CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
Khái niệm về tiền lương, quỹ lương, các khoản trích theo lương và thuế thu nhập cá nhân
1.1.1 Khái niệm về tiền lương
Tiền lương hay tiền công là khoản thù lao dành cho công nhân viên, giúp tái sản xuất sức lao động và bù đắp hao phí trong quá trình sản xuất kinh doanh Tiền lương gắn liền với thời gian và kết quả lao động mà công nhân đã đóng góp cho doanh nghiệp.
Tiền lương được xem xét từ hai góc độ: đối với chủ doanh nghiệp, nó là chi phí sản xuất, còn đối với người lao động, nó là nguồn thu nhập Mục tiêu của doanh nghiệp là lợi nhuận, trong khi mục tiêu của người lao động là tiền lương Vì vậy, tiền lương không chỉ đơn thuần là chi phí mà còn là phương tiện tạo ra giá trị mới, cung cấp sức sản xuất và nâng cao năng suất lao động, từ đó tạo ra giá trị gia tăng.
1.1.2 Khái niệm về quỹ lương
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là tổng số tiền mà doanh nghiệp chi trả cho tất cả các loại lao động mà họ quản lý và sử dụng Thành phần của quỹ tiền lương này bao gồm nhiều khoản khác nhau.
- Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và lương khoán
- Tiền lương trả cho người lao động tạo ra sản phẩm hỏng trong định mức quy định
Tiền lương của người lao động sẽ được trả trong các trường hợp ngưng sản xuất do nguyên nhân khách quan, thời gian điều động công tác để thực hiện nghĩa vụ theo quy định, cũng như trong thời gian nghỉ phép được chế độ quy định.
- Các loại phụ cấp làm đêm, thêm giờ,…
- Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên
- Ngoài ra, trong quỹ tiền lương còn được tính cả tiền chi trợ cấp BHXH cho CNV trong thời gian đau ốm, thai sản, tai nạn lao động, …
Tiền lương của công nhân viên (CNV) được phân chia thành hai loại chính trong hạch toán Tiền lương chính là khoản tiền được trả cho CNV dựa trên thời gian làm việc thực tế, tức là thời gian lao động thực sự tiêu hao Khoản tiền này bao gồm lương theo cấp bậc và các phụ cấp đi kèm như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, và phụ cấp cho làm đêm hay làm thêm giờ.
Tiền lương phụ là khoản tiền lương được chi trả cho công nhân viên (CNV) trong thời gian nghỉ có hưởng lương theo chế độ, bao gồm các trường hợp như nghỉ phép, nghỉ lễ, tham gia họp, đi học hoặc nghỉ do ngừng sản xuất.
Quản lý chi tiêu quỹ tiền lương cần gắn liền với việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị Mục tiêu là chi tiêu tiết kiệm, kiểm tra hợp lý quỹ tiền lương, đồng thời đảm bảo hoàn thành và vượt mức kế hoạch của doanh nghiệp.
Tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế:
Theo định nghĩa của Mac, tiền lương danh nghĩa là số tiền mà công nhân nhận được sau khi làm việc cho chủ tư bản, phản ánh giá trị sức lao động được tính bằng tiền Tuy nhiên, tiền lương danh nghĩa không thể hiện chính xác mức sống của người công nhân.
Tiền lương thực tế là tổng khối lượng và chất lượng hàng hóa mà người công nhân có thể mua bằng tiền lương danh nghĩa Nó phản ánh chính xác mức sống của người công nhân.
Trong một thị trường ổn định không có lạm phát, lương thực tế tương đương với lương danh nghĩa Tuy nhiên, khi có lạm phát, lương thực tế luôn thấp hơn lương danh nghĩa Để xác định lương thực tế, cần xem xét lương danh nghĩa, giá cả hàng hóa tiêu dùng, cũng như các khoản chi phí dịch vụ và thuế.
Tiền lương thực tế không chỉ dựa vào mức lương danh nghĩa mà còn bị ảnh hưởng bởi giá cả hàng hóa và dịch vụ thiết yếu Mối quan hệ này khá phức tạp, vì sự biến động của lương danh nghĩa và giá cả còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.
Trong xã hội, tiền lương thực tế là mục tiêu chính của người lao động Nghiên cứu mối quan hệ này giúp điều chỉnh chính sách tiền lương hợp lý, phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội của đất nước.
