Báo cáo tổng hợp về Cty TNHH Máy tính & Thương mại Tân Quang.doc

Báo cáo tổng hợp về Cty TNHH Máy tính & Thương mại Tân Quang.doc

Lời mở đầu

Khi nền kinh tế Thế giới thay đổi, nền kinh tế tập trung đang dần chuyểnsang nền kinh tế thị trờng, sự quản lý vĩ mô của Nhà nớc là không thể thiếu đợc.Song song với sự thay đổi của nền Kinh tế thị trờng là sự ra đời của Công nghệ Tinhọc Công nghệ Tin học ra đời đã giúp ích rất nhiều trong công việc quản lý vĩ môcủa Nhà nớc Nhng để có đợc sự quản lý vĩ mô hoàn thiện, ở mỗi đơn vị cá nhâncần phải có sự quản lý chặt chẽ trong mọi vấn đề nh sau: Quản lý nhân sự, Quản lýhàng hoá, Quản lý vật t, Quản lý sổ sách - chứng từ, Đối với các Doanh nghiệp tnhân, quản lý là một công việc hết sức quan trọng vì nó có ý nghĩa quyết định đếnhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Để hiểu rõ hơn về nghiệp vụ quản lý ở Doanh nghiệp T nhân, em đã xin vàothực tập tại Cty TNHH Máy tính & Thơng mại Tân Quang.

Với sự phân công thực tập song song ở hai phòng ban (phòng Kinh doanh &phòng Kế toán), với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ trong công ty, đồng thời,đợc sự chỉ bảo tận tình của thầy, em xin mạnh dạn đa ra một số nội dung báo cáotheo hớng đẫn của nhà trờng.

Nội dung báo cáo của em đợc chia thành 2 phần chính :

Phần I: Đặc điểm và tổ chức hoạt động của cơ sở thực tậpPhần II: Nội dung thực tập

Chơng I- Nội dung thực tập tại Công ty Tân Quang

Chơng II- Những vấn đề học đợc sau đợt thực tập nhận thức.

Phần I:

Đặc đIểm và tổ chức hoạt Độngcủa cơ sở thực tập.

1.Vài nét giới thiệu về cơ sở thức tập:

Công ty TNHH Máy Tính và Thơng Mại Tân Quang (Tan Quang

Computer and Trading Co, Ltd ) Tên giao dịch Quốc tế là: Tân Quang Co, Ldt đợc thành lập theo quyết định số 4165 GP/TLDN do uỷ ban nhân dân thành phố HàNội cấp ngày 26/03/1999 Giấy phép kinh doanh số 071213 do sở kế hoạch đầu tHà Nội cấp ngày 02/04/1999

-Tài khoản của công ty Tân Quang số 105952 tại Ngân hàng Thơng mại cổphần Á Châu, chi nhánh Hà Nội.

Địa chỉ công ty Tân Quang:

39 Lý Nam Đế – Hoàn Kiếm – Hà Nội – Việt NamPhone: 04 7339029 – 04 8432649 Fax: 84 4 7338191

2 Các hoạt động chính của Công ty Tân Quang:

Công ty Máy Tính và Thơng Mại Tân Quang có chức năng kinh doanh đúngnh tên gọi của nó:

Nghiên cứu, thiết kế, chuyển giao công nghệ Tin học và ứng dụng vào cáccông nghệ khác

Buôn bán t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng Đại lý mua - bán ký gửi hàng hoá

Trong đó lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Tân Quang là lĩnh vực Tin học vàchuyển giao công nghệ Sản phẩm kinh doanh của Công ty là máy tính và các thiếtbị Tin học, có hơn 200 mặt hàng mà Công ty kinh doanh bao gồm máy tính và cáclinh kiện nh : bàn phím, màn hình, mực in, chuột, RAM, Case, Internet Card, …với nhiều chủng loại khác nhau

3 T t ởng chủ đạo của công ty:

Với khẩu hiệu Uy tín - Chất l“ Uy tín - Chất l ợng ” , nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Tân

Quang đặt ra là phải đáp ứng mọi nhu cầu về các sản phẩm tin học và các dịch vụkhác nh lắp đặt, sửa chữa, t vấn, cài đặt một cách tốt nhất.Trong suốt quá trình xâydựng và phát triển, Công ty luôn cố gắng tự hoàn thiện bản thân nhằm mang tới chokhách hàng một dịch vụ đáng tin cậy Với một hệ thống hỗ trợ kinh doanh đợc tổchức khoa học, với một đội ngũ kỹ thuật đựoc đào tạo tốt và có kinh nghiệm, Côngty đã có thể mang lại cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với chất lợng đảmbảo và giá cả hợp lý Công ty Tân Quang cũng sẵn sàng hỗ trợ khách hàng để giúpkhách hàng có thể đa ra những quyết định một cách đúng đắn và tối u nhất để họkhông phải lo lắng nhiều về vấn đề dịch vụ sau bán hàng.

