Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera

LỜIMỞĐẦU Xu thế toàn cầu hoá và hợp tác quốc tế là một xu hướng tất yếu của nền kinh tế thế giới trong xã hội hiện đại

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 5

PHẦN I:TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU 7

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN CỦA ĐƠN VỊ 7

1.1.1 Giai đoạn trước cổ phần hoá 7

1.1.2 Giai đoạn sau cổ phần hoá 8

1.1.3 Chiến lược phát triển 10

1.1.3.1 Chiến lược phát triển trong năm 2008 10

1.1.3.2 Chiến lược phát triển dài hạn 11

1.2 ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH CỦAĐƠN VỊ 12

1.2.1 Chức năng kinh doanh 12

1.2.2 Nhiệm vụ kinh doanh 13

1.2.3 Tổ chức hệ thống kinh doanh 14

1.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA ĐƠN VỊ 16

1.3.1 Chính sách quản lý và quy định trong đơn vị 16

1.3.1.1 Chính sách quản lý sản xuất kinh doanh 16

1.3.1.2 Chế độ quản lý tài chính 17

1.3.2 Tổ chức bộ máy quản lý 18

PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 22

TẠI CÔNG TY XNK VIGLACERA 22

2.1 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 22

2.1.1 Mô hình bộ máy kế toán 22

2.1.2 Tình hình lao động và phân công lao động trong bộ máy kế toán 22

2.2 ĐẶC ĐIỂM VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN 23

2.2.1 Các chính sách, chế độ kế toán đang áp dụng 23

2.2.2 Vận dụng các yếu tố trong chế độ kế toán hiện hành 25

2.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU CỦA

2.3.1 Phần hành bán hàng và thanh toán với người mua 29

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DN: Doanh nghiệpCP: Cổ phần

XNK: xuất nhập khẩuBCTC: báo cáo tài chính

BCKQKD: báo cáo kết quả kinh doanhDT: doanh thu

DTT: doanh thu thuầnLN: lợi nhuận

VCSH: vốn chủ sở hữuLNST: lợi nhuận sau thuếHTK: hàng tồn kho

TSCĐ: tài sản cố địnhHĐ: Hoá đơn

GTGT: giá trị gia tăngHĐQT: Hội đồng quản trịĐHĐCĐ: Đại hội đồng cổ đôngTK : Tài khoản

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Bảng 1.1.Bảng đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Công tySơ đồ 1.2 Sơ đồ tổ chức hệ thống kinh doanh và bộ máy quản lýSơ đồ 2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “ Nhật ký chung”Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty CP XNK Viglacera Sơ đồ 2.4.Tổ chức các phân hệ trong phần mềm kế toán FastSơ đồ 2.5 Sơ đồ hạch toán hoạt động bán hàng

Sơ đồ 2.6 Hạch toán thanh toán với khách hàngSơ đồ 2.7 Sơ đồ hạch toán quá trình mua hàng

Sơ đồ 2.8 Sơ đồ hạch toán thanh toán với nhà cung cấp

LỜI MỞ ĐẦU

Xu thế toàn cầu hoá và hợp tác quốc tế là một xu hướng tất yếu củanền kinh tế thế giới trong xã hội hiện đại.Các quốc gia có sự giao thoa, hợp tácsong phương và đa phương ,liên doanh , liên kết, tranh thủ lợi thế thương mại,tiếp thu học hỏi những thành công của các nước phát triển Để có thể thực hiệnđược nó đòi hỏi các quốc gia phải mở cửa nền kinh tế, có những chính sách, chếđộ quản lý thông thoáng, khuyến khích đầu tư nước ngoài.

Nền kinh tế Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng phát triểnchung của nhân loại.Từ 1986 nước ta đã thực hiện cơ chế nền kinh tế thị trường,hợp tác quốc tế, xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu, bao cấp lạc hậu Và thực tếđã chứng minh đây là một sự chuyển biến có bước ngoặt đối với nền kinh tếViệt Nam Nước ta đã thoát khỏi tình trạng nghèo nàn, lạc hậu, trở thành quốcgia có nền kinh tế năng động nhất trên thế giới và là một trong những điểm đếnhấp dẫn đối với các nhà đầu tư nước ngoài

Trong những thành tựu của nền kinh tế nước ta giai đoạn sau đổi mớicó sự đóng góp không nhỏ của hoạt động xuất nhập khẩu Hàng năm lợi nhuầnròng từ hoạt động xuất nhập khẩu chiếm tỉ trọng lớn trong GDP, GNP.

Bên cạnh những chính sách quản lý hợp lý ở tầm vĩ mô của Nhà nướcvà tầm vi mô của ban lãnh đạo các doanh nghiệp; sự cố gắng, nỗ lực của cán bộ,nhân viên nghành ngoại thương thì thành công của hoạt động xuất nhập khẩucòn sự đóng góp quan trọng của bộ phận kế toán Hạch toán kế toán đảm bảocho hoạt động kinh doanh của các DN diễn ra suôn sẻ, hiệu quả.

Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động xuất nhập khẩu đối vớinền kinh tế quốc dân và công tác hạch toán kế toán đối với mỗi DN; vận dụng lýluận đã được học và nghiên cứu tại trường, kết hợp với thực tế thu được trong

đồng thời với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên trong Công ty nóichung và các nhân viên phòng kế toán nói riêng, cùng với sự hướng dẫn của côgiáo PGS.TS Nguyễn Thị Đông, em đã nghiên cứu và tìm hiểu về tổng quan vàthực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty.

Báo cáo kiến tập bao gồm 3 phần:

Phần 1: Tổng quan về Công ty CPXNK Viglacera

Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty CPXNK

Phân 3: Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại Công ty CPXNK

Viglacera.

PHẦN I:TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VIGLACERA

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN CỦA ĐƠN VỊ

-Tên công ty: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera - Tên tiếng anh: Viglacera import-export joint stock company - Tên giao dịch: Viglacera Import- Export joint-stock company - Tên viết tắt: VIGLACERA- EXIM., JSC

-Trụ sở giao dịch: Số 2 Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội - Điện thoại: 04 7567712 Fax: 047567710

- E-mail: viglacera-exim@fpt.vn - Website: www.viglacera-exim.vn

- Tài khoản ngân hàng: 926511207776135 - Mã số thuế: 0101893367

1.1.1 Giai đoạn trước cổ phần hoá

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera được thành lập theoquyết định 217/QĐ - BXD ngày 17/5/1998 với tên gọi là Công ty kinh doanh vàxuất nhập khẩu, có tên giao dịch quốc tế là: Business and Import company.Tìềnthân của công ty là phòng kinh doanh và xuất nhập khẩu trực thuộc Tổng côngty thuỷ tinh và gốm sứ xây dựng.Trụ sở lúc đăng ký kinh doanh đặt tại khuônviên cơ quan Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng – 43B Hoàng Hoa Thám– Quận Tây Hồ – Hà Nội , sau đổi thành số 628 Hoàng Hoa Thám – Quận TâyHồ – Hà Nội Hiện nay trở chính của công ty đặt tại Số 2 Hoàng Quốc Việt –Cầu giấy – Hà Nội.

Trước khi cổ phần hoá, Công ty là một đơn vị trực thuộc, thực hiệnhạch toán nội bộ trong cơ quan Tổng công ty.

1.1.2 Giai đoạn sau cổ phần hoá

Năm 2005 Công ty được cổ phần hoá theo quyết định số: 1679/QĐ BXD ngày 5/9/2005 của Bộ trưởng Bộ xây dựng Tên đăng ký hợp pháp củaCông ty bằng tiếng việt là : Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera, bằng tiếnganh là : viglacera import - export joint - stock company, tên viết tắt là :Viglacera-Exim Trụ sở của đặt tại số 2 - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội.Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, độc lập về tài sản, được mở tàikhoản tại các ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật, được tổchức và hoạt động theo luật doanh nghiệp, điều lệ Công ty và các quy định phápluật khác có liên quan.

Sau khi cổ phần hoá, Công ty trở thành đơn vị hạch toán độc lập vàhoạt động kinh doanh theo phân công, phân cấp của Tổng công ty, theo điều lệtổ chức và hoạt động của Tổng công ty; đồng thời quy chế tổ chức và hoạt độngcủa Công ty do Hội đồng quản trị Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng phêduyệt.

Sau hơn 10 năm thành lập, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu (CPXNK) Viglacera đã trở thành một thương hiệu uy tín đối với các đối tác trong vàngoài nước Viglacera-Exim đã trở thành một cầu nối vững chắc giữa các nhàsản xuất vật liệu xây dựng Việt Nam và các đối tác lớn tại các thị trường như:Tây Âu, Đông Âu Bắc Mỹ và các nước trong khu vực Châu á.Các chỉ tiêudoanh thu, nộp ngân sách và lợi nhuận năm nay so với năm trước vượt kế hoạchđược giao Công ty hoạt động theo phương châm “nhiệt tình, tận tuỵ phục vụkhách hàng” gắn hiệu quả kinh doanh của Công ty với việc bảo toàn vốn, chútrọng công tác nghiên cứu, khảo sát nhằm khai thác thị trường kinh doanh vàxuất khẩu trong và ngoài nước.Với những thành quả to lớn trong những nămvừa qua, công ty CPXNK Viglacera đã được Vietnam Report đánh giá và xếp

hạng trong “Top 500 doanh nghiệp lớn nhất và làm việc hiệu quả nhất ViệtNam”,đồng thời vinh dự nhận giải thưởng “ Doanh nhân, doanh nghiệp tiêu biểuViệt Nam vàng” năm 2007 vào tối 16/4/2008.Để có cái nhìn rõ hơn về hiệu quảkinh doanh của công ty, chúng ta có thể phân tích một số chỉ tiêu kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh của Công ty trong mấy năm gần đây qua bảng sau:

(DTT) về bánhàng và cung cấpdịch vụ

9 6.555.500.740 22,68

2 Tổng lợi nhuận(LN) trước thuế 2.417.215.9213.207.898.996790.683.07532,71

3Nộp Ngân sách11.539.437.85015.746.168.9304.206.731.08036,454LN sau thuế1.740.395.4632.309.687.277569.291.81432,71

6 Vốn chủ sở hữu(VCSH)

9Số lượng nhânviên( người)

1.1.Bảng đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Nhận xét:

Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2007 so với năm2006 tăng 22,68% cho thấy doanh số bán hàng năm 2007 cao hơn năm 2006 thểhiện thị trường tiêu thụ của Công ty đang dần được mở rộng và các mặt hàngkinh doanh của Công ty ngày càng được thị trường chấp nhận Tỷ suấtLNST/DT thuần (phản ánh cứ 1 đồng doanh thu thuần thì tạo ra được bao nhiêuđồng lợi nhuận) năm 2007 cũng cao hơn năm 2007 điều đó thể hiện hiệu quảhoạt động kinh doanh của năm 2007 tốt hơn năm 2006.

