Quyết định trong quản trị doanh nghiệp

Quyết định trong quản trị doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU

Ra quyết định - đó là nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản trị Thườngthì những quyết định của người quản trị có ảnh hưởng tới hiệu quả của đơn vịmình quản lý Nếu có thể tổng hợp thành một từ để nói lên phẩm chất của một nhàquản trị giỏi, ta có thể nói rằng đó là “tính quyết định”

Quyết định là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình

và tính chất hoạt động của tổ chức nhằm để giải quyết vấn đề đã chín muồi Trên

cơ sở sự hiểu biết các qui luật vận động khách quan của hệ thống quản trị và việcphân tích các thông tin về hiện tượng của hệ thống đó

Để ra quyết định nhà quản trị phải hiểu được quy luật để đưa ra quyết địnhtrên cơ sở khoa học Lý thuyết quyết định thống kê trên lý thuyết là một cơ sởkhoa học nhất hiện nay mà các nhà quản trị chưa hiểu hết tác dụng và vận dụng nólàm cơ sở tiền đề cho việc ra quyết định Áp dụng lý thuyết quyết định này sẽ đưa

ra việc lựa chọn hành động và cả việc lựa chọn có ý tưởng hợp lý về các hậu quảkinh tế, xã hội, chính trị của việc lựa chọn hành động đó

Đề án của em viết về vấn đề này còn nhiều thiếu xót Em mong thầy xemxét và cho em những lời khuyên xác đáng Em xin chân thành cảm ơn sự hướngdẫn tận tình của thầy Nguyễn Hữu Chí

Hà Nội, ngày 27 tháng 5 năm 2004

Sinh viên

Mai Văn Hùng

1 KHÁI NIỆM, BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

1.1 Khái niệm

Trong mọi tổ chức luôn luôn tồn tại nhu cầu giải quyết các vấn đề nảy sinhtrong quá trình quản trị Để giải quyết các vấn đề này người ta thường phải xâydựng và lựa chọn các phương án tối ưu

Việc này tất yếu đòi hỏi các nhà quản trị cân nhắc, lựa chọn và đi đến quyếtđịnh

1.2 Bản chất

Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định rachương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chínmuồi, trên cơ sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bịquản trị và việc phân tích các thông tin về hiện tượng của hệ thống đó

- Sự thành công hay thất bại trong các tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào cácquyết định của các nhà quản trị

- Xét về mặt tổng thể thì không thể thay thế các quyết định về quản trị bằngtiền bạc, vốn liếng, sự tự phát, sự tự điều chỉnh hoặc bất cứ thứ tự đồng bằng máymóc tinh xảo nào

- Mỗi quyết định về quản trị là một mắt xích trong toàn bộ hệ thống cácquyết định của một tổ chức nên mức độ tương tác ảnh hưởng giữa chúng với nhau

là cực kỳ phức tạp và hết sức quan trọng Không thận trọng trong việc ra quết địnhthường có thể dẫn tới những hậu quả khôn lường

1.4 Chức năng của các quyết định

Quyết định là trái tim của mọi hoạt động về quản trị, nó cần phải thực hiệnđược những chức năng chủ yếu sau:

- Lựa chọn phương án tối ưu

- Định hướng

- Bảo đảm các yếu tố thực hiện

- Phối hợp hành động

- Chức năng động viên, cưỡng bức

- Bảo đảm tính thống nhất trong thực hiện

- Bảo đảm tính hiệu quả trong kinh doanh

từ lâu đã chứng tỏ rằng các quyết định thiếu cơ sở khoa học thường phải gánh chịunhững hậu quả nặng nề

Nghiên cứu những cơ sở của việc ra quyết định một cách khoa học sẽ giúp

ta nhận thức đúng đắn những cơ sở khoa học, những quy luật chi phối và lườngtrước được những hậu quả tất yếu sẽ xảy ra nếu như các quyết định được chấpnhận

Hầu hết những quyết định quản lý đều phải thực hiện trong những điều kiệnbất định vì các nhà quản trị hầu như không có thông tin hoàn chỉnh về những điều

sẽ xảy ra trong tương lai

Trong 25 năm gầy đây các nhà quản lý đã sử dụng phương pháp và kỹ thuậtsuy luận thống kê để giải quyết nhiều vấn đề mà thông tin nó bị thiếu, bất định,hoặc một số trường hợp hầu như thiếu hoàn chỉnh Lĩnh vực thóng kê mới này cótên gọi: Lý thuyết quyết định thống kê hoặc đơn giản là Lý thuyết quyết định

Lý thuyết này là công cụ khoa học nhất mà các nhà quản lý cần hiểu biết vàdùng để ra quyết định Khi đưa ra một vấn đề cần phải quyết định, cần phải kiểmđịnh giả thiết các mặt chính của vấn đề, ta phải xem xét vấn đề kiểm định là chấpnhận hay bị bác bỏ Trong lý thuyết quyết định chúng ta phải quyết định lựa chọnv

ấn đề trong những điều có thể (được gọi là hành động), nhờ vào việc tính toán ảnhhưởng của hành động dưới dạng tiền đề Một nhà quản lý, người phải lựa chọn từtrong số những việc đầu tư có giá trị, cần phải xem xét những lợi nhuận hoặcnhững thiệt hại mà nó có thể là hậu quả của mỗi hành động Áp dụng lý thuyếtquyết định hợp lý về các hậu quả kinh tế của việc lựa chọn hành đồng đó Bởi vậy,các phương pháp thường được dùng để tính toán lợ nhuận hoặc thiệt hại của từnghành động

3 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA LÝ THUYẾT QUYẾT ĐỊNH

3.1 Môi trường quyết định

Môi trường ra quyết định là những lực lượng và yếu tố bên ngoài hệ thống

ra quyết định, nhưng lại có ảnh hưởng sâu sắc tới việc ra quyết định

Ví dụ: một nhà quản lý trong một tình huống gay cấn khi tình hình tài chínhthì eo hẹp của đơn vị mình, không thỏa mãn về điều kiện làm việc, không yên ổn

về gia đình, nội bộ thì không đoàn kết thì sẽ không thể nào lại bình tĩnh đưa rađược các quyết định sáng suốt, chính vì thế việc nhận thực đúng đắn ảnh hưởngcủa môi trường để cải tạo, thích nghi và để tạo ra những điều kiện thuận lợi choviệc đưa ra được những quyết định đúng đắn và khoa học là một việc cần quantâm

Các yếu tố cấu thành môi trường ra quyết định là:

Môi trường bên ngoài ở tầm vi mô: xã hội, thu nhập quốc dân, tự nhiên, Môi trường bên trong: văn hóa của đơn vị, cơ cấu tổ chức, cơ sở vật chất,quan hệ

- Môi trường bên ngoài ở tầm vi mô: Đối thủ cạnh tranh, khách hàng, ngườitrung gian, gia đình người ra quyết định

Để tạo ra được môi trường ra quyết định được thuận lợi, thoải mái người taphải biết cách phân tích ảnh hưởng của môi trường tới quá trình ra quyết định

Nội dung của những cuộc phân tích này là nhằm vào việc phân tích cơ chế,quy luật ảnh hưởng của từng yếu tố, môi trường đến các khâu, các mặt của hoạtđộng ra quyết định Trên cơ sở những kết luận về môi trường ra quyết định người

ta sẽ tìm ra giải pháp thích hợp để cải tạo, biến đổi, thích nghi và tồn tại chung vớichúng một cách có lợi nhất

3.2 Những yếu tố chung của lý thuyết quyết định

3.2.1 Mục tiêu của quyết định

Khác với các loài động vật trong tự nhiên mọi hoạt động con người (bìnhthường chứ không phải là những người mất trí) đều cần nhằm vào một hay một sốmục tiêu nào đó Các hoạt động về quyết định trong quản trị cũng vậy, muốnkhông bị lạc đường, mất phương hướng đèu cần phải xác định rõ mục tiêu nhằmgiải quyết những vấn đề gì? Thông thường mục tiêu được hiểu là cái đích để nhằmvào hay cần đạt tới để hoàn thành nhiệm vụ Như vậy mục tiêu của các quyết định

là cái đích cần đến trong các quyết định về quản trị Trong thực tế chúng ta cũnggặp thuật ngữ “mục đích” của các quyết định Vậy mục đích là gì? Và quan hệ của

nó với mục tiêu ra sao? Theo quan điểm của tôi thì chúng ta nên thừa nhận quanđiểm “mục đích” là cái đích cuối cùng cần đạt tới, còn mục tiêu là cái đích cụ thểcuối cùng cần đạt tới

Sự cần thiết khách quan của mục tiêu là ở chỗ không thể ra quyết định quản

lý mà không có mục tiêu Vì mục tiêu là lĩnh vực hoạt động tất yếu, là cơ sở, làđiểm xuất phát của mọi hoạt động quản trị khác

Vai trò quan trọng của mục tiêu trong việc ra quyết định quản trị là ở chỗ nó

có tính định hướng cho các hoạt động, là cơ sở để đánh giá các phương án, cácquyết định và là căn cứ để đề ra các quyết định về quản trị

Việc xác định đúng đắn mục tiêu trong việc ra quyết định quản trị là mộtyêu cầu hết sức quan trọng Như vậy cần phải giải quyết vấn đề xác định mục tiêunhư thế nào là khoa học nhất Muốn làm được việc này phải xuất phát từ cơ sởkhoa học của nó Sau đây là những cơ sở khoa học chủ yếu:

- Những vấn đề cốt lõi cần giải quyết khi phải ra quyết định là gì?

- Đòi hỏi của việc sử dụng các quy luật khách quan trong lĩnh vực ra quyếtđịnh và thực hiện các quyết định về quản trị

- Khả năng tổ chức thực hiện các quyết định của những người thừa hành.Những yêu cầu cơ bản đối với các mục tiêu ở đây thường là:

- Phải rõ ràng

- Có tính khả thi

- Có thể được kiểm soát được

- Phải phù hợp với đòi hỏi của các quy luật khách quan

- Phải nhằm giải quyết những vấn đề then chốt quan trọng

Hệ thống mục tiêu: trước khi ra quyết định cần phải xem xét toàn diệnnhững vấn đề có liên quan để đề ra các mục tiêu có tính hệ thống khoa học là mộtđòi hỏi khách quan đối với các nhà quản trị khi đưa ra các quyết định về quản trị

Các bước xác định mục tiêu trong việc ra quyết định được mô tả theo sơ đồsau:

3.2.2 Những chiến lược

Chiến lược kinh doanh là phương thức cụ thể hóa cách thực hiện mục tiêu,

là cơ sở quan trọng trong lĩnh vực ra quyết định quan trọng

Chức năng của chiến lược là:

- Định hướng chiến lược cho hoạt động của tổ chức

- Bảo đảm thế chủ động khi thực hiện các mục tiêu

- Huy động, khai thác và tập trung sử dụng mọi nguồn lực trong cơ sở

- Đảm bảo tính thích nghi với mọi điều kiện của môi trường tác động đếnquyết định

- Phòng ngừa chiến lược rủi ro và nguy cơ nếu nó có khả năng xuất hiện vàtận dụng mọi cơ hội, thời vận trong tương lai

Nội dung của chiến lược phụ thuộc vào mục tiêu và nội dung của các quyếtđịnh

Ý thức vấn đề Thu thập thông tin

Lựa chọn và quyết định mục tiêu

Xác định mục tiêu

dự kiến

2.3.2 Tình huống hậu quả

Những sự kiện xẩy ra ngoài sự kiểm soát của người ra quyết định thườnggọi là những hậu quả hay những tình huống tự nhiên và sự tồn tại của chúng tạonên nhiều khó khăn hơn thuận lợi trong điều kiện bất định

Để đưa ra những quyết định sáng suốt các nhà quản trị cần đưa ra những giảthiết về những tình huống có thể xẩy ra đối với những quyết định của mình từnhững giả thiết về các tình huống có thể xảy ra, để đưa ra các biện háp khắc phụcnhững hậu quả xấu có thể xảy ra và phát triển những mặt tích cực của hậu quả

2.2.4 Xác suất của tình huống hậu quả

Tính bất định gắn với những hậu quả hay tính huống tự nhiên sẽ xuất hiệnmột cách thực sự

Những nhà quản trị cần đặt ra những giả thiết về những tình huống bất định

có thể xẩy ra Qua việc thu thập các thông tin về các yếu tố của môi trường có tácđộng đến quyết định, từ những thông tin đó cần xử lý các thông tin bằng các phântích định tính và định lượng rồi tính xác suất rủi ro của tình huống hậu quả có thểxảy ra

2.2.5 Những kết quả hay những kết toán

Những quyết định đưa ra có khoa học thì quyết định đó phải dựa trên cơ sởcủa một bản kế hoạch Bản kế hoạch đó phải đặt ra các mục tiêu cần đạt được.Mục tiêu của các nhà chính trị là xã hội, còn mục iêu của các doanh nhân đặt lênhàng đầu đó là lợi nhuận

Đo lường, tính toán lợi nhuận hay giá trị của những hành động khác nhau,

ta có được những kết quả hay những kết toán Trong tính toán cần phải tính doanhthu sẽ thu được so với mức chi phí bỏ ra Chi phí có thể có hiệu quả hoặc không cóhiệu quả

3 XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ XÁC SUẤT LỢI NHUẬN

Dự đoán trong điều kiện bất định và xác định để đưa ra những quyết định

3.1 Tính xác suất của hành động (sự kiện) của một quyết định

Trong hoạt động kinh doanh lợi nhuận thường đi với rủi ro Những ngành

có lợi nhuận lớn thì mức rủi ro về thua lỗ lại cao và ngược lại thì những ngành đemlại lợi nhuận thấp thì rủi ro về thua lỗ thường lại thấp Điều này dẫn đến nhà quản

trị trước khi ra quyết định cần phải tính toán mức độ xác suất thành công, có đủdũng cảm để đưa ra các quyết định để đạt hiệu quả tối ưu.

Sau đây là một thí dụ: Người bán báo mua một tờ báo là 800 đồng và bán

nó với giá 1.000đ Bất cứ tờ bào nào không được bán trong ngày đều hoàn toànkhông còn giá trị đối với anh ta Vấn đề đặt ra với người bán báo là xác định sốbáo mua tối ưu trong ngày

Người bán báo đã thực hiện ghi chép tình hình bán hàng của anh ta trong

100 ngày qua bảng 1 như sau:

Số lượng báo bán

hàng ngày (tờ)

Số ngày bán báomức tương ứng

Xác suất bán báo củatừng mức bán (lần)

Khi các Nhà nước điều chỉnh giá xăng dầu các doanh nghiệp đã phải chuẩn

bị tâm lý về việc giá xăng dầu tăng sẽ làm tăng giá thành các sản phẩm, dịch vụ

Cụ thể, giá thành vận tải đường sông tăng 0,7%; đường biển tăng 1,2%; xi măngtăng từ 0,73 đến 1,1% tùy loại; thép tăng 0,35%; giấy tăng 2,4%; cá xa bờ tăng

100đồng/kg và lúa đồng bằng sông Cửu Long tăng 3 đ/kg Điều này có nghĩa làkhi đó chiến tranh Mỹ - Irắc đang xẩy ra ác liệt Giá dầu thô trên thị trường thếgiới đã tăng lên đến 38 USD/thùng, nếu chiến tranh kéo dài thì giá dầu thô sẽ tăngvọt.

Chịu tác đông của giá dầu, giá nhập khẩu nhiều loại nguyên liệu gốc hóadầu tăng vọt Giá các loại nhựa như PEHD, PELD, PP, PVC chủ yếu dùng trongsản xuất nhựa gia dụng, bao bì nhựa công nghiệp đang đồng loạt tăng giá với mứcchóng mặt Giá nguyên liệu nhập khẩu PEAB từ 670 USD/tấn đã tăng lên 750USD/tấn, PELD từ 700 lên 770 USD/tấn, PP từ 800 lên 900 USD/tấn, PVC từ 550USD/tấn lên 750 USD/tấn Và không chỉ có hạt nhựa, nhiều loại nguyên liệu cógốc hóa dầu khác cũng tăng giá Các loại dung môi chiết xuất từ xăng dầu phục vụngành sản xuất sơn cũng đang tăng lên từ 30 đến 40% so với trước, mà giá dungmôi chiếm khoảng 30% giá thành sản phẩm Trước sép ép phải tăng giá sản phẩm

do giá đầu vào sẽ tăng lên do cuộc chiến tranh Mỹ - Irắc có thể kéo dài Nhưngtheo phân định tình hình thì xác suất cuộc chiến tranh Mỹ - Irắc kéo dài là rất thấp,bởi vì tiềm lực quân lực của Mỹ rất mạnh so với Irắc, cuộc chiến tranh sẽ sớm kếtthức, giá dầu mỏ sẽ sớm bình ổn trở lại như cũ

Có một số doanh nghiệp đã quyết định tăng giá thành làm giảm năng lựccạnh tranh với hàng hóa từ nước ngoài Một số doanh nghiệp đã quyết định giảmsản lượng sản xuất xuống để hạn chế mức thiệt hại Một số doanh nghiệp đã hủy

bỏ các đơn đặt hàng từ nước ngoài, khi các đơn đặt hàng này được đặt hợp đồngcách đây vài tháng Những doanh nghiệp này đã làm mất dần thị trường của mình

Nhưng có một số doanh nghiệp quyết định giữ nguyên giá cũ để tăng khảnăng cạnh tranh, không hủy bỏ, từ chối các đơn đặt hàng xuất khẩu với giá cáchthời điểm đó vài tháng, chấp nhận những thiệt hại trước mắt Khi cuộc chiến tranh

Mỹ - Irắc sớm kết thúc, giá dầu mỏ bình ổn trở lại, giá các nguyên liệu đầu vàogiảm trở lại Những doanh nghiệp này vẫn giữ được thị trường trong và ngoàinước, mở rộng sản xuất để tối đa hóa lợi nhuận Những doanh nghiệp này đã làmcho kim ngạch xuất nhập khẩu của nước ta ở mức cao Nước ta vẫn được xếp lànước có tiềm năng tăng trưởng cao về kim ngạch trong năm 2003

3.2.2 Trong hoạt động thương mại

Quyết ra quyết định phải tính trước mức tối đa hóa lợi nhuận thay cho sự tốithiểu hóa thiệt hại

Trong hoạt động thương mại, những hàng hóa tồn kho đang thường gây rathiệt hại Do chi phí bảo quản, lưu kho cao, hàng hóa bị hư hỏng, số vòng quay củavốn chậm Nhưng cái đòi hỏi nhà quản trị phải có quyết định đúng đắn về số lượnghàng hóa để đạt được mức lợi nhuận tối đa thay cho tối thiểu hóa thiệt hại nói trên.Quyết định đó phải có cơ sở khoa học thì mới đem lại hiệu quả Sau đây là một thí

dụ điển hình Người bán rau quả mua ra tươi với giá 35.000đ một giỏ và bán lạivới giá 50.000đ một giỏ Ta giả định sản phẩm sẽ không còn giá trị nếu không bánđược vào ngày đầu tiên nếu người mua ngày mai yêu cầu số giỏ nho nhiều hơnmức người bán dự trữ thì lợi nhuận sẽ bị mất theo mỗi giỏ mà không có bán là15.000đ (= 50.000 - 35.000) Mặt khác, cũng phải tính chi phí do thiệt hại do dựtrữ quả giỏ nho cho một ngày nào đó Nếu người bán dự trữ 13 giỏ nhưng chỉ bánđược 10 giỏ thì mức lợi nhuận của anh ta là 150.000đ (= 15.000 x 10 giỏ) Nhưnglợi nhuận phải đi là 105.000đ Đó là chi phí của 3 giỏ nho không bán được vàkhông còn giá trị

Quan sát 100 ngày bán hàng cho những thông tin trong bảng sau:

Bảng 11.2: Tình hình bán nho trong 10 ngày

Số giỏ bán được

trong 1 ngày

Số ngày bán đượchàng mức tương ứng

Xác suất bán hàng ởmức tương đương

Xác suất dùng để tính lợi nhuận

* Lợi nhuận có điều kiện

Bảng 11.3: Bảng lợi nhuận có điều kiện Khả năng nhu cầu

* Lợi nhuận dự đoán

Bảng 11.4: Lợi nhuận dự đoán trường hợp chỉ dự trữ 10 giỏ

Mức nhu cầu thị

trường về nho (giỏ)

Lợi nhuận cóđiều kiện

Xác suất bán hàng theomức nhu cầu thị trường

Xác suất bán hàng theomức nhu cầu thị trường

Bảng 11.6: Lợi nhuận dự đoán trong trường hợp dữ trữ 12 giỏ

Mức nhu cầu thị

trường về nho (giỏ)

Lợi nhuận cóđiều kiện

Xác suất bán hàng theomức nhu cầu thị trường

Xác suất bán hàng theomức nhu cầu thị trường

3.2.3 Mức lợi nhuận dự đoán do có thông tin hoàn hảo.

Từ ví dụ trên, trong trường hợp có thông tin hoàn hảo, người ta có thể tínhlợi nhuận dự đoán trong điều kiện xác định kết quả trình bày trong bảng 117