Báo cáo tổng hợp về Cty TNHH Máy tính & Thương mại Tân Quang.doc

Báo cáo tổng hợp về Cty TNHH Máy tính & Thương mại Tân Quang.doc

Lời mở đầuKhi nền kinh tế Thế giới thay đổi, nền kinh tế tập trung đang dần chuyển sang nền kinh tế thị trờng, sự quản lý vĩ mô của Nhà nớc là không thể thiếu đợc. Song song với sự thay đổi của nền Kinh tế thị trờng là sự ra đời của Công nghệ Tin học. Công nghệ Tin học ra đời đã giúp ích rất nhiều trong công việc quản lý vĩ mô của Nhà nớc. Nhng để có đợc sự quản lý vĩ mô hoàn thiện, ở mỗi đơn vị cá nhân cần phải có sự quản lý chặt chẽ trong mọi vấn đề nh sau: Quản lý nhân sự, Quản lý hàng hoá, Quản lý vật t, Quản lý sổ sách - chứng từ, Đối với các Doanh nghiệp t nhân, quản lý là một công việc hết sức quan trọng vì nó có ý nghĩa quyết định đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về nghiệp vụ quản lý ở Doanh nghiệp T nhân, em đã xin vào thực tập tại Cty TNHH Máy tính & Thơng mại Tân Quang. Với sự phân công thực tập song song ở hai phòng ban (phòng Kinh doanh & phòng Kế toán), với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ trong công ty, đồng thời, đ-ợc sự chỉ bảo tận tình của thầy, em xin mạnh dạn đa ra một số nội dung báo cáo theo hớng đẫn của nhà trờng. Nội dung báo cáo của em đợc chia thành 2 phần chính : Phần I: Đặc điểm và tổ chức hoạt động của cơ sở thực tậpPhần II: Nội dung thực tập Chơng I- Nội dung thực tập tại Công ty Tân QuangChơng II- Những vấn đề học đợc sau đợt thực tập nhận thức.1 Phần I: Đặc đIểm và tổ chức hoạt Độngcủa cơ sở thực tập.1.Vài nét giới thiệu về cơ sở thức tập:Công ty TNHH Máy Tính và Thơng Mại Tân Quang (Tan Quang Computer and Trading Co, Ltd ) -Tên giao dịch Quốc tế là: Tân Quang Co, Ldt. - đợc thành lập theo quyết định số 4165 GP/TLDN do uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 26/03/1999. Giấy phép kinh doanh số 071213 do sở kế hoạch đầu t Hà Nội cấp ngày 02/04/1999. Tài khoản của công ty Tân Quang số 105952 tại Ngân hàng Thơng mại cổ phần Châu, chi nhánh Hà Nội.Địa chỉ công ty Tân Quang: 39 Lý Nam Đế Hoàn Kiếm Hà Nội Việt NamPhone: 04 7339029 04 8432649 Fax: 84 4 7338191 2. Các hoạt động chính của Công ty Tân Quang: Công ty Máy Tính và Thơng Mại Tân Quang có chức năng kinh doanh đúng nh tên gọi của nó: . Nghiên cứu, thiết kế, chuyển giao công nghệ Tin học và ứng dụng vào các công nghệ khác . Buôn bán t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng . Đại lý mua - bán ký gửi hàng hoáTrong đó lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Tân Quang là lĩnh vực Tin học và chuyển giao công nghệ. Sản phẩm kinh doanh của Công ty là máy tính và các thiết bị Tin học, có hơn 200 mặt hàng mà Công ty kinh doanh bao gồm máy tính và các linh kiện nh : bàn phím, màn hình, mực in, chuột, RAM, Case, Internet Card, với nhiều chủng loại khác nhau. 3. T t ởng chủ đạo của công ty: 2 Với khẩu hiệu Uy tín - Chất l ợng , nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Tân Quang đặt ra là phải đáp ứng mọi nhu cầu về các sản phẩm tin học và các dịch vụ khác nh lắp đặt, sửa chữa, t vấn, cài đặt một cách tốt nhất.Trong suốt quá trình xây dựng và phát triển, Công ty luôn cố gắng tự hoàn thiện bản thân nhằm mang tới cho khách hàng một dịch vụ đáng tin cậy. Với một hệ thống hỗ trợ kinh doanh đợc tổ chức khoa học, với một đội ngũ kỹ thuật đựoc đào tạo tốt và có kinh nghiệm, Công ty đã có thể mang lại cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với chất lợng đảm bảo và giá cả hợp lý. Công ty Tân Quang cũng sẵn sàng hỗ trợ khách hàng để giúp khách hàng có thể đa ra những quyết định một cách đúng đắn và tối u nhất để họ không phải lo lắng nhiều về vấn đề dịch vụ sau bán hàng.4. Cơ cấu tổ chức của công ty:Công ty tổ chức bộ máy quản lý dựa theo mô hình tập trung để ban lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình công ty một cách chính xác và thực tế nhất. 4.1- Sơ đồ tổ chức của công ty: Ngoài ra, tuỳ thuộc theo nhu cầu từng phòng ban mà mỗi phòng ban lại chia nhỏ theo từng nhóm hoạt động riêng lẻ. VD: phòng kinh doanh dợc chia thành 3 nhóm: nhóm kinh doanh dự án, nhóm kinh doanh phân phối, và nhóm kinh doanh bán lẻ; còn phòng Kỹ thuật chia thành 2 nhóm chính: kỹ thuật máy tính, và nhóm xử lý, thiết kế phần mềm, . Bên cạnh đó Cty Tân Quang cũng quản lý một hệ thống mạng lới đại lý dày đặc khắp các tỉnh thành, nh:- Cửa hàng đại lý 63 Tôn Đức Thắng3Ban giám đốcPhòng Kinh DoanhPhòng Hành ChínhPhòng Kế ToánKhoPhòng Kỹ Thuật - Cửa hàng đại lý 39 Lý Thờng Kiệt- Cửa hàng đại lý 75 Lê Hồng Phong- Cửa hàng đại lý VH 16 Lý Nam Đế- Cửa hàng đại lý 19C Lý Nam Đế- Công ty ETC - 70 Trần Hng Đạo - Hải Dơng- Công ty BMC -133 Láng Hạ - Hà Nội- Cửa hàng INTE - 11 Lý Nam Đế - . 4.2- Đội ngũ nhân viên trong Công ty : Qua nhiều năm hoạt động, số lợng và thành phần cán bộ nhân viên trong các Công ty thờng có nhiều thay đổi, nhng ở Công ty Tân Quang thì thành phần Ban Giám đốc hầu nh không có sự đổi thay. Có thể đây cũng là một trong những đặc điểm riêng của các Công ty TNHH.Thành phần chính của Ban Giám đốc Công ty Tân Quang gồm có:- Giám đốc : Trần Thăng Long- Phó Giám đốc : Nguyễn Anh Tuấn- Trởng phòng kinh doanh : Nguyễn Văn Bình- Trởng phòng kế toán : Nguyễn Tấn Bình- Trởng phòng kỹ thuật : Nguyễn Tâm ĐắcCông ty Tân Quang còn có đội ngũ cán bộ trẻ tuổi có tinh thần nhiệt huyết cao, 95% có trình độ đại học, tuổi bình quân của công ty là 27. Số lợng nhân viên trong công ty là trên 30 ngời.4 5. Cơ sở vật chất và cơ cấu quản lý của Công ty Tân Quang:Vì có chức năng kinh doanh nh trên nên Công ty Máy Tính Thơng Mại Tân Quang có một hệ thống máy tính và các thiết bị tin học có cấu hình, màn hình, bộ nhớ, luôn tối u nhất , hiện đại nhất. Số lợng máy tính đợc sử dụng tại công ty là 10 chiếc. Công ty có sử dụng máy in laser, máy Fax, và có một hệ thống mạng điện thoại mắc nội bộ rất dễ liên lạc khi cần thiết Các phần mềm thờng đợc sử dụng tại công ty Tân Quang thờng là Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, . Ngoài ra, khi dùng để cài đặt máy, Công ty cũng sử dụng nhiều phần mềm khác nh Foxpro, Pascal, Để quản lý hệ thống máy tính của mình, công ty sử dụng hệ thống mạng LAN, ngoài ra , công ty cũng nối mạng Internet để liên kết và thu thập đợc nhiều thông tin hàng ngày.6. Đơn vị đ ợc bố trí thực tập: Là học sinh năm thứ nhất kiến thức còn hạn chế nên đợt thực tập nhận thức tại Công ty Tân Quang lần này của em phần lớn chỉ là trợ giúp cán bộ nhân viên trong công ty. Và vì thế, phòng ban em đợc phân công thực tập trong đợt thực tập lần này là ở cả Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán. Công việc chính thức thì ở phòng Kinh doanh, nhng vì đôi khi phòng Kế toán thiếu ngời nên khi cần em cũng phải qua đó hỗ trợ, thực tập. Phòng Kinh doanh có chức năng chính của Công ty là kinh doanh thiết bị, sản phẩm công nghệ Tin học, buôn bán t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng phục vụ ngành Tin học, đồng thời, phòng kinh doanh cũng là nơi đại lý mua - bán ký gửi hàng hoá về các thiết bị Tin học có liên quanPhòng Kế toán tài chính trong công ty có một vị trí rất quan trộng vì nó đảm bảo tài chính, phản ánh chính xác quá trình sản xuất vầ chi phí kinh doanh khác nhằm cung cấp các thông tin để giúp Ban Giám đốc nắm bắt thông tin về tình hình hoạt động của công ty. 5 6 Phần II:Nội dung thực tậpPhần nội dung thực tập bao gồm: 2 chơng, mỗi chơng có một nội dung riêng biệt, nhng liên hệ rất khăng khít với nhau, hỗ trợ cho nhau. Tất cả các chơng đều đợc tích luỹ cô đọng sau một quá trình học hỏi và đúc rút từ kinh nghiệm thực tập của em, đồng thời đây cũng là những nghiệp vụ cơ bản mà một Kỹ thuật viên Tin học Quản Lý có thể đảm nhiệm. Ch ơng I : Nội dung thực tập tại công ty Tân Quang.A/ Những công việc dợc giao tại công ty Tân Quang:Nói chung, ngay từ tuần đầu tiên của đợt thực tập nhận thức này, Ban lãnh đạo và các anh chị cán bộ nhân viên của cơ quan tiếp nhận thực tập (Công ty Máy Tính & Thơng Mại Tân Quang) đã tạo điều kiện để em nhanh chóng làm quen với công ty và tiếp cận đợc với nhng việc cần làm. Đồng thời, công ty Tân quang cũng sớm coi em nh một nhân viên thực sự của công ty nên tín nhiệm giao cho em nhng công việc khá quan trọng. Ban giám đốc và các anh chị ở phòng kinh doanh, phòng kế toán (là nơi trực tiếp quản lý và hớng dẫn em trong đợt thực tập này) đã phân công cho em những công việc nh : Phòng Kinh doanh (là nơi chính) :- Trực điện thoại- Giao tiếp với khách hàng.- Đi giao dịch với khách hàng .- Theo dõi bảng chấm công.- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và những giấy tờ cần thiết cho các dự án của công ty- Cập nhật và lập bảng báo giá hàng ngày.- Chuyển phát nhanh các bu kiện, linh kiện hàng hoá, giấy tờ .7 - Sang các công ty đối tác, hoặc các đại lý phân phối của công ty để nhận và giao hàng hoá.- Gửi và nhận FAX.- Và các công việc khác nh: Viết lệnh xuất kho sản phẩm, quản lý hàng hoá, . Phòng kế toán ( khi cần) :- Viết phiếu thu.