Chỉ tiêu tỷ suất LNST/VCSH phản ánh cứ 1 đồng vốn bỏ ra thì Công tysẽ tạo ra được bao nhiêu đồng lợi nhuận Tỷ suất này năm 2007 là khá cao(0.1638), điều đó cho thấy Công ty đã sử dụng khá hiệu quả đồng vốn của mìnhvà việc tăng thêm nguồn vốn chủ sở hữu là việc làm đúng đắn.

Thu nhập bình quân đầu người Công ty năm 2006 là3.204.545đồng/người (tăng 30,26% so với năm 2005) là mức đảm bảo được mứcsống ổn định cho người lao động trong toàn Công ty trong điều kiện thị trườngđang lạm phát cao như hiện nay.

Sự phát triển của Công ty còn thể hiện thông qua khoản thuế nộp Ngânsách Năm 2007 Công ty nộp Ngân sách 15.746.168.930( đồng) tăng 36,45% sovới năm 2006.

Do quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng nên để đáp ứng hoạt độngkinh doanh được diễn ra liên tục, hiệu quả Công ty XNK Viglacera đã tăng sốlượng nhân viên lên 16, 13% so với năm 2006 và hiện có 72 nhân viên.

Như vậy, hoạt động kinh doanh của Công ty đã có bước phát triển vượtbậc trong năm 2007 cả về chỉ tiêu quy mô và chất lượng

1.1.3 Chiến lược phát triển

1.1.3.1 Chiến lược phát triển trong năm 2008

Vào ngày 7/4/2008 Công ty CPXNK Viglacera đã tiến hành họp Đại hộiđồng cổ đông thường niên 2008 trong đó cũng nêu rõ chiến lược phát triển trongnăm 2008.

- Tăng vốn điều lệ Công ty từ 9.500.00.000( đồng) lên 25.000.000.000(đồng)thông qua 3 giai đoạn.

- Để nâng cao hiệu quả quản lý, Đại hội quyết định việc Chủ tịch Hội đồngquản trị kiêm Tổng Giám đốc.

- Đổi tên Công ty thành:

Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu Viglacera.Tên tiếng Anh: Viglacera invesment and import- export J.S.

Tên viết tắt: Viglacera-exim

- sẽ niêm yết tại Trung tâm giao dịch Chứng khoán Hà Nội ( nếu thị trườngchứng khoán thuận lợi)

1.1.3.2 Chiến lược phát triển dài hạn

- Củng cố và phát triển thương hiệu phục vụ lợi ích kinh doanh của Côngty trên thị trường trong nước và quốc tế Mục tiêu phát triển thành một công tymạnh trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng Để thực hiện được mục tiêunày Công ty đã, đang và sẽ tiếp tục đa dạng hoá ngành nghề, nâng cao tỷ trọngkinh doanh thương mại, liên doanh, liên kết để đầu tư máy móc, thiết bị

- Hoàn thiện mô hình tổ chức , đổi mới phương thức quản lý, phát triểnnhân lực để nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty

- Tuyển dụng, đào tạo phát triển nhân lực, nâng cao chất lượng đội ngũ cánbộ nhân viên.

- Tăng cường đầu tư, ứng dụng công nghệ vào các hoạt động của Công ty.

Xu hướng phát triển của Công ty trong những năm tới tập trung vào cáclĩnh vực sau:

Lĩnh vực xuất nhập khẩu:tăng cường xuất khẩu các sản phẩm mũi nhọn

của Tổng công ty như kính nổi VIFG, kính Đáp cầu, gạch Granite Tiên Sơn,gạch ốp lát Viglacera… ra thị trường quốc tế để mở rộng thị trưòng và giảm bớtáp lực tại thị trường nội địa Tiếp tục phát triển hoạt động nhập khẩu, kinhdoanh mặt hàng thép cán, thép phôi các loại tiêu thụ cho các nhà máy sản xuấtthép trong nước.Trong những năm tới ngoài việc kinh doanh thép Công ty chủtrương mở rộng lĩnh vực, chủng loại hàng hoá.Đồng thời, tăng cường nhập khẩudây chuyền, thiết bị sản xuất vật liệu để bán cho các đơn vị trong và ngoài Tổngcông ty Mặt khác, Công ty tiếp tục triển khai xuất khẩu các sản phẩm do cácdoanh nghiệp trong nước sản xuất.

Lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng và trang trí nội thất: đây là mảng

kinh doanh được hình thành vào cuối năm 2004 Trong lĩnh vực này Công tykinh doanh các sản phẩm độc quỳên, kinh doanh thiết bị nội thất nhập khẩu màcác đơn vị trong Tổng công ty không sản xuất như : bồn tắm… Cũng như nhằmổn định và phát triển hoạt động kinh doanh vật liệu xây dựng.Tăng cường mởrộng cửa hàng bán vật liệu xây dựng tại các khu đô thị mới và các thành phốkhác.

Lĩnh vực xuất khẩu lao động: Tiếp tục phát triển thị trường Đài Loan,

công ty đã có giấy phép xuất khẩu lao động sang thị trường Malaisia

Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh khác:Công ty đã kí hợp đồng với tậpđoàn: KEKELIST, ECOFOR…

1.2 ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA ĐƠN VỊ

1.2.1 Chức năng kinh doanh

Theo giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 0103011079 do Sở kếhoach và đầu tư thành phố Hà Nội cấp, Công ty CPXNK Viglacera đã và đanghoạt động với những chức năng ngành nghề chính như sau:

- Kinh doanh vật tư( không bao gồm thuốc bảo vệ thực vật và thuốcthú y), nguyên vật liệu, thiết bị phụ tùng máy móc, hoá chất(trừ hoá chất NhàNứơc cấm), phụ gia phục vụ sản xuất công nghiệp và xây dựng.

- Kinh doanh vật liệu xây dựng , vật liệu trang trí nội thất- Sản xuất và lắp ráp các thiết bị vệ sinh và trang trí nội thất.

- Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, dịch vụ ăn uống, bất động sản,cho thuê văn phòng( không bao gồm kinh doanh phòng karaoke, vũ trường,quánba).

- Dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa- Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế- Kinh doanh đại lý xăng, dầu, gas, đại lý ô tô- Hoạt động xuất khẩu lao động

- Tư vấn du học

- Đào tạo ngoại ngữ, tin học, dạy nghề

- Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu và dịch vụ làm thủ tục visa, hộchiếu.

- Dịch vụ môi giới , xúc tiến thương mại, đại diện thương mại,nghiên cứu thị trường, phiên dịch , dịch vụ dịch thuật.

- Đại lý bán vé máy bay, vé tầu hoả, đại lý thu đổi ngoại tệ, đại lýbảo hiểm.

- Quảng cáo thương mại, tổ chức các sự kiện

- Kinh doanh hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng

- Mua bán lương thực, thực phẩm, rượu bia, nước giải khát(khôngbao gồm kinh doanh quán bar).

1.2.2 Nhiệm vụ kinh doanh

Để thực hiện những chức năng trên, đáp ứng được mục tiêu đặt ra, Côngty CP XNK Viglacera phải thực hiện những nhiệm vụ (có thay đổi tuỳ từng giaiđoạn, tình hình cụ thể của Công ty) như sau:

 nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước nhằm đảm bảo sự hoạtđộng liên tục hiệu quả của các đơn vị thành viên bao gồm cả việc đảm bảonhững yếu tố đầu vào (nhập khẩu) và việc tiêu thụ những sản phẩm đầu ra quađó thu được lợi nhuận

 xây dựng, tổ chức triển khai quản lý hệ thống đại diện, đại lý, cửahàng, cộng tác viên để hình thành mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của Tổng công tytrong và ngoài nước Xây dựng chương trình tiếp thị dài hạn và ngắn hạn trìnhTổng giám đốc, Tổng công ty phê duyệt trên cơ sở đó hoàn thành nhiệm vụđược giao

 Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp tác quốc tế, trong hoạtđộng mua bán ngoại thương

 Thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộnhân viên đáp ứng được yêu cầu công việc, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhànước.

 Sử dụng nguồn vốn kinh doanh có hiệu quả, bảo đảm tự trang trảivề mặt tài chính, bảo toàn vốn.

 Thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh chính sách, chế độ hiện hànhcủa Nhà nước và các thông tư hướng dẫn, qui định của Bộ Thương Mại

1.2.3 Tổ chức hệ thống kinh doanh

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh đạt được hiệu quả cao nhất, Công tyCPXNK Viglacera đã xây dựng được hệ thống kinh doanh hợp lí có thể baoquát, quản lí được toàn bộ lĩnh vực hoạt động mà không chồng chéo lên nhau

Khi mới thành lập do chỉ thực hiện chức năng kịnh doanh và xuấtnhập khẩu cho nên cơ cấu bộ máy của công ty đơn giản chỉ gồm 4 phòng là:

- Phòng tổ chức hành chính - Phòng kế toán

- Phòng kinh doanh- phòng xuất nhập khẩu

Nhưng hiện nay do sự phát triển của công ty mà thực chất là việc mởrộng ngành nghề kinh doanh( thực hiện xuất khẩu lao động trong và ngoài tổngcông ty đi nước ngoài làm việc) nên công ty có thêm một phòng mới đó làphòng xuất khẩu lao động.

Chức năng của từng phòng ban được quy định cụ thể trong dự thảo điềulệ và cơ cấu tổ chức nhân sự của Công ty.

 Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc về công tác tổchức nhân sự, tuyển dụng lao động, các chính sách tiền lương, bảo hiểm đối vớingười lao động Đồng thời, quản lý bảo vệ tài sản, trang thiết bị của Công ty;chịu trách nhiệm về công tác văn phòng như tiếp khách, thư từ, công văn đến,chuyển công văn đi…Bên cạnh đó còn có thêm nhân viên lái xe, bảo vệ, tạp vụ,mỗi nhân viên đều có nhiệm vụ riêng.

 Phòng kế toán :có trách nhiệm cập nhập thông tin hàng ngày, quý,năm theo từng nội dung đối với tài chính, chi phí, lập các báo cáo tài chính, cácbảng chấm công, bảng tính lương, thực hiện thanh toán khách hàng và giúpgiám đốc kiểm soát về tài chính trong Chi nhánh và có kế hoạch để phát triểnkinh doanh.

 Phòng kinh doanh: tham mưu kế hoạch kinh doanh cho Ban giámđốc, đồng thời trực tiếp thực hiện kế hoạch kinh doanh, báo cáo kết quả kinhdoanh hàng tháng, quý, năm lên Ban giám đốc.Bên cạnh đó, phòng kinh doanhcòn đảm nhiệm đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng

 Phòng xuất nhập khẩu: phụ trách công việc xuất nhập khẩu hànghoá,bao gồm tìm kiếm thị trường nhập khẩu, xuất khẩu, soạn thảo hợp đồng xuấtnhập khẩu, tổ chức thực hiện và giám sát hoạt động xuất nhập khẩu.Cuối kỳ, báocáo kết quả hoạt động xuất nhập khẩu lên ban Giám đốc, Hội đồng quản trị, Đạihội đồng cổ đông.

 Phòng xuất khẩu lao động:có trách nhiệm tham mưu cho TổngGiám đốc( Giám đốc) về lĩnh vực xuất khẩu lao động sang các thị trường màCông ty đang khai thác.Đồng thời, tìm kiếm các thị trường mới để thoả mãn nhucầu khách hàng, nâng cao công tác đào tạo, giữ vững uy tín của Công ty tronghoạt động xuất khẩu lao động.

Ngoài các bộ phận, phòng ban chính tại trụ sở thì Công ty còn có cửahàng kinh doanh có nhiệm vụ buôn bán các sản phẩm do Công ty kinh doanh;trưng bày, giới thiệu hàng hoá XNK, làm đại lý bán hàng cho các đơn vị trongvà ngoài nước theo quy định của Công ty.

1.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA ĐƠN VỊ

1.3.1 Chính sách quản lý và quy định trong đơn vị

Chính sách quản lý và quy định của Công ty CP XNK Viglacera đượcphản ánh trong điều lệ kinh doanh của Công ty.

1.3.1.1 Chính sách quản lý sản xuất kinh doanh Quyền hạn :

- Công ty có quyền quản lý, sử dụng vốn do các cổ đông góp và cácnguồn lực khác nhằm thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh.

- Tổ chức bộ máy quản lý, phòng ban phù hợp với mục tiêu nhiệmvụ kinh doanh của Công ty.

- Kinh doanh những nghành nghề được Nhà Nước cho phép.

- Tìm kiếm thị trường , trực tiếp giao dịch và ký kết hợp đồng vớicác khách hàng trong nước, ngoài nước, trực tiếp xuất khẩu theo yêu cầu kinhdoanh của Công ty và phù hợp với pháp luật.

- Quýêt định giá mua, giá bán vật tư, nguyên liệu , sản phẩm và dịchvụ chủ yếu trừ những sản phẩm , dịch vụ được Nhà Nước ấn định giá.

- Được quyền bảo hộ và quyền sử dụng công nghiệp bao gồm: cácsáng chế, nhãn hiệu sản phẩm, kiểu dáng công nghiệp, tên gọi, xuất xứ hàng hoátheo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọnhình thức trả lương, thưởng, quyết định mức lương trên cơ sở cống hiến và hiệuquả sản xuất kinh doanh và các quyền khác của người sử dụng lao động theoquy định của Bộ luật lao động và các quy định khác của pháp luật.

 Nghĩa vụ

- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng nghành nghề đã đăng ký, chịutrách nhiệm trước khách hàng và pháp luật về sản phẩm, dịch vụ Công ty kinhdoanh.

- Xây dựng chiến lược phát triển , kế hoạch sản xuất kinh doanh phùhợp với chức năng nhiệm vụ của Công ty và nhu cầu của thị trường.

- ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký với các đối tác.- Thực hiện các quy định của Nhà nước bảo vệ tài nguyên môi trường,an ninh quốc gia và công tác phòng cháy chữa cháy.

- Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của bộ luậtlao động, đảm bảo cho ngừơi lao động tham gia quản lý Công ty, bằng thoả ướclao động và các quy chế khác.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê kế toán ,báo cáo định kỳ theo quyđịnh của Nhà nước và báo cáo bất thường theo yêu cầu của Đại hội đồng cổđông và chịu trách nhiệm về tính xác thực của các báo cáo.

- Chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định củapháp luật.

