Môn học hệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN lý đề tài PHÂN TÍCH hệ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP (ERP)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT-HÀN KHOA KINH TẾ SỐ&THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ - - Mơn học HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) Giảng viên hướng dẫn : TS.Trần Thảo An Sinh viên thực : Nhóm Hồng Thúy Vy Hồ Thị Nhật Đoan Lê Thị Thúy Hằng Nguyễn Thị Vân Anh Nguyễn Thảo Nguyên Lớp : 21EL Đà Nẵng, ngày 17 tháng 09 năm 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆTHÀN KHOA KINH TẾ SỐ&THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ - - Môn học HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) Giảng viên hướng dẫn : TS.Trần Thảo An Sinh viên thực : Nhóm Hồng Thúy Vy Hồ Thị Nhật Đoan Lê Thị Thúy Hằng Nguyễn Thị Vân Anh Nguyễn Thảo Nguyên Lớp : 21EL Đà Nẵng, ngày 17 tháng 09 năm 2022 Báo cáo “Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chuyên đề báo cáo chúng em chân thành gửi đến TS.Trần Thảo An – giảng viên học phần “Hệ thống thông tin quản lý”-người cung cấp kiến thức, kỹ tận tình hướng dẫn, giúp đỡ nhóm chúng em hồn thành chun đề báo cáo lời cảm ơn sâu sắc Và khơng thể khơng cảm ơn thành viên nhóm Những người miệt mài tìm hiểu hoàn thành báo cáo thời hạn tốt Do kiến thức, tầm hiểu biết cịn hạn hẹp nên khơng tránh khỏi thiếu sót cách hiểu vấn đề lỗi trình bày Chúng em mong nhận góp ý đánh giá chân thành để báo cáo đầy đủ hồn chỉnh Cuối cùng, nhóm chúng em xin kính chúc sức khỏe vững bền đạt nhiều thành công nghiệp cao quý Chúng em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện: Nhóm 1-Lớp 21EL Hồng Thúy Vy Hồ Thị Nhật Đoan Lê Thị Thúy Hằng Nguyễn Thị Vân Anh Nguyễn Thảo Nguyên Nhóm – Lớp 21EL I Báo cáo “Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN I MỤC LỤC II DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU III DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT III CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .1 1.1 THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU .1 1.1.1 Khái niệm thông tin .1 1.1.2 Khái niệm liệu 1.1.3 Khái niệm thông tin quản lý 1.1.4 Các thuộc tính thơng tin .3 1.2 HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.2.1 Khái niệm hệ thống 1.2.2 Khái niệm hệ thống thông tin 1.2.3 Các phận hệ thống thông tin 1.3 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .7 1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 1.3.2 Lợi ích kinh tế hệ thống thơng tin quản lý 1.3.3 Chức hệ thống thông tin quản lý .9 CHƯƠNG : HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) .10 2.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 10 2.1.1 Khái niệm .10 2.1.2 Lịch sử hình thành 10 2.1.3 Đặc trưng ERP 12 2.1.4 Cấu trúc hệ thống ERP 13 2.1.5 Phân loại phần mềm ERP .15 2.2 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP 17 2.2.1 Hệ thống doanh nghiệp làm việc nào? .17 2.2.2 Phần mềm doanh nghiệp .17 2.2.3 Các thành phần hệ thống hoạt động ERP 18 2.2.3.1 Hệ thống hoạt động giai đoạn triển khai ERP .18 2.2.3.2 Hệ thống hoạt động giai đoạn sử dụng vận hành ERP .20 2.2.4 Sự khác biệt ERP với sử dụng nhiều phân mềm quản lý rời rạc 22 CHƯƠNG 3: XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC 25 3.1 XU HƯỚNG DÙNG ERP THAY THẾ CÁC PHẦN MỀM KHÁC .25 3.1.1 Sự khác biệt ERP với kế toán truyền thống 25 3.1.2 Ưu – Nhược điểm ERP 26 3.1.2.1 Ưu điểm 26 3.1.2.2 Nhược điểm 26 3.1.3 Lợi ích sử dụng ERP 27 3.1.3.1 Đối với thân doanh nghiệp .27 3.1.3.2 Đối với nhà quản lý .27 3.1.3.3 Đối với nhà phân tích - nhân viên 27 3.1.4 Khó khăn áp dụng ERP 27 3.2 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 Nhóm – Lớp 21EL II Báo cáo “Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU Hình 1.1 Các phận hệ thống thông tin Hình 2.1 Miêu tả tiến hóa hệ thống ERP đại ngày 11 Bảng 2.1 Các chức phân hệ hệ thống ERP 13 Bảng 2.2 Các thành phần giai đoạn triển khai ERP 18 Bảng 2.3 Các thành phần giai đoạn vận hành ERP 20 Hình 2.2 Hệ thống theo cách nhìn truyền thống 23 Bảng 3.1 Giá trị trung bình dự án ERP Việt Nam 29 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Ý nghĩa Tên viết tắt HTTT Hệ thống