TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ MÁY TÍNH THIÊN AN
Giới thiệu về công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
Công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An, được thành lập vào ngày 17 tháng 04 năm 2003, hoạt động theo giấy phép số 3485GP/TLDN của UBND Thành phố Hà Nội Tên giao dịch nội địa của công ty là “Công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An”, trong khi tên giao dịch quốc tế là “Thien An Computer Equipment Joint Stock Company”.
Công ty Thiên An đã trải qua một quá trình phát triển mạnh mẽ, từ khởi đầu với chỉ 7 nhân viên, hiện nay đã mở rộng đội ngũ lên hơn 30 nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm cao Sự lớn mạnh về tài chính, nhân lực và năng lực quản lý của công ty không chỉ đáp ứng nhu cầu phát triển nội bộ mà còn phù hợp với sự phát triển chung của Việt Nam trong bối cảnh hội nhập.
Công ty Thiên An sở hữu cơ cấu tổ chức và tài chính vững mạnh, tạo điều kiện thuận lợi để đạt được các mục tiêu quan trọng trong hoạt động kinh doanh trong thời gian tới.
Công ty Thiên An cam kết mang đến lợi ích tối đa cho khách hàng và đối tác thông qua tiêu chí "Chuyên nghiệp - Chất lượng - Cạnh tranh" trong mọi hoạt động hợp tác.
1.1.2 Công tác quản lý và tổ chức kinh doanh ở Công ty TNHH Thiên An
Theo điều lệ quyết định thành lập doanh nghiệp, công ty có chức năng sau:
Căn cứ vào giấy phép KD, chức năng hoạt động của công ty đƣợc cụ thể hoá nhƣ sau:
Buôn bán tƣ liệu tiêu dùng, tƣ liệu sản xuất trong lĩnh vực tin học Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá
Dịch vụ KH kỹ thuật, tƣ vấn và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực tin học
Sản xuất phần mềm tin học Lắp ráp, sửa chữa, bảo hành máy vi tính
1.1.3 Sơ đồ và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy quản lý của công ty bao gồm nhiều bộ phận và phòng ban liên kết chặt chẽ, được phân chia theo các cấp quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra Hệ thống này không chỉ giúp ban giám đốc theo dõi tình hình kinh doanh một cách kịp thời, mà còn tạo điều kiện cho giám đốc hiểu rõ thực trạng hoạt động của công ty.
Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban nhƣ sau:
Giám đốc là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty, có trách nhiệm quản lý và điều hành tất cả các hoạt động chung Ngoài ra, giám đốc còn trực tiếp điều hành các phòng ban như kinh doanh, tiếp thị, nghiên cứu và kế toán.
* Phòng kinh doanh: có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch nhập hàng đối với hàng hoá trong nước và hàng hoá nhập khẩu
Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật
Kho Kinh doanh bán lẻ
Để tối ưu hóa việc tiêu thụ sản phẩm, cần thực hiện các bước như tìm kiếm nguồn hàng và khách hàng, tiến hành nghiên cứu thị trường, và phân tích sự biến động của nhu cầu, giá cả, cũng như các chính sách thương mại của Nhà nước Từ những thông tin này, doanh nghiệp có thể xây dựng các chính sách và chiến lược hiệu quả.
Phòng kỹ thuật được chia thành hai bộ phận chính: bộ phận sửa chữa chuyên trách việc sửa chữa cây và loa phục vụ cho bán buôn, và bộ phận dịch vụ khách hàng đảm nhận lắp đặt, sửa chữa, bảo hành và bảo trì cho khách hàng bán lẻ.
1.1.4 Các hoạt động chính của công ty:
Thiên An là nhà phân phối chính thức các sản phẩm microlab và Huntkey, đồng thời là đại lý của nhiều thương hiệu lớn như Intel, Gigabyte, Asus và Samsung Với mạng lưới hơn 100 đại lý, Thiên An đã mở rộng hoạt động kinh doanh trên khắp các tỉnh thành tại Việt Nam.
Cung cấp máy tính thương hiệu Việt nam: phục vụ cho tổ chức- doanh nghiệp
Cung cấp máy tính- linh kiện, các thiết bị văn phòng
Cung cấp các giải pháp, dịch vụ kỹ thuật, bảo hành bảo trì,
Nghiên cứu thị trường là bước quan trọng để tham gia các dự án nghệ thuật mới trong kinh doanh Việc này không chỉ giúp công ty nắm bắt xu hướng mà còn nâng cao trình độ kỹ thuật cho toàn bộ đội ngũ nhân viên.
Trở thành công ty phân phối hàng đầu trên lĩnh vực công nghệ thông tin
Phát triển thành công thương hiệu máy tính và đạt chứng chỉ ISO vào năm 2008
Đạt mức tăng trưởng hàng năm trên 30%, phấn đấu năm
2010 đạt doanh số trên 100 tỷ
Thu nhập người lao động tăng bình quân 20%/năm, đến năm
2010 đạt mức bình quân 3 triệu/người/tháng
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, công ty cần phát huy tối đa những điểm mạnh sẵn có và cải thiện công nghệ dịch vụ Đồng thời, việc tổ chức bộ máy hoạt động một cách chặt chẽ và chi tiết sẽ nâng cao khả năng phục vụ và hiệu quả hoạt động của công ty.
Giữ vững và tăng tốc độ phát triển trên mọi lĩnh vực
Hợp tác với các nhà sản xuất trong và ngoài khu vực là một yếu tố quan trọng nhằm mở rộng danh mục sản phẩm và thúc đẩy nghiên cứu, phát triển.
