18,0) Số lượng nhập
Field Name Data Type Field Size Description
MaNV NVCHAR 10 Mã nhân viên
TenNV NVCHAR 50 Tên nhân viên
ChucVu NVCHAR 50 Chức vụ nhân viên
3.3.1.3 Sơ đồ mối quan hệ thực thể.
Hình 3.8: Sơ đồ quan hệ thực thể liên kế.
Thiết kế chương trình
3.4.1 Thiết kế module chương trình.
Module chính của chương trình
Danh mục Quản lý Báo cáo
Thêm Người DùngThay Đổi Mật Khẩu
Xây Dựng Chương Trình
Microsoft SQL Server is a relational database management system developed by Microsoft It serves as a network-based relational database management system, providing robust data management and analysis capabilities.
Danh mục nhà cung cấp
Danh Mục Nhân Viên Danh mục hàng hóa
Báo cáo nhập xuất hàng hóa cung cấp thông tin về tình hình nhập xuất tồn kho theo mô hình khách chủ, cho phép nhiều người dùng truy cập dữ liệu đồng thời Hệ thống quản lý quyền truy cập hợp lệ và phân quyền cho từng người dùng trên mạng, đảm bảo an toàn và hiệu quả trong việc quản lý hàng hóa.
- SQL Server 2008: Đây là phiên bản mới nhất của SQl Server, có tên mã là
- SQL Server 2008 có tác dụng đòn bẩy cho công nghệ NET 3.0 (Dot Net Framework 3.0) với LINQ (Language Integrated Query – ngôn ngữ truy vấn tích hợp).
Thêm vào đó là sự hỗ trợ hiệu quả hơn cho các thực thể dữ liệu doanh nghiệp cùng với các tùy chọn đồng bộ dữ liệu.
Mã hóa dữ liệu trong SQL Server 2008 cho phép toàn bộ cơ sở dữ liệu, bao gồm các bảng và dữ liệu, được mã hóa mà không cần lập trình ứng dụng Phương pháp này sử dụng SQL Engine để mã hóa tất cả dữ liệu và các file bản ghi, đảm bảo rằng tất cả các chỉ mục và bảng cũng được bảo vệ.
SQL Server 2008 cung cấp tính năng mã hóa backup, giúp bảo vệ dữ liệu khỏi rò rỉ và can thiệp từ bên ngoài Ngoài ra, khả năng phục hồi backup cũng có thể được kiểm soát cho từng người dùng cụ thể, đảm bảo an toàn và bảo mật cho thông tin quan trọng.
Trong SQL Server 2008, tính năng Quản lý tài nguyên (Resource Governor) được giới thiệu nhằm đảm bảo an toàn cho tài nguyên, cho phép hạn chế quyền truy cập của người dùng hoặc nhóm người dùng vào các lớp tài nguyên cao Bên cạnh đó, Performance Studio cũng là một công cụ mới nổi bật, hỗ trợ kiểm tra, xử lý sự cố, điều chỉnh và báo cáo hiệu suất Đặc biệt, thành phần Data Collector của Studio có khả năng cấu hình linh hoạt, giúp tối ưu hóa quản lý hiệu suất hệ thống.
Bài viết đề cập đến việc hỗ trợ nhiều phương pháp chọn dữ liệu, bao gồm truy vấn TSQL, SQL Trace và Perfmon Counters Ngoài ra, dữ liệu cũng có thể được lựa chọn thông qua lập trình, và khi dữ liệu đã được chọn, người dùng có thể sử dụng các tùy chọn báo cáo chung.
C# là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng do Microsoft phát triển, đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch NET của công ty Tên gọi C# được phát âm là "C sharp" và bao gồm ký tự thăng, thể hiện sự sáng tạo của Microsoft Ngôn ngữ này được xây dựng dựa trên nền tảng của C++ và Java, mang lại sự cân bằng giữa các ngôn ngữ lập trình như C++, VB và Delphi.
- NET Framework là một thành phần cơ bản của Windows cho việc tạo môi trường chạy các ứng dụng viết bởi các ngôn ngữ lập trình
Môi trường phát triển ứng dụng C# là Visual Studio, cung cấp bộ công cụ mạnh mẽ để xây dựng ứng dụng desktop hiệu năng cao, ứng dụng di động, dịch vụ Web và ứng dụng Web Visual Studio 2010 còn hỗ trợ đơn giản hóa quy trình phát triển nhóm và triển khai cài đặt ứng dụng cho doanh nghiệp.
*Tạo báo cáo Crystal Report.
- Crystal Report cho phép tạo và in báo cáo trong ứng dụng viết bằng C# ra máy in hay cửa sổ, bao gồm 2 phần chủ yếu:
- Trình thiết kế báo cáo, xác định dữ liệu sẽ đưa vào báo cáo và cách thể hiện của báo cáo.
- Một điều khiển ActiveX cho phép thi hành, hiện thị, in ấn điều khiển lúc thi hành ứng dụng.
3.5.2 Một số form của chương trình.
Khi lần đầu tiên khởi động phần mềm, người dùng cần thiết lập các thông số cơ sở dữ liệu, bao gồm tên server, tài khoản, mật khẩu và lựa chọn cơ sở dữ liệu.
Để truy cập chương trình quản lý kho, người dùng cần điền tên đăng nhập và mật khẩu vào Form đăng nhập Sau khi hoàn tất, nhấn OK để đăng nhập Nếu thông tin đúng, Form Main sẽ xuất hiện, cho phép người dùng sử dụng các chức năng của chương trình Ngược lại, nếu thông tin sai, chương trình sẽ thông báo và yêu cầu nhập lại.
Form Main ( Giao diện chính của chương trình)
Tại Form Main, người dùng có thể truy cập các chức năng quản lý kho bằng cách nhấp vào menu tương ứng trên thanh thực đơn.
Form Main bao gồm các chức năng: Hệ thống,Danh mục, Quản lý, Báo cáo.
Menu hệ thống cung cấp các chức năng chính như thay đổi mật khẩu, thêm người dùng và thoát khỏi chương trình Để sử dụng chức năng mong muốn, người dùng chỉ cần nhấp chuột vào menu tương ứng.
Form thay đổi mật khẩu
Chức năng thay đổi mật khẩu được cung cấp cho tất cả người dùng đăng nhập vào hệ thống với quyền quản lý hoặc nhân viên Để thực hiện việc này, người dùng cần nhập mật khẩu hiện tại, mật khẩu mới và xác nhận lại mật khẩu mới vào các ô textbox tương ứng trên Form thay đổi mật khẩu.
Sau đó chọn Thay Đổi để đồng ý thay đổi mật khẩu hoặc chọn Đóng để huỷ bỏ và thoát khỏi Form.
Khi người dùng không còn nhu cầu sử dụng chương trình quản lý kho, họ chỉ cần nhấp vào menu "Thoát khỏi chương trình" để đóng toàn bộ ứng dụng.
Menu này quản lý tất cả các danh mục của chương trình như danh mục nhà cung cấp (khách hàng), danh mục hàng hoá, danh mục nhân viên.
Form Danh mục nhà cung cấp
Form danh mục nhà cung cấp giúp người dùng quản lý và cập nhật thông tin khách hàng, cụ thể là các nhà cung cấp của công ty Nó bao gồm các nút chức năng chính để hỗ trợ quá trình này.
Cài đặt và triển khai phần mềm
3.6.1 Yêu cầu tối thiếu đối với phần cứng và phần mềm.
- Bộ vi xử lý: Intel Dual Core.
- Tốc độ tối thiểu: 1.6GHZ.
- Bộ nhớ trong (RAM): >= 512 MB.
- Ổ đĩa cứng: còn trống nhiều hơn 1GB.
- Màn hình: Độ phân giải tối thiểu Super VGA 800x600 hoặc tốt hơn.
- Ổ đĩa DVD, chuột, bàn phím.
- Hệ điều hành: Windows XP/Vista/7 hoặc Windows Server 2003/2008.
- Bộ gõ tiếng việt Unicode hoặc VietKey.
3.6.2 Các bước cài đặt phần mềm
Cho đĩa CD vào ổ đĩa, mở file setup QLK_TUAN.exe và tiến hành cài đặt phần mềm.
3.6.3 Đào tạo hướng dẫn người sử dụng
Phần mềm quản lý hàng tồn kho tương đối dễ sử dụng, người dùng chỉ cần:
- Các kiến thức cơ bản về quản trị CSDL MS SQL
- Khi đào tạo cần hướng dẫn người sử dụng các thao tác để người sử dụng làm quen với cách thực hiện các nghiệp vụ trên phần mềm mới.
- Cách vận hành phần mềm: hỗ trợ cài đặt phần cứng, phần mềm cần thiết
- Cung cấp cho khách hàng tài liệu hướng dẫ sử dụng và trả lời các câu hỏi theo yêu cầu của khách hàng.
- Hướng dẫn các thao tác trên phần mềm để có thể cập nhật dữ liệu, đưa ra báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo.
Đánh giá 38 KẾT LUẬN
Do thời gian hạn chế và thiếu kinh nghiệm, tôi không thể nắm bắt toàn bộ các tình huống trong công tác quản lý kho của công ty.
CP Viễn Thông Đại An xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ từ các thầy cô Chúng tôi nhận thức rằng đề tài và chương trình kèm theo có thể còn những thiếu sót và sai lệch Rất mong nhận được ý kiến đóng góp quý báu từ các thầy cô để hoàn thiện hơn.
* Những điều đã làm được:
- Chương trình đã phần nào đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp về các Form chức năng: hệ thống, danh muc, quản lý, báo cáo.
Hệ thống đảm bảo đáp ứng các yêu cầu phi chức năng như bảo mật và phân quyền, đồng thời đáp ứng tốt các yêu cầu kỹ thuật Tốc độ tra cứu và tìm kiếm của hệ thống nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu về tốc độ xử lý.
*Tồn tại của chương trình:
Báo cáo hiện tại vẫn chưa hoàn thiện, vì tôi chỉ mới hoàn thành phần báo cáo tồn kho cho một loại hàng hóa duy nhất, mà chưa thể tổng hợp báo cáo cho nhiều loại hàng hóa cùng một thời điểm.
- Giao diện các Form còn chưa được đồng nhất về kích thước……
* Phương hướng hoàn thiện phần mềm trong tương lai
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất, nhu cầu nâng cấp phần mềm quản lý hàng tồn kho trở nên cấp thiết Với khối lượng dữ liệu lớn và tính phức tạp trong xử lý chứng từ, sự chính xác trong từng khâu là rất quan trọng Do đó, yêu cầu đối với phần mềm quản lý hàng tồn kho ngày càng cao, khiến phần mềm hiện tại không còn phù hợp nữa.
Trong tương lai, việc cải thiện phần mềm để nâng cao độ hoàn thiện và chính xác trong các chức năng và xử lý là điều cần thiết.
Thế giới đang trải qua một bước nhảy vọt trong lĩnh vực khoa học công nghệ, với những thành tựu to lớn của công nghệ thông tin (CNTT) không thể phủ nhận CNTT đã giúp con người dễ dàng hơn trong việc đạt được những tầm cao mới Việc ứng dụng CNTT vào quản lý đang thu hút sự quan tâm mạnh mẽ từ các nhà kinh tế, điều này trở thành một nhu cầu cấp bách cho nền kinh tế Việt Nam nhằm vươn ra tầm thế giới.
Thông qua đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý kho cho công ty CP Viễn Thông Đại An”, tôi mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào sự phát triển bền vững của công ty.
Công ty CP Viễn Thông Đại An đang nỗ lực cải thiện công tác quản lý kho nhằm thúc đẩy phát triển kinh tế Hệ thống quản lý kho mới hứa hẹn giải quyết các vấn đề tồn đọng, giảm chi phí không cần thiết và tối ưu hóa nguồn nhân lực Bằng cách áp dụng hệ thống này, công ty có thể theo dõi tình hình hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời cải thiện quy trình xuất – nhập hàng hóa Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quản lý kho.
Sinh viên Nguyễn Văn Tuấn
