SÁCH OPEN OFFICE VIỆT

Bộ ứng dụng văn phòng OpenOffice là công cụ phục vụ cho văn phòng tương tự như Microsoft Office, nhưng hoàn toàn miễn phí không phải mua bản quyền sử dụng. Cộng đồng Open source lớn mạnh trên thế giới không ngừng phát triển nó, tất cả những đặc tính ưu việt luôn được cập nhật liên tục. Đây là giải pháp hữu hiệu cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua bản quyền và sử dụng nhiều tính năng cao cấp được tích hợp bên trong. OpenOffice.org Writer (Soạn thảo văn bản) OpenOffice.org Calc (Lập bảng tính) OpenOffice.org Impress (Trình diễn, trình chiếu) OpenOffice.org Draw (Vẽ đồ hoạ) OpenOffice.org Math (Công thức toán học) OpenOffice.org Base (Tương tác với Cơ sở dữ liệu)

ThS THÁI LÂM TỒN  Bộ ứng dụng văn phịng OpenOffice cơng cụ phục vụ cho văn phịng tương tự Microsoft Office, hồn tồn miễn phí khơng phải mua quyền sử dụng  Cộng đồng Open source lớn mạnh giới không ngừng phát triển nó, tất đặc tính ưu việt ln cập nhật liên tục  Đây giải pháp hữu hiệu cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua quyền sử dụng nhiều tính cao cấp tích hợp bên Quản lý văn với OpenOffice.org  OpenOffice.org Writer (Soạn thảo văn bản)  OpenOffice.org Calc (Lập bảng tính)  OpenOffice.org Impress (Trình diễn, trình chiếu)  OpenOffice.org Draw (Vẽ đồ hoạ)  OpenOffice.org Math (Cơng thức tốn học)  OpenOffice.org Base (Tương tác với Cơ sở liệu) NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG ThS Thái Lâm Toàn Trang / 196 Giới thiệu Phần mềm nguồn mở gì? Theo David Wheeler: “Một cách ngắn gọn, chương trình phần mềm nguồn mở chương trình mà quy trình cấp phép cho người dùng quyền tự chạy chương trình theo mục đích nào, quyền nghiên cứu sửa đổi chương trình, quyền chép tái phát hành phần mềm gốc phần mềm sửa đổi (mà trả tiền quyền cho người lập trình trước” Trong đó, ứng dụng văn phịng OpenOffice.org ví dụ điển hình Hiện nay, Việt Nam gia nhập WTO nên phải tôn trọng cam kết quốc tế quyền sở hữu trí tuệ chi phí phần mềm Windows Office cho doanh nghiệp cá nhân đáng kể OpenOffice.org ứng dụng văn phòng phát triển Sun MicroSystems Inc tài trợ cộng đồng mã nguồn mở: Novell, Red Hat, Debian Intel OpenOffice chạy ổn định hệ điều hành như: Solaris, Linux (gồm PPC Linux), Windows, Mac OS… nhiều tảng khác OpenOffice có chức phục vụ cơng việc văn phịng tương tự Microsoft Office với nhiều tính bật như: OpenOffice dùng 01 định dạng tập tin mở mở, XML mang tên Open Document, OpenOffice có khả đọc file định dạng theo MS office chuyển đổi file sang định dạng RTF, PDF Flash… Để cung cấp thông tin tham khảo cho bạn sinh viên, đọc giả gần xa tổ chức biên soạn Quản lý văn với OpenOffice.org với nội dung sau:  OpenOffice.org Writer (Soạn thảo văn bản)  OpenOffice.org Calc (Lập bảng tính)  OpenOffice.org Impress (Trình diễn, trình chiếu)  OpenOffice.org Draw (Vẽ đồ hoạ)  OpenOffice.org Math (Cơng thức tốn học)  OpenOffice.org Base (Tương tác với Cơ sở liệu) Trong trình biên soạn chúng tơi xin có lời cảm ơn sâu sắc đến đóng góp chuyên gia CNTT, soạn giả ngồi nước có nghiên cứu quý giá lĩnh vực Mã Nguồn Mở OpenOffice để chúng tơi hồn thiện sách Tuy nhiên, trình biên soạn tài liệu chắn nhiều vấn đề cần bổ sung, hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt nhu cầu bạn đọc gần xa Chúng mong nhận góp ý, phản hồi từ Quý vị địa Email sau: thailamtoan@yahoo.com thailamtoan@gmail.com Trân trọng! TM Tập thể tác giả Thạc Sĩ Thái Lâm Toàn ThS Thái Lâm Toàn Trang / 196 Chương Introducing Writer Giới thiệu Writer Soạn thảo văn OpenOffice.org Writer ? Writer phần mềm xử lý văn OpenOffice.org (OOo) Ngồi chức chương trình xử lý văn (Kiểm tra tả, từ điển, giàn trang, sửa tự động, tìm kiếm thay thế, tạo bảng biểu, mục ) Writer cung cấp tính quan trọng sau: ←Các kiểu định dạng mẫu ; ←Các phương pháp trình bày hiệu (bao gồm khung, cột bảng biểu); ←Nhúng liên kết hình đồ họa, bảng tính đối tượng khác; ←Các cơng cụ vẽ hình kèm theo Writer; ←Tài liệu chủ, tập hợp nhiều tài liệu vào tài liệu đơn; ←Theo dõi thay đổi tài liệu; ←Tích hợp sở liệu bao gồm sở liệu tác giả; ←Xuất tài liệu dạng PDF bao gồm liên kết; ←Và nhiều tính khác Chức định dạng kiểu dáng chức trung tâm Writer Định dạng kiểu cho phép bạn định đạng cách dễ dàng tài liệu thay đổi định dạng mà phải bỏ cơng sức Thơng thường bạn thay đổi định dạng tài liệu Writer bạn sử dụng kiểu dáng Kiểu dáng tập hợp tùy chọn định dạng Writer định nghĩa trước số kiểu định dạng cho số thành phần khác văn như: chương, đoạn, trang, khung danh sách Ứng dụng định dạng kiểu dáng mô tả chi tiết chương khác tài liệu này, bao gồm “Giới thiệu Kiểu”, ThS Thái Lâm Toàn Trang / 196 “Làm việc với Kiểu” Các tính liệt kê phía đề cập tới chương khác tài liệu Khởi động Writer Nếu bạn đọc tài liệu OpenOffice.org tất nhiên bạn biết cách khởi động Writer Tuy nhiên, tài liệu dạng in bạn chưa biết cách khởi đơng Writer Có ba cách để thực điều này: ←Khởi động từ thực đơn hệ thống; ←Khởi động từ tài liệu có sẵn; ←Khởi động từ dòng lệnh Khởi động từ thực đơn hệ thống Sử dụng thực đơn hệ thống cách thông dụng để khởi động Writer Hầu hết ứng dụng khởi động từ thực đơn hệ thống Trong Windows thực đơn hệ thống gọi “Thực đơn Khởi động” cịn mơi trường GNOME (sử dụng hệ thống Unix) gọi “Thực đơn Ứng dụng” Trong mơi trường KDE xác định biểu tượng KDE Khi bạn cài đặt OpenOffice.org, thực đơn thêm vào thực đơn hệ thống Tên gọi xác vị trí thực đơn cịn phụ thuộc vào mơi trường đồ họa mà bạn sử dụng Sau xem xét môi trường Windows, GNOME KDE Nó tương tự mơi trường đồ họa khác Windows Trong Windows, thực đơn OpenOffice.org đặt vị trí Programs > OpenOffice.org X.X.X Trong đó, “X.X.X” phiên OpenOffice.org mà bạn sử dụng Chọn OpenOffice.org Writer để khởi động Writer với tài liệu trắng Hình cho thấy vị trí OpenOffice.org thực đơn hệ thống Windows XP ThS Thái Lâm Toàn Trang / 196 Hình 1: Khởi động Writer từ thực đơn hệ thống Windows XP Linux/GNOME Các cài đặt môi trường GNOME khác phiên khác Tuy nhiên, hầu hết phiên cài đặt OpenOffice.org Bạn tìm thấy OpenOffice.org thực đơn hệ thống vị trí Applications > Office , Hình Trong phiên Red Hat Enterprise Linux, OpenOffice.org cài sẵn Với mơi trường GNOME bạn tìm thấy OOo vị trí Main Menu > Office Nếu bạn tiến hành cài đặt phiên OOo xuất vị trí Main Menu > Office > More Office Applications Nếu bạn cài đặt OOo cách tải OOo từ trang web http://www.openoffice.org OOo xuất vị trí Applications > Other Hình 2: Khởi động Writer từ thực đơn hệ thống GNOME Linux/KDE Trong môi trường KED, OpenOffice.org cài đặt menu riêng có tên “Office” ThS Thái Lâm Tồn Trang / 196 Hình 3: Khởi động OOo từ thực đơn hệ thống KDE Trong số phân phối Linux cài đặt OpenOffice.org thực đơn Office mà Mandrake ví dụ Trong trường hợp để khởi động Writer ta sử dụng thực đơn sau: Office > Word processors > OpenOffice.org Writer Hình 4: Khởi động OOo Writer từ thực đơn KDE Mandrake Khởi động từ tài liệu có sẵn Nếu bạn cài đặt OpenOffice.org xác tất tài liệu Writer ThS Thái Lâm Toàn Trang / 196 liên kết với chương trình Writer Điều đó, có nghĩa bạn khởi động OpenOffice.org tự động đơn giản cách nhấn đúp vào tài liệu chương trình quản lý file bạn (ví dụ Windows Explorer) Bạn nhận ứng dụng OpenOffice.org Writer thông qua biểu tượng sau: Đối với người dùng Windows Các file mở tự động OpenOffice.org Khi bạn cài đặt OpenOffice.org bạn chọn để liên kết file Microsoft Office với OOo Nếu bạn chọn nhấn đúp vào file có phần mở rộng doc mở OpenOffice.org Nếu bạn không chọn bạn nhấn đúp vào tài liệu Microsoft Office mở Microsoft Word (tất nhiên bạn cài Microsoft Word máy tính đó) Bạn dùng cách khác để mở tài liệu có phần mở rộng doc OOo sau lưu lại định dạng doc OOo Xem thêm phần “Mở tài liệu có sẵn” trang Khởi động từ dịng lệnh Có thể bạn muốn khởi động Writer từ dòng lệnh (Sử dụng bàn phím thay sử dụng chuột) Tại lại khơng nhỉ? Bằng cách sử dụng dịng lệnh bạn có thêm khả kiểm sốt xảy Writer khởi động Ví dụ, bạn sử dụng dòng lệnh yêu cầu Writer mở tài liệu in thay phải ngồi chờ hình khởi động OpenOffice.org Lưu y: Hâu hêt sử dung khơng cân dung cach Có nhiều cách khởi động Writer từ dịng lệnh phụ thuộc vào việc bạn cài OpenOffice.org đầy đủ hay không Nếu bạn cài đặt phiên đầy đủ OpenOffice.org bạn khởi động Writer cách gõ lệnh sau: soffice -writer swriter Writer khởi động với tài liệu trắng Để liệt kê tất tùy chọn mà bạn sử dụng dùng lệnh soffice -? Nếu bạn cài giản thiểu OOo (như cung cấp với Linux Mandrake Gentoo), bạn khởi động OOo lệnh sau: oowriter Lưu ý: ThS Thái Lâm Toàn Trang / 196 Mặc dù, câu lệnh có cú pháp khác mục đích chúng cách khởi động OOo với tài liệu Writer trắng Giao diện Writer Các thực đơn Trong Writer thực đơn đặt đỉnh cửa sổ Các thực đơn bao gồm File, Edit, View, Insert, Format, Table, Tools, Window and Help (Tập tin, Chỉnh sửa, Xem, Chèn, Định dạng, Bảng, Công cụ, Cửa sổ Trợ giúp) Khi bạn nhấn chuột chọn thực đơn loạt lựa chọn liên quan  File chứa lệnh mà phạm vi chúng liên quan tới toàn tài liệu Mở, Lưu Xuất PDF  Edit chứa lệnh dùng để chỉnh sửa tài liệu Hủy thao tác, Tìm & Thay  View chứa lệnh dùng để điều khiển việc hiển thị tài liệu Phóng, Dàn trang Web  Chèn chứa lệnh dùng để trèn thêm thành phần vào tài liệu phần đầu trang, cuối trang hình ảnh  Format chứa lệnh dùng để định dạng cách trình bày tài liệu Kiểu Định dạng, Điểm chấm Đánh số  Table chứa lệnh dùng để chèn sửa đổi bảng biểu có tài liệu  Tools chứa lệnh chức Kiểm tra tả, Đặc chế, Tùy chọn  Window chứa lệnh dành cho cửa sổ thị  Help chứa liên kết tới tệp trợ giúp Đây gì? Về OpenOffice.org Xem thêm phần Trợ giúp trang 23 Thanh cơng cụ Writer có vài kiểu cho công cụ: docked, floating tear-off Các công cụ kiểu “docked” di chuyển tới vị trí khác trở thành công cụ “floating” ngược lại  Thanh cơng cụ kiểu “docked” công cụ Standard Thanh công cụ Chuẩn tồn ứng dụng OpenOffice.org  Thanh công cụ thứ hai tính từ phía cửa sổ cơng cụ Format ThS Thái Lâm Tồn Trang / 196 Standard toolbar Formatting toolbar Hình 5: Thanh công cụ Writer Thanh công cụ động Trong Writer có số loại cơng cụ theo ngữ cảnh thường xuất dạng động vùng trỏ Ví dụ, cơng cụ Bảng xuất trỏ đặt vùng danh sách số Bạn cố định cơng cụ muốn (Xem thêm bên duới để biết chi tiết) Các nút bâm thả xuống công cụ Các nút bấm với hình mũi tên xuống bên tay phải hiển thị thực đơn phụ cơng cụ thả xuống Hình 6: Thực đơn phụ Các công cụ thả xuống thường dạng động cố định chúng Để di chuyển cơng cụ thả xuống bạn kéo cách kéo phần tiêu đề Hiện ẩn công cụ Để ẩn công cụ, chọn View > Tools… xuất công cụ cho phép bạn chọn Dịch chuyển công cụ Để dịch chuyển công cụ, đặt trỏ chuột phần “tay xách” công cụ, giữ chuột trái đồng thời kéo công cụ tới vị trí Để đưa cơng cụ tới vị trí khác, đặt trỏ chuột phần “tay xách” ThS Thái Lâm Toàn Trang 10 / 196 công cụ, giữ chuột trái đồng thời kéo công cụ tới vị trí sau nhả chuột Thanh công cụ dịch chuyển cố định vào vị trí Hình 7: Phần “tay xách” công cụ Thước kẻ Để cho ẩn thước kẻ chọn View > Ruler Để thước theo chiều dọc chọn Tools > Options > OpenOffice.org Writer > View chọn kẻ dọc Hình 8: Để thước dọc chọn Công cụ > Tùy chọn > OpenOffice.org Writer > Xem Thay đổi diện mạo tài liệu ThS Thái Lâm Toàn Trang 182 / 196 Việc thay đổi định cell dựa vào kiều liệu Calc làm việc sau: 1) Đầu tiên mục thi hành liệu đầu vào 2) Nếu liệu đầu vào hàm định dạng ô mặc định, khơng xác định rõ ràng, sau định dạng ô định thứ cấp liệu đầu vào hàm Thứ tự ngày tháng, thời gian, tiền tệ, phần trăm, khoa học, phân số, số trừ liệu đầu vào hàm trả giá trị kiểu khác Một vài ví dụ điều nằm phần ngoại lệ cuối cùng: Kiểu ngày tháng cộng số trả kiểu ngày tháng ngày tháng thay số hệ đẳng cấp ←Một hàm giống =Month() trả số dù ngày tháng sử dụng làm liệu đầu vào Nếu không: 3) Nếu mục liệu đầu vào kiểu giá trị đại số bool, sau định dạng thay đổi thành bool Nếu mục liệu đầu vào văn bản, định dạng ô không thay đổi Nếu không: 4) Nếu định dạng ô Số – general, Ngày – Mặc định, Thời gian – Mặc định, giá trị đại số bool mục liệu đầu vào liên quan tới mục khác định dạng ô bị thay đổi theo mặc định mục liệu đầu vào Dán giá trị Kết chép văn chứa liệu kiểu ngày dán vào bảng tính Calc, người dùng định kết trả Vùng mặc định bạn chọn theo chuẩn USA có mặc định cho ngày có định dạng MM/DD/YY liệu mà bạn chép có định dạng DD/MM/YY (theo chuẩn châu Âu) Nếu bạn đặt định dạng ô mà bạn dán liệu vào kiểu định dạng ngày DD/MM/YY sửa đổi cho xác, bạn khơng đặt định dạng khơng thay đổi mà giữ nguyên kiểu mặc định Sau đó, bạn thay đổi định dạng ô thành MM/DD/YY để hiển thị kiểu ngày tháng tháng theo định dạng USA Thơng dịch nội dung cells ThS Thái Lâm Tồn Trang 183 / 196 Trong Calc ô định nghĩa kiểu văn bản, trí chứa nội dung số, sau xem kiểu văn đặc biệt có giá trị số zero Ví dụ như, A1 định dạng văn nội dung chứa ký tự “1”, Excel công thức =A1+1 trả giá trị 2, Calc trả giá trị GIỚI HẠN Số bảng tính lớn Calc 256 (Excel giới hạn số 32768) Định dạng trường Các hộp danh sách Calc có nhiều lựa chọn khơng, ngược lại Excel có hai phương thức để chọn nhiều: dạng nhiều mở rộng Trong Excel đường liên kết hộp danh sách nhiều lựa chọn tới ô bị lờ Trong Calc đường liên kết hoạt động có nhiều mục lựa chọn giá trị đặt #N/A Trong Calc nút bấm option có đường liên kết tới ô, việc thiết lập giá trị sai tuỳ thuộc vào option có lựa chọn hay không Trong Excel đường liên kết ô trả số nút bấm tùy chọn chọn Địa hố bảng tính Trong Calc có khả địa hố bảng tính Giống việc tham chiếu với cột ô, dấu $ sử dụng làm ký hiệu xác thực tên bảng tính =$Bảng2!$A$1 ln ln tới bảng tính =Bảng2!$A$1 bảng tính chép tới bảng tính khác tới bảng tính Excel khơng có khả Phạm vi tên công thức “Ngôn ngữ tự nhiên” Trong vài phiên Excel có khả có tên dải giống bảng tính khác Calc khơng có khả Nhưng trường hợp dải tên Excel tới ô giống nhau, tạo Calc với tên dải bảng tính trở nên rõ ràng tên miền tham chiếu tới cụ thể bảng tính Calc có thuật ngữ “ngôn ngữ tự nhiên” Đây nơi nhãn cột dòng sử dụng (việc định nghĩa chúng giống phạm vi tên) công thức Trong Excel, để tới ô, dấu cách sử dụng tên nhãn Trong Calc sử dụng dấu cảm thán “!” (Thỉnh thoảng gọi pling) ThS Thái Lâm Toàn Trang 184 / 196 Trong Calc tên bao dấu nháy đơn (Việc làm tự động Calc nhãn bắt đầu với chữ gồm ký tự chữ số) Để mở tắt tính dùng: Tool > Option > OpenOffice.org Calc > Calculate > Automatic find coumn and row Các công thức kiểu mảng (array) Calc hỗ trợ cơng thức tính kiểu mảng (Các công thức đưa cách dùng tổ hợp phím Control+Shift+Enter), Calc khơng có mảng số cơng thức Cơng việc theo vịng trịn (work-around) để có giá trị khơng đổi bảng tính tham chiếu tới chúng Một vài công thức mảng Excel dường dựa vào cách Excel tính tốn kết không theo tài liệu, giống thói quen khơng tốt trí Excel, tất nhiên ý kiến không tốt nhập tệp chứa cách thức giống Calc Chú ý: OpenOffice.org trợ giúp dẫn hàm kiểu mảng hàm ma trận Các tham số không bắt buộc công thức Một vài công thức có nhiều tham số tuỳ chọn phần cuối danh sách tham số Trong Excel có khả bỏ tham số tuỳ chọn nghĩa để trống rõ tham số tiếp theo, Calc khơng có khả ThS Thái Lâm Tồn Trang 185 / 196 Ví dụ, để tính tiền trợ cấp hàng năm: Excel cơng thức =PV(0.05,10,100,,1) trả giá trị $810.78; Calc =PV(0.05;10;100;;1) trả lỗi Err:511 Cơng việc theo vịng trịn (work-around) đặt giá trị tham số thiếu Theo ví dụ trên, việc đặt số cho tham số trống trả kết xác cho tiền trợ cấp hàng năm Hàm Các hàm thống kê, tài chính, khí chế tạo Trong Excel vài hàm lĩnh vực tài chấp nhận tham số kiểu xâu chuỗi cho dạng ngày; Calc hàm thuộc tài yêu cầu chuỗi số, bạn gõ cách dễ dàng kiểu ngày tháng với định dạng ngày phía ngồi dấu nháy kép Các hàm phân tích ToolPak Bất hàm phân tích ToolPak Excel có tên giống tên hàm Calc có dấu hàm phân tích với dấu gạch _ADD Điều đảm bảo khả tương thích với Excel khơng thay đổi xử lý hàm Calc cài đặt sẵn Ví dụ như, hàm EFFECT CONVERT cung cấp hàm phân tích ToolPak Excel có tên EFFECT_ADD CONVERT_ADD Calc trả kết giống Các hàm khác không cung cấp nhật vào Chỉ có hai hàm Excel khác khơng cung cấp hay nhập vào Calc là: INFO, GETPIVOTDATA Excel không hỗ trợ hàm ARABIC Calc (ngược lại ROMAN) Dữ liệu Pilot hay bảng Pivot Các liệu Pilot Calc tương đương với bảng Pivot Excel Tuy nhiên, có số giới hạn Bảng Pivot nhập từ Excel vào Calc (mặc dù khơng có hiệu ứng PivotTable) chúng tiếp tục làm việc giới hạn trở nên rõ ràng Những giới hạn là:  Khơng có điều kiện thuận lợi với PivotChart, DataPilot ThS Thái Lâm Tồn Trang 186 / 196 dùng nguồn liệu cho biểu đồ  Giao diện người dùng cho phép số lớn trường vùng liệu, dịng, cột (một giao diện ln phiên sẵn có địa http://homepages.paradise.net.nz/hillview/OOo/ tài liệu có tên MyDataPilot.sxc)  Có vài khả để phân loại liệu (ví dụ, trường ngày phân loại tuần quý (ba tháng) tháng) Cơng việc theo vịng trịn (workaround) để tạo cột với cơng thức cho việc tính tốn phân loại, ví dụ = Month()  Bạn định nghĩa dạng khác cho trường khác  Calc có cơng thức dựa vài điều giống “Sự khác từ” “% của”, khơng có trường tự tuỳ chỉnh (work-around, tạo cột để tính tốn giá trị mong muốn)  Sự đặc tả chương trình ứng dụng khơng đầy đủ cho việc viết macros làm việc với DataPilots—ví dụ như, khả điều khiển, dù chương trình khác tự OpenOffice.org macro viết ngơn ngữ BASIC, bảng có tổng cộng truy cập tới việc tạo DataPilot từ liệu ngồi Tự động lọc Có số khác việc tự động lọc Excel Calc:  Chỉ có Tự động lọc làm việc thời điểm, cho tài liệu bảng tính trừ sử dụng sở liệu tên miền Các dòng lại ẩn danh sách thả xuống dòng biến việc áp dụng tự động lọc nơi khác Để có nhiều Tự động lọc hoạt động thời điểm, định nghĩa sở liệu tên miền (Data > Define range) cho liệu, sau có khả có nhiều Tự động lọc hoạt động bảng tính (Với Excel ta khơng thể làm điều này)  Việc ẩn số dòng lại không làm thay đổi màu sắc để cảnh báo bạn có lọc nơi  Các giá trị lỗi không hiển thị giống tuỳ chọn danh sách thả xuống ô cột có lỗi  Trong danh sách thả xuống tương đương với “Tuỳ chỉnh” Excel gọi “Chuẩn” ThS Thái Lâm Toàn Trang 187 / 196  Đứng thứ 10 từ xuống danh sách thả xuống chữ, để tìm mức điều khiển tương tự bạn sử dụng Chuẩn định rõ “rộng nhất”, “rộng nhất%”, “nhỏ nhất” “nhỏ nhất%” trường điều kiện  Sử dụng biểu thức thông thường để định rõ tiêu chuẩn lựa chọn dòng văn ô Hãy làm sau: 1) Lựa chọn “Chuẩn” từ danh sách thả xuống 2) Nhấn vào Thêm sau ngừng lại để hộp thoại hiển thị 3) Kiểm tra biểu thức thơng thường Bảng có vài ví dụ trợ giúp người dùng Excel để dùng biểu thức thơng thường Bảng 4: Ví dụ vể biểu thức thông thường cho việc Tự động lọc Người dùng không bị hạn chế biểu thức thông thường Họ bao gồm để làm để đạt kết giống việc Tự động lọc Calc đạt Excel Chuyển từ văn thành cột Bạn khơng làm điều Calc mà khơng có trợ giúp bên ngồi Xem http://ooomacros.org/user.php#104183 cho lệnh macro làm điều Giải Khơng có tương đương Calc để Giải gộp vào cho Excel Nhưng việc làm mẫu macro phát triển sẵn có http://www.openoffice.org/issues/show_bug.cgi?id=8808 Một tuỳ chọn khác sẵn có http://solver.linuxml.com/index.html ThS Thái Lâm Toàn Trang 188 / 196 Các biểu đồ Các kiểu biểu đồ mà Excel cung cấp, Calc khơng:  Thanh hình trịn (Bar of pie) chuyển đổi thành 2D – cột trụ – pháp tuyến;  Hình trịn hình trịn chuyển đổi thành 2D – cột trụ – pháp tuyến ;  Radar lấp kín chuyển đổi thành đường radar;  Radar với markers – chuyển đổi thành 2D–lưới–pháp tuyến đếm theo chiều kim đồng hồ so với Excel;  Biểu đồ bọt chuyển đổi thành biểu đồ XY;  Các biểu đồ Surface chuyển đổi thành biểu đồ theo chiều sâu 3D;  Các biều đồ khác đưa đây;  So với Excel biểu đồ Calc cập nhật chậm hơn;  Có vài tùy chọn trục, dường khơng có tùy chọn để có trục y đảo ngược (Ngược lại, theo hướng dương điểm giữa);  Dữ liệu phải giáp với nhãn dòng cột đầu tiên;  Để thay đổi miền, nhấn đường viền biểu đồ lựa chọn (Các điểm lựa chọn có màu xanh) > Nhấn chuột phải > Thay đổi miền Các định dạng số Khơng có định dạng tiền tệ (“việc tính tốn”) (với ký tự tiền tệ cạnh bên trái ơ) Một cách khác có cột khác bên trái chứa ký tự tiền tệ Khơng có tùy chọn định nghĩa trước cho số âm đặt dấu ngoặc đơn Dùng định dạng tùy chỉnh “$#,##0.00_);[RED]($#,##0.00)” Các đường khung lưới thiết lập view khác Trong Excel khung lưới thuộc tính bảng tính Trong Calc tùy chọn tài liệu mở rộng: Tool > Option > OpenOffice.org Calc > view Các phím tắt Bảng 5: Lựa chọn phím tắt mặc định Excel Calc ThS Thái Lâm Toàn Trang 189 / 196 Hidden rows – Cột ẩn Khơng có lệnh “lựa chọn dòng lên” Việc lựa chọn khối với dịng ẩn việc xố xố dịng ẩn There is no “select only visible rows” command Selecting a block of cells with hidden rows and deleting will delete the hidden rows as well Work-around: lựa chọn dịng hiển thị trước xố Select each visible row manually before deleting Xem IannzGotoSpecial.sxc sẵn có địa http://homepages.paradise.net.nz/hillview/OOo/ cho lệnh macro chọn hiển thi Điều hướng Phần điều hướng dùng cho tài liệu bảng tính có chứa nhiều bảng tính Việc nhấn chuột phải lựa chọn điều khiển bảng tính khơng hiển thị lên hộp ThS Thái Lâm Tồn Trang 190 / 196 thoại cho việc lựa chọn bảng tính, việc sử dụng điều hướng nhanh việc cuộn qua bảng tính Phần sử dụng điều hướng cho tài liệu bảng tính mà có nhiều bảng Bằng việc nhấn chuột phải lên bảng tính lựa chọn điều khiển khơng hiểu thị hộp thoại cho việc lựa chọn bảng tính, việc dùng điều hướng nhanh so với việc cuộn qua bảng tính Các kiểu việc định dạng cửa sổ Calc có hai loại ô trang Nhấn chuột phải kiểu việc định dạng cửa sổ để tạo, sửa đổi, xoá kiểu Danh sách hàm Một Danh sách hàm (Function list) cửa sổ di động (floating or dockable) mà cung cấp thông tin hàm sẵn có Nó có tính ln phiên để thực chức thuật sĩ Wizard Để xem nó: Insert > Functions List… Các giá trị lỗi Một vài hàm Calc trả thông điệp lỗi giống thơng điệp khó hiểu Để lấy thơng điệp nghĩa bạn lựa chọn với thơng điệp lỗi sau nhìn thấy phần cuối bên phải trạng thái Trong trường hợp hiển thị “Lỗi: việc thao tác với biến trỏ khơng hợp lệ” (Ví dụ như, lỗi chia cho 0) Việc mô tả đầy đủ cho thông báo lỗi tìm thấy phần Trợ giúp OpenOffice.org Định dạng kiểu có điều kiện Định dạng có điều kiện yêu cầu kiểu định nghĩa Kiểu Định dạng Để xem danh sách kiểu cho bảng tính nhấn F3, dùng Format > Style and formating Làm việc với bảng tính, web sở liệu Làm việc với bảng tính Trái với trợ giúp phần liên quan khác, việc sử dụng điều hướng với “Phương thức kéo thả” đường liên kết truy cập nội dung bảng ThS Thái Lâm Tồn Trang 191 / 196 tính tới bảng tính khác Để đánh dấu nội dung ô tài liệu bảng tính khác, sổ làm việc, ta có cú pháp: 'đường dẫn tới sổ làm việc khác'#$tên bảng.phạm vi Ví dụ hệ điều hành Linux: 'file:///home/hillview/Documents/Tests/Address.xls'#$Sheet1.A1 hoặc, hệ điều hành Windows: 'file:///C:/Documents/Tests/Address.xls'#$Sheet1.A1 Để đưa liệu vào đường liên kết 1) Gõ vào công thức nơi đường liên kết yêu cầu đó, thực hiện: 2) Chọn Window > [để lựa chọn tài liệu mong muốn] 3) Việc không rõ ràng cần làm Lựa chọn ô phạm vi ô mong muốn 4) Chọn Window > [lựa chọn tài liệu gốc] 5) Kết thúc việc thiết lập công thức Điều làm hỏng giá trị hiển thị dựa giá trị ô (hay phạm vi ô) Khi tài liệu liên kết lưu trữ lần cuối Bởi vậy, để kiểm tra nó, lưu trữ tài liệu liên kết cập nhật đường liên kết tài liệu (Edit > Link) chứa nội dung liên kết Chú ý : 1) Để lặp lại: đường liên kết không tự động cập nhật! 2) Để làm cho chúng cập nhật dùng Edit > /link > [lựa chọn đường liên kết mong muốn] > Update Việc cập nhật làm từ tập tin lưu trữ hai tập tin mở tập tin mà đường liên kết dựa cập nhật tập tin phải lưu lại trước cập nhật liên kết Để có việc cập nhật tự động tự động liệu hai bảng tính, cần phải thực hiện: 1) Lựa chọn va chép khung ô liên kết tới 2) Thay đổi bảng tính mà yêu cầu liên kết 3) Chỉnh sửa > Dán đặc biệt > Liên kết (Hộp kiểm tra trải xuống cuối bên trái) Các ô tự động truy cập tới nội dung bảng tính khác giá trị trả sử dụng công thức khác Liên kết tới liệu HTML bảng tính khác ThS Thái Lâm Tồn Trang 192 / 196 Để liên kết tới liệu Internet: 1) Trong trình duyệt điều hướng tới trang mong muốn 2) Sao chép đường dẫn (địa tới trạm Internet hay mạng nội bộ) URL 3) In Calc, Chèn > Liên kết tới liệu mở rộng 4) Dán vào URL 5) Bước không rành mạch: nhấn Enter, chờ lát hộp danh sách (được gọi bảng hay miền sẵn có) hiển thị:  HTML_tất (tồn vẹn trang) ;  HTML_các bảng (tất bảng trang) ; • HTML_1 (mỗi bảng số liên tiếp trang) 6) Lựa chọn tùy chọn mong muốn từ hộp danh sách 7) Tùy chọn hộp kiểm tra Cập nhật thường xuyên rõ thường xuyên cập nhật Quy trình tương tự sử dụng việc liên kết liệu bảng tính Chú ý :Tệp nguồn phải lưu trữ trước việc cập nhật diễn (Trong OOo chế độ tự lưu trữ ghi đè lên tệp cũ đặt chế độ tự động lưu trữ nên đặt sau lần xuất Liên kết tới Cơ Sở Dữ Liệu 1) Hiển thị khung nhìn liệu nguồn (F4) 2) Trong cửa sổ trình liệu, định vị trí tới bảng mong muốn truy vấn (Nếu khơng hiển thị nhấn chuột trái để tắt mở trình cơng cụ nguồn liệu in the) 3) Kéo bảng câu truy vần lên bảng tính (Xem chương nguồn liệu tài liệu hướng dẫn Getting Started thông tin cách làm việc với nguồn liệu giống việc ghi chép nguồn liệu) In ấn Calc Excel có chức in giống nhau, vị trí thiết lập khác khơng đáng kể Theo mặc định Excel in bảng tính động Trái lại, Calc theo mặc định in toàn bảng tính Nếu bạn muốn in phần bảng tính, cần định rõ phạm vi in ThS Thái Lâm Toàn Trang 193 / 196 Để xác định phạm vi in (Điều tương đương với việc thực File> Page setup > sheet Excel, với trường đầu tiên): 1) Format > Print ranges > Edit 2) Chọn khoảng mong muốn cho trường 3) Bạn chọn vùng không liên tiếp cho việc vùng in, với vùng trở thành trang tách biệt Mỗi vùng phân biệt dấu chấm phẩy Calc cung cấp khung nhìn cho việc ngắt trang • View > Page break view Các thiết lập khác The other settings such as whether to have grid-lines are done through the page style: • Format >Page > Sheet Print Options for suppressing blank pages and printing only the selected sheet(s) can be set: • Tool > Options > Oprnoffice.org Cals > Print Chú ý: Chúng giới thiệu tùy chọn hai dạng lưới việc nén lại trang trắng Để tiến hành in: 1) File > Print 2) Nhấn vào Option để thay đổi thiết lập cho trang trắng bảng tính chọn 3) Các thiết lập khác giống Excel Macros Macros viết ngôn ngữ VBA cho Excel không hoạt động Calc macros viết Star Basic cho Calc không chạy Excel Việc viết lại lệnh macros yêu cầu phải di chuyển bảng tính ứng dụng khác Một vài tài nguyên cho việc viết lệnh Basic macros chứa trong: ThS Thái Lâm Toàn Trang 194 / 196 “Porting Excel/VBA to Calc/StarBasic” http://documentation.openoffice.org/HOW_TO/various_topics/VbaStarBasicXref.pdf “StarOffice 6.0 Office Suite Basic Programmer's Guide” http://openoffice-et.sourceforge.net/abimaterjalid/oobasic.pdf Phiên (phiên 7) sách Basic Programmer's Guide sẵn có trên: http://docs-pdf.sun.com/817-1826/817-1826.pdf “Useful Macro Information for OpenOffice”, tác giả Andrew Pitonyak http://www.pitonyak.org/AndrewMacro.sxw “OpenOffice.org Macros Explained ”, by Andrew Pitonyak Phổ biến Froogle : http://www.hentzenwerke.com/catalog/oome.htm tìm kiếm Trang web Andrew Pitonyak cho lệnh macro OOo: http://pitonyak.org/oo.php Tài liệu tham khảo http://giti.nectec.or.th/pornprom/IBM500_Patent/Index.htm Links to files: http://www.ibm.com/ibm/licensing/patents/pledgedpatents.pdf http://www.openoffice.org ThS Thái Lâm Toàn Trang 195 / 196 Mục Lục Chương 1: Introducing Writer Giới thiệu Writer Soạn thảo văn OpenOffice.org .3 Chương 2: Setting up Writer Thiết lập OpenOffice Writer 25 Chương 3: Working with Text Làm việc với ký tự Sử dụng OpenOffice.org Writer 45 Chương 4: Working with Tables Làm việc với bảng Sử dụng OpenOffice.org Writer .73 Chương 5: Using Forms in Writer Sử dụng biểu mẫu Writer OpenOffice.org .94 Chương 6: Giới thiệu Calc sử dụng bảng tính OpenOffice.org 115 Chương 7: Creating Charts and Graphs Tạo biểu đồ đồ thị 135 Chương 8: Calc compare with Excel Sự khác cách sử dụng Calc Excel 160 ThS Thái Lâm Toàn Trang 196 / 196 Quản lý văn với OpenOffice.org ThS THI LM TON Nhà xuất lao động 175 Giảng Võ, Hà Nội ĐT: 04.8515380 - Fax: 04.8515381 Chi nhánh phía Nam 85 Cách mạng tháng Tám, Q1, TP HCM ĐT: 08.8390970 - Fax: 08.9257205 Chịu trách nhiệm xuất LE HUY HOAỉ Chịu trách nhiệm thảo Lê Huy Hòa Biên tập: Phơng Lan - Bích Nguyệt Trình bày & sửa in: Vân Anh Bìa: Vân Anh In 1.000 cn, khỉ 19 x 27 cm, t¹i ……… Giấy ĐKKHXB số In xong nộp lu chiểu Q.1/2009 ... lý văn với OpenOffice. org với nội dung sau:  OpenOffice. org Writer (Soạn thảo văn bản)  OpenOffice. org Calc (Lập bảng tính)  OpenOffice. org Impress (Trình diễn, trình chiếu)  OpenOffice. org... khác Windows Trong Windows, thực đơn OpenOffice. org đặt vị trí Programs > OpenOffice. org X.X.X Trong đó, “X.X.X” phiên OpenOffice. org mà bạn sử dụng Chọn OpenOffice. org Writer để khởi động Writer... nhiên, hầu hết phiên cài đặt OpenOffice. org Bạn tìm thấy OpenOffice. org thực đơn hệ thống vị trí Applications > Office , Hình Trong phiên Red Hat Enterprise Linux, OpenOffice. org cài sẵn Với mơi