Tài liệu bồi dưỡng kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản

Phần cứng

Phần cứng là các thành phần vật lý của máy tính Các thành phần vật lý ở đây bao gồm các thiết bị điện tử và cơ khí

Ví dụ: Màn hình, bo mạch chủ, chuột, bàn phím,…

Bộ xử lý trung tâm (Central Processing Unit):

Là thành phần quan trọng nhất của máy tính, nó là thiết bị chính thực hiện và điều khiển chương trình

CPU có 3 bộ phận chính: Khối điều khiển, khối số học và logic, một số thanh ghi

Khối điều khiển (CU: Control Unit) là trung tâm điều hành của máy tính, có vai trò quan trọng trong việc giải mã lệnh và phát tín hiệu điều khiển cho các bộ phận khác của máy tính Nó hoạt động dựa trên yêu cầu của người sử dụng hoặc theo chương trình đã được cài đặt.

Khối số học và logic (ALU - Arithmetic Logic Unit) là thành phần quan trọng trong máy tính, chịu trách nhiệm thực hiện các phép tính số học như cộng, trừ, nhân, chia, cùng với các phép tính logic như And, Or, Not, Xor và các phép tính quan hệ như lớn hơn, nhỏ hơn và bằng.

Các thanh ghi (Registers) là bộ nhớ tạm thời dùng để lưu trữ lệnh và dữ liệu đang được xử lý, gắn chặt với CPU thông qua các mạch điện tử Chúng có chức năng chuyên dụng, giúp tăng tốc độ trao đổi thông tin trong máy tính.

Là bộ nhớ lưu trữ thông tin trong quá trình máy tính xử lý Bộ nhớ bao gồm bộ nhớ trong và bộ nhớ ngoài

Bộ nhớ trong (Internal Memory) là thành phần quan trọng trong máy tính, dùng để lưu trữ dữ liệu, chương trình và thông tin cần thiết cho quá trình hoạt động Bộ nhớ trong bao gồm hai loại chính: bộ nhớ ROM và RAM, mỗi loại đảm nhiệm vai trò riêng trong việc xử lý thông tin.

ROM (Read Only Memory) là loại bộ nhớ chỉ cho phép đọc thông tin, được sử dụng để lưu trữ chương trình hệ thống và chương trình điều khiển quá trình nhập xuất Dữ liệu trong ROM không thể bị thay đổi và sẽ không bị mất khi nguồn điện bị ngắt.

RAM (Bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên) là loại bộ nhớ dùng để lưu trữ dữ liệu và chương trình trong quá trình xử lý và tính toán Dữ liệu trong RAM sẽ bị mất khi mất điện hoặc khi tắt máy Hiện nay, dung lượng RAM cho các máy tính thường dao động từ 2GB đến 16GB, và có thể lớn hơn nữa.

Bộ nhớ ngoài là thiết bị lưu trữ thông tin với dung lượng lớn, giúp bảo vệ dữ liệu không bị mất khi mất điện Dữ liệu trên bộ nhớ ngoài tồn tại cho đến khi người dùng quyết định xóa hoặc ghi đè Thiết bị này có khả năng lưu trữ và di chuyển độc lập với máy tính Hiện nay, có nhiều loại bộ nhớ ngoài phổ biến trên thị trường.

Đĩa cứng (Hard Disk) là thiết bị lưu trữ dữ liệu chính của máy tính, với tốc độ truy xuất nhanh giúp thực hiện đồng thời các công việc đọc, ghi dữ liệu tạm thời và sao lưu dữ liệu lâu dài Dung lượng của đĩa cứng dao động từ 40Gb đến 2Tb trở lên, trong khi tốc độ quay thường được ký hiệu là RPM (vòng/phút).

Tốc độ quay của ổ cứng, được đo bằng số vòng quay trên một phút (rpm), ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nó Các ổ cứng hiện nay có tốc độ quay phổ biến từ 5.400rpm đến 15.000rpm, trong đó tốc độ quay càng cao thì khả năng xử lý dữ liệu càng nhanh.

Đĩa quang, hay Compact Disk, là thiết bị lưu trữ thông tin, hình ảnh và âm thanh, thường được sử dụng trong các phương tiện đa truyền thông Hai loại phổ biến của đĩa quang là đĩa CD với dung lượng khoảng 700MB và đĩa DVD với dung lượng khoảng 4.7GB.

Các loại bộ nhớ ngoài khác như: Thẻ nhớ và USB Flash Drive có dung lượng từ 2Gb đến 64Gb trở lên

Thẻ nhớ (Compact Flash Card) là bộ nhớ mở rộng cho các thiết bị số cầm tay như smartphone, điện thoại di động, máy ảnh số và máy quay số Sử dụng công nghệ flash để ghi dữ liệu, thẻ nhớ có kích thước nhỏ gọn và dung lượng từ 1Gb đến 64Gb trở lên Để đọc dữ liệu từ thẻ nhớ, máy tính cần sử dụng đầu đọc thẻ chuyên dụng.

USB Flash Drive là một trong những thiết bị lưu trữ phổ biến nhất, cung cấp cho người dùng giải pháp lưu trữ tiên tiến và hiệu quả Với kích thước nhỏ gọn, nhẹ và dung lượng từ 1GB đến 64GB hoặc hơn, USB Flash Drive rất thuận tiện để sử dụng như đĩa khởi động, thay thế cho đĩa mềm và đĩa CD ROM.

Các thiết bị nhập: Là những thiết bị nhận thông tin vào cho máy tính xử lý

Ví dụ: Bàn phím (Keyboard), chuột (Mouse), máy quét (Scanner),

Các thiết bị xuất: Là những thiết bị mang thông tin từ trong máy tính ra môi trường bên ngoài

Ví dụ: Màn hình (Screen hay Monitor), máy in (Printer), modem (Modulator

Phần mềm

Phần mềm là tập hợp các lệnh và chỉ thị giúp điều khiển hoạt động của máy tính theo chương trình đã được lập trình Tất cả các ứng dụng và chương trình chạy trên hệ thống máy tính đều được gọi là phần mềm máy tính.

Phần mềm máy tính được chia thành:

Ví dụ: Hệ điều hành Windows 7, Windows 10,

Ví dụ: phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm bảng tính,…

Hiệu năng máy tính

Khả năng vận hành của máy tính phụ thuộc vào một số yếu tố sau:

+ Tính đồng bộ của thiết bị trong hệ thống (cùng cấu hình nhưng máy đồng bộ hoạt động tốt hơn)

Tốc độ của bộ vi xử lý (CPU) được xác định bởi xung nhịp, cho biết số lượng phép tính logic mà CPU có thể thực hiện trong một giây theo chu kỳ tuần hoàn Khi số lượng phép tính xử lý tăng cao, hiệu suất xử lý của máy tính cũng sẽ nhanh hơn.

CPU với xung nhịp 1.8 GHz có khả năng thực hiện 1,8 tỷ phép tính logic mỗi giây, tương đương với 1,8 tỷ chu kỳ CPU trong cùng khoảng thời gian.

Khi so sánh hai mẫu CPU trong cùng một dòng vi xử lý, hiệu năng có thể được đánh giá qua số xung nhịp Tuy nhiên, đối với các CPU thuộc dòng vi xử lý khác, các thế hệ mới hơn thường có hiệu suất cao hơn, cho phép thực hiện nhiều tác vụ hơn trong mỗi chu kỳ tính toán logic.

Dung lượng bộ nhớ trong, bộ nhớ đệm (buffer) và RAM là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tốc độ hoạt động của máy tính Nhu cầu về RAM ngày càng gia tăng theo sự phát triển của các chương trình và hệ điều hành, đặc biệt là với các máy tính thế hệ cũ, thường chỉ có dung lượng RAM khoảng 1GB, không đủ đáp ứng yêu cầu sử dụng hiện tại.

Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, dung lượng bộ nhớ đã tăng đáng kể, từ 1 GB đến 8 GB, so với những thế hệ trước chỉ đạt tối đa 4 MB Công nghệ RAM đã tiến hóa từ thế hệ thứ nhất đến thế hệ thứ tư (DDR4), mang lại hiệu suất và khả năng lưu trữ cao hơn cho người dùng.

Tốc độ và dung lượng của ổ cứng ảnh hưởng lớn đến khả năng truy xuất dữ liệu của hệ thống Thời gian truy cập đĩa, đo bằng mili giây, quyết định tốc độ đọc/ghi, với thời gian truy cập càng nhỏ thì tốc độ càng nhanh Bên cạnh đó, không gian trống trên ổ cứng cũng có tác động đến hiệu suất xử lý của máy tính.

Việc bố trí và sắp xếp các tệp tin trên đĩa cứng là rất quan trọng, vì nếu các tệp tin bị phân tán ở nhiều vị trí khác nhau, sẽ ảnh hưởng đến khả năng truy xuất dữ liệu Để khắc phục tình trạng phân tán này, cần thường xuyên thực hiện việc sắp xếp lại dữ liệu trên đĩa cứng Điều này giúp đảm bảo rằng dữ liệu của cùng một tệp tin hoặc cùng một loại được sắp xếp liên tục và gần nhau, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho hệ điều hành trong việc quản lý và truy xuất thông tin nhanh chóng hơn.

Người sử dụng hệ thống máy tính có thể mở nhiều ứng dụng cùng lúc, nhưng việc này sẽ ảnh hưởng đến tốc độ và hiệu suất hoạt động của hệ thống Khi nhiều ứng dụng được khởi động đồng thời, bộ nhớ sẽ phải chia sẻ giữa chúng, dẫn đến việc phân bổ không gian bộ nhớ cho từng ứng dụng, từ đó giảm hiệu năng tổng thể của hệ thống.

Hiệu năng máy tính được xác định bởi sự đồng bộ giữa các thiết bị, tốc độ bộ vi xử lý, dung lượng bộ nhớ (trong và ngoài), cách tổ chức dữ liệu và khả năng sử dụng của người dùng.

Mạng máy tính và truyền thông

Mạng máy tính là tập hợp các máy tính và thiết bị ngoại vi được kết nối qua các phương tiện truyền dẫn như cáp, sóng điện từ và tia hồng ngoại, cho phép chúng trao đổi dữ liệu một cách hiệu quả.

Việc kết nối các máy tính thành mạng có những ưu điểm sau:

+ Khai thác, sử dụng chung tài nguyên, bao gồm các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu

Để nâng cao độ tin cậy của hệ thống, việc sao lưu và lưu trữ dữ liệu trên nhiều máy trong mạng là rất quan trọng Khi một máy gặp sự cố kỹ thuật, dữ liệu có thể được khôi phục nhanh chóng từ các máy khác trong hệ thống, đảm bảo tính liên tục và an toàn cho thông tin.

Nâng cao hiệu quả khai thác thông tin là rất quan trọng, vì thông tin được lưu trữ trên các máy tính trong hệ thống Việc tra cứu và sử dụng thông tin sẽ được thực hiện trên toàn bộ hệ thống, giúp tối ưu hóa quá trình truy cập và quản lý dữ liệu.

Việc tổng hợp thông tin từ các cơ sở dữ liệu phân tán cho phép người dùng dễ dàng trao đổi thông tin mà không bị ràng buộc bởi thời gian và không gian.

Tóm lại, việc kết nối mạng mang lại nhiều ưu điểm cho người sử dụng trong việc khai thác sử dụng tài nguyên, hiệu qua về mặt kinh tế

Mạng máy tính thường được phân loại dựa trên các tiêu chí:

+ Theo khoảng cách: gồm có mạng cục bộ(LAN- Local Area Network), mạng diện rộng (WAN- Wide Area Netword);

Hình 1.3 Mạng LAN và mạng Wan

+ Theo phương pháp chuyển mạch: gồm có mạng chuyển mạch kênh (Circuit – Switches Netword), mạng chuyển mạch tin báo (Message – Swithched Netword), mạng chuyển mạch gói (Packet – Switched Neworks);

+ Theo hình dạng mạng gồm có: mạng kênh tuyến, mạng hình sao, mạng vòng

Hình 1.4 Mạng kênh tuyến, mạng hình sao, mạng vòng

Mạng LAN là một hệ thống kết nối các máy tính và thiết bị truyền thông trong một khu vực địa lý hạn chế, chẳng hạn như trong một tòa nhà, khuôn viên trường học hoặc khu vui chơi giải trí.

Các mạng LAN thường có đặc điểm sau:

+ Băng thông lớn, có khả năng chạy các ứng dụng trực tuyến như xem phim, hội thảo qua mạng

+ Kích thước mạng bị giới hạn bởi các thiết bị

+ Chi phí các thiết bị mạng LAN tương đối rẻ

Mạng WAN: là sự kết nối của các mạng LAN, có phạm vi rộng lớn hơn (một vùng, quốc gia, toàn cầu)

Các mạng Wan thường có các đặc điểm sau:

+ Băng thông thấp, dễ mất kết nối, thường chỉ phù hợp với các ứng dụng offine như e-mail, web, ftp,…

+ Phạm vi hoạt động rộng lớn không giới hạn

+ Cấu trúc mạng rất phức tạp do đó cần có tổ chức quốc tế đứng ra quản trị + Chi phí cho các thiết bị và công nghệ rất cao

Các phương thức kết nối mạng diện rộng được phân thành ba loại sau:

Mạng internet là một hệ thống toàn cầu bao gồm các máy tính được kết nối thông qua cáp mạng, cho phép người dùng trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả Các công ty cung cấp dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển mạng lưới này.

Giao thức là tập hợp các quy tắc ứng xử giúp các thiết bị từ các hãng khác nhau có thể giao tiếp với nhau, trong đó giao thức TCP/IP là phổ biến nhất.

Giao thức TCP/IP là tập hợp 2 giao thức, gồm:

Giao thức truyền dẫn trên Internet (Transmission Control Protocol-TCP) Giao thức mạng (Internet Protocol-IP)

Mô hình tham chiếu OSI

Mô hình tham chiếu OSI (Open Systems Interconnection) là một khung cấu trúc hữu ích cho việc phân tích hệ thống, cho phép hiểu rõ các thành phần của nó đến từng yếu tố ở mức thực hiện.

Nối kết các hệ thống sản phẩm của các hãng sản xuất khác nhau

Phối hợp các hoạt động chuẩn hoá trong các lĩnh vực viễn thông và các hệ thống thông tin

Mô hình tham chiếu OSI được biểu diễn qua hình vẽ sau:

Người sử dụng hệ thống A Người sử dụng hệ thống B

Hình 1.5 Cấu trúc bảy tầng OSI Một số ứng dụng công và ứng dụng trong kinh doanh

Dịch vụ công trực tuyến giúp các cơ quan hành chính truyền tải thông tin về quy định, chính sách và pháp luật đến người dân một cách hiệu quả Đồng thời, người dân có thể sử dụng mạng thông tin để phản ánh về việc thực hiện các chính sách tại cơ sở, từ đó nâng cao hiểu biết và sự tương tác giữa cơ quan công quyền và cộng đồng.

Hiện nay, nhiều ứng dụng công trực tuyến do cơ quan hành chính cung cấp giúp người dân thực hiện các thủ tục như khai sinh, khai tử, hôn nhân, và gia hạn giấy phép lái xe hay đăng ký quyền sở hữu nhà Ngoài ra, các dịch vụ hỗ trợ trong giáo dục, bảo vệ sức khoẻ, chữa bệnh và thư viện cũng được cung cấp Người dân có thể tham gia vào các hoạt động của chính phủ như xây dựng chính sách, ra quyết định và bầu cử thông qua việc đóng góp ý kiến trực tuyến.

Công nghệ thông tin – truyền thông (CNTT – TT) đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh, giúp cung cấp thông tin và dịch vụ cho khách hàng cũng như cơ quan quản lý nhà nước CNTT – TT hỗ trợ lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp thông qua các dịch vụ như khai báo thuế trực tuyến, cung cấp thông tin thống kê, tham gia đấu thầu-mua bán trực tuyến, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP), marketing online và bán hàng trực tuyến.

Một số ứng dụng phổ biến để liên lạc, truyền thông

Dịch vụ thư điện tử email (Electronic Mail): Dùng để trao đổi thông tin qua hệ thống mạng máy tính

Dịch vụ WWW (World Wide Web) là một hệ thống gồm các tài liệu liên kết với nhau qua siêu liên kết (hyperlink) và địa chỉ URL, cho phép người dùng truy cập thông tin trên mạng máy tính và internet thông qua trình duyệt web.

Dịch vụ truyền tệp FTP (File Trasfer Protocol): Là dịch vụ sao chép di chuyển một tệp tin từ máy này sang máy khác trên hệ thống mạng

An toàn lao động và bảo vệ môi trường trong sử dụng CNTT-TT

An toàn lao động

Để bảo vệ sức khỏe khi sử dụng máy tính, người dùng nên đứng dậy nghỉ ngơi ít nhất mỗi giờ một lần, thực hiện các động tác thể dục đơn giản và cử động chân thường xuyên Kiểm tra sức khỏe định kỳ, ngồi làm việc đúng tư thế với khoảng cách 0,6m từ màn hình, giữ cổ tay thẳng và khuỷu tay ở góc 90 độ Lau chùi bàn phím và bề mặt làm việc bằng dung dịch kháng khuẩn, đồng thời điều chỉnh màn hình ngang tầm mắt để cổ không bị nghiêng Sau mỗi 20 phút làm việc, hãy nhìn vào một đối tượng cách khoảng 6m trong 20 giây để giảm căng thẳng cho mắt.

Bảo vệ môi trường

Thường xuyên kiểm tra thiết bị và các kết nối điện, đặc biệt là dây nối đất với máy tính, là rất quan trọng Các dây nối dài, nhất là dây nối với máy chủ và thiết bị mạng, nên được đặt ở những vị trí an toàn để tránh nhầm lẫn khi bật/tắt Đảm bảo máy tính có độ thoáng khí tốt để tránh quá nhiệt và hư hỏng, không đặt máy tính gần các thiết bị khác, lỗ thoát nhiệt, máy điều hòa và các ống dẫn.

Các vấn đề an toàn thông tin cơ bản khi làm việc với máy tính

Kiểm soát truy nhập, bảo đảm an toàn cho dữ liệu

Khái niệm về virus tin học

Sự phát triển của công nghệ thông tin và internet đã lan rộng đến mọi lĩnh vực của đời sống, tạo điều kiện cho virus tin học gia tăng cả về số lượng lẫn mức độ nguy hiểm Virus tin học gây thiệt hại lớn về kinh tế và ảnh hưởng tiêu cực đến người sử dụng Do đó, việc hiểu biết cơ bản về virus tin học là cần thiết để có biện pháp phòng chống hiệu quả.

Virus tin học là các chương trình được lập trình nhằm gây rối loạn hệ thống máy tính, làm sai lệch thông tin và khai thác dữ liệu Chúng không chỉ đơn thuần là vi khuẩn sinh học mà còn được sử dụng để đánh cắp thông tin và phục vụ nhiều mục đích khác nhau.

Phương thức hoạt động của virus

Virus tin học lây lan chủ yếu qua việc sao chép dữ liệu, với nhiều chuyên gia viết virus thường nhắm vào phần khởi động (Boot Sector) của máy tính Khi hệ thống khởi động, virus được kích hoạt và xâm nhập vào RAM, từ đó lây lan sang các tệp dữ liệu khác Ngoài ra, một số loại virus có thể tác động trực tiếp lên tệp, bám vào bảng danh mục tệp (Files Allocation Table - FAT) khi sao chép dữ liệu, làm sai lệch các thông số và dẫn đến mất thông tin.

Phân loại virus

Virus có thể được phân loại bằng nhiều phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào các tiêu chí cụ thể Một trong những cách phân loại phổ biến là dựa vào phương thức gây hại của virus hoặc cách thức lây lan của chúng.

Virus Boot là loại virus lây nhiễm vào Boot sector của ổ đĩa khởi động, nơi chứa đoạn chương trình nhỏ được thực thi khi máy tính bật lên Chương trình này có nhiệm vụ nạp hệ điều hành như Windows, Linux hay Unix, cho phép người dùng bắt đầu sử dụng máy Khi virus Boot xâm nhập, nó có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng cho hệ thống, làm ảnh hưởng đến quá trình khởi động và hoạt động của máy tính.

- Virus File: Là những virus lây vào những file chương trình như file com, exe, bat, pif, sys

- Virus Macro: Là loại virus lây vào những file văn bản (Microsoft Word) hay bảng tính (Microsoft Excel) và cả (Microsoft PowerPoint) trong bộ Microsoft Office

Con ngựa thành Tơ-roa, hay còn gọi là Trojan Horse, xuất phát từ một điển tích cổ liên quan đến cuộc chiến giữa người Hy Lạp và thành Tơ-roa Thành Tơ-roa, với các bức tường kiên cố, đã ngăn cản quân Hy Lạp xâm nhập Để lừa đảo, quân Hy Lạp đã giả vờ giảng hòa và tặng cho thành Tơ-roa một con ngựa gỗ khổng lồ Khi đêm xuống, những quân lính ẩn nấp bên trong con ngựa đã xuất hiện và tấn công, chiếm lấy thành từ bên trong.

Phương pháp mà Trojan máy tính áp dụng là lừa người dùng cài đặt chương trình của chúng, thường dưới dạng một ứng dụng bình thường như trò chơi hoặc màn bắn pháo hoa Khi chương trình này được chạy, một phần của Trojan sẽ bí mật cài đặt lên máy nạn nhân Đến một thời điểm nhất định, nó có thể xóa dữ liệu hoặc gửi thông tin cho kẻ tạo ra nó Khác với virus, Trojan không có khả năng lây lan tự động; nó chỉ có thể được cài đặt khi người tạo ra nó "lừa" nạn nhân.

Sâu Internet Worm là một loại phần mềm độc hại kết hợp sức phá hoại của virus, tính bí mật của Trojan và khả năng lây lan nhanh chóng, gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho các hệ thống máy chủ Các ví dụ điển hình như sâu Melissa và Love Letter đã làm tê liệt hàng loạt hệ thống và gây ách tắc đường truyền, trở thành những mối đe dọa lớn trong thế giới mạng.

Worm là loại virus máy tính lây lan qua sổ địa chỉ (Address book) của máy tính bị nhiễm, tự động gửi bản sao của mình đến các địa chỉ liên lạc như bạn bè, người thân và khách hàng mà không có sự đồng ý của người dùng Điều này diễn ra âm thầm, khiến người dùng chỉ nhận ra khi nhận được thông báo rằng virus đã được gửi đi Với cơ chế lây lan tương tự trên các máy tính khác, Worm có khả năng phát tán nhanh chóng trên toàn cầu Tên gọi "Worm" hay "Sâu internet" phản ánh cách thức mà virus này "bò" từ máy tính này sang máy tính khác qua các kết nối internet.

Cách nhận biết máy bị nhiễm virus

Để nhận biết máy tính có bị nhiễm virus hay không, người dùng có thể dựa vào một số dấu hiệu quan trọng Đối với máy tính cài đặt chương trình phòng chống virus thường trú, khi virus tấn công, chương trình sẽ đưa ra cảnh báo Trong trường hợp máy tính không có phần mềm bảo vệ, có thể xác định sự nhiễm virus qua các biểu hiện như hiệu suất chậm, xuất hiện pop-up quảng cáo, hoặc các chương trình tự động khởi động mà không có sự cho phép Những dấu hiệu này giúp người dùng nhận diện nguy cơ nhiễm virus và có biện pháp xử lý kịp thời.

Nếu máy tính tự nhiên có nhu cầu sao chép vào đĩa, đèn ổ đĩa bật sáng, máy đòi bóc tem chống ghi không theo yêu cầu người sử dụng

Nếu máy tính làm việc với tốc độ chậm hơn so với bình thường hằng ngày vẫn làm

Nếu máy tính đưa ra các thông báo vô nghĩa trên màn hình hoặc hiển thị những thông tin lung tung trên màn hình

Nếu máy tính bất ngờ bị "treo", điều này không phải do lỗi của người sử dụng Người dùng có thể dễ dàng nhận biết các dấu hiệu bên ngoài, nhưng để xác định liệu máy tính có bị nhiễm virus hay không, cần có một số kiến thức cơ bản về máy tính.

Phòng chống phần mềm độc hại (malware)

- Xây dựng chính sách đảm bảo an toàn

+ Yêu cầu quét phần mềm độc hại trên các thiết bị lưu trữ thông tin từ bên ngoài đưa vào trước khi sử dụng chúng

+ Yêu cầu các tệp tin đính kèm thư phải được quét virus trước khi mở

+ Không gửi hoặc nhận một số loại tệp tin dạng tệp tin exe qua thư

+ Hạn chế hoặc không sử dụng phần mềm không cần thiết, như các tin nhắn mang danh cá nhân và dịch vụ chia sẽ hồ sơ tức thời

Hạn chế sử dụng thiết bị lưu trữ di động như ổ đĩa flash với máy chủ, và kiểm tra độ an toàn khi truy cập mạng công cộng để giảm nguy cơ lây nhiễm.

Phân loại ứng dụng và phần mềm phòng ngừa, bao gồm phần mềm chống virus và lọc nội dung, là cần thiết cho từng loại thiết bị như máy chủ email, máy chủ web, máy tính xách tay và điện thoại thông minh Cần chú ý đến các yêu cầu nâng cao cho cấu hình và bảo trì phần mềm, bao gồm tần suất cập nhật phần mềm và tần suất cũng như phạm vi quét máy chủ để đảm bảo an toàn và hiệu suất tối ưu.

Hạn chế hoặc cấm sử dụng thiết bị di động cá nhân hoặc của tổ chức kết nối với mạng nội bộ để truy cập từ xa là biện pháp quan trọng nhằm bảo vệ an ninh thông tin Việc này giúp giảm thiểu rủi ro bị xâm nhập và đảm bảo an toàn cho dữ liệu nhạy cảm trong tổ chức.

- Tuyên truyền nâng cao nhận thức của người dùng và tăng cường hướng dẫn cho người dùng về cách phòng ngừa sự cố phần mềm độc hại:

Để bảo vệ an toàn trực tuyến, hãy tránh mở các email đáng ngờ và tệp đính kèm không rõ nguồn gốc Đồng thời, không nhấp vào các liên kết đáng nghi hoặc truy cập các trang web có khả năng chứa nội dung độc hại.

+ Không kích chuột vào trình duyệt web, cửa sổ popup nghi ngờ độc hại

+ Không mở các tệp tin với phần mở rộng như bat, exe, pif, vbs, thường có khả năng được liên kết với các phần mềm độc hại

Không nên tắt chế độ kiểm soát an ninh và bỏ qua các cảnh báo của hệ thống liên quan đến phần mềm độc hại, bao gồm phần mềm chống virus, phần mềm lọc nội dung và tường lửa cá nhân.

+ Phân quyền sử dụng tài khoản một cách hợp lý, đúng người, đúng chức năng

Để đảm bảo an toàn cho thiết bị của bạn, hãy tránh tải hoặc sử dụng ứng dụng từ các nguồn không đáng tin cậy Đồng thời, bạn cần nắm rõ quy trình xử lý sự cố phần mềm độc hại và thực hiện các thao tác cơ bản khi gặp phải tình huống này.

Hạn chế tác hại và đối phó với loại tấn công từ bên ngoài:

+ Không trả lời yêu cầu thông tin tài chính hoặc cá nhân

+ Không sử dụng thông tin liên hệ cung cấp trong thư và không bấm vào bất kỳ tệp đính kèm hoặc các siêu liên kết trong thư nghi ngờ

+ Không cung cấp mật khẩu, mã PIN hoặc mã truy cập khác để đáp ứng với các email từ địa chỉ loại hoặc cửa sổ mới

+ Chỉ nhập thông tin vào các ứng dụng biết chắc là hợp pháp

+ Không trả lời bất kỳ email đáng ngờ hoặc từ địa chỉ loại

Một số vấn đề cơ bản liên quan đến pháp luật trong sử dụng CNTT

Theo Khoản 2, Điều 15 Luật Công nghệ thông tin, cơ quan Nhà nước có trách nhiệm bảo đảm việc truy cập và sử dụng thông tin số một cách thuận lợi Tổ chức và cá nhân có quyền tự do sử dụng thông tin số cho mục đích hợp pháp, tuân thủ quy định pháp luật Việc cung cấp, trao đổi, truyền đưa, lưu trữ và sử dụng thông tin số phải không vi phạm các quy định liên quan, bao gồm cả việc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ và sản xuất, lưu hành sản phẩm công nghệ thông tin trái pháp luật (Điều 12) Khi trích dẫn thông tin số, tổ chức và cá nhân phải ghi rõ nguồn gốc và không được trích dẫn nếu có cảnh báo từ chủ sở hữu thông tin hoặc pháp luật quy định không cho phép (Điều 15) Nghị định số 100/2006/NĐ-CP cũng hướng dẫn thi hành một số điều của luật này.

Bộ luật Dân sự năm 2005 và Luật Sở hữu trí tuệ quy định rằng các tổ chức, cá nhân không phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin được lưu trữ tự động, trung gian, tạm thời nếu việc lưu trữ này phục vụ cho việc truyền đưa thông tin Thời gian lưu trữ phải đủ để thực hiện việc truyền đưa Đồng thời, các bên liên quan có trách nhiệm thực hiện các biện pháp cần thiết để truy cập hoặc gỡ bỏ thông tin trái pháp luật theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Khi tổ chức hoặc cá nhân cho thuê chỗ lưu trữ thông tin số, cần xác định danh sách chủ sở hữu và thiết lập trang thông tin điện tử liên quan Họ phải thực hiện các biện pháp ngăn chặn truy cập hoặc loại bỏ thông tin số trái pháp luật theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền Nếu phát hiện thông tin lưu trữ là trái pháp luật, cần ngừng cho thuê chỗ lưu trữ và đảm bảo bí mật thông tin của khách hàng (Điều 18: Luật Công nghệ thông tin) Ngoài ra, theo khoản 3 Điều 19, tổ chức cá nhân phải ngừng cung cấp công cụ tìm kiếm đến các nguồn thông tin số vi phạm pháp luật khi được thông báo.

Theo Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005 và Luật Công nghệ thông tin năm 2006, nhà cung cấp dịch vụ có trách nhiệm thông báo và loại bỏ nội dung thông tin số trái pháp luật khi phát hiện hoặc được thông báo bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền Đối với việc thu thập, xử lý và sử dụng thông tin cá nhân, các tổ chức, cá nhân phải thông báo rõ ràng về hình thức, phạm vi, địa điểm và mục đích của việc thu thập Thông tin cá nhân chỉ được sử dụng đúng mục đích và lưu trữ trong thời gian quy định Họ cũng phải thực hiện các biện pháp bảo mật cần thiết để bảo vệ thông tin cá nhân khỏi mất mát, đánh cắp hoặc tiết lộ Việc cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của người đó hoặc theo quy định của pháp luật Người dân có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu quyền lợi của họ bị vi phạm Luật Công nghệ thông tin cũng quy định việc bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với nội dung thông tin số, đảm bảo rằng việc tạo lập và sử dụng các nội dung này phải tuân thủ cả hai luật.

CÂU HỎI ÔN TẬP MÔ ĐUN 1

Câu 1: Nêu cấu trúc cơ bản của một hệ thống máy tính? Chức năng của mỗi thành phần?

Công nghệ thông tin và truyền thông (CNTT-TT) hiện nay có mặt trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống như giáo dục, y tế, kinh doanh, và giải trí Việc ứng dụng CNTT-TT không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn cải thiện chất lượng cuộc sống của con người Nhờ vào CNTT-TT, thông tin được truyền tải nhanh chóng và chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định và kết nối cộng đồng Tầm quan trọng của CNTT-TT ngày càng gia tăng, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế và xã hội, đồng thời mở ra nhiều cơ hội mới cho mọi người.

Câu 3: Nêu các biện pháp để đảm bảo sức khỏe và an toàn cho người làm việc với máy tính và môi trường?

Câu 4: Phân biệt các loại virus máy tính? Các biện pháp để giữ an toàn thông tin trên mạng máy tính?

Luật Sở hữu trí tuệ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của các nhà phát triển phần mềm và khuyến khích đổi mới sáng tạo trong lĩnh vực công nghệ thông tin Tại Việt Nam, luật này được thực thi thông qua các quy định rõ ràng về bản quyền, nhãn hiệu và sáng chế, nhằm ngăn chặn hành vi vi phạm và bảo vệ tài sản trí tuệ Việc tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ không chỉ giúp các doanh nghiệp bảo vệ sản phẩm của mình mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của ngành công nghiệp phần mềm tại Việt Nam.

SỬ DỤNG MÁY TÍNH CƠ BẢN GIỚI THIỆU

Mô đun này cung cấp kiến thức cơ bản giúp bạn bắt đầu làm việc với máy tính, bao gồm các bước thực hiện công việc đúng cách, cách mở và tắt máy tính an toàn, quản lý dữ liệu qua hệ điều hành, cũng như sử dụng một số tiện ích cơ bản trên máy tính.

Sau khi học xong bài này, người học có khả năng:

- Trình bày được các kiến thức về phần mềm hệ thống, hệ điều hành, quản lý dữ liệu, chức năng các thành phần của hệ điều hành

Sử dụng thành thạo máy tính và quản lý dữ liệu hiệu quả với hệ điều hành Windows là rất quan trọng Người dùng cần nắm vững các chức năng điều khiển và cài đặt máy tính trên Windows để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

- Lắng nghe, quan sát, thực hành theo hướng dẫn của giáo viên và các hướng dẫn thực hành trong tài liệu này

Các hiểu biết cơ bản để bắt đầu làm việc với máy tính

Trình tự và các lưu ý thực hiện công việc đúng cách, an toàn

Để bắt đầu làm việc, bạn cần khởi động máy tính bằng nút khởi động Sau đó, mở các phần mềm hoặc thư mục cần thiết cho công việc Trong quá trình làm việc, hãy nhớ thường xuyên lưu dữ liệu để tránh mất mát thông tin Trước khi tắt máy, hãy lưu và đóng tất cả các chương trình đang mở Cuối cùng, tắt máy tính bằng phần mềm để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.

Mở máy, đăng nhập và sử dụng bàn phím, chuột

Các máy tính cá nhân (PC) thường dùng hệ điều hành Windows làm phần mềm hệ thống, với những đặc điểm:

Khởi động máy tính: sử dụng công tắc nguồn được lắp đặt phía trước hoặc ở phía trên cùng trên thân máy tính

Tắt máy tính trong hệ điều hành: sau khi sử dụng xong máy tính, để tắt máy tính, chọn nút Start\Shut down

Ngoài ra có thể click ở mũi tên bên phải nút Shut down để mở ra các tùy chọn: Stand By: Chế độ nghỉ chờ

Turn Off: Tắt máy tính

Restart: Khởi động lại máy tính

Hibernate: Chế độ ngủ đông

Log Off: Đăng xuất ra tài khoản hiện dùng của máy tính

Switch User: Chuyển sang tài khoản người dùng khác của máy tính

Trong trường hợp đặc biệt khi không thể tắt máy tính theo cách thông thường, người dùng có thể nhấn và giữ nút Power trên case máy tính trong 8 giây Tuy nhiên, việc này nên được hạn chế để đảm bảo sự ổn định cho cả phần cứng và phần mềm của máy tính.

Hình 2.2 Tùy chọn Shut down

Sử dụng bàn phím, chuột máy tính

Chuột máy tính là thiết bị quan trọng giúp điều khiển chuyển động của con trỏ trên màn hình, cho phép người dùng tương tác với máy tính một cách trực quan và hiệu quả.

Có 3 loại cơ bản: chuột cơ khí (bi), chuột quang, chuột không dây Chuột máy tính thường được kết nối qua cổng PS2 hoặc cổng USB

+ Bàn phím (Keyboard): Là thiết bị thông dụng giúp người dùng đưa thông tin vào trong máy tính hoặc ra lệnh cho máy tính thông qua các phím

Cách sử dụng bàn phím:

Các phím chức năng: Bao gồm các phím từ F1 đến F12 dược dùng để thực hiện một công việc cụ thể và được quy định tùy theo từng chương trình

Các phím thông dụng trên bàn phím: Nằm sát dưới vùng các phím chức năng, nó bao gồm:

Phím ký tự là công cụ giúp người dùng nhập các ký hiệu trên phím, bao gồm chữ cái từ A đến Z, các chữ số từ 0 đến 9, cùng với các ký hiệu và ký tự đặc biệt khác.

+ Phím dấu: Dùng để nhập các dấu được ký hiệu trên phím, các phím có 2 ký tự được dùng kèm với phím Shift

+ Phím số: Dùng để nhập các ký tự số

Một số phím đặc biệt trên bàn phím:

Phím ENTER có vai trò quan trọng trong việc thông báo cho máy tính biết rằng dòng lệnh đã kết thúc hoặc quá trình nhập thông tin đã hoàn tất, từ đó lệnh được thực hiện Trong các chương trình soạn thảo, phím ENTER được sử dụng để kết thúc và xuống dòng, trong khi trong các tác vụ tính toán, phím này tương đương với lệnh OK.

+ Phím SHIFT: Lấy ký tự in hoa với phím có 1 ký tự, lấy ký tự phí trên đối với phím có 2 ký tự

+ Phím CAPS LOCK: Đổi chế độ viết thường thành chế độ viết hoa (chú ý khi chế độ Caps Lock được kích hoạt thì đèn Caps Lock báo sáng)

Phím SPACEBAR không chỉ tạo khoảng cách giữa các từ mà còn có chức năng xóa ký tự bên phải con trỏ trong chế độ ghi đè ở một số chương trình soạn thảo văn bản.

+ Phím DELETE: Xóa đối tượng đang được chọn, xóa ký tự nằm bên phải con trỏ trong các chương trình xử lý văn bản

+ Phím BACKSPACE: Lùi và xóa ký tự bên trái con trỏ

+ Phím INSERT: Đổi chế độ viết chèn chế độ đè và ngược lại

+ Phím NUM LOCK: Bật tắt các phím số

+ Phím PgUp: Dùng để chuyển con trỏ lên một trang màn hình

+ Phím PgDown: Dùng để chuyển con trỏ xuống một trang màn hình

+ Phím ESC: Thường dùng để tạm ngừng chương trình và thoát ra

+ Phím TAB: Di chuyển con trỏ, đẩy sang phải một khoảng rộng, chuyển sang một cột hoặc Tab khác

+ Phím HOME: Di chuyển dấu nháy về đầu dòng trong các chương trình xử lý văn bản

+ Phím END: Di chuyển dấu nháy về cuối dòng trong các chương trình xử lý văn bản

Các phím mũi tên được sử dụng để di chuyển dấu nháy trong các chương trình xử lý văn bản cũng như để điều khiển di chuyển trong các trò chơi.

Các dấu chấm nổi trên phím F và J giúp người dùng xác định vị trí của ngón trỏ trái và phải khi gõ bàn phím bằng 10 ngón tay Ngoài ra, dấu chấm trên phím số 5 trong cụm phím số giúp định vị ngón giữa tại vị trí số 5 khi thao tác.

- Các thao tác với thư mục, phím tắt: Quản lý, kiểu hiển thị, tạo mới, đổi tên, xóa, sao chép, di chuyển, khôi phục

Làm việc với hệ điều hành

Màn hình làm việc

Đăng nhập vào máy tính

Hình 2.3 Màn hình đăng nhập

Khi hệ điều hành đã được tải xong, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng tài khoản người dùng, nhập mật khẩu và nhấn ENTER để đăng nhập và bắt đầu sử dụng máy tính.

Khi đăng nhập thành công, màn hình Desktop Windows 7 có dạng:

Biểu tượng và cửa sổ

- Công cụ của các nhóm biểu tượng trong màn hình Desktop:

+ Thanh thực đơn Start: Liệt kê các chương trình ứng dụng trong máy tính

+ Taskbar: Theo dõi các chương trình đang làm việc; thiết lập thuộc tính cho thanh tác vụ

+ My Computer: Thực hiện các công việc (cài đặt, quản lý) máy tính + Recycle bin: Lưu các tệp tạm xóa, cho phép phục hồi lại khi cần

- Thao tác trên màn hình Destop:

+ Di chuyển, sao chép, đặt tên, đổi tên, đặt thuộc tính, xóa tệp, thư mục

+ Chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng trong Windows

+ Chọn nhiều tệp, thư mục liên tục, không liên tục trong danh sách

+ Thu nhỏ, phóng to, đóng ứng dụng

+ Hiển thị các biểu tượng chính trên màn hình Desktop

+ Tạo/Xóa các Icon/Shortcut trên màn hình Desktop

+ Sắp xếp biểu tượng trên màn hình Desktop

+ Đưa một biểu tượng chương trình lên thanh Taskbar

The Control Panel window includes several essential functions: Date and Time settings, Mouse configuration, Display options, Keyboard settings, Power Options, Regional and Language settings, Internet Options, Devices and Printers management, Administrative Tools, and Personalization features.

Desktop Gadgets; chức năng Progarams and Features; chức năng User Accunts; chức năng Windows Firewall

Quản lý thư mục và tệp

Thư mục và tệp

Tệp tin là một tập hợp dữ liệu liên quan được tổ chức theo một cấu trúc nhất định, thường được lưu trữ trên đĩa từ Tên tệp tin thường bao gồm hai phần.

Tên tệp tin được đặt bởi người tạo, bao gồm các ký tự từ A đến Z, chữ số từ 0 đến 9, dấu gạch dưới và khoảng trắng Nên tránh sử dụng dấu và các ký hiệu đặc biệt để hạn chế lỗi trong quá trình truyền tin.

Phần mở rộng tệp tin thường gồm 3 ký tự và cho biết loại tệp tin đó thuộc về thể loại nào Thông thường, phần mở rộng này được chương trình ứng dụng tự động gán khi tạo lập tệp tin.

+ Giữa tên và phần mở rộng ngăn cách nhau bởi dấu chấm "."

Thư mục là nơi lưu trữ các tệp tin theo chủ đề do người sử dụng tạo ra, với tên thư mục được đặt theo quy tắc đặt tên tệp nhưng không có phần mở rộng Đường dẫn là chuỗi tên các thư mục cần đi qua để truy cập tệp tin, trong đó các thư mục được phân tách bằng dấu \ hoặc dấu mũi tên, với thư mục sau phải là thư mục con của thư mục đứng trước.

Quản lý thư mục và tệp

Quản lý thông qua tiện ích Windows Explorer của Windows

+ Tạo thư mục (Folder): Kích phải chuột vào vị trí cần tạo, chọn New-

Thực hiện các thao tác về di chuyển, sao chép, xóa, đặt, đổi tên, đặt thuộc tính tệp tin/thư mục

+ Di chuyển: Chọn thư mục hoặc tệp tin cần di chuyển, sau đó nhấn tổ hợp Ctrl + X, chuyển đến thư mục đích, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

+ Đổi tên: Chọn thư mục hoặc tệp tin cần đổi tên, nhấn phím F2 hoặc kích chuột phải chọn Rename, nhập tên mới, nhấn phím Enter để thực hiện

+ Xóa thư mục hoặc tệp tin: Chọn thư mục hoặc tệp tin cần xóa, sau đó nhấn phím Delete để thực hiện

Một số phần mềm tiện ích

Nén và giải nén tệp

WinRAR là phần mềm nén và giải nén tệp tin, giúp giảm kích thước tệp lớn thành tệp nhỏ hơn, thuận tiện cho việc lưu trữ và chia sẻ thông tin.

Chọn một hay nhiều tệp tin hoặc thư mục hoặc nhấn nút phải chuột, khi xuất hiện Menu với các chức năng sau:

Add to Archive : Mở chương trình Winrar để tạo tệp tin nén với nhiều lựa chọn khác

Add to "tên_tập_tin.rar": Nén tập tin vào đưa vào "tên_tập_tin.rar"

Compress and email : Nén và gửi tệp tin qua email

Compress to "tên_tập_tin.rar" and email: Nén, đặt tên theo tên của đối tượng và gửi tệp qua email.

Phần mềm diệt virus, phần mềm an ninh mạng

Phần mềm diệt virus là ứng dụng thiết yếu cho mọi hệ thống, giúp bảo vệ người dùng khỏi sự gia tăng nhanh chóng và nguy hiểm của virus, malware và trojan Do đó, việc tìm kiếm các giải pháp bảo mật hiệu quả trở nên quan trọng hơn bao giờ hết để phòng ngừa các cuộc tấn công trên mạng.

Với sự gia tăng của nhiều phần mềm và chương trình diệt virus miễn phí, việc chọn lựa phần mềm diệt virus tốt nhất trở nên vô cùng quan trọng.

