Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp

Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp

CHƯƠNG III

THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ

DOANH NGHIỆP YÊU CẦU : Sinh viên cần hiểu và nắm được các vấn đề cơ bản sau khi nghiên cứu

chương này như :

- Thông tin là gì ? và vai trò của nó đối với doanh nghiệp như thế nào ?

- Thông tin và các dạng mạng thông tin.

- Quyết định trong doanh nghiệp và thông tin đóng vai trò như thế nào đối với việc

ra quyết định trong doanh nghiệp.

- Các yêu cầu tối thiểu của quyết định trong doanh nghiệp.

- Cách tiếp cận với việc ra quyết định và các yếu tố của quá trình ra quyết định.

3.1 THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

3.1.1 Khái niệm

a Khái niệm thông tin chung

Thông tin được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, đây là một phạm trù rất rộng, tùy thuộc vào những lĩnh vực nghiên cứu mà người ta đưa ra những quan niệm khác nhau về thông tin như:

- Thông tin là một khái niệm trừu tượng dùng để mô tả những gì mang lại cho con người sự nhận biết về sự vật khách quan

- Thông tin là cung cấp cho người sử dụng một tin tức nào đó mà trước đó họ chưa được biết

- Thông tin là tất cả những thông báo, số liệu dùng làm nguyên liệu cho việc đề ra quyết định

- Thông tin là mạch máu của tổ chức, nó là thứ keo đặc biệt nhằm gắn kết những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau

Từ những khái niệm trên ta có một khái niệm chung nhất về thông tin như sau:

Thông tin là quá trình trao đổi những thông điệp bằng lời nói hay chữ viết giữa một người (người gửi) với một người hay một nhóm người (người nhận).

b Thông tin trong lĩnh vực quản trị:

- Trong nhiều tổ chức hiện đại thì thông tin là quá trình trao đổi những thông điệp được chuyển bằng những hệ thống thông tin quản lý phức tạp, nơi mà dữ liệu được nhập từ rất nhiều nguồn và được phân tích bằng máy vi tính và sau đó được chuyển cho người nhận bằng điện tử

- Là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động, liên hệ giữa các đối tượng, yếu tố của hệ thống đó là giữa hệ thống đó với môi trường

- Nó liên quan đến việc chuyển giao, truyền đạt, liên lạc và hiểu được ý nghĩa của thông tin

- Trong doanh nghiệp, việc trao đổi thông tin là hoạt động cơ bản của các nhà quản trị Họ phải báo cáo với cấp trên, chỉ thị cho cấp dưới và trao đổi thông tin với các nhà quản trị khác, hoặc chia sẻ thông tin, tình cảm hay ý tưởng với những người trong tổ chức và bên ngoài doanh nghiệp

Tóm lại: Thông tin quản trị là những tin tức mới được thu nhận, được hiểu và được

đánh giá là có ích trong việc ra quyết định về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

3.1.2 Quá trình thông tin

Quá trình thông tin có thể được phân tích trên ba cấp độ khác nhau:

- Thông tin qua lại giữa các cá nhân

- Thông tin trong nhóm

- Thông tin trong tổ chức

Mỗi cấp độ tạo ra sự tăng lên những vấn đề thông tin khác nhau và bao gồm những mức độ khác nhau của sự thất thoát

Mỗi kênh thông tin có 3 chặng: Chặng gửi thông tin, chặng chuyển tiếp thông tin và

nhận thông tin

Quá trình bắt đầu với nguồn hoặc với người gửi- người có những thông điệp dự

định giao tiếp với một người hoặc nhiều người

- Thông điệp là những tín hiệu làm nguồn truyền cho người nhận Quá trình truyền những thông điệp dự định thành những biểu tượng: lời nói, chữ viết, hành vi, … và những biểu tượng này được sử dụng để truyền đi và được gọi là quá trình mã hóa

- Kênh là phương tiện qua đó thông điệp di chuyển từ người gửi đến người nhận ( bao gồm giao tiếp trực tiếp, phát thanh, tivi, phim, tạp chí, điên tử … )

- Phản hồi từ người nhận đến người gửi thực sự là thông điệp khác thể hiện hiệu quả của việc thông tin

3.1.3 Vai trò của thông tin

- Là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức: Nó được coi là phương

tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào đầu vào của doanh nghiệp và cũng là phương tiện để liên lạc với nhau trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp

Đó chính là vai trò cơ bản của thông tin

- Để thực hiện sự kiểm soát, thay đổi có thể ảnh hưởng đến hoạt động có ích của tổ chức