Chúng tôi cam kết mở rộng mạng lưới văn phòng và đại lý trên toàn quốc, nhằm đảm bảo phục vụ khách hàng tại hầu hết các tỉnh thành của Việt Nam.
Khảo sát sơ bộ hiện trạng hệ thống quản lý của công ty
Công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An hiện đang sử dụng phần mềm quản lý chỉ hỗ trợ kế toán trong việc theo dõi công nợ, trong khi công tác bán hàng vẫn thực hiện theo phương pháp thủ công Nhân viên kinh doanh sử dụng mẫu phiếu xuất và phiếu nhập kho được thiết kế sẵn trên Excel để ghi đơn hàng cho khách Sau đó, thủ kho dựa vào phiếu xuất hàng để xuất kho và vào cuối ngày, phải nhập từng đơn hàng vào thẻ kho để quản lý số lượng hàng hóa.
Kế toán sử dụng số liệu từ phiếu xuất hàng để tổng hợp doanh số bán hàng và quản lý tồn kho cũng như công nợ khách hàng Mặc dù công việc này có vẻ đơn giản, nhưng nó liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau với các nhiệm vụ riêng biệt, dẫn đến việc tốn thời gian và công sức của nhân viên.
Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng
Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng giúp người quản lý nắm bắt tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Phần mềm này hỗ trợ các bộ phận liên quan, cho phép nhân viên bán hàng dễ dàng ghi nhận đơn hàng theo yêu cầu của khách mà không cần sử dụng phương pháp thủ công Với danh sách mặt hàng, giá cả và các số liệu được tính toán chính xác, nhân viên chỉ cần lưu lại đơn hàng và tất cả thông tin sẽ được lưu trữ trong phần mềm.
Thông qua các biểu mẫu thông tin về doanh số bán hàng, nhập hàng và danh sách hàng tồn kho, bộ phận kế toán và thủ kho có khả năng theo dõi và đối chiếu các số liệu cần thiết cho công việc Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi doanh số bán hàng hàng ngày hoặc hàng tháng chỉ bằng một cú click chuột vào phần thông tin cần thiết.
1.3.3 Những mục tiêu của hệ thống mới
Quản lý thông tin khách hàng
Quản lý nhà cung cấp
Quản lý phiếu nhập, phiếu xuất
Xử lý các báo cáo hàng tháng 1.3.4 Đặc tả yêu cầu hệ thống mới
Hệ thống mới có khả năng thay thế hệ thống hiện tại, giúp bộ phận bán hàng của công ty hoạt động hiệu quả hơn trong kinh doanh, đồng thời giảm chi phí và thời gian.
Hệ thống có khả năng tự động hiển thị thông tin về tất cả các loại hàng hóa, bao gồm loại hàng, đơn giá và các chương trình khuyến mãi đi kèm.
Khách hàng có nhiều lựa chọn thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản hoặc công nợ trả sau Do đó, hệ thống mới cần tự động cập nhật tất cả thông tin liên quan đến khách hàng, sản phẩm và số tiền thanh toán sau khi thực hiện giao dịch mua hàng.
Hệ thống có khả năng xuất báo cáo về tổng doanh thu, danh sách khách mua hàng trong tháng, báo cáo hàng tồn
1.3.5 Yêu cầu chức năng hệ thống mới 1.3.5.1 Nhập:
Thông tin nhà cung cấp
Thông tin về công ty
Thông tin người quản trị, thông tin người dùng 1.3.5.2 Xuất:
Báo cáo danh mục hàng hoá 1.3.5.3 Xử lý:
Tự động tính tổng số tiền, các khoản thuế, các phí các dịch vụ
Hệ thống có khả năng hoạt động
Độ bảo mật cao, tất cả cơ sở dữ liệu đƣợc đặt mật khẩu, mật khẩu trong cơ sở dữ liệu phải đƣợc mã hóa
Hệ thống có giao diện thân thiện và dễ sủ dụng không quá phức tạp, giảm bớt các thao tác nhập phím
Hệ thống có thể phân quyền người sủ dụng ( Người quản trị và Nhân viên )
Khách hàng sẽ đƣợc phục vụ nhanh hơn
Hóa đơn có thể đƣợc tính 1 cách chính xác
Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng
Dễ tìm kiếm thông tin khách hàng
1.4 Những yêu cầu phần cứng cho hệ thống mới 1.4.1 Phần cứng:
HDD 80 GB(500 MB không gian đĩa cứng)
Màn hình màu độ phân giải 800x600 pixel hoặc tốt hơn1024x768 pixel
Thiết bị lưu dự phòng
Hệ điều hành Windows 2000 trở lên
PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Giới thiệu chung về hệ thống quản lý
Để thực hiện phân tích một dự án tin học, trước tiên cần khảo sát hệ thống, được định nghĩa là tập hợp các phần tử có ràng buộc với môi trường bên ngoài Hệ thống quản lý là sự tích hợp giữa con người và máy móc, tạo ra thông tin hỗ trợ trong sản xuất, quản lý và ra quyết định Việc phân tích các yếu tố đặc thù, khái quát và xác định mục tiêu cũng như nguyên tắc là rất quan trọng để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tin học hóa, mang lại lợi ích và kết quả tốt.
Hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ các hoạt động quản lý trong tổ chức, bao gồm điều khiển tác nghiệp, quản lý và lập kế hoạch chiến lược Các hệ thống này chủ yếu dựa vào cơ sở dữ liệu được tạo ra từ các báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu của nhà quản lý.
