Báo cáo thực tập tổng hợp về Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư.doc

Báo cáo thực tập tổng hợp về Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư.doc

Lời mở đầu

Đổi mới và phát triển kinh tế nhà nớc để thực hiện vai trò chủ đạo trongnền kinh tế là vấn đề đợc Nghị quyết Đại hội Đảng chỉ ra đối với các Tổngcông ty, doanh nghiệp nhà nớc trong sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoácủa nớc ta hiện nay Ngành thép Việt nam mà đứng đầu là Tổng công ty thépViệt Nam có một vị trí vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế nhiều thànhphần, vận hành theo cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc theo định h-ớng xã hội chủ nghĩa.

Để thực hiện đợc nhiệm vụ của mình Tổng Công ty Thép Việt Nam đãcó những bớc chuyển mới nhằm nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh củamình phục vụ yêu cầu của sự phát triển đất nớc Bên cạnh những thành tựu đạtđợc Tổng công ty Thép còn có những mặt tồn tại cần phải khắc phục Mộttrong những tồn tại đó chính là Hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng

công ty Chính vì vậy em chọn đề tài: Một số giải pháp cải tiến hệ thống“ Một số giải pháp cải tiến hệ thống

thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty Thép Việt Nam “ Một số giải pháp cải tiến hệ thống làm báo cáo

thực tập.

Báo cáo thực tập tập trung vào một số nội dung cơ bản sau :

Chơng 1 : Khái quát chung về quá trình hình thành và phát triển của

Tổng Công ty Thép Việt Nam.

Chơng 2 : Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở

Tổng Công ty Thép Việt Nam.

Chơng 3 : Một số kiến nghị nhằm cải tiến tổ chức hệ thống thông tin

phục vụ ở Tổng Công ty Thép Việt Nam.

Chơng I

thực trạng tổ chức thông tin phục vụquản lý ở tổng công ty thép việt nam

I Khái quát chung về quá trình hình thành và phát triểncủa Tổng Công ty Thép Việt Nam :

1 Quá trình hình thành và phát triển :

Thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII củaĐảng :" Sắp xếp lại các xí nghiệp , Tổng Công ty phù hợp với yêu cầu sảnxuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng ", ngày 07 tháng 03 năm 1994, Thủ t-ớng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 91/TTg về thí điểm thành lập Tậpđoàn kinh doanh.

Theo Quyết định 91/TTg, Tập đoàn kinh doanh phải có ít nhất 7 doanhnghiệp thành viên trở lên và vốn pháp định phải có ít nhất là 1.000 tỷ đồng ;đảm bảo vừa hạn chế độc quyền, vừa hạn chế cạnh tranh bừa bãi: có thể hoạtđộng đa ngành nhng nhất thiết phải có ngành chủ đạo, mỗi Tập đoàn đợc tổchức công ty tài chính để huy động vốn, điều hoà phục vụ cho yêu cầu pháttriển nội bộ Tập đoàn hoặc liên doanh với đơn vị khác.

Tổng Công ty Thép Việt Nam đợc thành lập theo Quyết định số344/TTg, ngày 04 tháng 07 năm 1994 của Thủ tớng Chính phủ trên cơ sở hợpnhất Tổng Công ty Thép và Tổng Công ty Kim khí thuộc Bộ Công nghiệpnặng - nay là Bộ công nghiệp Thực hiện chủ chơng của Đảng và Nhà nớc vềtiếp tục đổi mới , sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà Nớc , đặc biệt là cácTổng Công ty nắm giữ các ngành then chốt của nền kinh tế , ngày 29 tháng04 năm 1995 , Thủ tớng Chính phủ kí quyết định số 255/TTg thành lập lạiTổng Công ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt theo mô hình Tổng Công ty Nhànớc - Tổng công ty 91.

Tổng Công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại : viet namsteel corporation Tên viết tắt là: VSC Đại chỉ : Số 91, phố láng hạ ,Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội.

