Xây dựng phần mềm quản lý kho cho công ty Cổ Phần Viễn Thông Đại An

LỜI CẢM ƠNTrong những năm gần đây, ngành Công Nghệ Thông Tin phát triển một cáchnhanh chóng và ngày càng đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩynền kinh tế phát triển cũn

LỜI CẢM ƠN

Trong những năm gần đây, ngành Công Nghệ Thông Tin phát triển một cáchnhanh chóng và ngày càng đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩynền kinh tế phát triển cũng như trong quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước.Nói đến CNTT là ta có thể thấy đó như là một người bạn hỗ trợ đắc lực cho con người.Tin học đã đi sâu không chỉ vào các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh mà còn cả trong cáclĩnh vực khác như : văn hoá, giải trí vv

Hiểu được tầm quan trọng của tin học trong sự nghiệp phát triển đất nước cùngvới sự chuyển đổi cơ chế quản lý mà các nhà lãnh đạo các cơ quan, xí nghiệp đã sửdụng một cách triệt để, hợp lý, trong đợt thực tập lần này em cũng nghiên cứu pháttriển ứng dụng tin học trong công tác quản lý, nhằm góp phần thực hiện tốt các côngviệc quản lý của các doanh nghiệp đã và đang làm

Công ty CP Viễn Thông Đại An là một công ty có bề dày về kinh doanh thiết bịđiện nhẹ, điện dân dụng Cũng như là một trong những doanh nghiệp đang lớn mạnh ởViệt Nam, đi cùng với đó là sự ứng dụng của khoa học công nghệ trong quản lý của

mình Trước yêu cầu như vậy đề tài em lựa chọn đó là: “ Xây dựng phần mềm quản

lý kho cho công ty Cổ Phần Viễn Thông Đại An”.

Do thời gian và khả năng có hạn nên luận văn tốt nghiệp này sẽ không thể tránhkhỏi những thiếu sót cũng như những hạn chế, em rất mong được sự giúp đỡ, chỉ bảo,đóng góp của các thầy cô giáo và bạn bè để đề tài của em được hoàn thiện hơn

Để hoàn thành bài luận văn này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, em đã nhận được

sự giúp đỡ rất nhiều từ gia đình, thầy cô và bạn bè

Trước hết, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong trường Đại học ThươngMại đã truyền cho em những kiến thức bổ ích trong suốt thời gian ngồi trên ghế nhàtrường

Em xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ quản lý kho của công ty CP Viễn Thông Đại

An đã nhiệt tình giúp đỡ trong quá trình tìm hiểu và xây dựng chương trình Một lầnnữa, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của Thầy giáo CùNguyên Giáp, người đã cung cấp cho em kiến thức, nhiều bài học bổ ích và kinhnghiệm trong công tác để hoàn thành đề tài này và tạo đà vững chắc để em có đượcnhững thành công trong tương lai

Hà Nội, ngày 4 tháng 5 năm 2013

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Văn Tuấn

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO HÀNG CHO CÔNG TY CP VIỄN THÔNG ĐẠI AN 1

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài 2

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

1.4.1 Đối tượng .3

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài 3

1.6 Kết cấu của khóa luận 4

PHẦN 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG BỘ PHẬN KHO CỦA CÔNG TY CP VIỄN THÔNG ĐẠI AN 5

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM 5

2.1.1 Giới thiệu về phần mềm 5

2.1.1.1 Khái niệm về phần mềm 5

2.1.1.2 Các đặc trưng và vai trò của phần mềm 5

2.1.1.3 Khái quát về công nghệ phần mềm 6

2.1.1.4 Vòng đời phát triển của phần mềm 6

2.1.2 Công cụ sử dụng để phân tích 8

2.1.2.1 Cơ sở lý thuyết để phân tích hệ thống về mặt xử lý 8

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO Ở CÔNG TY CP VIỄN THÔNG ĐẠI AN 10

2.2.1 Giới thiệu chung về công ty CP Viễn Thông Đại An 10

2.2.1.1 Giới thiệu chung 10

2.2.1.2 Bộ máy tổ chức 10

2.2.1.3 Ngành nghề kinh doanh 11

2.2.2 Thực trạng công tác quản lý kho tại công ty CP Viễn Thông Đại An 12

2.2.2.1 Thực trạng công tác quản lý kho tại Công ty CP Viễn Thông Đại An 12

2.2.2.2 Đánh giá về hoạt động quản lý kho của Công ty CP Viễn Thông Đại An 13

PHẦN 3 XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CP VIỄN

THÔNG ĐẠI AN 15

3.1 Phân tích yêu cầu hệ thống 15

3.1.1 Yêu cầu chức năng 15

3.1.2 Yêu cầu phi chức năng 16

3.2 Thu thập thông tin 17

3.2.1 Sơ đồ thông tin của hệ thống đang hoạt động của công ty CP Viễn Thông Đại An 18

3.2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) của hệ thống quản lý kho hàng 19

