vai trò của quyết định trong quản trị

Ra quyết định - đó là nhiệm vụ quan trọng nhất của ng−ời quản trị

Lời mở đầu

Ra quyết định - đó là nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản trị

Thường thì những quyết định của người quản trị có ảnh hưởng tới hiệu quả của

đơn vị mình quản lý Nếu có thể tổng hợp thành một từ để nói lên phẩm chất

của một nhà quản trị giỏi, ta có thể nói rằng đó là “tính quyết định”

Quyết định là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương

trình và tính chất hoạt động của tổ chức nhằm để giải quyết vấn đề đã chín

muồi Trên cơ sở sự hiểu biết các qui luật vận động khách quan của hệ thống

quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện tượng của hệ thống đó

Để ra quyết định nhà quản trị phải hiểu được quy luật để đưa ra quyết

định trên cơ sở khoa học Lý thuyết quyết định thống kê trên lý thuyết là một

cơ sở khoa học nhất hiện nay mà các nhà quản trị chưa hiểu hết tác dụng và

vận dụng nó làm cơ sở tiền đề cho việc ra quyết định áp dụng lý thuyết quyết

định này sẽ đưa ra việc lựa chọn hành động và cả việc lựa chọn có ý tưởng hợp

lý về các hậu quả kinh tế, xã hội, chính trị của việc lựa chọn hành động đó

Đề án của em viết về vấn đề này còn nhiều thiếu xót Em mong thầy

xem xét và cho em những lời khuyên xác đáng Em xin chân thành cảm ơn sự

hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Hữu Chí

Hà Nội, ngày 27 tháng 5 năm 2004

Sinh viên

Mai Văn Hùng

1 Khái niệm, bản chất và vai trò của quyết định trong quản trị

1.1 Khái niệm

Trong mọi tổ chức luôn luôn tồn tại nhu cầu giải quyết các vấn đề nảy

sinh trong quá trình quản trị Để giải quyết các vấn đề này người ta thường

phải xây dựng và lựa chọn các phương án tối ưu

Việc này tất yếu đòi hỏi các nhà quản trị cân nhắc, lựa chọn và đi đến

quyết định

1.2 Bản chất

Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra

chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã

chín muồi, trên cơ sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ

thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện tượng của hệ thống đó

1.3 Vai trò

Các quyết dịnh về quản trị có vai trò cực kỳ quan trọng trong các hoạt

động về quản trị Bởi vì:

- Các quyết định luôn luôn là sản phẩm chủ yếu và là trung tâm của mọi

hoạt động về quản trị Không thể nói đến hoạt động về quản trị mà thiếu việc

ra các quyết định, cũng như không thể nói đến việc kinh doanh mà thiếu dịch

vụ và hàng hóa

- Sự thành công hay thất bại trong các tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào

các quyết định của các nhà quản trị

- Xét về mặt tổng thể thì không thể thay thế các quyết định về quản trị

bằng tiền bạc, vốn liếng, sự tự phát, sự tự điều chỉnh hoặc bất cứ thứ tự đồng

bằng máy móc tinh xảo nào

- Mỗi quyết định về quản trị là một mắt xích trong toàn bộ hệ thống các

quyết định của một tổ chức nên mức độ tương tác ảnh hưởng giữa chúng với

nhau là cực kỳ phức tạp và hết sức quan trọng Không thận trọng trong việc ra

quết định thường có thể dẫn tới những hậu quả khôn lường

1.4 Chức năng của các quyết định

Quyết định là trái tim của mọi hoạt động về quản trị, nó cần phải thực

hiện được những chức năng chủ yếu sau:

- Lựa chọn phương án tối ưu

- Định hướng

- Bảo đảm các yếu tố thực hiện

- Phối hợp hành động

- Chức năng động viên, cưỡng bức

- Bảo đảm tính thống nhất trong thực hiện

- Bảo đảm tính hiệu quả trong kinh doanh

- Bảo đảm tính hiệu lực

2 Lý thuyết quyết định là cơ sở khoa học của việc ra quyết

định

Từ xưa đến nay quản lý xã hội, quản ly nhân sự là một nghề nghiệp và

cộng việc quan trọng nhất của những người quản lý là ra các quyết định

Không phải chỉ có quan chức cấp Chính phủ hay giám đốc một đơn vị sản xuất

kinh doanh là râ các quyết định, mà các nhà quản lý ở cấp cơ sở, địa phương

đều phải ra các quyết định Vậy cơ sở của việc ra các quyết định ở những con

người này là gì? Thực tế từ lâu đã chứng tỏ rằng các quyết định thiếu cơ sở

khoa học thường phải gánh chịu những hậu quả nặng nề

Nghiên cứu những cơ sở của việc ra quyết định một cách khoa học sẽ

giúp ta nhận thức đúng đắn những cơ sở khoa học, những quy luật chi phối và

lường trước được những hậu quả tất yếu sẽ xảy ra nếu như các quyết định được

chấp nhận

Hầu hết những quyết định quản lý đều phải thực hiện trong những điều

kiện bất định vì các nhà quản trị hầu như không có thông tin hoàn chỉnh về

những điều sẽ xảy ra trong tương lai

Trong 25 năm gầy đây các nhà quản lý đã sử dụng phương pháp và kỹ

thuật suy luận thống kê để giải quyết nhiều vấn đề mà thông tin nó bị thiếu,

bất định, hoặc một số trường hợp hầu như thiếu hoàn chỉnh Lĩnh vực thóng kê

mới này có tên gọi: Lý thuyết quyết định thống kê hoặc đơn giản là Lý thuyết

quyết định

Lý thuyết này là công cụ khoa học nhất mà các nhà quản lý cần hiểu

biết và dùng để ra quyết định Khi đưa ra một vấn đề cần phải quyết định, cần

phải kiểm định giả thiết các mặt chính của vấn đề, ta phải xem xét vấn đề

kiểm định là chấp nhận hay bị bác bỏ Trong lý thuyết quyết định chúng ta

phải quyết định lựa chọnv ấn đề trong những điều có thể (được gọi là hành

động), nhờ vào việc tính toán ảnh hưởng của hành động dưới dạng tiền đề Một

nhà quản lý, người phải lựa chọn từ trong số những việc đầu tư có giá trị, cần

phải xem xét những lợi nhuận hoặc những thiệt hại mà nó có thể là hậu quả

của mỗi hành động áp dụng lý thuyết quyết định hợp lý về các hậu quả kinh

tế của việc lựa chọn hành đồng đó Bởi vậy, các phương pháp thường được

dùng để tính toán lợ nhuận hoặc thiệt hại của từng hành động

3 Những vấn đề chung của lý thuyết quyết định

3.1 Môi trường quyết định

Môi trường ra quyết định là những lực lượng và yếu tố bên ngoài hệ

thống ra quyết định, nhưng lại có ảnh hưởng sâu sắc tới việc ra quyết định

Ví dụ: một nhà quản lý trong một tình huống gay cấn khi tình hình tài

chính thì eo hẹp của đơn vị mình, không thỏa mãn về điều kiện làm việc,

không yên ổn về gia đình, nội bộ thì không đoàn kết thì sẽ không thể nào lại

bình tĩnh đưa ra được các quyết định sáng suốt, chính vì thế việc nhận thực

đúng đắn ảnh hưởng của môi trường để cải tạo, thích nghi và để tạo ra những

điều kiện thuận lợi cho việc đưa ra được những quyết định đúng đắn và khoa

học là một việc cần quan tâm

Các yếu tố cấu thành môi trường ra quyết định là:

Môi trường bên ngoài ở tầm vi mô: xã hội, thu nhập quốc dân, tự

nhiên,

Môi trường bên trong: văn hóa của đơn vị, cơ cấu tổ chức, cơ sở vật

chất, quan hệ

- Môi trường bên ngoài ở tầm vi mô: Đối thủ cạnh tranh, khách hàng,

người trung gian, gia đình người ra quyết định

Để tạo ra được môi trường ra quyết định được thuận lợi, thoải mái người

ta phải biết cách phân tích ảnh hưởng của môi trường tới quá trình ra quyết

định

Nội dung của những cuộc phân tích này là nhằm vào việc phân tích cơ

chế, quy luật ảnh hưởng của từng yếu tố, môi trường đến các khâu, các mặt của

hoạt động ra quyết định Trên cơ sở những kết luận về môi trường ra quyết

định người ta sẽ tìm ra giải pháp thích hợp để cải tạo, biến đổi, thích nghi và

tồn tại chung với chúng một cách có lợi nhất

3.2 Những yếu tố chung của lý thuyết quyết định

3.2.1 Mục tiêu của quyết định

Khác với các loài động vật trong tự nhiên mọi hoạt động con người

(bình thường chứ không phải là những người mất trí) đều cần nhằm vào một

hay một số mục tiêu nào đó Các hoạt động về quyết định trong quản trị cũng

vậy, muốn không bị lạc đường, mất phương hướng đèu cần phải xác định rõ

mục tiêu nhằm giải quyết những vấn đề gì? Thông thường mục tiêu được hiểu

là cái đích để nhằm vào hay cần đạt tới để hoàn thành nhiệm vụ Như vậy mục

tiêu của các quyết định là cái đích cần đến trong các quyết định về quản trị

Trong thực tế chúng ta cũng gặp thuật ngữ “mục đích” của các quyết định

Vậy mục đích là gì? Và quan hệ của nó với mục tiêu ra sao? Theo quan điểm

của tôi thì chúng ta nên thừa nhận quan điểm “mục đích” là cái đích cuối cùng

cần đạt tới, còn mục tiêu là cái đích cụ thể cuối cùng cần đạt tới

Sự cần thiết khách quan của mục tiêu là ở chỗ không thể ra quyết định

quản lý mà không có mục tiêu Vì mục tiêu là lĩnh vực hoạt động tất yếu, là cơ

sở, là điểm xuất phát của mọi hoạt động quản trị khác

Vai trò quan trọng của mục tiêu trong việc ra quyết định quản trị là ở

chỗ nó có tính định hướng cho các hoạt động, là cơ sở để đánh giá các phương

án, các quyết định và là căn cứ để đề ra các quyết định về quản trị

Việc xác định đúng đắn mục tiêu trong việc ra quyết định quản trị là

một yêu cầu hết sức quan trọng Như vậy cần phải giải quyết vấn đề xác định

mục tiêu như thế nào là khoa học nhất Muốn làm được việc này phải xuất phát

từ cơ sở khoa học của nó Sau đây là những cơ sở khoa học chủ yếu:

- Những vấn đề cốt lõi cần giải quyết khi phải ra quyết định là gì?

- Đòi hỏi của việc sử dụng các quy luật khách quan trong lĩnh vực ra

quyết định và thực hiện các quyết định về quản trị

- Khả năng tổ chức thực hiện các quyết định của những người thừa hành

Những yêu cầu cơ bản đối với các mục tiêu ở đây thường là:

- Phải rõ ràng

- Có tính khả thi

- Có thể được kiểm soát được

- Phải phù hợp với đòi hỏi của các quy luật khách quan

- Phải nhằm giải quyết những vấn đề then chốt quan trọng

Hệ thống mục tiêu: trước khi ra quyết định cần phải xem xét toàn diện

những vấn đề có liên quan để đề ra các mục tiêu có tính hệ thống khoa học là

một đòi hỏi khách quan đối với các nhà quản trị khi đưa ra các quyết định về

quản trị

Các bước xác định mục tiêu trong việc ra quyết định được mô tả theo sơ

đồ sau:

3.2.2 Những chiến lược

Chiến lược kinh doanh là phương thức cụ thể hóa cách thực hiện mục

tiêu, là cơ sở quan trọng trong lĩnh vực ra quyết định quan trọng

- Định hướng chiến lược cho hoạt động của tổ chức

- Bảo đảm thế chủ động khi thực hiện các mục tiêu

- Huy động, khai thác và tập trung sử dụng mọi nguồn lực trong cơ sở

- Đảm bảo tính thích nghi với mọi điều kiện của môi trường tác động

đến quyết định

- Phòng ngừa chiến lược rủi ro và nguy cơ nếu nó có khả năng xuất hiện

và tận dụng mọi cơ hội, thời vận trong tương lai

Nội dung của chiến lược phụ thuộc vào mục tiêu và nội dung của các

quyết định

2.3.2 Tình huống hậu quả

Những sự kiện xẩy ra ngoài sự kiểm soát của người ra quyết định thường

gọi là những hậu quả hay những tình huống tự nhiên và sự tồn tại của chúng

tạo nên nhiều khó khăn hơn thuận lợi trong điều kiện bất định

Để đưa ra những quyết định sáng suốt các nhà quản trị cần đưa ra những

giả thiết về những tình huống có thể xẩy ra đối với những quyết định của mình

từ những giả thiết về các tình huống có thể xảy ra, để đưa ra các biện háp khắc

phục những hậu quả xấu có thể xảy ra và phát triển những mặt tích cực của hậu

quả

2.2.4 Xác suất của tình huống hậu quả

Tính bất định gắn với những hậu quả hay tính huống tự nhiên sẽ xuất

hiện một cách thực sự

Những nhà quản trị cần đặt ra những giả thiết về những tình huống bất

định có thể xẩy ra Qua việc thu thập các thông tin về các yếu tố của môi

trường có tác động đến quyết định, từ những thông tin đó cần xử lý các thông

tin bằng các phân tích định tính và định lượng rồi tính xác suất rủi ro của tình

huống hậu quả có thể xảy ra

2.2.5 Những kết quả hay những kết toán

Những quyết định đưa ra có khoa học thì quyết định đó phải dựa trên cơ

sở của một bản kế hoạch Bản kế hoạch đó phải đặt ra các mục tiêu cần đạt

được Mục tiêu của các nhà chính trị là xã hội, còn mục iêu của các doanh

nhân đặt lên hàng đầu đó là lợi nhuận

Đo lường, tính toán lợi nhuận hay giá trị của những hành động khác

nhau, ta có được những kết quả hay những kết toán Trong tính toán cần phải

tính doanh thu sẽ thu được so với mức chi phí bỏ ra Chi phí có thể có hiệu quả

hoặc không có hiệu quả

3 Xác định giá trị xác suất lợi nhuận

Dự đoán trong điều kiện bất định và xác định để đưa ra những quyết

định

3.1 Tính xác suất của hành động (sự kiện) của một quyết định

Trong hoạt động kinh doanh lợi nhuận thường đi với rủi ro Những

ngành có lợi nhuận lớn thì mức rủi ro về thua lỗ lại cao và ngược lại thì những

ngành đem lại lợi nhuận thấp thì rủi ro về thua lỗ thường lại thấp Điều này dẫn

đến nhà quản trị trước khi ra quyết định cần phải tính toán mức độ xác suất

thành công, có đủ dũng cảm để đưa ra các quyết định để đạt hiệu quả tối ưu

Sau đây là một thí dụ: Người bán báo mua một tờ báo là 800 đồng và

bán nó với giá 1.000đ Bất cứ tờ bào nào không được bán trong ngày đều hoàn

toàn không còn giá trị đối với anh ta Vấn đề đặt ra với người bán báo là xác

định số báo mua tối ưu trong ngày

Người bán báo đã thực hiện ghi chép tình hình bán hàng của anh ta

trong 100 ngày qua bảng 1 như sau:

Số lượng báo bán

hàng ngày (tờ)

Số ngày bán báo mức tương ứng

Xác suất bán báo của từng mức bán (lần)

Như vậy, để đạt được quyết định tối ưu anh ta sẽ quyết định mua 500 tờ

báo vào ngày mai để bán lại Bởi vì xác suất anh ta bán được hết 500 tờ báo là

0,45 là xác suất cao nhất đối với mức báo mà anh ta đặt khác có mức xác suất

bánhết hàng là thấp hơn

3.2 Trong mỗi quyết định đưa ra phải đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận

thay cho tối thiểu hóa thiệt hại

3.2.1 Trước mỗi sự thay đổi của môi trường cần có những quyết định hợp lý

để thích nghi với môi trường

Cách đây hơn một năm, khi cuộc chiến tranh Mỹ - Irắc nổ ra Giá của

các nguyên liệu đầu vào tăng, một số doanh nghiệp chịu sức ép của thương

trường

Giá một số nguyên liệu đầu vào quan trọng như xăng, dầu, điện, ga, sắt

thép, giá các dịch vụ sinh hoạt tăng đã ảnh hưởng không nhỏ đến nhà sản

xuất

Khi các Nhà nước điều chỉnh giá xăng dầu các doanh nghiệp đã phải

chuẩn bị tâm lý về việc giá xăng dầu tăng sẽ làm tăng giá thành các sản phẩm,

dịch vụ Cụ thể, giá thành vận tải đường sông tăng 0,7%; đường biển tăng

1,2%; xi măng tăng từ 0,73 đến 1,1% tùy loại; thép tăng 0,35%; giấy tăng

2,4%; cá xa bờ tăng 100đồng/kg và lúa đồng bằng sông Cửu Long tăng 3 đ/kg

Điều này có nghĩa là khi đó chiến tranh Mỹ - Irắc đang xẩy ra ác liệt Giá dầu

thô trên thị trường thế giới đã tăng lên đến 38 USD/thùng, nếu chiến tranh kéo

dài thì giá dầu thô sẽ tăng vọt

Chịu tác đông của giá dầu, giá nhập khẩu nhiều loại nguyên liệu gốc

hóa dầu tăng vọt Giá các loại nhựa như PEHD, PELD, PP, PVC chủ yếu dùng

trong sản xuất nhựa gia dụng, bao bì nhựa công nghiệp đang đồng loạt tăng giá

với mức chóng mặt Giá nguyên liệu nhập khẩu PEAB từ 670 USD/tấn đã tăng

lên 750 USD/tấn, PELD từ 700 lên 770 USD/tấn, PP từ 800 lên 900 USD/tấn,

PVC từ 550 USD/tấn lên 750 USD/tấn Và không chỉ có hạt nhựa, nhiều loại

nguyên liệu có gốc hóa dầu khác cũng tăng giá Các loại dung môi chiết xuất

từ xăng dầu phục vụ ngành sản xuất sơn cũng đang tăng lên từ 30 đến 40% so

với trước, mà giá dung môi chiếm khoảng 30% giá thành sản phẩm Trước sép

ép phải tăng giá sản phẩm do giá đầu vào sẽ tăng lên do cuộc chiến tranh Mỹ -

Irắc có thể kéo dài Nhưng theo phân định tình hình thì xác suất cuộc chiến

tranh Mỹ - Irắc kéo dài là rất thấp, bởi vì tiềm lực quân lực của Mỹ rất mạnh so

với Irắc, cuộc chiến tranh sẽ sớm kết thức, giá dầu mỏ sẽ sớm bình ổn trở lại

như cũ

Có một số doanh nghiệp đã quyết định tăng giá thành làm giảm năng lực

cạnh tranh với hàng hóa từ nước ngoài Một số doanh nghiệp đã quyết định

giảm sản lượng sản xuất xuống để hạn chế mức thiệt hại Một số doanh nghiệp

đã hủy bỏ các đơn đặt hàng từ nước ngoài, khi các đơn đặt hàng này được đặt

hợp đồng cách đây vài tháng Những doanh nghiệp này đã làm mất dần thị

trường của mình

Nhưng có một số doanh nghiệp quyết định giữ nguyên giá cũ để tăng

khả năng cạnh tranh, không hủy bỏ, từ chối các đơn đặt hàng xuất khẩu với giá

cách thời điểm đó vài tháng, chấp nhận những thiệt hại trước mắt Khi cuộc

chiến tranh Mỹ - Irắc sớm kết thúc, giá dầu mỏ bình ổn trở lại, giá các nguyên

liệu đầu vào giảm trở lại Những doanh nghiệp này vẫn giữ được thị trường

trong và ngoài nước, mở rộng sản xuất để tối đa hóa lợi nhuận Những doanh

nghiệp này đã làm cho kim ngạch xuất nhập khẩu của nước ta ở mức cao

Nước ta vẫn được xếp là nước có tiềm năng tăng trưởng cao về kim ngạch

trong năm 2003

3.2.2 Trong hoạt động thương mại

Quyết ra quyết định phải tính trước mức tối đa hóa lợi nhuận thay cho sự

tối thiểu hóa thiệt hại

Trong hoạt động thương mại, những hàng hóa tồn kho đang thường gây

ra thiệt hại Do chi phí bảo quản, lưu kho cao, hàng hóa bị hư hỏng, số vòng

quay của vốn chậm Nhưng cái đòi hỏi nhà quản trị phải có quyết định đúng

đắn về số lượng hàng hóa để đạt được mức lợi nhuận tối đa thay cho tối thiểu

hóa thiệt hại nói trên Quyết định đó phải có cơ sở khoa học thì mới đem lại

hiệu quả Sau đây là một thí dụ điển hình Người bán rau quả mua ra tươi với

giá 35.000đ một giỏ và bán lại với giá 50.000đ một giỏ Ta giả định sản phẩm

sẽ không còn giá trị nếu không bán được vào ngày đầu tiên nếu người mua

ngày mai yêu cầu số giỏ nho nhiều hơn mức người bán dự trữ thì lợi nhuận sẽ

bị mất theo mỗi giỏ mà không có bán là 15.000đ (= 50.000 - 35.000) Mặt

khác, cũng phải tính chi phí do thiệt hại do dự trữ quả giỏ nho cho một ngày

nào đó Nếu người bán dự trữ 13 giỏ nhưng chỉ bán được 10 giỏ thì mức lợi

nhuận của anh ta là 150.000đ (= 15.000 x 10 giỏ) Nhưng lợi nhuận phải đi là

105.000đ Đó là chi phí của 3 giỏ nho không bán được và không còn giá trị

Quan sát 100 ngày bán hàng cho những thông tin trong bảng sau:

Bảng 11.2: Tình hình bán nho trong 10 ngày

Số giỏ bán được

trong 1 ngày

Số ngày bán được hàng mức tương ứng

Xác suất bán hàng ở mức tương đương

Xác suất dùng để tính lợi nhuận

* Lợi nhuận có điều kiện

Bảng 11.3: Bảng lợi nhuận có điều kiện

Mức dự trữ có thể được Khả năng nhu

cầu về nho (giỏ) 10 giỏ 11 giỏ 12 giỏ 13 giỏ

10 150.000 1.150.000 30.000 45.000

11 150.000 165.000 130.000 95.000

12 150.000 165.000 180.000 145.000

23 150.000 165.000 18.000 195.000

Trình bày mức lợi nhuận tạo ra do kết hợp giữa cung và cầu Nó có thể

dương hoặc âm Nó có điều kiện ở chỗ một mức lợi nhuận nhất định thu được

là do thực hiện mức dự trữ (10, 11, 12, 13 giỏ)

Bảng lợi nhuận có điều kiện như vậy không ra cho người bán bao nhiêu

giỉo nho anh ta cần phải dự trữ mỗi ngày để tối đa mức lợi nhuận thu được Nó

chỉ nhấn mạnh đến kết quả tương ứng giữa số lượng giỏ dự trữ nhất định (với

số lượng giỏ được bán nhất định)

* Lợi nhuận dự đoán

Bảng 11.4: Lợi nhuận dự đoán trường hợp chỉ dự trữ 10 giỏ