Tổng Công ty Thép Việt Nam là một pháp nhân kinh doanh , hoạt độngtheo luật doanh nghiệp nhà nớc, Điều lệ và tổ chức hoạt động đợc Chính phủphê chuẩn tại Nghị định số 03/CP, ngày 25 tháng 01 năm 1996 và giấy phépđăng kí kinh doanh số 10926 ngày 05 tháng 02 năm 1996 do Bộ Kế hoạch vàĐầu t cấp Tổng Công ty Thép Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nớc đợc Thủtớng Chính phủ xếp hạng đặc biệt.

Tổng Công ty có vốn do Nhà nớc cấp , có bộ máy quản lý , điều hànhvà các đơn vị thành viên , có con dấu theo mẫu quy định của nhà nớc , tự trịutrách nhiệm tài sản hữu hạn trong phạm vi số vố nhà nớc giao cho quản lý vàsử dụng , đợc mở tài khoản đồng việt nam và ngoại tệ tại các ngân hàng trongvà ngoài nớc theo quy định của pháp luật.

Hiện nay , Tổng Công ty Thép Việt Nam có 15 đơn vị thành viên và 14liên doanh với nớc ngoài Tông Công ty đợc nhà nớc giao cho quản lý và sửdụng hơn 1.400 tỷ đồng Lao động bình quân 18.531 ngời: doanh thu 5.520tỷ đồng : sản lợng thép cán đạt 464.000 tấn /năm.

Tổng Công ty thép đã có cơ cấu nghành nghề gồm sản xuất thép, kinhdoanh thép, xây dựng và lắp đặt các công trình xây dựng công nghiệp và dândụng, thiết kế, chế tạo cơ khí, phục vụ luyện cán thép, khai thác mỏ, tuyểnquặng, xuất nhập khẩu, khách sạn nghiện cứu khoa học và đào tạo, liên doanhvà kinh doanh tổng hợp các mặt hàng khác ngoài sản phẩm thép.

Trong những năm hoạt động Tổng Công ty thép đã chú trọng đầu t, đổimới công nghệ tăng sản lợng công nghiệp đảm bảo nhu cầu của nền kinh tế.Đồng thời thực hiện tốt vai trò bình ổn giá cả thị trờng thép trong các nớc.

Dới đây là biểu hiện sản lợng sản xuất Thép từ năm 1999-2000 &6tháng đầu năm 2001.

Chỉ tiêuĐ.vịtính

19992000Kế hoạch năm2001

Ước thực hiện 6tháng

1.Giá trịSXCN (VSC)

2.T.Doanhthu3.Sản lợng

Thép cán- VSC- Lãnh đạo4.Tổnglợngthép tiêu thụ- Khối xuất

sắc- Khối Luật

Giao thông

2.136.0321 010.372133

5 28.980359.400809.300

311.900255.000524.2008.037167.279

- Khối lãnhđạo 5.Lợi nhuận

- VSC- Lãnh đạo6.Nộp ngân

Các đơn vị sản xuất và liên doanh tiếp tục giữ đợc tốc độ tăng tơng đốikhá Những năm trớc tăng trởng của khu vực liên doanh từ 5 –7%, song 6tháng đầu năm nay có xu hớng khả quan hơn.

Ước tổng lợng thép lu thông trên thị trờng cả nớc trong 6 tháng đầunăm nay là 1.836.000 tấn, trong đó Tổng Công ty Thép tham gia 1.056.000(chiếm 57%), thành phần khác 780.000 tấn (chiếm 43%) So với cùng kỳ nămngoái thị phần của Tổng Công ty giảm khoảng 4%, chủ yếu do có thêm mộtsố cơ sở sản xuất thép ngoài Tổng Công ty đã đi vào hoạt động Điều đó cũngcho thấy thị trờng thép ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh, hoạt động củaTổng Công tỹ sẽ khó khăn hơn

I Chức năng và nhiệm vụ của Tổng Công ty Thép Việt Nam :

Tổng Công ty Thép Việt Nam là một trong 17 Tổng Công ty Nhà nớcđợc Thủ tớng chính phủ thành lâp hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91– mô hình Tập đoàn kinh doanh lớn của Nhà nớc Mục tiêu của Tổng Côngty Thép Việt Nam là xây dựng và phát triển Tập đoàn kinh doanh đa ngànhtrên cơ sở sản xuất và kinh doanh thép làm nền tảng.

