QUY TRÌNH MUA SẮM VẬT TƯ, HÓA CHẤT 2429

Nhằm đảm bảo việc, lựa chọn, mua sắm, sử dụng thiết bị, dụng cụ, hóa chất, vật tư tiêu hao dịch vụ kỹ thuật những thứ có ảnh hưởng đến chất lượng xét nghiệm phù hợp với yêu cầu của từng Khoa trong Khối xét nghiệm

Quy trình lựa chọn mua sắm thiết bị, vật tư, hoá chất sinh phẩm XN QTQL-10 BỆNH VIỆN xxxxxxxxx KHỐI XÉT NGHIỆM QUY TRÌNH LỰA CHỌN VÀ MUA SẮM Mã số: …… Phiên bản: …… Ngày ban hành: THIẾT BỊ, VẬT TƯ, HOÁ CHẤT VÀ SINH ……./……/…… PHẨM Người biên soạn Người xem xét Người phê duyệt ……/…… /……… ……/…… /…… ……/…… /…… Họ tên Ký tên Ngày/tháng/năm - Bản số: …………………… -Ngườigiữ: …………………………………………………………………………… NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận đánh dấu  ô bên cạnh)  Khoa Vi sinh  Khoa Sinh hóa  Khoa Huyết học – Truyền máu Phiên bản: 1.0 Trang: 1/6 Quy trình lựa chọn mua sắm thiết bị, vật tư, hoá chất sinh phẩm XN QTQL-10 THEO DÕI SỬA CHỮA TÀI LIỆU Số phiên Vị trí sửa đổi Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Phiên bản: 1.0 Người sửa đổi Trang: 2/6 Quy trình lựa chọn mua sắm thiết bị, vật tư, hoá chất sinh phẩm XN QTQL-10 Mục đích Nhằm đảm bảo việc, lựa chọn, mua sắm, sử dụng thiết bị, dụng cụ, hóa chất, vật tư tiêu hao dịch vụ kỹ thuật thứ có ảnh hưởng đến chất lượng xét nghiệm phù hợp với yêu cầu Khoa Khối xét nghiệm Phạm vi áp dụng - Áp dụng lựa chọn, mua sắm thiết bị, dụng cụ, hoá chất, vật tư tiêu hao, dịch vụ kỹ thuật có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng hoạt động Khối xét nghiệm, Bệnh viện xxxxxxxxx - Không áp dụng với dịch vụ thông qua hợp đồng có người cung ứng điện, nước Trách nhiệm - Nhân viên Quản lý hóa chất, Phụ trách kỹ thuật Khoa, - Lãnh đạo khoa Định nghĩa, thuật ngữ chữ viết tắt 4.1 Định nghĩa: - Hóa chất: đối tượng để thực xét nghiệm ảnh hưởng đến xét nghiệm - Vật tư tiêu hao: đối tượng sử dụngđể hỗ trợ cho việc thực xét nghiệm - Sinh phẩm (còn gọi thuốc sinh học): thuốc sản xuất công nghệ trình sinh học từ chất hỗn hợp chất cao phân tử có nguồn gốc sinh học bao gồm dẫn xuất máu huyết tương người Sinh phẩm không bao gồm kháng sinh, chất có nguồn gốc sinh học có phân tử lượng thấp phân lập thành chất tinh khiết sinh phẩm chẩn đoán in vitro - Mức lưu kho tối thiểu: số lượng hàng lưu kho cần thiết cho hoạt động xét nghiệm nhân them đươc VTTH, Hoá chất - Thời gian giao hàng: thời gian lúc đặt hàng nhậ hàng - Sử dụng trung bình: số lượng hàng, sinh phẩm hay vật tư sử dụng giai đoạn 4.2 Từ viết tắt - BVĐK: Bệnh viện đa khoa - BCN: Ban chủ nhiệm Phiên bản: 1.0 Trang: 3/6 Quy trình lựa chọn mua sắm thiết bị, vật tư, hoá chất sinh phẩm XN QTQL-10 - VTTH: vật tư tiêu hao - KhXN: Khu xét nghiệm - QLHC: Quản lý hoá chất 5.Nội dung: 5.1 Lưu đồ trình: lựa chọn mua sắm thiết bị, vật tư, hoá chất sinh phẩm Lựa chọn, đánh giá Mua dịch vụ Lập hồ sơ mua sắm Tiếp nhận 5.2 Diễn giải: Bước Mô tả, biểu mẫu Trách nhiệm Lựa chọn đánh giá - Xác định nhu cầu thiết bị, vật tư, hoá chất sinh phẩm hàng năm -Lãnh đạo khoa ( danh mục, số lượng) xét nghiệm - Nhận đề xuất thiết bị, hoá chất, vật tư tiêu hao từ khu xét nghiệm - Lãnh đạo khoa - Làm thủ tục đấu thầu thiết bị, hoá chất, sinh phẩm, vật tư tiêu hao dươc, Lãnh đạo - Xét thầu thiết bị, sinh phẩm, hoá chất, vật tư tiêu hao theo quy trình phịng trang thiết khoa Dược phòng vật tư bị - Khoa dược phòng vật tư chịu trách nhiệm lập danh mục nhà - Lãnh cung cấp thiết bị, dụng cụ, hóa chất, vật tư tiêu hao theo biểu mẫu KXN, quy định chung bệnh viện đạo Dược, TTB, Hội đồng - Khoa dược phòng vật tư có nhiệm vụ tổ chức việc đánh giá thầu lực nhà cung cấp trình lãnh đạo bệnh viện xem xét trước lựa chọn nhà cung cấp Phiên bản: 1.0 Trang: 4/6 Quy trình lựa chọn mua sắm thiết bị, vật tư, hoá chất sinh phẩm XN QTQL-10 Mua dịch vụ 2.1 Lập kế hoạch Hàng năm, lãnh đạo Khoa xét nghiệm xây dựng Kế hoạch theo BM.01-QTQL-10 lãnh đạo Bệnh viện phê duyệt Việc lập kế hoạch dựa mức tiêu thụ 3-6 tháng/năm trước cộng thêm 30% lượng hoá chất phát sinh khám sức khoẻ định kỳ quan, dịch bệnh 2.2 Mua sắm tính tốn dự trù - Sau phê duyệt, Phòng vật tư/khoa Dược Bệnh viện tiến hành thủ tục mua hàng (hoặc hợp đồng mua sắm, dịch vụ) theo danh sách người cung cấp chọn - Nhân viên QLHC Khoa xét nghiệm phải xây dựng mức lưu kho tối - Lãnh đạo thiểu (MLKTT) theo biểu mẫu BM.02-QTQL-10 Việc xác định Khoa, Nhân MLKTT theo công thức: viên QLHC MLKTT = Thời gian giao hàng tối đa (2- tháng) * sử - Lãnh đạo khoa dụng trung bình dươc, Lãnh đạo - Nhân viên QLHC lập phiếu yêu cầu đạt hàng BM.03-QTQL-10 phòng trang thiết Việc dự trừ tính tốn lượng hàng cần đặt cho sản phẩm bị cần tính theo công thức: Số lượng hàng cần đặt sản phẩm cho 01 lần đặt hàng = mức lưu kho tối thiểu + sử dụng trung bình Lưu ý: - Xem xét hàng tồn kho có (đã mượn, hạn, mát) - Không đặt hàng nhiều số lượng có khả chứa - Khơng đặt nhiều hàng hoá mức sử dụng chúng trước hết hạn - Đơn vị đặt hàng đơn vị LỚN quy cách đóng gói cơng ty cung cấp hàng hố - - Trường hợp đặc biệt cần đặt hàng với số lượng lớn số lượng quy định phải có đồng ý Lãnh đạo Khoa Phiên bản: 1.0 Trang: 5/6 Quy trình lựa chọn mua sắm thiết bị, vật tư, hoá chất sinh phẩm XN QTQL-10 - Với hàng hóa hàng tặng, hàng viện trợ: số lượng đặt hàng theo - văn hàng tặng, hàng viện trợ lãnh đạo Bệnh viện phê duyệt Lập hồ sơ mua sắm Khi thủ tục mua sắm phê duyệt, khoa Xét nghiệm phải lập hồ sơ lưu trữ theo Quy trình quản lý hồ sơ (XN QTQL02) Tiếp nhận