Báo cáo thực tập tại công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Trung Dũng

. PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TRUNG DŨNG I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TRUNG DŨNG. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN

Đến năm 2006, chuyển đổi thành công ty cổ phần đầu tư phát triểncông nghệ Trung Dũng theo giấy chứng nhận ĐKKD số 010300913 do sở kếhoạch và Đầu Tư Hà Nội

Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư phất triển công nghệ Trung

Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Trung Dũng là nhà thầuchuyên nghiệp trong lĩnh vực thiết kế, tư vấn, cung cấp thi công lắp đặt các

hệ thống điều hoà không khí dân dụng và công nghiệp

Là doanh nghiệp có: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có chứcnăng xuất nhập khẩu mã số:0101245246 do Tổng cục hải quan- Cục hảiquan thành phố Hà Nội cấp ngày 31/5/2002

- Kinh doanh trang thiết bị y tế

- Buôn bán và chế biến các sản phẩm tiêu dùng, nông, lâm, thuỷ sản, thủcông mỹ nghệ, dệt may

- Cung cấp và lắp đặt thiết bị và hệ thống xử lý chất thải lỏng, chất thảirắn, khí trong lĩnh vực y tế, dân dụng, công nghiệp

- Mua bán, lắp đặt trạm điện, đường dây đến 35KV

- Mua bán, lắp đặt máy phát điện dùng trong lĩnh vực công nghiệp vàdân dụng

- In, chế bản điện tử và các dịch vụ có liên quan đến in (trừ loại nhànước cấm)

- Mua bán, lắp đặt hệ thống thang máy dân dụng, công nghiệp

- Sản xuất và buôn bán thiết bị giáo dục, giảng dạy

- Tư vấn đầu tư (không bao gồm tư vấn pháp luật)

 Các thiết bị do công ty cung cấp:

1 Hệ thống điều hoà không khí và xử lý môi trường không khí:

Đại lý uỷ quyền cung cấp và lắp đặt các hệ thống điều hoà cục bộ vàtrung tâm của hãng Mitsubishi (Nhật Bản), Fujiaire (Nhật bản), Trane(Mỹ),York( Mỹ), LG-MECA (Việt Nam)

- Máy treo tường

- Máy treo trần/Đặt sàn

- Máy cassette treo trần

- Máy tủ đứng

- Điều hoà công nghiệp giải nhiệt gió 2 làn

- Điều hoà trung tâm - giải nhiệt nước

- Điều hoà hệ thống loại máy nén xoắn ốc

- Điều hòa hệ thống loại máy nén ly tâm

- Điều hoà hệ thống loại hấp thụ

- Tủ điều không

- Giàn phân phôi gió

2 Cung cấp và lắp đặt thang máy:

Cung cấp và lắp đặt thang máy của các hãng nổi tiếng:

- Thang máy HITACHI, NIPPON của Nhật

- Thang máy ELEX của Italy

3 Cung cấp thiết bị y tế, nghiên cứu khoa học của một số hãng nổi tiếngtrên thế giới:

- Hãng Varian(Mỹ) cung cấp thiết bị phân tích

- Hãng Eviro Technology(Anh) cung cấp các thiết bị phân tích môitrường khí, khí tượng thuỷ văn kèm phần mềm xử lý số lượng như:

- Hệ thống trích béo tự động của hãng Buchi (Thuỵ sỹ)

- Máy tạo khí Hydro Ulta High Purily- Hydrigen Generator của hãngDominick Hunter(Anh)

- Hãng Wagtech(Anh) cung cấp các thiết bị phân tích, kiểm tra chấtlượng nước trong phòng thí nghiệm hoặc ngoài hiện trường như:

- Cung cấp các sản phẩm về hình ảnh dùng trong y tế của hãngSony(Nhật bản) như: Màn hình độ phân giải cao, máy in mầu, camera,thiết bị giám sát phòng mổ, giám sát bệnh nhân

- Cung cấp các thiết bị vô trùng không khí của hãng Honeywell(Nhật),Abatement(Mỹ), Aironic(Úc), và các thiết bị xử lý môi trường không khícủa trung tâm Nhiệt Đới Việt Nga

- Đại lý cung cấp và lắp đặt các loại máy giặt, máy sấy, máy công nghiệpcủa hãng Primus (Bỉ)

4 Cung cấp và lắp đặt thiết bị: chống trộm, báo cháy, báo nổ… của cáchãng nổi tiếng trên thế giới

* Kinh nghiệm của Công ty trong việc triển khai dự án:

Công ty Trung Dũng đã và đang triển khai các dự án đầu tư chiều sâu,nâng cấp và cải tạo tại các viện nghiên cứu, các trung tâm nghiên cứu, cáctrường đại học, các bệnh viện, các cơ quan quốc phòng và các xí nghiệp trênkhắp cả nước như: Hệ thống ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thônViệt Nam, Hệ thống ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, Hệ thống cácbệnh viện trung tâm thuộc Bộ Y Tế, Hệ thống các trường Đại Học và TrungHọc, Trung tâm nhiệt đới Việt Nga, Cục quan y-Tổng cục Hậu cần- Bộ quốcphòng, Viện dược liệu, Viện dinh dưỡng, Trung tâm Công nghệ sinh học,Trường Đại Học Dược Hà Nội, các công ty xây dựng thuộc Tổng công tyVINACONEX Công ty đầu tư phát triển công nghệ Trung Dũng đã xâydựng được quan hệ thương mại vững chắc với các nhà sản xuất có uy tíntrên thế giới và uy tín với khách hàng

Để có sự tin tưởng tuyệt đối của các hãng trên thế giới và đặc biệt của cáckhách hàng Công ty Trung Dũng luôn luôn cố gắng xây dựng và pháthuy truyền thống phục khách hàng tận tuỵ, nhiệt tình.

1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty:

Sau đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty cổ phần đầu tư phát triểncông nghệ Trung Dũng:

Cũng như hầu hết các công ty khác, công ty cp đầu tư phát triển côngnghệ TD tổ chức văn phòng và các xưởng sản xuất gia công lắp đặt tại HàNội và TP.HCM Tại trụ sở, mỗi phòng nghiệp vụ có chức năng riêng củamình nhưng đều chịu sự quản lý trực tiếp từ trưởng phòng, phó giám đốc,giám đốc sau đó báo cáo lên HĐQT

*Chủ tịch HĐQT: là người đại diện cho công ty trước pháp luật, có nhiệm

vụ lập chương trình hoạt động, nội dung các tài liệu phục vụ các cuộc họp,triệu tập và chủ tọa các cuộc họp HĐQT

* Giám đốc: Là người điều hành mọi hoạt động của công ty, có chức năng

nhiệm vụ điều hành, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động SXKD của công tytrước HĐQT

* Phòng tổ chức hành chính: Gồm 3 người có nhiệm vụ điều hành các

hoạt động của công ty đồng thời giúp ban giám đốc của công ty quản lý cán

bộ nhân viên, tổ chức tuyển dụng, đào tạo, nâng bậc cho người lao động, sắpxếp bố trí cán bộ công nhân lao động Giải quyết chế độ chính sách đối vớingười lao động theo quy định

* Phòng kinh doanh: gồm 5 người có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc

trong việc ký kết hợp đồng thầu Phòng có nhiệm vụ khai thác thị trường,tìm kiếm các đối tác để bán các sản phẩm của công ty, đồng thời phảithường xuyên theo dõi và giám sát chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch củacông ty

* Phòng tài chính kế toán: là phòng phụ trách về tình hình tài chính và kế

toán của công ty như quản lý về thuế, ngân hàng, thu chi thanh toán, công

nợ, làm hợp đồng cho các công trình lớn, đi giao dịch với khách hàng ,ngoài ra có chức năng tham mưu, chỉ đạo, chịu trách nhiệm trước công ty và

cơ quan có thẩm quyền về công tác quản lý tài chính, công tác hạch toán kếtoán, thiết lập hệ thống sổ sách kế toán theo quyết định của công ty và nhànước

* Phòng kỹ thuật và triển khai dự án: gồm 27 người chịu trách nhiệm về

mọi mặt kỹ thuật sản xuất và triển khai các dự án của công ty Đây là phòngđóng vai trò hết sức quan trọng của công ty TD, gồm nhiều bộ phận nhưgiám sát kỹ thuật và thi công, thiết kế, quản lý kỹ thuật

1.3 Tình hình nhân sự của Công ty:

Nhìn chung đại đa số cán bộ trong ban lãnh đạo và các phòng ban củacông ty có trình độ đại học và cao đẳng Đặc biệt tất cả các cán bộ kỹ thuậtthực hiện dự án và các cán bộ trong phòng kế toán đều có trình độ Đại Học.Nhưng vẫn còn có một tỷ lệ nhỏ các cán bộ chỉ có trình độ trung cấp ởphòng lắp đặt Điều này hoàn toàn không ảnh hưởng đến tình hình kinhdoanh của công ty mà còn thể hiện được một chế độ sử dụng nhân lực kháhợp lý, tiết kiệm cho công ty một khoản chí phí lương

Độ tuổi của các nhân viên và các cán bộ trong công ty tập trung ở độtuổi 22-40 tuổi Đây là độ tuổi mà lao động còn trẻ, năng động và giàu tinhthần học hỏi Bên cạnh đó là lớp nhân viên lâu năm với độ tuổi trên 40, dàydặn kinh nghiệm

Cơ cấu nhân viên theo trình độ chuyên môn:

Trungcấp

đẳng

Trình độB

Trình độC

Sau C

2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:

* Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:

Về sản xuất: Công ty sản xuất mặt hàng chủ yếu là ống gió phục vụ cho

hệ thống điều hòa Nguyên vật liệu công ty sử dụng chủ yếu được nhậpkhẩu Tuy mới đi vào sản xuất chưa lâu nhung các sản phẩm của công ty đãrất được thị trường ưa chuộng, nó thay thế dần các sản phẩm này trước đâycông ty phải nhập khẩu và đây được coi là bước tiến lớn của công ty trongviệc cải tiến công nghệ điều hòa không khí tại Việt Nam

Về thương mại: Công ty chủ yếu nhập khẩu hàng từ các nước Anh, Mỹ,Nhật, Úc…… Hàng hóa công ty nhập khẩu chủ yếu là điều hòa không khí,thiết bị y tế và nghiên cứu khoa học, máy phát điện, dây điện… Hàng nămcông ty có các hợp đồng mua bán và lắp đặt hệ thống ĐHKK, hệ thống điện,

hệ thống thang máy, thiết bị y tế cho các khu nhà chung cư, khu côngnghiệp, trường đại học…

* Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh:

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty tổ chức một độisản xuất gia công Đội sản xuất này có quy mô nhỏ và đứng đầu là độitrưởng đội sản xuất và tiếp đến là các công nhân của đội Đội có chức năngchính là sản xuất và gia công ống gió để phục vụ cho hệ thống điều hòa.Lĩnh vực hoạt động chính của công ty vẫn là cung cấp và lắp đặt các hệthống vì vậy khi thực hiện một công trình nào đấy công ty sẽ tổ chức thànhcác bộ phận như bộ phận cung ứng vật tư, bộ phận giám sát kỹ thuật , bộ

phận quản lý kỹ thuật, và dưới các bộ phận là các tổ đội thi công như đội thicông ống gió, đội thi công ống gas, đội thi công lắp đặt Tất cảc các bộ phậnnày đều chịu sự quản lý của chỉ huy công trình

Dựa vào sơ đồ tổ chức cung cấp và lắp đặt tại hiện trường quy mô tínhchất và yêu cầu kỹ thuật của công trình Giám đốc công ty sẽ trực tiếp chỉđịnh chỉ huy công trình

Chỉ huy công trình là người chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành toàn bộcông việc có liên quan tại hiện trường:

- Thay mặt công ty giao dịch với chủ đầu tư

- Chịu trách nhiệm về chất lượng công trình

- Chịu trách nhiệm về tiến đôi thi công

- Điều động và phân công nhân lực tùy theo tính chất tại thời điểm thicông

- Tham gia giám sát kỹ thuật

- Vấn đề an toàn trong lao động, biện pháp và trang bị an toàn laođộng……

Chỉ huy công trình là người đại diện trực tiếp của công ty, tham guagiải quyết các vấn đề tại hiện trường là đầu mối liên lạc với bên A, các đơn

vị tham gia các hạng mục khác như: Hạng mục xây dựng, hạng mục báocháy, hạng mục thông tin tín hiệu để cùng đơn vị này phối hợp giải quyếtcác công việc phát sinh trong thi công, tạo điều kiện cho nhau bảo đảm tiến

độ cũng như chất lượng công trình

Chỉ huy công trình thực hiện quản lý điều hành công việc cùng vớisực hỗ trợ của các bộ phận cụ thể như sau:

- Bộ phận cung ứng vật tư: Hàng hóa sẽ được vận chuyển bằng xe tải từkho của nhà thầu phân phối đến kho của chủ đầu tư 4 ngày kể từ khihợp đồng kinh tế có hiệu lực

- Bộ phận giám sát kỹ thuật và thi công: Gồm 4 kỹ sư giám sát kỹ thuật

va các công nhân kỹ thuật được chia làm 4 đội điều động đến côngtrình Các kỹ sư chịu trách nhiệm giám sát điều hành nhân lực, máymóc thiết bị thi công cho từng khu vực mình quản lý Đảm bảo tiến độthi công, hiệu quả khoa học trong phân công công việc, bám sát thiết

kế và chất lượng trong thi công Đưa ra các biện pháp thi công cụ thểđảm bảo an toàn trong lao động và báo cáo hàng ngày cho chỉ huycông trình

- Bộ phận quản lý kỹ thuật: Các kỹ sư đồng thời giám sát kỹ thuật,vừaquản lý kỹ thuật Chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp bộ phận thi công

về kỹ thuật , chất lượng thi công Đảm bảo việc thi công đúng thiết kế,theo các tiêu chuẩn đã đề ra trong hồ sơ thầu Đản bảo về kỹ mỹ thuật.Trong quá trình tiến hành thi công công trình , néu xẩy ra các vướngmắc như: khó khăn về vị trí thi công, vị trí lắp đặt không phù hợp vớinội thất, các thiết bị và bộ phận trong hệ thống buộc phải đi qua tườnghoặc phải phá bỏ kết cấu xây dựng …mà trên bản vẽ thiết kế chưa đềcập hết Bộ phận quản lý kỹ thuật sẽ thông qua chỉ huy công trìnhhoặc trực tiếp cùng với bên A bàn bạc và thống nhất, đảm bảo kỹthuật, tiết kiệm nhân lực và vật tư

Sau đây là sơ đồ tổ chức thi công:

Ban giám đốc

2.2.Tình hình kinh doanh chung của công ty

Để đánh giá khái quát tình hình kinh doanh của công ty cp đầu tư phát triểncông nghệ Trung Dũng trong những năm gần đây, chúng ta xem xét một sốchỉ tiêu thông qua bảng số liệu sau:

Nợ phải trả năm 2006 gấp đôi năm 2005 Năm 2007 tăng gấp 3 lần 2005.Đây là tình trạng đáng báo động vì tỷ lệ Nợ phải trả/ tổng nguồn vốn năm

2004 là 49,67%, năm 2005 là 30,30%, năm 2006 là 36.9%, năm 2007 là53,34% Tỷ lệ này ngày càng tăng và năm 2007 lớn hơn 50% chứng tỏ tỷ lệ

nợ của công ty quá lớn, công ty lâm vào tình trạng không tự chủ về mặt tàichính Chiếm dụng vốn là tốt vì nó giúp công ty có thể phát triển với nguồnvốn ít ỏi của chủ sở hữu nhưng nếu vượt quá một mức độ cho phép, một khikhả năng thanh toán của công ty gặp vấn đề thì công ty rất dễ bị phá sản.Đứng trước tình hình này đòi hỏi công ty cp đầu tư phát triển công nghệTrung Dũng cần có những giải pháp đúng đắn, kịp thời để tháo gỡ nhữngkhó khăn đang tồn tại trước mắt nhằm mục đích tăng doanh thu, giảm chiphí, tối đa hóa lợi nhuận của công ty

PHẦN II: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦACÔNG TY CP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TRUNG DŨNG 2.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán của công ty gồm có 4 người:

 Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung về tài chính, kế toán củacông ty như quản lý chung về thuế, ngân hàng, thu chi thanh toán,công nợ, làm hợp đồng cho các công trình lớn, đi giao dịch với kháchàng….Có chức năng tham mưu, chỉ đạo, chịu trách nhiệm trước công

ty và cơ quan có thẩm quyền về công tác quản lý tài chính, công táchạch toán kế toán, thống kê tại công ty Kế toán trưởng là người tổchức kế toán theo quyết định của công ty và nhà nước; phân côngcông việc, hướng dẫn tổ chức, kiểm tra kiểm soát công tác kế toán củatừng kế toán chi tiết

 1 kế toán tổng hợp: Do công ty có quy mô nhỏ do đó chỉ có một kếtoán kiêm nhiệm các việc là kế toán công nợ vừa là kế toán thanh toánvừa là kế toán vật tư hàng hóa Có nhiệm vụ theo dõi vấn đề công nợcủa công ty; ghi chép, phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác, rõ ràngtình hình thanh toán các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả,Hàng tháng, hàng ngày, phải đối chiếu công nợ với khách hàng, lên kếhoạch phải thu khách hàng đến hạn trả, ngăn ngừa các khoản chiếmdụng vốn Hướng dẫn cho khách hàng làm thủ tục thu chi thanh toán,Đồng thời kế toán thanh toán còn có nhiệm vụ vào sổ quỹ, viết hóađơn tài chính, các lệnh sản xuất và kiểm tra thanh toán quyếttoán.Theo dõi, giám sát và toàn bộ vật tư, hàng hóa luân chuyển quacông ty Hàng ngày nhận, tập hợp, cập nhật và kiểm tra tính hợp pháp,hợp lý của các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hóa cùng các hồ sơ,chứng từ đi kèm…

 Thủ quỹ: Thực hiện các công việc liên quan đến thu chi tiền mặt tạicông ty Có nhiệm vụ chi tiền sau kho đã được giám đốc phê duyệt,thanh toán đồng thời lên các phương án vay vốn, làm bảo lãnh, thực

hiện hợp đồng Quản lý quỹ tiền mặt như thu, chi, và vào sổ quỹ theophiếu thu, phiếu chi, và lập báo cáo hàng ngày về kết quả giao dịchvới khách hàng, báo cáo quỹ.

 Thủ kho: Có nhiệm vụ nhập xuất kho, kiểm kê kho hàng tháng, báocáo tình hình nhập, xuất, tồn, hàng hóa cho kế toán trưởng

Công ty thực hiện chế độ theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hànhngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các Thông tư hướng dẫn sửađổi bổ sung chế độ kế toán của Bộ Tài Chính Hình thức kế toán mà công ty

áp dụng là hình thức nhật ký chung, niên độ kế toán của công ty bắt đầu từngày 01/01 đến 31/12 hàng năm Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được

sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, giá trị hàng tồn kho cuối kỳđược xác định theo phương pháp bình quân gia quyền

2.2 Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ:

- Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán mà công ty áp dụng:

Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo mẫu quy định của Bộ Tàichính, Các chứng từ sử dụng là các chứng từ thông dụng như sau: phiếu thu01-TT, phiếu chi 02-TT, Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT, Giấy thanh toán tiềntạm ứng 04-TT, Biên lai thu tiền 06-TT, Giấy báo nợ, Giấy báo có, Biên bảngiao nhân TSCĐ 01-TT, Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ, Phiếu nhập kho01-VT, Phiếu xuất kho VT-03, Biên bản kiểm kê vật tư , hàng hóa 03-VT,Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa 05-VT, Bảng phân bổ nguyên vật liệu 07-

VT, Bảng kê mua hàng 06-VT, Phiếu báo vật tư còng lại cuối kỳ, Bảngthanh toán lương 02-LĐTL, Giấy đi đường 04-LĐTL, Hóa đơn giá trị giatăng 01GTKT-3LL, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03PXK-3LL Đối với các chứng từ bắt buộc do Bộ tài chính in và phát hành Đối vớicác biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, thì công ty đã tự thiết kế, tự in, và