3.2.3 Sơ đồ ngữ cảnh 20

3.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu 21

3.3 Thiết kế phần mềm 25

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 25

3.3.1.1 Chuẩn hóa CSDL 25

3.3.1.2 Thiết kế bảng CSDL 27

3.4 Thiết kế chương trình 30

3.5 Xây Dựng Chương Trình 31

3.5.1 Công Cụ Lập Trình 31

3.5.2 Một số form của chương trình 33

3.6 Cài đặt và triển khai phần mềm 38

3.6.1 Yêu cầu tối thiếu đối với phần cứng và phần mềm 38

3.6.2 Các bước cài đặt phần mềm 38

3.6.3 Đào tạo hướng dẫn người sử dụng 38

3.7 Đánh giá .38 KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 2.1: Vòng đời phát triển của phần mềm.

Sơ đồ 2.2: Tổ chức công ty Công Ty CP Viễn Thông Đại An Hình 3.1: Sơ đồ luồng thông tin.

Hình 3.2: Sơ đồ phân cấp chức năng.

Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0.

Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 –“Quản lý hàng nhập” Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 – “Quản lý hàng xuất” Hình 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 – chức năng “Lập báo cáo” Bảng 3.1: DMKH (Danh mục khách hàng/ nhà cung cấp).

Bảng 3.3: PhieuXuat (Phiếu xuất kho).

Bảng 3.4: PhieuNhap (Phiếu nhập kho).

Bảng 3.5: CTPhieuXuat (Chi tiết phiếu xuất kho).

Bảng 3.6: CTPhieuNhap (Chi tiết phiếu nhập kho).

Hình 3.8: Sơ đồ quan hệ thực thể liên kế.

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO HÀNG CHO CÔNG TY CP VIỄN THÔNG ĐẠI AN 1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu.

Ngày nay, công nghệ thông tin với những ứng dụng thiết thực đang dần khẳngđịnh vị trí của nó trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội và tham gia vào mọi ngànhnghề để hỗ trợ cho con người đưa ra những phương án nhanh chóng, chính xác và kịpthời Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho những mụctiêu mới có gắn với các ứng dụng khoa học kỹ thuật của doanh nghiệp; đó cũng chính

là việc tạo cơ sở hạ tầng, làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển nền kinh tếvững mạnh Nó trở thành công cụ đắc lực nhất giúp nâng cao hiệu quả và chất lượngcủa công việc Vì thế, việc đưa tin học vào lĩnh vực quản lý của doanh nghiệp là xuhướng tất yếu Tin học hóa từng bước công tác quản lý, khai thác và điều hành kinhdoanh là công việc cần được thực hiện ngay Hơn nữa trong môi trường kinh doanhcạnh tranh khốc liệt, nắm bắt thông tin kinh tế trở thành vấn đề sống còn đối với cácđơn vị kinh doanh, đơn vị nào chủ động được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối tronghoạt động kinh doanh

Trong nền sản xuất kinh doanh như hiện nay việc tin học hoá các hoạt độngquản lý là rất cần thiết Quản lý kho hàng hoá trong các doanh nghiệp là một công việcquan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp Mộtdoanh nghiệp muốn phát triển khả năng sản xuất, thông tin… và khả năng đáp ứng nhucầu khách hàng một cách hiệu quả nhất thì không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗtrợ Tuy nhiên để có một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạtđộng của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ dàng

Công ty CP Viễn Thông Đại An chuyên kinh doanh, lắp đặt các thiết bị điệnnhẹ, điện dân dụng, điện lạnh nên số lượng hàng hóa rất nhiều, các sản phẩm cũng cónhiều chủng loại khác nhau… nên việc quản lý hàng hóa trở nên phức tạp Phân hệ kếtoán hàng tồn kho trong phần mềm không còn đáp ứng tốt yêu cầu thực tiễn trong quản

lý của công ty, gây ra sự bất tiện Sự cập nhật không kịp thời lượng hàng xuất bántrong ngày đã tạo nên sự không đồng bộ và thống nhất với phòng kinh doanh Vì thế,xuất phát từ đặc điểm thực tế và nhu cầu cần có một phần mềm quản lý hàng tồn khotốt hơn để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong quản lý, em xin đề xuất hướng nghiêncứu luận văn tốt nghiệp với đề tài của mình là:

“ Xây Dựng phần mềm quản lý kho cho Công ty Cổ Phần Viễn Thông Đại An”

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu.

Trong xu thế hiện nay, Việt Nam đã gia nhập sâu rộng vào Tổ chức Thươngmại quốc Tế (WTO) tất yếu làm cho môi trường cạnh tranh của các doanh nghiệptrong nước diễn ra hết sức sôi động với nhiều thời cơ, cơ hội và cả những thách thứcnguy hiểm Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp trong nước buộc phải thay đổiphương thức quản lý để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, giảmthiểu tối đa chi phí sản xuất để bảo đảm tính cạnh tranh cho sản phẩm của doanhnghiệp mình

Tính tới thời điểm hiện tại, ở Việt Nam đã có rất nhiều doanh nghiệp áp dụngthành công các phần mềm vào quản lý như: phần mềm quản lý nhân sự HRPRO7,phần mềm kế toán MISA… hay phần mềm Quản Lý Kho (Perfect Warehouse) làmột phân hệ trong phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, là công cụ ứng dụng CNTTvào công tác quản lý kho chuyên nghiệp Phần Mềm Quản Lý Kho đạt Giải ThưởngSao Khuê 2011 của Hiệp Hội Phần Mềm Việt Nam (VINASA) và Bộ Thông TinTruyền Thông kết hợp tổ chức

Đối với một đơn vị kinh doanh mang tính thương mại có số lượng khách hànglớn như Công ty Cổ Phần Viễn Thông Đại An thì việc cập nhật nhanh chóng số lượnghàng tồn kho sẽ rất quan trọng Nó giúp cho nhà quản lý biết chắc chắn khả năng đápứng nhu cầu khách hàng của công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm bắt thời cơtrong kinh doanh Nếu việc quản lý hàng tồn kho không đúng phương pháp và khôngkhoa học sẽ rất dễ gây thất thoát, gây tổn thất cho công ty

Một phần mềm quản lý hàng tồn kho có hiệu quả giúp cho nhà quản lý cập nhậttốt thông tin về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp Nếu nhà quản lý nắm rõ mặthàng nào được khách hàng mua nhiều nhất và mặt hàng nào bán được ít nhất cũnggiúp nhà quản lý điều tiết được lượng hàng tồn trong kho và lên kế hoạch kinh doanh

1.3 Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài.

Đề tài được thực hiện nhằm tìm hiểu về cách thức quản lý kho của công ty CPViễn Thông Đại An, từ đó xác định được quy trình thực hiện bài toán quản lý kho vàxác định phương pháp luận để phân tích – thiết kế phần mềm quản lý kho

Tạo ra một phần mềm quản lý kho có hiệu quả nhằm thúc đẩy hoạt động kinhdoanh của công ty Một phần mềm với thông tin chính xác luôn được cập nhật sẽ giúpcông ty luôn đáp ứng nhanh nhất có thể đối với yêu cầu của khách hàng về hàng hóa

Xây dựng hệ thống báo cáo về hàng hóa trong kho là căn cứ cho ban lãnh đạo

có kế hoạch trong việc kinh doanh (nhập hàng – xuất hàng) sao cho có lợi nhất cho

công ty một cách nhanh chóng và thuận tiện.

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.

1.4.1 Đối tượng.

Khóa luận nghiên cứu những lý luận,quy trình, nghiệp vụ quản lý kho tại công

ty CP Viễn Thông Đại An

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu.

Là một đề tài nghiên cứu của sinh viên nên phạm vi nghiên cứu của đề tài chỉmang tầm vi mô, giới hạn chỉ trong một doanh nghiệp và trong giới hạn khoảng thờigian ngắn

Để có thể xây dựng được một phần mềm quản lý thì trong quá trình nghiên cứu

sẽ được chia ra thành các phần nhỏ tương ứng với các mốc thời gian hay thời điểm xácđịnh Các số liệu được khảo sát từ năm 2008 đến cuối năm 2012, đồng thời trình bàycác giải pháp định hướng phát triển phần mềm trong thời gian tới

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài

Để thực hiện được đề tài phương pháp được sử dụng là thu thập nguồn thôngtin sơ cấp và thứ cấp:

Nguồn thông tin sơ cấp: là các dữ liệu do người nghiên cứu thu thập được thông

qua các phương pháp thu thập thông tin như phương pháp phỏng vấn, điều tra và tiếnhành tổng hợp phân tích thông tin

Nguồn thông tin thứ cấp: là các thông tin được thu thập từ trước đã qua xử lý và

đã được ghi nhận Thu thập thông tin thứ cấp thông qua các báo cáo, tài liệu thống kê.Các công trình khoa học đã được thực hiện Các thông tin này để phân tích nhằm xácnhận chất lượng và hiệu quả hoạt động quản lý xuất nhập kho

Sử dụng các phương pháp luận, tư duy biện chứng tiến hành phân tích và giảiquyết vấn đề cần nghiên cứu

Để xây dựng phần mềm sử dụng ngôn ngữ lập trình C# và Visual Studio 2010kết nối dữ liệu từ hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS SQL Server 2008.

1.6 Kết cấu của khóa luận.

Cấu trúc khóa luận gồm có 3 phần:

Phần I: Tổng quan vấn đề nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý kho chocông ty CP Viễn Thông Đại An

Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng của vấn đề nghiên cứu xây dựng phần mềm

quản lý kho cho công ty CP Viễn Thông Đại An

Phần III: Xây dựng phần mềm quản lý kho cho công ty Cổ Phần Viễn Thông

Đại An

PHẦN 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG BỘ PHẬN KHO CỦA

CÔNG TY CP VIỄN THÔNG ĐẠI AN.

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM 2.1.1 Giới thiệu về phần mềm.