- Viết hoá đơn hàng hoá.- Hỗ trợ nhân viên kế toán hoàn thành sổ sách.- Soạn 1 số giấy tờ có liên quan- Thanh toán tiền thuê bao Điện thoại, cớc Internet.- Và một số việc khác Có thể đây mới chỉ là những công việc rất đơn giản của một nhân viên. Nhng là thực tập sinh năm thứ nhất, với những kiến thức chuyên môn còn hạn hẹp, kinh nghiệm thực tế còn ít nên đợc phân công những công việc nh vậy đã giúp em hiểu rõ hơn những công việc của của một cán bộ, nhân viên bình thờng cần làm. Đây sẽ là một tiền đề tốt để cho lần thực tập tốt nghiệp của em đợc thành công hơn.B/ Tự đánh giá về kết quả thực tập tại công ty Tân quang:1. Đánh giá về chất lợng hiệu quả công tác cảu bản thân:Với khối lợng công việc đợc giao nh đã nói trên, em tin rằng sẽ không khó để đạt đợc kết quả tốt. Nhất là khi nhìn nhận và đánh giá lại chất lợng hiệu quả công tác sau 2 tháng thực tập. Có thể nói, ban đầu ngay khi tiếp xúc với công việc, không ai là đạt đợc kết quả nh ý muốn đợc, ngay cả đối với em cũng vậy. Nhng nhờ sự giúp đỡ, chỉ bảo của cán bộ hớng dẫn tại công ty và nhờ sự cố gắng học hỏi của bản thân, em đã hoàn thành tốt công việc đợc giao. Tính cho tới thời điểm kết thúc thực tập, em đã có thể hoàn thành tốt những công việc nh: nhập, trình bày và tính toán đầy đủ dữ liệu đối với bảng báo giá (trong Excel); soạn thảo, chỉnh sửa và trình bày văn bản hoặc giáy tờ cần thiết - nh: các loại hợp đồng, giấy cam kết, - (trong Winword); chuẩn bị 8 đầy đủ giấy ở, tài liệu cần thiết cho một bộ hồ sơ dự thầu, ; cập nhật & lập báo giá ( trong Outlook, Excel); nhập dữ liệu và theo dõi sổ sách kế toán, . 2. Tự đánh giá về u khuyết điểm của bản thân về kiến thức, về kỹ năng nghiệp vụ và về ứng xử khi làm việc, sinh hoạt trong đơn vị:Bất kể đợc phân côn việc gì , em đều cố gắng hoàn thành tốt theo năng lực của mình. Và đôi khi không tránh khỏi những trục trặc nhỏ trong công việc, vì dù sao, mới chỉ là thực tập sinh năm thứ nhất còn non cả về kiến thức lẫn năng lực tiếp xúc với công việc. Tuy nhiên, theo lời nhận xét của ban lãnh đạo và của các anh chị phụ trách tại Cơ sở thực tập (Cty Tân Quang), em xin đa ra 1 số u khuyết điểm của bản thân qua thời gian thực tập : Về u điểm, em tự thấy những kiến thức cơ bản về tin học để soạn thảo văn bản, trình bày văn bản, tính toán số liệu trong bảng tính, hay những kỹ năng cơ bản về giao tiếp ứng xử khi làm việc, sinh hoạt trong đơn vị, là những điều mà em đã thực hiện khá tốt.Bên cạnh những u điểm, em cũng vẫn còn 1 số điều hạn chế, cha phát huy đợc trong thời gian thực tập chẳng hạn nh: sử dụng các chơng trình ứng dụng vào công việc, hay hỗ trợ nhân viên kế toán lập bảng tính lơng, Sở dĩ ch a giải quyết đợc nhũng hạn chế đó, phần là do kiến thức nghiệp vụ của bản thân cha sâu, phần là do chơng trình đợc đào tạo đã ít đợc a chuộng trên thực tế. Em tin rằng năm học sau, đ-ợc học sâu hơn về nghiệp vụ Tin học quản lý, cùng với nỗ lực của bản thân, em sẽ đạt yêu cầu cần thiết của