ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
3.1. XU HƯỚNG DÙNG ERP THAY THẾ CÁC PHẦN MỀM KHÁC
Trong vài năm trở lại đây, cùng với sự phát triển của Công nghệ thơng tin, ERP đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều cơng ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Ở Việt Nam, tốc độ tăng trưởng khá cao hàng năm và nhu cầu tăng cường năng lực quản lý trong đó có ERP là điều kiện rất thuận lợi cho các doanh nghiệp cung ứng giải pháp này. Đây cũng là bức tranh chung của các nước đang phát triển với nhu cầu cải cách công nghệ quản lý kinh tế không ngừng.
3.1.1. Sự khác biệt giữa ERP với kế tốn truyền thống
• Ghi nhận bằng bút tốn hạch tốn
Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều cơng đoạn khác nhau, các nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau.
Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau
• Thiết lập tài khoản trung gian
Để đảm bảo cho bảng cân đối kế tốn của doanh nghiệp khơng phát sinh thêm nhiều so với cách hạch tốn cũ, doanh nghiệp có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian
• Hạch tốn tự động
Điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các PM KT là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm sốt nhiều tầng thơng qua q trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như khơng xảy ra.
• Bút tốn đảo
Hệ thống ERP khơng cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút tốn nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút tốn đảo.
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 26
• Tác nghiệp hồn chỉnh
Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu chúng ta cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm sốt của hệ thống sẽ khơng cịn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm sốt số liệu KT cũng sẽ khó khăn.
Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trìn h, để giữ được kiểm sốt, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo.
• Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt
Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính VN ban hành, chúng ta có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin theo yêu cầu của đơn vị quản lý.
• Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên
Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép hợp nhất số liệu của các DN có nhiều chi nhánh thuận tiện và dễ dà ng. Việc duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các cơng cụ mà hệ thống cung cấp.
• Hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.
Hệ thống số liệu KT luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống. Trên hệ thống ERP, KT giữ vai trò kiểm sốt hoạt động sản xuất kinh doanh thơng qua các số liệu mà hệ thống phản ánh.
3.1.2. Ưu – Nhược điểm của ERP
3.1.2.1. Ưu điểm
- Tích hợp tồn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hố các quy trình quản lý
- Việc triển khai thành cơng ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
3.1.2.2. Nhược điểm
- Chi phí đầu tư cho một gói phần mềm hồn chỉnh cao: khoảng 15 triệu USD. - Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán bộ có năng lực, dám chấp nhận và biết cách thay đổi.
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 27
3.1.3. Lợi ích khi sử dụng ERP
3.1.3.1. Đối với bản thân doanh nghiệp
• Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó vào sản xuất – kinh doanh.
• Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêu trên việc cung cấp và sử dụng thơng tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan trọng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay.
• Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn tồn cầu hóa kinh tế hiện nay.
• Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp các thông tin tài chính rõ ràng ln tạo niềm tin c ho các đối tác nước ngoài/trong nước trong việc hợp tác làm ăn, các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp.
• Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng. Việc sử dụng các thành tựu CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với thị trường và khách hàng.
3.1.3.2. Đối với nhà quản lý
• Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện cơng việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
• Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành.
• Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh.
• Giải quyết bài tốn Spend less – Know more – Get more. Giải quyết vấn đề tăng hiệu quả doanh nghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng cơng việc phải thực hiện ít nhất
3.1.3.3. Đối với các nhà phân tích - nhân viên
• Phân tích đánh giá thơng tin chính xác, kịp thời thơng qua hệ thống các giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định vv..
• Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa
• Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động
• Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong cơng việc.
• Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình cơng việc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất cần thiết.
3.1.4. Khó khăn khi áp dụng ERP
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 28 Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với doanh nghiệp vận dụng ERP là vấn đề con người. Làm thế nào để nhân lực trong cơng ty hịa nhiệp được với môi trường mới, quy trình mới. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có độ i ngũ lao động "già" thì khó khăn càng tăng lên.
Khó khăn khơng chỉ dừng lại ở độ tuổi lao động mà cịn ở số lượng cơng việc. Quá trình triển khai ERP địi hỏi cơng đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng. Vì vậy, mặc nhiên cơng việc của nhân viên sẽ tăng lên. Nếu chính sách đãi ngộ khơng phù hợp thì sẽ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án.
• Cơng nghệ
Một khó khăn nữa cũng khơng kém phần quan trọng đó là vấn đề cơng nghệ. Cơng nghệ ở đây chính là điều kiện để hoạt động ERP. Theo đó, cơng nghệ sẽ bao gồm các yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai.
Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là CSDL tập trung, nghĩa là CSDL được tập trung tại một địa điểm. Các phần mềm ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng cơng nghệ web. Điều đó đồng nghĩa v ới việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của PM ERP mà chỉ cần sử dụng một trình duyệt như Internet Explorer hoặc Nescape Navigator là có thể truy cập vào chương trình sử dụng. Chính vì vậy, việc triển khai cho các cơng ty thành viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thống mạng máy tính khơng đồng bộ.
• Chi phí
Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ. Chi phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, cơ sở hạ tầng, truyền thơng (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí bản quyền (gồm việc mua cho các máy tính, máy chủ, các phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu, thường là hệ quản trị dữ liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP. Ngồi ra, doanh nghiệp có thể phải trả một số chi phí như chi phí tư vấn ban đầu nếu thuê tư vấn hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh khi có sự thay đổi nhân sự trong quá trình triển khai, chi phí phát sinh thêm trong q trình vận hành.
Chi phí ERP thơng thường khá lớn. Chi phí này thường dưới dạng chi phí tiền lương nhân viên ERP và chi phí dự án của sản phẩm ERP. Đối với các doanh nghiệp có quy
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 29 mơ trung bình thì việc vận dụng ERP là việc khó thực hiện. Điều này sẽ tạo nên sức ép chi phí cho doanh nghiệp trong giai đoạn đầu
Bảng 3.1 Giá trị trung bình các dự án ERP tại Việt Nam Tên phần mềm Giá trị trung bình (đơn vị : USD) Tên phần mềm Giá trị trung bình (đơn vị : USD)
SAP 400.000 – 1 triệu Oracle 100.000 – 500.000 Scala 7.000 – 200.000 Exact 50.000 – 100.000 AZ 70.000 Pythis 30.000 Fast 25.000 EFFECT 8.000 – 50.000 Vietsoft 6.000 – 40.000 VIAMI 2.000 – 30.000
(Nguồn: Orale, trung tâm FPT – ERP)
3.2. KẾT LUẬN
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – viết tắt của Enterprise Resource Planing) mô tả hệ thống phần mềm hỗ trợ toàn diện hoạt động quản lý doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa các nguồn lực và xử lý thơng tin. Vì những lợi ích và vai trị quan trọng khơng thể phủ nhận, ERP được ứng dụng rộng rãi và hiệu quả trên toàn thế giới, và Việt Nam cũng khơng nằm ngồi xu hướng này. Tuy nhiên, việc triển khai hay ứng dụng ERP không phải lúc nào cũng thành cơng.
Có rất nhiều nghiên cứu về các nhân tố thành công quan trọng (Critical success factors – viết tắt CSFs) hoặc các rủi ro liên quan tới triển khai và ứng dụng ERP. Có nhiều cách tiếp cận khác nhau của rủi ro và do đó có thể gây khó khăn cho việc kiểm sốt rủi ro. Vì vậy việc tìm kiếm một khái niệm nền tảng để xem xét vấn đề một cách toàn diện khi đánh giá một hệ thống hay một dự án là vấn đề quan trọng.
Ứng dụng mơ hình Work System trong phân tích một hệ thống ERP giúp chúng ta xác định các nhân tố thành công, rủi ro một cách dễ dàng hơn và từ đó phân loại được các nhân tố thành công hoặc các rủi ro liên quan tới hệ thống ERP ở từng giai đoạn phát triển hệ
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 30 thống. Từ đó, việc xây dựng các mơ hình nghiên cứu cũng dễ dàng hơn. Giai đoạn triển khai hệ thống ERP cần tập trung vào các nhân tố như nhà cung cấp, ban quản lý cấp cao doanh nghiệp và chiến lược phát triển hệ thống. Trong khi đó, giai đoạn sử dụng cần tập trung nghiên cứu các nhân tố về qui trình xử lý kinh doanh, người tham gia qui trình xử lý kinh doanh và các chiến lược về an tồn hệ thống, kiểm sốt hệ thống cũng như xây dựng văn hóa hợp tác trong doanh nghiệp. Ngoài ra cũng cần lưu ý nghiên cứu các nhân tố liên quan mức độ hài lòng và tin cậy của đối tượng sử dụng thơng tin bên ngồi doanh nghiệp.
Với lượng kiến thức cịn hạn chế, sự tìm hiểu chưa được kĩ càng, bài nghiên cứu trên vẫn còn nhiều hạn chế và thiếu xót, nhóm 1 hi vọng giảng viên phụ trách (TS. Trần Thảo An) có thể chấp nhận những sai xót này và nhóm em sẵn sàng nhận lời góp ý, bổ sung, nhắc nhở từ cơ!
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 31
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. “Tạp chí khoa học Trường Đại học Mở TP.HCM số 6(3) 20211”- Th.S Nguyễn Bích Liên-Th.S Vũ Quốc Thông
2. Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” – ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1- HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG
3. “Tài liệu học tập Hệ thống thông tin quản lý”- Chủ biên ThS. Vũ Văn Giang-Khoa QTKD- Trường ĐH Kinh Tế Kỹ Thuật Công Nghiệp- Hà Nội 2019
4. Giáo trình “Hệ thống thơng tin quản lý” – Vũ Xn Nam
5. Carl Marnewick and Lessing Labuschagne (2005), “A conceptual model for
enterprise resource planning (ERP), Information Management & Computer Security”, vol.13 No. 2
6. Carlos Ferran, Ricardo Salim, “Enterprise resource planning for Global
Economiies”, Informatin science reference, IGI Global, 2008
Nhóm 1 – Lớp 21EL Trang 32 LỜI NHẬN XÉT ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... Bảng trọng số nhiệm vụ
Tên Nhiệm vụ Trọng số Điểm Đánh giá
Hồng Thúy Vy 1.1+2.1+2.2 20%
Nguyễn Thị Vân Anh 1.2+2.1+2.2 20%
Nguyễn Thảo Nguyên 1.3+2.1+2.2 20% Hồ Thị Nhật Đoan 2.1+3.1+Slide 20% Lê Thị Thúy Hằng 2.2+3.1+Báo
cáo