2.1.1.1 Khái niệm về phần mềm.

Phần mềm tin học đã trở thành phần tử chủ chốt của các hệ thống dựa trên máytính Theo tiến sỹ Roger Presman, một chuyên gia về công nghệ phần mềm của Mỹ thìphần mềm được hiểu là nền tảng của 3 yếu tố:

- Chương trình máy tính: Mã nguồn, mã máy

- Các cấu trúc dữ liệu cho phép chương trình xử lý các thông tin thích hợp: cấutrúc làm việc (bộ nhớ trong), cấu trúc lưu trữ (bộ nhớ ngoài)

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm: hướng dẫn sử dụng (dùng cho ngườidùng), tham khảo kỹ thuật (dùng cho người bảo trì), tài liệu phát triển (dành cho nhàphát triển)

2.1.1.2 Các đặc trưng và vai trò của phần mềm.

* Các đặc trưng của phần mềm.

- Phần mềm là phần tử hệ thống logic chứ không phải là hệ thống vật lý do đó

nó có những đặc trưng khác với hệ thống phần cứng

- Phần mềm được kỹ nghệ hóa, nó không được chế tạo theo nghĩa cổ điển với

sự tiêu thụ các nguyên nhiên vật liệu Nó là sản phẩm của ngành công nghiệp phầnmềm, phần mềm hàm chứa một lượng tri thức rất lớn được tạo ra chủ yếu dựa vào trithức và trí tuệ của người sản xuất phần mềm

- Phần mềm không bị hỏng đi trong quá trình sử dụng nhưng thoái hóa theo thời gian

- Thay đổi là bản chất của phần mềm và nó cần đáp ứng nhu cầu của người dùng

- Phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp từ các thành phần

có sẵn

- Phần mềm là phần tử rất dễ được nhân bản

* Vai trò của phần mềm.

- Phần mềm là “linh hồn” của các hệ thống máy tính

- Nó là nền tảng của mọi hoạt động xã hội và tổ chức

- Mọi nền kinh tế phụ thuộc rất lớn vào phần mềm:

+ Thu, chi từ phần mềm chiếm đáng kể trong GNP.

+ Phần mềm sai , hỏng thì kinh tế tổn thất rất lớn

- Phần mềm tạo nên sự khác biệt giữa các tổ chức:

+ Phong cách làm việc của những tổ chức có sử dụng phần mềm chuyênnghiệp hơn, thoải mái hơn

+ Năng suất lao động cũng sẽ được nâng cao khi tổ chức sử dụng các phầnmềm phù hợp

 Ngày càng có nhiều hệ thống được phần mềm điều khiển, trợ giúp Tính

tự động của các hệ thống ngày một cao Ứng dụng phần mềm có mặt trên mọi lĩnh vực

xã hội: kinh tế, giáo dục, quân sự…

2.1.1.3 Khái quát về công nghệ phần mềm.

Công nghệ phần mềm – Software Technology bao gồm một tập hợp với 3 yếu

tố chủ chốt: Phương pháp, công cụ và thủ tục giúp cho nhà quản lý có thể kiểm soátđược quá trình phát triển phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm một nền tảng đểxây dựng một phần mềm chất lượng cao

2.1.1.4 Vòng đời phát triển của phần mềm.

Mỗi phần mềm từ khi ra đời, phát triển đều trải qua một chu kỳ trong CNPMgọi là vòng đời phát triển của phần mềm Đó là các hoạt động từ khi phần mềm đượcđặt hàng, phát triển, sử dụng cho tới khi bị loại bỏ Quy trình phát triển của phần mềmđựơc thể hiện qua các giai đoạn sau:

Kiểm thử

Bảo trì

Hình 2.1: Vòng đời phát triển của phần mềm.

* Phân tích yêu cầu phần mềm:

Nghiên cứu kỹ các yêu cầu của người sử dụng và của hệ thống phần mềm đểxây dựng các đặc tả về hệ thống là cần thiết, nó sẽ xác định hành vi của hệ thống.Nhiệm vụ của giai đọan này là phải trả lời được các câu hỏi sau:

- Đầu vào của hệ thống là gì?

- Những quá trình cần xử lý trong hệ thống, hay hệ thống phần mềm sẽ phải xử

lý những cái gì?

- Đầu ra: kết quả xử lý của hệ thống là gì?

- Những ràng buộc trong hệ thống, chủ yếu là mối quan hệ giữa đầu vào và đầu

ra như thế nào?