Một số phần mềm diệt Virus hay được sử dụng tại Việt Nam: Bkav, Norton, Kapersky,

Để sử dụng tiếng Việt trên Windows, bạn cần cài đặt font chữ tiếng Việt và phần mềm gõ tiếng Việt như Vietkey hoặc Unikey Khi gõ tiếng Việt, hãy chọn bảng mã phù hợp với kiểu font chữ đang sử dụng Hiện nay, bộ font Unicode thường đã được tích hợp sẵn trong Windows.

Trong phần mềm gõ tiếng Việt, có hai kiểu gõ phổ biến là Telex, thường được sử dụng ở miền Bắc, và VNI, phổ biến ở miền Nam Chi tiết về cách sử dụng và kết hợp các kiểu gõ này sẽ được trình bày rõ trong Mô đun 3, phần 3.1 của tài liệu.

Lựa chọn máy in

Tải trình điều khiển (Driver) phù hợp với loại máy in (đĩa cài đặt đi kèm máy in khi mua)

Bước 2: Tiến hành cài đặt như sau

Cài đặt in cục bộ (Localhost) trên máy tính

Kết nối máy in với máy tính (sử dụng máy in HP Laserjet P2014, kết nối máy tính bằng cổng USB)

Hình 2.1 Cửa sổ Devices and Printer

Xuất hiện cửa sổ Devices and Printer như sau:

Hình 2.2 Chọn Add a local printer để cài máy in

Bấm Add a local printer để cài đặt máy in chế độ độc lập (không chia sẻ trên mạng máy tính)

Hình 2.3 Chế độ máy in không chia sẻ

Chọn cổng kết nối với máy in, mặc định là cổng LPT1, ở đây kết nối giữa máy in HP P22014 qua cổng USB

Chọn kết nối qua cổng USB - Next

Hình 2.4 Danh sách các loại máy in để cài đặt

Manufacture - chọn hãng máy in

Printer - chọn tên máy in và trình điều khiển

Chọn Have Disk để trỏ đến nơi chứa Driver của máy in:

Hình 2.5 Chọn Driver phù hợp từ đường dẫn

Chọn Driver máy in phù hợp, bấm Next để thực hiện

Hình 2.6 Đặt tên cho máy in Điền tên máy in ở mục Printer name, rồi bấm Next

Tiếp theo xuất hiện hộp thoại sau:

Hình 2.7 Cài đặt thuộc tính máy in

Chọn Do not share this printer: Không dùng máy in chung trên mạng Chọn share this printer so: Dùng chung máy in trên mạng

Click vào nút Next, xuất hiện hộp thoại sau:

Hình 2.8 Hộp thoại khi cài xong máy in

Chọn Print a test page để in thử, bấm Finish để kết thúc.

In

Chế độ dùng chung trong mạng: Vào Start - Control Panel - Printers and device or Printers and Faxes

Chọn máy in tương thích, click chuột phải, chọn Sharing - đánh dấu vào ô Share this Printer - Apply, bấm OK để thực hiện

To set a printer as the default in Windows, navigate to Start, then Control Panel, and select Printers and Devices or Printers and Faxes Double-click on the desired printer, configure the paper size and print settings, and finally click on "Set As Default Printer" to establish it as the default option for printing.

BÀI TẬP THỰC HÀNH MÔ ĐUN 2 Bài thực hành số 1: (3)

- Khởi động máy tính, đăng nhập làm quen với màn hình nền Desktop

- Các thao tác di chuyển, click nút trái, phải, double click chuột

- Làm quen với các thành phần của Desktop

- Tạo biểu tượng lối tắt trên màn hình nền

- Mở, phóng to, thu nhỏ, đóng cửa sổ My Computer, Recycle Bin

- Mở cửa sổ Windows Explorer, truy cập vào các thư mục, nhận diện đường dẫn, tạo biểu tượng lối tắt trên màn hình nền

- Liệt kê 5 kiểu tệp tin có phần mở rộng khác nhau trên máy tính, nhận diện loại dữ liệu của từng tệp tin

- Khởi động cửa sổ Windows Explorer và tạo cây thư mục như hình bên và thực hiện:

- Đổi tên các thư mục sau:

- Tìm kiếm các tập tin:

* docx sau đó chép vào thư mục SOANTHAO

*.bmp sau đó chép vào thư mục VEHINH

- Xem và thay đổi thuộc tính các tập tin trong thư mục

- Khởi động cửa sổ Windows Explorer, tạo nhánh thư mục như hình bên dưới và thực hiện:

- Tìm kiếm chọn 05 tập tin *.txt dung lượng Dùng mục lục tự động

Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ

Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ

Ctrl+D Mở hộp thoại định dạng font chữ

Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm

Ctrl+I Bật/tắt chữ nghiêng

Ctrl+U Bật/tắt chữ gạch chân

Ctrl+A Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file

Ctrl+F Tìm kiếm ký tự

Ctrl+G (F5) Nhảy đến trang số …

Ctrl+H Tìm kiếm và thay thế ký tự

Ctrl+K Tạo liên kết (Link)

Ctrl+Home Về đầu file

Ctrl+End Về cuối file

Alt+Tab Chuyển đổi cửa sổ làm việc

Start+D Chuyển ra màn hình Desktop

Start+E Mở cửa sổ Internet Explore, My computer

Print Screen Chụp toàn bộ màn hình đang hiển thị

Bảng 3.3 Bảng các phím tắt thông dụng Định dạng tài liệu

Định dạng Font chữ

Thanh công cụ chính để định dạng Font: Tab Home → group Font

Khi mở một trang soạn thảo mới trong Word, font chữ mặc định là Calibri Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi định dạng font theo ý muốn Để thực hiện điều này, hãy mở một trang Word trống, chọn font và các định dạng cần thiết, sau đó truy cập Tab Home và nhóm Font để mở cửa sổ Font.

Hình 3.23 Chức năng định dạng ở cửa sổ Font Để định dạng Font chữ → Chọn khối văn bản cần định dạng

Hình 3.24 Định dạng font chữ bằng thanh công cụ mini

Hoặc định dạng trên nhóm công cụ Font của Tab Home:

Hình 3.25 Định dạng font chữ sử dụng vùng Font trong tab HOME

- Định dạng Font: Click → chọn Font muốn định dạng

- Chọn kích thước chữ: → chọn kích cỡ theo danh sách có sẵn, hoặc tự nhập

- Change Case: → chuyển đổi từ chữ hoa → chữ thường, ngược lại, …

Hình 3.26 Tùy chọn đổi chữ hoa – thường Change Case

- Chữ in đậm: → chọn khối văn bản → (Ctrl+B) / click biểu tượng

- Chữ in nghiêng: → chọn khối văn bản → (Ctrl+I) / click biểu tượng

- Chữ gạch dưới: → chọn khối văn bản → (Ctrl+U) / click biểu tượng để chọn kiểu gạch chân

- Chỉ số trên: → ax 2 +bx=c

Explore various text effects such as font styles, background fills, outline borders, shadows, reflections, and glowing effects Additionally, discover number formatting options and the use of ligatures to enhance your typography.

- Xóa định dạng: → Xóa định dạng → Xóa định dạng

Ngoài ra, có thể thay đổi khoảng cách giữa các từ, vị trí từ trong hàng, …→ mở cửa sổ font → chọn Tab Advance

Định dạng đoạn văn trong tài liệu

Định dạng paragraph giúp thay đổi cách trình bày toàn bộ tài liệu Bạn có thể truy cập các công cụ định dạng paragraph bằng cách chọn Tab Home và tìm trong nhóm Paragraph.

Hình 3.28 Vùng định dạng đoạn văn bản (Paragraph) Căn lề

Căn lề trong Paragraph: Canh lề cho phép thiết lập cách văn bản xuất hiện Để thay đổi lề ta thực hiện như sau:

Chọn đoạn văn bản, rồi nhấp vào tab Home, rồi chọn nút thích hợp cho việc căn lề trên nhóm Paragraph:

- Align Left (Ctrl+L): văn bản được canh lề sang mép bên trái

- Center (Ctrl+E): Văn bản được căn giữa các lề

- Align Right (Ctrl+R): Văn bản được canh lề sang mép bên phải

- Justify (Ctrl+J): Văn bản được dàn đều cả hai bên trái và phải

Thụt lề đoạn: Thụt lề đoạn cho phép xác định văn bản trong một đoạn căn lề khác nhau Có một số tùy chọn cho việc thụt lề:

Hình 3.29 Căn lề Paragraph với thanh thước

- First Line: Điều khiển đường biên bên trái cho dòng đầu tiên của đoạn

- Hanging: Điều khiển đường biên trên trái với tất cả các dòng trong một đoạn ngoại trừ dòng đầu tiên

- Left: Điều khiển đường biên bên trái với mọi dòng trong một đoạn

- Right: Điều khiển đường biên bên phải với mọi dòng trong một đoạn

Chọn các dòng cần định dạng khoảng cách cho chúng

Chọn chức năng Line and Paragraph Spacing

Hình 3.30 Công cụ chỉnh khoảng cách giữa các dòng

Thay đổi các thông số trong phần Spacing để tạo khoảng cách giữa các dòng

Thêm đường viền khung cho văn bản Để tạo một đường viền bao quanh một đoạn hoặc các đoạn, ta thực hiện như sau:

Lựa chọn vùng văn bản nơi muốn có đường viền hay hiệu ứng tô bóng Nhấp nút Borders trên nhóm Paragraph, chọn Border and Shading

Hình 3.31 Công cụ tạo đường viền và tô bóng (Borders and Shading)

Hoặc có thể tùy chọn cụ thể khi chọn lệnh Borders and Shading

Hình 3.32 Tab tùy chọn kẻ khung viền cho văn bản (Borders)

Trong cửa sổ Borders and Shading → chọn Tab Shading

Hình 3.33 Tab tùy chọn tô bóng cho văn bản (Shading)

Để định dạng tài liệu một cách nhanh chóng và đẹp mắt, bạn có thể sử dụng công cụ định dạng Bullet and Numbering cho danh sách.

Chọn đoạn tài liệu cần định dạng

Chọn Tab Home → group Paragraph → Bullets/Numbering

Hình 3.34 Công cụ tạo ký tự đầu đoạn văn bản Bullets

Hình 3.35 Minh họa sử dụng Bullets

Hình 3.36 Công cụ đánh số đầu đoạn văn bản (Numbering) Tạo chữ lớn đầu đoạn Để tạo chữ lớn đầu đoạn thực hiện như sau:

Bước 1 Để con trỏ tại đoạn văn bản có chữ cái ở đầu đoạn

Bước 2 Chọn Ribbon Insert/ Biểu tượng DropCap

Bước 3: Chọn các nút tùy chọn:

None: Không; Dropped: Rơi chữ theo số dòng; In

Margin: Rơi chữ thẳng lề

Để thiết lập điểm dừng Tab cho văn bản, người dùng có thể đặt Tab trực tiếp trên Tab Selector hoặc mở cửa sổ Tab để thiết kế Ngoài ra, việc đặt Tab cũng có thể thực hiện trực tiếp trên thước.

- Left tab → Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đó sẽ chạy sang phải khi nhập liệu

- Right tab → Nằm ở phải cuối đoạn text Khi nhập liệu, đoạn text sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab

- Center tab → Đặt vị trí chính giữa đoạn text Đoạn text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi nhập liệu

- Decimal tab → Khi đặt tab này, những dấu chấm phân cách phần thập phân sẽ nằm trên cùng một vị trí

Tab bar là loại tab không xác định vị trí cho văn bản, mà chỉ chèn một thanh thẳng đứng đến vị trí đã đặt Để thiết lập tab, bạn cần chọn Tab từ trình chọn Tab và nhấp chuột trái (L-Click) trên thanh thước ngang tại vị trí mong muốn.

Hình 3.37 Công cụ tạo chữ lớn đầu đoạn Dropcap Đặt qua Cửa sổ Tab Để mở cửa sổ thiết lập Tab, ta chọn:

- Tab Home → group Paragraph → Paragraph setting

Hình 3.39 Cách mở cửa sổ thiết lập Tab

- Đặt một tab bất kỳ trên thước ngang → double click trên biểu tượng tab đó:

Hình 3.40 Đặt tab mới trên thước ngang

- Cửa sổ thiết lập Tab:

Hình 3.41 Các tùy chọn trong cửa sổ thiết lập tab

Sau khi đã thiết lập tất cả các thuộc tính cho các Tab, để thực hiện Tab cho mỗi vị trí, chỉ cần nhấn phím Tab trên bàn phím

Hình 3.42 Vị trí phím Tab trên bàn phím

Chia cột đoạn văn bản

Vào Tab Page Layout → group Page Setup → Column:

Hình 3.44 Cửa sổ tùy chọn chia cột cho văn bản Columns

- One: đưa đoạn văn về một cột

- Two: Chia đoạn văn thành hai cột bằng nhau

- Three: Chia đoạn văn thành ba cột bằng nhau

- Left: Chia đoạn văn thành hai cột, lệch trái

- Right: chia đoạn văn thành hai cột, lệch phải

- Number of columns: chọn số cột muốn chia

- Width and spacing: Thiết lập độ rộng và khoảng các của các cột

Tạo và hiệu chỉnh bảng

Tạo bảng

Để tạo bảng trực tiếp từ biểu tượng Table, bạn cần đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn bảng Sau đó, hãy chọn tab Insert và nhấn vào Table Cuối cùng, rê chuột trên các ô để chọn số dòng và cột tương ứng mà bạn muốn tạo.

3.45 Công cụ chèn bảng Hình

Hình 3.46 Tùy chọn cách chèn bảng

Hình 3.47 Tùy chọn định dạng bảng mới trong cửa sổ Insert Table

Hình 3.48 Minh họa bảng mới được tạo

Tự thiết kế bảng với những cột và dòng theo ý bạn, có thể chọn đường kẻ bảng theo ý mình.

Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng

Các công cụ để định dạng và chỉnh sửa cấu trúc bảng:

Hình 3.50 Tab định dạng và chỉnh sửa cấu trúc bảng Design và Layout

Chọn đối tượng muốn định dạng:

- Chọn ô: Click chuột vào ô cần chọn

- Chọn cột: Click chuột lên cột cần chọn

- Chọn hàng: Click chuột lên hàng ở đầu hàng cần chọn

- Chọn cả bảng: Click chuột lên góc trên của bảng

Thao tác thêm, xóa hàng và cột

- Click chuột vào trong bảng, chọn tab Layout -> group Rows & Column:

Hình 3.51 Công cụ thêm, xóa hàng, cột

To enhance your table, you can use the "Insert Above" option to add a row above the current cursor position Similarly, the "Insert Below" feature allows you to add a row directly beneath the cursor's location Additionally, by selecting "Insert Left," you can create a new column to the left of the column where the cursor is positioned.

+ Insert Right: Thêm cột bên phải cột chứa con trỏ

- Các thao tác xóa bảng, hàng, cột: chọn bảng, hàng, cột cần xóa

- Chọn các ô cần trộn, chọn Tab Layout -> Group Merge có các chức năng sau:

Hình 3.52 Công cụ gộp, tách ô

+ Merge Cell: Trộn các ô đang chọn thành một ô duy nhất

+ Split Cells: Tách thành nhiều ô

+ Split Table: Tách thành hai bảng khác nhau

Canh lề cho dữ liệu trong ô

- Chọn các ô cần canh lề dữ liệu, Tab Layout → group Alignment:

Hình 3.53 Công cụ canh lề dữ liệu trong ô

+ Text Direction: Thay đổi hướng của dữ liệu trong ô

+ Cell Margins: Thiết lập khoảng cách giữa dữ liệu và lề ô Định dạng bảng

Chọn đối tượng cần định dạng → Tab Design →

Hình 3.54 Sử dụng tab Design để định dạng bảng

Chèn hình minh họa – đồ họa cho tài liệu

Chèn hình ảnh vào tài liệu

Khi soạn thảo tài liệu, việc chèn hình ảnh minh họa giúp văn bản trở nên hấp dẫn và thực tế hơn Để thực hiện điều này, bạn cần biết cách chèn hình ảnh một cách hiệu quả.

- Để con trỏ tại vị trí muốn chèn → Tab Insert → group Illustrations →

- Chọn hình ảnh muốn chèn từ thư viện ảnh → Insert

Hình 3.55 Công cu chèn ảnh Pictures Điều chỉnh hình ảnh

- Sau khi hình được chèn vào → chỉnh sửa, định dạng, di chuyển đến những vị trí cần

- Tab Format của Picture → có đầy đủ các chức năng để định dạng cho hình ảnh

Hình 3.56 Sử dụng tab Format để định dạng hình ảnh

- Vùng Adjust: Điều chỉnh độ sáng tối, màu, thay đổi hình ảnh

+ Remove Backgroud: xóa những vùng không cần trên hình ảnh

Hình 3.57 Thay đổi, điều chỉnh tính chất ảnh

+ Corrections: Chỉnh độ sáng tối cho hình ảnh

+ Color: Chỉnh màu cho hình ảnh để phù hợp với nền trang tài liệu

Hình 3.58 Công cụ chọn màu và sáng tối hình ảnh

+ Artistic Effect: Một số hiệu ứng nghệ thuật → hình ảnh sống động và đẹp hơn

Hình 3.59 Công cụ tạo hiệu ứng ảnh nghệ thuật

+ Compress Picture: Đưa hình ảnh trở về kích thước ban đầu

+ Change Picture: Đổi hình ảnh khác

+ Reset Picture: bỏ hết tất cả những hiệu ứng vừa thiết lập → đưa hình ảnh trở về dạng ban đầu khi chèn

- Vùng Picture Style: điều chỉnh và tạo hiệu ứng cho hình ảnh

Hình 3.60 Vùng công cụ điều chỉnh và tạo hiệu ứng cho hình ảnh Picture Style

+ Định dạng khung và đường viền cho hình ảnh: để hình ảnh tạo điểm nhấn hơn, có thể đưa ảnh vào khung hình

+ Picture Effect: có thể tạo hiệu ứng cho hình ảnh với những hiệu ứng đẹp mắt: đổ bóng, 3-D, phản chiếu gương, …

Hình 3.61 Công cụ tạo hiệu ứng cho ảnh Picture Effects

+ Picture Layout: Ngoài ra có thể chuyển hình ảnh vào các lược đồ SmartArt

Hình 3.62 Chuyển sử dụng ảnh trong các lược đồ

- Vùng Arrange: Di chuyển và sắp xếp hình ảnh

Hình 3.63 Công cụ tùy chọn vị trí hình ảnh Position

+ Wrap Text: chọn cách đặt ảnh và có thể di chuyển hình ảnh đến vị trí mong muốn

Hình 3.64 Công cụ tùy chọn vị trí của ảnh so với văn bản Wrap text

▪ In Line with Text: Hình và chữ cùng nằm trên một hàng

▪ Square: Chữ bao quanh hình theo hình vuông

▪ Tight: Chữ bao quanh hình theo đường viền của hình

▪ Through: Chữ bao quanh xuyên suốt hình

▪ Top and Bottom: Chữ canh theo lề trên và lề dưới của hình

▪ Behind Text: Hình nằm dưới chữ tạo hình nền

▪ In Front of Text: Hình nằm trên bề mặt chữ

▪ Edit Wrap Points: Thiết lập giới hạn chữ đè lên hình

▪ More Layout Options: Mở màn hình Layout.

Chèn đối tượng hình dạng (shape) có sẵn

Để chèn một số hình ảnh có sẵn trong Word, vào Tab Insert → group Illustrations → Shapes:

Hình 3.65 Công cụ chèn các kiểu hình dạng (Shapes) vào văn bản

Chọn hình ảnh bất kỳ và vẽ vào nơi cần, và chỉnh sửa với Tab Format của Shapes:

Chèn chữ nghệ thuật WordArt

Công cụ tạo chữ nghệ thuật trong văn bản, WordArt được xử lý như một hình ảnh chèn vào văn bản

- Chọn Tab Insert → Group Text → WordArt

Hình 3.67 Công cụ chèn chữ nghệ thuật

- Chọn kiểu WordArt và nhập nội dung

Hình 3.68 Minh họa kiểu WordArt

Chú ý: Chọn font thích hợp để hiển thị được Tiếng Việt

- Chọn đối tượng → Tab Format

Hình 3.69 Sử dụng các vùng trong tab Format để định dạng WordArt

Group Shape Styles: Chọn đối tượng WordArt thực hiện mở rộng

Shape Styles, chọn hiệu ứng tương ứng

Hình 3.70 Công cụ định dạng nhanh nền và viền đối tượng theo mẫu

+ Shape Fill: Tạo màu nền cho WordArt

+ Shape Outline: Tạo màu viền cho WordArt

+ Shape Effects: Tạo hiệu ứng cho WordArt như là bóng, phản chiếu, 3D…

Hình 3.71 Vùng định dạng nhanh kiểu WordArt

+ Text Fill : Màu nền chữ WordArt

+ Text Outline : Màu đường viền chữ WordArt

+ Text Effect : Hiệu ứng chữ WordArt

+ More : Mở rộng WordArt Styles

Ngoài các hiệu ứng như bóng, phản chiếu, 3D… người dùng có thể thay đổi hình dạng của WordArt bằng chức năng Transform

Hình 3.72 Sử dụng công cụ Transform để thay đổi hình dạng WordArt

Chèn hình ảnh SmartArt

Có những thông tin cần phải đưa vào một tổ chức để thể hiện rõ nội dung, SmartArt trong Word có thể giải quyết vấn đề đó giúp bạn

- Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn → Tab Insert → group Illustrations → SmartArt

Hình 3.73 Công cụ tạo sơ đồ thông minh SmartArt

Hình 3.74 Tùy chọn các kiểu SmartArt

- Để hiệu chỉnh SmartArt sau khi chèn vào → group Tab SmartArt Tools → Tab Design

Hình 3.75 Sử dụng tab Design để hiệu chỉnh SmartArt

- Group Create Graphic: tạo một số đồ họa cho SmartArt, thêm Shape, Bullet, di chuyển vị trí trái - phải - trên - dưới

- Group Layouts: chọn lại dạng lược đồ khác

- Change Color: đổi màu cho các lược đồ

- SmartArt Style: đổi dạng hiển thị cho các đối tượng trong lược đồ

- Reset: đưa lược đồ về dạng ban đầu.

Chèn Text Box

Text Box là các ô cho phép người dùng nhập dữ liệu vào Text Box và có thể được đặt bất cứ đâu trong tài liệu

- Thực hiện: Tab Insert → Group Text → Text Box

Hình 3.76 Công cụ chèn hộp văn bản Text Box

Người dùng có thể lựa chọn Text Box mẫu có sẵn trong Word 2013 hoặc tự thiết kế Text Box của riêng mình bằng cách chọn "Vẽ Hộp Văn Bản" và thực hiện việc vẽ và định dạng tương tự như công cụ Shape.

Để nhập văn bản vào Text Box, bạn chỉ cần nhấp đúp vào nó Để điều chỉnh kiểu dáng và nội dung của Text Box, hãy chọn nó và sử dụng tab Format để thực hiện các định dạng cần thiết.

Hình 3.77 Sử dụng tab Format để định dạng Text Box

Thiết lập đầu trang và chân trang

Khi soạn thảo tài liệu, giáo trình hoặc tiểu luận trong MS Word, bạn có thể sử dụng chức năng Header and Footer để hiển thị tên tài liệu, tên tác giả và số trang trên mỗi trang.

- Vào Tab Insert → Group Header & Footer

- Chọn Header/Footer để thiết kế

Hình 3.78 Minh họa sử dụng Header

- Tab Design của Header hiển thị khi ta thiết kế

- Group Insert → Chèn ngày, giờ, thông tin tài liệu, hình ảnh…

- Group Navigation → Di chuyển giữa Header và Footer, các section

- Group Options → Chọn kiểu hiển thị

- Group Postion → Canh lề vị trí hiển thị

- Group Close → Đóng Header & Footer

Khi tạo Header và Footer, chúng thường xuất hiện trên tất cả các trang của tài liệu Tuy nhiên, nếu tài liệu có nhiều phần và cần mỗi phần có Header và Footer riêng, bạn có thể thiết lập điều này Để thực hiện, hãy đến cuối mỗi phần hoặc chương, chọn Tab Page Layout, vào nhóm Page Setup và chọn Break.

Quy tắc sử dụng các dấu câu trong văn bản và thể thức văn bản

Quy tắc sử dụng các dấu trong văn bản

Các quy tắc và quy luật sử dụng dấu ngoặc đơn, ngoặc kép, hai chấm, gạch ngang, chấm thang, phẩy, chấm, và cách đặt dấu hỏi ngã cần được tuân thủ nghiêm ngặt khi soạn thảo văn bản trên máy tính.

Các dấu câu dùng để kết thúc câu như dấu chấm, phẩy, chấm than, chấm hỏi, hai chấm, chấm phẩy và dấu ba chấm cần được viết liền với chữ cuối cùng của câu mà không có dấu cách Tuy nhiên, sau các dấu này phải có một dấu cách, trừ khi câu nằm ở cuối ngoặc đơn, ngoặc kép, hoặc ở cuối một đoạn văn.

+ Cách viết sai: Hôm nay là thứ mấy ? (dấu chấm hỏi viết cách chữ "y" một khoảng trống)

+ Cách viết đúng: Hôm nay là thứ mấy? (dấu chấm hỏi viết sát chữ "y")

Các dấu ngăn cách câu như dấu phẩy, dấu chấm phẩy (;) và dấu hai chấm (:) cần phải DÍNH LIỀN với vế trước của câu, trong khi đó, vế sau của câu phải cách một khoảng trống.

+ Cách viết sai: Đây là vế trước , còn đây là vế sau

+ Cách viết đúng: Đây là vế trước, còn đây là vế sau

- Dấu ngoặc đơn và dấu ngoặc kép (“ ”) phải DÍNH LIỀN với phần văn bản mà nó bao bọc

+ Cách viết sai dấu ngoặc kép:

Hắn nhìn tôi và nói: “ Chuyện này không liên quan đến anh! ”

Hắn nhìn tôi và nói: “Chuyện này không liên quan đến anh!”

+ Cách viết sai dấu ngoặc đơn: Dấu ngoặc đơn dùng để đánh dấu phần chú thích ( giải thích, thuyết minh, bổ sung thêm )

+ Cách viết đúng: Dấu ngoặc đơn dùng để đánh dấu phần chú thích (giải thích, thuyết minh, bổ sung thêm)

- Chỉ sử dụng DUY NHẤT 1 dấu cách giữa 2 từ

+ Cách viết sai: Tôi thích ăn kem lắm! (có 2 dấu cách giữa thích và ăn)

+ Cách viết đúng: Tôi thích ăn kem lắm!

- Khi sử dụng dấu gạch ngang trong câu thì dấu đó phải cách từ ở phía trước và phía sau nó 1 dấu cách (khoảng trống)

+ Cách viết sai: Hà Nội–Thủ đô của nước Việt Nam

+ Cách viết đúng: Hà Nội – Thủ đô của nước Việt Nam

- Ngoài ra, dấu gạch ngang (–) khác với dấu gạch nối (-) Khi sử dụng dấu gạch nối (-) không cách 1 khoảng giữa 2 từ

+ Cách viết sai: Mát - xcơ - va là thủ đô của nước Nga

+ Cách viết đúng: Mát-xcơ-va là thủ đô của nước Nga.

Thể thức đối với văn bản hành chính

Các văn bản hành chính thông thường đều có những quy định nhất định, phổ biến như:

- Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm)

Nội dung văn bản có thể được trình bày theo chiều dài của khổ A4, tuy nhiên, nếu văn bản chứa các bảng, biểu mà không được làm thành phụ lục riêng, thì có thể trình bày theo chiều rộng.

- Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 mm, cách mép trái 30 mm, cách mép phải 15 - 20 mm

- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen

- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức

Nội dung văn bản cần được trình bày bằng chữ in thường, dàn đều cả hai lề với kiểu chữ đứng và cỡ chữ 14 Tất cả phần lời văn trong văn bản phải sử dụng cùng một cỡ chữ Khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (tương đương 1 tab mặc định) Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt, trong khi khoảng cách giữa các dòng nên chọn từ cách dòng đơn hoặc 15pt trở lên Khoảng cách tối đa giữa các dòng không vượt quá 1,5 dòng.

Số trang văn bản bắt đầu từ số 1, sử dụng chữ số Ả Rập với cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng Các số trang được căn giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, và số trang thứ nhất không được hiển thị.

Tắt gạch chân đỏ kiểm tra lỗi

Khi soạn thảo tài liệu, Word tự động kiểm tra lỗi chính tả và văn phạm cho văn bản đó, với những đường màu gạch dưới

Hình 3.79 Minh họa văn bản có kiểm tra lỗi

Nhưng chức năng này chỉ phù hợp với các văn bản tiếng Anh, còn với tiếng Việt hiện tại chưa được phần mềm Word cập nhật

Hình 3.80 Minh họa chức năng kiểm tra lỗi chính tả của Word không phù hợp với văn bản tiếng Việt

Khi soạn thảo tài liệu trong Word, các chức năng kiểm tra lỗi có thể gây phiền toái, vì vậy nhiều người muốn tắt chúng Để loại bỏ các chức năng này, bạn chỉ cần vào Tab File, chọn Option, sau đó vào Proofing và bỏ chọn các tùy chọn kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.

Hình 3.81 Các tùy chọn kiểm tra lỗi chính tả

Hoàn chỉnh thể thức và in văn bản

Thiết lập cấu trúc trang

Khi soạn thảo tài liệu, không chỉ để xem và lưu trữ, mà còn có những văn bản cần in để báo cáo hoặc lưu trữ Chức năng trong tab Page Layout của Word sẽ hỗ trợ bạn trong việc này.

Hình 3.82 Thiết lập cấu trúc trang ở tab Page Layout

Hình 3.83 Các tùy chọn trang trong vùng Page Setup

− Canh lề trang in: Vào Tab Page Layout → group Page Setup → Margins

Hình 3.84 Tùy chọn lề cho trang văn bản Margins

− Chọn hướng cho trang: Vào Tab Page Layout → group Page Setup → Orientation

Hình 3.85 Tùy chọn hướng trang Orientation

− Chọn kích cỡ giấy in: Vào Tab Page Layout → group Page Setup → Size:

Đánh số trang văn bản (PageNumbers)

- Top of Page (Header): Đầu trang

- Bottom of Page (Footer): Cuối trang

- Alignment: Vị trí số trang hiển thị

- Format Page numbers: Định dạng số trang

- Remove Page numbers: Xóa số trang

Kiểm tra văn bản trước khi in (Print Preview)

- Để kiểm tra văn bản trước khi in, vào Office Button – Print – Print Preview

- Các nút lệnh trên thanh công cụ Print Preview

Print: In trực tiếp văn bản trong chế độ Print Preview

Options: Tùy chọn chế độ in

Margins: Thiết lập lề văn bản

Orientation: Thiết lập hướng trang in

Hình 3.87 Đánh số trang văn bản

Size: Thiết lập khổ giấy in

Zoom: Phóng to, thu nhỏ màn hình

One Page: Chế độ hiển thị 1 trang

Two Pages: Chế độ hiển thị 2 trang

Page Width: Chế độ hiển thị trên toàn màn hình Show Ruler: Bật/ tắt chế độ hiển thị thướt đo ngang, dọc

Magnifier: Chuyển trạng thái con trỏ chuột

Shrink One Page: Tự động giảm kích thước để dồn trang

Nex Page: Chuyển sang trang tiếp theo

Previous Page: Chuyển sang trang trước

Để đóng chế độ xem trước khi in, bạn có thể nhấn vào nút "Đóng" trên thanh công cụ hoặc sử dụng phím Esc.

In văn bản (Print)

Vào Office Button\Print\Print, tổ hợp phím Ctrl+ P, khai báo các tham số sau:

Hình 3.88 Các tùy chọn máy in Print

- Printer: Chọn máy in trong bảng danh mục

Khi thiết lập máy in, các tham số và chức năng có thể khác nhau tùy thuộc vào từng loại máy Việc điều chỉnh chế độ in là cần thiết để đảm bảo hiệu suất tối ưu cho từng thiết bị.

- Page range: Chọn phạm vi in

+ All (ngầm định): In toàn bộ văn bản;

+ Current page: In trang hiện hành (trang đang có con trỏ)

+ Pages: In trang được chỉ định

- Copies: Số lượng bản in

+ Number of copies: Nhập số bản in

+ Collate: Sắp xếp đúng thứ tự trang in và quy định cách in

- Zoom: Phóng to/ thu nhỏ

+ Pages per sheet: In nhiều trang trên 1 tờ giấy

+ Scale to paper size: Điều chỉnh tỷ lệ văn bản theo trang giấy

- Print What: Chọn loại văn bản cần in

+ Document: In văn bản thông thường

+ Document properties: In các thuộc tính văn bản

+ Document showing markup: In bổ sung phần văn bản mới đã đánh dấu + List of mark up: Danh sách đánh dấu

+ Style: In các khuôn dạng đã định nghĩa

+ Auto Text entries: In các mục AutoText

+ Key asignment: In tổ hợp các phím gán

- Print: xác định phạm vi in

+ All pages in range: In toàn bộ các trang của văn bản

+ Odd pages: In các trang lẻ

+ Even pages: In các trang in chẵn

BÀI TẬP THỰC HÀNH MÔ ĐUN 3

Yêu cầu chung: Thực hiện soạn thảo văn bản theo mẫu

(Nội dung: Các thao tác cơ bản với file văn bản)

1 Mở trình soạn thảo Word

2 Quan sát cửa sổ làm việc của word

3 Tập gõ dấu tiếng Việt bằng cách soạn thảo văn bản có nội dung sau:

QUÊ HƯƠNG - BÀI HỌC ĐẦU CHO EM

Tác giả: Đỗ Trung Quân

QH là gì hở mẹ

Mà cô giáo dạy phải yêu Quê hương là gì hở mẹ

Ai đi xa cũng nhớ nhiều

QH là chùm khế ngọt Cho con trèo hái mỗi ngày

QH là đường đi học Con về rợp bướm vàng bay

QH là con diều biếc Tuổi thơ con thả trên đồng

Q là con đò nhỏ Êm đềm khua nước ven sông

QH là cầu tre nhỏ

Mẹ về nón lá nghiêng che

Là hương hoa đồng cỏ nội Bay trong giấc ngủ đêm hè

QH là vòng tay ấm Con nằm ngủ giữa đêm mưa

QH là đêm trăng tỏ Hoa cau rụng trắng ngoài thềm

QH mỗi người chỉ một Như là chỉ một mẹ thôi

QH có ai không nhớ

4 Hãy thực hiện việc sao chép, di chuyển các đoạn thơ theo hình bậc thang

5 Tìm kiếm từ QH thay bằng Quê hương

6 Lưu bài thơ với tên baithuchanh1

7 Đóng văn bản đang soạn thảo lại

8 Mở file baithuchanh1 ra lại, sau đó lưu lại với tên Quehuong.docx

(Nội dung: Định dạng cơ bản)

Trình bày văn bản sau và lưu vào thư mục của mỗi sinh viên với tên Bai2.doc

Gió đầy cả túi sinh viên

Hồ Gươm má lúm đồng tiền thế kia

Vàng đâu nhuộm khắp cây đồi

Xanh đâu thu trải kín trời thẳm xanh

Gió len rất nhẹ trong cành

Như em, thu chiếm lòng anh khi nào

Khi ta bé, dòng sông nào cũng rộng

Chiếc thuyền giấy gửi tuổi thơ theo sóng

Một cánh cò vỗ lả xuống lòng ta

(Những dòng sông - Bế Kiến Quốc)

Tôi lầm lỗi để em thành cổ tích

Em hóa rằm vằng vặc một miền tôi

(Ký ức Tạ lỗi cùng Perth - Nguyễn Văn Hiếu)

Chăn trâu đốt lửa trên đồng

Rạ rơm thì ít, gió đông thì nhiều Mải mê đuổi một con diều

Củ khoai nướng để cả chiều thành tro

(Chăn trâu đốt lửa - Đồng Đức Bốn)

Nếu kỷ niệm có thể bán đi

Chưa biết chừng tôi sẽ thành giàu có Đầy ắp trong tôi buồn vui trăn trở Suốt cuộc đời đi tìm cái không đâu

Tôi quá tuổi học trò từ đấy em ơi Chiều nay trước cổng trường rơm rớm mắt

Chưa kịp nhặt mùa thu vừa chạm đất

Con gái tôi tan lớp gọi tôi về

(Nội dung: Bullets and Numbering, Border and Shading)

1 Dùng chức năng Bullets and Numbering, Border and Shading để định dạng đoạn văn bản sau:

Hãy nỗ lực hết mình để sau này không phải tiếc nuối vì chưa làm đủ Mọi thứ đều bắt đầu từ con số không; trước khi hiểu biết một điều gì đó, chúng ta đều ở trạng thái chưa biết.

Mỗi con người đều mang trong mình những mâu thuẫn nội tâm: chúng ta có thể thực hiện nhiều hành động cao đẹp nhưng cũng không ít lần hành xử tồi tệ Việc sống tốt không chỉ mang lại lợi ích cho bản thân mà còn góp phần tích cực vào xã hội.

Khi thương yêu người khác, sẽ trao thêm sức mạnh cho họ Có những vết thương trong quá khứ được lành lại nhờ vào tình thương của mọi người

Im lặng có thể là một hình thức giận dữ tinh vi, và sự căng thẳng từ giận dữ này có thể làm tăng nguy cơ mắc các bệnh như cao huyết áp và bệnh tim mạch.

Sợ hãi thường xuất phát từ việc thiếu kiến thức và hiểu biết về vấn đề cụ thể Kinh nghiệm sống được hình thành qua những lần chúng ta đối mặt với các tình huống khác nhau Do đó, hãy dũng cảm tham gia vào nhiều trải nghiệm, từ đó tích lũy kinh nghiệm quý báu cho bản thân.

2 Dùng chức năng Bullets and Numbering để trình bày đoạn văn bản sau:

II) TẬP TIN MẪU (TEMPLATE)

2) Tạo tập tin mẫu mới a) Tạo một trang văn bản mới chứa những thông tin chung và định dạng b) Lưu trang văn bản có phần mở rộng.dot

III) ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ

IV) ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN

(Nội dung: Tab kết hợp với Numbering)

Họ và tên Khoa Lớp Điểm TB

1 Lê Văn Hoà - CNTT - CDTH3A - 8.7

2 Trần Hoàng Nguyên - Cơ Khí - CĐCK3B - 8.5

3 Phạm Ngọc Nhung - MayTT - TCMT32D - 8.3

4 Hoàng Trung Bảo - Cơ Khí - CĐCK6A - 8.25

5 Trần Mỹ Tâm - CNTT - TCTH32C - 8.0

6 Hoàng Minh - Công Nghệ - CDOT11 - 8.0

7 Trần Minh Ngọc - TCNH - CDTN11A - 7.8

8 Trần Nguyên Phúc - CNTT - 13DTH01 - 9.0

9 Hoàng Kim Ngân - Kế Toán - 13DHKT01 - 8.0

10 Lê Nga - Ngoại Ngữ - 13DTA01 - 8.5

(Nội dung: WordArt, ClipArt, Shapes, Tab, Symbol)

Câu 1: Nhập và định dạng bài thơ sau:

Từ ngày nào chẳng biết Thuyền nghe lời biển khơi Cánh hải âu, sóng biếc Đưa thuyền đi muôn nơi

Những đêm trăng hiền từ

Biển như cô gái nhỏ

Thầm thì gửi tâm tư

Quanh mạn thuyền sóng vỗ…

Câu 2: Thiết kế phiếu theo mẫu:

Thế giới @ PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG CSDL

(GIẢM GIÁ 5%) Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại:  Email  Người liên hệ:

Luật Việt Nam: 250.000 đồng Số lượng CD

Luật thương mại Việt Nam & Quốc Tế: 300.000 đồng Số lượng CD

(Nội dung: WordArt, Picture, Paragraph)

Vào dịp Vu Lan, những bông hồng vàng được cài lên ngực thể hiện lòng hiếu thảo với cha mẹ Tháng bảy mang đến những cơn mưa ngâu, như giọt nước mắt nhạt nhoà của những đứa con luôn nhớ về công ơn của cha mẹ.

Một nén hương thơm nồng nàn lặng lẽ Nỗi lòng con gửi gắm những niềm thương

Dù bao năm dù có hoá vô thường Công sinh dưỡng vẫn là công lớn nhất

Dạy học nhóm là phương pháp giáo dục xã hội, trong đó học sinh trong lớp được chia thành các nhóm nhỏ để hoàn thành nhiệm vụ học tập trong thời gian giới hạn Mỗi nhóm sẽ tự lực làm việc dựa trên sự phân công và hợp tác, và kết quả sẽ được trình bày và đánh giá trước toàn lớp.

Dạy học nhóm còn được gọi bằng những tên gọi khác nhau như dạy học hợp tác, dạy học theo nhóm nhỏ

Dạy học nhóm không chỉ đơn thuần là một phương pháp dạy học cụ thể, mà còn là hình thức hợp tác xã hội trong giáo dục Một số tài liệu còn coi đây là cách tổ chức dạy học hiệu quả Tùy thuộc vào nhiệm vụ mà nhóm cần giải quyết, sẽ có những phương pháp làm việc khác nhau được áp dụng.

Khoảng cách dòng là 1.2, khoảng cách đoạn là 6pt

(Nội dung: WordArt, Shape, Clip Art)

Các nhà khoa học tại Đại học Nottingham, Anh, đã phát hiện ra rằng capsaicin, một chất có trong ớt, có khả năng tiêu diệt tế bào ung thư Capsaicin thuộc nhóm vanilloids và hoạt động bằng cách tấn công trực tiếp vào ty lạp thể của tế bào ung thư.

(mitochondria), nguồn sản sinh năng lượng để nuôi tế bào

Capsaicin, một hợp chất gây vị cay, cùng với các vanilloids khác, được coi là an toàn cho sức khỏe con người Do đó, các nhà khoa học khuyến nghị bệnh nhân ung thư nên bổ sung thực phẩm có vị cay vào chế độ ăn uống của họ để hỗ trợ quá trình điều trị hiệu quả hơn.

III) BỘ ĐỊNH DẠNG (style)

IV) TẬP TIN MẪU (TEMPLATE)

2) Tạo tập tin mẫu mới a) Tạo một trang văn bản mới chứa những thông tin chung và định dạng b) Lưu trang văn bản có phần mở rộng.dot

2) Mô hình mặt a Mặt tròn xoay b Mặt trụ c Mặt kẽ d Mặt ghềnh phức

II/ Tọa độ một điểm trong không gian 3D

(Nội dung: Textbox, Paragraph, Tab)

Mẫu Sơ yếu lý lịch

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHẦN I: LỊCH SỬ BẢN THÂN

1 Họ và tên: 2 Nam, Nữ:

3 Ngày tháng năm sinh: Nơi sinh:

4 Thường trú số nhà: Đường Phường, xã: Quận, huyện:

8 Ngày tham gia tổ chức (nông hội, hội phụ nữ, công đoàn) tại:

9 Ngày vào Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh: tại

10 Ngày vào Đảng cộng sản Việt Nam: tại

11 Quá trình bản thân (tóm tắt từ lúc 12 tuổi đến nay, làm gì? ở đâu?)

PHẦN II: QUAN HỆ GIA ĐÌNH

12 Họ tên cha: Sinh năm:

Nghề nghiệp (chức vụ và cấp bậc) trước và sau 30-4-1975

12 Họ tên mẹ: Sinh năm:

Nghề nghiệp (chức vụ và cấp bậc) trước và sau 30-4-1975

13 Họ tên vợ (hoặc chồng): Sinh năm:

Nghề nghiệp (chức vụ và cấp bậc) trước và sau 30-4-1975

NHẬN XÉT VÀ CHỨNG NHẬN CỦA CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG

(Nội dung: Table, Bullet, Tab)

Trình bày văn bản sau và lưu vào thư mục bài thực hành của mỗi học viên:

(Nội dung: Table, Tab, thể thức trình bày văn bản)

Trình bày văn bản sau và lưu vào thư mục bài thực hành của mỗi học viên :

 Kỹ thuật viên trung cấp phần cứng máy tính

 Lập trình viên ứng dụng trung cấp

✓ Tin học căn bản Windows - Windword - Excel

 Học tập trung mỗi ngày một buổi (sáng, chiều hoặc tối) trong 14 tháng

 Học phí đóng 1 hoặc 2 lần

 Tốt nghiệp được cấp bằng Trung cấp

 Các lớp sáng, chiều, tối

 Thời lượng 40 - 60 tiết Thực hành ẵ thời gian trên máy nối mạng

 Chứng nhận do Trung tâm cấp Địa chỉ:

Cơ sở 1: 10 Đinh Tiên Hoàng

Cơ sở 2: 12 Nguyễn Chí Thanh

Cơ sở 3: 227 Nguyễn Văn Cừ Điện thoại:  822254

TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ - TRUNG TÂM TIN HỌC - ĐIỆN TỬ

UBND TỈNH KON TUM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG CAO ĐẲNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 1183/TB-CĐCĐ Kon Tum, ngày 06 tháng 7 năm 2021

Chúng tôi tổ chức tuyển sinh và đào tạo các khóa học về ứng dụng Công nghệ thông tin cơ bản và nâng cao Chương trình bao gồm thi và cấp chứng chỉ cho học viên, đảm bảo chất lượng đào tạo và đáp ứng nhu cầu của thị trường Chứng chỉ ứng dụng Công nghệ thông tin không chỉ giúp nâng cao kỹ năng mà còn mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp cho người học.

