2.1.1 .Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty
3.1. Thực trạng kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Cơng ty
3.1.1 Đặc điểm chung về công tác kế tốn tại cơng ty
3.1.1.1 Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
Hạch tốn kế tốn là cơng cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, tổ chức cơng tác kế tốn một cách khoa học và hợp lý có vai trị rất quan trọng. Vì vậy, Cơng ty TNHH GATTNER đã chú trọng tới việc tổ chức cơng tác kế tốn để thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, đảm bảo đƣợc sự lãnh đạo tập trung thống nhất trực tiếp của giám đốc, kế toán trƣởng tới các nhân viên. Bộ máy kế tốn của Cơng ty đƣợc tổ chức tập trung theo mô hình tập trung tại phịng Tài chính kế tốn. Tổ kế tốn của Cơng ty có 5 ngƣời (1 kế tốn trƣởng và 4 kế toán bộ phận). Cơ cấu bộ máy kế toán của Cơng ty TNHH GATTNER nhƣ sau:
Kế tốn trƣởng
Chú chú: Quan hệ phối hợp và thực hiện. Quan hệ trực tuyến.
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH Gattner Việt Nam
(Nguồn: Phịng HCNS Cơng ty)
Kế toán NVL, tiền lƣơng, TSCĐ, CCDC Thủ quỹ kiêm thủ kho Kế toán thanh tốn Kế tốn chi phí, tính giá thành và bán hàng
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Kế toán trƣởng:
+ Chịu trách nhiệm mọi hoạt động về kế tốn của phịng tài chính kế tốn. Có trách nhiệm, tổ chức và thực hiện cơng tác kế tốn và báo cáo kế tốn ở phịng kế tốn theo đúng quy định hiện hành.
+ Chịu sự lãnh đạo và giúp đỡ ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn quản lý và giám sát cơng tác tài chính tại đơn vị mình.
+ Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ. Thực hiện các quyết định về tài chính kế tốn trong cơng ty.
+ Lập báo cáo tài chính. Độc lập về chun mơn nghiệp vụ. Tham gia ý kiến với giám đốc về tăng lƣơng, khen thƣởng cho nhân viên phịng kế tốn, các ý kiến trong kinh doanh bán hàng.
+ Yêu cầu các bộ phận có liên quan cung cấp đầy đủ các thơng tin có liên quan về hoạt động kế toán.
Kế toán NVL, CCDC, tiền lương, TSCĐ:
Làm nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất NVL, CCDC, tính tốn tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, lập bảng lƣơng, đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm mức khấu hao của TSCĐ.
Kế toán thanh toán:
Hạch toán các bút toán liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền, thực hiện kiểm tra đối chiếu thƣờng xuyên (cuối mỗi ngày và cuối tháng) với thủ quỹ để đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, lập báo cáo dự kiến thu, chi cân đối tài chính.
Kế tốn chi phí và tính giá thành kiêm bán hàng:
Tập hợp chi phí và tính giá thành. Phân phối, phản ánh tình hình thực hiện việc bán hàng, ghi chép tất cả những nghiệp vụ lên quan đến hóa đơn bán hàng, ghi sổ chi tiết doanh thu, thuế GTGT phải nộp, ghi sổ chi tiết hàng hoá, thành phẩm xuất bán,...Định kỳ làm báo cáo bán hàng theo yêu cầu quản lý của công ty
Thủ quỹ kiêm thủ kho:
Làm nhiệm vụ thu, chi quản lí tiền mặt trong quỹ thơng qua sổ quỹ, đồng thời theo dõi nhập, xuất, tồn hàng của công ty.
Mỗi bộ phận kế tốn lại có chức năng, nhiệm vụ riêng nhƣng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, thƣờng xuyên đối chiếu kiểm tra sổ sách để có tính thống nhất trong cơng tác kế tốn tại cơng ty.