thông tin CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu POS Point-of-Sale – Điểm bán hàng ERP Enterprise Resources Planning - Quản trị tích hợp doanh nghiệp SCM Supply Chain Management - Quản trị chuỗi cung cấp LAN Local Area Networks - Mạng cục KT Kế tốn Nhóm – Lớp 21EL III Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU 1.1.1 Khái niệm thông tin Thông tin (Information) liệu tổ chức theo cách cho chúng mang lại giá trị gia tăng so với giá trị vốn có thân liệu Để tổ chức liệu thành thơng tin có ích có giá trị, người ta phải sử dụng quy tắc mối quan hệ liệu Việc biến đổi liệu thành thơng tin thực q trình, tập hợp cơng việc có quan hệ logic với để đạt kết đầu mong muốn Có thể nói thơng tin liệu chuyển đổi thành dạng có giá trị sử dụng thông qua việc ứng dụng tri thức Thông tin mà có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào việc định quản lý gọi thơng tin quản lý Như hiểu thơng tin quản lý liệu có ích lựa chọn, tổ chức xử lý theo cách cho sở định đắn Tất tổ chức cần thơng tin phục vụ mục đích khác Ví dụ: Một doanh nghiệp bán lơ hàng sinh nhiều liệu về: - Số lượng hàng hoá bán - Nơi bán hàng - Thời gian bán hàng - Địa điểm bán hàng - Phương thức toán … 1.1.2 Khái niệm liệu Dữ liệu (Data) kiện quan sát tượng vật lý giao dịch kinh doanh Cụ thể hơn, liệu phản ánh khách quan thuộc tính (đặc điểm) thực thể người địa điểm kiện Dữ liệu dạng số văn thân liệu thường mang tải giá trị thông tin Khi yếu tố tổ chức xếp theo cách có nghĩa chúng trở thành thơng tin Dữ liệu có loại Structured VS Unstructured data • Structured data (Dữ liệu có cấu trúc) - Thường gọi liệu định lượng - Là dạng liệu số liệu khách quan Nhóm – Lớp 21EL Trang Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” - Được lưu trữ Excel, SQL, Google Sheet - Dễ dàng thu thập, truy xuất, lưu trữ xếp - Dễ dàng trích xuất thơng tin Ví dụ : số, họ tên, ngày tháng, địa thơng tin giao dịch • Unstructured data (Dữ liệu khơng có cấu trúc) - Thường gọi liệu định tính - Nó ý kiến chủ quan đánh giá thương hiệu bạn dạng văn - Chỉ dạng văn - Có thể lưu trữ tài liệu Word, Elasticsearch Solr, nơi thực truy vấn tìm kiếm từ cụm từ - Khó thu thập, gây khó khăn cho việc xuất, lưu trữ xếp sở liệu thông thường - Không thể kiểm tra phương pháp cơng cụ phân tích liệu Ví dụ: phản hồi khảo sát nhận xét Social Media, nhận xét blog phản hồi email 1.1.3 Khái niệm thông tin quản lý cách cho sở định đắn Tất tổ chức cần thông tin phục vụ mục đích khác • Lập kế hoạch: Để lập kế hoạch cần phải có thơng tin hiểu biết nguồn lực có Trên thực tế có nhiều kịch khác việc phân bổ nguồn lực hạn hẹp ngữ cảnh thông tin cần đến để hỗ trợ trình định • Kiểm soát: Một kế hoạch đưa vào triển khai, cần kiểm soát kết thực kế hoạch thực tế Thơng tin sử dụng để đánh giá xem kế hoạch có thực dự kiến hay có xê dịch khơng lường trước Trên sở thơng tin kiểm sốt, thực điều chỉnh cần thiết • Ghi nhận giao dịch: Việc thu thập thông tin giao dịch kiện cần thiết nhiều lý khác thơng tin có giá trị minh chứng, u cầu mang tính pháp lý, hay phục vụ mục đích kiểm sốt Nhóm – Lớp 21EL Trang Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” • Đo lường lực: Thơng tin chi phí, doanh thu, lợi nhuận,… cho phép đo lường lực kinh doanh tổ chức doanh nghiệp • Hỗ trợ định: Với trợ giúp thơng tin có chất lượng, người làm cơng tác quản lý có hội định hiệu đắn 1.1.4 Các thuộc tính thơng tin Đặc trưng thơng tin có giá trị: Để có giá trị sử dụng người làm công tác quản lý định, thơng tin cần phải có thuộc tính sau: • Tính xác: Thơng tin xác thông tin không chứa lỗi Thông tin không xác thường tạo từ liệu khơng xác nhập vào hệ thống trước • Tính đầy đủ: Thơng tin đầy đủ thơng tin chứa liệu quan trọng Một báo cáo đầu tư bị xem khơng đầy đủ khơng liệt kê chi phí có liên quan • Tính kinh tế: Thơng tin xem kinh tế giá trị mang lại cao chi phí tạo • Tính mềm dẻo: Thơng tin sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, ví dụ thơng tin hàng tồn kho sử dụng cho quản lý bán hàng, đồng thời có giá trị sử dụng cho quản lý sản xuất quản lý tài • Tính tin cậy: Tính tin cậy thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố Nó phụ thuộc vào phương pháp thu thập liệu, phụ thuộc vào nguồn gốc