Xác định mối quan hệ giữa tiền lương danh nghĩa và giá cả là quan trọng để điều chỉnh lương cho phù hợp với sự tăng giá và trượt giá của đồng tiền Người lao động thường chú trọng đến tiền lương thực tế, vì vậy nhà nước cần có chính sách phù hợp để đảm bảo tiền lương phản ánh đúng sức lao động và yêu cầu của thị trường Nghiên cứu cho thấy tiền lương thực tế của người lao động chịu ảnh hưởng lớn từ biến động giá cả và dịch vụ.
1.1.3 Khái niệm các khoản trích theo lương
Người sử dụng lao động không chỉ chi trả tiền lương mà còn phải trích một tỷ lệ phần trăm nhất định từ tiền lương để hình thành các quỹ theo chế độ quy định, nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động Các khoản trích này bao gồm Quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Quỹ phúc lợi công đoàn (KPCĐ) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
Theo Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội (BHXH), BHXH là hình thức đảm bảo nhằm bù đắp một phần thu nhập cho người lao động trong trường hợp họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hoặc khi hết tuổi lao động, với điều kiện đã có đóng góp vào quỹ BHXH.
Vai trò và chức năng của tiền lương
1.2.1 Vai trò của tiền lương
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu của người lao động, vì đây là nguồn thu nhập chính giúp họ duy trì cuộc sống Đối với doanh nghiệp, tiền lương cũng là khoản chi phí cần thiết để thưởng cho những đóng góp của nhân viên trong quá trình sản xuất Hơn nữa, tiền lương còn là cầu nối giữa người sử dụng lao động và người lao động, thể hiện sự công nhận và đánh giá giá trị công việc mà họ thực hiện.
Tiền lương hợp lý cho người lao động là yếu tố quan trọng để đảm bảo ngày công, kỷ luật lao động và chất lượng làm việc Khi lương không hợp lý, doanh nghiệp sẽ không đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí và lợi nhuận cần thiết để tồn tại, dẫn đến thiệt hại cho cả hai bên Do đó, việc tính toán lương cho người lao động cần phải hợp lý để đảm bảo lợi ích chung.
1.2.2 Chức năng của tiền lương
1.2.2.1 Chức năng đòn bẩy cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy năng suất lao động và sáng tạo của người lao động Khi người lao động nhận được mức lương công bằng và hợp lý, điều này không chỉ nâng cao vị thế của họ trong doanh nghiệp mà còn tạo động lực cho họ cống hiến hơn Sự công bằng trong công tác trả lương giúp tăng năng suất và chất lượng sản phẩm, từ đó góp phần gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp, thúc đẩy sự phát triển bền vững.
1.2.2.2 Chức năng kích thích người lao động
Việc thiết lập mối quan hệ hợp lý trong việc trả lương không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn tạo động lực cho người lao động, khuyến khích họ nâng cao năng suất trong công việc.
Khi doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, nguồn phúc lợi sẽ được mở rộng, từ đó cung cấp thêm thu nhập cho người lao động Điều này không chỉ tạo động lực làm việc mà còn tăng cường sự gắn kết giữa nhân viên và doanh nghiệp.
1.2.2.3 Chức năng tái sản xuất sức lao động
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cuộc sống của người lao động và gia đình họ Sự gia tăng tiền lương không chỉ nâng cao chất lượng đời sống vật chất mà còn góp phần cải thiện văn hóa và giáo dục xã hội Điều này giúp tái tạo sức lao động và thúc đẩy sự phát triển chung của xã hội.
Thực hiện chế độ tiền lương hợp lý và đãi ngộ thỏa đáng cho người lao động là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì nguồn lao động ổn định, đặc biệt trong các ngành nghề truyền thống như trồng cao su và khai thác than đá.
Hình thức trả lương và cách tính lương
Hiện nay, doanh nghiệp có nhiều hình thức trả lương cho người lao động, bao gồm trả lương theo thời gian, theo sản phẩm hoặc theo khoán Lương có thể được chi trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng cá nhân của người lao động Doanh nghiệp có quyền lựa chọn hình thức trả lương phù hợp với tính chất công việc của mình.
1.3.1.1 Đối với hình thức trả lương theo thời gian:
Lương theo thời gian là phương pháp tính lương dựa trên thời gian làm việc của người lao động, có thể tính theo tháng, ngày hoặc giờ Hình thức này thường được áp dụng cho lao động gián tiếp và các công việc ổn định, cũng như có thể áp dụng cho lao động trực tiếp mà không yêu cầu định mức sản phẩm.
- Tiền lương ngày: Là tiền lương trích cho người lao động theo mức lương ngày làm việc thực tế trong tháng
- Tiền lương tuần: Là tiền lương trả cho một tuần làm việc
- Tiền lương tháng: Là tiền lương trả cho công nhân viên theo tháng, bậc lương đƣợc tính theo thời gian 1 tháng
Tiền lương tháng = Tiền lương ngày số ngày làm việc thực tế của người lao động trong 1 tháng
Hiện nay kế toán đang áp dụng 2 cách tính tiền lương thời gian theo giờ như sau:
Số ngày làm việc thực tế
+ Số ngày làm việc theo quy định = Số ngày làm việc trong tháng – Số ngày nghỉ
Ví dụ: Tháng 12/2019 có 31 ngày và có 5 ngày chủ nhật (người lao động được nghỉ vào chủ nhật) Vậy số ngày đi làm theo quy định là: 31-5= 26 ngày
Cách trả lương này quy định lương tháng là một con số cố định, chỉ giảm khi người lao động nghỉ không hưởng lương Số tiền trừ cho mỗi ngày nghỉ không lương cũng là cố định, nghĩa là nghỉ bao nhiêu ngày thì người lao động sẽ bị trừ bấy nhiêu tiền, miễn là không có biến động về lương Ngược lại, nếu làm đủ ngày theo quy định trong tháng, người lao động sẽ nhận đủ mức lương đã thỏa thuận.
(Ngày công chuẩn của tháng là ngày làm việc trong tháng, không bao gồm các ngày nghỉ ví dụ nhƣ công ty quy định đƣợc nghỉ chủ nhật)
Lương tháng = [(Lương + Phụ cấp nếu có)/26] * ngày công thực tế làm việc
Lương tháng không cố định do số ngày công chuẩn hàng tháng khác nhau, với tháng có 28, 30 hoặc 31 ngày, dẫn đến số ngày công chuẩn có thể là 24, 26 hoặc 27 ngày.
Khi áp dụng hình thức trả lương không hưởng lương, người lao động cần cân nhắc thời điểm nghỉ để giảm thiểu ảnh hưởng đến thu nhập Việc nhiều nhân viên cùng chọn nghỉ vào những tháng có số ngày công chuẩn cao có thể tác động tiêu cực đến tình hình sản xuất của doanh nghiệp.
Theo quy định pháp luật, việc kỷ luật nhân viên đi trễ chỉ có thể thực hiện thông qua các hình thức như khiển trách hoặc nhắc nhở, bằng lời nói hoặc văn bản Công ty không được phép áp dụng hình thức trừ lương hoặc phạt về mặt vật chất đối với người lao động.
1.3.1.2 Đối với hình thức trả lương theo sản phẩm
Hình thức trả lương theo sản phẩm là phương pháp tính lương dựa trên số lượng và chất lượng công việc hoàn thành của người lao động Phương pháp này liên kết chặt chẽ năng suất lao động với thù lao, nhằm khuyến khích người lao động nâng cao hiệu suất làm việc, từ đó góp phần tăng trưởng sản phẩm.
Lương sản phẩm = Sản lượng sản phẩm x Đơn giá 1 sản phẩm
1.3.1.3 Đối với hình thức trả lương Lương Khoán:
Là hình thức trả lương khi NLĐ hoàn thành một khối lượng công việc theo đúng chất lƣợng đƣợc giao
Lương = Mức lương khoán * tỉ lệ % hoàn thành công việc
1.3.1.4 Đối với Lương/ Thưởng theo doanh thu:
Là hình thức trả lương/ thưởng mà thu nhập NLĐ phụ thuộc vào doanh số đạt được theo mục tiêu doanh số và chính sách lương/ thưởng doanh số của công ty
Thường áp dụng cho nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng… hưởng lương theo doanh thu
Các hình thức lương/ thưởng theo doanh thu:
– Lương/ thưởng doanh số cá nhân
– Lương/ thưởng doanh số nhóm
– Các hình thức thưởng kinh doanh khác: công nợ, phát triển thị trường,…
1.3.1.5 Đối với trả lương theo thỏa thuận
Trả lương theo thời hạn là hình thức trả lương dựa trên thỏa thuận về thời hạn trả lương giữa người lao động và người sử dụng lao động khi ký kết hợp đồng lao động Hình thức này cho phép trả lương theo tháng, tuần, ngày, giờ hoặc trả lương trong thời hạn nhiều tháng với ứng lương hàng tháng dựa trên khối lượng công việc đã hoàn thành trong tháng.
