b. Khái niệm tài liệu điện tử
Đn.02: “Tài liệu điện tử là tài liệu được tạo ra, gửi, truyền và nhận được hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử”. (Hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử
của tiển bang Minnesota, Mỹ, 2004.)
Đây là khái niệm TLĐT được chấp thuận nhiều nhất ở Mỹ. Một TLĐT bao gồm các thành phần:
Nội dung thông tin thực tế trong tài liệu phản ánh các hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Bối cảnh thông tin chỉ ra các mối liên hệ giữa các tài liệu và các hoạt động của cơ
quan và những tài liệu khác ;
Cấu trúc đặc trưng kỹ thuật của tài liệu (định dạng tập tin, tổ chức dữ liệu, cách
b. Khái niệm tài liệu điện tử
Trong các văn bản qui phạm pháp luật của Việt Nam có đề cập đến TLĐT.
Cụ thể, tại khoản 2, Điều 2 của Luật Lưu trữ đã nêu trên qui định “Tài liệu bao gồm văn bản,...dữ liệu điện tử”.
Song chưa được định nghĩa và chưa được giải thích. Trong các văn bản qui phạm hiện hành của nước ta chỉ định nghĩa về khái niệm văn bản điện tử.
b. Khái niệm tài liệu điện tử
“Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu” (NĐ số 64/2007/NĐ-CP).
Ở đây khái niệm này được giải thích thơng qua khái niệm “Thơng điệp dữ
liệu” - thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật GDĐT, 2005).
“Phương tiện điện tư” là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện,
điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự (Luật GDĐT, 2005).
Tổng hợp kết quả phân tích các định nghĩa nêu trên kết hợp với những đề xuất được đưa ra về tài liệu, văn bản, tài liệu lưu trữ trên đây, cũng như xuất phát từ thực tiễn quản lý TLĐT hiện nay, TS. Nguyễn Cảnh Đương đưa ra định nghĩa sau đây về khái niệm TLĐT.
Đn 04. “TLĐT: là một đơn vị thông tin được ghi lại (tạo ra, xử lý, được gửi đi, được nhận, duy trì và sử dụng)” phụ thuộc vào phương tiện điện tử dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự”.
Để hiểu thống nhất về định nghĩa này chúng ta xem xét thêm về các đặc điểm cơ bản của TLĐT.
Theo kết quả khảo sát thực tiễn cũng như nghiên cứu phân tích lý luận về TLĐT và quản lý TLĐT, bước đầu có thể nêu những đặc điểm của TLĐT như sau:
1/ Trong tài liệu điện tử, thơng tin được mã hóa dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử.
2/ Tài liệu điện tử chỉ được tạo ra và sử dụng khi có sự hỗ trợ của các phương tiện điện tử, trong môi trường điện tử - số.
3/ Tài liệu điện tử tồn tại ở nhiều định dạng khác nhau và việc thể hiện thông tin trong tài liệu điện tử thông qua các thiết bị trình chiếu, dưới nhiều hình thức khác nhau rất đa dạng, phong phú.
c. Khái niệm