thơng tin • Tính phù hợp: Tính phù hợp thông tin người định quan trọng, thể chỗ có hướng đến đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị sử dụng cho đối tượng nhận tin hay không • Tính đơn giản: Thơng tin đến tay người sử dụng cần dạng giản đơn, không phức tạp Nhiều q nhiều thơng tin gây khó khăn cho người sử dụng việc lựa chọn thông tin • Tính kịp thời: Thơng tin coi kịp thời đến với người sử dụng vào thời điểm cần thiết Nhóm – Lớp 21EL Trang Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” • Tính kiểm tra được: Thơng tin cho phép người ta kiểm định để chắn hồn tồn xác (bằng cách kiểm tra nhiều nguồn cho thơng tin) • Tính dễ khai thác: Đó thơng tin tra cứu dễ dàng người sử dụng có thẩm quyền, theo dạng, vào thời điểm mà họ cần • Tính an tồn: Thơng tin cần bảo vệ trước người sử dụng khơng có thẩm quyền 1.2 HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.2.1 Khái niệm hệ thống Hệ thống định nghĩa cách tổng quát tập hợp phần tử có liên hệ với để tạo thành tổng thể chung Ngồi dùng định nghĩa hẹp hơn, phù hợp với nhu cầu mô tả hệ thống thông tin: Hệ thống tập hợp phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận yếu tố vào, sinh yếu tố q trình xử lý có tổ chức Như vậy, hệ thống có ba thành phần tương tác với nhau: • Các yếu tố đầu vào (Inputs) • Xử lý, chế biến (Processing) • Các yếu tố đầu (Outputs) Khi xem xét hệ thống, người ta cịn đề cập đến yếu tố khái niệm khác liên quan đến hệ thống như: • Mơi trường mà hệ thống tồn (bao gồm mơi trường bên ngồi bên trong); • Hệ thống hệ thống; • Hệ thống đóng khơng quan hệ với mơi trường ngược lại – hệ thống mở, có quan hệ với môi trường… 1.2.2 Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thơng tin (HTTT) hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ truyền thông tin đến đối tượng cần sử dụng thông tin Hoạt động HTTT đánh giá thông qua chất lượng thơng tin mà cung cấp với tiêu chuẩn chất lượng sau: Nhóm – Lớp 21EL Trang Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” • Độ tin cậy thể mặt độ xác thực độ xác Thơng tin độ tin cậy dĩ nhiên gây cho tổ chức hậu tồi tệ • Tính đầy đủ thơng tin thể bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng thơng tin khơng đầy đủ dẫn đến định hành động khơng đáp ứng với địi hỏi tình hình thực tế • Tính thích hợp dễ hiểu: thơng tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, không nên sử dụng nhiều từ viết tắt đa nghĩa tránh tổn phí việc tạo thông tin không dùng định sai thiếu thơng tin cần thiết • Tính bảo vệ Thơng tin nguồn lực quý báu tổ chức Thông tin phải bảo vệ người quyền phép tiếp cận tới thơng tin Sự thiếu an tồn thơng tin gây thiệt hại lớn cho tổ chức • Tính kịp thời Thơng tin tin cậy, dễ hiểu, thích ứng bảo vệ an tồn khơng có ích khơng gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết Ngày nay, HTTT sử dụng cơng cụ tính tốn điện tử phương pháp chun dụng để biến đổi dịng thơng tin ngun liệu ban đầu thành dịng thơng tin kết 1.2.3 Các phận hệ thống thơng tin Hình 1.1 Các phận hệ thống thơng tin • Đầu vào Trong HTTT, đầu vào (input) thực thu thập nhập liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống Ví dụ, trước tính in phiếu trả lương cho nhân viên người ta phải thu thập nhập vào hệ thống số công lao động nhân viên; trường đại Nhóm – Lớp 21EL Trang Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” 2.2.3 Các thành phần hệ thống hoạt động ERP 2.2.3.1 Hệ thống hoạt động giai đoạn triển khai ERP Triển khai giai đoạn phân tích đội dự án cài đặt doanh nghiệp sử dụng chấp nhận, giai đoạn thực dự án tin học Bảng sau gồm cột để phân tích thành phần ERP theo cách nhìn WS phân tích mức độ ảnh hưởng thành phần với hệ thống ERP Trong bảng này, “doanh nghiệp” tức doanh nghiệp mua ERP tiến hành giai đoạn triển khai ERP “Nhà cung cấp” khái niệm mô tả nhà cung cấp giải pháp ERP cho doanh nghiệp Họ có nhiệm vụ phân tích hoạt động doanh nghiệp, thiết kế giải pháp ERP cài đặt, hướng dẫn sử dụng ERP cho doanh nghiệp Bảng 2.2 Các thành phần giai đoạn triển khai ERP Work system ERP Mức độ ảnh hưởng đến ERP Sản phẩm dịch vụ Kết dự án ERP, phần mềm ERP chấp nhận triển khai Chất lượng sản phẩm định thành công hay thất bại giai đoạn sau Là trình phân tích hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, yêu cầu quản lý thông tin từ người sử dụng, tìm hiểu hệ thống thơng tin hành để đưa định tái cấu trúc qui trình kinh doanh quản lý phù hợp đưa định chọn hệ thống ERP nhà cung cấp phù hợp Qui trình cài đặt/hướng dẫn sử dụng ERP lựa chọn Nền tảng cốt lõi cho thành công dự án Ảnh hưởng tới thành phần chủ yếu thành phần “người tham gia” nhà cung cấp giải pháp ERP đại diện quản lý doanh nghiệp Từ thấy rủi ro lớn từ phía qui trình triển khai nhà cung cấp ERP Đội dự án nhà cung cấp Nhân viên phòng ban doanh nghiệp tham gia phân tích hệ thống Ban quản lý cấp cao doanh nghiệp: đưa định chấp thuận hay không dự án ERP Nền tảng cốt lõi cho thành công dự án, từ góc độ nhà cung cấp, trình độ kinh nghiệm đội dự án phân tích đưa giải pháp giải vấn đề liên quan dự án định chất lượng dự án Đối với doanh nghiệp, dự án ERP thường tốn tài chính, thời gian quan trọng tạo xáo trộn, (Product and service) Thực cơng việc (Work practices) Người tham gia (Participants) Nhóm – Lớp 21EL Trang 18 Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” thay đổi qui trình quản lý kinh doanh doanh nghiệp Vì tâm theo đuổi hay ngưng dự án ban quản lý nhân tố có tính cốt lõi thành công dự án Thông tin (Information) Kỹ thuật (Technologies) Khách hàng (Customers) Môi trường (Environment) Chiến lược (Strategies) Nhóm – Lớp 21EL Quan trọng mức độ đầy đủ, xác giúp đội dự án ban quản lý doanh nghiệp đánh giá Dữ liệu cần thiết hoạt xác tình hình đưa động kinh doanh quản lý định phù hợp nhằm hành doanh đảm bảo chất lượng dự án nghiệp Chất lượng thông tin phụ thuộc nhiều kiến thức, kinh nghiệm, thái độ người tham gia chất lượng sở hạ tầng Quan trọng góp phần Hệ thống thu thập, xử lý tạo chất lượng thông tin thu thông tin phục vụ dự án thập để phân tích chất lượng giải pháp Doanh nghiệp Quan trọng xác định rõ yêu cầu chấp nhận dự án Tuy nhiên, thành phần xem xét gắn kèm với thành phần “người tham gia” Quan trọng Qui định quản lý hoạt động, thái độ tuân thủ hợp tác mục tiêu chung doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp tảng định mức độ hợp tác doanh nghiệp thành công hay thất bại, thời nhà cung cấp gian nhanh hay chậm dự án Thành phần ảnh hưởng trực tiếp tới thành phần “người tham gia” Chiến lược phát triển dự án chẳng hạn tiêu chuẩn chọn lựa nhà cung cấp, mức độ ưu tiên phạm vi dự án cho phù hợp tài thời gian Rất quan trọng định mức độ thành cơng hay thất bại dự án Nó ảnh hưởng trực tiếp tới thành phần “người tham gia” Trang 19 Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” “thực công việc” “sản phẩm” Cơ sở hạ tầng (Infrastructure) Tất vấn đề tổ chức Quan trọng, có tính hỗ trợ sở liệu, hệ thống kỹ nhằm giúp dự án có liệu thuật hành lưu trữ đầy đủ hệ thống (Nguồn “ Tạp chí khoa học Trường Đại học Mở TP.HCM số 6(3) 20211 Th.S Nguyễn Bích Liên-Th.S Vũ Quốc Thơng”) Kết luận: Qua phân tích thành phần hệ thống giai đoạn triển khai, nhận thấy tất thành phần hệ thống quan trọng việc định thành công dự án Tuy nhiên, nhân tố liên quan tới chiến lược phát triển hệ thống, ban quản lý cấp cao doanh nghiệp nhà cung cấp nhân tố cốt lõi định thành cơng dự án Ngồi vấn đề mơi trường văn hóa hợp tác, tn thủ doanh nghiệp kiến thức, kinh nghiệm nhân viên doanh nghiệp tham gia trình phát triển dự án quan trọng 2.2.3.2 Hệ thống hoạt động giai đoạn sử dụng vận hành ERP Bảng 2.3 Các thành phần giai đoạn vận hành ERP Work system Sản phẩm dịch vụ (Products & services) Thực công việc (Work practices) Người tham gia (Participants) Nhóm – Lớp 21EL ERP Mức độ ảnh hưởng tới ERP Thông tin kinh doanh; thông Quyết định thành cơng tin tài kế tốn phục vụ chấp nhận người sử người sử dụng liên dụng hệ thống ERP quan Qui trình thu thập, nhập liệu, xử lý thông tin phân hệ hệ thống ERP Tuy nhiên, đặc điểm ERP nên qui trình quản lý thực hoạt động kinh doanh (xét duyệt thực hiện) Nền tảng cốt lõi định thành công ERP đạt quy trình quản lý phù hợp hỗ trợ doanh nghiệp đạt mục tiêu quản lý: cắt giảm chi phí, cải thiện khả phục vụ khách hàng, cải thiện lợi nhuận, kiểm sốt chi phí Đồng thời cịn giúp nâng cao tự động hóa trao đổi thông tin đẩy nhanh tốc độ xử lý thơng tin (Jarrar & Aspinwall (1999) tính xác, tin cậy, kịp thời thông tin Nhân viên phận thực Nền tảng cốt lõi định hoạt động kinh doanh thành công ERP đưa liệu hoạt động Người tham gia phải có kỹ Trang 20 Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” Thông tin (Information) Kỹ thuật (Technologies) Khách hàng (Customers) Mơi trường (Environment) Nhóm – Lớp 21EL kinh doanh; Là người quản lý xét duyệt thơng tin định chuỗi qui trình hoạt động hệ thống; Là nhân viên phận kế tốn q trình xử lý kế tốn Họ vừa người tham gia hoạt động kinh doanh vừa người sử dụng ERP qui trình xử lý hoạt động kinh doanh, xử lý thông tin nhận thức tầm quan trọng mức độ ảnh hưởng thao tác ERP với phận khác Dữ liệu thu thập trình thực hoạt động kinh doanh liệu lưu trữ CSDL sách qui định, hoạt động kinh doanh thực liệu kế toán liên quan Rất quan trọng mức độ kịp thời, xác đầy đủ liệu ảnh hưởng định chất lượng thông tin sản phẩm ERP đồng thời định chất lượng hoạt động xử lý kinh doanh Thiết bị phần mềm ERP; hệ thống truyền thơng Quan trọng ảnh hưởng chất lượng thông tin lưu trữ xử lý Người sử dụng thông tin hệ thống tất nhân viên, người quản lý nội người bên hệ thống chẳng hạn khách hàng hay nhà cung cấp (nếu ERP II triển khai), nhà đầu tư Khách hàng truy cập trực tiếp vào hệ thống ERP gián tiếp thông qua kênh truyền thơng doanh nghiệp để lấy thơng tin Quan trọng vì: Đối với người sử dụng nội bộ, họ người vừa đưa liệu vào hệ thống, vừa lấy thông tin hệ thống xử lý nên thao tác, thái độ sử dụng hệ thống họ góp phần định ổn định xác, kịp thời xử lý thông tin Lúc họ “người tham gia” Đối với người sử dụng bên ngoài, họ người địi hỏi mức độ thơng tin xác, tin cậy để định đầu tư, cho vay Vì tác động ngược lại yêu cầu đảm bảo tính xác, tin cậy, kịp thời hệ thống Luật pháp liên quan hệ thống ERP Văn hóa tổ chức sử dụng ERP: chuẩn mực đạo đức; văn hóa hợp tác hoạt động Hỗ trợ quan trọng việc xây dựng văn hóa hợp tác tồn doanh nghiệp giúp đạt mục tiêu quản lý chung Trang 21 Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” Chiến lược (Strategies) Cơ sở hạ tầng (Infrastructure) Chiến lược quản lý kinh doanh, nhân chất lượng sản phẩm thơng tin (ví dụ kiểm sốt thay đổi); Chiến lược kiểm sốt hệ thống ERP thơng tin Hỗ trợ quan trọng chiến lược chất lượng thơng tin, kiểm sốt chất lượng ERP định chi phối thủ tục kiểm soát xử lý kinh doanh xử lý thơng tin Nó tác động tới thành phần “thực hoạt động”, “người tham gia”, “thông tin” “cơ sở hạ tầng” từ tác động tới “sản phẩm” Hỗ trợ bản, quan trọng chất lượng thành phần Tổ chức hệ sở liệu, hệ hệ thống phụ thuộc chất thống thông tin, truyền lượng sở hạ tầng: an thơng tồn, bảo mật, xác, sẵn sàng sử dụng (Nguồn “ Tạp chí khoa học Trường Đại học Mở TP.HCM số 6(3) 20211 Th.S Nguyễn Bích Liên-Th.S Vũ Quốc Thông”) Kết luận: Trong giai đoạn sử dụng, nhân tố ảnh hưởng thành công ERP nhiều phân thành nhóm: • Rất quan trọng (mang tính chất cốt lõi): bao gồm qui trình xử lý kinh doanh xử lý thơng tin; người tham gia trình xử lý kinh doanh xử lý thông tin, chiến lược sử dụng kiểm soát chất lượng hệ thống ERP, kiểm soát an tồn liệu kỹ thuật • Các quan trọng có tính chất hỗ trợ: văn hóa doanh nghiệp, sở hạ tầng • Các nhân tố có tính ảnh hưởng: người sử dụng bên hệ thống 2.2.4 Sự khác biệt ERP với sử dụng nhiều phân mềm quản lý rời rạc Điểm phân biệt việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành…) tính tích hợp ERP hệ thống phần mềm thống phân hệ thực chức tương tự phần mềm quản lý rời rạc, chúng làm nhiều mơi trường tích hợp Tính tích hợp hệ thống ERP gọi tính "tổng thể hữu cơ" phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với phận thể Vì khác biệt mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP cơng Nhóm – Lớp 21EL Trang 22 Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” ty phần mềm cách hiểu phần mềm ERP khác so với cách hiểu phần mềm thông thường ERP phần mềm mô quản lý hoạt động doanh nghiệp theo quy trình Hình 2.2 Hệ thống theo cách nhìn truyền thống Cách tổ chức nhân theo phòng, ban tất doanh nghiệp cách tổ chức nhân theo nhóm mà doanh nghiệp cho tốt để dễ dàng tác nghiệp quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Cách tổ chức theo phòng, ban khác tùy doanh nghiệp, kể với doanh nghiệp hoạt động ngành nghề Khái