Thực theo quy định Quy trình tiếp nhận, bảo quản, kiểm tra lưu kho sinh phẩm vật tư mã XN.QTQL-11 Phụ trách kỹ thuật/Nhân viên QLHC Nhân viên QLHC Lưu hồ sơ 6.1 Biểu mẫu thực Kế hoạch mua sắm BM.01- QTQL-10 Mức lưu kho tối thiểu BM.02- QTQL-10 Phiếu yêu cầu dự trù vật tư, hóa chất BM.03-QTQL-10 6.2 Lưu hồ sơ Tên hồ sơ STT Mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu Danh mục nhà cung cấp Khoa Xét nghiệm năm Phiếu đánh giá nhà cung cấp Khoa Xét nghiệm năm Kế hoạch mua sắm BM.01- QTQL10 Khoa Xét nghiệm năm Mức lưu kho tối thiểu BM.02- QTQL10 Khoa Xét nghiệm năm Phiếu yêu cầu dự trù vật tư, hóa chất BM.03-QTQL-10 Khoa Xét nghiệm năm Tài liệu liên quan - Quy trình quản lý hồ sơ (XN QTQL-02) - Các biểu mẫu Bệnh viện áp dụng Tài liệu tham khảo - Quyết định 5530/QĐ-BYT Phiên bản: 1.0 Trang: 6/6 Quy trình lựa chọn, mua sắm thiết bị, vật tư, hoá chất, sinh phẩm BM.01-QTQL-10 BỆNH VIỆN xxxxx KHOA:………… …… KẾ HOẠCH MUA SẮM THIẾT BỊ, VẬT TƯ, HOÁ CHẤT VÀ SINH PHẨM Năm………… Mua sắm máy móc, thiết bị STT Tên máy móc, thiết bị Tính kỹ thuật Đơn vị tính Số lượng Thuyết minh nhu cầu sử dụng Dự tốn giá Phịng/Bộ phận sử dụng Ghi Mua sắm vật tư, hóa chất sinh phẩm STT Sản phẩm Đơn vị tính Quy cách Số lượng sử dụng/ năm trước Số lượng dự trù Ghi Kiên Giang, ngày…….tháng…….năm… Trưởng khoa Người lập Duyệt lãnh đạo Phiên bản: 1.0 Trang: 7/1 Quy trình lựa chọn, mua sắm thiết bị, vật tư, hóa chất, sinh phẩm BM.02-QTQL-10 BỆNH VIỆN xxxxxxx KHOA …… PHIẾU XÁC ĐỊNH MỨC LƯU KHO TỐI THIỂU STT Tên hóa chất, sinh phẩm, vật dụng tiêu hao Người lập Phiên bản: 1.0 Đơn vị tính Liên quan đến QC Số lượng sử dụng cho tháng (sử dụng trung bình) Thời gian giao hàng (tháng) Số lượng lưu kho tối thiểu Kiên Giang, ngày….tháng… năm…… Trưởng khoa Trang: 8/1 Quy trình lựa chọn, mua sắm thiết bị, vật tư, hóa chất, sinh phẩm BM.03-QTQL-10 BỆNH VIỆN xxxxxxxx KHOA: …………………………… PHIẾU DỰ TRÙ HÓA CHẤT, SINH PHẨM VÀ VẬT TƯ Tháng……Năm… STT Tên vật tư,hoá chất, sinh phẩm Người lập bảng Phiên bản: 1.0 Đơn vị tính Quy cách đóng gói Số lượng Ghi Kiên Giang, ngày….tháng……năm 2018 Trưởng khoa Trang: 9/1 ... 8/1 Quy trình lựa chọn, mua sắm thiết bị, vật tư, hóa chất, sinh phẩm BM.03-QTQL-10 BỆNH VIỆN xxxxxxxx KHOA: …………………………… PHIẾU DỰ TRÙ HÓA CHẤT, SINH PHẨM VÀ VẬT TƯ Tháng……Năm… STT Tên vật tư,hoá... sửa đổi Trang: 2/6 Quy trình lựa chọn mua sắm thiết bị, vật tư, hoá chất sinh phẩm XN QTQL-10 Mục đích Nhằm đảm bảo việc, lựa chọn, mua sắm, sử dụng thiết bị, dụng cụ, hóa chất, vật tư tiêu hao... Trang: 7/1 Quy trình lựa chọn, mua sắm thiết bị, vật tư, hóa chất, sinh phẩm BM.02-QTQL-10 BỆNH VIỆN xxxxxxx KHOA …… PHIẾU XÁC ĐỊNH MỨC LƯU KHO TỐI THIỂU STT Tên hóa chất, sinh phẩm, vật dụng tiêu