4 Cơ cấu tổ chức của công ty:

Công ty tổ chức bộ máy quản lý dựa theo mô hình tập trung để ban lãnh đạocó thể nắm bắt tình hình công ty một cách chính xác và thực tế nhất.

4.1- Sơ đồ tổ chức của công ty:

Phòng

Ngoài ra, tuỳ thuộc theo nhu cầu từng phòng ban mà mỗi phòng ban lại chianhỏ theo từng nhóm hoạt động riêng lẻ

VD: phòng kinh doanh dợc chia thành 3 nhóm: nhóm kinh doanh dự án,nhóm kinh doanh phân phối, và nhóm kinh doanh bán lẻ; còn phòng Kỹ thuật chiathành 2 nhóm chính: kỹ thuật máy tính, và nhóm xử lý, thiết kế phần mềm, … …

Bên cạnh đó Cty Tân Quang cũng quản lý một hệ thống mạng lới đại lý dàyđặc khắp các tỉnh thành, nh:

- Cửa hàng đại lý 63 Tôn Đức Thắng- Cửa hàng đại lý 39 Lý Thờng Kiệt- Cửa hàng đại lý 75 Lê Hồng Phong- Cửa hàng đại lý VH 16 Lý Nam Đế- Cửa hàng đại lý 19C Lý Nam Đế

- Công ty ETC - 70 Trần Hng Đạo - Hải Dơng- Công ty BMC -133 Láng Hạ - Hà Nội

- Cửa hàng INTE - 11 Lý Nam Đế - … …

4.2- Đội ngũ nhân viên trong Công ty :

Qua nhiều năm hoạt động, số lợng và thành phần cán bộ nhân viên trong cácCông ty thờng có nhiều thay đổi, nhng ở Công ty Tân Quang thì thành phần BanGiám đốc hầu nh không có sự đổi thay Có thể đây cũng là một trong những đặcđiểm riêng của các Công ty TNHH.

Thành phần chính của Ban Giám đốc Công ty Tân Quang gồm có:- Giám đốc : Trần Thăng Long

- Phó Giám đốc : Nguyễn Anh Tuấn- Trởng phòng kinh doanh : Nguyễn Văn Bình- Trởng phòng kế toán : Nguyễn Tấn Bình- Trởng phòng kỹ thuật : Nguyễn Tâm Đắc

Công ty Tân Quang còn có đội ngũ cán bộ trẻ tuổi có tinh thần nhiệt huyếtcao, 95% có trình độ đại học, tuổi bình quân của công ty là 27

Số lợng nhân viên trong công ty là trên 30 ngời.

5 Cơ sở vật chất và cơ cấu quản lý của Công ty Tân Quang:

Vì có chức năng kinh doanh nh trên nên Công ty Máy Tính – Thơng MạiTân Quang có một hệ thống máy tính và các thiết bị tin học có cấu hình, màn hình,bộ nhớ,…luôn tối u nhất , hiện đại nhất Số lợng máy tính đợc sử dụng tại công tylà 10 chiếc Công ty có sử dụng máy in laser, máy Fax, và có một hệ thống mạngđiện thoại mắc nội bộ rất dễ liên lạc khi cần thiết …

Các phần mềm thờng đợc sử dụng tại công ty Tân Quang thờng là MicrosoftWord, Microsoft Excel, Microsoft Outlook,… Ngoài ra, khi dùng để cài đặt máy,Công ty cũng sử dụng nhiều phần mềm khác nh Foxpro, Pascal,…

Để quản lý hệ thống máy tính của mình, công ty sử dụng hệ thống mạngLAN, ngoài ra , công ty cũng nối mạng Internet để liên kết và thu thập đợc nhiềuthông tin hàng ngày.