Theo Quyết định số 1671/QĐ-BLĐTBXH ngày 24/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Kon Tum, Trường Cao đẳng Sư phạm Kon Tum, Trường Trung cấp Y tế Kon Tum và Trường Trung cấp nghề Kon Tum đã được sáp nhập thành Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum.

Căn cứ Thông tư 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về việc quy định chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin;

Theo Thông tư liên tịch số 17/2016/TTTL-BGDĐT-BTTTT ban hành ngày 21/6/2016 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo và Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông, quy định về tổ chức thi và cấp chứng chỉ ứng dụng công nghệ thông tin.

Theo Công văn số 82/ĐHQN-NN&TH ngày 31/01/2018 của Trường Đại học Quảng Nam, việc phối hợp đào tạo và tổ chức thi, cấp chứng chỉ ứng dụng công nghệ thông tin sẽ được thực hiện cùng với Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum.

Nhà trường thông báo về việc tuyển sinh và đào tạo các khóa thi chứng chỉ ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cơ bản và nâng cao.

1 Thời gian đăng ký học tập và dự thi

- Thời gian đăng ký: Từ ngày thông báo đến hết ngày 20/7/2021

- Thời gian học, ôn tập: Bắt đầu từ ngày 22/7/2021, học viên tham gia học vào các buổi tối trong tuần và các ngày thứ 7, Chủ nhật

- Thời gian thi dự kiến: Ngày 14, 15/8/2021

2 Địa điểm học, nội dung học và thi

- Địa điểm học: Khoa Y – Dược, Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum, số 347 Bà Triệu, phường Quyết Thắng, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum

TT Chứng chỉ ứng dụng CNTT cơ bản 6 mô đun (90 tiết)

Chứng chỉ ứng dụng CNTT nâng cao 3 mô đun (180 tiết)

1 Mô đun 1: Hiểu biết về công nghệ thông tin cơ bản

Mô đun 1: Xử lý văn bản nâng cao

2 Mô đun 2: Sử dụng máy tính cơ bản Mô đun 2: Sử dụng bảng tính nâng cao

3 Mô đun 3: Xử lý văn bản cơ bản Mô đun 3: Sử dụng trình chiếu nâng cao

4 Mô đun 4: Sử dụng bảng tính cơ bản

5 Mô đun 5: Sử dụng trình chiếu cơ bản

6 Mô đun 6: Sử dụng Internet cơ bản

3 Địa điểm phát hành và nhận hồ sơ

- Địa điểm phát và thu nhận hồ sơ đăng ký: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả đơn hàng, thuộc Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum

+ Địa chỉ: Số 347 Bà Triệu, phường Quyết Thắng, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum

+ Điện thoại liên hệ: 02603 864.929; Di động 0967.318.201

+ Fanpage: Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum

- Các sở, ban, ngành của tỉnh;

- UBND các huyện, thành phố;

- Phòng Nội vụ các huyện, thành phố;

- Phòng GD&ĐT các huyện, thành phố;

- Phòng LĐ-TB&XH các huyện, thành phố;

- UBND các xã, phường, thị trấn;

- Các Công ty, Doanh nghiệp;

- Trường Đại học Quảng Nam;

- Ban Giám hiệu nhà trường;

SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN GIỚI THIỆU

Một số khái niệm cơ bản

Excel là một phần mềm lập bảng tính nằm trong bộ Office của Microsoft Excel giúp người dùng dễ dàng:

- Tính toán, phân tích số liệu

- Lập thống kê, báo cáo

- Truy xuất dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác

- Lập đồ thị thống kê và sơ đồ

- Tạo macro để tự động hóa các công việc thường nhật

- Và nhiều tính năng ứng dụng trong từng lĩnh vực khác nhau…

Các từ khóa cần làm quen và ý nghĩa của chúng:

Ô trong bảng tính là giao điểm giữa cột và hàng, được xác định bởi tọa độ dựa trên ký hiệu cột và thứ tự hàng Là đơn vị nhỏ nhất trong bảng tính, số lượng ô có thể khác nhau tùy theo phiên bản Cụ thể, trong Microsoft Excel 2007, có tổng cộng 17.179.869.184 ô, tương ứng với 16.384 cột và 1.048.576 hàng.

Địa chỉ ô (Cell address) là vị trí hiện tại của con trỏ ô, được hiển thị trong hộp tên ô (Name box) Có hai loại địa chỉ ô: địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối.

Địa chỉ tương đối là vị trí giao nhau giữa cột và hàng, được ký hiệu bằng tên cột trước và tên hàng sau Khi sao chép các công thức có chứa địa chỉ tương đối, địa chỉ này sẽ tự động được thay thế bằng địa chỉ cụ thể của ô mới.

Địa chỉ tuyệt đối trong Excel là vị trí của ô mà không thay đổi khi sao chép công thức sang ô khác Địa chỉ này được xác định bằng cách thêm ký hiệu $ trước cột và hàng (ví dụ: $A$2, $B$3), giúp giữ nguyên giá trị của ô đó Điều này có nghĩa là dù bạn di chuyển công thức, địa chỉ tuyệt đối vẫn luôn trỏ đến ô đã được chỉ định, đảm bảo tính chính xác trong tính toán.

Cột trong bảng tính là tập hợp các ô xếp theo chiều dọc, với độ rộng mặc định là 9 ký tự Microsoft Excel 2007 hỗ trợ tối đa 16.384 cột, mỗi cột được đánh dấu bằng ký hiệu theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Anh.

Hàng trong bảng tính là tập hợp các ô sắp xếp theo chiều ngang, với chiều cao mặc định là 12.75 chấm điểm, có thể điều chỉnh từ 0 đến 409 Phiên bản Microsoft Excel 2007 hỗ trợ tối đa 1.048.576 hàng, mỗi hàng được đánh số thứ tự riêng biệt.

Vùng (Range) là một tập hợp các ô liền kề hình chữ nhật trong bảng tính Địa chỉ của vùng được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái và ô ở góc dưới bên phải, giữa hai địa chỉ này có dấu hai chấm (:).

- Workbook: Là một file dữ liệu có nhiều bảng tính(worksheet), một tập bảng tính được thiết kế gồm 255 bảng tính

- Worksheet (còn gọi là sheet): Là một bảng tính, số dòng hiện tại của một worksheet là 1,048,576 và số cột là16,384

- Chart sheet: Là sheet chứa đồ thị

The Ribbon organizes traditional menu commands into accessible clusters on the screen, enhancing user experience It features key groups including HOME, INSERT, PAGE LAYOUT, FORMULAS, DATA, REVIEW, and VIEW, streamlining navigation and functionality.

Các kiểu dữ liệu và cách nhập

Trong Excel, các kiểu dữ liệu cơ bản thường được sử dụng bao gồm kiểu ký tự, kiểu số và kiểu ngày tháng Khi nhập liệu, kiểu ký tự sẽ tự động căn trái, trong khi kiểu số và kiểu ngày tháng sẽ căn phải.

Nhập dữ liệu cố định: Click chuột/di chuyển chuột bằng phím tab/ key up/ key down đến cell cần nhập → nhập dữ liệu → enter

Nhập các ký tự đặc biệt: Insert → Symbol → chọn bảng mã → chọn ký hiệu→

Nhập dữ liệu trong bảng tính bằng cách sử dụng công thức bắt đầu bằng dấu "=" hoặc "+", tiếp theo là địa chỉ ô dữ liệu cùng với các toán tử hoặc hàm.

Hình 4.2 Cách căn lề nội dung trong ô theo các kiểu dữ liệu

- Nếu nhập số mà không cần tính toán, nên định dạng kiểu Text trước khi nhập: Vào Home → Number → Text → OK

- Nhập ngày và thời gian: Cần định dạng mặc định trong Control Panel → Regional and Language Options trước khi nhập

- Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc

P vào sau thời gian nhập vào, nếu không Excel tự hiểu là AM Ví dụ 6:30 AM hoặc 5:15 PM

- Để nhập cùng một nội dung cho nhiều ô → chọn các ô → nhập liệu tại ô đầu tiên → nhấn

Hủy bỏ thao tác nhập liệu

+ Nhấn Ctrl-Z: Hủy dữ liệu vừa nhập

+ Nhấn Ctrl-Y: Phục hồi lại lệnh vừa hủy

Để hiệu chỉnh nội dung trong ô, bạn chỉ cần chọn ô cần thay đổi, nhấn F2 và nhập nội dung mới Nếu bạn muốn xóa dữ liệu trong các ô, hãy chọn ô cần xóa và nhấn Delete; lưu ý rằng cách này chỉ xóa dữ liệu mà không làm mất định dạng của ô Để xóa định dạng, hãy chọn ô cần xóa, sau đó vào tab Home, chọn Clear và chọn tùy chọn phù hợp.

- Clear All: xóa tất cả nội dung và định dạng

- Clear Formats: chỉ xóa định dạng

- Clear Contents: chỉ xóa nội dung

- Clear Comments: xóa chú thích của ô

- Clear Hyperlinks: xóa liên kết dữ liệu

Làm việc với bảng tính

Kiểu ký tự Kiểu ngày

Tạo mới và lưu bảng tính

Khi khởi động Microsoft Excel 2007 lần đầu, chương trình sẽ tự động mở bảng tính Book 1, cho phép người dùng thực hiện các thao tác trực tiếp Để tạo bảng tính mới, người dùng có thể nhấp vào nút Office, chọn New, sử dụng tổ hợp phím CTRL + N, hoặc nhấn biểu tượng New trên thanh công cụ Quick Access.

Để mở một bảng tính đã lưu trên đĩa, bạn có thể vào Office Button và chọn Open, hoặc sử dụng tổ hợp phím CTRL + O, hoặc nhấn vào biểu tượng Open trên thanh công cụ Quick Access Toolbar.

Để lưu bảng tính lần đầu, bạn có thể vào Office Button và chọn Save, hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S, hoặc nhấn vào biểu tượng Save trên thanh Customize Quick Access Toolbar Sau đó, hãy nhập tên tệp và chọn địa chỉ lưu trữ.

▪ OneDrive: lưu trữ bảng tính qua dịch vụ điện toán đám mây

▪ Computer: lưu trữ bảng tính trong máy tính

▪ Add a Place: chọn một dịch vụ lưu trữ dữ liệu khác

Hình 4.3 Lưu bảng tính lần đầu

- Màn hình xuất hiện tiếp theo sau khi chọn nơi lưu

- Các dạng có thể lưu:

+ xlsm: định dạng excel có chứa macro + xls: định dạng excel 97-2000

+ mhtm,.mhtml: định dạng web + xltx: định dạng template dùng cho việc tạo bảng định dạng mẫu

+ txt/.csv: định dạng text + pdf: định dạng pdf + xps: định dạng XPS

Chọn ổ đĩa/thư mục cần lưu

2.1.4 Ghi bảng tính với một tên khác

Khi làm việc với bảng tính có nội dung tương tự, người dùng có thể ghi sao nội dung sang tệp khác để chỉnh sửa mà không ảnh hưởng đến tệp gốc Điều này cũng giúp tạo bản sao lưu để phòng tránh sự cố Để ghi bảng tính sang tệp khác, người dùng chỉ cần nhấn phím F12 hoặc thực hiện các bước tương ứng.

Office Button\Save As, nhập lại tên tệp và địa chỉ lưu giữ mới, tương tự như thao tác trên Word

Sau khi làm việc xong với bảng tính, để đóng tệp bảng tính, vào Office Button\Close hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + F4.

Các thao tác trên worksheet

Click Insert Worksheet ở button bên phải của worksheet hiện hành

Hoặc R_Click trên tên sheet, chọn Insert → xuất hiện hộp thoại Insert → chọn Worksheet

R_Click trên tab worksheet cần xóa → Delete Đổi tên worksheet

- R_Click trên worksheet cần đổi tên→ chọn

Rename → gõ tên mới → Enter

- Hoặc double_click trên worksheet → gõ tên mới→ Enter

- Chọn worksheet cần thao tác →chọn Move or Copy, màn hình xuất hiện Thực hiện trình tự các thao tác từ 1 đến 3 như hình và nhấn OK

- Nếu muốn di chuyển worksheet → thực hiện thao tác 1 và 2 rồi nhấn OK

Hình 4.5 Hộp thoại Move or Copy một sheet

3 Chọn Create a copy nếu muốn tạo ra bảng copy trên cùng một cùng một tập tin

1 Chọn tên tập tin chứa worksheet sau khi copy Mặc định là tên workbook hiện hành

2 Chọn vị trí đặt worksheet

Hình 4.4 Thao tác trên worksheet

2.2.5 Quản lý nội dung trên bảng tính

- Chọn toàn bộ nội dung bảng tính: click chọn góc trên cùng của bảng tính (bên trái cột A và phía trên dòng 1)

- Chọn dòng/cột: click trên tên dòng(vd: 1) /tên cột muốn chọn (vd: A)

- Thay đổi độ rộng dòng/cột vừa khít với nội dung: đưa chuột vào cạnh trên/dưới của dòng hay cạnh trái/phải của cột rồi double click

2.2.6 Tìm và thay thế dữ liệu

- Click Find & Select trên nhóm Editing của tab Home

- Chọn Find hoặc Replace, hộp thoại xuất hiện

Thao tác trên Cell

Các thao tác trên cell a Di chuyển giữa các ô

- Lên cell phía trên: Nhấn phím mũi tên lên (Up Arrow key)

- Xuống cell phía dưới: Nhấn phím mũi tên xuống (Down Arrow key)

- Di chuyển sang ô bên trái: Nhấn phím mũi tên trái (Left Arrow key)

- Di chuyển sang ô bên phải: Nhấn phím mũi tên phải (Right Arrow key) hoặc nhấn phím Tab b Di chuyển màn hình hiển thị

- Di chuyển lên màn hình trên: Page Up

- Di chuyển xuống màn hình dưới: Page Down

- Di chuyển sang trái/phải: Alt-Page Page Up or Alt-Page Down

- Di chuyển đến vị trí đầu tiên của dòng hiện hành: Nhấn Home

- Di chuyển đến vị trí đầu tiên của worksheet: Nhấn Ctrl + Home c Xóa một cell hay nhiều cell

Chọn một hoặc nhiều cell cần xóa→ R_Click → Delete, màn hình xuất hiện, chọn một trong các lựa chọn sau:

1.Nhập nội dung cần tìm

2.Nhập nội dung cần thay thế

Hình 4.6 Tìm kiếm và thay thế nội dung văn bản

▪ Shift cells left: Sau khi xóa các ô dữ liệu sẽ dịch chuyển sang trái

▪ Shift cells up: Sau khi xóa các ô dữ liệu sẽ dịch chuyển lên trên

▪ Entire row: Xóa luôn dòng đang chứa cell/các cells muốn xóa

▪ Entire column: Xóa luôn cột đang chứa cell/các cells muốn xóa d Thêm vào cell/row/column

Chọn vị trí cần thêm, R_Click→Insert, màn hình xuất hiện, chọn một các tùy chọn sau:

▪ Shift cells right: Đẩy các ô dữ liệu đang có từ vị trí chọn sang phải

▪ Shift cells down: Đẩy các ô dữ liệu xuống phía dưới

▪ Entire row: Thêm vào 1 dòng

▪ Entire column: Thêm vào 1 cột

Sao chép dữ liệu của một cell hay nhiều cell

- Chọn cell/các cell cần sao chép dữ liệu

- Nhấn Ctr + C hoặc R_Click, chọn Copy

- Di chuyển đến vị trí cần đặt dữ liệu, nhấn Ctrl-V trong trường hợp không thực hiện các tùy chọn

Khi sao chép dữ liệu trong Excel, công thức, nội dung và định dạng sẽ được chuyển đến vị trí mới một cách chính xác Thay vì sử dụng tổ hợp phím Ctrl-V, bạn nên nhấn chuột phải và chọn các tùy chọn phù hợp để làm việc hiệu quả hơn với các địa chỉ của ô.

Hình 4.7 Sử dụng công cụ sao chép trên menu chuột phải

➔ All: Tương ứng với Ctrl-V, sao chép tất cả

Chọn biểu tượng sao chép tương ứng hoặc click Paste Special, màn hình Paste

➔ Values: Chỉ sao chép giá trị

➔ Formulas: Sao chép công thức

➔ Transpose: Sao chép hoán chuyển dữ liệu dòng thành cột và ngược lại

➔ Formats: Sao chép định dạng

➔ Formulas and number formats: Sao chép công thức và định dạng

➔ All except borders: Sao chép tất cả không sao chép border

➔ All using Source Theme: Giữ nguyên độ rộng cột

➔Keep Source Formatting: Sao chép giữ nguyên định dạng

➔Value and Number formats: Sao chép giá trị và giữ định dạng số

➔Picture: Sao chép hình ảnh

➔Link Picture: Liên kết hình ảnh

- None: Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào

- Add: Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích

- Subtract: Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của vùng nguồn

- Multiply: Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của vùng nguồn

- Divide: Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia với các ô tương ứng của vùng nguồn

- Gộp (merge) nhiều cells thành 1 cell

+ Chọn các ô cần merge, Ribbon Home → chọn Merge & Center

+ Muốn bỏ merge, chọn lại ô vừa được merge, vào Ribbon Home → chọn UnMerge Cells (Split Cells) Ẩn/hiện dòng và cột

- R_Click trên dòng/cột cần ẩn (hide) → Hide

- Để hiện trở lại dòng/cột đã ẩn → R_Click trên dòng/cột bất kỳ → Unhide

Định dạng bảng tính

Các tính năng định dạng trong Excel được thiết kế tương tự như trong Ms Word 2013 Để thực hiện định dạng, người dùng chỉ cần chọn dữ liệu cần thay đổi và nhấn vào biểu tượng tương ứng.

Để thực hiện định dạng phức tạp cho các kiểu dữ liệu trong bảng tính, người dùng có thể sử dụng nhóm công cụ định dạng Cell/Worksheet.

- Chọn cell/vùng dữ liệu/bảng tính cần định dạng

- Chọn Home →nhóm Cells → Format → Format Cells hoặc R_Click, chọn

Hình 4.9 Định dạng kiểu dữ liệu trong ô tính a Định dạng hiển thị dữ liệu Chọn tab Number, mục Category:

- General: hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo định dạng chúng ta đang chọn

- Number: định dạng kiểu số

- Currency: định dạng tiền tệ

- Accounting: định dạng ký hiệu tiền tệ

- Date: định dạng kiểu ngày tháng

Nhóm định dạng font chữ Nhóm canh lề/gióng hàng Định dạng số

- Time: định dạng kiểu giờ

- Percentage: định dạng tỉ lệ phần trăm (%)

- Fraction:hiển thị số dưới dạng phân số

- Scientific: hiển thị số dạng E+n Ví dụ con số 10987654321 được định dạng hiển thị là 1.10E+10

- Text: định dạng dữ liệu dạng văn bản

- Special:định dạng số theo một số trường hợp đặc biệt như: mã bưu điện, số điện thoại, số bảo hiểm…

- Custom: tùy chỉnh các định dạng do người dùng thiết lập b Định dạng vị trí văn bản Chọn tab Alignment

Hình 4.10 Canh vị trí văn bản trong ô tính

+ Horizontal: chọn vị trí chữ theo chiều ngang (left, center, right, justify…) + Vertical: chọn vị trí chữ theo chiều dọc (top, bottom, center,…)

+ Wrap text: nội dung được xuống hàng trong cùng 1 cell tùy thuộc vào độ rộng ô và độ dài nội dung

+ Shrink to fit: giảm kích cỡ chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột

+ Merge cells: nối các ô chọn thành một ô

+ Right-to-left Text: lựa chọn trình tự đọc và canh lề

+ Orientation: nhập giá trị góc quay tại Degrees để xoay chữ c Định dạng font chữ

Giống như định dạng font ở Ribbon

- Font: chọn kiểu Font cho các ô

- Font style: chọn kiểu thường, in nghiêng, in đậm…của Font chữ

- Size: kích thước font chữ

- Underline: chọn dạng gạch chân văn bản

- Color: chọn màu cho văn bản

- Normal font: nếu được chọn Excel sẽ loại bỏ font đang chọn và trở về bình thường

- Effects Strikethrough : gạch ngang văn bản

- Superscript: tạo văn bản chỉ số trên

- Subscript: tạo văn bản chỉ số dưới

- Preview: xem trước định dạng d Định dạng đường viền

- Line: chọn kiểu và kích cỡ đường kẻ, sau đó chọn các biểu tượng ở mục

- Presets: chọn không kẻ đường bao (None)/kẻ đường bao ngoài(Outline)/đường bao trong(inside)

- Color: Chọn màu cho đường kẻ

- Border: chọn biểu tượng tương ứng để kẻ/không kẻ đường bao cho các ô e Tô màu cho cell

- Background Color: chọn màu nền cho các ô Fill Effects cung cấp các hiệu ứng tô màu nền

- More Colors: bổ sung thêm các màu và công cụ pha chế màu

- Pattern Color: các mẫu màu nền

- Pattern Style: các kiểu mẫu tô nền ô Dùng Sample để xem trước kết quả.

Thao tác trên nhiều cửa sổ Workbook

- Khi thao tác trên danh sách dài hay tính toán cần nhiều tham chiếu, ta sử dụng tính năng Split để chia cửa sổ bảng tính

+ Đặt con nháy tại vị trí cần chia trên bảng tính

+ Chọn View →Window→Split → mặc định bảng tính chia làm 4 vùng + Bỏ chia, chỉ cần double click vào rãnh chia trên bảng tính

Khi bảng tính có nhiều cột hoặc dòng vượt quá kích thước màn hình, bạn có thể sử dụng chức năng FreePane để cố định một số cột hoặc dòng nhất định Điều này giúp bạn dễ dàng xem và nhập dữ liệu cho các cột hoặc dòng còn lại mà không bị mất tập trung.

+ Chọn cột/dòng cần cố định

▪ View → FreePanes: cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện tại

▪ Freeze Top Row: cố định dòng đầu tiên

▪ Freeze First Column: cố định cột đầu tiên

+ Nếu muốn bỏ chức năng này, vào View → UnFreePanes

Hiển thị nhiều cửa sổ

- Mở workbook thành cửa sổ thứ 2: View tab

- Sắp xếp các cửa sổ cần xem:

+ Nhóm Window→chọn Arrange All

+ Hộp thoại Arrange Windows→ click Tiled,

+ Chọn Windows of active workbook để chọn xem workbook hiện hành

Normal View: Chế độ mặc định khi tạo mới một worksheet, chế độ này thường dùng để soạn thảo, tính toán

Page Layout View: Chế độ xem trước khi in Khi ở chế độ này vẫn có thể tính toán, nhập liệu

Chế độ Xem Ngắt Trang trong Excel cho phép người dùng hiển thị bảng tính với các dấu ngắt trang, giúp dễ dàng điều chỉnh phân trang bằng cách kéo đường chia cách Ngoài ra, người dùng có thể ẩn hoặc hiển thị lưới trên bảng tính bằng cách truy cập vào mục Xem và chọn "Lưới".

Hiển thị/không hiển thị chỉ số dòng/cột: View→Headings

Hiển thị/không hiển thị thanh chức công thức: View → Formula Bar Biểu thức và hàm

Biểu thức và hàm là những công cụ quan trọng trong Excel giúp xử lý dữ liệu hiệu quả Sử dụng biểu thức và hàm cho phép người dùng tính toán nhanh chóng và nhận kết quả cho nhiều dòng dữ liệu chỉ trong một lần thực hiện.

Các loại địa chỉ

Normal View Page Layout Page Break View

Hình 4.11 Cài đặt cách xếp các cửa sổ hiển thị

Địa chỉ trong bảng tính là vị trí chứa dữ liệu mà chúng ta cần tham chiếu để tính toán và xử lý Mỗi ô (cell) có địa chỉ được xác định bởi dòng và cột của nó Ví dụ, địa chỉ của ô dữ liệu được chọn trong hình 4.12 rất dễ nhận biết.

Địa chỉ tương đối trong Excel cho phép các dòng và cột tham chiếu thay đổi khi công thức được sao chép hoặc di dời đến vị trí khác Sự thay đổi này tương ứng với số dòng và số cột mà công thức đã được di chuyển, ví dụ như B2, A1, B3, và các ô khác.

- Địa chỉ tuyệt đối: các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức Ví dụ: $B$2, $A$1, $B$3…

- Địa chỉ hỗn hợp: kết hợp giữa địa chỉ tương đối và tuyệt đối Ví dụ:

+ $B2: cố định cột B, nghĩa là khi sao chép công thức sang dòng/cột khác thì công thức ở vị trí mới vẫn sử dụng cột B

+ B$2: cố định dòng 2, nghĩa là khi sao chép công thức sang dòng/cột khác thì công thức ở vị trí mới vẫn sử dụng dòng 2

Khi làm việc với workbook, nếu một khối dữ liệu được sử dụng nhiều lần, chúng ta có thể quét và đặt tên cho khối dữ liệu đó để dễ dàng sử dụng trong các công thức Ví dụ, trong bảng tính dưới đây, vùng dữ liệu của bảng điểm chuẩn thường xuyên được sử dụng để dò tìm, vì vậy chúng ta quét vùng này và đặt tên là BANGDIEM.

Tạo công thức

Trong Excel, công thức bắt đầu bằng dấu "=" và bao gồm sự kết hợp của các toán tử, giá trị cụ thể, địa chỉ tham chiếu và các hàm.

Trong công thức, các toán tử quan trọng bao gồm: cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), lũy thừa (^), nối chuỗi (&), và các phép so sánh như bằng (=), lớn hơn (>), nhỏ hơn (=), nhỏ hơn hoặc bằng (=5 thì đậu, ngược lại là rớt

- Nếu 0 < Điểm TB < 5 thì Yếu

- Nếu 5 Microsoft PowerPoint 2013, or simply double-click the Microsoft PowerPoint 2013 shortcut icon on your Desktop.

− Thoát khỏi chương trình: Để thoát khỏi chương trình trình chiếu PowerPoint, chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau:

+ Cách 1: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ File > Exit

+ Cách 2: Nhấn nút Close () ở góc trên bên trái của cửa sổ soạn thảo

+ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

Cửa sổ giao diện chương trình PowerPoint

Giao diện của PowerPoint 2013 không có nhiều thay đổi so với phiên bản

2010 Các thành phần trên cửa sổ PowerPoint như sau:

Hình 5.1 Giao diện màn hình PowerPoint 2013

Khu vực soạn thảo gọi là slide

Thanh tiêu đề hiển thị tên chương trình PowerPoint cùng với tên bài trình diễn hiện tại Nếu cửa sổ không ở chế độ toàn màn hình, người dùng có thể kéo thanh tiêu đề bằng chuột để di chuyển cửa sổ.

Ribbon là một giao diện người dùng kết hợp giữa thanh thực đơn và các thanh công cụ, được tổ chức thành các ngăn (tab) chứa các nút và danh sách lệnh.

Quick Access Toolbar: Chứa các lệnh tắt của các lệnh thông dụng nhất Bạn có thể thêm/ bớt các lệnh theo nhu cầu sử dụng

Nút Minimize cho phép bạn thu nhỏ cửa sổ ứng dụng vào thanh tác vụ (taskbar) của Windows Để phục hồi lại cửa sổ ứng dụng, chỉ cần nhấp vào biểu tượng ứng dụng trên thanh tác vụ.

Nút Maximize/Restore cho phép người dùng điều chỉnh kích thước cửa sổ dễ dàng; khi cửa sổ đang ở chế độ toàn màn hình, nhấn nút này sẽ thu nhỏ cửa sổ, trong khi nếu cửa sổ chưa ở chế độ toàn màn hình, nhấn nút sẽ phóng to cửa sổ thành toàn màn hình.

Nút Close: Đóng ứng dụng lại, có thể nhận được thông báo lưu lại các thay đổi của bài trình diễn

Khu vực soạn thảo bài trình diễn: Hiển thị slide hiện hành

Ngăn Slides: Hiển thị danh sách các slide đang có trong bài thuyết trình

Ngăn Outline: Hiển thị dàn bài của bài thuyết trình

Thanh trạng thái cung cấp thông tin về bài trình diễn và cho phép người dùng điều chỉnh chế độ hiển thị, cũng như phóng to hoặc thu nhỏ vùng soạn thảo.

Ribbon được cấu trúc thành nhiều ngăn chức năng trong quá trình xây dựng bài thuyết trình Mỗi ngăn lệnh được chia thành các nhóm lệnh nhỏ, giúp người dùng dễ dàng hiểu và sử dụng các tính năng của chương trình.

Hình 5.2 Ngăn Home trên Ribbon

File: Mở thực đơn File từ đó ta có thể truy cập các lệnh mở (open), lưu (save), in (print),tạo mới (new) và chia sẽ bài thuyết trình

Trang chủ: Bao gồm các nút lệnh thường dùng trong quá trình soạn thảo bài thuyết trình, như sao chép, cắt, dán, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, định dạng văn bản, vẽ hình, cùng với các lệnh tìm kiếm và thay thế.

Các ngăn chứa lệnh (Tabs) Ngăn lệnh theo ngữ cảnh

Nhóm lệnh Mở hộp thoại

Insert: Thực hiện các lệnh chèn, thêm các đối tượng mà PowerPoint hỗ trợ như là bảng biểu, hình ảnh, SmartArt, đồ thị, văn bản, đoạn phim, âm thanh,…

Thiết kế: Thực hiện các lệnh để định dạng kích cỡ và hướng của các slide, tài liệu handout, áp dụng các mẫu định dạng và kiểu nền cho slide một cách hiệu quả.

Transitions: PowerPoint 2013 tổ chức Transitions thành một ngăn mới trên

Ribbon cho phép người dùng dễ dàng áp dụng và thiết lập các thông số cho hiệu ứng chuyển slide một cách nhanh chóng Hơn nữa, người dùng có thể xem trước các hiệu ứng chuyển slide ngay trong chế độ soạn thảo.

Animations là danh mục các hiệu ứng được áp dụng cho các đối tượng trên slide, cho phép sao chép hiệu ứng giữa các đối tượng và thiết lập thời gian cũng như các sự kiện cho các hiệu ứng này.

Chuẩn bị các thiết lập cần thiết cho bài thuyết trình trước khi diễn ra là rất quan trọng, bao gồm việc tùy biến nội dung phù hợp với từng tình huống báo cáo Ngoài ra, cần phát sóng bài thuyết trình để khán giả theo dõi từ xa và thiết lập các thông số cho màn hình hiển thị trong quá trình trình diễn.

Review: Ghi chú cho các slide trong bài thuyết trình, so sánh và trộn nội dung giữa các bài thuyết trình và công cụ kiểm tra lỗi chính tả

Chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị, hiển thị hoặc ẩn thanh thước và đường lưới, điều chỉnh kích thước vùng soạn thảo, chuyển đổi các chế độ màu hiển thị và sắp xếp các cửa sổ là những tính năng quan trọng giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.

Ngăn này được ẩn mặc định vì chỉ dành cho lập trình viên có kiến thức về VBA Để hiển thị ngăn này, hãy nhấn vào nút File và chọn Options.

Add-Ins: Ngăn này chỉ xuất hiện khi cài đặt thêm các tiện ích cho PowerPoint.

Làm việc với bài thuyết trình

Tạo tệp tin trình chiếu mới

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

Cách 2: Trên thanhh Ribbon, chúng ta chọn thẻ File, lệnh New

Lúc này, trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Available Templates and

Themes, chúng ta có thể sử dụng các tùy chọn như sau:

Blank Presentation: Khởi tạo bài trình chiếu trắng

Template: Tạo trình chiếu sử dụng mẫu Template thiết kế

My Template: Tạo trình chiếu sử dụng mẫu Template cá nhân của người sử dụng

Hình 5.12 Mở mới file PowerPoint

Mở tệp tin trình chiếu đã có

Chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau:

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O

Cách 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ File > Open

Hình 5.13 Mở file có sẵn Lưu tệp tin trình chiếu

Lưu lần đầu hoặc lưu với tên mới

Vào thẻ File > Save, hộp thoại Save As xuất hiện

Chọn vị trí lưu tệp tin trình chiếu trong máy tính

Chọn tập tin trình chiếu cần mở

File Name: Nhập tên tệp tin bài trình chiếu

Save as type:Chọn đuôi định dạng cho tệp tin

Từ phiên bản PowerPoint 2007 trở đi, định dạng tệp tin mặc định là *.pptx, trong khi các phiên bản trước đó sử dụng định dạng *.ppt Để đảm bảo các bài trình chiếu có thể mở được trên PowerPoint 2003 và các phiên bản cũ hơn, người dùng có thể lưu tệp tin dưới định dạng *.ppt Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các hiệu ứng và định dạng đặc thù của PowerPoint 2007 sẽ không hoạt động khi mở trên các phiên bản cũ hơn.

Hình 5.14 Lưu tập tin lần đầu

Để lưu tệp tin đã tồn tại trong hệ thống, bạn có thể thực hiện theo các cách sau:

Cách 1: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ File, lệnh Save

Cách 2: Nhấn nút lệnh Save () trên thanh Quick Access

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S trên bàn phím.

Làm việc với trang thuyết trình (Slide)

Tạo slide mới Để tạo Slide mới vào bài trình chiếu, chúng ta thao tác như sau:

Trên thanh Ribbon, chúng ta vào thẻ Home, nhóm Slide, chọn lệnh New Slide Tại đây sẽ hiển thị một danh sách các kiểu

1 Chọn vị trí cần lưu

Để tạo một slide mới với bố cục mẫu, bạn chỉ cần nhấp chuột chọn một kiểu bố cục từ danh sách thả xuống Slide mới sẽ được chèn vào bài trình chiếu theo kiểu bố cục mà bạn đã chọn.

Thay đổi bố cục cho Slide

Thông thường, Slide sau khi tạo xong sẽ có bố cục theo kiểu được chọn Tuy nhiên chúng ta có thể thay đổi bố cục cho

Slide bằng cách vào thẻ Home, nhóm Slides, lệnh Layout và chọn mẫu có sẵn từ danh sách xổ xuống để thay đổi bố cục cho

Nhân bản một hay nhiều Slide

Trong quá trình soạn thảo bài thuyết trình, sẽ có những

Slide giống nhau, mà chúng ta muốn nhân bản Để làm điều này, chúng ta thao tác như sau:

Bước 1: Chọn các Slide trong thẻ Slides muốn sao chép nằm bên trái cửa sổ chương trình PowerPoint

Bước 2: Chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau:

Cách 1: Nhấp phải chuột chọn tại vùng chọn rồi chọn lệnh

Duplicate Slide từ danh sách xổ xuống

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl-D

Cách 3: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Home, nhóm Slide, lệnh New Slide/ Duplicate Selected Slides

Để thay đổi vị trí của các Slide trong bài thuyết trình, bạn chỉ cần nhấn giữ chuột trái tại Slide trong thẻ Slides bên trái cửa sổ chương trình, kéo Slide đến vị trí mong muốn và thả chuột.

Hình 5.2 Thay đổi bố cục slide

Hình 5.16 Thay đổi bố cục slide

Hình 5.18 Thay đổi vị trí silde

Ngoài ra chúng ta có thể thao tác như sau:

Bước 1: Chọn một hoặc nhiều Slide cần thay đổi vị trí trong khung Slide

Bước 2: Di chuyển Slide được chọn vào bộ nhớ tạm Tại bước này, chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau:

Cách 1: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn Home, nhóm Clipboard, lệnh Cut

Cách 2: Nhấn chuột phải lên vùng chọn rồi chọn lệnh Cut từ danh sách xổ xuống

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X

Bước 3: Chọn vị trí muốn dánSlide từ bộ nhớ tạm vào bài thuyết trình Sau đó, chúng ta thực hiện theo các cách như sau:

Cách 1: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn Home, nhóm Clipboard, lệnh Paste

Cách 2: Nhấn chuột phải lên vùng chọn rồi chọn lệnh Paste từ danh sách xổ xuống

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

Để xóa một Slide trong trình chiếu, bạn chỉ cần chọn Slide muốn xóa và nhấn phím Delete trên bàn phím Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn chuột phải vào Slide đó trong hộp Slide và chọn tùy chọn "Delete Slide".

Bước 1: Chọn một hoặc nhiều Slide cần sao chép trong khung Slide

Bước 2: Sao chép Slide vào bộ nhớ tạm Tại bước này, chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau:

Cách 1: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn Home, nhóm Clipboard, lệnh Copy

Cách 2: Nhấn chuột phải lên vùng chọn rồi chọn lệnh Copy từ danh sách xổ xuống

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

Bước 3: Chọn vị trí muốn dánSlide từ bộ nhớ tạm vào bài thuyết trình Sau đó, chúng ta thực hiện theo các cách như sau:

Cách 1: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn Home, nhóm Clipboard, lệnh Paste

Cách 2: Nhấn chuột phải lên vùng chọn rồi chọn lệnh Paste từ danh sách xổ xuống

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

Hình 5.20 Xóa slide Ẩn các Slide

Chức năng ẩn Slide trong chế độ trình chiếu cho phép bạn giấu một hoặc nhiều slide mà không xóa chúng khỏi bản trình chiếu Để ẩn slide, hãy chọn slide mong muốn, nhấn chuột phải và chọn lệnh "Hide Slide", hoặc vào thẻ "Slide Show", nhóm "Set Up" để thực hiện lệnh này.

Hình 5.21 Ẩn slide Slide Master

Slide Master là slide đầu tiên trong một bài trình chiếu, chứa thông tin về mẫu định dạng và bố cục thiết kế, bao gồm nền, màu sắc, hiệu ứng, kích thước và vị trí hộp văn bản Việc sử dụng Slide Master cho phép người dùng thay đổi nhanh chóng toàn bộ kiểu dáng và thiết kế của bài trình chiếu, tạo ra sự nhất quán cao về định dạng và giảm kích thước tệp tin Để mở chế độ chỉnh sửa Slide Master, người dùng cần vào thẻ View trong nhóm Master.

Lệnh Slide Master cho phép chúng ta thực hiện các hiệu chỉnh và thay đổi ảnh hưởng đến toàn bộ bài trình chiếu Do đó, việc chỉnh sửa chỉ nên thực hiện trong chế độ màn hình Slide Master Định dạng các thuộc tính của Slide Master tương tự như định dạng một Slide thông thường.

Hình 5.23 Giao diện slide master

Sau khi hiệu chỉnh xong phải tắt chế độ soạn thảo Slide Master, quay về chế độ soạn slide bằng cách bấm nút Close Master View

Xây dựng nội dung bài thuyết trình

Tạo và định dạng văn bản

Trong PowerPoint, văn bản được đặt trong các hộp văn bản hoặc hộp nội dung, cho phép người dùng áp dụng nhiều định dạng như in đậm, nghiêng, gạch dưới, và tạo danh sách có số hoặc dấu hoa thị.

Home/ Font và Home/ Paragraph tương tự như trong chương trình Microsoft Word

Khi tạo Slide trong bài trình chiếu, các hộp văn bản sẽ xuất hiện theo bố cục đã chọn Để thêm hộp văn bản riêng, bạn vào thẻ Insert, chọn nhóm Text và nhấn lệnh TextBox Sau đó, giữ chuột để vẽ Text Box lên Slide.

Hình 5.25 Chèn thêm hộp textbox Định dạng văn bản

Trong PowerPoint, chúng ta có thể áp dụng các định dạng văn bản tương tự như trong Word, bao gồm định dạng ký tự như kiểu chữ, kích thước và kiểu chữ, cũng như canh lề cho đoạn văn bản (trái, giữa, phải) Ngoài ra, người dùng còn có thể tạo các mục số hoặc dấu hoa thị thông qua tính năng Bullets and Numbering.

Để tạo thụt dòng cho các mục trong văn bản, chỉ cần nhấn phím Tab trên bàn phím để thụt vào một cấp Để giảm cấp độ thụt dòng, hãy sử dụng tổ hợp phím Shift + Tab.

Hình 5.4 Màn hình nhập liệu Hình 5.24 Màn hình nhập liệu

PowerPoint cung cấp nhiều phông chữ được tích hợp sẵn để người dùng lựa chọn, giúp phù hợp với mục đích của bài thuyết trình Phông chữ mặc định trong PowerPoint 2010 là Calibri Để thay đổi phông chữ cho văn bản, người dùng có thể thực hiện các bước đơn giản sau đây.

Để định dạng phông văn bản, bước đầu tiên là chọn văn bản cần thay đổi Nếu bạn chọn toàn bộ hộp văn bản hoặc văn bản trong một khối, các thay đổi sẽ áp dụng cho toàn bộ khu vực đã chọn Ngược lại, nếu chỉ chọn một đoạn văn bản riêng biệt, thay đổi sẽ chỉ ảnh hưởng đến phần được chọn.

Trong thẻ Home, hãy nhấp vào biểu tượng hình tam giác hướng xuống trong nhóm Font để mở danh sách phông chữ Từ danh sách này, bạn có thể chọn phông chữ phù hợp cho bài trình chiếu của mình.

Bước 1: Chọn văn bản muốn định dạng lại cỡ chữ

Bước 2: Tại bước này, chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau:

Để thay đổi cỡ chữ trong PowerPoint, bạn vào thẻ Home, tìm nhóm Font và nhấn vào hình tam giác hướng xuống để mở danh sách các cỡ chữ Tại đây, bạn sẽ thấy một danh sách các phông chữ và có thể chọn phông chữ phù hợp cho bài trình chiếu của mình.

Cách 2: Chúng ta chọn thẻ Home, nhóm Font:

Hình 5.5 Định dạng font chữ

Hình 5.26 Định dạng size chữ

+ Lệnh Increase Font Size để tăng kích thước chữ

+ Lệnh Decrease Font Size để giảm kích thước chữ

Mỗi lần chọn lệnh là kích thước chữ sẽ tăng hoặc giảm đi 1 đơn vị

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím:

+ Ctrl + ]: tăng kích thước chữ lên một đơn vị

+ Ctrl + [: giảm kích thước chữ xuống 1 đơn vị

Bước 1: Chọn văn bản muốn định dạng lại màu chữ

Bước 2: Tại bước này, chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau:

Để thay đổi màu chữ, bạn vào thẻ Home, tìm nhóm Font, sau đó nhấn vào lệnh Font Color và chọn hình tam giác hướng xuống để mở danh sách màu sắc Tiếp theo, hãy chọn màu chữ phù hợp với nhu cầu của bạn.

Cách 2: Nhấn chuột phải tại vùng văn bản chúng ta chọn, rồi chọn lệnh Font Color và chọn chữ phù hợp

Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn canh chỉnh

Bước 2: Trong thẻ Home > nhóm Paragraph>Sau đó chúng ta chọn các chế độ căn lề Có các chế độ căn lề như sau:

Align Left để canh lề trái

Align Right để canh lề phải

Center để canh giữa hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + E

Justify để canh đều hai bên.

Danh sách

Thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong văn bản

Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi khoảng cách giữa các dòng Bước 2: Trong thẻ Home >Nhóm Paragraph > nhấn nút Line Spacing

Bước 3: Chọn khoảng cách chúng ta muốn

Hình 5.29 Hộp khoảng cách giữa các hàng văn bản

Nếu bạn muốn tạo nhiều khoảng cách giữa các dòng mà không thấy tùy chọn trong menu Line Spacing, hãy chọn Line Spacing Options và nhập khoảng cách mong muốn.

Các kiểu khoảng cách dòng mà

PowerPoint 2010 hỗ trợ đó là:

Tùy chọn "dòng đơn" hỗ trợ kích thước font lớn nhất trong dòng, đồng thời bổ sung một khoảng trống nhỏ Lượng khoảng trống này sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại font chữ được sử dụng.

1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn

Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn

At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng

Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó chúng ta tăng hoặc giảm cỡ chữ

Hình 5.30 Hộp định dạng đoạn văn bản

Để điều chỉnh khoảng cách dòng trong văn bản, bạn có thể thiết lập tỉ lệ % so với dòng đơn mà bạn đã chỉ định Ví dụ, nếu bạn nhập vào 1.2, khoảng cách dòng sẽ tăng lên 20% so với khoảng cách dòng đơn.