Các báo cáo tóm lược tình hình cụ thể của tổ chức, thường mang tính so sánh giữa hiện tại và dự kiến, giữa dữ liệu hiện tại và lịch sử trong cùng ngành Chất lượng thông tin từ các hệ thống thông tin quản lý phụ thuộc vào hiệu suất của hệ xử lý giao dịch Các hệ thống như phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, năng suất và nghiên cứu thị trường là những ví dụ điển hình của hệ thống thông tin quản lý.
Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống quản lý là một cấu trúc tổ chức từ trên xuống dưới, đóng vai trò tổng hợp thông tin để hỗ trợ lãnh đạo trong việc quản lý thống nhất toàn bộ hệ thống Nó được phân chia thành nhiều cấp bậc, bao gồm cấp trung ương và các đơn vị trực thuộc, nhằm tạo thuận lợi cho công tác quản lý Thông tin trong hệ thống được tổng hợp từ dưới lên và truyền đạt từ trên xuống.
Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau gồm:
Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài
Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật
Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, đƣợc tổng hợp từ các thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian
Thông tin đầu ra đƣợc tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể
Bảng biểu và báo cáo là thông tin đầu ra quan trọng phục vụ nhu cầu quản lý hệ thống, phản ánh trực tiếp mục đích quản lý Để đảm bảo hiệu quả, các bảng biểu và báo cáo cần phải chính xác và kịp thời.
Quy trình quản lý thủ công thường yêu cầu nhập liệu vào sổ sách, từ đó xuất thông tin để tạo bảng biểu và báo cáo cần thiết Tuy nhiên, quản lý theo cách này có nhiều công đoạn chồng chéo, dẫn đến khả năng xảy ra sai sót do thông tin bị dư thừa Với khối lượng công việc lớn, người quản lý thường chỉ tập trung vào một số nhiệm vụ và đối tượng quan trọng, khiến nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ.
Mô hình một hệ thống thông tin quản lý
Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thẻ mô tả qua các modul sau :
+ Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ
+ Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên
+ Lập sổ sách báo cáo
2.3.2 Cập nhật thông tin động
Mô-đun này có khả năng xử lý thông tin chi tiết và tổng hợp một cách hiệu quả Đặc biệt, với những loại thông tin chi tiết có khối lượng lớn, việc cập nhật thường xuyên yêu cầu tốc độ xử lý nhanh và độ tin cậy cao.
2.3.3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu
Thông tin này cần được cập nhật định kỳ, nhưng không yêu cầu quá thường xuyên Yếu tố quan trọng nhất là phải tổ chức thông tin một cách hợp lý để dễ dàng tra cứu các dữ liệu cần thiết.
2.3.4 Lập sổ sách báo cáo Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các bảng biểu mẫu Thông tin đƣợc sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được xử lý từ các phần trước nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này đƣợc giảm nhẹ.
Các nguyên tắc đảm bảo
Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một quá trình phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức Để thực hiện thành công, cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản trong việc thiết kế và triển khai hệ thống này.
2.4.1 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin đƣợc tích luỹ và thường xuyên cập nhật Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài toán quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần được loại bỏ Do vậy, người ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp hoặc không nhất quán về thông tin đã đƣợc loại trừ Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tƣợng điều khiển
2.4.2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin
Nguyên tắc này yêu cầu không chỉ các mảng thông tin cơ bản mà còn cần có công cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời Những mảng làm việc này được xây dựng dựa trên các thông tin cơ bản hiện có và chỉ trích ra các thông tin cần thiết để phục vụ cho việc giải quyết các bài toán cụ thể.
Tuân thủ nguyên tắc thống nhất và linh hoạt trong việc quản lý cơ sở thông tin sẽ giúp giảm thiểu khó khăn trong quá trình hoàn thiện và phát triển sau này.
2.4.3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra
Nguyên tắc này cũng áp dụng khi cập nhật thông tin mới vào hệ thống, giúp giảm bớt công sức nhập liệu và nâng cao độ tin cậy của thông tin đầu vào.
Các bước xây dựng hệ thống quản lý
Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động hoá thường qua các giai đoạn sau
2.5.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án Ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiện nhƣợc điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thi của dự án từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo
Phân tích chi tiết hệ thống hiện tại là bước đầu tiên để xây dựng các lược đồ khái niệm Dựa trên những phân tích này, chúng ta sẽ tiến hành thiết kế lược đồ cho hệ thống mới.
Phân tích hệ thống thông tin giúp hiểu rõ hệ thống hiện tại, từ đó trừu tượng hóa và xác định các giải pháp mới nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin cho công tác quản lý.
2.5.2.1 Lập kế hoạc phân tích
Phân tích hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng, chiếm ít nhất 25% thời gian phát triển hệ thống Giai đoạn này đòi hỏi lập kế hoạch cẩn thận, bao gồm các kế hoạch chính yếu như kế hoạch công việc, kế hoạch thời gian, kế hoạch nhân lực, kế hoạch tài chính, lựa chọn và trang bị công cụ, phương tiện, cùng danh mục các sản phẩm cần thu được.
2.5.2.2 Nghiên cứu môi trường hệ thống thông tin hiện có Để tìm hiểu hệ thống thông tin hiện có, cán bộ phát triển hệ thống thông tin phải bắt đầu từ môi trường Gồm có 2 môi trường cần xem xét:
+ Môi trường ngoài của tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý Xu thế của ngành Khách hàng, Nhà cung cấp, Các đối thủ cạnh tranh…
Môi trường bên trong tổ chức bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như mục tiêu tổ chức, cơ cấu tổ chức, năng lực tài chính, phương thức quản lý, văn hóa công ty, phong cách lãnh đạo và địa bàn hoạt động Những yếu tố này ảnh hưởng sâu sắc đến hiệu suất và sự phát triển bền vững của tổ chức.
Nghiên cứu hệ thống thông tin hiện có đòi hỏi phải có chuyên môn cao và tỉ mỉ Nội dụng tìm hiểu bao gồm:
Chức năng chung của hệ thống: Hệ thống làm gì và để làm gì?
Phục vụ những mục tiêu nào?
Các thông tin đầu vào: Tên, khối lƣợng, vật mang, chi phí, nguồn, tần suất
Các thông tin đầu ra: Tên, khối lƣợng, vật mang, chi phí tần suất, đích đến
Xử lý: Phương tiện xử lý, logic xử lý, yêu cầu dữ liệu vào, yêu cầu kết quả ra, thời lƣợng cho xử lý, cho phí cho xử lý
Kho dữ liệu bao gồm các yếu tố quan trọng như tên dữ liệu lưu trữ, cấu trúc dữ liệu, thời gian lưu trữ, vật mang, các xử lý truy cập, tần suất truy cập và khối lượng dữ liệu Những yếu tố này đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý và tối ưu hóa hiệu suất của kho dữ liệu.
Trong quá trình thực hiện chức năng, người thực hiện thường gặp phải những khó khăn, sai sót hoặc có ước muốn cải tiến Để khắc phục tình trạng này, cần tiến hành tổng hợp các kết quả nghiên cứu và mô hình hóa hệ thống thông tin Bên cạnh đó, việc xây dựng hệ thống các phích vấn đề, bao gồm các yếu tố như vấn đề, nguồn cung cấp, nguyên nhân và cách giải quyết, là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động.
2.5.2.3 Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu và đƣa ra giải pháp
Đội ngũ phát triển hệ thống thông tin cần nắm vững hệ thống hiện tại và yêu cầu cho hệ thống mới để xác định nguyên nhân của vấn đề hoặc ước muốn chưa đạt được Việc xây dựng mục tiêu hợp lý cho hệ thống là rất quan trọng Sau đó, cần tìm ra giải pháp cho từng vấn đề và kết hợp chúng thành một giải pháp tổng thể cho toàn bộ hệ thống thông tin.
2.5.2.4 Đánh giá lại tính khả thi Đánh giá lại tính khả thi của các giải pháp đề xuất Khả thi tài chính, thời gian, tổ chức, kỹ thuật và cả đạo đức kinh doanh
2.5.2.5 Sửa chữa dự án đề xuất ban đầu
Sửa đổi cho phù hợp và chi tiết hoá dự án đƣợc phê duyệt trong giai đoạn 1- Xác định yêu cầu
2.5.2.6 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn phân tích
Nhóm phát triển dự án cần chuẩn bị báo cáo chi tiết về giai đoạn phân tích và trình bày trước lãnh đạo tổ chức quản lý hệ thống thông tin Kết quả của báo cáo sẽ bao gồm các ý kiến đánh giá, nghiệm thu và quyết định cho các bước tiếp theo trong quy trình phát triển hệ thống thông tin.
2.5.3 Phân tích chức năng 2.5.3.1 Khái quát về phân tích chức năng
Mục đích của việc xác định các chức năng của hệ thống là để hiểu rõ hơn về những chức năng kinh doanh mà hệ thống thông tin hỗ trợ Phân tích chức năng cần dựa trên kết quả thu thập thông tin từ cán bộ quản lý và các chuyên viên trong tổ chức.
- Mô tả chức năng hệ thống bằng các mô hình: Mỗi chức năng gồm:
+ Tên chức năng + Mô tả về chức năng
+ Thông tin đầu vào + Thông tin đầu ra + Sơ đồ liên kết chức năng
2.5.3.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
Sơ đồ chức năng của tổ chức giúp hình dung rõ ràng các yếu tố quan trọng trong quá trình hoạt động Nó trừu tượng hóa những yếu tố vật lý như địa điểm, thời gian và phương tiện thực hiện, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tối ưu hóa hiệu suất làm việc Việc này không chỉ tăng cường sự hiểu biết về cấu trúc tổ chức mà còn hỗ trợ trong việc ra quyết định chiến lược.
Ký hiệu sơ đồ BFD:
+ Chức năng: Hình chữ nhật có tên chức năng (Thường là bắt đầu bằng một động từ)
+ Trình tự thực hiện chức năng: Thể hiện bằng mũi tên có hướng
2.5.3.3 Phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh BFD Đối với những tổ chức lớn cần phải phân cấp sơ đồ chức năng Sơ đồ khởi đầu, sau đó phân rã chức năng lớn thành các chức năng chi tiết hơn Cấp cuối cùng là cấp người đọc có thể hiểu rõ nội dung các việc cụ thể cần phải làm trong chức năng đó
2.5.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luống dữ liệu – công cụ mô tả hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin phức tạp liên quan đến cả quản lý và tác nghiệp, đòi hỏi sử dụng nhiều công cụ mô hình và ngôn ngữ diễn giải để hiểu rõ Bài viết này sẽ giới thiệu sơ đồ luống dữ liệu, một công cụ hữu ích trong phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, bên cạnh công cụ sơ đồ BFD đã được đề cập trước đó.
Giới thiệu về công nghệ phần mềm
Mỗi dự án phần mềm, bất kể quy mô, độ phức tạp hay lĩnh vực ứng dụng, đều có thể được chia thành ba giai đoạn chính.
Giai đoạn 1 của quá trình giải quyết vấn đề bắt đầu bằng việc xác định rõ ràng bản chất của bài toán, hay còn gọi là xác định P Việc xác định chính xác P là rất quan trọng, vì nó sẽ dẫn đến việc đưa ra giải pháp phần mềm S (Salution) hiệu quả hơn Do đó, càng xác định bài toán đầu tư một cách chính xác, thì việc tìm kiếm và áp dụng các giải pháp sẽ càng hiệu quả.
Giai đoạn 2: Trả lời cho câu hỏi thể nào? Về bản chất đây chính là công đoạn xây dựng và thiết kế PM
Giai đoạn 3: Trả lời câu hỏi về sự thay đổi của sản phẩm sau khi được thương mại hóa trên thị trường Nội dung chính tập trung vào việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến sản phẩm và cách thức mà nó đã được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng.
2.6.1 Vòng đời phát triển của phần mềm
Trong công nghệ phần mềm người ta đưa ra khái niệm vòng đời phát triển của phần mềm nhằm mục đích phân đoạn toàn bộ quá
Bảo trì pháp thích ứng vào từng giai đoạn với mục đích phần mềm ngày càng phát triển
Mô hình thác nước thường được sử dụng để mô tả vòng đời phát triển phần mềm, với cấu trúc thể hiện sự ảnh hưởng của các bậc trên đến các bậc dưới Càng ở gần đáy thác nước, các bậc này càng phải chịu tác động mạnh mẽ từ những bậc ở phía trên Mô hình này giúp hiểu rõ hơn về mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các giai đoạn trong quá trình phát triển phần mềm.
Chúng ta lần lƣợt xem xét những nội dung chính của các công đoạn
Công nghệ hệ thống là phương pháp luận tổng quát nhằm phân tích và phát triển phần mềm, với yêu cầu đánh giá toàn diện các tác động và ảnh hưởng của phần mềm cũng như công nghệ hệ thống trong mọi giai đoạn tiếp theo.
Mục đích của công đoạn phân tích phần mềm là xác định rõ ràng mục tiêu, các ràng buộc về thiết kế và công nghệ, cũng như xác định miền áp dụng của phần mềm.
Thiết kế phần mềm là giai đoạn quan trọng trong quy trình phát triển công nghệ phần mềm, nhằm tạo ra hồ sơ thiết kế chi tiết làm nền tảng cho quá trình lập trình.
- Mã hóa: Khái niệm mã hóa trong công nghệ phần mềm khác với khái niệm mã hóa thông thường
Mã hóa trong công nghệ phần mềm là quá trình chuyển đổi bản vẽ thiết kế thành ngôn ngữ lập trình cụ thể Tương tự như trong xây dựng, quy trình thiết kế tương ứng với việc thiết kế một công trình, trong khi lập trình chính là giai đoạn thi công thực tế.
Kiểm thử phần mềm là quá trình quan trọng nhằm kiểm tra toàn bộ hệ thống và các thủ tục của phần mềm, đảm bảo tính chính xác và hiệu suất hoạt động.
– Bảo trì: Đây là công đoạn thực hiện sau khi phần mềm đã đƣợc đƣa vào sử dụng và đƣợc tiến hành theo 3 hình thức:
2.6.2 Các qui trình trong công nghệ phần mềm tiếp nhận sản phẩm của công đoạn đứng ngay trước nó như các dữ liệu đầu vào Vì vậy chất lƣợng phần mềm phụ thuộc đồng thời vào tất cả các công đoạn chứ không chỉ phụ thuộc vào công đoạn trực tiếp mà nó đang thực hiện
Qui trình 1: Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm Để đảm bảo tính thống nhất cho các quy trình, chúng ta cần xem xét tài liệu thiết kế của FPT, vốn đã được áp dụng rộng rãi trong các công ty phần mềm hiện nay Mỗi quy trình được trình bày dưới dạng chuẩn ngắn gọn, bao gồm 5 vấn đề chính.
- Mục đích của qui trình
- Dấu hiệu của qui trình
- Các tham số của qui trình
- Lưu đồ của qui trình
- Phân đoạn các hoạt động của qui trình
Qui trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm bắt đầu từ việc gặp gỡ khách hàng, khởi thảo, ký kết và thực hiện hợp đồng Đây là bước đầu tiên trong quá trình sản xuất phần mềm công nghiệp, yêu cầu cán bộ kinh doanh không chỉ có kiến thức về tin học mà còn phải hiểu biết về hợp đồng kinh tế và có khả năng giao tiếp hiệu quả với khách hàng.
Qui trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm đƣợc đặc trƣng bởi các dấu hiệu sau đây
- Soạn thảo và ký kết hợp đồng phần mềm
- Theo dõi thực hiện hợp đồng phần mềm
- Thanh toán, thanh lý hợp đồng phần mềm
* Lưu đồ (sơ đồ khối)
Qui trình 2: Qui trình xác định yêu cầu
Theo dõi t.hiện TT,T.lý HĐPM HSơ q.trình thứ1
K.Tr k.chấp nhận a chấp nhận phần mềm tương lai Ở giai đoạn ký kết hợp đồng phần mềm cơ bản khách hàng mới phác họa ra các mong muốn còn kỹ sƣ phần mềm cũng chƣa thể mô hình hóa toàn bộ các chức năng phần mềm sẽ đƣợc thiết kế Do đó công đoạn xác định yêu cầu có vị trí đặc biệt quan trọng vì tính chất này mới là công đoạn có liên quan đến chất lƣợng của phần mềm sau này:
Quá trình xác định yêu cầu trong công nghệ phần mềm đƣợc đặc trƣng bởi các dấu hiệu sau đây:
- Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu
Lập mô hình hoạt động của hệ thống là một yếu tố quan trọng giúp phân biệt giữa các phần mềm khác nhau Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu yêu cầu người cán bộ xác định rõ các yêu cầu, từ đó nêu bật những đặc trưng cơ bản nhất của phần mềm Các mô hình như BFD, IFD và DFD đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện hoạt động của hệ thống, giúp nâng cao hiệu quả phân tích và thiết kế phần mềm.
* Lưu đồ k.chấp nhận chấp nhận
Qui trình 3: Qui trình thiết kế trong công nghệ phần mềm
Sau khi đã có hợp đồng phần mềm và xác định hồ sơ yêu cầu của phần mềm của khách hàng người ta chuyển qua qui trình thứ 3
P.tích n.vụ Lập BFD Lập IFD Lập DFD HSơ q.trình thứ2
Hồ sơ thiết kế chính là cơ sở quan trọng để phát triển phần mềm, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay với sự xuất hiện của các công cụ lập trình tự động Các chuyên gia lập trình cần phải biết đọc bản vẽ thiết kế để hiểu rõ cấu trúc tổng quát của phần mềm, trong khi việc lập trình có thể được giao cho máy thực hiện.
Qui trình thiết kế trong hợp đồng phần mềm đƣợc đặc trƣng bởi các dấu hiệu sau đây:
- Thiết kế kỹ thuật Trong đó phần thiết kế kỹ thuật đƣợc chia thành 4 công đoạn nhỏ
- Thiết kế công cụ cài đặt
Qui trình 4: Qui trình lập trình trong công nghệ phần mềm
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Các chức năng xử lý hệ thống thông tin"Quản lý bán hàng " của công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
của công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An 3.1.1 Chức năng quản lý hệ thống:
Chức năng này có nhiệm vụ đăng nhập vào hệ thống, quản trị người dùng và hướng dẫn chung cho người sử dụng
3.1.2 Chức năng quản lý hàng nhập:
Dựa vào số liệu kiểm kê kho và yêu cầu mua từ bộ phận bán hàng, cùng với các phiếu chào hàng từ nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ tổng hợp thông tin thị trường để lập bảng dự trù cung cấp Từ đó, họ sẽ tiến hành thoả thuận hợp đồng mua hàng và cập nhật thông tin liên quan.
3.1.3 Chức năng quản lý hàng xuất (bán):
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, hệ thống sẽ tự động điền thông tin khách hàng đã lưu trữ Đối với khách hàng mới, thông tin sẽ được thêm vào danh mục, trong khi với khách hàng cũ, cần kiểm tra tính chính xác của thông tin Sau đó, bộ phận bán hàng sẽ duyệt các mặt hàng yêu cầu và kiểm tra số lượng hàng hóa có sẵn để bán.
Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không có trong công ty Trường hợp này phải từ chối bán hàng
Công ty có đủ số lượng, quy cách cũng như yêu cầu:Trường hợp này tiếp tục thoả thuận về giá cả
Công ty không cung cấp trực tiếp các mặt hàng này, nhưng hệ thống thông tin chào hàng lại chứa đựng những thông tin liên quan, giúp bộ phận tiếp thị có thể giao tiếp hiệu quả với khách hàng Khi khách hàng đồng ý, bộ phận bán hàng sẽ liên hệ với bộ phận nhập hàng để xác nhận đơn đặt hàng với nhà cung cấp, nhằm nâng cao độ tin cậy cho phiếu chào hàng từ các nhà cung cấp.
Công ty đáp ứng đầy đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng Tuy nhiên, nếu trong kho không còn đủ hàng do đã bán hết hoặc thiếu, công ty sẽ thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng còn lại.
Sau khi thống nhất với khách hàng về sản phẩm, giá cả và tính sẵn sàng của hàng hóa, chức năng sẽ liệt kê thông tin hàng cần mua và tính toán giá tiền Đơn giá có thể thay đổi theo quy định của phòng quản lý bán hàng, và vào cuối tháng sẽ tiến hành tính lãi suất kinh doanh.
Khi nhà quản lý cần kiểm tra thông tin hóa đơn, chức năng này sẽ cung cấp các hóa đơn đã nhập, hóa đơn đã bán và các phiếu xuất liên quan.
3.1.5 Chức năng báo cáo và in ấn:
Sau khi hoàn tất việc lập các hóa đơn xuất nhập tồn kho, người dùng cần in báo cáo xuất nhập tồn kho với đầy đủ chi tiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý.
Một số ký hiệu dùng trong sơ đồ
Trong sơ đồ dòng dữ liệu, chức năng hay tiến trình là quá trình chuyển đổi thông tin từ đầu vào thành đầu ra Quá trình này không chỉ tổ chức và bổ sung thông tin mà còn tạo ra thông tin mới, phục vụ cho các hoạt động của hệ thống như lưu trữ vào kho dữ liệu hoặc gửi đến các tiến trình và đối tượng khác.
Là việc cung cấp thông tin vào, ra khỏi một tiến trình Mỗi dòng dữ liệu phải có tên gắn kèm với nó
Kho dữ liệu là nơi lưu trữ thông tin quan trọng để phục vụ cho một hoặc nhiều chức năng sử dụng Các dữ liệu trong kho có thể bao gồm tài liệu lưu trữ trong văn phòng hoặc các tệp tin khác, nhưng trọng tâm ở đây là thông tin được chứa đựng trong kho dữ liệu đó.
Biểu đồ phân cấp chức năng
Quản lý danh mục Quản lý công nợ
Báo cáo Quản lý hệ thống
Công nợ nhà cung cấp
3.3.2 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Quản lý hệ thống Đăng nhập lại Hướng dẫn sd Thoát Nhân viên
Tim kiếm hoá đơn nhập Tìm kiếm hoá đơn bán Tìm kiếm
Nhà cung cấp Khách hàng
Nhà cung cấp Khách hàng Hàng hoá Hoá đơn nhập Hoá đơn bán
Công nợ nhà cung cấp
3.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu:
Thanh toán Thông tin NCC
Thông tin khách hàng QUẢN Lí
Khách hàng Nhà cung cấp
Từ chối bán hàng Gửi đơn đặt hàng
Yêu cÇu mua hà ng Khách hàng
Thôn g tin nhà cung cÊp
Hàn g + Hãa đơn NHÀ CUNG CẤP
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
3.3.5.1 Sơ đồ tìm kiếm: phòng quản lý
Thông tin trả lời Dmhang
Ghi danh sách hàng tiêu thụ
Lập báo cáo xuất §èi chiÕu
Mặt hàng tiêu thụ Phiếu y/c hoá đơn xuất
Thông tin nhà c 2 dự trù
Nhà cung cấp Tìm nhà c 2
Số hiệu mặt hàng mua
Th-ơng l-ợng Mua hàng Nhà cung cấp
Danh sách mặt hàng nhập
3.4 Thiết kế phần mềm 3.4.1 Thiết kế kiến trúc
Bản danh mục NCC Bản danh môc khách
Yêu cÇu thèng kê Bản thống kê bán
Dmkhach Bản báo cáo tồn
Khách hàng Thủ tục thanh toán
Xử lý đơn đặt hàng
Quản lý thông tin khách hàng Theo dõi
Giới thiệu hàng hoá Báo giá
3.4.2 Sơ đồ quan hệ thực thể - ERD
Cửa hàng Nhà cung cấp
Phân tích dữ liệu
Các thực thể trong hệ thống bán hàng:
HangHoa(Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban,Gianhap, MaNCC) NhaCungCap (MaNCC, TenNCC, DiachiNCC, DienthoaiNCC) KhachHang (MaKH, TenKH, DiachiKH, DienthoaiKH)
ChiTietBan (SoHDB, Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban,
ChiTietNhap (SoHDN, Mahang, Tenhang, DVTinh, Gianhap,
Luongnhap) HoaDonBan(SoHDB, Ngaylap, MaKH, HTTT, Tongthanhtien,
Tongthanhtien2) HoaDonNhap(SoHDN, Ngaylap, MaNCC, HTTT, Tongthanhtien,
Tongthanhtien, Sotientra, Conlai, Mahang) HoaDonThanhToanNhap(SoHDTTN, MaNCC, SoHDN,
Tongthanhtien, Sotientra, Conlai) NhanVien(MaNV, TenNV, Matkhau)
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Từ mối quan hệ các thực thể và các thuộc tính đã phân tính ta tiến hành xây dựng bảng cơ sở dữliêụ nhƣ sau:
3.6.1 HangHoa(Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban,Gianhap,
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
3 DVTinh Text 10 Đơn vị tính
6 MaNCC Text 5 Mã nhà cung cấp
3.6.2 NhaCungCap (MaNCC, TenNCC, DiachiNCC, DienthoaiNCC)
STT Tên trường Kiểu Độ rộng
1 MaNCC Text 5 Mã nhà cung cấp
2 TenNCC Text 30 Tên nhà cung cấp
3 DiachiNCC Text 30 Địa chỉ nhà cung cấp
4 DienthoaiNC Text 10 Số điện thoại
2.6.3 KhachHang (MaKH, TenKH, DiachiKH, DienthoaiKH)
STT Tên trường Kiểu Độ rộng
5 DienthoaiKH Text 10 Số điện thoại
3.6.4 ChiTietBan (SoHDB, Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban,
Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
1 SoHDB Text 5 Số hoá đơn bán
3.6.5 ChiTietNhap (SoHDN, Mahang, Tenhang, DVTinh,
Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
1 SoHDN Text 5 Số hoá đơn bán
4 DVTinh Text 10 Đơn vị tính
3.6.6 HoaDonBan(SoHDB, Ngaylap, MaKH, HTTT,
Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
1 SoHDB Text 5 Số hoá đơn bán
3 MaKH Text 5 Mã khách hàng
4 HTTT Text 15 Hình thức thanh toán
3.6.7 HoaDonNhap(SoHDN, Ngaylap, MaNCC, HTTT,
Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
3 MaNCC Text 5 Mã nhà cung cấp
4 HTTT Text 15 Hình thức thanh toán
Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
1 SoHDTTB Text 5 Số hoá đơn bán thanh toán bán
2 SoHDB Text 5 Số hoá đơn bán
3 MaKH Text 5 Mã khách hàng
T Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú nhập
2 SoHDN Text 5 Số hoá đơn nhập
3 MaNCC Text 5 Mã Nhà cung cấp
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú
1 MaNV Text 5 Mã nhân viên
2 TenTN Text 15 Tên truy nhập
Các modul chương trình
Nhập tên người dùng và mật khẩu
Kiểm tra tên, mật khẩu
Thông báo mật khẩu sai i = i+1
3.7.2 Modul cập nhật dữ liệu chọn danh mục cần cập nhật
Nạp dữ liệu theo từng trường
Dữ liệu thoả mãn điều kiện
S Báo lỗi Nhập lại dữ liệu lỗi
Vào form danh mục khách hàng
Nhập thông tin đặt hàng
Hiển thị thông tin đặt hàng Đặt hàng
Nhập lại Đóng form cập nhật hàng hoá Đ
Thông tin hàng hoá và thông tin khách hàng
Mô hình xử lý các Modul chính của hệ thống
XỬ LÝ LẬP HÓA ĐƠN
Thiết kế giao diện
Chức năng quản lý chung chương trình bao gồm: các menu con trú dẫn đến các Form
3.9.1.2 Menu quản lý hệ thống
3.9.1.3 Menu quản lý danh mục
3.9.2 Form đăng nhập hệ thống:
Trước tiên muốn sử dụng được hệ thống “Quản lý bán hàng” ta cần phải biết các đăng nhập vào hệ thống Thực hiện vào Menu
Để truy cập vào hệ thống quản lý, người dùng cần chọn menu con "Đăng nhập lại" và nhập tên cùng mật khẩu Nếu thông tin không chính xác, hệ thống sẽ thông báo yêu cầu nhập lại Chỉ khi tên và mật khẩu được nhập đúng, hệ thống quản lý mới được mở khóa.
3.9.3 Form danh sách nhân viên:
Sau khi đăng nhập thành công, bạn có thể xem và bổ sung thông tin về nhân viên trong hệ thống Nếu tên và mật khẩu đã được đăng ký trùng lặp, hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập lại thông tin.
3.9.4 Form hướng dẫn sử dụng
3.9.5 Menu quản lý danh mục 3.9.5.1 Form cập nhật danh mục hàng
Để thêm một danh mục hàng hóa, bạn chỉ cần nhấn nút “thêm” và nhập mã hàng, tên hàng, đơn vị tính vào các ô text Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin, hãy nhấn nút “Lưu” để lưu trữ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
3.9.5.2 Form danh mục nhà cung cấp
Khi đặt hàng từ nhà cung cấp mới, nếu nhà cung cấp đã có trong hệ thống quản lý, chúng ta có thể lấy thông tin trực tiếp Ngược lại, nếu nhà cung cấp chưa được lưu trữ, cần nhập thêm thông tin vào cơ sở dữ liệu Sau khi nhập đầy đủ thông tin, hãy nhấn nút “Lưu” để ghi lại thông tin vào cơ sở dữ liệu.
3.9.5.3 Form cập nhật danh mục khách hàng
Khi khách hàng mua sản phẩm của công ty, nếu cần lưu trữ thông tin, hãy nhấn nút “Thêm” để nhập dữ liệu khách hàng Sau khi hoàn tất việc nhập, nhấn nút “Lưu” để ghi lại thông tin vào cơ sở dữ liệu.
3.9.5.4 Form hoá đơn nhập hàng
Khi thêm một hóa đơn nhập hàng kích vào nút lệnh “Thêm”
Khi chọn nguồn hàng từ nhà cung cấp, hãy chọn mã nhà cung cấp tương ứng để hiển thị thông tin liên quan Dưới đây là danh sách các mặt hàng đã được nhập vào hóa đơn Sau khi điền đầy đủ thông tin, hãy nhấn nút “Ghi” để lưu dữ liệu vào hệ thống, sau đó thoát khỏi form nhập hóa đơn.
3.9.5.5 Form hoá đơn bán hàng
Khi thêm một hóa đơn bán hàng kích vào nút lệnh “Thêm”
Để bán hàng cho khách, trước tiên bạn cần chọn mã khách hàng và mã hàng vào hóa đơn Sau khi nhập đầy đủ thông tin, hãy nhấn nút “Ghi” để lưu dữ liệu vào hệ thống.
3.9.6 Menu Quản lý công nợ
Khi khách hàng thực hiện mua hàng, công ty cung cấp nhiều hình thức thanh toán cho nhà cung cấp và khách hàng Thông tin của nhà cung cấp và khách hàng được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu danh mục riêng Để thanh toán, người dùng chỉ cần chọn mã nhà cung cấp hoặc mã khách hàng tương ứng Sau khi hoàn tất giao dịch, thông tin sẽ được lưu lại để phục vụ cho việc lập báo cáo.
3.9.7 Tìm kiếm 3.9.7.1 Form Tìm kiếm hoá đơn nhập
Khi cần tìm kiếm một hóa đơn nhập, bạn chỉ cần chọn mã nhà cung cấp, và ngay lập tức, các hóa đơn nhập hàng của nhà cung cấp đó sẽ được hiển thị.
3.9.7.2 Form Tìm kiếm hoá đơn bán hàng
Khi cần tìm kiếm hóa đơn bán hàng, bạn chỉ cần chọn mã khách hàng, và ngay lập tức, tất cả các hóa đơn liên quan đến khách hàng đó sẽ được hiển thị.
3.9.8 Menu báo cáo 3.9.8.1 Báo cáo hàng nhập
3.9.8.4 Báo cáo doanh thu bán hàng
3.9.8.5 Báo cáo công nợ nhà cung cấp
3.9.8.6 Báo cáo công nợ khách hàng