* Thiết kế và mã hóa phần mềm:

Nhiệm vụ của thiết kế là chuyển đổi những yêu cầu của hệ thống (kết quả củaquá trình phân tích) sang dạng biểu diễn của hệ thống phần mềm Nghĩa là xây dựngcác mô tả văn bản (thiết kế chi tiết) nêu rõ mối quan hệ giữa tiền điều kiện và hậu điềukiện cho tất cả các chức năng (quá trình) của hệ thống Tiền điều kiện xác định nhữngcái sẽ nhận giá trị chân lý đúng trước khi một quá trình thực hiện, còn hậu điều kiệnxác định những điều sẽ nhận giá trị đúng khi chấp nhận tiền điều kiện và khi quá trình

đó kết thúc thành công

* Kiểm thử:

Tiến trình kiểm thử tập trung vào phần logic bên trong của phần mềm, đảm bảorằng tất cả các câu lệnh đều được kiểm thử nhằm phát hiện ra các lỗi và kết quả phùhợp với dữ liệu vào

Có hai kiểu kiểm thử:

+ Kiểu thứ nhất liên quan logic được kiểm tra thế nào trong ứng dụng Chiếnlược kiểm thử logic có thể là black-box hoặc white-box Chiến lược kiểm thử black-box cho ràng module của chương trình hoặc hệ thống liên quan tới đầu vào và đầu ra.Các chi tiết logic chi tiết được che dấu và không cần phân tích Chiến lược black-box

có tính hướng dữ liệu White-box hướng tới việc cho rằng logic đặc trưng là quantrọng và cần phải kiểm tra White-box đánh giá một vài hoặc tất cả mặt logic để kiểmtra được tính đúng đắn của chức năng White-box hướng về logic - giải thuật

+ Kiểu thứ hai liên quan tới việc kiểm thử được tiến hành thế nào, không quantâm chiến lược kiểm tra logic Nó là top-down hoặc bottom-up Top-down coi chươngtrình chính là quan trọng nhất nên cần phải phát triển và kiểm tra trước và tiếp tụctrong quá trình phát triển Bottom-up cho rằng các module và chương trình riêng sẽđược phát triển hoàn toàn như standalone Vậy chúng được kiểm thử riêng rẽ sau đóđược kết hợp thành kiểm tra tổ hợp.

Sau khi bàn giao phần mềm cho khách hàng, chắc chắn nó sẽ phải có nhữngthay đổi để hoàn toàn tương thích với các điều kiện quản lý của cơ sở thực tế - Sự thayđổi của OS hay thiết bị ngoại vi Quá trình bảo trì còn xảy ra khi khách hàng yêu cầunâng cao chức năng hay hiệu năng Việc bảo trì phần mềm phải áp dụng lại các bướccủa vòng đời phát triển cho chương trình hiện tại chứ không phải chương trình mới

2.1.2 Công cụ sử dụng để phân tích.

2.1.2.1 Cơ sở lý thuyết để phân tích hệ thống về mặt xử lý.

Phân tích hệ thống thông tin mới nói chung là sự nhận thức và mô tả một hệthống, bởi vậy người ta thường dùng các mô hình, các biểu đồ trừu tượng hóa

Mô hình hóa hệ thống:

- Khái niệm: Mô hình là một dạng trừu tượng hóa của một hệ thống thực

- Mục đích của mô hình hóa: Cho phép nghiên cứu các đối tượng thuận lợi

- Phương pháp phân tích và thiết kế hướng cấu trúc

- Tiếp cận hệ thống từ trừu tượng đến cụ thể, từ trên xuống dưới

Hệ thống sẽ được nghiên cứu từ mức cao nhất, sau đó phân rã thành các module

ở mức tiếp theo để nghiên cứu

Việc nghiên cứu chức năng của hệ thống và dữ liệu sử dụng cho hệ thống làtương đối độc lập

Một số phương pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc như: SA (phân tích hệthống về chức năng), E/A (phân tích hệ thống về dữ liệu), SD (Thiết kế hệ thống)

Có một số công cụ chính để để diễn tả chức năng chính của hệ thống:

*Sơ đồ luồng thông tin (IFD).

Sơ đồ luồng thông tin (IFD) được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách

thức động Tức là mô tả sự di chuyển của các tài liệu, thông tin, việc xử lý, lưu trữchúng trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

*Biểu đồ phân cấp chức năng.

Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chứcnăng do công ty IBM phát triển vì vậy cho đến nay nó vẫn còn được sử dụng Nó chophép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao thành các chức năng chitiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng, cây chức năng nàyxác định một cách rõ ràng dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống

* Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD).

Mục đích diễn tả các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước sautrong tiến trình xử lý, trong bàn giao thông tin cho nhau Mục đích của biểu đồ luồng

dữ liệu là giúp ta thấy được đằng sau những cái gì thực tế xảy ra trong hệ thống, làm rõcác chức năng và thông tin cho quản lý

Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là xây dựng mô hình dữliệu quan niệm

Mô hình dữ liệu quan niệm là mô hình mô tả tập các dữ liệu được sử dụng tronghoạt động nghiệp vụ và tập các mối liên kết giữa chúng Mô hình này là cơ sở của việcthiết kế CSDL hệ thống

Xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm được tiến hành song song với phân tích

hệ thống về chức năng nhằm đưa ra mô hình dữ liệu phù hợp, thỏa mãn với các yêucầu của hệ thống các chức năng nghiệp vụ

Mô hình dữ liệu quan niệm được thể hiện ở hai mức tương ứng với hai môhình:

* Mô hình thực thể liên kết (Entity Relationship Model): bao gồm một tập các thực thể

có mối liên kết với nhau thỏa mãn các ràng buộc xác định nhằm mô tả dữ liệu củaHTTT

- Do P.P.Chen đề xuất vào năm 1976 Các khái niệm được sử dụng trong môhình này bao gồm: Kiểu thực thể, thực thể, thuộc tính của kiểu thực thể, khóa của kiểuthực thể, kiểu liên kết, ngôi của kiểu liên kết, thuộc tính của kiểu liên kết, ràng buộccủa kiểu liên kết

* Mô hình quan hệ (Relational Data Model): Bao gồm một tập các quan hệ (bảng) có

mối quan hệ với nhau, thỏa mãn các ràng buộc và các yêu cầu của thiết kế dữ liệunhằm mô tả dữ liệu nghiệp vụ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO Ở CÔNG

TY CP VIỄN THÔNG ĐẠI AN 2.2.1 Giới thiệu chung về công ty CP Viễn Thông Đại An.

2.2.1.1 Giới thiệu chung.

Tên đơn vị viết bằng Tiếng Việt: Công ty cổ phần Viễn Thông Đại An.

Địa chỉ trụ sở: Số 34 ngõ 42 Phố Yên Hòa – Phường Yên Hòa – Cầu Giấy – HN

Số điện thoại: 04 22 158 214

Fax: 04 62 817 383

Website của công ty: http://vienthongdaian.com/

Được Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội thành lập theo giấy phép số

3633/GP-UB ngày 01/8/2008 và sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh số 055051 ngày 12/8/2008

Mục tiêu hành động trong năm 2013 của công ty: Đạt doanh thu với con số 2 tỉđồng, chú trọng khai thác hiệu quả, kiểm soát tốt công nợ khách hàng và quản lý chặtchẽ hóa đơn, ấn chỉ

Phòng kỹ thuật – bảo hành

Phòng kinh doanh và MK

Phòng tổ chức hành chính

Phòng Tài

Chính Kế

Toán

Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp trước cơquan nhà nước có thẩm quyền về vấn đề tài chính, các khoản thanh toán với nhà nước

và là người đại diện cho tập thể đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty Giámđốc có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

*Phòng tổ chức hành chính.

Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho Ban giámđốc về công tác quản lý nhân sự, sắp xếp, phân công tổ chức lao động, công tác địnhmức lao động tiền lương và thực hiện các chế độ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,bảo hiểm thất nghiệp, tuyển dụng, các vấn đề liên quan đến con dấu và các chế độchính sách khác

*Phòng tài chính kế toán.

Lập kế hoạch tài chính, trực tiếp quản lý kế hoạch tài chính của Công ty trongtháng, quý, năm, quản lý an toàn và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đáp ứng đủ vốn,kịp thời cho các bộ phận kinh doanh, bảo toàn nguồn vốn

*Phòng kinh doanh.

Phòng kinh doanh là bộ phận trực tiếp tham mưu cho Ban giám đốc chiến lượckinh doanh trong công ty như: mở rộng thị trường, giới thiệu sản phẩm, khuyến mại,giảm giá,…

* Bộ phận thi công.

Chịu trách nhiệm thực thi các dự án mà Ban giám đốc và phòng kinh doanh đưaxuống Kiểm tra, kiểm soát các dự án công trình mà công ty đảm nhận, viết báo cáo,bàn giao công trình cho bên mua

Công ty cổ phần Viễn thông Đại An là doanh nghiệp hoạt động chính trong lĩnhvực thi công điện nhẹ ( Thi công mạng LAN, thi công mạng điện thoại, thi công mạng

truyền hình, thi công hệ thống camera giám sát, tráng âm) - cung cấp các thiết bị mang

- thiết bị viễn thông - nhà phân phối chính thức các dòng sản phẩm thiết bị mạng củacác hãng AMP, Clipsal, Nexsan tại Hà Nội

Chuyên nhận tư vấn, thiết kế, lập dự toán và thi công lắp đặt hệ thống điện nhẹviễn thông, điện dân dụng và điện lạnh cho các tòa nhà, khu công nghiệp, văn phòng

2.2.2 Thực trạng công tác quản lý kho tại công ty CP Viễn Thông Đại An.

2.2.2.1 Thực trạng công tác quản lý kho tại Công ty CP Viễn Thông Đại An.

Công ty CP Viễn Thông Đại An thực hiện hoạt động kinh doanh liên quan tớimua bán ,cung ứng, lắp đặt điện nhẹ Các hoạt động nghiệp vụ quản lý vật tư, nguyênvật liệu do các Bộ kinh doanh và Bộ phận quản lý kho đảm nhiệm chính

Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ

- Lập kế hoạch kinh doanh

- Lập kế hoạch cung ứng vật tư

- Tìm và đánh giá nhà cung cấp

Bộ phận quản lý kho

- Quản lý về số lượng vật tư

- Tình hình nhập, xuất vật tư

- Báo cáo tồn kho vật tư

Dưới đây sẽ là cụ thể từng công việc được thực hiện trong quá trình quản lý khovật tư tại Công ty

* Quá trình xuất hàng.