6 Đơn vị đ ợc bố trí thực tập:

Là học sinh năm thứ nhất kiến thức còn hạn chế nên đợt thực tập nhận thứctại Công ty Tân Quang lần này của em phần lớn chỉ là trợ giúp cán bộ nhân viêntrong công ty Và vì thế, phòng ban em đợc phân công thực tập trong đợt thực tậplần này là ở cả Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán Công việc chính thức thì ởphòng Kinh doanh, nhng vì đôi khi phòng Kế toán thiếu ngời nên khi cần em cũngphải qua đó hỗ trợ, thực tập

Phòng Kinh doanh có chức năng chính của Công ty là kinh doanh thiết bị,sản phẩm công nghệ Tin học, buôn bán t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng phục vụngành Tin học, đồng thời, phòng kinh doanh cũng là nơi đại lý mua - bán ký gửihàng hoá về các thiết bị Tin học có liên quan…

Phòng Kế toán tài chính trong công ty có một vị trí rất quan trộng vì nó đảmbảo tài chính, phản ánh chính xác quá trình sản xuất vầ chi phí kinh doanh khácnhằm cung cấp các thông tin để giúp Ban Giám đốc nắm bắt thông tin về tình hìnhhoạt động của công ty

Phần II:

Nội dung thực tập

Phần nội dung thực tập bao gồm: 2 chơng, mỗi chơng có một nội dung riêngbiệt, nhng liên hệ rất khăng khít với nhau, hỗ trợ cho nhau Tất cả các chơng đều đ-ợc tích luỹ cô đọng sau một quá trình học hỏi và đúc rút từ kinh nghiệm thực tậpcủa em, đồng thời đây cũng là những nghiệp vụ cơ bản mà một Kỹ thuật viên Tinhọc Quản Lý có thể đảm nhiệm

 Phòng Kinh doanh (là nơi chính) :-Trực điện thoại

- Giao tiếp với khách hàng.- Đi giao dịch với khách hàng - Theo dõi bảng chấm công.

- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và những giấy tờ cần thiết cho các dự án củacông ty

- Cập nhật và lập bảng báo giá hàng ngày.

- Chuyển phát nhanh các bu kiện, linh kiện hàng hoá, giấy tờ

- Sang các công ty đối tác, hoặc các đại lý phân phối của công ty đểnhận và giao hàng hoá.

- Gửi và nhận FAX.

- Và các công việc khác nh: Viết lệnh xuất kho sản phẩm, quản lýhàng hoá, …

 Phòng kế toán ( khi cần) :- Viết phiếu thu.

- Viết hoá đơn hàng hoá.

- Hỗ trợ nhân viên kế toán hoàn thành sổ sách.- Soạn 1 số giấy tờ có liên quan

- Thanh toán tiền thuê bao Điện thoại, cớc Internet.- Và một số việc khác

Có thể đây mới chỉ là những công việc rất đơn giản của một nhân viên Nhnglà thực tập sinh năm thứ nhất, với những kiến thức chuyên môn còn hạn hẹp, kinhnghiệm thực tế còn ít nên đợc phân công những công việc nh vậy đã giúp em hiểurõ hơn những công việc của của một cán bộ, nhân viên bình thờng cần làm Đây sẽlà một tiền đề tốt để cho lần thực tập tốt nghiệp của em đợc thành công hơn.

B/ Tự đánh giá về kết quả thực tập tại công ty Tân quang:

1 Đánh giá về chất lợng hiệu quả công tác cảu bản thân:

Với khối lợng công việc đợc giao nh đã nói trên, em tin rằng sẽ không khóđể đạt đợc kết quả tốt Nhất là khi nhìn nhận và đánh giá lại chất lợng hiệu quảcông tác sau 2 tháng thực tập Có thể nói, ban đầu ngay khi tiếp xúc với công việc,không ai là đạt đợc kết quả nh ý muốn đợc, ngay cả đối với em cũng vậy Nhng nhờsự giúp đỡ, chỉ bảo của cán bộ hớng dẫn tại công ty và nhờ sự cố gắng học hỏi củabản thân, em đã hoàn thành tốt công việc đợc giao Tính cho tới thời điểm kết thúcthực tập, em đã có thể hoàn thành tốt những công việc nh: nhập, trình bày và tínhtoán đầy đủ dữ liệu đối với bảng báo giá (trong Excel); soạn thảo, chỉnh sửa vàtrình bày văn bản hoặc giáy tờ cần thiết - nh: các loại hợp đồng, giấy cam kết,…-(trong Winword); chuẩn bị đầy đủ giấy ở, tài liệu cần thiết cho một bộ hồ sơ dựthầu, …; cập nhật & lập báo giá ( trong Outlook, Excel); nhập dữ liệu và theo dõisổ sách kế toán, …