Tổng Công Ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh hầu hết trên cácthị trờng trọng điểm trên lãnh thổ Việt Nam và bao trùm hầu hết các côngđoạn từ khai thác nguyên vật liệu, sản xuất thép cho đến khâu phân phối , tiêuthụ sản phẩm Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng Công tynh sau:

- Khai thác quặng sắt , than mỡ , nguyên liệu trợ dụng phục vụ chocông nghệ luyện kim.

- Sản xuất gang thép và các loại kim loại , sản phẩm thép.

- Kinh doanh xuất , nhập khẩu thép , vật t thiết bị và các dịch vụ liênquan đến công nghệ luyện kim nh nguyên liệu , vật liệu đầu vào , các sảnphẩm thép , trang thiết bị luyện kim , chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kĩthuật.

- Thiết kế , chế tạo thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kimvà xây dựng dân dụng.

- Kinh doanh khách sạn , nhà hàng ăn uống , xăng , dầu , mỡ , gas ,dịch vụ và vật t tổng hợp khác

- Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệpluyện kim và lĩnh vực sản xuất kim loại , vật liệu xây dựng.

- Đầu t, liên doanh , liên kết kinh tế với các đối tác trong và ngoài nớc.- Xuất khẩu lao động.

Bên cạnh phạm vi chức năng nhiệm vụ hoạt động kinh doanh đợc Nhànớc giao , Tổng Công ty Thép Việt Nam còn đợc Nhà nớc giao cho nhiệm vụquan trọng là cân đối sản xuất thép trong nớc với tổng nhu cầu tiêu dùng củanền kinh tế, xã hội kết hợp nhập khẩu các mặt hàng thép trong nớc cha sảnxuất để bình ổn giá cả thị trờng thép trong nớc, bảo toàn và phát triển vốnNhà nớc giao, tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nớc , tạo việclàm và đảmbảo đời sống công nhân viên trong Tổng Công ty.

III Cơ cấu tổ chức :

Cơ cấu quản lý và điều hành đợc Tổng Công ty đợc tổ chức theo quyđịnh của Luật doanh nghiệp Nhà nớc và Điều lệ Tổng Công ty do chính phủphê chuẩn

Hiện nay , Tổng Công ty Thép Việt Nam có bộ máy quản lý và điềuhành Tổng Công ty và các đơn vị thành viên Tổng Công ty đợc phân bố trêncác tỉnh, thành phố trong cả nớc.

Cơ cấu quản lý doanh nghiệp của Tổng Công ty Thép Việt Nam theomô hình chực tuyến chức năng - cơ cấu quản trị này đang đợc áp dụng phổbiến hiện nay

Các bộ phận chức năng có nhiệm vụ nghiên cứu , chuẩn bị quyết địnhcho lãnh đạo Tổng Công ty quản lý , điều hành các đơn vị thành viên TổngCông ty Đồng thời các bộ phận chức năng có nhiệm vụ theo dõi , giám sátđôn đốc hoặc hớng dẫn các đơn vị thành viên Tổng Công ty trong việc thihành các mệnh lệnh , quyết định lãnh đạo Tổng Công ty.

Bên cạnh mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng Tổng Công ty còn vậndụng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp theo dạng ma trận , tập hợp độingũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng nhằm nghiên cứu xây dựng dựán , chiến lợc cho từng lĩnh vực cụ thể

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý điều hành Tổng Công ty theo :

Sơ đồ tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công Ty dới đây

1 Hội đồng quản trị Tổng Công ty :

Hội đồng quản trị Tổng Công ty thực hiện chức năng quản lý hoạtđộng của Tổng Công ty theo quy đinh của đièu lệ Tổng Công ty, Luật doanhnghiệp Nhà nớc và chịu trách nhiêm trớc thủ tớng chính phủ, trớc pháp luậtvề hoạt động và phát triển của Tổng Công ty theo chức năng , nhiệm vụ đợcNhà nớc giao

2 Ban kiểm soát Tổng Công ty :

Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị Tổng Công Ty thành lập để giúpHội đồng quản trị kiểm tra giám sát hoạt động điều hành của Tổng Công ty ,Giám đốc các đơn vị thành viên Tổng Công ty và bộ máy giúp việc của TổngGiám đốc theo nghị quyết , quyết định của Hội đồng quản trị Tổng Công ty.

3 Tổng Giám đốc Tổng Công ty :

Tổng Giám đốc Tổng Công ty là uỷ viên Hội đồng quản trị do Thủ ớng Chính phủ bổ nhiệm Tổng Giám đốc là đại diện pháp nhân của TổngCông ty , cơ sở điều hành cao nhất trong Tổng Công ty và chịu trách nhiệmtrớc Hội đồng quản trị Tổng Công ty , trớc Thủ tớng Chính phủ và trớc phápluật về điều hành hoạt động của Tổng Công ty

t-Tổng Công ty có hai phó tổng giám đốc do Bộ trởng Bộ công nghiệpbổ nhiệm Các phó tổng giám đốc giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vựchoạt động của Tổng Công ty đợc Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền vàchịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị Tổng Công ty , tr-ớc pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công thực hiện

Kế toán trởng Tổng Công ty do Bộ trởng Bộ công nghiệp bổ nhiệm Kế toán trởng phụ trách phòng Kế toán tài chính Tổng Công ty , giúp Tổnggiám đốc chỉ đạo tổ chức công tác , kế toán , tài chính , kiểm toán nội bộ vàthống kê của Tổng Công ty và chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc , Hộiđồng quản trị và trớc pháp luật về nhiệm vụ của mình.

4 Bộ máy giúp việc Tổng Công ty :

Tổng Công ty có 6 phòng chuyên môn, nghiệp vụ bao gồm : Phòng Tổchức lao động, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Kinh doanh và xuất nhậpkhẩu, Phòng Kế hoạch và đầu t, Phòng Kỹ thuật, Văn phòng nghiệp vụ và 1Trung tâm do Tổng Gíam đốc Tổng Công ty thành lập là Trung tâm hợp táclao đông với nớc ngoài Các phòng , Trung tâm của Tổng Công ty có 112 ng-ời, thực hiện chức năng tham mu, giúp việc Tổng Giám đốc trong điều hànhhoạt động của Tổng Công ty

sản xuất thép và vật liệu xây dựng thuộc khối sản xuất, 8 công ty thơng mạithuộc khối kinh doanh , 1 Viện nghiên cứu công nghệ và 1 Trung tâm đào tạocông nhân kĩ thuật thuộc khối nghiên cứu, đào tạo Tát cả đều đợc thực hiệncác chức năng nhiệm vụ theo phân cấp của Tổng Công ty và chịu sự quản lý ,điều hành của Tổng Công ty theo điều lệ Tổng Công ty

6 Các liên doanh có góp vốn của Tổng Công ty :gồm 14 Công ty

Thực hiện chủ trơng thu hút vốn nớc ngoài của Thủ tớng Chính phủ,chiến lợc phát triển của Tổng Công ty trong thời gian này là tăng cờng hợptác , liên doanh với nớc ngoài để đầu t xây dựng các nhà máy sản xuất thép ,đa dạng hoá sản phẩm thép đáp ứng nhu cầu ngày một đa dạng của nền kinhtế, tiếp cận với công nghệ hiện đại và quản lý khoa học của tập đoàn , Côngty có danh tiếng trên thế giới

7 Mối quan hệ giữa Tổng Công ty và các đơn vị thành viên :

Tổng Công Ty Thép Việt Nam là Tổng Công ty Nhà nớc hoạt độngkinh doanh , có t cách pháp nhân , hạch toán kinh tế, đợc Nhà nớc giao vốn ,tài nguyên , đất đai và các nguồn lực khác ; có trách nhiệm sử dụng có hiệuquả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn đợc giao; có các quyền và nghĩa vụ ; tựtrịu trách nhiệm về hoạt động vốn kinh doanh trong phạm vi số vốn cuatTổng Công ty trong đó có phần vốn nhà nớc do Tổng Công ty quản lý.

Tổng Công ty có các đơn vị thành viên hạch toán độc lập và đơn vị sựnghiệp Mối quan hệ giữa Tổng Công ty và các đơn vị thành viên đợc quyđịnh trông Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty , đợc cụ thể hoátrong điều lệ các đơn vị thành viên do Tổng Công ty phê duyệt Doanhnghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập là thành viên Tổng Công ty có quyền tựchủ kinh doanh và tự chủ tài chính , chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩavụ đối với Tổng Công ty theo quy định tại Điều lệ Tổng Công ty

chơng II

Thực trạng về hệ thống thông tin phục vụ quản lý ởtổng công ty thép việt nam.

I Hệ thống thông tin của Tổng Công ty Thép Việt Nam

Quá trình quản lý ở Tổng Công ty là quá trình thu thập xử lý và truyềnđạt thông tin

1 Khâu thu thập thông tin ở Tổng Công ty

Khâu thu thập thông tin là khâu đầu tiên của hệ thống thông tin Yêucầu chính của khâu này là :

- Đúng yêu cầu : vì có rất nhiều tài liệu nên không thể thu thập tất cảmọi tài liệu, mà chỉ thu thập những thông tin nào có chứa những thông tin đápứng yêu cầu của ngời dùng tin, vì thế cần phải xác định các nguồn thông tin.Nhng ở Tổng Công ty việc xác định các nguồn thông tin này còn nhiều yếukém , biểu hiện của hệ thống là cha xác định chính xác các nguồn thông tinnên cha đáp ứng đợc yêu cầu của ngời dùng tin

- Đầy đủ và có chất lợng thông tin cao : điều này có nghĩa là phải thờngxuyên thu thập tin tức, không trùng lặp không bỏ sót Thu thập không chỉnhững thông tin chính thống mà cả những thông tin không chính thống nhữngthông tin này nhiều khi giúp ích rất nhiều cho Tổng Công ty Yêu cầu này ởTổng Công ty cũng thực hiện rất hạn chế Nhiều thông tin thu thập đợckhông còn có giá trị, bỏ sót nhiều thông tin quan trọng có chất lợng ảnh hởngkhông tốt đến hoạt động của cả hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở TổngCông ty.

2 Chọn lọc thông tin - phân loại thông tin

Mục đích của khâu này là làm cho thông tin nhận đợc có độ tin cậycao Do đó phải hiệu chỉnh những tài liệu , số liệu thu thập đợc để chọn lọclấy những thông tin cần thiết và loại trừ những thông tin không cần thiết Tiếpsau đó là phân loại ; sắp xếp các tài liệu thu đợc , phân loại chúng theo nhiềudấu hiệu, nh nguồn tài liệu, thời gian nhận, nôị dung , loại tài liệu Tuynhiên ở Tổng Công ty việc phân loại này cũng còn nhiều hạn chế do việc thuthập thông tin không đảm bảo, hơn nữa cha có bộ phận với những con ngời cótrình độ để chọn lọc, phân loại.