một KTV Tin học Quản lý để giúp ích đợc nhiều hơn cho cơ sở tiếp nhận thực tập.9 Ch ơ ngII Những vấn đề học đợc sau đợt thực tập nhận thức Thời gian thực tập kết thúc đã để lại trong mỗi học sinh chúng em bao điều mới mẻ. Nó không chỉ mới lạ vì đây là lần đầu tiên học sinh đợc đem kiến thức học ở trờng của mình áp dụng vào thực tế, mà còn bởi có nhiều điều không xuất hiện trong bất kỳ cuốn sách hay giáo án nào cả, đó là kinh nghiệm thực tế, là những bài học áp dụng nơi thực tập. Trong phần báo cáo của mình em xin đề cập tới 3 vấn đề cơ bản mà em học hỏi đợc sau thời gian thực tập của mình. Các vấn đề đó là:- Cách nhập liệu và trình bày văn bản trên Winword- Cách nhập liệu và trình bày văn bản trên Excel- Tìm hiểu cơ sở chung về mạng I / Cách nhập liệu và trình bày văn bản trên Microsoft Word: Đặt vào thực tế của Cty Máy tính Thơng mại Tân Quang, để nhập liệu báo giá mà không cần tính toán, hay soạn thảo các hồ sơ, hợp đồng, giấy cam kết, , nhân viên trong công ty chỉ việc mở phần mềm Microsoft Word ra và trình bày một văn bản theo mẫu đã lu sẵn trong máy. Công việc đơn giản, nhanh nhẹn mà lại đạt chất lợng cao . Ta có thể chỉ mất khoảng thời gian rất ngắn để chuẩn bị xong một Hồ sơ dự thầu cho Cty bao gồm Đơn dự thầu, Giới thiệu năng lực công ty, Đề án thực hiện, các loại hợp đồng, cam kết giữa hai bên giao dịch, và một số chứng từ có liên quan.Nội dung của một mẫu chứng từ luôn có tính khuôn mẫu. Giả sử ta lấy VD của một mẫu cam kết thực hiện giao hàng đúng hợp đồng:10 [...]... USD) Thu Chi Tổng Tồn Ghi chú 95400 93400 93400 Trong đó, cột ghi số tiền tồn trong quỹ luôn đợc định sẵn bằng một công thức Kế toán, nên ta chi việc nhập dữ liệu cần thiết còn cột ghi tồn sẽ theo công thức và tự tính ra số tiền còn tồn trong ngân quỹ Cty III/ Tìm hiểu cơ sở chung về mạng: Nh đã giới thiệu trong mục 5, phần I về Cơ cấu quản lý hệ thống máy tính của Cty Tân Quang, Cty Tân Quang có một... thống sử dụng 10 chiếc máy vi tính, và chúng đợc kết nối với nhau qua mạng LAN để Ban lãnh đạo Cty dễ dàng quản lý, và nắm bắt đợc thông tin của từng phòng ban, từng cá nhân Đợc sự hớng dẫn của các cán bộ nhân viên trong Cty, em đã có dịp đi sâu tìm hiểu về mạng Nay, em xin đợc trình bày một số đặc điểm chung về mạng nh sau: 1 Mạng là gì ? Mạng máy tính (network) là hai hay nhiều máy tính nối với nhau theo... trên là khái quát quá trình truyền dữ liệu giữa hai máy tính trong mạng Nhờ những đặc điểm và lợi ích của mạng đem lại, nên không chỉ Cty Tân Quang mà còn rất nhiều các cơ quan, xí nghiệp, trờng học, và các tổ chức khác cũng dùng hệ thống mạng trong công tác quản lý của mình 17 Lời kết Trải qua hai tháng thực tập nhận thức tại Cty Máy Tính - Thơng Mại Tân Quang, mặc dù có những công việc đợc giao là ngoài... (client/server) Mạng client/sever là mạng có ít nhất một máy gọi là máy chủ (server), ở máy này có cài đặt hệ đIều hành mạng (network operating system), máy này có chức năng điều khiển phân chia tài nguyên theo yêu cầu của các máy khác Loại mạng hỗn hợp (kết hợp mạng bình đẳng và clien/server), là mạng mà trong quá trình khai thác tài nguyên các máy có lúc quan hệ với nhau bình đẳng, có lúc quan hệ theo... cùng với phần mềm Outlook để cập nhật giá cả máy tính và các kinh kiện máy hàng ngày Ngoài ra, nhân viên phòng kinh doanh cũng sử dụng phần mềm này để lập bảng báo giá gửi cho các đối tác, các cá nhân có nhu cầu một cách dễ dàng và nhanh chóng (Do điều kiện kinh doanh cần bảo mật dữ liệu nên trong phần báo cáo này em cha thể đa ra một số báo giá mẫu của Cty) Phòng Kế toán sử dụng phần mềm này chủ yếu... cung cầu về tài nguyên trong mạng và dợc chia thành ba loại sau: - Loại bình đẳng hay còn mạng peer to peer Mạng bình đẳng (peer to peer) là mạng mà trong đó các máy có vai trò ngang nhau trong qúa trình khai thac tài nguyên, máy này có thể yêu cầu máy kia cung cấp tài nguyên và ngợc lại Trong mạng không có máy nào đợc coi là máy chủ, các quyền hành đều ngang nhau Sơ đồ H.1 cho ta ý niệm về mạng Peer... nào đó và cho phép các máy dùng chung dữ liệu và các thiết bị của nhau Các tệp dữ liệu (văn bản, hình ảnh, chơng trình) và các thiết bị nh (ổ đĩa, máy in,) đợc gọi chung là tài nguyên (resource) trên mạng 2 Lợi ích của mạng: - Giảm số máy in, số lợng ổ đĩa, giản tối đa cấu hình của máy trạm(workstation) - Nhờ mạng, thông tin, dữ liệu chỉ cần nhập một lần, lu giữ ở một máy và các máy khác có thể dùng... theo sơ đồ nối giữa server và các máy trạm (workstation) Theo cách này mạng LAN chia thành bốn loại: - Sơ đồ Bus (sơ đồ tuyến tính) H.1 - Sơ đồ Star (sơ đồ hình sao) H.2 - Sơ đồ Ring (sơ đồ vòng) H.3 15 - H.3 - Sơ đồ hỗn hợp có chứa đựng các kiểu trên 4 Máy chủ (Server): Máy chủ (server) có vai trò đặc biệt quan trọng trong hệ thống mạng, nó đợc cài đặt để điều hành mạng Máy chủ thờng xuyên phải tiếp nhận,... phòng ngừa các sự cố 5 .Máy trạm (Workstation): Các máy workstaion không có yêu cầu gì đặc biệt nếu chúng ta chỉ sử dụng nó vào việc tính toán sử lý thông thờng, tuy nhiên để tránh tình trạng sớm bị lạc hậu trớc tốc độ phát triển nhanh của công nghệ tin học các workstation nên là các máy AT 586, RAM 16 Mb trở lên, nên có ổ cứng 6 Quá trình truyền dữ liệu trên mạng: Khi các máy tính đợc nối với nhau thành... -cam kết thực hiện giao hàng đúng hợp đồng Kính gửi: Quý Công ty ( Nội dung cam kết dựa theo các điều khoản về kinh tế, về nhu cầu giữa hai bên đối tác) Đại diện bên A Đại diện bên B ( ký, đóng dấu đầy đủ) ( ký, đóng dấu đầy đủ) II/ Cách nhập liệu và trình bày văn bản trên Microsoft Excel: Để nhập liệu báo giá bằng văn bản hoặc bảng biểu mà cần tới các phép toán, Cty Tân Quang thờng sử dụng phần mềm . nghiệp. Để hiểu rõ hơn về nghiệp vụ quản lý ở Doanh nghiệp T nhân, em đã xin vào thực tập tại Cty TNHH Máy tính & Thơng mại Tân Quang. Với sự phân công. tập:Công ty TNHH Máy Tính và Thơng Mại Tân Quang (Tan Quang Computer and Trading Co, Ltd ) -Tên giao dịch Quốc tế là: Tân Quang Co, Ldt.