Hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh NK hàng hoá tại công ty XNK và hợp tác quốc tế (COALIMEX)

MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU……………………………………�� �……………………...1 PHẦN I.SỰ CẦN THIẾT VÀ NỘI DUNG HOÀN THIỆN QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở DOANH NGHIỆP

Mở đầu

Thơng mại Quốc tế đóng một vai trò quan trọng vào sự thành công của côngcuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa Vì vậy, quốc tế hóa, toàn cầu hóa đang làxu hớng tất yếu của nhân loại ngày nay Thơng mại Quốc tế nói chung và hoạtđộng xuất nhập khẩu nói riêng là lĩnh vực đóng vai trò mũi nhọn thúc đẩy nềnkinh tế trong nớc hội nhập với nền kinh tế thế giới, phát huy những lợi thế của đấtnớc, tận dụng tiềm năng về con ngời, vốn, công nghệ, khoa học kỹ thuật, kỹ năngquản lý tiên tiến từ bên ngoài, trân trọng văn hóa dân tộc, tiếp thu những tinhhoa, văn hóa nhân loại Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ơng Đảng tạiĐại hội lần thứ IX nhấn mạnh: “Giữ vững độc lập tự chủ đi đôi với mở rộng hợptác quốc tế, đa phơng hóa, đa dạng hóa quan hệ đối ngoại Dựa vào các nguồn lựctrong nớc là chính đi đôi tranh thủ tối đa nguồn lực bên ngoài Xây dựng một nềnkinh tế mở, hội nhập với kinh tế khu vực và thế giới, hớng mạnh về xuất khẩuđồng thời thay thế nhập khẩu bằng những sản phẩm trong nớc sản xuất có hiệuquả”.

Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nớc, nhập khẩu là mộthoạt động rất quan trọng không thể thiếu trong hoạt động thơng mại quốc tế.Nhập khẩu cho phép phát huy tối đa nội lực trong nớc đồng thời tranh thủ đợccác tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ của thế giới Nhập khẩu thúc đẩy táisản xuất mở rộng liên tục và có hiệu quả vì vậy khuyến khích sản xuất phát triển.Hoạt động nhập khẩu hàng hóa không những đáp ứng đủ nhu cầu của sản xuất vàtiêu dùng trong nớc, kích thích tiêu dùng mà còn góp phần nâng cao chất lợnghàng hóa trong nớc theo kịp với các nớc trên thế giới.

Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác Quốc tế - Tổng Công ty Than Việt Namlà một công ty thơng mại chính của Tổng Công ty có nhiệm vụ đảm nhận xuấtkhẩu than đồng thời nhập khẩu vật t, máy móc, thiết bị phục vụ cho ngành, ngoàingành và tiến hành hợp tác lao động với các tổ chức trên thế giới Trong quá trìnhhoạt động của Công ty, hoạt động nhập khẩu ngày càng phát triển, khẳng địnhvai trò thiết yếu của nó Do đó sau một thời gian nghiên cứu, thực tập tại Công ty

cùng với sự hớng dẫn của thầy giáo, Phó Giáo s, Tiến sĩ Nguyễn Duy Bột, em

đã chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hànghóa tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác Quốc tế COALIMEX- Tổng Côngty Than Việt Nam ”

Đề tài này nhằm mục đích trình bày những vấn đề cốt lõi của quy trình hoạtđộng kinh doanh nhập khẩu hàng hóa, tầm quan trọng của nó trong hoạt độngkinh doanh sản xuất của Công ty và thực trạng quy trình hoạt động kinh doanhnhập khẩu của Công ty qua đó rút ra những mặt mạnh cũng nh những mặt tồn tạichủ yếu trong quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty, từ đó đa ramột số giải pháp nhằm giải quyết những tồn tại đó và hoàn thiện hơn nữa quytrình hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty.

Kết cấu của luận văn gồm 3 phần:

Phần I: Sự cần thiết và nội dung hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh

nhập khẩu hàng hoá.

Phần II: Thực trạng quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa

của Công ty.

Phần III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình hoạt động kinh

doanh hàng nhập khẩu ở Công ty.

Đây là một đề tài đòi hỏi tính chuyên môn nghiệp vụ cao đồng thời lại donhững hạn chế về kinh nghiệm thực tế và thời gian hạn hẹp nên có thể sẽ khôngtránh khỏi khiếm khuyết Vì vậy, kính mong các thầy cô giáo hớng dẫn, góp ý đểluận văn của em đợc hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo, PGS.TS Nguyễn Duy Bột đã tận tìnhhớng dẫn em thực hiện luận văn này Em cũng xin cảm ơn sự chỉ bảo, giúp đỡcủa các cán bộ, nhân viên trong công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác Quốc tếCoalimex, đặc biệt là phòng Nhập khẩu 4.

1 Khái niệm hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở doanh nghiệp.

Nhập khẩu là một hoạt động quan trọng của hoạt động ngoại thơng, là mộttrong hai hoạt động cơ bản cấu thành hoạt động ngoại thơng Có thể hiểu nhậpkhẩu là quá trình mua hàng hóa và dịch vụ từ nớc ngoài để phục vụ cho nhu cầutrong nớc và tái nhập khẩu nhằm mục đích thu lợi nhuận.

Nhập khẩu tác động trực tiếp và quyết định đến sản xuất của Tổng công ty.Nhập khẩu có thể bổ sung những hàng hóa mà trong nớc không thể sản xuất đợchoặc sản xuất nhng không đáp ứng đợc nhu cầu Nhập khẩu còn để thay thế,nghĩa là nhập những hàng hóa mà nếu sản suất trong nớc sẽ không có lợi bằng.Nhập khẩu nhằm để tăng cờng cơ sở vật chất kinh tế, công nghệ tiên tiến, hiệnđại công tác quản lý toàn bộ sản xuất Nhờ nhập khẩu tăng cờng sự chuyển giaocông nghệ mà tạo ra sự phát triển vợt bậc của sản xuất xã hội, tiết kiệm đợc chiphí sản xuất và thời gian lao động Đồng thời nhập khẩu cũng tạo ra sự cạnh

tranh giữa hàng nội và hàng ngoại tức là tạo ra động lực buộc các nhà sản xuấttrong nớc phải không ngừng vơn lên.

2 Vai trò của hoạt động kinh doanh nhập khẩu đối với doanh nghiệp.

Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán ở phạm vi quốc tế Nó khôngphải là những hành vi mua bán riêng lẻ mà là cả một chuỗi các quan hệ mua bántrong một nền thơng mại có tính chất cả bên trong và bên ngoài quốc gia.

Hoạt động kinh doanh nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng vì một lý do cơ bảnlà: mở rộng khả năng sản xuất và tiêu dùng tất cả các mặt hàng với số lợng nhiềuhơn mức có thể tiêu dùng với ranh giới của khả năng sản xuất tiêu dùng trong n -ớc khi thể hiện chế độ tự cung tự cấp không buôn bán Nhập khẩu còn góp phầnđa các tiến bộ khoa học kỹ thuật hiện đại của thế giới vào trong nớc, xóa bỏ tìnhtrạng độc quyền, phá vỡ triệt để nền kinh tế đóng, góp phần nâng cao hiệu quảnền kinh tế trong nớc, đẩy mạnh xuất khẩu và phát triển các thành phần kinh tếtrong nớc.

 Đối với các doanh nghiệp:

Doanh nghiệp thơng mại là công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực hànghóa, phục vụ cho quá trình sản xuất và tiêu dùng.

Doanh nghiệp thơng mại là một mắt xích quan trọng trong hoạt động sảnxuất kinh doanh của nền kinh tế Một nền kinh tế có sự năng động của các doanhnghiệp thơng mại sẽ kích thích cho các Công ty trong nền kinh tế đó phát triểnmạnh mẽ Nhập khẩu cung cấp nguồn hàng mà quốc gia đó cha sản xuất đợc,cung cấp đầu vào cho các công ty sản xuất, làm phong phú hoạt động buôn bán,lu thông trong các công ty thơng mại.

Cụ thể nhập khẩu có những vai trò đối với công ty:

- Nhập khẩu hàng hóa tạo ra nguồn hàng liên quan đến đầu vào, tạo điềukiện thuận lợi cho hoạt động của công ty thơng mại Nhập khẩu để cung cấpnhững mặt hàng mà trong nớc còn thiếu hoặc cha thể sản xuất đợc, đáp ứng nhucầu sản xuất, tiêu dùng Nhập khẩu các nguyên vật liệu làm đầu vào cho hoạtđộng sản xuất chế biến của các công ty trong nớc Hoạt động kinh doanh nhậpkhẩu có hiệu quả góp phần nâng cao chất lợng hoạt động kinh doanh của chínhcông ty thơng mại.

- Khi tham gia vào thị trờng thế giới các công ty sẽ có điều kiện cọ sát,cạnh tranh với các đơn vị trên thế ghới, tạo điều kiện cho các công ty nâng cao

sức cạnh tranh của mình Khi xuất hiện sự có mặt của hàng nhập khẩu trên thị ờng trong nớc sẽ dẫn đến sự cạnh tranh giữa hàng nội và hàng ngoại Để tồn tạivà phát triển trong cuộc đọ sức đó, cá công ty trong nớc phải nỗ lực tìm mọi biệnpháp nâng cao vị thế của mình trên thơng trờng, tạo ra sản phẩm với chất lợng tốtvà giá hấp dẫn cùng với dịch vụ hoàn hảo.

tr Tham gia vào hoạt động kinh doanh nhập khẩu sẽ tạo điều kiện cho độingũ cán bộ của công ty đợc nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của mình.Họ sẽ có điều kiện để học hỏi, va vấp từ đó rút ra những kinh nghiệm và nângcao kiến thức nghề nghiệp.

- Đối với các công ty thơng mại tham gia cả 2 nghiệp vụ xuất khẩu vànhập khẩu thì nhập khẩu có nghĩa là đẩy mạnh xuất khẩu của đơn vị Hoạt độngnhập khẩu có thể giúp cho việc tiêu thụ hàng xuất khẩu thông qua hình thức buônbán hàng đổi hàng.

- Nhập khẩu có hiệu quả sẽ mang lại lợi nhuận cho công ty, giúp chocông ty có thể đầu t kinh doanh vào những lĩnh vực khác, mở rộng phạm vi kinhdoanh của mình.

II Quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hànghóa.

1 Quy trình và tầm quan trọng của việc hoàn thiện quy trình hoạt độngkinh doanh hàng nhập khẩu.

1.1.Khái niệm.

Quy trình hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu đợc hiểu là toàn bộ các bớccần phải tiến hành để nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ từ nớc ngoài phục vụ cho nhucầu trong nớc và tái xuất khẩu nhằm thu lợi nhuận.

Một quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu bao gồm 12 bớc cơ bản.Thực hiện tốt và đầy đủ các bớc này sẽ làm cho cả quy trình có hiệu quả Thựchiện tốt quy trình sẽ là căn cứ, nền tảng để nhà nhập khẩu nâng cao hiệu quả củahoạt động kinh doanh.

Sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu.

Nghiên cứu thị trờng

Đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩuMở L/C khi bên bán báo

Đôn đốc bên bán giao hàngThuê tàu

Mua bảo hiểmLàm thủ tục Hải quan

Nhận hàngKiểm tra hàng hóaGiao hàng cho đơn vị đặt hàng

Làm thủ tục thanh toánKhiếu nại

1.2 Tầm quan trọng của việc hoàn thiện quy trình hoạt động kinhdoanh nhập khẩu hàng hóa

Mục tiêu của mọi doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng luôn là nâng cao hiệuquả kinh doanh của doanh nghiệp Nhập khẩu hàng hóa là một trong những hoạtđộng chủ đạo của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động củadoanh nghiệp Chính vì vậy, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệpcũng nghĩa là doanh nghiệp phải nâng cao và hoàn thiện quy trình hoạt động kinhdoanh nhập khẩu hàng hóa Đây là công tác có vai trò quan trọng, có tác độngkhông chỉ riêng đối với việc nhập khẩu mà còn liên quan tới nhiều hoạt độngkhác của doanh nghiệp.

-Hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu là nhằm sử dụnghiệu quả các nguồn lực:

Trên thực tế, mọi nguồn tài nguyên trên trái đất nh đất đai, khoáng sản làmột phạm trù hữu hạn, ngày càng khan hiếm và cạn kiệt do con ngời khai thác vàsử dụng chúng Trong khi đó dân c trên thế giới ngày càng phát triển làm cho nhucầu tiêu dùng vật phẩm của con ngời càng tăng Do vậy, của cải khan hiếm lạicàng khan hiếm Chính vì vậy khi nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính toán cânnhắc nên nhập cái gì, nhập nh thế nào cho hiệu quả nhất, tránh gây lãng phí tiền

của, nguồn lực Muốn làm đợc nh vậy ngay trong khâu đầu tiên, nghiên cứu thịtrờng của quy trình kinh doanh nhập khẩu phải đợc thực hiện hoàn hảo Thựchiện tốt các khâu cũng chính là để tiết kiệm chi phí và sử dụng vốn hiệu quả.

- Môi trờng cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp phảikhông ngừng hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu.

Kinh doanh trong cơ chế thị trờng đòi hỏi các doanh nghiệp phải chấp nhậnsự cạnh tranh gay gắt Với hoạt động nhập khẩu, các doanh nghiệp gặp phải sựcạnh tranh của các doanh nghiệp cùng lĩnh vực và sự phát triển của sức sản xuấttrong nớc Đặc biệt là Nghị định 57/NĐ-CP ngày 31/7/1998 của Chính phủ chophép mọi doanh nghiệp đợc phép xuất nhập khẩu trực tiếp, càng làm cho môi tr-ờng kinh doanh nhập khẩu cạnh tranh gay gắt hơn Hiện nay, một trong các chínhsách thúc đẩy phát triển sản xuất trong nớc là hạn chế nhập khẩu các sản phẩmmà trong nớc đã sản xuất đợc Đây là một khó khăn khiến các doanh nghiệp nhậpkhẩu khó có thể tăng cao khối lợng hàng đợc phép nhập Để nâng cao lợi ích,hiệu quả kinh doanh, cạnh tranh đợc trên thị trờng đồng thời vẫn mang lợi ích xãhội, các doanh nghiệp nhập khẩu phải tìm các biện pháp hoàn thiện quy trìnhhoạt động kinh doanh nhập khẩu sao cho đạt kết quả cao nhất với chi phí bỏ ra làthấp nhất.

- Đặc điểm của hoạt động nhập khẩu là phức tạp và rủi ro cao nên hoànthiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu là tất yếu:

+ Do đặc điểm của hoạt động nhập khẩu, các doanh nghiệp phải quan hệ vớicác bạn hàng là ngời nớc ngoài Hàng hóa phải đợc vận chuyển trên nhiều chặngđờng Điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội khác biệt Điều này làm tăngkhả năng gặp rủi ro trong quá trình tiến hành kinh doanh nhập khẩu Những rủiro này thờng xuất hiện trong khi đàm phán, ký kết hợp đồng hoặc khi thuê tàu,vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa Muốn hoạt động nhập khẩu có hiệu quả, mỗikhâu của quá trình kinh doanh nhập khẩu phải đợc tiến hành có hiệu quả, mỗikhâu cần đợc hoàn thiện.

+ Mặt khác do các doanh nghiệp nớc ta còn rất nhiều hạn chế trong việcthực hiện quy trình nhập khẩu nh trong các khâu thuê tàu, mua bảo hiểm, ký hợpđồng.

- Sự phát triển của khoa học và công nghệ cho phép các doanh nghiệp cókhả năng hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu.Các tiến bộ trongkhoa học kỹ thuật quan trọng đã thúc đẩy hoạt động kinh doanh nh: máy tính,

điện thoại, fax Sự phát triển của ngành thông tin liên lạc, giao thông vận tải góp phần tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh quốc tế tiến hành thuận lợi hơn.Nhờ vậy mà quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu cũng đợc hoàn thiện.

2 Các bớc và nội dung từng bớc quy trình

2.1 Nghiên cứu thị trờng

Nghiên cứu thị trờng là một bớc rất quan trọng đối với quy trình kinh doanhnhập khẩu Nghiên cứu thị trờng sẽ là nền tảng, cơ sở để từ đó công ty có kếhoạch, chiến lợc nhập khẩu hàng hóa Muốn làm tốt công tác nghiên cứu thị tr-ờng, trớc hết chúng ta phải nghiên cứu rõ thị trờng là gì.

Thị trờng là một phạm trù khách quan gắn liền với sản xuất và lu thônghàng hóa ở đâu có sản xuất và lu thông hàng hóa thì ở đó có thị trờng Vì vậy,thị trờng là điều kiện sống còn để sản xuất và kinh doanh đối với Công ty Thị tr-ờng theo nghĩa “hiện đại” đợc hiểu theo 2 góc độ:

-Đó là tổng rhể các quan hệ về lu lợng hàng hóa, tiền tệ.

-Là tổng số lợng cần có khả năng thanh toán và cũng có khả năng cung ứng.Đây là quá trình ngời mua, ngời bán tác động qua lại lẫn nhau để xác định trọnglợng và sản lợng hàng hóa mua bán.

Việc nghiên cứu thị trờng nhập khẩu là công việc rất phức tạp, cần phải cósự thận trọng và nghiệp vụ chuyên môn cao do tính chất khác biệt về địa lý, kinhtế, phong tục tập quán Do vậy kinh doanh quốc tế luôn chứa đựng rất nhiều rủiro Việc nghiên cứu thị trờng có hiệu quả cũng nhằm giảm mức độ rủi ro trongkinh doanh quốc tế.

Nghiên cứu thị trờng tức là ta phải giải quyết và trả lời đợc các vấn đề sau:- Mặt hàng nhập khẩu gì?

- Dung lợng của thị trờng bao nhiêu (thị trờng trong nớc và thị trờng ngoàinớc)?

- Đối tác kinh doanh là ai?- Trọng lợng nh thế nào?

Việc nghiên cứu thị trờng trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu khôngnhững đòi hòi phải nghiên cứu thị trờng trong nớc để xác định nhu cầu mà cònphải nghiên cứu thị trờng ngoài nớc.

2.1.1 Nghiên cứu thị trờng trong nớc

Nghiên cứu thị trờng trong nớc là bớc đầu tiên mà công ty cần phải làm trớckhi kinh doanh nhập khẩu hàng hóa Việc nghiên cứu thị trờng trong nớc giúpcho công ty xác định nhu cầu thị trờng, mặt hàng cần nhập khẩu và giá cả, tìnhhình cạnh tranh giữa các công ty trong nớc.

- Nhu cầu là khởi nguồn cho mọi hoạt động kinh doanh sản xuất vì vậy mọicông ty phải nắm đợc nhu cầu của thị trờng Việc nghiên cứu nhu cầu thị trờngđể xác định xem loại hàng hóa nào mà thị trờng đang cần Để xác định chính xácmặt hàng thị trờng cần, phải căn cứ vào thị hiếu phong tục tập quán, thu nhập,yếu tố địa lý ảnh hởng đến tập quán tiêu dùng Từ đó xác định xem nên kinhdoanh với số lợng bao nhiêu, giá cả nh thế nào là hiệu quả nhất.

- Nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu: xác định nhập khẩu hàng hóa với đặcđiểm kích cỡ, hình dáng, chức năng, màu sắc, bao bì nhãn hiệu giá cả, chất lợngnh thế nào cho phù hợp với nhu cầu của thị trờng.

+ Nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu đồng thời phải căn cứ vào tình hình tiêuthụ mặt hàng đó ở trong nớc nh thế nào Mỗi mặt hàng có thói quen tiêu dùngriêng thể hiện ở thời gian tiêu dùng, thị hiếu tiêu dùng, quy luật biến động củaquan hệ cung cầu về mặt hàng đó Việc nghiên cứu đó gọi là nhu cầu tập quántiêu dùng, có nắm vững đợc tập quán tiêu dùng chúng ta mới có thể đáp ứng tốtnhu cầu của thị trờng.

Xác định mặt hàng đó đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống Vì mỗi sảnphẩm đều có một chu kỳ sống riêng bao gồm các giai đoạn: giới thiệu, pháttriển, chín muồi, bão hòa, suy thoái nên nắm vững mặt hàng mà ta kinh doanhđang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống mới xác định đợc những biện pháp cần làmđể nâng cao hiệu quả kinh doanh.

+ Công ty phải tìm hiểu rõ về tình hình giá cả mặt hàng đó trong nớc hiệnnay nh thế nào Từ đó làm căn cứ để nhà kinh doanh tính toán xem giá của mặthàng mình nhập khẩu về là bao nhiêu là phù hợp và có hiệu quả nhất Với giánày, khách hàng sẵn sàng chấp nhận đồng thời đem lại lợi nhuận cho doanhnghiệp.

+ Nghiên cứu xem tình hình sản xuất mặt hàng đó ở trong nớc nh thế nào.Muốn kinh doanh có hiệu quả, Công ty phải nắm vững quan hệ cung cầu về mặthàng đó Điều đó rất quan trọng vì mặt cung là khả năng sản xuất, tiến độ pháttriển sản xuất mặt hàng đó Công ty tìm hiểu rõ tình hình cạnh tranh trong kinhdoanh mặt hàng này, xác định xem đối thủ cạnh tranh của mình là ai, họ đang và

sẽ cung ứng mặt hàng gì, chất lợng, số lợng, trọng lợng mặt hàng nh thế nào,điểm mạnh, điểm yếu của họ là gì, cơ sở khuếch trơng, dịch vụ hậu mãi.

2.1.2 Nghiên cứu thị trờng nớc ngoài.

Nghiên cứu thị trờng nớc ngoài là công việc rất khó khăn và phức tạp do sựkhác biệt lớn giữa các nớc về kinh tế, chính trị, xã hội, địa lý Chính những yếu tốnày lại chứa đựng rất nhiều rủi ro nếu nhà kinh doanh không am hiểu rõ.

Nghiên cứu thị trờng nớc ngoài bao gồm những nội dung sau:- Nghiên cứu đối tác kinh doanh nớc ngoài:

Đây là một khâu quan trọng đòi hỏi nhà nhập khẩu phải tiến hành nghiêncứu thận trọng và chính xác Cần tiến hành nghiên cứu xác định xem tình hìnhsản xuất, cung ứng mặt hàng này trên thị trờng quốc tế nh thế nào Có bao nhiêuđối tác có thể cung ứng mặt hàng này Cần phải nghiên cứu kỹ các đối tác về:tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng cung ứng hàng hóa, uy tín trong kinhdoanh, tình hình tài chính của công ty, chất lợng và giá cả hàng hóa Từ đó, nhànhập khẩu sẽ lựa chọn một đối tác thích hợp nhất cho mình.

- Nghiên cứu về giá cả hàng hóa:

Trên thị trờng hàng hóa thế giới, giá cả chẳng những phản ánh mà còn điềutiết mối quan hệ hàng hóa Việc xác định đúng đắn giá cả hàng hóa trong xuấtkhẩu và nhập khẩu có ý nghĩa rất lớn đối với hiệu quả thơng mại quốc tế Cụ thểsẽ làm tăng thu ngoại tệ trong xuất khẩu, giảm chi ngoại tệ trong nhập khẩu Vìvậy giá cả là chỉ tiêu quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả ngoại thơng.

Giá cả trong hoạt động xuất nhập khẩu là giá cả quốc tế, giá quốc tế có tínhchất đại diện đối với một loại hàng hóa trên thị trờng thế giới Giá đó phải là giágiao dịch thơng mại thông thờng, không kèm theo một điều kiện đặc biệt nào vàthanh toán bằng ngoại tệ tự do chuyển đổi đợc.

Các nhân tố ảnh hởng đến giá cả trên thị trờng thế giới:- Nhân tố chu kỳ:

Tức là sự vận động có tính chất quy luật của nền kinh tế t bản chủnghĩa qua các giai đoạn của chu kỳ sẽ làm thay đổi quan hệ cung cầu củacác loại hàng hóa trên thị trờng do đó làm biến đổi dung lợng thị trờng vàthay đổi về giá cả các loại hàng hóa.

- Nhân tố lũng đoạn và giá cả:

Đây là nhân tố ảnh hởng lớn đến việc biến động giá cả hàng hóa trênthị trờng thế giới trong thời đại ngày nay Lũng đoạn làm xuất hiện nhiều

mức giá đối với cùng một loại hàng hóa trên cùng một trờng, tùy theoquan hệ giữa ngời mua và ngời bán trên thị trờng thế giới có giá lũngđoạn cao và giá lũng đoạn thấp.

- Nhân tố cạnh tranh:

Cạnh tranh có thể làm cho giá biến động theo xu hớng khác nhauCạnh tranh giữa ngời bán xảy ra khi trên thị trờng cung có xu hớnglớn hơn cầu Nhiều ngời cùng bán một loại hàng hóa, cùng một chất lợng,thì dĩ nhiên ai bán giá thấp ngời đó sẽ chiến thắng, vì vậy giá cả có xu h-ớng giảm xuống.

Cạnh tranh giữa những ngời mua xảy ra khi trên thị trờng xuất hiệnxu hớng cung không theo kịp với nhu cầu, khi đó giá sẽ có xu hớng tăng.

- Cung cầu và giá cả:

Mối quan hệ giữa cung cầu thay đổi trên thị trờng sẽ thúc đẩy xu ớng giảm giá Ngợc lại nếu cung không theo kịp cầu giá cả có xu hớngtăng lên.

h Nhân tố lạm phát:

Giá cả của hàng hóa không những đợc quyết định bởi giá trị hàng hóamà còn phụ thuộc vào giá tiền tệ-vàng Trong điều kiện hiện nay giá cảkhông biểu hiện trực tiếp ở vàng mà bằng tiền giấy Trên thị trờng thếgiới giá cả hàng hóa thờng đợc biểu hiện bằng đồng tiền của những nớccó vị trí quan trọng trong mậu dịch quốc tế nh: USD, DEM, GBP, JPY,FRF Do đặc điểm của nền kinh tế t bản chủ nghĩa nên giá trị của nhữngđồng tiền này cũng luôn thay đổi, việc thay đổi ấy thờng gắn với lạmphát Lạm phát làm cho giá trị của hàng hóa biểu hiện bằng tiền giấy tănglên.

Trên đây là những phân tích ảnh hởng chủ yếu của một số nhân tố đến xu ớng biến động của giá cả hàng hóa trên thị trờng thế giới Tuy vậy cần chú ý rằngsố lợng các nhân tố và mức độ ảnh hởng của chúng đối với xu hớng biến độngcủa giá cả không phải là cố định mà thay đổi tuỳ theo tình hình thị trờng trongtừng giai đoạn cụ thể.

h Xác định mức giá nhập khẩu: Trên cơ sở phân tích đúng đắn các nhân tốbiến động của giá cả ta nắm đợc xu hớng biến động của chúng Dựa vào xu hớngbiến động đó tiến hành việc xác định mức giá cho loại hàng mà ta có chủ trơngnhập khẩu đối với các loại thị trờng mà ta có quan hệ giao dịch.

- Nếu hàng hóa đó thuộc về đối tợng giao dịch phổ biến hoặc có trungtâm giao dịch trên thế giới, thì nhất thiết phải tham khảo giá trị trờng thếgiới về loại hàng đó.

- Có thể dựa vào giá chào hàng của các hãng, dựa vào giá nhập khẩunhững năm trớc đó

- Nghiên cứu về kinh tế, chính trị, luật pháp, tập quán kinh doanh của quốcgia mà doanh nghiệp định nhập khẩu hàng hoá Đây là những nhân tố có ảnh h-ởng lớn tới hoạt động kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp là thuận lợi haykhó khăn Doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu về: chính sách thơng mại, hệthống tài chính quốc gia, ổn định chính trị…

2.2 Đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu

Đây là bớc quan trọng nhất đòi hỏi phát đợc nghiên cứu kỹ càng trớc khithực hiện, bao gồm các nội dung chính sau:

2.2.1 Lựa chọn các hình thức giao dịch

Dới đây là một số giao dịch thờng sử dụng:

- Giao dịch thông thờng: Là giao dịch đợc thực hiện ở mọi nơi, ngời bánvà ngời mua trực tiếp quan hệ với nhau bằng cách gặp mặt thông qua th từ điệntín, để bàn bạc và thỏa thuận với nhau về các điều kiện giao dịch Sử dụng giaodịch thông thờng cần chuẩn bị tốt một số công việc: nghiên cứu tìm hiểu kỹ vềbạn hàng, hàng hóa định mua bán, các điều kiện giao dịch đa ra trao đổi, xácđịnh rõ mục đích và yêu cầu của công việc.

- Giao dịch qua trung gian: trong hình thức này, mọi quan hệ giữa ngờibán với ngời mua và việc quy định các điều kiện mua bán phải thông qua một ng-ời thứ ba Ngời thứ 3 này gọi là ngời trung gian, thờng là đại lý và môi giới.

- Giao dịch tại sở giao dịch hàng hóa: Thông qua ngời môi giới do sở giaodịch chỉ định, ngời ta mua bán các loại hàng hóa có chất lợng lớn, có tính chấtđồng loại, có phẩm chất có thể thay thế đợc với nhau.

- Giao dịch tại hội chợ triển lãm: tại hội chợ triển lãm, ngời bán đem trngbày hàng hóa của mình và tiếp xúc với ngời mua để ký kết hợp đồng mua bán.

- Đấu thầu quốc tế: là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng đợc các yêucầu của bên mời thầu trong cơ sở cạnh tranh giữa các nhà thầu.

2.2.2 Giao dịch đàm phán trong tổ chức nhập khẩu bao gồm những ớc cơ bản sau:

Th chào hàng cần xác định giá giao dịch hợp lý, bao gồm tất cả chi phí phátsinh cùng các điều kiện khác trong giao dịch buôn bán.

* Đặt hàng

Là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía ngời mua đợc đa ra dớihình thức đặt hàng Trong đặt hàng, ngời mua nêu cụ thể về hàng hóa định muavà tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng.

Trong thực tế ngời ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thờngxuyên Do vậy, đặt hàng chỉ nêu: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lợng, thờigian giao hàng Những điều kiện khác, hai bên áp dụng điều kiện chung đã thỏathuận hoặc theo hợp đồng đã ký trong giao dịch trớc.

* Hoàn giá

Khi ngời nhận đợc chào hàng (đặt hàng) không chấp nhận hoàn toàn chàohàng (đặt hàng) đó mà đa ra một đề nghị mới thì đề nghị mới này là hoàn giá.Khi có hoàn giá, chào hàng trớc đó coi nh hủy bỏ.

* Chấp nhận

Chấp nhận là ngời chào hàng hay báo giá đồng ý hoàn toàn với chào hànghay báo giá đó Khi đó một hợp đồng đợc thành lập.

* Xác nhận

Hai bên mua và bán, sau khi đã thống nhất thỏa thuận với nhau về các điềukiện giao dịch, có khi cẩn thận ghi lại mọi điều đã thỏa thuận gửi cho bên kia Đólà văn kiện xác nhận Xác nhận đợc lập thành 2 bản, bên xác nhận ký trớc rồi gửicho bên kia Bên kia ký giữ lại một bản và gửi trả lại một bản.

Trong những bớc đàm phán trên, chào hàng đợc quan tâm nhiều hơn và đólà cơ sở để dẫn đến hợp đồng Nhà nhập khẩu phải nghiên cứu kỹ lỡng từng điềukiện trong chào hàng để tránh những sai sót hiểu lầm.

Một điều cần chú ý là giá cả vì đây là yếu tố rất quan trọng trong giao dịch.Vì vậy khi hỏi giá cũng nh nhận đợc chào hàng, ngời mua phải tính toán, kiểmtra xem giá nào là hiệu quả nhất.

Sau khi lựa chọn hình thức giao dịch, 2 bên sẽ căn cứ vào hình thức giaodịch này để tiến hành đàm phán thỏa thuận và đi đến ký kết hợp đồng.

Các hình thức đàm phán thờng dùng là bằng th tín, điện thoại, gặp gỡ trựctiếp.

* Khi ký kết hợp đồng ngoại thơng, các bên cần lu ý các vấn đề sau:

- Cần có sự thỏa thuận thống nhất về mọi điều khoản trớc khi ký kết Khiký kết rồi thì việc thay đổi một điều khoản nào đó là rất khó khăn và bất lợi.

- Văn bản hợp đồng thờng do một bên tự thảo, trớc khi ký kết bên kia phảixem xét kỹ lỡng, đối chiếu cẩn thận với những thỏa thuận đã đặt ra trong đàmphán, tránh việc để đối phơng có thể thêm vào hợp đồng một cách khéo léonhững điểm không thỏa thuận và bỏ qua không ghi những điều đã thống nhất.

- Hợp đồng cần đợc trình bày rõ ràng, sáng sủa, cách trình bày phải phảnánh rõ nội dung thỏa thuận, không để tình trạng mập mờ dễ suy diễn.

- Những điều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ những đặc điểm củahàng hóa định mua bán, từ những điều kiện của hoàn cảnh tự nhiên, xã hội vàquan hệ giữa hai bên.

- Trong hợp đồng, không có những điều khoản trái với luật pháp hiện nayở nớc bên bán, bên mua.

- Ngời ký hợp đồng phải đúng là ngời có thẩm quyền ký kết.- Ngôn ngữ hợp đồng phải là thứ ngôn ngữ mà hai bên thông thạo.* Phơng thức ký kết hợp đồng ngoại thơng

- 2 bên ký vào một hợp đồng mua bán (1 văn bản).

- Ngời mua xác nhận th chào hàng cố định của ngời bán.

- Ngời bán xác nhận là ngời mua đã đồng ý với các điều khoản trong hợpđồng.

- Ngời bán xác nhận đơn đặt hàng của ngời mua.

- Trao đổi bằng th xác nhận đạt đợc thỏa thuận trớc đây giữa 2 bên Hợpđồng nhập khẩu ở nớc ta bắt buộc thể hiện dới hình thức văn bản.

*/ Nội dung của hợp đồng nhập khẩu:

-Phần mở đầu: trong phần này cần nêu căn cứ theo điều ớc quốc tế, nhữngthông tin về chủ hợp đồng (tên, địa chỉ, tel, fax….).

- Điều khoản tên hàng: cần phải diễn đạt chính xác.

- Điều khoản về phẩm chất: các chỉ tiêu về tính năng, công suất, hiệusuất…

- Điều khoản về số lợng: kích thớc, dung tích, trọng lợng, chiều dài, đơnvị

- Điều khoản giá cả: đơn vị tính giá, đồng tiền tính giá, phơng pháp địnhgiá.

- Điều khoản đóng gói, bao bì, ký mã hiệu.- Điều khoản về cơ sở giao hàng.

- Điều khoản thanh toán.

- Điều khoản về trờng hợp bất khả kháng.- Điều khoản khiếu nại, trọng tài.

2.3 Mở L/C

Trong hợp đồng thơng mại quốc tế nếu quy định thanh toán thực hiện bằngphơng thức tín dụng chứng từ, thì ngời nhập khẩu phải viết đơn yêu cầu mở th tíndụng gửi đến ngân hàng phục vụ mình (ngân hàng phát hành L/C) Kèm theo đơnlà hợp đồng nhập khẩu (bản sao) và giấy đăng ký kinh doanh của công ty Khinhà nhập khẩu đến ngân hàng xin mở L/C, họ sẽ đợc cấp đơn xin mở L/C theomẫu in sẵn với nội dung chủ yếu sau:

- Địa điểm giao hàng, thời hạn giao hàng.

- Cam kết trả tiền của ngân hàng khi bên bán xuất trình các chứng từ, nếuyêu cầu đối với chứng từ thanh toán.

- Thời hạn nộp chứng từ.- Tỷ lệ ký quỹ.

* Khi viết đơn xin mở L/C, nhà nhập khẩu cần lu ý những vấn đề sau:

- Thời hạn hiệu lực của L/C nếu kéo dài quá thì ngời nhập khẩu bị đọngvốn, ngời xuất khẩu có lợi vì có thời gian rộng rãi hơn cho việc lập và xuất trìnhchứng từ thanh toán Ngợc lại thời hạn hiệu lực của L/C quá ngắn thì một mặttránh đợc ứ đọng vốn cho ngời nhập khẩu nhng mặt khác lại gây khó khăn chongời xuất khẩu trong việc lập và xuất trình chứng từ thanh toán Ngoài ra cònphải lu ý là nếu thời gian hiệu lực của L/C dới 3 tháng thì phí thông báo của L/Cchỉ phải chịu 0,1%; còn trên 3 tháng thì 0,2% Vì vậy cần phải xác định một thờigian hợp lý hiệu lực của L/C, có nghĩa là vừa không gây ứ đọng vốn cho ngờinhập khẩu vừa không gây khó khăn cho việc xuất trình chứng từ thanh toán củangời xuất khẩu.

- Đơn xin mở L/C là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp (nếu có) giữangời mở L/C; đồng thời cũng là cơ sở để ngân hàng viết L/C cho bên xuất khẩu.

Văn phong của đơn lại rất khó hiểu (trừ những ngời giỏi nghiệp vụ), vì vậy ngờiviết phải giỏi ngoại ngữ đồng thời phải am hiểu tờng tận nghiệp vụ ngoại thơng.

- Cần cân nhắc các điều kiện ràng buộc bên xuất khẩu sao cho vừa chặtchẽ, đảm bảo quyền lợi của mình, vừa khiến cho bên xuất khẩu chấp nhận đợc.

- Ký quỹ mở L/C:Ký quỹ là một hình thức trích tiền trong tài khoản lu thôngchuyển qua một tài khoản đặc biệt gọi là tài khoản ký quỹ Tỷ lệ ký quỹ có ảnhhởng tới nội dung của L/C Cụ thể là ảnh hởng tới quy định B/L trong L/C.

- Nội dung của L/C cần phải tôn trọng những điều khoản của hợp đồng,tránh mâu thuẫn nhau Tuy nhiên, cũng có thể điều chỉnh hợp đồng bằng L/C.

- Đơn vị mở L/C không ghi ngày mở L/C Ngân hàng sẽ thực hiện mở L/Csớm nhất có thể đợc nếu thủ tục về tiền ký quỹ trôi chảy, có thể gửi L/C đi trongngày hoặc ngày hôm sau Nếu đơn vị vay để ký quỹ hoặc có sai sót trong đơn thìviệc gửi L/C bị chậm lại cho đến khi đơn vị hoàn thành thủ tục ký quỹ hoặc sửachữa mọi sai sót trong đơn.

Hình thức mở L/C: có thể bằng th hay bằng điện Mở L/C bằng th thì chậmnhng phí tổn ít, mở L/C bằng điện thì nhanh nhng phí tổn cao.

Nhà nhập khẩu có thể chọn 1 trong các loại th tín dụng, tùy từng điều kiệnđể chọn loại phù hợp nhất: th tín dụng có thể hủy ngang, th tín dụng có thể hủyngang có xác nhận, th tín dụng không thể hủy ngang miễn truy đòi, th tín dụngchuyển nhợng, th tín dụng tuần hoàn, th tín dụng giáp lng,

Sau khi gửi đơn xin mở L/C, ngân hàng (phát hành L/C) căn cứ vào nộidung của đơn xin mở L/C, căn cứ điều khoản thanh toán quốc tế và các thỏa ớcngân hàng đã ký để phát hành L/C Ngân hàng sẽ gửi ngời mua một bản sao L/Cvà nhận tiền ký quỹ, ngân hàng này sẽ thông báo nội dung L/C cho ngời bán biếtthông qua ngân hàng thông báo.

Trờng hợp L/C đã đợc mở sang ngân hàng thông báo, nếu phát sinh nhữngvấn đề cần sửa đổi thì ngân hàng mở L/C vẫn có thể bổ sung, sửa L/C.

2.4 Đôn đốc bên bán giao hàng.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhà nhập khẩu phải luôn theo dõi,thông tin về tình hình sản xuất, chế biến, chuẩn bị và tiến hành giao hàng của bênxuất khẩu Bên nhập khẩu phải luôn đôn đốc bên xuất khẩu giao hàng cho đúngthời hạn thỏa thuận Việc chậm trễ của bên bán trong giao hàng sẽ ảnh hởng đến

tình hình kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu Bên bán thực hiện việc giaohàng càng sớm càng tốt vì nó có lợi cho cả hai bên Bên mua thờng xuyênkhuyến khích bên bán giao hàng sớm bằng hình thức thởng do hoàn thành hợpđồng sớm, nếu chậm thì sẽ bị phạt Bên mua phải thờng xuyên đôn đốc nhắc nhởbên bán qua các hình thức nh th, điện thoại, fax

- Điều kiện vận tải.

Trong hợp đồng mua bán ngoại thơng quy định nhiều điều khoản khácnhau, trong đó có các Điều khoản vận tải Các điều khoản quy định trực tiếp hoặcgián tiếp về vận tải trong hợp đồng xác định rõ ngời xuất khẩu hoặc ngời nhậpkhẩu có trách nhiệm thanh toán trực tiếp chi phí vận chuyển tới ngời chuyên chở.Từ đó cũng chỉ rõ ngời xuất khẩu hoặc ngời nhập khẩu có trách nhiệm tổ chứcchuyên chở hàng hóa trên toàn bộ quãng đờng từ nơi gửi đến nơi cuối cùng hoặctrên một chặng đờng nhất định Việc phân chia trách nhiệm về vận tải nh thế nàophụ thuộc vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng ngoại thơng.

- Ngời nhập khẩu có nghĩa vụ thuê tàu nếu nhập giá FOB hoặc FAS.Ngoài ra, ngời mua cũng có thể giành lấy quyền thuê tàu nếu mua theo giá DES,DEQ vì 2 loại này không ràng buộc trách nhiệm ai là ngời thuê tàu Nếu nhập giáCIF thì ngời nhập khẩu không có nghĩa vụ thuê tàu.

Thực tế trong buôn bán quốc tế, ngời xuất khẩu cũng nh ngời nhập khẩu đềumong muốn giành lấy quyền về thuê tàu vì bên nào giành đợc quyền này sẽ có lợithế về nhiều mặt Do vậy nhà nhập khẩu cũng phải cố gắng giành lấy “quyềnthuê tàu” để tạo chủ động và lợi thế cho mình.

Phần lớn các trờng hợp giành đợc “quyền thuê tàu” là có lợi Tuy nhiên, cótrờng hợp giành quyền thuê tàu cũng khó khăn và không có lợi Khi ấy, bên nhậpkhẩu không nên khăng khăng giành lấy quyền thuê tàu mà nên chuyển quyền chođối phơng nếu gặp phải một trong những trờng hợp cụ thể sau:

- Dự kiến giá cớc thuê tàu trên thị trờng thế giới để chuyên chở hàng hóaquy định trong hợp đồng mua bán ngoại thơng.

- Dự kiến thấy những khó khăn trong việc thuê tàu để chuyên chở hànghóa quy định trong hợp đồng mua bán ngoại thơng.

- Khi tính toán thấy rằng hiệu số giữa giá nhập CIF do ngời xuất khẩu nớcngoài chào bán và FOB định mua phải bỏ ra, thấp hơn cớc phí vận tải và phí Bảohiểm thực tế.

- Khách hàng ràng buộc việc ký kết hợp đồng mua bán với vấn đề giành“quyền thuê tàu” giữa ngời xuất khẩu và ngời nhập khẩu trong việc mua bán mộtloại hàng hóa nhất định Việt Nam hiện nay do điều kiện về tàu của chúng ta rấthạn chế và việc thuê tàu nớc ngoài đối với doanh nghiệp Việt Nam không dễ lắmnên các doanh nghiệp có hoạt động nhập khẩu thờng áp dụng nhập khẩu theođiều kiện CIF InCoterm 90.

* Nghiên cứu tình hình thị trờng thuê tàu thế giới:

Nghiệp vụ thuê tàu khá phức tạp đòi hỏi bên thuê tàu phải có trình độnghiệp vụ tinh thông, hiểu biết cập nhật thông tin giá cả trên thị trờng thuê tàuthế giới Muốn vậy, bên thuê tàu phải tiến hành nghiên cứu tình hình thị trờngthuê tàu Mục đích là nhằm nắm rõ đợc sự biến động của giá cớc Quan hệ cungcầu về sản phẩm vận tải thay đổi dẫn đến sự biến động của giá cớc trên thị trờngthuê tàu Tùy theo mức độ và nguyên nhân gây ra sự biến động, có thể phânthành 3 loại:

- Biến động cá biệt: Do sự thay đổi quan hệ cung cầu trong thời gian ngắn.Tăng giảm của giá cớc không lớn so với mức giá cớc trung bình trong một tuần,một tháng Biến động này chủ yếu xảy ra trên thị trờng thuê tàu tự do.

- Biến động mùa: Thờng diễn ra chủ yếu đối với thị trờng thuê tàu tự do,chuyên chở các mặt hàng hóa có khối lợng lớn.

- Biến động chu kỳ: Sự phát triển của nền kinh tế T bản chủ nghĩa đợcphản ánh trực tiếp và rất mạnh trên thị trờng thuê tàu thế giới, mức biến động giácớc rất lớn Nó diễn ra ở cả thị trờng thuê tàu chuyến, lẫn tàu chợ.

Sự biến động của giá cớc trên thị trờng thuê tàu là kết quả của sự thay đổiquan hệ cung cầu Quan hệ cung cầu trên thị trờng thuê tàu lại chịu tác động củanhiều nhân tố khác nhau Do đó, nghiên cứu tình hình thị trờng thuê tàu phảinghiên cứu toàn diện các nhân tố ảnh hớng đến nó Bao gồm các nhân tố chủ yếusau:

- Nhân tố kinh tế.

Nghiệp vụ thuê tàu là chủ hàng tự mình đứng ra hoặc thông qua ngời thứ 3,ngời môi giới, liên hệ với chủ tàu hoặc ngời chuyên chở đờng biển thuê một phầnhay cả chiếc tàu để chuyên chở hàng hóa từ một hay nhiều cảng này đến một haynhiều cảng khác Thông thờng, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu ủy thác việcthuê tàu cho một công ty vận tải chuyển nghiệp (ở Việt Nam: VOSA).

Cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa 2 bên ủy thác thuê tàu với bênnhận ủy thác thuê tàu là hợp đồng ủy thác Có 2 loại hợp đồng ủy thác thuê tàu:hợp đồng ủy thác thuê tàu cả năm và hợp đồng ủy thác thuê tàu chuyến.

Có các phơng thức thuê tàu sau:- Phơng thức thuê tàu chợ - Phơng thức thuê tàu chuyến - Phơng thức thuê tàu định hạn.

2.6 Mua bảo hiểm

Hiện nay phần lớn hợp đồng thơng mại quốc tế đợc thực hiện thông quachuyên chở hàng hóa bằng đờng biển Mà hình thức chuyên chở này thờng gặprủi ro và tổn thất Bởi vậy trong kinh doanh ngoại thơng, bảo hiểm đờng biển làloại hình bảo hiểm phổ biến nhất Các đơn vị kinh doanh khi mua bảo hiểm phảiký một hợp đồng với công ty bảo hiểm.

Khi mua bảo hiểm, ngời nhập khẩu phải căn cứ vào các đặc điểm sau: tínhchất của hàng hóa, điều khoản của hợp đồng, vị trí xếp hàng, tình trạng của baobì, loại tàu chuyên chở, tình hình kinh tế xã hội Tùy theo kế hoạch chuyên chởhàng hóa mà mua loại bảo hiểm năm, bảo hiểm chuyến, tiến hành trả tiền và lấy

giấy bảo hiểm sao cho phù hợp Thông thờng các nhà kinh doanh xuất nhập khẩutiến hành mua bảo hiểm bằng 2 cách:

- Trực tiếp với công ty bảo hiểm.

- Gián tiếp qua công ty môi giới bảo hiểm.

Phần lớn các nhà kinh doanh ngoại thơng đều mua bảo hiểm hàng hóa giántiếp qua Công ty môi giới Bảo hiểm vì những công ty này có nghiệp vụ chuyênmôn cao, thông tin nghiệp vụ rộng và họ sẽ bảo vệ đợc quyền lợi cho ngời đợcbảo hiểm Hơn nữa, nhiều chủ hàng không thông thạo về nghiệp vụ bảo hiểm,không nắm vững giá cả thị trờng bảo hiểm cho nên dễ bị mắc phí bảo hiểm cao.ở Việt Nam, hiện nay các chủ hàng đều mua trực tiếp tại các công ty Bảo hiểmhoặc tại các chi nhánh của Bảo Việt Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảohiểm bao, hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến.

Khi mua bảo hiểm bao, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải ký hợp đồng từđầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công tybảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là “Giấy báo bắt đầu vận chuyển”.

Khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểm “Giấyyêu cầu bảo hiểm” Trên cơ sở “Giấy yêu cầu bảo hiểm”, chủ hàng và Công tyBảo hiểm đàm phán, ký kết hợp đồng bảo hiểm.

Để ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm Có 3điều kiện bảo hiểm chính: Bảo hiểm mọi rủi ro (điều kiện A) bảo hiểm có tổnthất riêng (điều kiện B) và bảo hiểm miễn tổn thất riêng (điều kiện C) Cũng cómột điều kiện bảo hiểm phụ nh: vỡ, rò, gỉ, mất trộm, mất cắp và không giaohàng, gỉ và ô xi hóa, h hại do móc cẩu, dây bẩn do dầu hoặc mỡ Ngoài ra, còncó một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt nh: Bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đìnhcông, bạo động

* Nội dung hợp đồng bảo hiểm :

Hợp đồng bảo hiểm đợc in sẵn thành mẫu, thờng bao gồm 2 mặt Mặt sau insẵn các quy định về bảo hiểm Mặt trớc bao gồm các nội dung để trống, baogồm:

- Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản ở ngân hàng của ngời bảo hiểm và ngời ợc bảo hiểm.

đ Tên hàng hóa đợc bảo hiểm, số lợng, trọng lợng, loại bao bì, cách đónggói.

- Loại tàu chuyên chở.- Cách xếp hàng trên tàu.

- Nơi đi, nơi đến, nơi chuyển tải.- Ngày gửi hàng.

- Ngày phơng tiện vận tải bắt đầu hành trình.- Điều kiện bảo hiểm.

- Giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm.- Tỷ lệ phí bảo hiểm, phí bảo hiểm.- Nơi giám định tổn thất.

- Nơi thanh toán bồi thờng.- Ký tên, đóng dấu.

2.7 Làm thủ tục hải quan.

Hàng hóa đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đềuphải làm thủ tục Hải quan Thủ tục hải quan bao gồm:

- Khai báo, nộp tờ khai hải quan, nộp hoặc xuất trình giấy phép và cácgiấy tờ cần thiết khác theo quy định của pháp luật.

* Khai báo, nộp tờ khai hải quan, xuất trình giấy tờ cần thiết:

Tờ khai hải quan là chứng từ có tính chất pháp lý Nó là cơ sở để xác địnhtrách nhiệm của ngời khai trớc pháp luật về tên hàng, phẩm chất số lợng, trọng l-ợng hàng để từ đó xác định hàng hóa thuộc đối tợng chịu thuế nhập khẩu vàcũng là cơ sở để tính thuế đồng thời nó là cơ sở để hải quan giám sát khi hànghóa xuất khẩu, nhập khẩu qua biên giới.

Khai báo, nộp khai hải quan đợc Hải quan xác định là khâu thủ tục quantrọng nhất trong 3 khâu thủ tục hải quan mà chủ hàng phải thực hiện Vì vậy

trong khâu này ngời nhập khẩu phải thật cẩn trọng để tránh sơ suất ảnh hởng đếntiến độ hoàn thành thủ tục hải quan.

Trớc tiên, ngời nhập khẩu phải khai báo nộp cho hải quan bản lợc khai hàngnhập khẩu với tàu biển chậm nhất là 12 giờ kể từ khi tàu tới phao số “0”.

Sau đó, chủ hàng phải khai báo và nộp tờ khai Hải quan trong vòng 30 ngàykể từ khi hàng về tới cửa khẩu.

Khi khai báo phải khai đầy đủ các cột, mục, khai rõ và chính xác về tênhàng, số hiệu của hàng hóa theo biểu thuế nhập khẩu, đơn giá và giá trị thanhtoán, số lợng, trọng lợng hàng xuất xứ hàng hóa.

Khi nộp tờ khai, ngời nhập khẩu cần phải nộp kèm các giấy tờ nh:- Hợp đồng kinh tế hoặc L/C (bản sao).

- Hóa đơn để tính thuế.- Bản kê chi tiết hàng hóa.- Phiếu đóng gói.

* Làm nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu, lệ phí hải quan và nghĩa vụ khác:

Nhà nhập khẩu nộp thuế nhập khẩu nh trong tờ khai Hải quan dới sự kiểmtra của hải quan Đồng thời nhà nhập khẩu tiến hành nộp lệ phí hải quan.

Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hóa, Hải quan sẽ ra những quyết định nh:cho hàng đợc phép ngang qua biên giới, cho hàng đi qua một cách có điều kiện(nh phải sửa chữa, phải bao bì lại ) nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm chỉnhthực hiện các quyết định đó.

2.8 Nhận hàng

Theo Nghị định 200/CP ngày 31/12/1973 “các cơ quan vận tải (ga/cảng) cótrách nhiệm tiếp nhận hàng hóa nhập khẩu trên các phơng tiện vận tải từ nớc

ngoài và bảo quản hàng hóa đó trong quá trình xếp dỡ, lu kho, lu bãi và giao chocác đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của đơn vị kinh doanh đã nhập hàng đó”.

Do đó, khi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng vớicảng rồi đa hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi Đơn vị kinh doanh nhập khẩuphải ký hợp đồng ủy thác cho cảng làm việc này.

Nhà nhập khẩu xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhập hàng nhậpkhẩu từng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốcdỡ, vận chuyển, giao nhận.

Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hóa nh vận đơn, lệnhgiao hàng nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải.

Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải, cung cấp những biên bản(nếu cần) về hàng hóa và giải quyết trong phạm vi của mình.

* Thủ tục nhận hàng:

Trớc khi tàu đến, đại lý tàu biển hoặc hãng tàu sẽ gửi “Giấy báo tàu đến”cho ngời nhận hàng, để họ biết và tới nhận “lệnh giao hàng” D/O tại đại lý tàubiển.

Khi nhận D/O cần mang theo:

Vận đơn gốc và giấy giới thiệu của công ty Đại lý giữ lại B/L gốc và trao 3bản D/O cho chủ hàng Một số đại lý có thể thu lệ phí nhận D/O, mức thu khôngthống nhất Có D/O nhà nhập khẩu cần nhanh chóng làm thủ tục để nhận lô hàngcủa mình Bởi nếu nhận chậm sẽ bị phạt lu kho, bãi và chịu mọi rủi ro tổn thấtphát sinh.

Nếu gặp trờng hợp hàng đến nhng chứng từ cha đến, nhà nhập khẩu cần suynghĩ kỹ để chọn một trong hai giải pháp: tiếp tục chờ chứng từ hoặc đến ngânhàng mở L/C xin giấy cam kết của ngân hàng khi cha có B/L gốc.

Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận phải thờng xuyên bám sáthiện trờng, cập nhật số liệu từng giờ, từng ca, từng ngày Kịp thời phát hiện saisót để có biện pháp xử lý thích hợp Cơ quan giám định hàng hóa lấy mẫu, phântích, kết luận số lợng, chất lợng hàng có phù hợp với hợp đồng không Bảo hiểmxác định mức độ thiệt hại, lập biên bản giám định, cảng lập “biên bản xác nhậnhàng hóa h hỏng đổ vỡ do tàu gây nên” Ngoài ra, cảng còn lập biên bản kết toánnhận hàng với tàu và bảng kê hàng hóa thiếu hoặc thừa so với lợc khai của tàu.Cuối cùng, khi giao hàng xong, cần ký “Biên bản tổng kết giao nhận hàng hóa”.

2.9 Kiểm tra hàng hóa

Khi nhận hàng, đơn vị nhập khẩu phải tiến hành kiểm tra, phát hiện thiếuthụt, mất mát, tổn thất để kịp thời có biện pháp xử lý.

Đối với hàng giao lẻ, nếu số lợng, trọng lợng hàng bị thừa thiếu thì cảng(ga) phải lập “Biên bản thừa thiếu” với đơn vị nhập khẩu Nếu hàng bị đổ vỡ, phảilập “Biên bản đổ vỡ h hỏng” Hàng chở bằng đờng biển mà bị thiếu hụt, mất mát,phải có “Biên bản kết toán nhận hàng với tàu” Nếu tàu chở hàng đã nhổ neo rồiviệc thiếu hụt mới bị phát hiện, chủ hàng phải yêu cầu VOSA cấp “Giấy chứngnhận hàng thiếu”.

Doanh nghiệp nhập khẩu, với t cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phảilập th dự kháng nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất, sau đó phải yêucầu công ty Bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xảy ra bởi những rủi rođã đợc mua bảo hiểm Trong những trờng hợp khác phải yêu cầu công ty giámđịnh tiến hành kiểm tra hàng hóa và lập chứng th giám định.

2.10 Giao cho đơn vị đặt hàng.

Hàng nhập khẩu, về nguyên tắc, đợc đơn vị ngoại thơng giao cho đơn vị đặthàng tại cảng Việt Nam (nếu hàng về đờng biển) hoặc tại biên giới Việt Nam(nếu hàng về bằng đờng bộ, đờng sắt) Theo yêu cầu đơn vị đặt hàng, đơn vịngoại thơng có thể giao hàng tại một địa điểm ấn định trong hợp đồng kinh tế.Trong trờng hợp này, đơn vị đặt hàng phải chịu thêm chi phí vận chuyển từ cảngđến địa điểm giao hàng.

Để chuẩn bị cho công việc giao nhận đợc tốt, đơn vị nhập khẩu phải thôngbáo tình hình hàng hóa từ nớc ngoài về cho đơn vị đặt hàng đợc biết Trong trờnghợp hàng về đờng biển, phải có thông báo hai lần.

- Lần 1: ít nhất 7 ngày trớc khi tàu đến cảng Việt Nam (hoa tiêu)- Lần 2: trong vòng 24 giờ sau khi tàu đến cảng Việt Nam (hoa tiêu)Khi nhận hàng nhập khẩu, đơn vị đặt hàng phải tiến hành kiểm tra, pháthiện thiếu hụt, mất mát, tổn thất để kịp thời khiếu nại đòi bồi thờng.

Đối với hàng giao lẻ, nếu số lợng, trọng lợng hàng bị thừa thiếu thì cảngphải lập biên bản thừa thiếu với đơn vị đặt hàng, và gửi cho đơn vị ngoại thơngmột bản sao Nếu cảng không chịu lập biên bản giao nhận thì đơn vị đặt hàng báo

cho đại diện đơn vị ngoại thơng cùng với hải quan lập biên bản Cảng phải bồi ờng nếu việc thiếu hụt đó do những thiếu sót về quản lý của cảng gây nên.

th-Đối với hàng bị tổn thất hay nghi là bị tổn thất thì trớc khi nhận hàng, đơn vịđặt hàng phải yêu cầu công ty giám định (vinacontrol) làm giám định tại địađiểm giao hàng.

Đối với hàng giao nguyên đai, nguyên kiện, thì về kho của mình, đơn vị đặthàng mới phát hiện thiếu hụt, h hỏng bên trong hoặc quy cách phẩm chất khôngphù hợp với hợp đồng thì đơn vị đặt hàng phải giữ nguyên trạng hàng hóa và báongay cho đơn vị ngoại thơng biết để cử ngời xem xét và xin giám định Quá 5ngày kể từ ngày báo, nếu đơn vị ngoại thơng không trả lời, đơn vị đặt hàng phảiyêu cầu Vinacontrol đến xét nghiệm và lập biên bản giám định để đòi bồi thờng.

Đơn vị đặt hàng phải kiểm tra và phát hiện mất mát, thiếu hụt, sai quy cách,tổn thất trong thời gian ngắn nhất.

- Trong vòng 30 ngày đối với thiếu hụt về số lợng, trọng lợng.- Trong vòng 45 ngày đối với hàng sai quy cách phẩm chất.

Thời hạn này tính từ ngày dỡ hàng tại phơng tiện vận tải nớc ngoài về, trừ ờng hợp có quy định riêng trong hợp đồng kinh tế.

tr-Quá thời hạn kể trên, đơn vị ngoại thơng có quyền từ chối việc khiếu nại củađơn vị đặt hàng.

2.11 Làm thủ tục thanh toán.

Đây là khâu trọng tâm và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinhdoanh thơng mại quốc tế Thủ tục thanh toán tùy thuộc vào hình thức thanh toánquy định trong hợp đồng.

Thanh toán tiền hàng bằng L/C là một phơng thức thanh toán bảo đảm hợplý, thuận tiện an toàn, hạn chế rủi ro cho cả bên mua và bên bán Nếu hợp đồngnhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C thì việc đầu tiên bên mua phảilàm để thực hiện hợp đồng đó là mở L/C.

Thời gian mở L/C nếu hợp đồng không quy định gì thì phụ thuộc vào thờigian giao hàng thông thờng L/C đợc mở khoảng 15-20 ngày trớc khi đến thời hạngiao hàng.

Cơ sở để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu Khi mở L/Cđơn vị đợc phép nhập khẩu trực tiếp dựa vào căn cứ này để điền vào mẫu “Giấyxin mở tín dụng khoản nhập khẩu”.

Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu kèm theo bản sao hợp đồng, sau khiđợc cơ quan giản lý kế hoạch thu chi ngoại hối xét duyệt, đợc chuyển đến ngânhàng ngoại thơng cùng với 2 ủy nhiệm chi: một ủy nhiệm chi để ký quỹ theo quyđịnh về việc mở L/C và một ủy nhiệm chi trả thủ tục phí cho ngân hàng về việcmở L/C.

Khi bộ chứng từ gốc từ nớc ngoài về đến ngân hàng ngoại thơng, đơn vịkinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ và nếu hợp lệ thì trả tiền cho ngânhàng Sau đó đơn vị kinh doanh nhập khẩu mới đợc chứng từ để đi nhận hàng.

Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phơng thứcnhờ thu, thì sau khi thu hàng, bên xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ vàphải xuất trình cho ngân hàng để ủy thác cho ngân hàng đổi tiền hộ Chứng từthanh toán phải hợp lệ, chính xác và nhanh chóng giao cho ngân hàng nhằm thulại vốn.

Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phơng thứcnhờ thu, thì sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thơng, đơn vị kinh doanhnhập khẩu đợc kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định Nếu trong thờigian này, đơn vị kinh doanh nhập khẩu không có lý do chính đáng từ chối thanhtoán, thì ngân hàng xem nh yêu cầu đòi tiền là hợp lệ Quá thời hạn quy định choviệc kiểm tra chứng từ, mọi tranh chấp giữa bên bán với bên mua về việc thanhtoán tiền hàng sẽ đợc trực tiếp giải quyết giữa các bên đó, hoặc qua cơ quan trọngtài.

2.12 Khiếu nại

Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu phát hiệnthấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ sơkhiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại.

Đối tợng khiếu nại là ngời bán, nếu hàng có chất lợng hoặc số lợng khôngphù hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị viphạm, hàng giao không đồng bộ.

Đối tợng khiếu nại là ngời vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trìnhchuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi của ngời vận tải gây nên.

Đối tợng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hóa đối tợng của bảo hiểmbị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của ngời thứ 3 gây nên, khinhững rủi ro này đã đợc mua bảo hiểm.

Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (nh biênbản giám định, COR, ROROC ) hóa đơn, vận đơn đờng biển, đơn bảo hiểm.

Nếu việc khiếu nại không đợc giải quyết thỏa đáng 2 bên có thể khiếu kiệntại hợp đồng trọng tài (nếu có thỏa thuận trọng tài) hoặc tòa án.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu có nhiều loại chứng từ kèmtheo các bớc thực hiện nh: chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ giaonhận, chứng từ bảo hiểm, chứng từ hải quan Các loại chứng từ này thờng là kếtquả xác nhận các bớc thực hiện của hợp đồng nên rất có ý nghĩa trong việc thanhquyết toán, giải quyết tranh chấp khiếu nại Nhà nhập khẩu phải thận trọng đốivới từng loại chứng từ trong quá trình lập chứng từ, trong ghi chép, yêu cầu phảirõ ràng không tẩy xóa, nhất là các hóa đơn thanh toán bà bảng kê chi tiết, vận tảiđơn

3 Các điều kiện để thực hiện tốt quy trình hoạt động kinh doanh hàngnhập khẩu

3.1 Điều kiện khách quan

- Hệ thống chính sách kinh tế và các quy định của Chính phủ Đây là điềukiện đặc biệt quan trọng ảnh hởng tới môi trờng tiến hành hoạt động kinh doanhhàng xuất nhập khẩu Các chính sách của Chính phủ trong việc khuyến khíchnhập khẩu qua các công cụ thuế quan, hạn ngạch, tỷ giá sẽ là những điều kiệnthuận lợi giúp cho các doanh nghiệp có cơ hội thực hiện tốt và hoàn thiện hơnnữa quy trình hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu.

- Việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, các giấy phép giúp giảmbớt thời gian, tiết kiệm chi phí để hoàn thiện quy trình kinh doanh nhập khẩuhàng hóa Đặc biệt là việc đơn giản hoá thủ tục hải quan nhằm tiến hành giảiphóng hàng nhanh Các quy định về các thủ tục, quy trình hải quan ngắn gọn,khoa học, thống nhất Việc kê khai, áp mã thuế, tính thuế phải chính xác, đơngiản đồng thời giảm bớt các loại giấy tờ để rút ngắn thời gian thông quan Trìnhđộ nghiệp vụ cao, thái độ làm việc lịch sự, khoa học của cán bộ hải quan tạođiều kiện cho việc giải phóng hàng nhanh chóng.

- Hệ thống giao thông, vận tải thông tin liên lạc phát triển tạo điều kiệnthuận lợi cho việc thực hiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóacó hiệu quả Nhờ có hệ thống thông tin liên lạc hiện đại mà các nơi ở nửa vòngtrái đất vẫn thông tin để cùng ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu Nhờ

vậy mà giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm đợc rất nhiều thời gian và chi phígiao dịch, tăng tốc độ thực hiện, một quy trình hoạt động kinh doanh xuất nhậpkhẩu Hệ thống giao thông vận tải phát triển nhất là vận tải đờng biển giúp chocác doanh nghiệp nhập khẩu hoàn thiện hơn trong việc thuê tàu đặc biệt là doanhnghiệp Việt Nam để giảm bớt một khoản chi phí do phải thuê tàu nớc ngoài hoặcphải nhờng quyền thuê tàu cho bên bán (trong khi vẫn nhập giá FOB).

- Hệ thống tài chính ngân hàng phát triển lớn mạnh có thể can thiệp tới tấtcả các doanh nghiệp trong nền kinh tế bởi vai trò của nó trong việc quản lý, cungcấp vốn, đảm trách việc thanh toán một cách thuận tiện nhanh chóng, chính xáccho các doanh nghiệp Có thể nói hoạt động nhập khẩu sẽ không thể đợc thựchiện nếu không có sự phát triển của hệ thống ngân hàng Hệ thống ngân hàngphát triển cùng với quy chế vay ngoại tệ thuận lợi sẽ là chất xúc tác nâng caohoàn thiện hoạt động thanh toán tiền hàng trong quy trình kinh doanh nhập khẩuhàng hóa Hoạt động thanh toán đợc đơn giản hoá nhờ sự phát triển của hệ thốngngân hàng với việc thanh toán bằng L/C rông rãi làm cho việc thực hiện quytrình hoạt động kinh doanh nhập khẩu ngày càng hiệu quả.

3.2 Điều kiện chủ quan

- Bộ máy quản ký, cơ chế hoạt động hợp lý của doanh nghiệp Đây là sự tácđộng trực tiếp của các cấp lãnh đạo xuống cán bộ công nhân viên nhằm mục đíchthực hiện hoạt động của doanh nghiệp Việc thiết lập cơ cấu tổ chức của bộ máydoanh nghiệp cũng nh cách thức điều hành của các cấp lãnh đạo là nhân tố quyếtđịnh tính hiệu quả trong kinh doanh Nếu một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chứchợp lý, gọn nhẹ, có cách thức điều hành sáng suốt sẽ góp phần thúc đẩy hiệu quảhoạt động kinh doanh nói chung và hiệu quả thực hiện quy trình hoạt động kinhdoanh nhập khẩu nói riêng.

- Trình độ và năng lực của cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu của doanhnghiệp: Con ngời đặc biệt ở vị trí trung tâm của mọi hoạt động Hoạt động xuấtkhẩu hàng hóa đặc biệt phải nhấn mạnh đến yếu tố con ngời bởi vì con ngời làchủ thể sáng tạo và trực tiếp điều hành hoạt động Trong doanh nghiệp, mọi cánbộ nhân viên đều có tinh thần làm việc và ý chí phấn đấu cho mục tiêu chungcộng thêm với năng lực chuyên môn cao sẽ là điều kiện tiên quyết giúp chodoanh nghiệp thực hiện xuất sắc hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa.

- Khả năng cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp Cơ sở vật chất kỹthuật của doanh nghiệp nh vốn cố định bao gồm máy móc thiết bị, hệ thống khotàng, bến bãi, phơng tiện vận tải, các đại lý chi nhánh và trang thiết bị cùng vớivốn lu động là cơ sở cho hoạt động kinh doanh Các khả năng này sẽ nhằm nângcao uy tín, tính năng động của doanh nghiệp trong kinh doanh vì vậy nó gópphần không nhỏ tới hiệu quả hiệu động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa.

Phần II: Thực trạng quy trình hoạt động kinh doanhnhập khẩu hàng hóa của công ty xuất nhập khẩu vàhợp tác quốc tế coalimex - Tổng công ty than Việt Nam

I/ Khái quát về công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tếcoalimex - Tổng công ty than Việt Nam.

1 Quá trình hình thành và phát triển công ty.

- Công ty XNK&HTQT Coalimex ra đời ngày 31/12/1981 theo quyết địnhsố 65 của Bộ Điện và Than với tên gọi: Công ty cung ứng vật t.

-Tháng 6/1988, Bộ Điện và Than đợc tách làm hai thành Bộ Điện và Bộ Mỏvà Than Công ty chính thức trực thuộc Bộ Mỏ và Than và vẫn giữ nguyên tên gọitrớc đây.

-Tháng 6/1991, Công ty đổi tên thành Công ty Xuất nhập khẩu than vàcung ứng vật t.

-Tháng 1/1995, Công ty đợc chuyển về trực thuộc Tổng công ty than ViệtNam

-Ngày25/12/1996, Công ty đổi tên theo tên gọi chính thức cho đến nay:Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế Coalimex.

-Trụ sở chính của Công ty đặt tại 47 Quang Trung-Hà Nội.

2 Chức năng , nhiệm vụ , cơ cấu tổ chức của Công ty.

Công ty XNK&HTQT Coalimex là một doanh nghiệp nhà nớc và trực thuộcTổng công ty Than Việt Nam.

Vốn của Công ty một phần do Nhà nớc và một phần do Công ty tự tích luỹ.Công ty là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh độc lập trong lĩnh vựcXNK Than và các thiết bị vật t cung ứng cho quá trình sản xuất và khai thác mỏ,cùng với việc nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng có khả năng đáp ứng nhu cầu thịtrờng khác.

Công ty kinh doanh và tìm kiếm lợi nhuận thông qua các hoạt động sảnxuất, tiêu thụ và giao dịch xuất nhập khẩu bao gồm:

+Quản lý việc khai thác, chế biến và tiêu thụ than trong nớc.

+Nhập khẩu vật t , thiết bị từ nớc ngoài vào việt Nam, chủ yếu nhằm phụcvụ cho quá trình khai thác, sản xuất và chế biến than.

+Nhận xuất nhập khẩu uỷ thác các sản phẩm đáp ứng nhu cầu trong vàngoài nớc.

+Sẩn xuất và kinh doanh nớc đá sạch.

+Hợp tác đa lao động ra làm việc ở nớc ngoài.

* Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty.

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên, bộ máy tổ chức và mạng lới sảnxuất kinh doanh, dịch vụ của Công ty đợc thành lập nh sau:

Công ty có tổng số nhân viên là 120, hoạt động tại các trụ sở, văn phòngkhác nhau của Công ty và chủ yếu tập trung ở Hà Nội, Tp Hồ Chí Minh vàQuảng Ninh Công ty hoạt động theo chế độ thủ trởng, đứng đầu là giấm đốcCông ty do Hội đồng quản trị Tổng công ty Than Việt Nam bổ nhiệm, miễn

nhiệm Giám đốc tổ chức điều hành mọi hoạt động của Công ty theo Luật Doanhnghiệp Nhà nớc, theo điều lệ của Công ty và là ngời chịu trách nhiệm trớc Hộiđồng quản trị Tổng công ty Than Việt Nam và pháp luật về toàn bộ hoạt độngcủa công ty.

 Công ty gồm có hai phó giám đốc cùng các phòng hoạt động theo từngchức năng nhiệm vụ dới đây:

- Phòng Tổ chức nhân sự và thanh tra bảo vệ: Thực hiện chức năng thanhtra bảo vệ và tổ chức nhân sự cho công ty.

- Phòng Kế hoạch Kế toán và Tài chính: Thực hiện chức năng hạch toánkế toán trong kinh danh và quản lí các hoạt động tài chính.

- Phòng Hành Chính Tổng Hợp: phụ trách các công việc văn th, máy tínhvà các công việc vă phòng khác phục vụ cho hoạt động của toàn Công ty.

Biểu 3.cỏ cấu tổ chức của Công ty xnk & htqt coalimex.

- Các phòng nhập khẩu 1,2,3,4,5: Tham gia các hoạt động kinh doanhnhập khẩu bao gồm cả uỷ thác và không uỷ thác.

- Phòng Xuất Than: Thực hiện hoạt động kinh doanh xuất khẩu than.Đâylà phòng xuất khẩu than duy nhất của công ty.

- Phòng hợp tác lao động:Tham gia kí kết các hợp đồng đa ngời lao độngViệt Nam đi lao động ở nớc ngoài.

Phó GĐ

Giám đốc

Phó GĐ

P Xuất thanP Nhập 1P nhập 2P Nhập 3P nhập 4P nhập 5P HCP QL NSP KT TCP HT LĐ

Chi nhánhQNChi nhánhHCM

Các phòng chức năng này có trách nhiệm giúp đỡ Giám đốc giải quyết vàđiều hành mọi lĩnh vực hoạt động của Công ty Các phòng kinh doanh cũng đồngthời hoạt động kinh doanh một cách độc lập dới sự điều hành của giám đốc, phógiám đốc và các trởng phòng Ngòi đứng đầu các phòng do Giám đốc bổ nhiệm.Riêng kế toán trởng, ngời giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kếtoán thống kê của Công ty, do giám đốc đề nghị Tổng công ty Than bổ nhiệm,khen thởng và kỉ luật.

Công ty có một hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho sản xuất kinh doanhkhá tốt bao gồm trụ sở chính đặt tại 47 quang Trung, Hà Nội, là nơi có địa điểmngay giữa trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc giao dịch Công ty đã đầu tmột hệ thống máy tính hiện đại nối mạng nội bộ và Internet, hệ thống thông tinliên lạc khá hoàn chỉnh, các phơng tiện giao thông đi lại của riêng Công ty…Cóthể nói, Công ty có một điều kiện sản xuất kinh doanh khá lý tởng.

Cơ cấu tổ chức của Công ty theo mô hình tổ chức chức năng đã giúp choCông ty tận dụng tốt những khả năng chuyên môn nghiệp vụ của các thành viên.Đồng thời, điều đó cũng giúp cho Công ty nhanh chóng nắm bắt đợc những thayđổi trên thị trờng cũng nh trong kinh doanh qua đó có thể thực hiện đợc các hoạtđộng kinh doanh có hiệu quả hơn.

3 Kết quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty.

Trong 3 năm qua, công ty Coalimex là một công ty làm ăn có hiệu quả.Các chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm sau đều cao hơn nămtrớc Đóng góp vào ngân sách nhà nớc hàng chục tỷ đồng, thu nhập bình quâncủa cán bộ công nhân viên ngày một tăng Sau đây là tình hình cụ thể:

Bảng 1: Kết quả hoạt động tài chính của công ty Coalimex trong 3 năm:

1999 – 2001.

Đơn vị: triệuVNĐ.

Giá trịTăng(%)

* Công tác nhập khẩu vật t, máy móc, thiết bị của Công ty.

Bảng 2: Trị giá nhập khẩu trong và ngoài ngành của công tyCoalimex.

Năm

Chỉ tiêu

Giá trị(USD)

Tỷ trọng(%)

Giá trị(USD)

Tỷ trọng(%)

Giá trị(USD)

Tỷ trọng(%)1 Nhập khẩu phục

vụ trong ngành.

2 Nhập khẩu phụcvụ ngoài ngành.

Qua bảng 2 cho ta thấy giá trị nhập khẩu trong ngành có xu hớng ngày cànggiảm Trớc năm 1998, giá trị nhập khẩu trong ngành chiếm tỷ lệ chủ yếu tronggiá trị nhập khẩu, thờng là khoảng 80% Nhng sang đến năm 1999, giá trị nàygiảm rõ rệt: năm 1999 là 44%, năm 2000 chỉ có 25% và năm 2001 là 46% Dovậy ta có thể thấy rằng vai trò của công tác nhập khẩu phục vụ ngoài ngành ngàycàng quan trọng Điều này là do từ năm 1999, ngành than gặp nhiều khó khăn, cómỏ phải ngừng sản xuất nên nhu cầu nhập khẩu thiết bị, phụ tùng, vật t trongngành giảm nên Công ty đã kịp thời chuyển hớng chỉ đạo, ngoài việc đảm bảo

nhập khẩu thiết bị, phụ tùng, vật t phục vụ cho sản xuất theo yêu cầu tối thiểu củacác đơn vị trong ngành, còn tăng cờng đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu uỷ thác,kinh doanh cho các đơn vị ngoài ngành.

* Cơ cấu thị trờng và mặt hàng nhập khẩu. Cơ cấu thị trờng.

Trong các năm qua, Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác Quốc tế Coalimexđã lập quan hệ với gần 80 tổ chức ở trên 30 nớc trên thế giới Trong lĩnh vựckinh doanh, Công ty thờng tiến hành kinh doanh nhập khẩu từ các thị trờng nh:Nga, Đông Âu, T bản chủ nghĩa.

Khu vực thị trờng Nga, Đông Âu vốn là thị trờng truyền thống của Côngty, luôn chiếm phần lớn tỷ trọng trong trị giá nhập khẩu của Công ty Tuy nhiênqua bảng 3 cho ta thấy rõ là tỷ trọng khu vực thị trờng này có xu hớng ngàycàng giảm Đối với khu vực thị trờng này, Công ty thờng giao dịch với Nga,Hungari, Ucraina…Công ty nhập khẩu từ khu vực thị trờng này chủ yếu là cácsản phẩm nh: thép chống lò, ôtô vận tải cỡ lớn, phụ tùng và một số máy khaithác mỏ.

Bảng 3: Thị trờng nhập khẩu của Công ty Coalimex.

Thị trờng

Trị giá(USD)

Tỷ trọng(%)

Trị giá(USD)

Tỷ trọng(%)

Trị giá(USD)

Tỷ trọng(%)

Thị trờng Trung Quốc trong năm 1999, 2000 vẫn chiếm tỷ trọng nhỏ nhngđến năm 2001 thì tăng đột biến Đây là thị tròng hứa hẹn nhiều tiềm năng vìvậy Công ty cần phải triệt để khai thác.

Ngoài các thị trờng trên, Công ty còn tiến hành nhập khẩu từ một số cácthị trờng khác nh: Hàn Quốc, ấn Độ, Malayxia, Thái Lan, Singapo….Đây làcác thị trờng nhỏ lẻ, giá trị nhập khẩu không đáng kể.

 Mặt hàng nhập khẩu.

Các mặt hàng nhập khẩu của công ty phần lớn là các vật t, thiết bị, phụ tùngphục vụ cho việc khai thác, chế biến trong ngành than Các mặt hàng nhập khẩuchính của công ty là: thép các loại, ôtô vận tải, máy khai thác, thiết bị hầm lò.- Thép các loại: Trong các năm qua, giá trị thép nhập khẩu luôn tăng lên, chiếmtỷ trọng lớn trong giá trị nhập khẩu của Công ty Các loại thép nhập về gồm có:thép chống lò, thép ray, thép tấm…Trung bình hàng năm Công ty phải nhập khẩu5,2 triệu USD thép các loại để phục vụ cho nhu cầu sản xuất trong năm và cho cảdự trữ gối đầu năm sau Mặt hàng này thờng đợc Công ty nhập khẩu từ thị trờngNga, ĐôngÂu.

- Ôtô vận tải: Đây cũng là mặt hàng chiến lợc của ngành Than Hàng nămCông ty thờng nhập khẩu các xe của Nga nh xe Benlaz, Kpaz Nhìn chung Côngty thờng nhập các mặt hàng này là do sự chỉ đạo của Tổng Công ty Than và sự ủythác của các đơn vị trong và ngoài ngành có nhu cầu Mặc dù mặt hàng này rấtquan trọng đối với Công ty nhng tỷ trọng của chúng trong tổng giá trị hợp đồngnhập khẩu của Công ty thay đổi thất thờng.

Bảng 4: Kết quả nhập khẩu mặt hàng của công ty Coalimex. Năm

Mặt hàng NK

Giá trị(USD)

Tỷ trọng(%)

Tỷ trọng(%)

Tỷ trọng(%)1.Thép các loại 6.358.13543,597.485.47845,1510.581.15210,152 Ôtô vận tải 2.238.00015,352.564.50015,263.654.12617,483 Máy khai thác 2.225.00015,262.018.16512,164.5482.15419,254 thiết bị hầm lò 9597566,68,01.215.0137,333.152.12315,405 Thiết bị cấp cứu mỏ 452.4510,82143.6000,87415.1260,706 Vật t TB điện 625.5704,39815.6164,92956.1471,417 Động cơ tổng thành 852.6505,58931.1605,75100.6510,218 Săm lốp ôtô 317.8602,28254.5451,54548.0020,819 Phụ tùng các loại 413.9342,84675.2654,05947.1251,4010 Cáp thép các loại 35.0002,49490.0002,97721.1491,24

Tổng giá trị 14.586.25410016.578.05610025.561.125100

- Máy khai thác: Đây cũng là một mặt hàng mang lại lợi nhuận tơng đốicho Công ty Giá trị hợp đồng nhập khẩu hàng năm không ngừng tăng Mặt hàngnày Công ty chủ yếu nhập từ thị trờng Nga, Đông Âu và thị trờng TBCN nh Nhật,Mỹ, ngoài ra còn nhập từ Hàn Quốc, Trung Quốc nhng giá trị không đáng kể.

- Thiết bị hầm lò: Đây cũng là mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổnggiá trị hợp đồng nhập khẩu của Công ty Giá trị nhập khẩu mặt hàng này có tăngnhng không nhiều Mặt hàng này chủ yếu nhập từ Nga, Trung Quốc, Hàn Quốcvà thị trờng TBCN.

II Phân tích thực trạng quy trình hoạt động kinhdoanh nhập khẩu hàng hóa của công ty xuất nhập khẩuvà hợp tác quốc tế coalimex - Tổng công ty than ViệtNam.

biểu Sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu củacông ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế coalimex.

1 Tìm và lựa chọn đối tác kinh doanh

Đây là bớc đầu tiên làm cơ sở để ký kết một hợp đồng nhập khẩu Việc tìmvà lựa chọn đối tác kinh doanh là do tự các phòng kinh doanh tiến hành và Côngty cha có phòng nghiên cứu Maketing.

* Mỗi phòng kinh doanh đều phải thực hiện việc nghiên cứu thị trờng tiêuthụ hàng nhập khẩu trong nớc Các cán bộ của phòng sẽ xác định nhu cầu thực tếcủa thị trờng trong nớc và các yếu tố có liên quan đến mặt hàng nhập khẩu nh:chu kỳ sống của sản phẩm, tỷ suất ngoại tệ hàng nhập, giá cả hiện tại trên thị tr-ờng, dung lợng thị trờng, các đối thủ cạnh tranh, tỷ giá hối đoái và các chính sáchcủa Nhà nớc có ảnh hởng tới mặt hàng này Công ty thờng nghiên cứu trong sáchbáo, tạp chí các tờ tin tức trong nớc Đây là phơng pháp đợc công ty sử dụng dophơng pháp này cho phí thấp, lại lợi dụng đợc hệ thống chi nhánh của Công ty đểthu thập thông tin.

- Trong quá trình nghiên cứu thị trờng, Công ty đặc biệt quan tâm mối quanhệ giữa mặt hàng nhập khẩu với các yếu tố nh: Thị hiếu, phong tục tập quán, thunhập, địa lý khí hậu Đây là những căn cứ để Công ty xác định đúng chủng loại,

Tìm và lựa chọn đối tác

Đàm phán ký kết hợp đồng

Thanh toánMở L/C

Đôn đốc bên bán giao hàng

Làm thủ tục hải quan

Kiểm tra hàng hoáNhận hàng

Giao cho đơn vị đặt hàng

Khiếu nại

đặc điểm mặt hàng cần nhập: Hình dáng, kích cỡ, màu sắc, chức năng, bao bì,nhãn hiệu, giá cả và chất lợng của mặt hàng nhập khẩu.

- Dựa vào các kết quả nghiên cứu trên, Công ty sẽ xác định nên nhập mặthàng nào, số lợng, giá cả bao nhiêu là có hiệu quả nhất.

* Các phòng kinh doanh đồng thời tiến hành nghiên cứu thị trờng hàngnhập.

- Việc nghiên cứu thị trờng hàng nhập khẩu của Công ty dựa trên cơ sở cácbảng thống kê, các th chào hàng của nớc ngoài, các tài liệu có đợc thông qua cáchội chợ triển lãm, tổng kết năm trớc, kỳ trớc, số ký kết hợp đồng, các tạp chí th-ơng mại trong và ngoài nớc Công ty cũng nghiên cứu thị trờng thông qua sựgiới thiệu của các bạn hàng, qua môi giới, Bộ Thơng mại, Đại Sứ quán của ViệtNam ở nớc ngoài hay của nớc ngoài ở Việt Nam.

- Công ty phải tiến hành nghiên cứu về các bạn hàng nớc ngoài để làm cơ sởlựa chọn đối tác kinh doanh Cần xác định xem tình hình sản xuất cung ứng mặthàng đó trên thị trờng quốc tế nh thế nào, có bao nhiêu đối tác có thể cung ứng,giá cả, chất lợng, và chu kỳ sống của sản phẩm.

+ Loại hình của công ty bạn: công ty liên doanh hay doanh nghiệp nhà nớc,công ty trách nhiệm hữu hạn để làm cơ sở pháp lý về nghĩa vụ và quyền hạn,trách nhiệm của họ.

+ Tình hình chính trị của nớc xuất khẩu: Có chiến tranh hay nội chiến, cấmvận xảy ra không hoặc khi vận chuyển hàng hóa có phải đi qua vùng chiến tranh,cớp biển.

+ Chính sách về kinh tế, đặc biệt chính sách xuất nhập khẩu: Hạn chế haykhuyến khích xuất khẩu, các ngành nghề, mặt hàng đợc u đãi sản xuất, xuấtkhẩu

+ Hệ thống tài chính tiền tệ, ngân hàng và sự biến động giá cả hàng hóa tạinớc đó.

+ Tập quán kinh doanh của nớc xuất khẩu

Trên cơ sở kết quả của việc nghiên cứu thị trờng, công ty sẽ lựa chọn một vài nhà cung cấp có triển vọng nhất từ đó quyết định lựa chọn gửi th hỏi hàng, đặt hàng.

2 Đàm phán ký kết hợp đồng

- ở công ty, đàm phán và ký kết hợp đồng thờng do giám đốc trực tiếp đảmnhận hoặc là trởng phòng kinh doanh đợc giám đốc ủy quyền đi ký kết, hoặc làgiám đốc chi nhánh Quảng Ninh và thành phố Hồ Chí Minh trực tiếp đợc giámđốc Công ty ủy quyền, đứng ra thực hiện một số hợp đồng với một giá trị nhấtđịnh nào đó Sau khi thực hiện những công việc chuẩn bị cần thiết, Công ty tiếnhành các bớc giao dịch tiến tới ký kết hợp đồng nhập khẩu

- Hình thức giao dịch đợc Công ty sử dụng thờng xuyên là giao dịch thôngthờng Công ty sử dụng hình thức đàm phán điện tín, điện thoại, fax với kháchhàng Hình thức này cho phép Công ty có thể đàm phán với nhiều khách hàngkhác nhau nhanh hơn và đỡ tốn kém về chi phí so với hình thức đàm phán trựctiếp.

- Tuy nhiên hình thức đàm phán trực tiếp bằng cách gặp gỡ là cần thiết khiCông ty ký kết hợp đồng với khách hàng mới Hình thức này còn đợc sử dụngvới khách hàng quen nhng hợp đồng nhập có khối lợng lớn, phức tạp cần có sựthỏa thuận kỹ lỡng.

- Công ty còn tiến hành đấu thầu rộng rãi trong trờng hợp những hợp đồngnhập có giá trị lớn, tính chuyên dụng đặc tính kỹ thuật cao Tuy nhiên, Công tychỉ đóng vai trò là ngời t vấn cho bên có vốn đầu t thực hiện đấu thầu.

- Việc hỏi giá bằng telex, fax đa đến cho công ty những thông tin khá đầyđủ, rõ ràng và chính xác, chi phí thấp.

- Sau khi hỏi giá, cán bộ phòng kinh doanh nắm đợc những thông tin cầnthiết về sự thỏa thuận chung của 2 bên nh:

+ Hàng hóa: Biết đợc chủng loại, quy cách, đặc tính, chất lợng của hàngnhập khẩu.

+ Giá cả: Quyết định đợc giá hàng hóa là FOB,CFR hay CIF+ Số lợng: Quyết định đợc chính xác số lợng hàng hóa