Bộ ứng dụng văn phòng OpenOffice là công cụ phục vụ cho văn phòng tương tự như Microsoft Office, nhưng hoàn toàn miễn phí không phải mua bản quyền sử dụng. Cộng đồng Open source lớn mạnh trên thế giới không ngừng phát triển nó, tất cả những đặc tính ưu việt luôn được cập nhật liên tục. Đây là giải pháp hữu hiệu cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua bản quyền và sử dụng nhiều tính năng cao cấp được tích hợp bên trong. OpenOffice.org Writer (Soạn thảo văn bản) OpenOffice.org Calc (Lập bảng tính) OpenOffice.org Impress (Trình diễn, trình chiếu) OpenOffice.org Draw (Vẽ đồ hoạ) OpenOffice.org Math (Công thức toán học) OpenOffice.org Base (Tương tác với Cơ sở dữ liệu)
Setting up Writer Thiết lập OpenOffice Writer
Soạn thảo văn bản trong bộ OpenOffice.org
Writer là phần mềm xử lý văn bản trong bộ OpenOffice.org (OOo), cung cấp đầy đủ các chức năng cơ bản như kiểm tra chính tả, từ điển, giàn trang, sửa tự động, tìm kiếm và thay thế, tạo bảng biểu, và chỉ mục Ngoài ra, Writer còn sở hữu nhiều tính năng quan trọng khác, giúp nâng cao hiệu quả làm việc của người dùng.
←Các kiểu định dạng mẫu ;
←Các phương pháp trình bày hiệu quả (bao gồm khung, cột và bảng biểu);
←Nhúng hoặc liên kết các hình đồ họa, bảng tính và các đối tượng khác;
←Các công cụ vẽ hình cũng được kèm theo trong Writer;
←Tài liệu chủ, tập hợp nhiều tài liệu vào trong một tài liệu đơn;
←Theo dõi các thay đổi trong tài liệu;
←Tích hợp cơ sở dữ liệu bao gồm cả cơ sở dữ liệu về tác giả;
←Xuất tài liệu ra dạng PDF bao gồm cả các liên kết;
←Và rất nhiều các tính năng khác
Chức năng định dạng kiểu dáng trong Writer là tính năng quan trọng giúp người dùng dễ dàng định dạng tài liệu với ít công sức Khi thay đổi định dạng, bạn thường sẽ sử dụng một kiểu dáng, là tập hợp các tùy chọn định dạng cho các thành phần như chương, đoạn, trang, khung và danh sách Các kiểu định dạng này đã được Writer định nghĩa sẵn cho các phần khác nhau trong văn bản Thông tin chi tiết về ứng dụng của định dạng kiểu dáng sẽ được trình bày trong chương sau của tài liệu, bao gồm “Giới thiệu về Kiểu”.
ThS Thái Lâm Toàn Trang 4 / 196
Các tính năng được liệt kê phía trên sẽ được đề cập tới trong các chương khác của tài liệu này
Nếu bạn đang sử dụng OpenOffice.org, bạn có thể đã quen thuộc với cách khởi động Writer Tuy nhiên, nếu bạn đang xem tài liệu in, có thể bạn chưa biết cách khởi động ứng dụng này Có ba phương pháp để thực hiện việc khởi động Writer.
←Khởi động từ thực đơn hệ thống;
←Khởi động từ một tài liệu đã có sẵn;
←Khởi động từ dòng lệnh
Khở i độ ng t ừ thự c đơ n h ệ thống
Sử dụng thực đơn hệ thống là phương pháp phổ biến để khởi động Writer, với hầu hết các ứng dụng được truy cập từ đây Trong Windows, thực đơn này được gọi là "Thực đơn Khởi động", trong khi ở môi trường GNOME (trên các hệ thống Unix), nó được gọi là "Thực đơn Ứng dụng" Đối với môi trường KDE, thực đơn được xác định bởi biểu tượng KDE.
