2.3.1. Phần hành bán hàng và thanh toán với người mua
2.3.1.1. Đặc điểm chung
Với mục tiêu đẩy nhanh khối lượng hàng bán ra, khách hàng đến với Công ty được đảm bảo về chất lượng hàng hoá, giá cả phù hợp và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp; hơn nữa Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hoá nếu như hàng hoá kém phẩm chất, sai về quy cách. Do vậy, Công ty luôn chú trọng các mặt sau:
- Về chất lượng: hàng hoá trước khi bán được kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng, chủng loại, quy cách..
- Về giá bán: được xác định trên giá mua thực tế cộng chi phí thu mua, bảo quản và gắn liền với sự vận động của giá cả thị trường.
Công ty CP XNK Viglacera là một công ty XNK do đó nó tiến hành bán hàng trên cả 2 thị trường: bán hàng trong nước và bán hàng xuất khẩu. Hàng hoá được Công ty thu mua hoặc nhập khẩu nhập về kho Công ty, sau đó xuất bán theo hợp đồng mua bán đã ký kết với khách hàng
Hoạt động bán hàng trong nước, hiện nay đang áp dụng phương thức bán hàng chủ yếu là bán hàng trực tiếp.Khi giao hàng khách hàng sẽ thanh toán
ngay hoặc ký chấp nhận thanh toán trên hoá đơn hoặc biên bản qiao nhận hàng hoá..
Hoạt động bán hàng xuất khẩu là hoạt động quan trọng và thường xuyên tại Công ty. Nó phải tuân theo phương thức bán hàng, phương thức thanh toán, thủ tục và hồ sơ chứng từ. Công ty thực hiện thanh toán quốc tế chủ yếu bằng hình thức thư tín dụng (L/C) . Đây là hình thức thanh toán quốc tế có nhiều ưu điểm và được sử dụng rộng rãi trong quan hệ thanh toán quốc tế trên toàn thế giới.
Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng thường xuyên, quen thuộc nên ngoài hình thức thanh toán ngay thì thường là hình thức thanh toán sau, người mua chậm thanh toán.
Là một doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nên nghiệp vụ bán hàng trong Công ty luôn được chú trọng, đặc biệt là bán hàng xuất khẩu. Vì vậy, đối với mỗi một hợp đồng xuất khẩu, các phòng nghiệp vụ đều phải lập phương án kinh doanh xuất khẩu cho hợp đồng xuất khẩu mà phòng thực hiện, trình Tổng giám đốc duyệt. Sau khi thực hiện xong sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng và xác định kết quả kinh doanh đạt được và so sánh với chỉ tiêu đã vạch ra trong phương án kinh doanh để đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ xuất khẩu của từng phòng trong từng lần xuất.
2.3.1.2. Thực trạng kế toán
a. Chứng từ sử dụng
• Hạch toán nghiệp vụ bán hàng - Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho - Bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm:
+Vận đơn( Bill of Lading)
+Giấy chứng nhận xuất xứ( certificate of Origin) +Giấy chứng nhận số lượng(certificate of Quantity) + Giấy chứng nhận phẩm chất( certificate of Quality) +Giấy chứng nhận bảo hiểm (issurance certificate) +Giấy chứng nhận kiểm định vật tư, hàng hoá
+ Phiếu đóng gói( packing list)
Ngoài ra, còn có một số chứng từ khác như: giấy giám định của Hải quan…
Mẫu một số chứng từ kế toán chủ yếu sử dụng tại Công ty.
*Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho: