Chương 1 khái quát chung về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử

TRƯỜNG ĐH KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC - QTVP Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ThS Nguyễn Văn Thoả ĐT: 0908 588 179 Email: nguyenthoa.nv@gmail.com Giới thiệu môn học Tên môn học: Lưu trữ tài liệu điện tư Số tín chỉ: (30 tiết) Trình độ: Sinh viên năm thứ 4, thuộc khối kiến thức chuyên ngành Giới thiệu môn học Phân bổ thời gian: Lên lớp: 30 tiết - Giảng viên giảng 20 tiết; SV thảo luận, thuyết trình lớp: 10 tiết Điều kiện tiên quyết: SV học xong môn nghiệp vụ công tác lưu trữ Mục tiêu môn học: Khái niệm, đặc điểm TLLTĐT Kiến thức Tiêu chuẩn TLLTĐT Cơ sở pháp lý TLLTĐT Nguyên tắc quản lý TLLTĐT, mơ hình quản lý TLLTĐT Mục tiêu môn học: Xây dựng sở liệu, lập HSĐT KỸ NĂNG: Xác định giá trị TLLTĐT Sinh viên thực nghiệp vụ cơng tác lưu Thu thập, bổ sung TLĐT vào lưu trữ trữ TLĐT: Bảo quản TLLTĐT Tổ chức sử dụng TLLTĐT Nhiệm vụ sinh viên: - Dự lên lớp: tối thiểu 80% số tiết học - Đọc tập giảng tài liệu tham khảo - Viết tiểu luận nhóm, thuyết trình thảo luận Tài liệu học tập Tài liệu học tập Tập giảng Lưu trữ tài liệu điện tử Tài liệu tham khảo Luật số 01/2011/QH13 – Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 CP quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Luật số 51/2005/QH11 – Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005 Tài liệu tham khảo Luật số 67/2006/QH11 – Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số Tài liệu tham khảo Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 CP Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục VT LTNN hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Sự khác biệt TLĐT TL giấy? Môi trường tồn điều kiện tiếp cận thông tin TL: + TLĐT phải thông qua thiết bị điện tử + TL giấy: công nghệ in giấy, người đọc trực tiếp Giá trị pháp lý: chữ ký số Bảo mật: TLĐT khó bảo mật Vấn đề gốc, Tính liên tục TLĐT Hiệu sử dụng Kết luận Phần minh họa đặc tính chung TLĐT để phân biệt TLĐT với tài liệu giấy truyền thống Tuy nhiên, mơi trường đa dạng TLĐT sản sinh tạo loại TLĐT khác vậy, địi hỏi phải có phương pháp quản lý văn thư lưu trữ khác 1.3 Khái niệm, đối tượng nhiệm vụ môn học lưu trữ TLĐT - Khái niệm: Môn học Lưu trữ TLĐT phận môn lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ, có nhiệm vụ nghiên cứu vạch sở lý luận thực tiễn việc tổ chức quản lý TLĐT - Đối tượng nghiên cứu là: TLĐT, tài liệu lưu trữ điện tử đối tượng có liên quan: thông điệp liệu, chữ ký điện tử, chữ ký số, sở liệu, Dữ liệu đặc tả (siêu liệu) - Nhiệm vụ nghiên cứu: Vạch sở lý luận thực tiễn chuyên môn nghiệp vụ khoa học lưu trữ TLĐT Đó vấn đề xác định giá trị; thu thập, bổ sung TLĐT vào lưu trữ; biên mục; thống kê; bảo quản; tổ chức khai thác, sử dụng TLLTĐT 1.4 Mối quan hệ môn học lưu trữ TLĐT với môn khoa học liên quan - Với Lưu trữ học: Lưu trữ học môn tổng quan chung khâu chuyên môn nghiệp vụ cơng tác lưu trữ, khâu nghiệp vụ sở để vận dụng công tác lưu trữ TLNN&TLĐT Tuy nhiên đặc thù loại hình tài liệu nên cần vận dụng cách linh hoạt - TLĐT với môn Công tác văn thư Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư, đặc biệt công nghệ thông tin làm cho công tác văn thư gắn chặt với công tác lưu trữ TLĐT Công tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ TLĐT, việc tạo lập, xử lý, tổ chức quản lý, xác định giá trị TLĐT Với phần mềm sử dụng việc quản lý sở liệu, sở để nộp lưu TLĐT vào lưu trữ cố định TLĐT với môn Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ Việc ứng dụng thành khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ tạo loại hình tài liệu lưu trữ mới, tài liệu mà thông tin thể dạng điện tử - số (thông điệp liệu) Đây tiền đề để nghiên cứu triển khai ứng dụng phần mềm quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để đáp ứng yêu cầu thực tiễn thời đại công nghệ thông tin Các dạng tài liệu dạng điện tử, hình thành áp dụng công nghệ thông tin việc tạo lập, xử lý, phân phối sử dụng bảo quản máy tính phần mềm ứng dụng Công nghệ thông tin bao gồm: Công nghệ máy tính, phần mềm ứng dụng mạng tin học diện rộng, mạng internet, tiền đề vật chất cho hoạt động lưu trữ TLĐT Các hoạt động giao dịch điện tử thực sở công nghệ thông tin 1.5 Phương pháp nghiên cứu TLĐT * Vận dụng lý luận p/pháp lưu trữ học Vận dụng cách linh hoạt kiến thức khoa học lưu trữ để nghiên cứu tài liệu lưu trữ điện tử, phương pháp quan trọng hàng đầu, ⇒Trên sở kiến thức lưu trữ học nắm bắt đặc điểm TLĐT -> có phương pháp tiếp cận ⇒và vạch quy trình chun mơn nghiệp vụ phù hợp với loại hình tài liệu Phương pháp lịch sử * Nghiên cứu tiền đề hình thành cơng tác lưu trữ tài liệu điện tử giai đoạn phát triển tài liệu điện tử lịch sử vạch xu hướng phát triển TLĐT tương lai * Phương pháp liên ngành Vận dụng kiến thức ngành khoa học khác để nghiên cứu vấn đề đặc điểm khoa học đại Đối với công tác lưu trữ tài liệu điện tử việc vận dụng phương pháp lưu trữ lịch sử, cần vận dụng kiến thức CN thông tin Nghiên cứu quy định pháp luật Việt Nam quốc tế công tác lưu trữ, tài liệu điện tử, giao dịch điện tử, chữ ký số, đặc biệt quy định tiêu chuẩn tài liệu điện tử để đảm bảo độ tin cậy tính xác thực TLĐT… phương pháp quan trọng để nghiên cứu tài liệu lưu trữ điện tử Bên cạnh tài liệu điện tử sản phẩm công nghệ thông tin công nghệ điện tử, để có hiểu biết đặc điểm, chất tài liệu điện tử cần nghiên cứu công nghệ thơng tin, cơng nghệ điện tử - số Trong ý kết cấu (phương pháp ghi tin) cấu trúc tài liệu điện tử (hình thức thể thông tin), tiêu chuẩn thiết kế hệ thống quản lý tài liệu điện tử… Từ thực tiễn công tác lưu trữ TLĐT Việt Nam nghiên cứu quốc tế tài liệu điện tử, tổng kết lý luận kinh nghiệm để vận dụng vào thực tiễn công tác lưu trữ TLĐT Việt Nam ... dụng vào thực tiễn quản lý hiệu loại TL đặc biệt Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 1. 1 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử 1. 2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ điện. .. LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 1. 1 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử a Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ Tài liệu gì? Những yếu tố cấu thành tài liệu? Tài liệu vật mang tin hình... giảng tài liệu tham khảo - Viết tiểu luận nhóm, thuyết trình thảo luận 8 Tài liệu học tập Tài liệu học tập Tập giảng Lưu trữ tài liệu điện tử Tài liệu tham khảo Luật số 01/ 2 011 /QH13 – Luật Lưu trữ