Co dãn văn bản theo chiều ngang

Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn co dãn

Bước 2: Trong thẻ Home, nhóm Font, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font

Bước 3: Vào thẻ Advanced và chọn thẻ Character Spacing Tại mục Scale, nhập tỷ lệ phần trăm mong muốn; nếu tỷ lệ lớn hơn 100%, văn bản sẽ được kéo giãn, ngược lại, nếu nhỏ hơn 100%, văn bản sẽ bị thu lại.

Định dạng Bullets và Numbering giúp tổ chức văn bản một cách có hệ thống bằng cách sử dụng các số và dấu gạch đầu dòng, cho phép đánh thứ tự tự động và cải thiện khả năng đọc hiểu.

Danh sách Bullet có các dấu chấn tròn, gạch ngang, …

Danh sách các Number có các số

Danh sách các Multilevel List là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái phụ thuộc vào sự tổ chức của danh sách

Tạo định dạng Để thêm một thứ tự tự động vào văn bản có sẵn, chúng ta thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản chúng ta muốn tạo một thứ tự tự động

Bước 2: Trên thẻ Home >NhómParagraph

Để đánh thứ tự bằng các ký hiệu đầu dòng, bạn chỉ cần chọn nút Bullets và sau đó lựa chọn ký hiệu mà bạn muốn sử dụng.

Nếu chúng ta muốn đánh thứ tự bằng các ký tự số thì chúng ta chọn nút Numbering , sau đó chúng ta chọn mẫu muốn đánh thứ tự

Nếu chúng ta muốn sự phối hợp giữa các số và các chữ cái thì chúng ta chọn nút lệnh Multilevel List Hình 5.6 Hộp tạo thứ tự tự động

Hình 5.31 Định dạng đoạn văn kéo giãn chữ hoặc thu lại

Hình 5.32 Hộp tạo thứ tự tự động

Các ký hiệu đầu dòng và số có thể được thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Bullets or Numbering , cụ thể như sau:

Để thay đổi thứ tự tự động của một đoạn văn bản, bạn cần chọn đoạn văn bản đó hoặc đặt con trỏ chuột lên một dòng trong danh sách thứ tự tự động để thay đổi một Bullet.

Để tạo danh sách có dấu đầu dòng hoặc đánh số, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào đoạn văn bản đã chọn, sau đó chọn mục Bulleted hoặc Numbered Bạn cũng có thể sử dụng thẻ Home trong nhóm Paragraph để chọn kiểu Bullet hoặc Numbering khác mà bạn muốn.

4.1 Tạo bảng Để tạo một bảng trong Slide, chúng ta thực hiện như sau:

Bước 1: Đặt con trỏ tại Slide chúng tachúng ta muốn chèn bảng biểu

Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Insert, nhóm Tables, lệnh Tables Chúng ta có thể tạo một bảng theo một trong các cách sau:

Cách 1: Rê chuột để đánh dấu số dòng và cột trên hộp hướng dẫn

Cách 2: Chọn mục Insert Table và nhập số dòng và cột cho bảng cần tạo

4.2 Định dạng đường viền cho bảng

Tạo đường viền và màu nền cho bảng ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn bảng cần tạo đường viền, lúc này trên thanh Ribbon sẽ hiển thị thêm thẻ Design

Hình 5.8 Hộp chèn bảng có sẵn số dòng và cột

Hình 5.7 Chèn bảng với số cột và dòng tự nhập từ bàn phím

Hình 5.34 Hộp chèn bảng có sẵn số dòng và cột

Hình 5.33 Chèn bảng với số cột và dòng tự nhập từ bàn phím

Bước 2: Truy cập vào thẻ Design trong nhóm Table Styles để lựa chọn các kiểu mẫu bảng có sẵn Nếu không tìm thấy mẫu phù hợp, bạn có thể sử dụng lệnh Borders để thêm đường viền cho bảng và lệnh Shading để tạo màu nền cho bảng.

Hình 5.35 Định dạng cho bảng biểu 4.3 Hiệu chỉnh cấu trúc bảng biểu

Để chèn thêm dòng và cột mới vào bảng biểu, trước tiên, bạn cần chọn vị trí trong bảng nơi bạn muốn thêm dòng hoặc cột.

Bước 2: Tại thẻ Layout, nhóm Rows & Columns Tại Nhóm này có 4 nút lệnh về chèn dòng và cột như sau:

: Chèn dòng mới nằm trên dòng được chọn

: Chèn dòng mới nằm dưới dòng được chọn

: Chèn cột mới nằm bên trái cột được chọn

: Chèn cột mới nằm bên phải cột được chọn

Để xóa bảng, dòng hoặc cột trong tài liệu, trước tiên, bạn cần chọn vị trí trong bảng mà bạn muốn thực hiện thao tác xóa.

Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Layout, nhóm Rows &

Columns, lệnh Delete Tại nút lệnh này, có các mục như sau:

Trộn ô (Merge Cells) Để trộn nhiều ô nằm kề nhau thành một ô, cần thực hiên theo các cách:

Bước 1: Chọn các ô nằm kề nhau trong bảng mà chúng ta muốn trộn

Bước 2: Thẻ Layout → Nhóm Merge → Chọn nút lệnh Merge Cells

Bước 1: Chọn các ô nằm kề nhau trong bảng mà chúng ta muốn trộn

Bước 2: Nhấn chuột phải vào vùng ô chúng ta vừa chọn, một danh sách các thao tác hiện ra, chúng ta chọn

Tách ô (Split Cell) Để tách một ô thành nhiều, chúng ta cần thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Chọn ô mà chúng ta muốn tách

Bước 2: Chọn thẻ Layout, nhóm

Merge, lệnh Split Cells hoặc nhấn chuột phải lên ô muốn tách rồi chọn Split Cells

Bước 3: Hộp thoại Split Cells hiển thị ra, chúng ta chọn số cột và số dòng mà chúng ta muốn tách

Thay đổi độ lớn của các ô

Bước 1: Click chuột vào 1 ô bất kỳ trong bảng

Bước 2: Chúng ta chọn thẻ Layout /nhóm Cell Size Trong nhóm Cell Size gồm các chức năng sau:

+ AutoFit Contents: Kích thước các ô trong bảng sẽ co giãn theo lượng dữ liệu trong bảng

+ AutoFit Window: Kích thước các ô trong bảng sẽ mở rộng bằng chiều rộng vùng soạn thảo

+ Fixed Column Width: Cố định chiều rộng của cột

- Height: Hiệu chỉnh chiều cao của hàng

- Width: Hiệu chỉnh chiều rộng của cột

- Distribute Rows: Hiệu chỉnh cho các hàng có kích thước bằng nhau

- Distribute Columns: Hiệu chỉnh cho các cột có kích thước bằng nhau

Bước 3: Chúng ta chọn các chế độ và thay đổi kích thước của ô trong bảng bằng các lệnh trong nhóm Cell Size

Biểu đồ, sơ đồ tổ chức

Chọn số cột muốn tách

Chọn số dòng muốn tách

Thay vì sử dụng bảng dữ liệu khô khan, người thuyết trình thường chuyển đổi chúng thành các biểu đồ trực quan, giúp người xem dễ dàng theo dõi và đánh giá nội dung thảo luận PowerPoint cung cấp một danh sách các biểu đồ thông dụng, đáp ứng nhu cầu thuyết trình ngày càng cao Chức năng chèn biểu đồ vào bản trình chiếu cho phép người dùng sử dụng dữ liệu từ file Word hoặc Excel, tạo sự tiện lợi và hiệu quả trong việc trình bày thông tin.

Tạo biểu đồ Để tạo một biểu đồ trong một Slide, chúng ta thao tác như sau:

Bước 1: Chọn Slide có chứa biểu đồ

Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Insert, nhóm Illutrations, lệnh Insert Chart

Bước 3: Tại hộp thoại Change Chart Type, chúng ta chọn kiểu biểu đồ phù hợp rồi chọn nút lệnh OK

Hình 5.38 Các loại biểu đồ có sẵn trong trình chiếu

Bước 4: Màn hình làm việc sẽ xuất hiện file bảng tính Excel cho phép chúng ta nhập số liệu cần thiết cho biểu đồ

Để hiệu chỉnh dữ liệu cho biểu đồ trong Excel, bạn cần thực hiện các thao tác cụ thể Hình 5.39 minh họa biểu đồ hình cột cùng với dữ liệu tương ứng, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và điều chỉnh thông tin cần thiết.

Bước 1: Nhấn chuột chọn biểu đồ cần hiệu chỉnh dữ liệu

Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Design trong nhóm Data và sử dụng lệnh Edit Data để hiển thị bảng tính Excel, giúp chúng ta chỉnh sửa dữ liệu của biểu đồ.

Hình 5.40 Hiệu chỉnh dữ liệu của biểu đồ Thay đổi kiểu dáng biểu đồ Để thay đổi kiểu dáng của biểu đồ, chúng ta thao tác như sau:

Bước 1: Nhấn chuột chọn biểu đồ cần hiệu chỉnh

Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Design và nhóm Type, sau đó nhấn lệnh Change Chart Type để hiển thị danh sách các kiểu biểu đồ Tại đây, bạn có thể lựa chọn kiểu dáng mới phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.

Hình 5.41 Chọn lại kiểu biểu đồ 5.2 Sơ đồ tổ chức

Tạo sơ đồ tổ chức Để tạo một sơ đồ tổ chức trong một Slide, chúng ta thao tác như sau:

Bước 1: Chọn Slide có chứa sơ đồ tổ chức

Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Insert, nhóm Illutrations, lệnh SmartArt

Bước 3: Tại hộp thoại Choose a SmartArt Graphic, chúng ta chọn kiểu sơ đồ phù hợp rồi chọn nút lệnh OK

Hình 5.42 Hộp tùy chọn mẫu sơ đồ trong PowerPoint

Bước 4: Hộp thoại Type your text here hiển thị, yêu cầu chúng ta nhập nội dung cho từng khối trong các mục [Text]

Hình 5.43 Hộp nhập nội dung cho sơ đồ

Tạo bảng

Để tạo một bảng trong Slide, chúng ta thực hiện như sau:

Bước 1: Đặt con trỏ tại Slide chúng tachúng ta muốn chèn bảng biểu

Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Insert, nhóm Tables, lệnh Tables Chúng ta có thể tạo một bảng theo một trong các cách sau:

Cách 1: Rê chuột để đánh dấu số dòng và cột trên hộp hướng dẫn

Cách 2: Chọn mục Insert Table và nhập số dòng và cột cho bảng cần tạo.

Định dạng đường viền cho bảng

dạng đường viền cho bảng

Tạo đường viền và màu nền cho bảng ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn bảng cần tạo đường viền, lúc này trên thanh Ribbon sẽ hiển thị thêm thẻ Design

Hình 5.8 Hộp chèn bảng có sẵn số dòng và cột

Hình 5.7 Chèn bảng với số cột và dòng tự nhập từ bàn phím

Hình 5.34 Hộp chèn bảng có sẵn số dòng và cột

Hình 5.33 Chèn bảng với số cột và dòng tự nhập từ bàn phím

Bước 2: Truy cập vào thẻ Design trong nhóm Table Styles để lựa chọn các kiểu mẫu bảng có sẵn Nếu không tìm thấy mẫu ưng ý, bạn có thể sử dụng lệnh Borders để thêm đường viền cho bảng và lệnh Shading để tạo màu nền cho bảng.

Hiệu chỉnh cấu trúc bảng biểu

Để chèn dòng và cột mới vào bảng biểu, trước tiên, bạn cần chọn vị trí trong bảng mà bạn muốn thêm dòng hoặc cột.

Bước 2: Tại thẻ Layout, nhóm Rows & Columns Tại Nhóm này có 4 nút lệnh về chèn dòng và cột như sau:

: Chèn dòng mới nằm trên dòng được chọn

: Chèn dòng mới nằm dưới dòng được chọn

: Chèn cột mới nằm bên trái cột được chọn

: Chèn cột mới nằm bên phải cột được chọn

Để xóa bảng, dòng hoặc cột trong tài liệu, đầu tiên, bạn cần chọn vị trí trong bảng mà bạn muốn thực hiện thao tác xóa.

Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Layout, nhóm Rows &

Columns, lệnh Delete Tại nút lệnh này, có các mục như sau:

Trộn ô (Merge Cells) Để trộn nhiều ô nằm kề nhau thành một ô, cần thực hiên theo các cách:

Bước 1: Chọn các ô nằm kề nhau trong bảng mà chúng ta muốn trộn

Bước 2: Thẻ Layout → Nhóm Merge → Chọn nút lệnh Merge Cells

Bước 1: Chọn các ô nằm kề nhau trong bảng mà chúng ta muốn trộn

Bước 2: Nhấn chuột phải vào vùng ô chúng ta vừa chọn, một danh sách các thao tác hiện ra, chúng ta chọn

Tách ô (Split Cell) Để tách một ô thành nhiều, chúng ta cần thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Chọn ô mà chúng ta muốn tách

Bước 2: Chọn thẻ Layout, nhóm

Merge, lệnh Split Cells hoặc nhấn chuột phải lên ô muốn tách rồi chọn Split Cells

Bước 3: Hộp thoại Split Cells hiển thị ra, chúng ta chọn số cột và số dòng mà chúng ta muốn tách

Thay đổi độ lớn của các ô

Bước 1: Click chuột vào 1 ô bất kỳ trong bảng

Bước 2: Chúng ta chọn thẻ Layout /nhóm Cell Size Trong nhóm Cell Size gồm các chức năng sau:

+ AutoFit Contents: Kích thước các ô trong bảng sẽ co giãn theo lượng dữ liệu trong bảng

+ AutoFit Window: Kích thước các ô trong bảng sẽ mở rộng bằng chiều rộng vùng soạn thảo

+ Fixed Column Width: Cố định chiều rộng của cột

- Height: Hiệu chỉnh chiều cao của hàng

- Width: Hiệu chỉnh chiều rộng của cột

- Distribute Rows: Hiệu chỉnh cho các hàng có kích thước bằng nhau

- Distribute Columns: Hiệu chỉnh cho các cột có kích thước bằng nhau

Bước 3: Chúng ta chọn các chế độ và thay đổi kích thước của ô trong bảng bằng các lệnh trong nhóm Cell Size

Biểu đồ, sơ đồ tổ chức

Chọn số cột muốn tách

Chọn số dòng muốn tách

Biểu đồ

Thay vì sử dụng bảng dữ liệu khô khan, người thuyết trình thường chuyển đổi dữ liệu thành các biểu đồ trực quan, giúp người xem dễ dàng nắm bắt và đánh giá thông tin Chương trình PowerPoint cung cấp danh sách các biểu đồ phổ biến, đáp ứng nhu cầu thuyết trình ngày càng cao Người dùng có thể chèn biểu đồ vào bản trình chiếu từ dữ liệu được lấy từ file Word hoặc Excel, tạo nên sự linh hoạt và tiện lợi trong việc trình bày.

Tạo biểu đồ Để tạo một biểu đồ trong một Slide, chúng ta thao tác như sau:

Bước 1: Chọn Slide có chứa biểu đồ

Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Insert, nhóm Illutrations, lệnh Insert Chart

Bước 3: Tại hộp thoại Change Chart Type, chúng ta chọn kiểu biểu đồ phù hợp rồi chọn nút lệnh OK

Hình 5.38 Các loại biểu đồ có sẵn trong trình chiếu

Bước 4: Màn hình làm việc sẽ xuất hiện file bảng tính Excel cho phép chúng ta nhập số liệu cần thiết cho biểu đồ

Để hiệu chỉnh dữ liệu cho biểu đồ trong Excel, bạn cần thực hiện các bước cụ thể để đảm bảo rằng biểu đồ hiển thị thông tin chính xác và trực quan.

Bước 1: Nhấn chuột chọn biểu đồ cần hiệu chỉnh dữ liệu

Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Design trong nhóm Data và sử dụng lệnh Edit Data để hiển thị bảng tính Excel, từ đó chúng ta có thể hiệu chỉnh dữ liệu của biểu đồ.

Hình 5.40 Hiệu chỉnh dữ liệu của biểu đồ Thay đổi kiểu dáng biểu đồ Để thay đổi kiểu dáng của biểu đồ, chúng ta thao tác như sau:

Bước 1: Nhấn chuột chọn biểu đồ cần hiệu chỉnh

Để thay đổi kiểu dáng biểu đồ, bạn hãy truy cập vào thẻ Design trên thanh Ribbon, sau đó chọn nhóm Type và nhấn vào lệnh Change Chart Type Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các kiểu dáng biểu đồ và có thể lựa chọn kiểu mới phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.

Sơ đồ tổ chức

Tạo sơ đồ tổ chức Để tạo một sơ đồ tổ chức trong một Slide, chúng ta thao tác như sau:

Bước 1: Chọn Slide có chứa sơ đồ tổ chức

Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Insert, nhóm Illutrations, lệnh SmartArt

Bước 3: Tại hộp thoại Choose a SmartArt Graphic, chúng ta chọn kiểu sơ đồ phù hợp rồi chọn nút lệnh OK

Hình 5.42 Hộp tùy chọn mẫu sơ đồ trong PowerPoint

Bước 4: Hộp thoại Type your text here hiển thị, yêu cầu chúng ta nhập nội dung cho từng khối trong các mục [Text]

Hình 5.43 Hộp nhập nội dung cho sơ đồ

Để tạo hoặc hủy các cấp con trong sơ đồ tổ chức, bạn chỉ cần đưa chuột vào cấp mà bạn muốn hiệu chỉnh.

Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Design, nhóm Create Graphic Tại đây chúng ta các tùy chọn như sau:

Move Up: Di chuyển cấp được chọn lên trên

Hình 5.44 Định dạng lại sơ đồ Đưa các đối tượng đồ họa

Chèn hình ảnh có sẵn

Chúng ta vào thẻ Insert, nhóm Images, chọn lệnh

Clip Art để chèn hình ảnh từ bộ sưu tệp có sẵn của

Chèn hình ảnh từ tệp tin trên máy tính

Chúng ta vào thẻ Insert, nhóm Images, chọn lệnh

Picture, sau đó chọn hình ảnh được lưu trữ trên máy tính.

Chèn chữ nghệ thuật

Chúng ta vào thẻ Insert, nhóm Text, chọn lệnh WordArt, sau đó chọn kiểu thích hợp

Hình 5.45 Chèn kiểu chữ nghệ thuật

Chèn âm thanh / video vào Slide

Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Insert, nhóm

Media , lệnh Audio/ Video Tại đây, chúng ta có các tùy chọn như sau:

Audio from file: Chèn file có sẵn trong máy tính

Clip Art Audio: Chèn file âm thanh từ thư viện của bộ

Chuẩn bị, trình chiếu và in bài thuyết trình

Chuẩn bị trình chiếu

Tạo hiệu ứng cho các đối tượng

Trong PowerPoint, các đối tượng như textbox, bảng biểu và hình ảnh có thể được áp dụng nhiều hiệu ứng khác nhau Chương trình này cung cấp một loạt hiệu ứng phong phú, được phân chia thành bốn nhóm chính.

Hiệu ứng Entrance: Các đối tượng áp dụng hiệu ứng sẽ xuất hiện trên slide hoặc có xu hướng di chuyển từ bên ngoài slide vào trong slide

Hiệu ứng Exit: Các đối tượng áp dụng hiệu ứng sẽ biến mất khỏi slide hoặc có xu hướng di chuyển từ trong slide ra khỏi slide

Hiệu ứng Emphasis: Nhấn mạnh nội dung áp dụng hiệu ứng

Hiệu ứng Motion Paths: Hiệu ứng làm các đối tượng di chuyển theo một đường đi qui định trước

Chọn đối tượng áp dụng hiệu ứng

Vào thẻ Animations, nhóm Animation Tại đây, chúng ta chọn các hiệu ứng thích hợp n

Hoặc có thể chọn lệnh Add Animation, sau đó chọn một hiệu ứng trong 4 nhóm hiệu ứng như giáo trình đã nêu ra ở phần trên

Chọn hiệu ứng thích hợp

Hình 5.10 Chèn âm thanh hoặc video

Hình 5.46 Chèn âm thanh hoặc video

Để xem các hiệu ứng trong chế độ soạn thảo, bạn cần nhấn nút tương ứng Nếu muốn gỡ bỏ hiệu ứng đã chọn, hãy chọn đối tượng hoặc hiệu ứng cần gỡ bỏ và sau đó chọn tùy chọn trong phần hoạt ảnh.

Thay đổi thông số của hiệu ứng

Chọn đối tượng áp dụng hiệu ứng

Chúng ta vào thẻ Animations, nhóm Animation, trong mục Timing chúng ta có thể thay đổi các thông số cho các hiệu ứng đã chọn như sau:

+ Mục Start: Dùng để chọn thời điểm xuất hiện hiệu ứng khi trình chiếu + Start On Click: Bắt đầu hiệu ứng khi nhấn chuột

+ Start With Previous: Bắt đầu song song với hiệu ứng trước nó

+ Start After Previous: Bắt đầu sau khi hiệu ứng đứng trước nó đã hoàn tất

+ Mục Duration: Dùng để chọn tốc độ thể hiện của hiệu ứng, thời gian tính bằng giây

+ Mục Delay: Thời gian chờ trước khi hiệu ứng bắt đầu thực thi

Trong danh sách hiệu ứng, các đối tượng được đánh số từ 1, 2, 3… theo thứ tự trình diễn Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng thay đổi thứ tự này bằng cách sử dụng nút hoặc nút mũi tên lên, xuống trong mục Re.

Ordercủa cửa sổ Animation Pane

Lưu ý: Nếu cửa sổ này chưa xuất hiện, chúng ta nhấn nút lệnh

Chọn slide cần áp dụng hiệu ứng chuyển slide

Hình 5.49 Hộp thứ tự các hiệu ứng

Vào thẻ Transition, nhóm Transition to This Slide , sau đó chúng ta chọn hiệu ứng thích hợp

Hình 5.50 Hộp hiệu ứng chuyển động các slide

Với mỗi hiệu ứng chuyển Slide từ mục Effect Options cho phép chọn hướng xuất hiện của Slide Slide Transition cho phép hiệu chỉnh các thiết lập ở nhóm

Timing, và cho phép áp dụng chuyển slide vào một nhóm hay toàn bộ slide.

Kiểm tra, in và trình chiếu

Ngoài việc trình chiếu báo cáo, PowerPoint còn cho phép người dùng in các slide trong bản trình chiếu ra giấy hoặc phim Để thực hiện việc này, người dùng chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn đơn giản.

Bước 1: Chọn lệnh File/ Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P

Bước 2: Tại hộp thoại Print, chúng ta có các tùy chọn như sau:

Print: ra lệnh in Slide ra giấy

Copies: Chọn số bản in Thông thường, hệ thống mặc định số bản in là 1 bản Printer: Chọn máy in muốn sử dụng từ liệt hộp kê thả

+ Print All Slides: In tất cả các Slide

+ Print Curent Slide: In Slide hiện hành

+ Print Selection: In các các Slides được chọn trước

+ Custom Range: In các Slide được chọn trong Custom Show

+ Slides: Cho phép nhập các Slide muốn in

Print Layout/Handouts: Chọn cách in

1 slide trên 1 trang giấy, có kèm ghi chú hay không, hoặc in dạng outline

+ Handouts: cho phép in nhiều slide trên cùng 1 trang giấy

+ Frame Slide: in slide kèm theo khung bao quanh slide

Hình 5.51 Hộp thoại xem trước khi in

+ Scale to fit paper: tự động điều chỉnh kích thước để in vừa đủ khổ giấy Collated/Uncollated: in theo bộ hay in theo trang

Mở bài thuyết trình cần trình chiếu

Vào thẻ Slide Show , nhóm Start Slide Show và chọn một trong các lệnh sau:

+ From Beginning: Trình chiếu bắt đầu từ slide đầu tiên trong bài báo cáo hoặc nhấn phím F5 trên bàn phím

+ From Current Slide: Trình chiếu bắt đầu từ slide hiện hành trong bài báo cáo hoặc có thể nhấn nút lệnh nằm ở góc dưới bên phải chương trình PowerPoint

+ Broadcast Slide Show: Trình chiếu báo cáo thông qua mạng Internet cho người xem từ xa, đây là tính năng mới của PowerPoint 2010

+ Custom Slide Show: Trình chiếu từ việc chọn lựa một số slide nào đó thay vì trình chiếu tuần tự toàn bộ

Hình 5.52 Các lệnh trong trình chiếu

BÀI TẬP THỰC HÀNH MÔ ĐUN 5

Hãy sử dụng slide master để thiết kế như mẫu sau:(3)

Hãy dùng mẫu đã tạo ở câu 1 để tạo tập tin trình diễn như sau:

1 Tạo được 5 Slides theo thứ tự đúng mẫu

2 Chèn và định dạng hình (có thể chọn hình khác) ở các Slides 1, 2, 4 đúng mẫu

3 Chèn sơ đồ dạng”Grid Matrix”, nhập nội dung và định dạng đúng mẫu trên

4 Nhập đầy đủ nội dung và định dạng đúng mẫu các Slides 2, 3, 4, 5

5 Chèn Shapes, nhập nội dung và định dạng đúng mẫu trên các Slides 2, 3

6 Tạo các liên kết trên Slide 1 sao cho:

- Khi click vào Định nghĩa thì di chuyển đến Slide 2

- Khi click vào Mục đích thì di chuyển đến Slide 3

- Khi click vào Các yếu tố thì di chuyển đến Slide 4

- Khi click vào Phương pháp tiến hành thì di chuyển đến Slide 5

Để tạo sự hấp dẫn cho bài thuyết trình, hãy thiết lập hiệu ứng chuyển tiếp cho tất cả các slide bằng hiệu ứng Random bars và đặt thời gian tự động chuyển tiếp giữa các slide là 3 giây.

8 Thiết lập thuộc tính chỉ trình chiếu từ Slide 2 đến Slide 5

9 Đặt cụm “20/12/2020” tại Footer và đánh số Slide, trừ Slide tiêu đề (Title Slide) không hiện Footer

10 Thiết lập sao cho khi click chuột vào nút END trên slide số 5 thì kết thúc trình chiếu, trở lại màn hình soạn thảo PowerPoint

Câu 3 Hãy sử dụng Slide Master để thiết kế như theme như mẫu sau:

Hãy dùng mẫu đã tạo ở câu 3 để tạo tập tin trình diễn như sau:

1 Tạo được 5 Slides theo thứ tự đúng mẫu

2 Chèn và định dạng hình (có thể chọn hình khác) ở các Slide 1, 2, 3 đúng mẫu

3 Chèn sơ đồ dạng”Basic Matrix”, nhập nội dung và định dạng đúng mẫu trên Slide 1

4 Nhập đầy đủ nội dung và định dạng đúng mẫu các Slides 2, 3, 4

5 Chèn table, nhập nội dung và định dạng đúng mẫu trên Slide 5

6 Tạo các liên kết trên Slide 1 sao cho:

− Khi click vào Đặc tính thời gian thì di chuyển đến Slide 2

− Khi click vào Nguyên tắc SMART thì di chuyển đến Slide 3

− Khi click vào Lập kế hoạch/hoạch định công việc thì di chuyển đến Slide 4.m

− Khi click vào Ma trận quản lý thời gian thì di chuyển đến Slide 5

7 Thiết lập hiệu ứng chuyển tiếp slide cho tất cả các slide (chọn hiệu ứng tùy ý) và đặt thời gian tự động chuyển tiếp giữa các Slides là 2 giây

8 Thiết lập thuộc tính trình chiếu tự động phát lặp lại cho đến khi nhấn phím ESC để kết thúc

9 Đặt họ tên thí sinh tại Footer và đánh số Slide, trừ Slide tiêu đề (Title Slide) không hiện Footer

10 Thiết lập sao cho khi click chuột vào nút END trên slide số 5 thì kết thúc trình chiếu, trở lại màn hình soạn thảo PowerPoint

SỬ DỤNG INTERNET CƠ BẢN GIỚI THIỆU

Mô đun này cung cấp kiến thức cơ bản về mạng máy tính, hướng dẫn sử dụng trình duyệt web, và các bước cần thiết để sử dụng các ứng dụng của Google.

Google Docs, Google Drive, Google Sheets, Google Forms để ứng dụng vào các công việc thực tế

Sau khi học xong bài này, người học có khả năng:

- Trình bày kiến thức mạng máy tính, internet

- Sử dụng tốt trình duyệt web, khai thác các công cụ tìm kiếm, thư điện tử

- Khai thác được các dịch vụ triển khai trên mạng Internet

Kiến thức cơ bản về Internet

Các khái niệm/thuật ngữ thường gặp

Internet là một mạng lưới toàn cầu, kết nối hàng triệu máy tính thông qua hạ tầng viễn thông, hình thành từ các mạng nhỏ hơn Đây là mạng của các mạng máy tính, cho phép người dùng truy cập thông tin và giao tiếp trên toàn thế giới.

Trong mạng này, các máy tính và thiết bị mạng giao tiếp thông qua một ngôn ngữ chung, đó là bộ giao thức TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).

Internet là một hệ thống kết nối các mạng máy tính nhỏ hơn thông qua các kết nối viễn thông Cấu trúc của Internet bao gồm nhiều mạng máy tính liên kết với nhau, và thiết bị kết nối các mạng này được gọi là cổng nối Internet.

(Internet Gateway) hoặc Bộ định tuyến (Router)

Tuy nhiên, đối với người dùng, Internet chỉ là một mạng duy nhất

- Địa chỉ IP là gì?

Các máy tính trên Internet giao tiếp thông qua bộ giao thức TCP/IP, yêu cầu mỗi máy tính phải có một địa chỉ duy nhất để liên lạc Điều này tương tự như việc mỗi thuê bao trong mạng điện thoại di động cần có một số hiệu riêng biệt.

Hình 6.1 Mô hình mạng Internet

Mô hình Internet đơn giản yêu cầu mỗi máy tính trong mạng có một địa chỉ IP duy nhất, được sử dụng bởi bộ giao thức TCP/IP để xác định các thiết bị Địa chỉ IP bao gồm 32 bit, chia thành 4 nhóm 8 bit, được phân tách bằng dấu chấm Cách biểu diễn phổ biến nhất là "thập phân dấu chấm", trong đó địa chỉ IP có cấu trúc A.B.C.D, với A, B, C, D là các số thập phân Mỗi số này được chuyển đổi từ nhị phân 8 bit, do đó giá trị của chúng nằm trong khoảng từ 0 đến 255 Ví dụ về địa chỉ IP có thể bao gồm nhiều dạng khác nhau.

Bảo mật khi làm việc với Internet

Các nguyên tắc để bảo mật khi làm việc với Internet:

- Chia sẻ thông tin trên mạng theo nguyên tắc “càng ít càng tốt”

- Sử dụng trình duyệt web riêng tư hoặc bảo mật

- Sử dụng mật khẩu mạnh và độc đáo

- Kích hoạt tính năng xác thực 2 bước

- Tránh sử dụng Wifi công cộng và tại các điểm nóng

- Thường xuyên cập nhật hệ thống

- Đăng xuất các tài khoản khi đã dùng xong

Sử dụng trình duyệt web

Có rất nhiều trình duyệt Web khác nhau như: Internet Explorer, Google Chrome, Microsoft Edge, Moliza Firefox, Nhưng chúng ta thường hay sử dụng trình duyệt Google Chrome.

Thao tác duyệt web cơ bản trên Google Chrome

Dưới đây là 5 chức năng cơ bản của Google Chrome mà người dùng nên nắm vững trước khi sử dụng trình duyệt này để truy cập Internet Google thường cập nhật phiên bản mới với các tính năng cải tiến nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng Nếu Google Chrome vẫn khó sử dụng, bạn có thể xem xét thay thế bằng các trình duyệt web khác.

- Truy cập Web ẩn danh

- Đánh dấu một Website yêu thích

- Mở một tab trên cửa sổ mới

- Download tài liệu xuống từ trình duyệt Web

Thiết đặt (setting)

Thiết lập trang chủ mặc định (Trình duyệt Chrome)

Chúng ta có thể thiết lập một trang mặc định để khi khởi động trình duyệt Chrome

Bước 1: Tại giao diện chính của trình duyệt Chrome, hãy nhấn vào biểu tượng ba chấm ở góc phải màn hình > Chọn Cài đặt

Hình 6.3 Cài đặt trình duyệt Web (Chrome)

Bước 2: Hãy nhấn vào mục Hình thức tại danh sách bên trái màn hình

Hình 6.4 Cài đặt hình thức trình duyệt

Để kích hoạt tính năng hiển thị nút trang chủ, bạn cần đẩy thanh gạt sang phải và sau đó nhập địa chỉ web tùy chỉnh là google.com.vn.

Như vậy, khi ở giao diện chính của Chrome, chỉ cần nhấn vào biểu tượng nút Trang chủ để mở Google

Hình 6.5 Trang web mặc định

Bước 4: Nếu muốn mở trình duyệt Chrome thì giao diện chính là Google sẽ xuất hiện thì thao tác thêm bước sau

Tại danh sách bên trái của màn hình Cài đặt, hãy nhấn vào Khi khởi động

Sau đó, chọn Mở một trang cụ thể hoặc tập hợp các trang > Chọn Thêm trang mới

Cuối cùng hãy nhập địa chỉ trang web Google và nhấn nút Thêm để lưu lại

Chúng ta có thể thiết lập nhiều tính năng khác của trình duyệt Google Chrome như tự động điền, kiểm tra an toàn, quản lý quyền riêng tư và bảo mật, chọn công cụ tìm kiếm, cài đặt trình duyệt mặc định và cấu hình các tùy chọn khi khởi động.

Biểu mẫu và sử dụng một số dịch vụ công

Dịch vụ hành chính công là các dịch vụ không vì mục đích lợi nhuận, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cung cấp cho tổ chức và cá nhân, thông qua các giấy tờ có giá trị pháp lý Những dịch vụ này gắn liền với các thủ tục hành chính, nhằm giải quyết một cách hoàn chỉnh các công việc cụ thể liên quan đến tổ chức và cá nhân trong lĩnh vực mà cơ quan nhà nước quản lý.

Dịch vụ công trực tuyến là các dịch vụ hành chính công và những dịch vụ khác do cơ quan nhà nước cung cấp cho tổ chức và cá nhân thông qua môi trường mạng.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 cung cấp đầy đủ thông tin về thủ tục hành chính cùng với các văn bản liên quan, đảm bảo người dân dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ quy định về các thủ tục này.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 cho phép người dùng tải về mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu Sau khi hoàn tất, hồ sơ có thể được gửi trực tiếp hoặc qua bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 cho phép người dùng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ, đồng thời thực hiện các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ trên môi trường mạng Người dùng có thể thanh toán lệ phí (nếu có) và nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 cho phép người dùng thực hiện thanh toán lệ phí trực tuyến, bên cạnh các chức năng của dịch vụ công mức độ 3 Kết quả có thể được trả qua hình thức trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu điện đến tay người sử dụng.

So với việc thực hiện Dịch vụ hành chính công truyền thông việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến có những lợi ích sau:

Cung cấp dịch vụ công trực tuyến là yếu tố then chốt trong tiến trình cải cách hành chính và phát triển Chính phủ điện tử Điều này không chỉ tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp, mà còn giúp giảm bớt áp lực công việc giấy tờ cho các cơ quan quản lý nhà nước.

- Công dân khi đăng ký dịch vụ công trực tuyến sẽ giảm thời gian gửi/ nhận hồ sơ, giảm thời gian đi lại cho người sử dụng

Tăng cường tính minh bạch trong các cơ quan cung cấp dịch vụ là điều cần thiết Nhờ vào sự phát triển của công nghệ thông tin, việc cung cấp thông tin chi tiết về trạng thái hiện tại của quy trình trở nên khả thi, bao gồm việc xác định hồ sơ đang ở phòng ban nào, ai đang thụ lý và lý do hồ sơ bị tắc nghẽn.

Dịch vụ mang lại hiệu quả kinh tế cho cả người sử dụng và cơ quan cung cấp, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu các chi phí như đi lại, văn phòng phẩm và nhân công.

Tìm kiếm, bộ tìm kiếm (máy tìm kiếm)

Google hiện nay là một trong những công cụ tìm kiếm mạnh mẽ nhất, cho phép người dùng tìm kiếm thông tin trên hàng tỷ trang web Với giao diện hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bao gồm cả tiếng Việt, Google mang đến sự tiện lợi cho người dùng Để bắt đầu tìm kiếm, bạn chỉ cần nhập địa chỉ www.google.com hoặc www.google.com.vn vào thanh địa chỉ của trình duyệt web để truy cập trang chủ của Google.

Hình 6.6 Hộp để gõ nội dung cần tìm kiếm

Nhập từ khóa hoặc cụm từ vào hộp tìm kiếm và nhấn Enter hoặc chọn nút Tìm với Google Để xem kết quả, nhấn vào một trong các liên kết hiển thị Bạn cũng có thể nhấn chuột phải vào liên kết để mở trang trong cửa sổ mới hoặc trong tab mới của trình duyệt.

Chuẩn bị in và in

Xem trang Web trước khi in

Chức năng này cho xem trước trang web trước khi in Cách thực hiện như sau:

Chọn menu File\Print Preview hoặc nhấn Print trên thanh điều khiển và chọn Print Preview, xuất hiện cửa sổ Print Preview

Preview: Định dạng trang in: nhấn nút Page Setup để thiết lập trang in với những tuỳ chọn khác như tiêu đề đầu trang, tiêu đề cuối trang,…

Hình 6.7 Kết nối tới máy in

Chọn File/ Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, hoặc nhấn Print trên thanh điều khiển và chọn Print, xuất hiện hộp hội thoại:

Chọn các tùy chọn trước khi in:

+ Select Printer: Chọn máy in + Print Range: Chọn vùng in

▪ All: In tất cả các trang

▪ Select: In vùng đã chọn trong trang web

▪ Curent: In trang hiện hành

▪ Page: Chỉ ra số trang cần in + Numbers of copies: Số bản in trong mỗi lần in Chọn OK để thực hiện In

Sử dụng các dịch vụ của Google

Google Docs

Google Docs là ứng dụng xử lý văn bản trực tuyến tương tự như MS Word, cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa tài liệu qua trình duyệt Web Tất cả người dùng có tài khoản Google đều có thể truy cập và sử dụng ứng dụng này một cách dễ dàng.

Tạo mới một tài liệu trực tuyến Google Docs

Bước 1: Truy cập vào đường link https://accounts.google.com/ để đăng nhập vào tài khoản Google

Bước 2: Sau khi đăng nhập vào tài khoản Google, thao tác như sau:

Chọn nút lệnh , sau đó chọn ứng dụng để mở cửa sổ Google Drive Chọn nút lệnh , sau đó chọn Google Docs (Google tài liệu).

Hình 6.1 Mở tài liệu bằng Google Docs Hình 6.10 Mở tài liệu bằng Google Docs

Hình 6.8 Vị trí mở Drive

Bước 3: Sau khi lựa chọn xong ứng dụng, Google sẽ chuyển sang trang docs.google.com có giao diện gần giống như trình soạn thảo văn bản Microsoft

Word Tại đây, các thao tác soạn thảo nội dung cho tài liệu được thực hiện tương tự như soạn thảo trong Microsoft Word

Hình 6.9 Mở mới tài liệu trống trong Drive

Mở một tài liệu có sẵn

Để sử dụng ứng dụng Google Docs với các tài liệu Word (.doc; docx) đã lưu trên Google Drive, bạn chỉ cần thực hiện các bước đơn giản sau đây.

Nhấn phải chuột lên tài liệu cần mở trong ứng dụng Google Docs Sau đó chọn Mở bằng (Open with)/ Google Tài liệu (Google Docs)

Hình 6.2 Nơi nhập email người cần chia sẻ tài liệu

Hình 6.11 Chia sẻ tài liệu đang soạn thảo

Chia sẻ một tài liệu đang soạn thảo trên Google

Sau khi hoàn thành tài liệu, để chia sẻ file cho mọi người xem, chỉnh sửa và cập nhật thông tin như điền phiếu khảo sát hay thông tin cá nhân, bạn cần thực hiện các bước sau đây.

Bước 1: Kích chọn nút lệnh Chia sẻ (Share) Lúc này, hộp thoại xuất hiện yêu cầu đặt tên cho tài liệu

Sau khi đặt tên cho tài liệu, nhấn nút lệnh Save để lưu tài liệu, hoặc Skip để bỏ qua bước đặt tên

Bước 2: Tại hộp thoại chia sẻ với người khác (Share with others), ta thao tác như sau:

Mục Người (People): Nhập địa chỉ mail của những người chúng ta muốn chia sẻ tài liệu

Chọn quyền mà những người được chia sẽ có thể được phép đối với tài liệu

Khi di chuyển chuột vào nút Chia sẻ, bạn sẽ thấy số lượng người đã nhận tài liệu được hiển thị, cho thấy tài liệu đã được chia sẻ với những người đã được chọn.

Chia sẻ một tài liệu đang lưu trữ trên Drive

Hình 6.3 Các loại định dạng cho file tải xuống

Hình 6.12 Chia sẻ tài liệu với người dùng khác qua email

Hình 6.13 Các loại định dạng cho file tải xuống

Nhấn phải chuột lên tài liệu cần mở trong ứng dụng Google Docs Sau đó chọn Chia sẻ (Share)

Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ tài liệu và chọn quyền truy cập mà họ có thể có đối với tài liệu đó.

Sau khi thu thập thông tin từ những người đã chia sẻ tài liệu, bạn có thể tải tài liệu này về máy bằng cách thực hiện các bước hướng dẫn sau đây.

Bước 1: Chọn thẻ Tệp (File)/ Tải xuống dưới dạng (Download)

Bước 2: Chọn định dạng muốn tải xuống.

Google Sheets

Giới thiệu Google Sheets (Bảng tính trực tuyến)

Google Sheets là một ứng dụng bảng tính trực tuyến, hoạt động trên trình duyệt web, với giao diện tương tự như các phần mềm xử lý bảng tính khác.

Microsoft Excel Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể sử dụng miễn phí ứng dụng này

Tạo mới bảng tính trực tuyến Google Sheets

Bước 1: Truy cập vào đường link https://accounts.google.com/ để đăng nhập vào tài khoản Google

Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công tài khoản Google, thao tác như sau:

Chọn nút lệnh , sau đó chọn ứng dụng để mở cửa sổ GooglDrive Chọn nút lệnh , sau đó chọn Google Sheets (Google trang tính)

Hình 6.15 Chọn định dạng trang tính

Sau khi chọn ứng dụng, Google sẽ chuyển bạn đến trang sheets.google.com, nơi có giao diện tương tự Microsoft Excel Tại đây, bạn có thể thực hiện các thao tác soạn thảo và xử lý bảng tính giống như trong ứng dụng Microsoft Excel.

Mở một tài liệu có sẵn

Hình 6.16 Mở file bằng trang tính của Google

Hình 6.17 Các quyền đối với tài liệu được chia sẻ

Để sử dụng ứng dụng Google Sheets với các tài liệu Excel (.xls; xlsx) đã lưu trên Google Drive, bạn chỉ cần thực hiện các bước đơn giản sau đây.

Nhấn phải chuột lên tài liệu cần mở trong ứng dụng Google Sheets Sau đó chọn Mở bằng (Open with)/ Google Trang tính (Google Sheets)

Chia sẻ một trang tính trực tuyến Google Sheets

Chia sẻ một trang tính đang soạn thảo trên Google

Để chia sẻ trang tính Google Sheets cho mọi người xem mà không yêu cầu họ điền thông tin như trong phiếu khảo sát hay thông tin cá nhân, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Để chia sẻ tài liệu, đầu tiên bạn cần nhấn nút Chia sẻ (Share) Sau đó, một hộp thoại sẽ hiện ra yêu cầu bạn đặt tên cho tài liệu Sau khi hoàn tất việc đặt tên, hãy nhấn nút Save để lưu tài liệu hoặc chọn Skip nếu bạn muốn bỏ qua bước này.

Bước 2: Tại hộp thoại chia sẻ tài liệu với người khác (Share with others):

Để chia sẻ tài liệu, hãy nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn mời Sau đó, chọn các quyền truy cập mà bạn muốn cấp cho họ đối với tài liệu đó.

Chia sẻ một trang tính đang lưu trữ trên Drive

Hình 6.18 Chọn định dạng muốn tải xuống

Nhấn phải chuột lên trang tính cần mở trong ứng dụng Google Sheets Sau đó chọn Chia sẻ (Share)

Nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ trang tính, sau đó xác định quyền hạn mà họ có thể thực hiện đối với tài liệu.

Sau khi thu thập đầy đủ thông tin từ những người được chia sẻ tài liệu, để tải trang tính này về máy ta thao tác như sau:

Bước 1: Chọn thẻ Tệp (File)/ Tải xuống dưới dạng (Download)

Bước 2: Chọn định dạng muốn tải xuống.