Hàng được xuất ra phải đảm bảo đúng như yêu cầu từ bộ phận kinh doanh Thủkho sẽ tiến hành xuất hàng theo đúng biên bản giao nhận hàng hóa của công ty đối vớikhách hàng, đồng thời thực hiện việc làm phiếu xuất kho và trừ thẻ kho cho khớp với

số lượng và loại hàng đã xuất bán Việc kiểm kê hàng hóa xuất bán trong ngày sẽ đượcthực hiện vào cuối mỗi ngày để có thể kiểm soát được lượng hàng thực tế xuất bán sovới số lượng hàng đã được trừ trên thẻ kho và phần mềm Việc so sánh lượng tồn thực

tế và lượng tồn trên phần mềm thường xuyên giúp cho công tác quản lý kho chặt chẽhơn, chính xác hơn

Cuối kỳ, thủ kho cùng với kế toán kiểm kê lại kho và đánh giá lại giá trị vật tư.Tại bất kỳ thời điểm nào, phải báo cáo tình hình hàng hóa từng loại, từng kho, tìnhhình công nợ nếu lãnh đạo yêu cầu

2.2.2.2 Đánh giá về hoạt động quản lý kho của Công ty CP Viễn Thông Đại An.

Qua tìm hiểu phương thức hoạt động quản lý kho ở trên, ta thấy công việc hàngngày của Công ty thông qua nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn xảy ra liên tục,đặc biệt là công việc nhập và xuất vật tư Dữ liệu luôn biến động và đòi hỏi tính chínhxác cao

Việc nhập, xuất kho được thực hiện thủ công, dựa trên giấy tờ, sổ sách dẫn đếnviệc tìm kiếm thông tin rất khó khăn

Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại các hồ sơđược lặp đi lặp lại và kiểm tra qua nhiều khâu sẽ tốn thời gian và nhân lực, nhưngcũng khó tránh khỏi sai sót dữ liệu hoặc không hoàn toàn chính xác Nếu có sai sót thìviệc tìm kiếm dữ liệu để khắc phục cũng sẽ rất khó khăn Nếu không giải quyết kịpthời, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu, gây mất tài sản chung cho Công ty, cũngnhư không phục vụ tốt công tác chỉ đạo của quản lý Công ty

* Yêu cầu của hệ thống mới.

Hệ thống mới cần khắc phục được nhược điểm của hệ thống cũ, tìm kiếm thôngtin nhanh, thống kê một cách chính xác Quản lý kho bằng phần mềm mới có các chứcnăng chính như:

- - Quản lý hệ thống - - Quản lý nhập xuất

Do vậy, việc đưa máy vi tính và ứng dụng phần mềm vào quản lý hàng hóa, vật

tư trong Công ty là nhu cầu cấp thiết nhằm khắc phục những nhược điểm nói trên củaphương pháp xử lý bằng tay, đồng thời nó có thể giúp việc xử lý chính xác và nhanhgọn Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng các phần mềm quản lý kho thông thường thì sẽ dẫnđến khuyết điểm dữ liệu không được nhất quán, do vậy cần phải xây dựng quy trìnhtriển khai phần mềm quản lý kho chuyên biệt cho Công ty nhằm khắc phục các yếuđiểm trên

Tính tới thời điểm hiện nay, Công ty chưa có bất kỳ hệ thống thông tin quản lýkho nào Giải pháp đặt ra là ứng dụng tin học vào công tác quản lý để giải quyết nhữngvấn đề còn tồn tại Hệ thống thông tin quản lý kho vật tư mới được triển khai dựa trên:

- Khảo sát về các hoạt động nghiệp vụ

- Các hồ sơ, tài liệu thu thập được

- Báo cáo tổng hợp về khó khăn và giải pháp

Việc triển khai phần mềm quản lý kho sẽ đem lại những hiệu quả như sau:

- Đối với Bộ phận kế toán: Việc thu thập và xử lý dữ liệu từ các bộ phận khácnhau chuyển đến sẽ nhanh chóng

- Đối với Bộ phận quản lý kho: Việc quản lý về số lượng, chủng loại vật tư sẽchính xác và thuận tiện hơn

- Đối với Bộ phận kinh doanh: Quản lý được nhà cung cấp và khách hàng mộtcách dễ dàng

PHẦN 3 XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CP

VIỄN THÔNG ĐẠI AN.

Quá trình xây dựng một phần mềm hay lớn hơn là một hệ thống thông tin luônđòi hỏi công tác xác định yêu cầu như một bước sống còn bởi nó quyết định tính chínhxác và hợp lý của tất cả các bước sau đó, đồng thời nó cũng quyết định việc phần mềmhay hệ thống thông tin được tạo ra có đáp ứng được nhu cầu của thực tế hay không.Trên thực tế phải là những nhân viên có trình độ và kinh nghiệm rất cao mới làm tốtđược bước này, với trình độ còn hạn chế của mình em đã cố gắng hết sức nhằm làm rõyêu cầu của người sử dụng cũng như đánh giá tính khả thic ủa công việc Quy mô củamột phần mềm quản lý kho là không quá lớn nhưng nghiệp vụ khá phức tạp

Đối với công ty CP Viễn Thông Đại An, tồn tại và phát triển liên tục từ năm

2008 đến nay không phải là một việc đơn giản Thực tế cho thấy, có rất nhiều công tytrong nghành này đã khuynh gia đại sản hoặc phải chuyển sang nghành khác do khâuquản lý kém Đối với những công ty này vấn đề đầu ra hay đầu vào chưa hẳn là đauđầu nhất, nhiều công ty thất bại là do quản lý kho hàng hoá không tốt Có thể dễ dàngchỉ một số thực tế như: mặt hàng điện tử để trong kho có điều kiện tồi có thể bị hỏnghay nguy hiểm nhất là thủ kho thông đồng với công ty khác đưa hàng công ty mình rangoài nhằm tư lợi cá nhân Bản thân Đại An đôi khi cũng đã có được nguồn hàngnhưvậy cho mình từ các thủ kho của các công ty địch thủ Bên cạnh đó công ty cũng đãmay mắn thoát khỏi tình trạng nguy hiểm đó do yếu tố đạo đức của người thủ khocũng như mối quan hệ gia đình, kéo theo nó là tinh thần làm việc trách nhiệm cácthành viên

Phần mềm quản lý kho mà em đề xướng nhằm giúp cho nhà quản lý có thể đưa

ra các quyết định, chính xác hơn khi họ có nhiều thông tin về vật tư hàng hoá trongkho của mình

3.1 Phân tích yêu cầu hệ thống.

3.1.1 Yêu cầu chức năng.

Hệ thống phải thực hiện được các chức năng:

- Quản lý phiếu nhập kho.

- Quản lý phiếu xuất kho

* Xuất báo cáo

- Tổng hợp, in báo cáo nhập hàng

- Tổng hợp, in báo cáo xuất hàng

- In các phiếu nhập, phiếu xuất

3.1.2 Yêu cầu phi chức năng.

* Hệ thống có chức năng bảo mật và phân quyền.

- Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sử dụngchương trình, giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát được chương trình

- Đổi mật khẩu (password): người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chươngtrình và sử dụng hệ thống dữ liệu

- Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm người sửdụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý của người sử dụng,dẫn đến việc khó kiểm soát số liệu, làm sai lệch kết quả thống kê cuối kì…

- Yêu cầu về bảo mật an toàn dữ liệu (xác định chuẩn bảo mật được sử dụng,

mô hình kiểm tra, xác thực, bảo mật dữ liệu) tuân thủ theo các quy chuẩn chung vềcông nghệ cổng thông tin và các quy định riêng tại Bộ Tài chính

* Yêu cầu về kỹ thuật.

Hệ thống phải phù hợp các thông số chủ yếu của hạ tầng kỹ thuật như:

- Hệ thống phải chạy được trên máy chủ của Công ty, phải đảm bảo hoạt độngliên tục, có khả năng chống lại các sự cố về virus, lỗi phần cứng…ảnh hưởng đến hoạtđộng của hệ thống

- Hệ thống phải đảm bảo không tốn quá nhiều bộ nhớ khi cài đặt cũng như khichạy chương trình

* Yêu cầu về tốc độ xử lý.

- Tốc độ tra cứu, tìm kiếm của hệ thống phải nhanh

* Yêu cầu về giao diện.

- Giao diện thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng và có tính trực quan, không đòi hỏingười sử dụng phải mất nhiều thời gian học sử dụng phần mềm

3.2 Thu thập thông tin.

Trong khi triển khai bước này, để thu thập thông tin em đã có tiếp xúc với thủkho của công ty cũng như từng nhân viên làm việc tại đây để có được cái nhìn gần gũivới những vấn đề cần quan tâm Hình thức thu thập thông tin của em đưa ra là các câuhỏi trực tiếp với những người này nhằm tìm ra nhu cầu thông tin thực sự của người sửdụng, xác định cụ thể những đầu vào và đầu ra của hệ thống Bên cạnh đó, em cũng sửdụng phương pháp quan sát để thấy rõ các hoạt động thường nhật của họ để có đượcnhững đánh giá riêng của bản thân về quá trình nghiệp vụ ở đây Những nhận xét cóđược em thường ghi vào một cuốn sổ sau đó tổng hợp ra những thông tin hữu ích

3.2.1 Sơ đồ thông tin của hệ thống đang hoạt động của công ty CP Viễn Thông Đại An.

Thời

điểm

Đối tượng(KH - NCC) Thủ kho Kế toán Nhà quản lý

Nhập

hàng

Xuất

hàng

Hình 3.1: Sơ đồ luồng thông tin.

Hóa đơn mua

Lưu trữ

Lập báo cáo