Khi cài đặt OpenOffice.org, một thực đơn mới sẽ được thêm vào hệ thống, với tên gọi và vị trí phụ thuộc vào môi trường đồ họa bạn sử dụng, như Windows, GNOME và KDE, và điều này cũng tương tự ở các môi trường đồ họa khác.
Trong Windows, thực đơn của OpenOffice.org được đặt tại vị trí Programs >
Mở OpenOffice.org X.X.X, trong đó “X.X.X” là phiên bản bạn đang sử dụng Để bắt đầu với OpenOffice.org Writer, hãy chọn tùy chọn này để mở một tài liệu trắng Hình 1 minh họa vị trí của OpenOffice.org trong menu hệ thống của Windows XP.
ThS Thái Lâm Toàn Trang 5 / 196
Hình 1: Khởi động Writer từ thực đơn hệ thống trong Windows XP
Các phiên bản GNOME có thể có những cài đặt khác nhau, nhưng hầu hết các phiên bản mới đều đã tích hợp OpenOffice.org Bạn có thể tìm thấy OpenOffice.org trong thực đơn hệ thống tại mục Ứng dụng > Văn phòng, như được minh họa trong Hình 2.
Trong phiên bản Red Hat Enterprise
Trên hệ điều hành Linux, OpenOffice.org đã được cài đặt sẵn Trong môi trường GNOME, bạn có thể tìm thấy OOo trong menu chính tại mục Office Nếu bạn cài đặt phiên bản mới hơn của OOo, nó sẽ xuất hiện trong cùng vị trí này.
Nếu bạn cài đặt OOo bằng cách tải OOo từ trang web http://www.openoffice.org thì
OOo sẽ xuất hiện tại vị trí Applications >
Hình 2: Khởi động Writer từ thực đơn hệ thống trong GNOME
Trong môi trường KED, OpenOffice.org được cài đặt tại trong menu riêng của mình có tên là “Office”
ThS Thái Lâm Toàn Trang 6 / 196
Hình 3: Khởi động OOo từ thực đơn hệ thống trong KDE
In certain Linux distributions, OpenOffice.org is included in the Office menu, with Mandrake being one example To launch OpenOffice.org Writer in this case, navigate through the menu as follows: Office > Word processors > OpenOffice.org Writer.
Hình 4: Khởi động OOo Writer từ thực đơn KDE của Mandrake
Khở i độ ng t ừ mộ t tài liệ u đã có sẵn
Nếu bạn cài đặt OpenOffice.org chính xác thì tất cả các tài liệu của Writer đã được
ThS Thái Lâm Toàn Trang 7 / 196 đã liên kết với chương trình Writer, cho phép bạn khởi động OpenOffice.org một cách tự động chỉ bằng cách nhấn đúp vào tài liệu trong trình quản lý file của bạn, chẳng hạn như Windows Explorer.
Bạn có thể nhận ra ứng dụng của OpenOffice.org Writer thông qua biểu tượng sau: Đối với người dùng Windows
Khi bạn cài đặt OpenOffice.org, bạn có tùy chọn liên kết các file Microsoft Office với phần mềm này Nếu bạn chọn liên kết, các file có đuôi doc sẽ tự động mở bằng OpenOffice.org khi bạn nhấn đúp vào chúng.
Nếu không thực hiện lựa chọn phù hợp, việc nhấn đúp vào tài liệu Microsoft Office sẽ mở nó bằng Microsoft Word, với điều kiện là bạn đã cài đặt Microsoft Word trên máy tính của mình.
Bạn có thể mở tài liệu có định dạng doc bằng OOo và lưu lại dưới định dạng doc trong OOo Để biết thêm chi tiết, hãy tham khảo phần “Mở một tài liệu đã có sẵn” trên trang.