>>

>>

>> nhiễu

Sơ đồ 3.1: Tiến trình thông tin

Gửi

Thông tin phản hồi

- Là cơ sở đề ra các quyết định quản trị, đặc biệt nó rất cần thiết cho việc xây dựng

và phổ biến mục tiêu hoạt động của tổ chức

- Tạo điều kiện cho các chức năng quản trị tốt, gắn hoạt động của doanh nghiệp với môi trường bên ngoài

- Là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản trị, vì tác động của hệ thống quản trị đều được chuyển tới người chấp hành thông qua thông tin

- Nó là phương tiện kỹ thuật trong bộ máy quản trị của doanh nghiệp

Tóm lại: Vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh là ở chỗ nó làm tiền đề,

làm cơ sở và là công cụ của quản trị kinh doanh và cũng là quá trình thông tin trong quản trị doanh nghiệp

3.1.4 Phân loại thông tin

a căn cứ vào cấp quản trị Trong doanh nghiệp, thông tin liên lạc tỏa đi theo nhiều

chiều: trên xuống, dưới lên và đan chéo…

Thông tin trên xuống là thông tin đi từ những người cấp cao hơn xuống cấp thấp hơn

trong hệ thống phân cấp của tổ chức

Lên ngang

Chéo

xuống

Sơ đồ 3.2: Luồng thông tin trong quản trị doanh nghiệp

- Loại thông tin này có bầu không khí độc đoán.

- Các loại phương tiện sử dụng bao gồm: Chỉ thị, các bài phát biểu, các cuộc họp, điện thoại, loa phóng thanh … và thậm chí cả hệ thống tin mật

Thông tin dưới lên: Là thông tin đi từ cấp dưới lên cấp trên và tiếp tục đi lên theo hệ

thống phân cấp của tổ chức

- Dòng thông tin hay bị cản trở bởi những nhà quản trị do có những thông tin không cần thiết với họ, họ chỉ cần thông tin về kết quả sản xuất, Marketing, dữ liệu tài chính …

- Các loại phương tiện sử dụng là hệ thống góp ý, thủ tục kháng nghị, khiếu nại,

thỉnh cầu, hội nghị tư vấn, đề xuất chung các mục tiêu trong hoạt động của doanh nghiệp

Thông tin ngang: Là dòng thông tin với những người cùng cấp hay ở cấp tổ chức

tương đương

- Loại thông tin này được sử dụng để đẩy nhanh dòng thông tin, để cải thiện sự hiểu biết … nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức

- Luồng thông tin này không tuân theo hệ thống phân cấp tổ chức mà cắt ngang mối quan hệ trực tiếp theo mệnh lệnh

Thông tin chéo: Là dòng thông tin với những người ở cấp khác nhau mà họ không có

mối quan hệ báo cáo trực tiếp

- Thông tin chéo có thể gây ra khó khăn nhưng nó cần thiết trong nhiều doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu của môi trường tổ chức ngày càng năng động và phức tạp

b Căn cứ vào hình thức truyền tin

Căn cứ vào hình thức truyền tin có thể phân ra làm 3 loại:

Thông tin liên lạc bằng văn bản

Ưu điểm:

Cung cấp hồ sơ, tài liệu tham khảo và các bảo vật pháp lý Nó thúc đẩy sự thống nhất trong chính sách và thủ tục và có thể giảm chi phí trong một số trường hợp

Nhược điểm:

Nó có thể tạo ra hàng đống giấy tờ, có thể được thể hiện kém bởi những người viết tồi, có thể không cung cấp được sự phản hồi ngay lập tức Kết quả là cần phải có thời gian để xem xét một thông báo có được nhận và được hiểu đúng hay không

Thông tin liên lạc sử dụng bằng lời:

Ưu điểm:

Đem lại một sự trao đổi nhanh với sự phản hồi ngay lập tức Trao đổi trực diện có hiệu quả hơn có thể được nghi nhận làm cho cấp trên và cấp dưới có cảm giác quan trọng và có thể đóng góp nhiều cho việc nhận thức các vấn đề

Nhược điểm:

Nó thường không tiết kiệm thời gian và tiền bạc các cuộc họp không đạt kết quả cao

Chú ý: Thông tin liên lạc bằng văn bản và bằng lời có những ưu khuyết điểm,

chúng thường được sử dụng phối hợp với nhau để sao cho các ưu điểm của các loại

thông tin bổ sung cho nhau Ví dụ: bài giảng trong khóa đào tạo được thực hiện

hiệu quả hơn bằng việc sử dụng bài viết, đèn chiếu và phim diễn giải bằng lời.

Thông tin liên lạc không lời

Như nét mặt, cử chỉ của cơ thể Người ta thường sử dụng loại thông tin này để hỗ trợ thông tin bằng lời, nhưng không phải lúc nào cũng vậy Nó có thể hỗ trợ hoặc cản trở thông tin bằng lời

c Căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin.

Căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin có thể phân ra làm hai loại:

Các thông tin chính thức.

- Là thông tin được công nhận một cách chính thức hay được áp dụng trong một tổ chức

- Nó được truyền từ trên xuống thông qua một loạt các mệnh lệnh chính thức và nó cũng được truyền từ dưới lên bằng nhiều cách như hòm thư góp ý, đơn khiếu nại, đơn phản đối

- Nó có thể được truyền theo chiều ngang hay mở rộng phạm vi thông tin là tin tức truyền từ bộ phận này sang bộ phận khác của tổ chức Nó rất cần thiết để phối hợp các hoạt động giữa các bộ phận khác nhau, nhất là trong tiến trình phát triển một doanh nghiệp mới

Các thông tin không chính thức

- Là những thông tin không qua các kênh chính thức Ví dụ: một nhà quản trị có thể

bàn bạc một vấn đề với một đồng nghiệp trong khi uống cà phê mà không phải gửi một văn bản chính thức hay viết thư.

- Dư luận là một dạng thông tin không chính thức trong tổ chức, nó không tuân theo

hệ thống thứ bậc truyền thông chính thức

+ Tin tức được lan truyền bằng miệng một cách nhanh chóng trong khắp doanh nghiệp và chúng thường bị bóp méo hay phóng đại trong quá trình truyền đạt thông tin từ người này sang người khác và có thể ra ngoài doanh nghiệp đến tai doanh nghiệp khác

+ Dư luận là một hiện tượng bình thường trong bất cứ một tổ chức, đôi khi có thể phát ra những tin đồn có lợi hoặc gây hại đến tổ chức, do đó nhà quản trị nên có sự liên hệ chặt chẽ với các nhóm chuyên môn để có thể phân tích và đánh giá mạng lưới thông tin không chính thức và có thể gạt bỏ được dư luận xấu

- Thông tin không chính thức xuất phát từ nhu cầu nhân viên trong tổ chức, nên thường không được các cấp quản trị chấp nhận, tuy nhiên nó vẫn tồn tại trong một tổ chức

3.1.5 Yêu cầu của thông tin quản trị

- Đảm bảo tính chính xác của thông tin, nếu thông tin sai lệch thì quản lý sẽ thất bại.

- Đảm bảo tính kịp thời, thông tin mà không kịp thời sẽ không có giá trị trong việc ra

quyết định

- Đảm bảo tính pháp lý

- Đảm bảo thông tin đầy đủ có tính hệ thống và có tính tổng hợp, thông tin phải đảm

bảo phản ánh mọi hoạt động của tổ chức

- Đảm bảo tính hiệu quả, thông tin phải hiệu quả và ít tốn kém trong thu thập thông tin

- Đảm bảo tính bí mật của thông tin

3.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

3.2.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin trong nội bộ tổ chức là tập hợp các quy tắc, kỹ năng và phương pháp được quy định rõ ràng, nhờ đó con người và thiết bị thực hiện việc thu thập và phân tích dữ liệu nhằm tạo ra các thông tin cần thiết cho các nhà quản trị soạn thảo quyết định

Hệ thống thông tin tốt phải là một hệ thống đơn giản, cung cấp thông tin cho đối tượng có nhu cầu dưới dạng có thể sử dụng được

3.2.2 Các mạng thông tin

- Mạng thông tin là một dạng của kênh thông tin giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa các vị trí của các thành viên trong tổ chức

- Các tổ chức có thể tạo ra mạng thông tin chính thức việc lắp đặt các phương tiện truyền và nhận thông tin như Computer, điện thoại và các báo cáo của tổ chức

- Mạng thông tin có nhiều dạng khác nhau, thông thường có 5 dạng cơ bản:

+ Mạng thông tin dây truyền: Biểu thị luồng thông tin trong tổ chức theo thứ bậc

của các cấp quản trị, trong đó có thể có thông tin từ trên xuống và ngược lại

+ Mạng thông tin chữ Y: Cho thấy thông tin từ hai cấp dưới báo cáo cho một cấp

trên và tiếp tục lên 2 cấp trên

+ Mạng thông tin bánh xe: Thường có bộ phận trung tâm phát tin liên hệ tới các bộ

phận khác mà không có sự truyền thông tin trực tiếp lẫn nhau, nó phản ánh nguồn thông tin rất tập trung

+ Mạng thông tin vòng tròn: Mặc dù thông tin tập trung nhưng sự truyền đạt thông

tin bị hạn chế

+ Mạng thông tin tổng hợp: Thì thông tin được tự do trao đổi giữa các bộ phận, các

cấp trong tổ chức Nó khuyến khích sự tác động qua lại tích cực giữa các thành viên của tổ chức

