của cụng ty Cổ phần thiết bị mỏy tớnh Thiờn An
3.1.1 Chức năng quản lý hệ thống:
Chức năng này cú nhiệm vụ đăng nhập vào hệ thống, quản trị ngƣời dựng và hƣớng dẫn chung cho ngƣời sử dụng.
3.1.2 Chức năng quản lý hàng nhập:
Dựa vào số liệu kiểm kờ kho, số liệu yờu cầu cần mua của bộ phận bỏn hàng cỏc phiếu chào hàng của cỏc hóng cung cấp, đồng thời kết hợp với thụng tin của thị trƣờng, bộ phận mua hàng lập bảng dự trự
cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng cập nhật thụng tin mua hàng.
3.1.3 Chức năng quản lý hàng xuất (bỏn):
Khi cú khỏch hàng cú nhu cầu cần mua hàng, chức năng này sẽ cú nhiệm vụ điền tất cả cỏc thụng tin liờn quan đến khỏch hàng mà đó đƣợc lƣu trữ. Nếu là khỏch hàng mới phải thờm vào danh mục khỏch hàng. Nếu là khỏch đó tồn tại phải kiểm tra lại thụng tin xem cú chớnh xỏc khụng? Sau đú bộ phận bỏn hàng lần lƣợt duyệt cỏc mặt hàng khỏch yờu cầu, kiểm tra số lƣợng mặt hàng mà cụng ty cú thể bỏn. Cú thể xảy ra cỏc trƣờng hợp sau:
Mặt hàng này cụng ty khụng cú hoặc hệ thống thụng tin chào hàng khụng cú trong cụng ty. Trường hợp này phải từ chối bỏn hàng.
Cụng ty cú đủ số lượng, quy cỏch cũng như yờu cầu:Trường hợp này tiếp tục thoả thuận về giỏ cả.
Cụng ty khụng cú cỏc mặt hàng này nhưng hệ thống thụng tin chào hàng cú cỏc thụng tin liờn quan đến mặt hàng này, qua đú bộ phận tiếp thị cú thể trao đổi với khỏch hàng. Nếu khỏch hàng chấp nhận thỡ bộ phận bỏn hàng sẽ đề nghị với bộ phận nhập hàng liờn hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc đặt hàng. Sở dĩ như vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của cỏc nhà cung cấp.
Cụng ty cú đầy đủ số lượng và quy cỏch mặt hàng theo yờu cầu của khỏch nhưng trong kho khụng cũn đủ số lượng và quy cỏch do bỏn hết hoặc cũn thiếu thỡ cú thể thảo luận với khỏch hàng về việc cung cấp tiếp cỏc mặt hàng cũn lại.
Khi đó thống nhất đƣợc với khỏch hàng về sản phẩm mua, giỏ cả và tớnh són sàng của hàng húa,chức năng sẽ cú nhiệm vụ liệt kờ thụng tin hàng cần mua và tớnh giỏ tiền. Đơn giỏ so với đơn giỏ chớnh ngƣời bỏn hàng cú thể thay đổi theo quy định của phũng quản lý bỏn hàng, cuối thỏng sẽ tớnh lói xuất kinh doanh.
3.1.4 Chức năng tỡm kiếm:
Khi nhà quản lý cú nhu cầu kiểm tra lại thụng tin húa đơn, chức năng này sẽ cú nhiệm vụ cung cấp cỏc húa đơn đó nhập, cỏc húa đơn đó bỏn, cỏc phiếu xuất…
3.1.5 Chức năng bỏo cỏo và in ấn:
Khi thực hiện làm cỏc hoỏ đơn xuất nhập tồn kho xong thỡ ngƣời dựng cần phải in ra bỏo cỏo xuất nhập tồn kho một cỏch chi tiết nhất…