3 Xử lý thông tin

Đây là một khâu quan trọng của hệ thống thông tin, mục đích của nó làbiến đổi các tài liệu để bảo quản đợc thuận tiện hơn và phục vụ nhiều nhấtcho nhu cầu ngời dùng tin Điều quan trọng nhất của quá trình xử lý thông tinlà làm cho dung lợng và chất lợng của thông tin thay đổi có giá trị hơn chongời dùng tin Công việc này ở Tổng Công ty Thép Việt nam cha làm đợc, do

cha có tổ chức nào đảm nhận Điều này cần phải có biện pháp khắc phục sớmnhằm từng bớc hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Côngty.

- Khi cần tài liệu là có thể lấy ra nhanh chóng.

Hiện công tác bảo quản ở Tổng Công ty phần lớn vẫn thực hiện theophong pháp truyền thống: bảo quản tài liệu trong thùng và đa vào trong rấtkhó khăn cho việc tìm tài liệu khi cần thiết.

6 Truyền đạt thông tin

Khâu truyền đạt thông tin ở đây là truyền đạt từ cơ quan quản lý TổngCông ty, xuống ngời chấp hành trong nội bộ Tổng Công ty và các đơn vị trựcthuộc Tổng Công ty Hiện Tổng Công ty đang sử dụng các phơng pháp truyềnđạt là:

- Truyền đạt bằng lời ( lãnh đạo Tổng Công ty truyền đạt quyết địnhcho nhân viên, các cấp trực thuộc tức là dùng lời nói để đa tin trực tiếpxuống cấp dới)Phơng pháp này có u điểm là :

+ Truyền đạt nhanh.

+ Nắm đợc thông tin phản hồi nhanh.

+Ngời truyền đạt có thể điều chỉnh kịp thời.+ Đỡ tốn kém.

Tuy nhiên cách truyền đạt thông tin trợc tiếp bằng lời cũng có một sốnhợc điểm là :

+ Thờng phụ thuộc vào quan điểm của ngời truyền tin.+ Truyền thông tin dài thờng bị quên hoặc bỏ sót.

+ Đôi khi do ý chủ quan của ngời truyền tin mà bóp méo thông tin.+ Khó quản lý thông tin.

- Truyền đạt thông tin bằng văn bản: tức là các thông tin cần truyền đạttrong quản lý của Tổng Công ty đợc in thành văn bản chuyển đi Loại hìnhnày đợc sử dụng chủ yếu ở Tổng Công ty chiếm khoảng 85%-90%.

Cách truyền đạt thông tin này có một số u điểm là: + Truyền đạt đợc những thông tin dài.

+ Ngời truyền tin và ngời nhận tin đến có văn bản lu trữ.+ Thông tin chuẩn xác.

+ Thuận tiện cho việc quản lý thông tin.+ Có thể lu trữ để dùng cho nhiều lần.

+ Sự hiểu biết về quyết định đồng đều và chính xác hơn.Tuy nhiên cách này có một số nhợc điểm là:

+ Thông tin truyền thờng bị lâu.+ Đôi khi bị thất lạc.

- Truyền đạt thông tin qua các phơng tiện kỹ thuật nh điện thoại, Fax,Internet

Các phơng tiện này có những u điểm là truyền tin vừa nhanh, có phạmvi truyền tin rộng tuy nhiên cũng có một số nhợc điểm là :

+ Tốn kém.

+ Phụ thuộc vào chủ quan ngời truyền tin.+ Dễ bị nhiễu.

+ Yêu cầu về bí mật không đợc bảo đảm

Đối với Tổng Công ty Thép Việt Nam chỉ có 16 máy vi tính đợc trangbị, trong đó chỉ có 02 máy tính đợc nối mạng nội bộ Truyền tin thờng dùnglà đa theo đờng văn th hoặc điện thoại, fax.