Khở i độ ng t ừ dòng lệnh
Bạn có thể khởi động Writer từ dòng lệnh để có thêm khả năng kiểm soát quá trình khởi động Việc này cho phép bạn yêu cầu Writer mở và in tài liệu ngay lập tức, thay vì chờ màn hình khởi động của OpenOffice.org Tuy nhiên, lưu ý rằng hầu hết người dùng không sử dụng cách này.
Có nhiều cách khởi động Writer từ dòng lệnh và nó phụ thuộc vào việc bạn cài bản OpenOffice.org đầy đủ hay không
Nếu bạn cài đặt phiên bản đầy đủ của OpenOffice.org thì bạn có thể khởi động Writer bằng cách gõ lệnh như sau: soffice -writer hoặc swriter
Writer sẽ khởi động với một tài liệu trắng. Để liệt kê tất cả các tùy chọn mà bạn có thể sử dụng hãy dùng lệnh soffice -?
Nếu bạn đã cài đặt phiên bản rút gọn của OOo, chẳng hạn như bản đi kèm với Linux Mandrake hoặc Gentoo, bạn có thể khởi động OOo bằng lệnh "oowriter".
ThS Thái Lâm Toàn Trang 8 / 196
Mặc dù, các câu lệnh có cú pháp khác nhau nhưng mục đích của chúng là như nhau bằng cách khởi động OOo với một tài liệu Writer trắng.
Trong Writer các thực đơn đều được đặt trên đỉnh của cửa sổ Các thực đơn chính bao gồm File, Edit, View, Insert, Format, Table, Tools, Window and Help.
(Tập tin, Chỉnh sửa, Xem, Chèn, Định dạng, Bảng, Công cụ, Cửa sổ và Trợ giúp)
Khi bạn nhấn chuột chọn một trong các thực đơn trên thì một loạt các lựa chọn liên quan sẽ hiện ra
File chứa các lệnh mà phạm vi của chúng liên quan tới toàn bộ tài liệu như Mở,
Lưu và Xuất như PDF
Edit chứa các lệnh dùng để chỉnh sửa tài liệu như Hủy thao tác, Tìm & Thay thế
View chứa các lệnh dùng để điều khiển việc hiển thị tài liệu như Phóng, Dàn trang Web
Chèn chứa các lệnh dùng để trèn thêm các thành phần vào tài liệu như phần đầu trang, cuối trang và các hình ảnh
Format chứa các lệnh dùng để định dạng cách trình bày tài liệu như Kiểu và Định dạng, Điểm chấm và Đánh số
Table chứa các lệnh dùng để chèn và sửa đổi các bảng biểu có trong tài liệu
Tools chứa các lệnh chức năng như Kiểm tra chính tả, Đặc chế, Tùy chọn
Window chứa các lệnh dành cho các cửa sổ được hiện thị
Help chứa các liên kết tới các tệp trợ giúp Đây là gì? Về OpenOffice.org Xem thêm phần Trợ giúp tại trang 23
Working with Text Làm việc với ký tự Sử dụng OpenOffice.org Writer
Tùy chọn chung cho bộ OOo
Phần này trình bày các thiết lập chung áp dụng cho toàn bộ chương trình trong bộ OOo, đặc biệt quan trọng cho việc sử dụng Writer Những tùy chọn này cũng được đề cập trong chương "Cài đặt OpenOffice.org" trong phần hướng dẫn Khởi đầu.
Để truy cập các tùy chọn trong OOo, bạn hãy nhấn chuột vào thẻ “Tool” và chọn “Option” Danh sách hiển thị bên trái sẽ thay đổi tùy thuộc vào thành phần của OOo đang được sử dụng, và những hình minh họa trong chương này sẽ thể hiện các danh sách tương ứng khi chương trình soạn thảo văn bản được mở.
2) Trong phần bên tay trái của hộp thoại Option, nhấn chuột vào dấu “+” của thẻ
“OpenOffice.org” Một danh sách phụ sẽ được thả xuống
Chú ý: Nút “Back” sẽ thiết lập lại các giá trị trước đây của Tùy chọn khi bạn đã mở
OpenOffice.org Nút này có cùng tác dụng với các trang khác của hộp thoại tùy chọn.
Tùy chọn Dữ liệu người dùng
ThS Thái Lâm Toàn Trang 28 / 196
Hình 1: Điền dữ liệu người dùng
Để đảm bảo tên đầy đủ và tên viết tắt của bạn được lưu trữ chính xác trong hộp thoại “Dữ liệu người dùng” của Writer, hãy kiểm tra và cập nhật thông tin này Tính năng xem xét lại sẽ đánh dấu mọi thay đổi và chú thích liên quan đến tên của bạn.
1) Ở hộp thoại “Option”, nhấn chuột vào thẻ OpenOffice.org, sau đó chọn thẻ “User
2) Điền thông tin vào trang “User data” theo mẫu trên thẻ OpenOffice.org – (Hình 1) hoặc xóa bỏ những thông tin không chính xác.
Hình 2: Thiết lập Tùy chọn chung cho OpenOffice.org
1) Ô hộp thoại “Option”, nhấn chuột vào thẻ OpenOffice.org, sau đó chọn thẻ
2) Tại trang “General” (Hình 2) của thẻ OpenOffice.org, các tùy chọn được mô tả như bên dưới.
Các thủ thuật trợ giúp
Khi kích hoạt các thủ thuật trợ giúp trong OOo, bạn sẽ thấy một hoặc hai từ hiển thị khi di chuyển con trỏ qua biểu tượng hoặc trường mà không cần nhấn chuột Thiết lập này cũng ảnh hưởng đến việc hiển thị các chú ý; nếu cả “Thủ thuật trợ giúp” và “Thủ thuật dài” đều không được kích hoạt, bạn sẽ không thấy nội dung của chú ý khi di chuyển con trỏ qua đó.
Trợ giúp Thủ thuật dài Extended Tips
ThS Thái Lâm Toàn Trang 29 / 196
Khi tính năng Extended tips được kích hoạt, một bảng mô tả sẽ hiển thị tóm tắt chức năng của biểu tượng đặc biệt cùng với menu lệnh, hoặc một vùng trên hộp hội thoại sẽ xuất hiện khi bạn di chuột qua biểu tượng đó.
Để tắt chức năng "Trợ lý Help Agent" giống như Microsoft’s Office Assistant, bạn cần bỏ dấu kiểm trong hộp kiểm Trợ lý Nếu muốn khôi phục lại trạng thái mặc định của "Help Agent", hãy nhấn vào "Reset Help Agent" Định dạng trợ giúp với độ tương phản cao là một thiết lập của hệ điều hành nhằm cải thiện khả năng đọc bằng cách thay đổi phối hợp màu hệ thống Để hiển thị Trợ giúp với độ tương phản cao (điều này cần được hỗ trợ bởi hệ điều hành trên máy tính của bạn), hãy chọn một trong các kiểu độ tương phản cao từ danh sách.
High-contrast style Visual effect
Default Black text on white background
High Contrast #1 Yellow text on black background
High Contrast #2 Green text on black background
High Contrast Black White text on black background
High Contrast White Black text on white background
Để sử dụng các hộp thoại chuẩn Mở và Lưu trên máy tính, bạn cần bỏ dấu kiểm ở hộp kiểm "Use OpenOffice.org dialogs" Khi không chọn hộp kiểm này, các hộp thoại Đóng và Mở của OpenOffice.org sẽ không được sử dụng.
“Quản lý tập tin” để hiểu thêm về các hộp thoại Mở và Lưu OOo)
Trạng thái tài liệu ( Document status )
Khi lựa chọn in một tài liệu, việc này được xem là một thay đổi đối với tài liệu đó Nếu tùy chọn này được kích hoạt, ngày tháng in sẽ được ghi vào thuộc tính tài liệu như một thay đổi cho lần tiếp theo Do đó, bạn sẽ nhận được thông báo yêu cầu lưu tài liệu khi đóng, mặc dù không có bất kỳ thay đổi nào khác được thực hiện.
ThS Thái Lâm Toàn Trang 30 / 196
Năm Hai chữ số Year two digits
Hai chữ số của năm được hiểu theo cách xác định rõ ràng thời điểm Chẳng hạn, nếu năm được ký hiệu là 1930 và bạn nhập ngày tháng là 1/1/30, thì ngày tháng này sẽ được hiểu là 1/1/1930 hoặc muộn hơn Ngày tháng "mới hơn" thường được hiểu là thuộc về thế kỷ tiếp theo, ví dụ, 1/1/20 sẽ được hiểu là 1/1/2020.
Tùy chọn Xem View options
Các lựa chọn của tùy chọn Xem ảnh hưởng tới cách thức nhìn và xử lý với tài liệu
1) Tại hộp thoại “Tùy chọn”, nhấn chuột vào dấu “+” của OpenOffice.org, chọn thẻ View
Hình 3: Lựa chọn Tùy chọn của “Xem” cho các ứng dụng của OpenOffice.org
2) Trên hộp thoại OpenOffice.org – Xem (Hình 4), đặt Tùy chọn cho phù hợp với các sở thích của bạn Dưới đây là miêu tả về một vài tùy chọn
Giao diện người dùng Tỉ lệ Scaling
Nếu kích thước văn bản trong các tập tin trợ giúp hoặc giao diện người dùng của OOo không phù hợp, bạn có thể điều chỉnh bằng cách thay đổi hệ số tỷ lệ Tuy nhiên, các thay đổi này có thể dẫn đến kết quả không mong muốn, tùy thuộc vào các phông chữ có sẵn trên hệ thống của bạn, nhưng sẽ không ảnh hưởng đến kích thước phông chữ hiện tại trong văn bản.
ThS Thái Lâm Toàn Trang 31 / 196
Giao diện người dùng Dùng phông hệ thống cho giao diện người dùng ( Use system font for user interface )
Nếu bạn ưa chuộng sử dụng phông chữ hệ thống mặc định của máy tính và hệ điều hành, hãy đánh dấu vào ô này để thay thế phông chữ được cung cấp bởi OOo cho giao diện người dùng.
Thực đơn Hiện các mục menu bất hoạt Show icons in
Chọn tùy chọn này để hiển thị các mục không được kích hoạt trên thực đơn với màu xám Bỏ chọn nếu bạn không muốn các mục này xuất hiện trên thực đơn.
Danh sách phông Hiện mẫu phông Show preview of
Khi bạn sử dụng tùy chọn hiển thị phông chữ, danh sách sẽ xuất hiện với tên phông chữ kèm theo mẫu minh họa (Hình 4, bên trái) Nếu bạn bỏ dấu kiểm ở ô vuông, danh sách sẽ chỉ hiển thị tên phông chữ mà không có mẫu (Hình 4, bên phải) Các phông chữ này là những phông chữ đã được cài đặt trên hệ thống của bạn.
Hình 4: (Trái) Danh sách phông ở dạng mẫu; (Phải) Danh sách phông không có dạng mẫu
Danh sách phông Hiện các phông đã dùng Show font
Khi bạn chọn tùy chọn này, năm phông chữ gần đây nhất mà bạn đã sử dụng trong văn bản sẽ xuất hiện ở đầu danh sách phông chữ.
ThS Thái Lâm Toàn Trang 32 / 196
Trở về ban đầu Cách nhìn chỉnh sửa OpenGL
Sử dụng tùy chọn này để giữ con trỏ ở vị trí bạn đã đặt khi mở lại văn bản, nếu không, văn bản sẽ luôn mở ở trang đầu tiên.
Trở về ban đầu Các cửa sổ đang mở Windows