1.3.1.2 Chế độ quản lý tài chính Quyền hạn

- sử dụng các quỹ của Công ty để phục vụ các nhu cầu trong kinhdoanh.

- Nhượng bán, cho thuê những tài sản không dùng đến hoặc chưadùng hết công suất.

- Phát hành, chuyển nhượng, bán cổ phiếu, trái phiếu theo quy địnhcủa pháp luật, hoặc thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộcquyền sở hữu , quản lý của Công ty tại các ngân hàng Việt Nam để vay vốn kinhdoanh theo quy định của pháp luật.

- Quyết định sử dụng và phân phối lợi nhuận cho các cổ đông sau khiđã thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, lập và sử dụng các quỹ theo quy địnhcủa Nhà nước và quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

 Nghĩa vụ

- Thực hiện đúng chế độ và quy chế về quản lý vốn, tài sản, các quỹ,hạch toán, kế toán- thống kê, chế độ báo cáo tài chính hàng năm với phòngđăng ký kinh doanh và các chế độ khác do pháp luật quy định, chịu trách nhiệmvề tính đúng đắn của BCTC.

- Bảo toàn và phát triển vốn.

- Thực hiện các khoản thu, phải trả ghi trong bảng cân đối kế toáncủa Công ty

- Công bố công khai các thông tin và báo cáo tài chính hàng năm,đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của Công ty.

- Thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhànước theo quy định của pháp luật.

- Công ty chịu trách nhiệm vật chất đối với khách hàng trong phạmvi vốn điều lệ của Công ty.

1.3.2 Tổ chức bộ máy quản lý

Một DN chỉ hoạt động kinh doanh hiệu quả khi mà bộ máy quản lýđược tổ chức một cách khoa học và hợp lý Xuất phát từ tầm quan trọng đó ,Công ty XNK Viglacera đã, đang xây dựng và dần hoàn thiện bộ máy quản lýcủa mình nhằm đảm bảo bố trí công việc chuyên môn, quản lý phù hợp với trìnhđộ và kinh nghiệm của mỗi cá nhân.Đồng thời, đảm bảo sự hoạt động có hệthống của toàn công ty.

Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty bao gồm:- Đại hội đồng cổ đông

theo số cổ phần mà họ sở hữu.Quỳên và nghĩa vụ của ĐHĐCĐ cũng như cổđông được quy định chi tiết trong dự thảo điều lệ của Công ty.

 Hội đồng quản trị ( HĐQT) : Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn đểthực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc vềĐHĐCĐ Số lượng thành viên HĐQT là năm (05) người.Nhiệm kì của HĐQTlà năm(05) năm.Nhiệm kì của thành viên HĐQT không quá năm (05) năm;thành viên HĐQT có thể bầu lại với số nhiệm kì không hạn chế Hoạt động kinhdoanh và các công việc của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiệncủa HĐQT HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc và những ngườiquản lý khác.Quỳên và nghĩa vụ của HĐQT do luật pháp, điều lệ, các quy địnhnội bộ của Công ty và quýêt định của ĐHĐCĐ quy định.

 Giám đốc( Tổng giám đốc)điều hành: HĐQT sẽ bổ nhiệm mộtthành viên trong Hội đồng hoặc một người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giámđốc điều hành Nhiệm kì của Giám đốc(Tổng giám đốc điều hành) là 5 năm vàcó thể tái bổ nhiệm Giám đốc( Tổng giám đốc) là người thực hiện các nghịquyết của HĐQT và ĐHĐCĐ, kế hoạch kinh doanh của Công ty đã được HĐQTvà ĐHĐCĐ thông qua.Giám đốc(Tổng giám đốc) là người tổ chức và điều hànhhoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của Công ty.

 Bộ máy giúp việc: được thành lập theo đề nghị của Giám đốc(Tổnggiám đốc) và được HĐQT chấp thuận nhằm phục vụ yêu cầu quản lý.Bộ máygiúp việc bao gồm:

- Phó Tổng giám đốc kiêm Giám đốc Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh.- Phó Tổng giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu.

- Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh.- Kế toán trưởng.

 Ban kiểm soát: Thành viên của ban kiểm soát sẽ có quyền hạn vàtrách nhiệm theo quy định tại điều 88.2 của Luật doanh nghiệp và điều lệ của

Công ty.Ban kiểm soát gồm 3 thành viên, trong đó ít nhất phải có 1 thành viên làngười có chuyên môn về tài chính kế toán.Thành viên này không phải là thànhviên hay nhân viên của công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện kiểm toán báocáo tài chính của công ty.Ban kiểm soát phải chỉ định 1 thành viên là cổ đôngcủa công ty làm Trưởng ban Nhiệm vụ và chức năng của Ban kiểm soát đượcquy định trong dự thảo điều lệ mới sửa đổi năm 2008 của công ty.Về mối quanhệ, Ban kiểm soát chỉ phải chịu sự chỉ đạo của Đại hội đồng cổ đông và chịutrách nhiệm xem xét các báo cáo tài chính trước khi trình lên Hội đồng quảntrị.Đồng thời, mọi thành viên của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc hoặc Giámđốc điều hành phải cung cấp tất cả các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt độngcủa công ty theo yêu cầu của Ban kiểm soát.

