- Đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào? Bảo đảm tính kế thừa?
8. Đặc điểm về bảo quản TLĐT qua thời gian
1.2. Đặc điểm của TLĐT
1. Đặc điểm về việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu:
Nội dung của một tài liệu truyền thống được ghi trên một phương tiện vật lý (giấy...) và bằng cách sử dụng các ký hiệu (alphabet, chữ số, v.v...) mà con người có thể tiếp cận (đọc) trực tiếp được.
Ví dụ: Bản Di chúc của Chủ tịch Hồ Chí Minh (tài liệu giấy gốc).
Nội dung của một TLĐT, được ghi trên một phương tiện vật lý (với mật độ cao trên một thiết bị từ tính hay quang học) mà con người không thể tiếp cận (đọc) trực tiếp được
và được biểu diễn bởi các ký hiệu (ký tự) nhị phân, bắt buộc phải được giải mã.
1 0 : mỗi số này (0 hoặc 1) là 1 bit 1B (Byte)=8 bit 1Kb(Kilobyte) = 1024 B 1Mb(Megabyte) =1024Kb 1Gb(Gigabyte) =1024Mb 1Tb(Terabyte) =1024Gb 1Pb(Petabyte) =1024Tb 1Eb(Exabyte) =1024Pb 1Zb(Zettabyte) =1024Eb 1Yb(Yottabyte) =1024Zb
Như vậy đặc điểm cơ bản của TLLTĐT là thơng tin của nó được trình bày dưới dạng “điện tử - số” và kết quả là để nhận biết cần sự hiện diện của chúng (trực quan hóa) dưới hình thức con người có thể đọc được trên màn hình máy tính phải thơng qua giải mã bằng phần mềm máy tính
1.2. Đặc điểm của TLLTĐT
2- Tài liệu lưu trữ điện tử luôn tồn tại gắn liền với các phương tiện điện tử: Máy vi tính, máy kỹ thuật số, các thiết bị lưu trữ dữ liệu (USB, đĩa CD- ROM...), mạng internet, mạng truyền dẫn không dây…
3- Mỗi tài liệu điện tử - khi được đưa vào hệ thống quản lý tài liệu điện tử đều phải đăng ký (mô tả) thông tin về tài liệu (dữ liệu đặc tả).
Dữ liệu đặc tả có tác dụng gì trong quản lý TLLTĐT? -> Hiểu được tài liệu
-> Phân loại, thống kế TLĐT -> Tìm kiếm tài liệu điện tử…
1.2. Đặc điểm của TLLTĐT
4- Tài liệu điện tử từ thời điểm được tạo ra đến khi kết thúc vịng đời của nó khơng tách rời cơ sở dữ liệu.
⇒Điều này cho phép đảm bảo mọi quá trình quản lý tài liệu điện tử, trong đó có cả việc đưa chúng vào hệ thống quản lý TLĐT;
⇒đảm bảo tiếp cận tài liệu, duy trì trạng thái của tài liệu và kiểm sốt q trình sử dụng tài liệu;
1.2. Đặc điểm của TLĐT
5- Để khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu điện tử cần sử dụng chữ ký số (chữ ký điện tử), trong một số trường hợp cần cả sự thỏa thuận của các bên trao đổi thông tin;
Chữ ký số là một yếu tố thể thức của TLĐT, VBĐT.
CKS thay thế cho chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của CQ,TC.
Chữ ký số là giải pháp duy nhất đảm bảo độ tin cậy cho tài liệu. Vd. Văn bản có chữ ký số
1.2. Đặc điểm của TLĐT
6- Khái niệm “bản gốc”, “bản chính”, “bản sao” (copy) khơng được áp dụng đối với tài liệu điện tử,
bởi lẽ, tài liệu điện tử - khi tồn tại trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, có thể có nhiều bản sao (copy), dưới dạng file được ghi trên đĩa CD, DVD hoặc những phương tiện mang tin khác,
->có nội dung giống hệt bản tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu ở dạng hoàn chỉnh;
1.2. Đặc điểm của TLLTĐT
7- Tài liệu điện tử có thể được tạo ra dưới các dạng: - trực tiếp dưới dạng thông điệp dữ liệu,
- cũng có thể được tạo ra dưới dạng số hóa (scan) tài liệu giấy. Ví dụ:
VB được tạo dưới dạng thơng điệp dữ liệu VB số hố
1.2. Đặc điểm của TLLTĐT