niệm “quy trình” hoạt động doanh nghiệp hiểu sau: • Nếu cấu tổ chức theo phòng, ban doanh nghiệp thể theo chiều dọc bước quy trình lại tổ chức theo chiều ngang • Một quy trình hoạt động doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, bước thực chức đó, bước có hệ thống thơng tin liệu đầu vào có kết hệ thống thơng tin liệu đầu • Thơng tin đầu vào bước thông tin đầu bước trước; thông tin đầu bước thông tin đầu vào bước kế tiếp… Một điều dễ nhận là, quy trình hoạt động doanh nghiệp, đặc biệt quy trình liên quan đến nhiều phịng, ban doanh nghiệp, tức quy trình hoạt động đến bước sau cần có tham gia nhiều phịng, ban Nhóm – Lớp 21EL Trang 23 Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho phòng, ban cụ thể (như phịng kinh doanh, phịng kế tốn, phịng nhân sự…) “ốc đảo” phần mềm phịng ban khác Việc chuyển thơng tin từ phịng, ban sang phòng, ban khác thực cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với suất thấp khơng có tính kiểm sốt Các phân hệ ERP phục vụ cho phòng, ban, thế, giải mối quan hệ phịng, ban mơ tác nghiệp đội ngũ nhân viên theo quy trình Thơng tin ln chuyển bước quy trình kiểm soát chặt chẽ Các báo cáo phần mềm ERP lấy thơng tin từ nhiều bước quy trình chí từ nhiều quy trình khác Cách làm tạo suất lao động (nhờ giảm thời gian tìm kiếm, chờ đợi) hiệu quản lý thông tin cao cho doanh nghiệp (tránh trùng lặp, thơng tin chuẩn hóa) Nhóm – Lớp 21EL Trang 24 Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” CHƯƠNG 3: XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP 3.1 XU HƯỚNG DÙNG ERP THAY THẾ CÁC PHẦN MỀM KHÁC Trong vài năm trở lại đây, với phát triển Cơng nghệ thơng tin, ERP nhanh chóng trở thành giải pháp nhiều công ty đầu tư thích đáng lợi ích to lớn mà mang lại Ở Việt Nam, tốc độ tăng trưởng cao hàng năm nhu cầu tăng cường lực quản lý có ERP điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp cung ứng giải pháp Đây tranh chung nước phát triển với nhu cầu cải cách công nghệ quản lý kinh tế không ngừng 3.1.1 Sự khác biệt ERP với kế tốn truyền thống • Ghi nhận bút toán hạch toán Mỗi thao tác nghiệp vụ quy trình sản xuất kinh doanh ghi nhận bút toán hạch toán hệ thống Cùng với quy trình nghiệp vụ chia thành nhiều công đoạn khác nhau, nghiệp vụ KT chia thành nhiều cặp bút toán khác Để quản lý cặp bút toán liên quan nghiệp vụ, hệ thống ERP định nghĩa tài khoản liên kết cặp bút toán quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo cặp bút tốn thống với • Thiết lập tài khoản trung gian Để đảm bảo cho bảng cân đối kế tốn doanh nghiệp khơng phát sinh thêm nhiều so với cách hạch tốn cũ, doanh nghiệp sử dụng tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản thức xem tài khoản trung gian • Hạch tốn tự động Điểm khác biệt lớn ERP PM KT bút toán sinh cách tự động kiểm sốt nhiều tầng thơng qua q trình phê duyệt, sai sót định khoản khơng xảy • Bút tốn đảo Hệ thống ERP khơng cho phép người dùng xóa bút toán hạch toán vào hệ thống Tất mà người sử dụng làm thực bút tốn đảo Nhóm – Lớp 21EL Trang 25 Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” • Tác nghiệp hồn chỉnh Vì hệ thống thiết kế để quản lý theo quy trình, cắt đứt cơng đoạn quy trình đó, chức kiểm sốt hệ thống khơng cịn ý nghĩa Kéo theo đó, việc kiểm sốt số liệu KT khó khăn Tuy nhiên, trường hợp buộc phải cắt rời số quy trìn h, để giữ kiểm soát, cần phải tạo đối tượng liên kết đặt quy tắc thực bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo • Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt Ngồi hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính VN ban hành, xây dựng hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin theo yêu cầu đơn vị quản lý • Hợp báo cáo từ đơn vị thành viên Cơ chế liệu tập trung hầu hết ERP cho phép hợp số liệu DN có nhiều chi nhánh thuận tiện dễ dà ng Việc mà họ phải làm truy vấn liệu có sẵn cơng cụ mà hệ thống cung cấp • Hệ thống số liệu KT ln phản ánh kịp thời trung thực hoạt động sản xuất kinh doanh khâu hệ thống Hệ thống số liệu KT phản ánh kịp thời trung thực hoạt động sản xuất kinh doanh khâu hệ thống Trên hệ thống ERP, KT giữ vai trị kiểm sốt hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua số liệu mà hệ thống phản ánh 3.1.2 Ưu – Nhược điểm ERP 3.1.2.1 Ưu điểm - Tích hợp tồn ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào hệ thống nhất, tự động hố quy trình quản lý - Việc triển khai thành công ERP tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài 3.1.2.2 Nhược điểm - Chi phí đầu tư cho gói phần mềm hồn chỉnh cao: khoảng 15 triệu USD - Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán có lực, dám chấp nhận biết cách thay đổi Nhóm – Lớp 21EL Trang 26 Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” 3.1.3 Lợi ích sử dụng ERP 3.1.3.1 Đối với thân doanh nghiệp • Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT quản lý giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, đưa quy trình vào sản xuất – kinh doanh • Tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp, song song với yếu tố nêu việc cung cấp sử dụng thơng tin kịp thời, xác yếu tố quan trọng kinh tế đầy cạnh tranh • Tạo khả hòa nhập với kinh tế giới, đặc biệt giai đoạn tồn cầu hóa kinh tế • Việc ứng dụng CNTT, giải pháp ERP chuẩn giới, cung cấp thơng tin tài rõ ràng tạo niềm tin c ho đối tác nước ngoài/trong nước việc hợp tác làm ăn, nhà đầu tư chứng khốn doanh nghiệp • Tạo tiền đề nâng cao khả cung cấp dịch vụ gia tăng Việc sử dụng thành tựu CNTT quản lý giúp doanh nghiệp tăng khả thích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả tiếp cận với thị trường khách hàng 3.1.3.2 Đối với nhà quản lý • Tăng cường khả quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng công cụ đại, mở rộng khả truy cập thông tin giúp cho nhà quản lý thực cơng việc cách nhanh chóng, thuận tiện dễ dàng • Nâng cao hiệu sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành • Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực sản xuất kinh doanh • Giải toán Spend less – Know more – Get more Giải vấn đề tăng hiệu doanh nghiệp với chi phí khối lượng cơng việc phải thực 3.1.3.3 Đối với nhà phân tích - nhân viên • Phân tích đánh giá thơng tin xác, kịp thời thơng qua hệ thống giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, định vv • Thực tác nghiệp theo quy trình thống chuẩn hóa • Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng suất lao động • Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc cơng việc • Tăng cường khả làm việc nhóm, cá nhân quy trình cơng việc, theo phân cơng phối hợp nhịp nhàng cá nhân cơng việc cần thiết 3.1.4 Khó khăn áp dụng ERP • Nguồn nhân lực Nhóm – Lớp 21EL Trang 27 Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” Khó khăn lớn bao trùm doanh nghiệp vận dụng ERP vấn đề người Làm để nhân lực cơng ty hịa nhiệp với mơi trường mới, quy trình Đặc biệt, doanh nghiệp có độ i ngũ lao động "già" khó khăn tăng lên Khó khăn khơng dừng lại độ tuổi lao động mà số lượng cơng việc Q trình triển khai ERP địi hỏi cơng đoạn chạy thử, kiểm tra sau đưa vào áp dụng Vì vậy, cơng việc nhân viên tăng lên Nếu sách đãi ngộ khơng phù hợp dẫn đến tượng chống lại dự án • Cơng nghệ Một khó khăn khơng phần quan trọng vấn đề cơng nghệ Cơng nghệ điều kiện để hoạt động ERP Theo đó, cơng nghệ bao gồm yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai Một nguyên tắc hệ thống ERP CSDL tập trung, nghĩa CSDL tập trung địa điểm Các phần mềm ERP tiên tiến sử dụng cơng nghệ web Điều đồng nghĩa v ới việc máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng PM ERP mà cần sử dụng trình duyệt Internet Explorer Nescape Navigator truy cập vào chương trình sử dụng Chính vậy, việc triển khai cho cơng ty thành viên gặp khó khăn hệ thống mạng máy tính khơng đồng • Chi phí Việc đầu tư hệ thống ERP khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ Chi phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, sở hạ tầng, truyền thơng (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí quyền (gồm việc mua cho máy tính, máy chủ, phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu, thường hệ quản trị liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP Ngồi ra, doanh nghiệp phải trả số chi phí chi phí tư vấn ban đầu thuê tư vấn hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh có thay đổi nhân q trình triển khai, chi phí phát sinh thêm q trình vận hành Chi phí ERP thơng thường lớn Chi phí thường dạng chi phí tiền lương nhân viên ERP chi phí dự án sản phẩm ERP Đối với doanh nghiệp có quy Nhóm – Lớp 21EL Trang 28 Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” mô trung bình việc vận dụng ERP việc khó thực Điều tạo nên sức ép chi phí cho doanh nghiệp giai đoạn đầu Bảng 3.1 Giá trị trung bình dự án ERP Việt Nam Tên phần mềm Giá trị trung bình (đơn vị : USD) SAP 400.000 – triệu Oracle 100.000 – 500.000 Scala 7.000 – 200.000 Exact 50.000 – 100.000 AZ 70.000 Pythis 30.000 Fast 25.000 EFFECT 8.000 – 50.000 Vietsoft 6.000 – 40.000 VIAMI 2.000 – 30.000 (Nguồn: Orale, trung tâm FPT – ERP) 3.2 KẾT LUẬN Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – viết tắt Enterprise Resource Planing) mô tả hệ thống phần mềm hỗ trợ toàn diện hoạt động quản lý doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa nguồn lực xử lý thơng tin Vì lợi ích vai trị quan trọng phủ nhận, ERP ứng dụng rộng rãi hiệu toàn giới, Việt Nam khơng nằm ngồi xu hướng Tuy nhiên, việc triển khai hay ứng dụng ERP lúc thành cơng Có nhiều nghiên cứu nhân tố thành công quan trọng (Critical success factors – viết tắt CSFs) rủi ro liên quan tới triển khai ứng dụng ERP Có nhiều cách tiếp cận khác rủi ro gây khó khăn cho việc kiểm sốt rủi ro Vì việc tìm kiếm khái niệm tảng để xem xét vấn đề cách toàn diện đánh giá hệ thống hay dự án vấn đề quan trọng Ứng dụng mơ hình Work System phân tích hệ thống ERP giúp xác định nhân tố thành công, rủi ro cách dễ dàng từ phân loại nhân tố thành công rủi ro liên quan tới hệ thống ERP giai đoạn phát triển hệ Nhóm – Lớp 21EL Trang 29 Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” thống Từ đó, việc xây dựng mơ hình nghiên cứu dễ dàng Giai đoạn triển khai hệ thống ERP cần tập trung vào nhân tố nhà cung cấp, ban quản lý cấp cao doanh nghiệp chiến lược phát triển hệ thống Trong đó, giai đoạn sử dụng cần tập trung nghiên cứu nhân tố qui trình xử lý kinh doanh, người tham gia qui trình xử lý kinh doanh chiến lược an tồn hệ thống, kiểm sốt hệ thống xây dựng văn hóa hợp tác doanh nghiệp Ngoài cần lưu ý nghiên cứu nhân tố liên quan mức độ hài lòng tin cậy đối tượng sử dụng thông tin bên ngồi doanh nghiệp Với lượng kiến thức cịn hạn chế, tìm hiểu chưa kĩ càng, nghiên cứu cịn nhiều hạn chế thiếu xót, nhóm hi vọng giảng viên phụ trách (TS Trần Thảo An) chấp nhận sai xót nhóm em sẵn sàng nhận lời góp ý, bổ sung, nhắc nhở từ cơ! Nhóm – Lớp 21EL Trang 30 Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” TÀI LIỆU THAM KHẢO “Tạp chí khoa học Trường Đại học Mở TP.HCM số 6(3) 20211”- Th.S Nguyễn Bích Liên-Th.S Vũ Quốc Thơng Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” – ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG “Tài liệu học tập Hệ thống thông tin quản lý”- Chủ biên ThS Vũ Văn Giang-Khoa QTKD- Trường ĐH Kinh Tế Kỹ Thuật Công Nghiệp- Hà Nội 2019 Giáo trình “Hệ thống thơng tin quản lý” – Vũ Xuân Nam Carl Marnewick and Lessing Labuschagne (2005), “A conceptual model for enterprise resource planning (ERP), Information Management & Computer Security”, vol.13 No Carlos Ferran, Ricardo Salim, “Enterprise resource planning for Global Economiies”, Informatin science reference, IGI Global, 2008 James A O’Brien, George M Marakas (2011), “Management Information System” Nhóm – Lớp 21EL Trang 31 Báo cáo “ Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp” LỜI NHẬN XÉT Bảng trọng số nhiệm vụ Tên Nhiệm vụ Trọng số Hồng Thúy Vy 1.1+2.1+2.2 20% Nguyễn Thị Vân Anh 1.2+2.1+2.2 20% Nguyễn Thảo Nguyên 1.3+2.1+2.2 20% Hồ Thị Nhật Đoan 2.1+3.1+Slide 20% Lê Thị Thúy Hằng 2.2+3.1+Báo cáo 20% Nhóm – Lớp 21EL Điểm Đánh giá Trang 32 ... ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆTHÀN KHOA KINH TẾ SỐ&THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ - - Mơn học HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP). .. NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .7 1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 1.3.2 Lợi ích kinh tế hệ thống thông tin quản lý 1.3.3 Chức hệ thống thông tin quản lý ... cấp thơng tin có ích cho nhà quản lý định Các hệ thống thông tin quản lý phát triển thập niên 60 nhằm cung cấp báo cáo quản lý Hệ thống thông tin quản lý hệ thống trợ giúp hoạt động quản lý cấp