Có thể minh hoạ cơ cấu tổ chức hệ thống kinh doanh và bộ máy quản lý thông qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ tổ chức hệ thống kinh doanh và bộ máy quản lý

Tổng giám đốc

Phó TGĐ kiêm GĐ CN Tp

Phó TGĐ

xuất nhập khẩu

Kế toán trưởng

Chi nhánh

Tp HCM

Phòng X.K

lao độngPhòng

Kinh doanh

Phòng Kế toánPhòng

Xuất nhập khẩu

PhòngTc-HcPhó

TGĐ kinh doanh

Đại hội đồng cổđôngHội đồng

quản trị

soát

PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XNK VIGLACERA

2.1 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

2.1.1 Mô hình bộ máy kế toán

Kế toán là hoạt động cơ bản, thường xuyên, giữ vai trò quyết định và chiphối đối với mọi hoạt động trong DN Xuất phát từ đặc điểm quản lý, đồng thờiđảm bảo tính thống nhất, kịp thời và tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanhnói chung và hoạt động kế toán nói riêng, bộ máy kế toán của Công ty được tổchức theo hình thức kế toán tập trung Phòng kế toán của Công ty gồm 5 người :Kế toán trưởng và các kế toán viên.

2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

2.1.2 Tình hình lao động và phân công lao động trong bộ máy kế toán

Phòng kế toán có 5 kế toán viên, đứng đầu là kế toán trưởng Các kếtoán viên trong phòng đều là nữ và chủ yếu tuổi đời còn rất trẻ Tuy còn trẻ

Kế toán trưởng

toánTTSP

nghiệm công tác, đặc biệt có tình yêu nghề nghiệp và nhiệt huyết trong côngviệc.

Để công việc diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, không chồng chéo lên nhau , bộmáy kế toán được phân công lao động rõ ràng, cụ thể và khoa học

Kế toán trưởng: Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán,

thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chứcsản xuất kinh doanh theo cơ chế quản lý tài chính quy định Ngoài ra, kế toántrưởng còn tham gia xét duyệt các phương án kinh doanh của Công ty, phântích, tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty; hàng tháng, hàng quýtheo định kỳ, niên độ kế toán phải chịu trách nhiệm lập các báo cáo theo quyđịnh hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo Công ty.

Kế toán tổng hợp: Cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trưởng lập

các báo cáo tài chính.

Kế toán tiêu thụ sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá đầu ra, đầu

vào Mở sổ theo dõi hàng xuất bán, hàng đại lý.

Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán trong

hoạt động kinh doanh của các phòng.

Kế toán xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ theo dõi tất cả hàng hoá xuất

nhập khẩu

Các nhân viên kế toán phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng;phải chấp hành mọi sự phân công lao động,hoàn thành công việc đượcgiao;hàng ngày báo cáo tình hình hoạt động, công việc và hỗ trợ Kế toán trưởngtrong lập báo cáo tài chính.Giữa các kế toán viên từng phần hành phải hợp tác,giúp đỡ nhau vì mỗi phần hành tuy là riêng biệt nhưng có mối quan hệ chặt chẽvới nhau.

2.2 ĐẶC ĐIỂM VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN

2.2.1 Các chính sách, chế độ kế toán đang áp dụng

Chế độ, chính sách kế toán là những quy định, văn bản có vai trò quantrọng trong quá trình thực hiện công tác kế toán tại mỗi DN Nó chỉ đạo vàhướng dẫn mọi công việc kế toán từ giai đoạn lập, luân chuyển, lưu trữ chứngtừ; lập và ghi các mẫu sổ khác nhau; cơ sở lập các BCTC, thời gian nộp báo cáo;trình tự, phương pháp hạch toán kế toán…

Bên cạnh những chính sách, chế độ kế toán chung Công ty XNKViglacera còn vận dụng các chính sách, chế độ kế toán riêng để phù hợp vớithực tế kinh doanh tại đơn vị.

Hiện nay, Công ty đang vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theoquyết định 15/2006/QĐ-BTC trong hạch toán và ghi chép các nghiệp vụ Đồngthời, Công ty cũng vận dụng máy tính vào công tác kế toán.Phần mềm kế toánCông ty sử dụng là phần mềm kế toán Fast.Nhờ đó, nghiệp vụ kế toán được xửlý nhanh hơn, chính xác hơn, đảm bảo được yêu cầu quản lý đặt ra

Một số nguyên tắc kế toán chủ yếu được cụ thể hoá từ quyết định15/2006/QĐ-BTC hiện đang áp dụng tại Công ty CPXNK Viglacera bao gồm:

- nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho(HTK): Công ty áp dụng phươngpháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Vào cuối niên độ kế toán,hàng tồn kho được đánh giá theo giá trị thấp hơn giữa giá trị ghi sổ và giá trịthuần có thể thực hiện được( LCM).Công ty sử dụng phương pháp bình quân giaquyền để tính giá hàng tồn kho.

- thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, áp dụng mức thuế 10%đối với sản phẩm và 5% đối với chi phí vận chuyển.

- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: TSCĐ được quản lý, sử dụng, khấuhao theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC thay thế quyết định cũ(166/1999/QĐ-BTC) được Công ty áp dụng từ ngày 1/1/2004 TSCĐ được phảnánh thông qua 3 chỉ tiêu: nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại.

- Nguyên tắc khấu hao TSCĐ:Công ty hạch toán khấu hao TSCĐtheo phương pháp đường thẳng Tỉ lệ khấu hao các loại TSCĐ tại Công ty nhưsau:

Nhà cửa, vật kiến trúc: 10%- 20% Máy móc thiết bị: 5%- 10% Phương tiện vận tải: 6%- 10% Thiết bị, dụng cụ quản lý: 3%- 6%

- Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu , phải trả: tuân thủ quyếtđịnh 15

- Hệ thống sổ kế toán được lập bằng tiếng Việt và hồ sơ kế toán đượclưu trữ theo loại hình của các hoạt động kinh doanh mà công ty tham gia.

- Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/N và kết thúc vào 31/12/N.- Đơn vị tiền tệ: đồng Việt Nam.

2.2.2 Vận dụng các yếu tố trong chế độ kế toán hiện hành

Công ty đã vận dụng linh hoạt và sáng tạo các chế độ, chính sách kếtoán trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị.Bên cạnh tuân thủnhững quy định chung được ban hành bởi Bộ Tài Chính thì đơn vị còn sử dụngnhững quy định riêng cho phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh của đơn vị.

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh cũng như trình độ và khả năngcủa đội ngũ kế toán, Công ty CP XNK Viglacera áp dụng hình thức ghi sổ “Nhậtký chung”.

Ghi chú:

Chứng từ gốc

Sổ Nhật ký đặc biệt

Sổ Nhật ký chung

Sổ thẻ kế toán chi tiết

chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu.

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “ Nhật ký chung

Nhằm đáp ứng chủ trương tin học hoá các hoạt động kinh doanh trongcác DN, Công ty đã áp dụng phần mềm “FAST” trong tổ chức hạch toán kếtoán.

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế gốc hoặc bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, phân loại, tổng hợp được dùng làmcăn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vàomáy tính Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi cú lệnh chươngtrình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các Sổ cái, Sổ chi tiết, Nhật kýchung và báo cáo kế toán tương ứng Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểmcần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập Báo cáotài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiệntự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhậptrong kỳ Kế toán trưởng có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán vớiBáo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Cuối tháng, cuối năm các Sổ cái và cácSổ chi tiết sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lýtheo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay Có thể khái quát quá trình tổ chứchạch toán kế toán bằng phần mềm kế toán của Công ty như sau:

SỔ KẾ TOÁN- Sổ Cái- Sổ chi tiếtChứng từ

kế toán

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Bảng tổng hợpchứng từ kế toán

- Báo cáo tài chính- Báo cáo kế toán quản trị

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu.

2.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty CP XNK Viglacera

Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Báo cáo mua hàng, sổ chi tiết công nợ

Báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ

Thẻ kho, nhập-xuất-tồn

Thẻ TSCĐ, Bảng tính khấu hao

Sổ chi tiết, sổ cái, Nhật ký chung

Báo cáo tài chính

Báo cáo thuế

Báo cáo chi phí và giá thành

Báo cáo quản trị

Mua hàng và phải trả:

Phiếu mua hàng và chứng từ phải trả khác

2.4.Tổ chức các phân hệ trong phần mềm kế toán Fast

Vốn bằng tiền:

Phiếu thu, phiếu chi, báo

Tài sản cố định

Thẻ TSCĐ

2.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU CỦA ĐƠNVỊ

2.3.1 Phần hành bán hàng và thanh toán với người mua

2.3.1.1 Đặc điểm chung

Với mục tiêu đẩy nhanh khối lượng hàng bán ra, khách hàng đếnvới Công ty được đảm bảo về chất lượng hàng hoá, giá cả phù hợp và có thể lựachọn hình thức thanh toán thích hợp; hơn nữa Công ty chấp nhận cho kháchhàng trả lại hàng hoá nếu như hàng hoá kém phẩm chất, sai về quy cách Dovậy, Công ty luôn chú trọng các mặt sau:

- Về chất lượng: hàng hoá trước khi bán được kiểm tra kỹ lưỡng vềchất lượng, chủng loại, quy cách

- Về giá bán: được xác định trên giá mua thực tế cộng chi phí thumua, bảo quản và gắn liền với sự vận động của giá cả thị trường.

Công ty CP XNK Viglacera là một công ty XNK do đó nó tiến hànhbán hàng trên cả 2 thị trường: bán hàng trong nước và bán hàng xuất khẩu Hànghoá được Công ty thu mua hoặc nhập khẩu nhập về kho Công ty, sau đó xuấtbán theo hợp đồng mua bán đã ký kết với khách hàng

Hoạt động bán hàng trong nước, hiện nay đang áp dụng phương thứcbán hàng chủ yếu là bán hàng trực tiếp.Khi giao hàng khách hàng sẽ thanh toánngay hoặc ký chấp nhận thanh toán trên hoá đơn hoặc biên bản qiao nhận hànghoá