2 Tự đánh giá về u khuyết điểm của bản thân về kiến thức, về kỹ năng nghiệp vụvà về ứng xử khi làm việc, sinh hoạt trong đơn vị:

Bất kể đợc phân côn việc gì , em đều cố gắng hoàn thành tốt theo năng lựccủa mình Và đôi khi không tránh khỏi những trục trặc nhỏ trong công việc, vì dùsao, mới chỉ là thực tập sinh năm thứ nhất còn non cả về kiến thức lẫn năng lực tiếpxúc với công việc Tuy nhiên, theo lời nhận xét của ban lãnh đạo và của các anh chị

phụ trách tại Cơ sở thực tập (Cty Tân Quang), em xin đa ra 1 số u khuyết điểm củabản thân qua thời gian thực tập :

Về u điểm, em tự thấy những kiến thức cơ bản về tin học để soạn thảo vănbản, trình bày văn bản, tính toán số liệu trong bảng tính,… hay những kỹ năng cơbản về giao tiếp ứng xử khi làm việc, sinh hoạt trong đơn vị, … là những điều màem đã thực hiện khá tốt.

Bên cạnh những u điểm, em cũng vẫn còn 1 số điều hạn chế, cha phát huy ợc trong thời gian thực tập chẳng hạn nh: sử dụng các chơng trình ứng dụng vàocông việc, hay hỗ trợ nhân viên kế toán lập bảng tính lơng,… Sở dĩ cha giải quyếtđợc nhũng hạn chế đó, phần là do kiến thức nghiệp vụ của bản thân cha sâu, phầnlà do chơng trình đợc đào tạo đã ít đợc a chuộng trên thực tế Em tin rằng năm họcsau, đợc học sâu hơn về nghiệp vụ Tin học quản lý, cùng với nỗ lực của bản thân,em sẽ đạt yêu cầu cần thiết của một KTV Tin học Quản lý để giúp ích đợc nhiềuhơn cho cơ sở tiếp nhận thực tập.

đ-Ch ơ ngII

Những vấn đề học đợc sau đợt

thực tập nhận thức

Thời gian thực tập kết thúc đã để lại trong mỗi học sinh chúng em bao điềumới mẻ Nó không chỉ mới lạ vì đây là lần đầu tiên học sinh đợc đem kiến thức họcở trờng của mình áp dụng vào thực tế, mà còn bởi có nhiều điều không xuất hiệntrong bất kỳ cuốn sách hay giáo án nào cả, đó là kinh nghiệm thực tế, là những bàihọc áp dụng nơi thực tập Trong phần báo cáo của mình em xin đề cập tới 3 vấn đềcơ bản mà em học hỏi đợc sau thời gian thực tập của mình Các vấn đề đó là:

- Cách nhập liệu và trình bày văn bản trên Winword- Cách nhập liệu và trình bày văn bản trên Excel- Tìm hiểu cơ sở chung về mạng

I / Cách nhập liệu và trình bày văn bản trên Microsoft Word:

Đặt vào thực tế của Cty Máy tính – Thơng mại Tân Quang, để nhập liệubáo giá mà không cần tính toán, hay soạn thảo các hồ sơ, hợp đồng, giấy cam kết,, nhân viên trong công ty chỉ việc mở phần mềm Microsoft Word ra và trình bày…

một văn bản theo mẫu đã lu sẵn trong máy Công việc đơn giản, nhanh nhẹn mà lạiđạt chất lợng cao Ta có thể chỉ mất khoảng thời gian rất ngắn để chuẩn bị xongmột Hồ sơ dự thầu cho Cty bao gồm Đơn dự thầu, Giới thiệu năng lực công ty, Đềán thực hiện, các loại hợp đồng, cam kết giữa hai bên giao dịch,… và một số chứngtừ có liên quan.

Nội dung của một mẫu chứng từ luôn có tính khuôn mẫu Giả sử ta lấy VDcủa một mẫu cam kết thực hiện giao hàng đúng hợp đồng:

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

II/ Cách nhập liệu và trình bày văn bản trên Microsoft Excel:

Để nhập liệu báo giá bằng văn bản hoặc bảng biểu mà cần tới các phép toán,Cty Tân Quang thờng sử dụng phần mềm Microsoft Excel.

Phòng Kinh doanh sử dụng phần mềm này cùng với phần mềm Outlook đểcập nhật giá cả máy tính và các kinh kiện máy hàng ngày Ngoài ra, nhân viênphòng kinh doanh cũng sử dụng phần mềm này để lập bảng báo giá gửi cho các đốitác, các cá nhân có nhu cầu một cách dễ dàng và nhanh chóng (Do điều kiện kinhdoanh cần bảo mật dữ liệu nên trong phần báo cáo này em cha thể đa ra một số báogiá mẫu của Cty)

Phòng Kế toán sử dụng phần mềm này chủ yếu là để Thủ quỹ quản lý sổ thu- chi hàng ngày Còn các nghiệp vụ kế toán khác đợc nhân viên kế toán thực hiệnvới phần mềm kế toán Fast Counting 2000 (Đây là tên phần mềm đợc lập ra thaycho việc ghi chép Sổ cái Kế toán, và việc định khoản kế toán,…)

Câú trúc sổ thu – chi kế toán có dạng nh sau :

Ngàythángghi sổ

Số phiếu

Số tiền

Tồn GhichúThuChi

Số tiền ViệtNamĐ

Số tiền ngoại tệ ( USD)ThuChiThuChi

1/5/02325Thu ABC540095400154Chi… DEF200093400

Trong đó, cột ghi số tiền tồn trong quỹ luôn đợc định sẵn bằng một côngthức Kế toán, nên ta chi việc nhập dữ liệu cần thiết còn cột ghi tồn sẽ theo côngthức và tự tính ra số tiền còn tồn trong ngân quỹ Cty.

III/ Tìm hiểu cơ sở chung về mạng:

Nh đã giới thiệu trong mục 5, phần I về Cơ cấu quản lý hệ thống máy tính

của Cty Tân Quang, Cty Tân Quang có một hệ thống sử dụng 10 chiếc máy vi tính,

và chúng đợc kết nối với nhau qua mạng LAN để Ban lãnh đạo Cty dễ dàng quảnlý, và nắm bắt đợc thông tin của từng phòng ban, từng cá nhân.

Đợc sự hớng dẫn của các cán bộ nhân viên trong Cty, em đã có dịp đi sâu tìmhiểu về mạng Nay, em xin đợc trình bày một số đặc điểm chung về mạng nh sau:

1 Mạng là gì ?

Mạng máy tính (network) là hai hay nhiều máy tính nối với nhau theomột nguyên lý nào đó và cho phép các máy dùng chung dữ liệu và các thiết bịcủa nhau Các tệp dữ liệu (văn bản, hình ảnh, chơng trình…) và các thiết bị nh(ổ đĩa, máy in,… ợc gọi chung là tài nguyên (resource) trên mạng.) đ

3 Phân loại mạng:

Việc phân chia mạng phụ thuộc vào nhiều yếu tố Có 1 số kiểu mạng thôngdụng sau:

a) Phân loại theo Logic hoạt động:

Với kiểu này ngời ta phân chia mạng theo khả năng cung cầu về tài nguyêntrong mạng và dợc chia thành ba loại sau:

- Loại bình đẳng hay còn mạng peer to peer

Mạng bình đẳng (peer to peer) là mạng mà trong đó các máy có vai tròngang nhau trong qúa trình khai thac tài nguyên, máy này có thể yêu cầu máy kiacung cấp tài nguyên và ngợc lại Trong mạng không có máy nào đợc coi là máychủ, các quyền hành đều ngang nhau.

Sơ đồ H.1 cho ta ý niệm về mạng Peer To Peer

Mạng Peer To Peer

- Loại mạng khách/chủ (client/server)

Mạng client/sever là mạng có ít nhất một máy gọi là máy chủ (server), ở

máy này có cài đặt hệ đIều hành mạng (network operating system), máy này cóchức năng điều khiển phân chia tài nguyên theo yêu cầu của các máy khác.

Loại mạng hỗn hợp (kết hợp mạng bình đẳng và clien/server), là mạng mà

trong quá trình khai thác tài nguyên các máy có lúc quan hệ với nhau bình đẳng, cólúc quan hệ theo kiểu khách chủ Đặc điểm của loại mạng này là mạng WindowNT

b) Phân loại mạng theo quy mô:

Nếu phân chia mạng theo quy mô hay phạm vi thì ngời ta lại chia mạngthành cục bộ (LAN – Local Area Network) mạng toàn cục (WAN – Wide AreaNetwork), mạng toàn cục còn có tên là mạng diện rộng.

 Mạng cục bộ (LAN)