3.1.1.2 Hình thức tổ chức sổ kế tốn áp dụng tại công ty
Để thích hợp với doanh nghiệp, điều kiện kế tốn thủ cơng, dễ chun mơn hóa các bộ kế tốn, thích hợp với việc kế tốn bằng máy tại Cơng ty, Công ty lựa chọn tổ chức bộ sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung. Hình thức ghi sổ tại công ty đƣợc tổ chức nhƣ sau:
Nguyên tắc ghi sổ Nhật ký chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: + Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
+ Sổ Cái
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Ƣu điểm:
- Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc phân cơng lao động kế tốn. - Đƣợc dùng phổ biến, thuận tiện cho việc ứng dụng tin học và sử dụng máy vi tính trong cơng tác kế tốn
- Có thể tiến hành kiểm tra đối chiếu ở mọi thời điểm trên Sổ Nhật ký chung, cung cấp thông tin kịp thời.
Nhƣợc điểm:
- Lƣợng ghi chép nhiều.
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức Nhật kí chung, trình tự ghi sổ đƣợc thể hiện qua sơ đồ 2.3 :
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế tốn tại Cơng ty.
(Nguồn: Phịng TCKT Cơng ty)
Công việc hàng ngày:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
+ Đồng thời ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh cũng đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái.
Công việc cuối tháng, quý, năm:
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
- Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh nợ và Tổng số phát sinh Có trong Bảng cân đối sơ phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
Việc áp dụng hình thức kế tốn này phù hợp với yêu cầu và quy mô kinh doanh của Công ty, đảm bảo cho cơng tác kế tốn đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, liên tục đảm bảo chính xác, kịp thời phục vụ tốt nhất cho nhu cầu quản lý. Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho việc phân cơng kế tốn và phù hợp với trình độ của nhân viên trong Công ty.
3.1.1.3 Hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng tại cơng ty
Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại DN dựa theo chế độ kế tốn ban hành theo thơng tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. (Hệ thống tài khoản theo TT200 đƣợc trình bày ở phụ biểu 01)
Hệ thống tài khoản cấp 1 gồm 10 loại: - TK loại 1, 2 là TK phản ánh Tài sản - TK loại 3, 4 là TK phản ánh Nguồn vốn
- TK loại 5 và loại 7 mang kết cấu TK phản ánh Nguồn vốn - TK loại 6 và loại 8 là TK mang kết cấu TK phản ánh Tài sản - TK loại 9 có duy nhất TK 911 là TK xác định kết quả kinh doanh
Hệ thống TK cấp 2 đƣợc thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, trên cơ sở TK cấp 1 và các chỉ tiêu quản lý mục đích để quản lý và hạch tốn cho thuận tiện.
3.1.1.4. Các chế độ và chính sách kế tốn áp dụng tại Cơng ty TNHH Gattner Việt Nam
Công ty sử dụng chế độ kế tốn theo thơng tƣ số 200/2014/TT-BTC, Bộ Tài Chính ban hành ngày 22/12/2014.
+ Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật ký chung.
+ Nguyên tác ghi nhận khấu hao TSCĐ: Phƣơng pháp khấu hao theo đƣờng thẳng.
+ Phƣơng pháp ghi nhận hàng tồn kho: Ghi nhận theo giá mua thực tế. + Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Đích danh.
+ Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xun.
+ Kế tốn áp dụng phƣơng pháp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là: đồng Việt Nam (VNĐ), USD, EUR + Kỳ lập báo cáo: Theo tháng
+ Hạch toán ngoại tệ theo phƣơng pháp tỷ giá giao dịch
+ Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thức vào ngày 31/12 dƣơng lịch hàng năm.
+ Hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo giữa niên độ và báo cáo năm theo quy định hiện hành và hệ thống các báo cáo theo yêu cầu quản trị của Công ty.
3.1.2. Hình thức trả lƣơng tại Cơng ty
Cơng ty ln theo dõi chặt chẽ công nhân làm thêm giờ để đảm bảo năng suất lao động và đảm bảo lợi ích cho ngƣời lao động. CNV làm thêm giờ đƣợc hƣởng tiền lƣơng, phụ cấp làm thêm giờ và một số đãi ngộ khác.
Căn cứ vào tình hình thực tế và tổ chức bộ máy quản lý công ty đã lựa chọn hình thức trả lƣơng thời gian.
Nghĩa là tiền lƣơng chi trả cho ngƣời lao động căn cứ và thời gian lao động làm việc thực tế và đơn giá lƣơng.
Tiền lƣơng tháng =
số ngày làm việc thực tế + phụ cấp
Những ngày ốm đau thai sản đƣợc hƣởng bảo hiểm xã hội thực hiện theo điều lệ của BHXH.Hình thức trả lƣơng theo thời gian đƣợc áp dụng cho tất cả các cán bộ công nhân viên trực tiếp và gián tiếp.
+ Ngoài ra ngƣời lao động làm đủ ngày công, đủ định mức nhƣng do bản thân tự nguyện làm thêm giờ thì số giờ làm thêm đó đƣợc tính nhƣ ngày đi làm bình thƣờng có hƣởng hệ số của cơng ty (150% DG lƣơng).
Cơng ty tính tiền lƣơng làm thêm giờ theo cơng thức sau:
Lƣơng làm thêm giờ =
Trong đó :
+ : Lƣơng cơ bản
+ 150% mức lƣơng giờ của ngày làm việc bình thƣờng áp dụng đối với những giờ làm thêm vào ngày bình thƣờng.
+ Số ngày cơng tính lƣơng của 1 tháng là 26 ngày cơng × 8giờ/ngày = 208 giờ + Tính lƣơng làm ngày chủ nhật = lƣơng 1 ngày cơng × 2
- Theo cách này lƣơng tháng thƣờng là con số cố định, chỉ giảm xuống khi ngƣời lao động nghỉ khơng hƣởng lƣơng. Với hình thức này ngƣời lao động không hề băn khoăn về mức thu nhập của mình trong mỗi tháng bởi số tiền trừ cho mỗi ngày công không lƣơng là cố định, nghỉ bao nhiêu ngày thì họ bị trừ bấy nhiêu tiền trong trƣờng hợp khơng có biến động về lƣơng và ngƣợc lại tháng nào đi làm đủ ngày theo quy định thì hƣởng đủ mức tiền lƣơng.
- Ngoài ra Cơng ty cịn áp dụng hình thức khen thƣởng nhƣ thƣởng đối với các phòng ban, cá nhân thực hiện đúng tiến độ đƣợc giao mà vẫn đảm bảo chất lƣợng sản phẩm tốt thì tùy vào mức độ sẽ đƣợc thƣởng từ 100,000đ đến 1,000,000đ.
Thanh toán lƣơng:
Việc chi trả lƣơng cho công nhân viên trong Công ty đƣợc tiến hành sau khi tính lƣơng thanh tốn hết lƣơng cho công nhân viên sau khi trừ đi các khoản khấu trừ vào lƣơng nhƣ BHXH, BHYT, BHTN.
Cách trả lƣơng:
Kế tốn của Cơng ty phải có các chứng từ cần thiết để hạch toán tiền lƣơng nhƣ: chứng từ về số lƣợng lao động, thời gian lao động, các chứng từ hạch toán các khoản phụ cấp bảng xếp loại, số cơng… sau đó lập Bảng thanh toán lƣơng cho từng ngƣời. Việc tính lƣơng và thanh tốn lƣơng đƣợc thực hiện ở phịng tài chính kế tốn của Cơng ty. Kế tốn các đội có nhiệm vụ thống kê mang nộp các chứng từ cần thiết cho phịng tài chính kế tốn.
Căn cứ vào hình thức trả lƣơng áp dụng tại đơn vị kế tốn sẽ tính lƣơng phụ cấp và lƣơng phải trả hàng tháng cho từng cá bộ công nhân viên trong Cơng ty. Sau đó lập Bảng thanh tốn cho từng phịng ban, tổ đội. Bảng này dùng để làm chứng từ thanh toán lƣơng và kiểm tra lƣơng cho cán bộ công nhân viên Công ty. Nội dung của Bảng thanh toán lƣơng đƣợc lập theo từng phịng. Số cơng nhân
viên trong Bảng thanh tốn lƣơng phải trả bằng số cơng nhân viên trong sổ sách lao động của Công ty.
Khi trả lƣơng và các khoản khác Công ty sẽ thực hiện theo quy định và trả trực tiếp tới cán bộ công nhân viên. Các khoản trợ cấp BHXH kế toán căn cứ căn cứ vào chứng từ gốc để tính BHXH theo chế độ BHXH quy định.
3.1.3. Kỳ tính lƣơng và trả lƣơng.
Thời điểm tính lƣơng:
- Tổ chức thực hiện: Hàng ngày các bộ phận gửi về Cơng ty (Phịng kế toán tiếp nhận) bảng chấm cơng để làm cơ sở thanh tốn tiền lƣơng.
- Thời điểm tính lƣơng: Sau khi nhận đƣợc bảng chấm cơng đến ngày cuối cùng của tháng kế toán sẽ thực hiện tính lƣơng của tháng.
Thời điểm trả lƣơng:
Hàng tháng cơng ty thanh tốn tiền lƣơng với các bộ phận công nhân viên chia làm 2 kỳ
Kỳ 1: Tạm ứng lƣơng vào ngày 15 hàng tháng. Nhân viên có thể tạm ứng hoặc có thể cuối tháng lĩnh một lần không bắt buộc cán bộ CNV phải tạm ứng giữa kỳ. Kỳ 2: Thanh tốn số tiền lƣơng cịn lại cho ngƣời lao động vào ngày cuối cùng của tháng.
3.1.4. Nội dung cơng tác tổ chức kế tốn tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
3.1.4.1 .Nội dung cơng tác tổ chức kế tốn tiền lương 3.1.4.1.1. Kế toán chi tiết tiền lương
a. Chứng từ sử dụng:
- Bảng chấm công - Bảng tính lƣơng
- Bảng thanh tốn tiền lƣơng
b. Tài khoản sử dụng:
- TK 334 (Phải trả ngƣời lao động)
TK 334
- Các khoản tiền lƣơng tiền thƣởng, BHXH và các khoản khác đã trả ứng cho CNV
- Các khoản khấu trừ vào tiền lƣơng tiền công của CNV
- Các khoản tiền lƣơng , tiền công, tiền thƣởng và các khoản khác cho CNV
- Các khoản tiền lƣơng, tiền thƣởng và các khoản khác còn phải trả ngƣời lao động
c. Cách tính tiền lương của người lao động
Để theo dõi thời gian làm việc thực tế của CBCNV tại Cơng ty, kế tốn tiền lƣơng sẽ lập bảng thanh toán tiền lƣơng dựa trên các quy định về chế độ tiền lƣơng tại cơng ty, sau đó chuyển lên cho kế tốn trƣởng và giám đốc duyệt. Hàng ngày, tổ trƣởng các bộ phận phải theo dõi tình hình đi làm thực tế của nhân viên để ghi vào bảng chấm công. Cuối tháng, phụ trách bộ phận gửi bảng chấm cơng của bộ phận mình về phịng Kế tốn.
Từ các số liệu trong bảng chấm cơng, kế tốn tập hợp ngày cơng thực tế vào bảng tính lƣơng sau đó lập bảng thanh tốn tiền lƣơng. Căn cứ vào các khoản phụ cấp đƣợc hƣởng, các khoản giảm trừ bắt buộc, kế tốn sẽ tính ra số tiền lƣơng thực lĩnh của NLĐ và hoàn thiện bảng lƣơng.
Bảng 3.1. Trích bảng chấm cơng của bộ phận quản lý doanh nghiệp tháng 12 năm 2019 BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 CN T2 T3 T4 T5 T6 T7 CN T2 T3 T4 T5 T6 T7 CN T2 T3 T4 T5 T6 T7 CN T2 T3 T4 T5 T6 T7 CN T2 T3 1 Vũ Đức Khởi GĐ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26 3 8 2 Vũ Đức Nghĩa PGĐ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26 3 104 3 Đỗ Thanh Xuân KT + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26 2 72 4 Thiều Khắc Quỳnh HC + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26 2 78 5 Nguyễn Đắc Tuyến TK + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26 2 78 6 Phan Hiệp Sĩ TK + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26 2 76 7 Nguyễn Văn Sơn KT + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26 2 72