1.3.2 Kỳ hạn trả lương cho NLĐ
NLĐ hưởng lương giờ, ngày, tuần thì được trả lương sau giờ, ngày tuần làm việc hoặc đƣợc trả gộp do 2 bên thỏa thuận, nhƣng ít nhất 15 ngày phải đƣợc trả gộp 1 lần
NLĐ hưởng lương tháng được trả lương tháng một lần hoặc nửa tháng một lần
NLĐ hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán được trả lương theo thỏa thuận của 2 bên; nếu công việc phải làm trong nhiều tháng thì hàng tháng đƣợc tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng
NLĐ được trả lương trực tiếp (có thể tiền mặt hoặc chuyển khoản), đầy đủ và đúng thời hạn
Trường hợp đặc biệt không thể trả lương đúng thời hạn thì không được chậm quá 01 tháng và người sử dụng lao động phải trả thêm cho NLĐ một khoản tiền ít nhất bằng lãi suất huy động tiền gửi do NHNN Việt Nam công bố tại thời điểm trả lương
Ngoài mức lương cơ bản DN phải trả cho NLĐ thì DN còn phải trả thêm tiền lương, tiền công làm thêm giờ (Ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ lễ,…).
Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
1.4.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tổ chức ghi chép và phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động là một yêu cầu quan trọng Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động một cách chính xác.
Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động
Việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và Kinh phí công đoàn (KPCĐ) là nhiệm vụ quan trọng Kiểm tra này còn bao gồm việc đánh giá tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ để đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành.
Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh
Kế toán có trách nhiệm lập báo cáo về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) Quá trình này bao gồm tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ để đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực lao động và tài chính của doanh nghiệp.
- Mẫu số 01-LĐTL: “Bảng chấm công” đây là cơ sở chứng từ để trả theo thời gian làm việc thực tế của từng công nhân viên Bảng này đƣợc lập hàng tháng theo thời gian bộ phận (tổ sản xuất, phòng ban)
- Mẫu số 06-LĐTL: “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.”
- Mẫu số 07-LĐTL: “Phiếu làm thêm giờ”
Phiếu này đùng để hoạch toán thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên ngoài giờ quy định đƣợc điều động làm việc thêm là căn cứ để tính lương theo khoản phụ cấp làm đêm thêm giờ theo chế đọ quy định
Ngoài ra còn sử dụng một số chứng cứ khác nhƣ:
- Mẫu số 08-LĐTL: Hợp đồng lao động, các bàn cam kết
- Mẫu số 09-LĐTL: Biên bản điều tra tai nạn
- Một số các chứng từ khác lien quan khác nhƣ phiếu thu, phiếu chi, giấy xin tạm ứng, công lệch (giấy đi đường) hóa đơn…
1.4.3 Tài khoản sử dụng Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ kế toán sử dụng các TK kế toán chủ yếu nhƣ sau:
- TK 334: Phải trả người lao động (NLĐ)
- TK 338: Phải trả, phải nộp khác
+ TK 334 – Phải trả người lao động: Phản ánh việc thanh toán lương, thưởng, bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên
- Bên Nợ: Các khoản tiền lương tiền công tiền thưởng và các khoản khác đã thanh toán cho công nhân viên
- Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác phải trả cho công nhân viên
- Dư Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên cuối kỳ
- Dư Nợ (cá biệt): Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản đã thanh toán cho công nhân viên lớn hơn số phải trả
+ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác: Dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHYT,BHXH, BHTN, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mƣợn tạm thời
- BHXH phải trả công nhân viên
- KPCĐ chi tại doanh nghiệp
- BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý
Bên Có: Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất lao động
- Khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN vào lương của công nhân viên
- BHXH, chi phí cố định vƣợt chi đƣợc cấp bù
Dƣ Có: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã trích chƣa nộp cho cơ quan quản lý nhƣng chƣa chi hết
TK này chi tiết thành các TK cấp 2
- TK 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết
- TK 3382 : Kinh phí công đoàn
- TK 3383 : Bảo hiểm xã hội
- TK 3386 : Bảo hiểm thất nghiệp
- TK 3387 : Doanh thu chƣa thực hiện
- TK 3388 : Phải trả, phải nộp khác
1.4.4 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến tiền lương
- Tính tiền lương phải trả cho công nhân viên
- Hàng tháng, trên cơ sở tính toán tiền lương phải trả cho CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp: Tiền lương phải trả cho CNV trực tiếp sản xuất
Nợ TK 241 - XDCB dở dang: Tiền lương công nhân XDCB và sửa chữa
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí QLDN
Có TK 334 - Phải trả CNV
- Hàng quý hoặc hàng năm tùy theo tình tình kinh doanh doanh nghiệp đƣợc tính từ lợi nhuân để lập quỹ phúc lợi và quỹ khen thưởng cho CNV như thưởng thi đua, thưởng sáng kiến cải tiến kĩ thuật…
Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả CNV kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng phúc lợi
Có TK 334 – Phải trả CNV
- Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn (Các khoản mà người lao động sử dụng lao động được tính vào chi phí)
Nợ TK 622 – Chi phí công nhân trực tiếp
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 – Nhân viên bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
- Trích BHXH, BHYT, BHTN (Phần do CNV phải nộp từ tiền lương của mình)
Nợ TK 334 – Phải trả CNV
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
- Trường hợp phân cấp quản lý sử dụng BHXH, doanh nghiệp được giữ lại một phần BHXH trích đƣợc để trực tiếp sử dụng cho CNV nhƣ: ốm đau, thai sản,… theo quy định khi tính sổ BHXH phải trả trực tiếp cho CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 338 – Phải trả phải nộp khác
Có TK 334 – Phải trả CNV
Sổ quỹ BHXH để lại doanh nghiệp chi không hết hoặc chi thiếu sẽ thanh toán quyết toán với cơ quan quản lý chuyên trách cấp trên
- Trường hợp chế độ tài chính quy định tòa bộ số trích BHXH phải nộp lên cấp trên và việc chi tiêu trợ cấp BHXH cho CNV tại doanh nghiệp đƣợc quyết toán sau theo chi phí thực tế, thì khi tính số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 334 – Phải trả CNV
- Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên
Trong các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh có tính thời vụ, việc áp dụng phương pháp trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất là một giải pháp phổ biến để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm Phương pháp này cho phép doanh nghiệp tính toán khoản chi phí phải trả cho tiền lương nghỉ phép của công nhân, giúp ổn định giá thành sản phẩm và đảm bảo tính minh bạch trong kế toán.
Mức lương nghỉ phép = Tiền lương thực tế phải trả Tỉ lệ trích trước phải trả CNV
Tỷ lệ trích trước = Định kỳ tháng, khi tính trích trước lương nghỉ của công nhân sản xuất, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 622 – Chi phí công nhân trực tiếp
Có TK 335 – Chi phí phải trả
- Tính thuế thu nhập mà CNV, người lao động phải nộp Nhà nước, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334 – Phải trả CNV
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
- Khi thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập khác cho CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334 – Phải trả CNV
- Khi chuyển nộp BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN cho cơ quan chuyên môn cấp trên quản lý:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến tiền lương được thể hiện qua sơ đồ sau:
Các khoản khấu trừ vào Tiền lương phải trả công nhân lương của CNV trực tiếp sản xuất SP
Thanh toán lương và các Tiền lương phải trả cho khoản khác cho CNV nhân viên phân xưởng
Thanh toán lương bằng SP Tiền lương trả nhân viên BH, nhân viên QLDN
Thuế GTGT BHXH phải trả, tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phúc lợi
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán các khoản phải trả CNV
BHXH phải trả Trích BHXH, BHYT, BHTN
Cho CNCNV KPCĐ tính vào CPSXKD
TK 111,112 TK 334 Nộp BHXH, BHYT BHTN Khấu trừ tiền nội bộ
Theo quy định BHXH, BHYT, BHTN cho CNV
Nhận khoản hoàn trả của cơ quan
BHXH về khoản DN đã chi
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương
1.5 Các hình thức ghi sổ kế toán
- Doanh nghiệp đƣợc tự xây dựng mẫu sổ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán nhƣng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu
- Nếu không thể xây dựng đƣợc thì có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán được hướng dẫn trong phụ lục số 4 Thông tư 200 để lập Báo cáo tài chính nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình, cụ thể nhƣ sau:
Các hình thức sổ kế toán:
Hình thức kế toán Nhật ký chung
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán trên Máy vi tính
Hình thức kế toan Nhật Ký - Chứng từ
Mỗi hình thức ghi sổ kế toán có những quy định riêng khác nhau Các doanh nghiệp căn cứ vào quy mô hoạt động sản xuất, kinh doanh mà lựa chọn các hình thức ghi sổ kế toán phù hợp.
ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH
DOANH CỦA CÔNG TY TNHH GATTNER VIỆT NAM
2.1 Khái quát về công ty TNHH Gattner Việt Nam
2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty GATTNER đƣợc thành lập năm 1993 tại Cộng hòa Liên Bang Đức chuyên về sản xuất lắp đặt cửa nhựa uPVC, thiết kế thi công bọc kính, lắp dựng vách kính tấm lớn cho các công trình tòa nhà cao tầng, nhà ga, sân bay, sân vận động…
Công ty TNHH GATTNER VIỆT NAM là Công ty 100% vốn nước ngoài do Công ty GATTNER CHLB Đức đầu tƣ tại Việt Nam Đƣợc UBND Thành phố Hà Nội cấp giấy phép đầu tƣ số: 011022000833, ngày 05 tháng 05 năm
Văn phòng công ty đóng tại: Cụm công nghiệp Thanh Oai, xã Bích Hòa, Huyện Thanh Oai, Tp Hà Nội
Giám đốc : Vũ Đức Khởi
Website: http://www.gattner.vn
Tài khoản: 102010000994831 Tại ngân hàng TMCP Công thương VN
Công ty Gattner là một trong 10 công ty lớn nhất tại châu Âu hoạt động trong lĩnh vực sản xuất cửa nhựa uPVC Sau khi nghiên cứu kỹ thị trường Việt Nam, Gattner đã quyết định đầu tư tại Việt Nam một nhà máy sản xuất cửa nhựa uPVC hiện đại tại cụm công nghiệp Thanh Oai, huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội Nhà máy được trang bị hai dây truyền tự động hóa đồng bộ hiện đại, được nhập khẩu từ Cộng hòa Liên bang Đức, đảm bảo chất lượng sản phẩm cao và đáp ứng nhu cầu của thị trường.
+ Dây chuyền sản xuất kính hộp (kính hai lớp hút chân không) của hãng LIESEC
+ Dây chuyền sản xuất cửa nhựa (cửa sổ, cửa thông phòng, vách ngăn…) của hãng Fa.Elumatec, Fa.Urban, Fa.Boshert Đây là những công nghệ mới và hiện đại nhất của Thế giới mà Gattner đang sử dụng tại Đức và Việt Nam
Tham gia vào thị trường cửa nhựa Việt Nam muộn hơn so với các hãng khác nhƣ Eurowindows, EBM… nhƣng với lợi thế là bề dày kinh nghiệm cùng với quan hệ đối tác lâu năm với hai nhà cung cấp truyền thống là INOUTIC và WINKHAUS, GATTNER VIỆT NAM tin tưởng rằng sẽ cung cấp cho thị trường xây dựng Việt Nam những sản phẩm cửa nhựa tốt nhất, đáp ứng được đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và các yêu cầu khắt khe của công trình, thỏa mãn mọi nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng Việt Nam
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty a Chức năng:
Kể từ khi thành lập, công ty đã nhanh chóng tạo dựng được uy tín vững chắc trên thị trường nhờ vào sự đầu tư từ nước ngoài tại Việt Nam, đồng thời sản xuất và kinh doanh đa dạng các mặt hàng chất lượng cao.
Thanh nhựa Profile, Thanh nhựa UPVC
Các loại phụ kiện cửa khác… b Nhiệm vụ:
Để góp phần phát triển kinh tế - xã hội tại địa phương, doanh nghiệp cần nắm bắt được mục tiêu phát triển của địa phương đó, từ đó xác định hướng sản xuất kinh doanh phù hợp Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần nhạy bén trong việc nắm bắt cơ chế thị trường, kịp thời sản xuất và tiêu thụ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của địa phương, thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội một cách bền vững.
Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả và tích lũy vốn, doanh nghiệp cần tăng cường công tác hạch toán kinh doanh, đồng thời quản lý chặt chẽ các chi phí quản lý sản xuất và chi phí quản lý doanh nghiệp Việc này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu suất sản xuất và kinh doanh, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
- Khai thác, sử dụng vốn có hiệu quả đầu tƣ hoạt động kinh doanh, mở rộng quan hệ đối tác trong nước và ngoài nước
- Thực hiện sản xuất đúng thiết kế, đạt yêu cầu kỹ thuật, chất lƣợng hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo an toàn lao động
- Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh, đầu tƣ của công ty
- Chịu trách nhiệm với khách hàng về các hợp đồng đã ký
- Chịu trách nhiệm bảo tồn nguồn vốn của công ty, bảo đảm hạch toán kinh tế đầy đủ, chịu trách nhiệm nợ vay và làm tròn nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước
- Thực hiện các nghĩa vụ nộp các khoản nguồn thu cho ngân sách nhà nước, không ngừng phát triển công ty ngày càng lớn mạnh
Để đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo thống kê và báo cáo định kỳ, đồng thời thực hiện chế độ kiểm toán theo quy định của nhà nước Bên cạnh đó, việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước cũng là một yêu cầu quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh một cách minh bạch và ổn định.
2.1.3 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Gattner Việt Nam
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
Công ty TNHH Gattner Việt Nam sở hữu một bộ máy quản lý đơn giản nhưng chặt chẽ, phù hợp với tình hình công ty, giúp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả quản lý.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy quản lí của công ty
Quan hệ kiểm tra, giám sát
(Nguồn: Bộ phận HCNS Công ty)
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
Người đại diện pháp nhân của công ty giữ vai trò quan trọng, chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất và có quyền quyết định, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh Đồng thời, họ cũng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và công ty trong việc điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và mục tiêu phát triển của công ty.
Nghiên cứu thị trường đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Quá trình này giúp doanh nghiệp đưa ra chiến lược và sách lược phù hợp, từ đó tham mưu với giám đốc để có biện pháp cụ thể nhằm cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Phòng tài chính kế toán:
Tổ chức và quản lý toàn bộ các hoạt động kế toán, tài chính, quản lý toàn bộ các loại quỹ, thực hiện chế độ báo cáo tài chính, xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm
Phòng hành chính, nhân sự:
Bộ phận này có chức năng tham mưu quan trọng cho giám đốc trong việc sắp xếp và bố trí cán bộ phù hợp với năng lực và chuyên môn Ngoài ra, họ cũng chịu trách nhiệm đào tạo và phân loại lao động để đảm bảo mỗi người được bố trí đúng vị trí và ngành nghề công việc phù hợp Đồng thời, họ thực hiện việc thanh quyết toán chế độ cho người lao động dựa trên chính sách và quy chế của nhà nước cũng như quy định của công ty.
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH GATTNER VIỆT NAM
LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH GATTNER VIỆT NAM
3.1 Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Gattner Việt Nam
3.1.1 Đặc điểm chung về công tác kế toán tại công ty
3.1.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý có vai trò rất quan trọng Vì vậy, Công ty TNHH GATTNER đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán để thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, đảm bảo đƣợc sự lãnh đạo tập trung thống nhất trực tiếp của giám đốc, kế toán trưởng tới các nhân viên Bộ máy kế toán của Công ty đƣợc tổ chức tập trung theo mô hình tập trung tại phòng Tài chính kế toán Tổ kế toán của Công ty có 5 người (1 kế toán trưởng và 4 kế toán bộ phận)
Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty TNHH GATTNER nhƣ sau:
Chú chú: Quan hệ phối hợp và thực hiện
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Gattner Việt Nam
(Nguồn: Phòng HCNS Công ty)
Thủ quỹ kiêm thủ kho
Kế toán chi phí, tính giá thành và bán hàng
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
+ Chịu trách nhiệm mọi hoạt động về kế toán của phòng tài chính kế toán
Có trách nhiệm, tổ chức và thực hiện công tác kế toán và báo cáo kế toán ở phòng kế toán theo đúng quy định hiện hành
+ Chịu sự lãnh đạo và giúp đỡ người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quản lý và giám sát công tác tài chính tại đơn vị mình
Công ty chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên về chuyên môn và nghiệp vụ, đồng thời thực hiện các quyết định về tài chính kế toán nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và minh bạch.