Mạng mắt xích

Mạng bánh xe Mạng hình tròn

Mạng tự do

S

S

Tóm lại: Năm mạng thông tin này có sự khác biệt lớn về mức độ tập trung và phân

tán trong cấu trúc của nó Tuy nhiên, có hai mạng cần chú trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp

- Mạng vòng có tầm phân tán cao, vì mỗi vị trí có thể thông tin trực tiếp với hai vị

trí khác trong mạng và không một ai có thể thông tin với tất cả thành viên trong mạng Nó giải quyết có hiệu quả hơn về các vấn đề, nhiệm vụ mang tính phức tạp và tạo ra mức độ thõa mãn cao hơn

- Mạng bánh xe có mức độ tập trung cao nhất khi tất cả các thông tin phải đi qua vị

trí trung tâm Mạng tập trung là tuyệt vời về tốc độ và sự chính xác và có hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề, nhiệm vụ đơn giản

3.2.3 Xây dựng hệ thống thông tin

Quá trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1:Xác định nhu cầu thông tin trong doanh nghiệp.

- Trong doanh nghiệp có rất nhiều thông tin cần thu thập để soạn thảo các quyết định của doanh nghiệp, nhưng không phải mọi thông tin đều có giá trị như nhau Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng, loại thông tin nào cần theo dõi, thu thập, thời gian và kinh phí cho việc này Đây là vấn đề chủ yếu trong quản lý thông tin

- Muốn làm rõ các nhu cầu thông tin, phải xác định phạm vi vấn đề và phân tích nhu cầu thông tin cần thiết cho việc ra quyết định Nó là cơ sở cho việc hình thành hệ thống thông tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định trong tổ chức

Bước 2: Xác định rõ các nguồn thông tin: Phải làm rõ và đánh giá nguồn thông

tin Đối với mỗi tổ chức thường có 4 nguồn thông tin sau:

- Thông tin thứ cấp là được thu thập theo một mục đích nào đó

+ Các nguồn thông tin thứ cấp nội bộ còn được điều tra trước vì không tốn kém nhiều chi phí, mà lại dễ dàng khai thác qua hệ thống thông tin quản lý

+ Sau đó còn tham khảo thông tin thứ cấp bên ngoài rồi đến các nguồn thông tin sơ cấp nội bộ Cuối cùng mới xem xét các thông tin sơ cấp bên ngoài vì lý do tốn thời gian và chi phí cho việc thu thập

Bước 3: Xây dựng hệ thống thu thập thông tin

Nội dung cơ bản là đề ra trách nhiệm, xây dựng một cơ chế hữu hiệu cho công tác thu thập và lưu trữ thông tin và thông qua các quyết định để phổ biến thông tin trong toàn doanh nghiệp Có ba mô hình thu thập thông tin cơ bản: mô hình liên tục, định

kỳ và không thường xuyên

- Mô hình không thường xuyên là mô hình đơn giản nhất nhưng ít hiệu quả nhất

- Mô hình định kỳ có hiệu quả hơn mô hình không thường xuyên

- Mô hình liên tục có độ tinh xảo và hiệu quả cao nhất

Khía cạnh chủ yếu của việc thiết kế một hệ thống thu thập thông tin, dự liệu mà phải xác định nhiệm vụ, ai thực hiện các kênh thông tin chủ yếu Việc này chủ yếu giao cho các phòng ban chức năng thực hiện Điều quan trọng là phải nắm được thông tin nào là cần thiết với một hình thức đúng đắn

3.2.4 Hoàn thiện hệ thống thông tin

Hoàn thiện hệ thống thông tin trong tổ chức bao gồm việc hoàn thiện mã hóa, chuyển hóa, chuyển tải, giải mã và phản hồi ở cả hai cấp độ, đồng thời phải tạo ra và kiểm soát những kênh thông tin phù hợp Có nhiều biện pháp giúp các nhà quản trị trong việc nâng cao hiệu quả thông tin

- Tăng cường thông tin phản hồi, Là việc tăng cường những thông tin qua lại giữa

các cá nhân cũng như trong tổ chức Nó được thiết lập để các nhà quản trị biết được những thông điệp của họ có được hiểu, chấp nhận và thi hành không

- Thiết lập kênh thông tin rõ ràng, Sự quá tải của thông tin đòi hỏi các nhà quản trị

phải quy định, sắp đặt dòng thông tin bằng việc thiết lập các kênh thông tin rõ ràng,

để từ đó làm cho mọi người hiểu rõ toàn bộ vấn đề của tổ chức