+ Lập báo cáo tài chính Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ Tham gia ý kiến với giám đốc về tăng lương, khen thưởng cho nhân viên phòng kế toán, các ý kiến trong kinh doanh bán hàng
+ Yêu cầu các bộ phận có liên quan cung cấp đầy đủ các thông tin có liên quan về hoạt động kế toán
Kế toán NVL, CCDC, tiền lương, TSCĐ :
Nhân viên kế toán cần theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ (CCDC), đồng thời thực hiện tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách chính xác Ngoài ra, họ phải lập bảng lương đầy đủ và kịp thời, cũng như thường xuyên cập nhật tình hình tăng giảm mức khấu hao của tài sản cố định (TSCĐ) để đảm bảo thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy.
Hạch toán chính xác các bút toán liên quan đến thu, chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng là nhiệm vụ quan trọng của kế toán Việc phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền Để đảm bảo tính minh bạch và chính xác, kế toán cần thực hiện kiểm tra đối chiếu thường xuyên với thủ quỹ vào cuối mỗi ngày và cuối tháng Bên cạnh đó, lập báo cáo dự kiến thu, chi và cân đối tài chính cũng là yêu cầu thiết yếu để doanh nghiệp có thể quản lý tài chính một cách hiệu quả.
Kế toán chi phí và tính giá thành kiêm bán hàng :
Tập hợp chi phí và tính giá thành là bước đầu tiên trong quy trình quản lý doanh thu Sau đó, việc phân phối và phản ánh tình hình thực hiện bán hàng sẽ được thực hiện thông qua việc ghi chép tất cả các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn bán hàng Điều này bao gồm việc ghi sổ chi tiết doanh thu, thuế GTGT phải nộp và ghi sổ chi tiết hàng hóa, thành phẩm xuất bán Cuối cùng, việc định kỳ làm báo cáo bán hàng sẽ giúp đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty.
Thủ quỹ kiêm thủ kho:
Làm nhiệm vụ thu, chi quản lí tiền mặt trong quỹ thông qua sổ quỹ, đồng thời theo dõi nhập, xuất, tồn hàng của công ty
Mỗi bộ phận kế toán trong công ty đều có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt, nhưng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau Để đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán, các bộ phận thường xuyên đối chiếu và kiểm tra sổ sách Việc này giúp cho công tác kế toán tại công ty trở nên chính xác và hiệu quả hơn.
3.1.1.2 Hình thức tổ chức sổ kế toán áp dụng tại công ty Để thích hợp với doanh nghiệp, điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hóa các bộ kế toán, thích hợp với việc kế toán bằng máy tại Công ty, Công ty lựa chọn tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Hình thức ghi sổ tại công ty đƣợc tổ chức nhƣ sau:
Nguyên tắc ghi sổ Nhật ký chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
+ Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
- Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán
- Đƣợc dùng phổ biến, thuận tiện cho việc ứng dụng tin học và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán
- Có thể tiến hành kiểm tra đối chiếu ở mọi thời điểm trên Sổ Nhật ký chung, cung cấp thông tin kịp thời
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức Nhật kí chung, trình tự ghi sổ đƣợc thể hiện qua sơ đồ 2.3 :
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty
(Nguồn: Phòng TCKT Công ty)
Hàng ngày, kế toán viên sẽ dựa vào các chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ Trước hết, nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
+ Đồng thời ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh cũng đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
Đơn vị cần mở sổ Nhật ký đặc biệt sẽ thực hiện ghi chép hàng ngày dựa trên chứng từ hợp lệ, cập nhật các nghiệp vụ phát sinh liên quan Định kỳ, thường là 3, 5 hoặc 10 ngày, hoặc vào cuối tháng tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ, đơn vị sẽ tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký đặc biệt và chuyển số liệu đó vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái.
Công việc cuối tháng, quý, năm:
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán cần tổng hợp số liệu trên Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo độ chính xác của thông tin tài chính Sau khi kiểm tra và đối chiếu kỹ lưỡng, số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính, cung cấp thông tin toàn diện về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Trên nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trong Bảng cân đối phát sinh phải khớp với tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ, đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong hệ thống kế toán.
Việc áp dụng hình thức kế toán này phù hợp với yêu cầu và quy mô kinh doanh của Công ty, đảm bảo cho công tác kế toán được tiến hành thường xuyên, liên tục đảm bảo chính xác, kịp thời phục vụ tốt nhất cho nhu cầu quản lý Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho việc phân công kế toán và phù hợp với trình độ của nhân viên trong Công ty
3.1.1.3 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty
