Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp

Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp

Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG III THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP YÊU CẦU : Sinh viên cần hiểu và nắm được các vấn đề cơ bản sau khi nghiên cứu chương này như : - Thông tin là gì ? và vai trò của nó đối với doanh nghiệp như thế nào ? - Thông tin và các dạng mạng thông tin. - Quyết định trong doanh nghiệp và thông tin đóng vai trò như thế nào đối với việc ra quyết định trong doanh nghiệp. - Các yêu cầu tối thiểu của quyết định trong doanh nghiệp. - Cách tiếp cận với việc ra quyết định và các yếu tố của quá trình ra quyết định. 3.1. THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 3.1.1. Khái niệm a. Khái niệm thông tin chung Thông tin được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, đây là một phạm trù rất rộng, tùy thuộc vào những lĩnh vực nghiên cứu mà người ta đưa ra những quan niệm khác nhau về thông tin như: - Thông tin là một khái niệm trừu tượng dùng để mô tả những gì mang lại cho con người sự nhận biết về sự vật khách quan. - Thông tin là cung cấp cho người sử dụng một tin tức nào đó mà trước đó họ chưa được biết. - Thông tin là tất cả những thông báo, số liệu dùng làm nguyên liệu cho việc đề ra quyết định. - Thông tin là mạch máu của tổ chức, nó là thứ keo đặc biệt nhằm gắn kết những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN. 38 Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp Từ những khái niệm trên ta có một khái niệm chung nhất về thông tin như sau: Thông tin là quá trình trao đổi những thông điệp bằng lời nói hay chữ viết giữa một người (người gửi) với một người hay một nhóm người (người nhận). b. Thông tin trong lĩnh vực quản trị: - Trong nhiều tổ chức hiện đại thì thông tin là quá trình trao đổi những thông điệp được chuyển bằng những hệ thống thông tin quản lý phức tạp, nơi mà dữ liệu được nhập từ rất nhiều nguồn và được phân tích bằng máy vi tính và sau đó được chuyển cho người nhận bằng điện tử. - Là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động, liên hệ giữa các đối tượng, yếu tố của hệ thống đó là giữa hệ thống đó với môi trường. - Nó liên quan đến việc chuyển giao, truyền đạt, liên lạc và hiểu được ý nghĩa của thông tin. - Trong doanh nghiệp, việc trao đổi thông tin là hoạt động cơ bản của các nhà quản trị. Họ phải báo cáo với cấp trên, chỉ thị cho cấp dưới và trao đổi thông tin với các nhà quản trị khác, hoặc chia sẻ thông tin, tình cảm hay ý tưởng với những người trong tổ chức và bên ngoài doanh nghiệp. Tóm lại: Thông tin quản trị là những tin tức mới được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 3.1.2. Quá trình thông tin Quá trình thông tin có thể được phân tích trên ba cấp độ khác nhau: - Thông tin qua lại giữa các cá nhân - Thông tin trong nhóm - Thông tin trong tổ chức Mỗi cấp độ tạo ra sự tăng lên những vấn đề thông tin khác nhau và bao gồm những mức độ khác nhau của sự thất thoát. Mỗi kênh thông tin có 3 chặng: Chặng gửi thông tin, chặng chuyển tiếp thông tin và nhận thông tin Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN. 39 Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp Quá trình bắt đầu với nguồn hoặc với người gửi- người có những thông điệp dự định giao tiếp với một người hoặc nhiều người. - Thông điệp là những tín hiệu làm nguồn truyền cho người nhận. Quá trình truyền những thông điệp dự định thành những biểu tượng: lời nói, chữ viết, hành vi, … và những biểu tượng này được sử dụng để truyền đi và được gọi là quá trình mã hóa. - Kênh là phương tiện qua đó thông điệp di chuyển từ người gửi đến người nhận ( bao gồm giao tiếp trực tiếp, phát thanh, tivi, phim, tạp chí, điên tử … ) - Phản hồi từ người nhận đến người gửi thực sự là thông điệp khác thể hiện hiệu quả của việc thông tin. 3.1.3. Vai trò của thông tin - Là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức: Nó được coi là phương tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào đầu vào của doanh nghiệp và cũng là phương tiện để liên lạc với nhau trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đó chính là vai trò cơ bản của thông tin. - Để thực hiện sự kiểm soát, thay đổi có thể ảnh hưởng đến hoạt động có ích của tổ chức. Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN. 40 >> >> >> nhiễu Sơ đồ 3.1: Tiến trình thông tin Gửi thông tin Kênh truyền thông tin Nhận thông tin Thông tin phản hồi Mã hóa Giải mã Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp - Là cơ sở đề ra các quyết định quản trị, đặc biệt nó rất cần thiết cho việc xây dựng và phổ biến mục tiêu hoạt động của tổ chức. - Tạo điều kiện cho các chức năng quản trị tốt, gắn hoạt động của doanh nghiệp với môi trường bên ngoài. - Là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản trị, vì tác động của hệ thống quản trị đều được chuyển tới người chấp hành thông qua thông tin. - Nó là phương tiện kỹ thuật trong bộ máy quản trị của doanh nghiệp. Tóm lại: Vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh là ở chỗ nó làm tiền đề, làm cơ sở và là công cụ của quản trị kinh doanh và cũng là quá trình thông tin trong quản trị doanh nghiệp. 3.1.4. Phân loại thông tin a. căn cứ vào cấp quản trị. Trong doanh nghiệp, thông tin liên lạc tỏa đi theo nhiều chiều: trên xuống, dưới lên và đan chéo… Thông tin trên xuống là thông tin đi từ những người cấp cao hơn xuống cấp thấp hơn trong hệ thống phân cấp của tổ chức. Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN. 41 Lên ngang Chéo xuống Sơ đồ 3.2: Luồng thông tin trong quản trị doanh nghiệp Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp - Loại thông tin này có bầu không khí độc đoán. - Các loại phương tiện sử dụng bao gồm: Chỉ thị, các bài phát biểu, các cuộc họp, điện thoại, loa phóng thanh … và thậm chí cả hệ thống tin mật. Thông tin dưới lên: Là thông tin đi từ cấp dưới lên cấp trên và tiếp tục đi lên theo hệ thống phân cấp của tổ chức. - Dòng thông tin hay bị cản trở bởi những nhà quản trị do có những thông tin không cần thiết với họ, họ chỉ cần thông tin về kết quả sản xuất, Marketing, dữ liệu tài chính … - Các loại phương tiện sử dụng là hệ thống góp ý, thủ tục kháng nghị, khiếu nại, thỉnh cầu, hội nghị tư vấn, đề xuất chung các mục tiêu trong hoạt động của doanh nghiệp. Thông tin ngang: Là dòng thông tin với những người cùng cấp hay ở cấp tổ chức tương đương . - Loại thông tin này được sử dụng để đẩy nhanh dòng thông tin, để cải thiện sự hiểu biết … nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. - Luồng thông tin này không tuân theo hệ thống phân cấp tổ chức mà cắt ngang mối quan hệ trực tiếp theo mệnh lệnh. Thông tin chéo: Là dòng thông tin với những người ở cấp khác nhau mà họ không có mối quan hệ báo cáo trực tiếp. - Thông tin chéo có thể gây ra khó khăn nhưng nó cần thiết trong nhiều doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu của môi trường tổ chức ngày càng năng động và phức tạp. b. Căn cứ vào hình thức truyền tin. Căn cứ vào hình thức truyền tin có thể phân ra làm 3 loại: Thông tin liên lạc bằng văn bản Ưu điểm: Cung cấp hồ sơ, tài liệu tham khảo và các bảo vật pháp lý. Nó thúc đẩy sự thống nhất trong chính sách và thủ tục và có thể giảm chi phí trong một số trường hợp. Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN. 42 Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp Nhược điểm: Nó có thể tạo ra hàng đống giấy tờ, có thể được thể hiện kém bởi những người viết tồi, có thể không cung cấp được sự phản hồi ngay lập tức. Kết quả là cần phải có thời gian để xem xét một thông báo có được nhận và được hiểu đúng hay không. Thông tin liên lạc sử dụng bằng lời: Ưu điểm: Đem lại một sự trao đổi nhanh với sự phản hồi ngay lập tức. Trao đổi trực diện có hiệu quả hơn có thể được nghi nhận làm cho cấp trên và cấp dưới có cảm giác quan trọng và có thể đóng góp nhiều cho việc nhận thức các vấn đề. Nhược điểm: Nó thường không tiết kiệm thời gian và tiền bạc các cuộc họp không đạt kết quả cao. Chú ý: Thông tin liên lạc bằng văn bản và bằng lời có những ưu khuyết điểm, chúng thường được sử dụng phối hợp với nhau để sao cho các ưu điểm của các loại thông tin bổ sung cho nhau. Ví dụ: bài giảng trong khóa đào tạo được thực hiện hiệu quả hơn bằng việc sử dụng bài viết, đèn chiếu và phim diễn giải bằng lời. Thông tin liên lạc không lời. Như nét mặt, cử chỉ của cơ thể. Người ta thường sử dụng loại thông tin này để hỗ trợ thông tin bằng lời, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Nó có thể hỗ trợ hoặc cản trở thông tin bằng lời. c. Căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin. Căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin có thể phân ra làm hai loại: Các thông tin chính thức. - Là thông tin được công nhận một cách chính thức hay được áp dụng trong một tổ chức . - Nó được truyền từ trên xuống thông qua một loạt các mệnh lệnh chính thức và nó cũng được truyền từ dưới lên bằng nhiều cách như hòm thư góp ý, đơn khiếu nại, đơn phản đối. Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN. 43 Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp - Nó có thể được truyền theo chiều ngang hay mở rộng phạm vi thông tin là tin tức truyền từ bộ phận này sang bộ phận khác của tổ chức. Nó rất cần thiết để phối hợp các hoạt động giữa các bộ phận khác nhau, nhất là trong tiến trình phát triển một doanh nghiệp mới Các thông tin không chính thức - Là những thông tin không qua các kênh chính thức. Ví dụ: một nhà quản trị có thể bàn bạc một vấn đề với một đồng nghiệp trong khi uống cà phê mà không phải gửi một văn bản chính thức hay viết thư. - Dư luận là một dạng thông tin không chính thức trong tổ chức, nó không tuân theo hệ thống thứ bậc truyền thông chính thức. + Tin tức được lan truyền bằng miệng một cách nhanh chóng trong khắp doanh nghiệp và chúng thường bị bóp méo hay phóng đại trong quá trình truyền đạt thông tin từ người này sang người khác và có thể ra ngoài doanh nghiệp đến tai doanh nghiệp khác. + Dư luận là một hiện tượng bình thường trong bất cứ một tổ chức, đôi khi có thể phát ra những tin đồn có lợi hoặc gây hại đến tổ chức, do đó nhà quản trị nên có sự liên hệ chặt chẽ với các nhóm chuyên môn để có thể phân tích và đánh giá mạng lưới thông tin không chính thức và có thể gạt bỏ được dư luận xấu. - Thông tin không chính thức xuất phát từ nhu cầu nhân viên trong tổ chức, nên thường không được các cấp quản trị chấp nhận, tuy nhiên nó vẫn tồn tại trong một tổ chức. 3.1.5. Yêu cầu của thông tin quản trị - Đảm bảo tính chính xác của thông tin, nếu thông tin sai lệch thì quản lý sẽ thất bại. - Đảm bảo tính kịp thời, thông tin mà không kịp thời sẽ không có giá trị trong việc ra quyết định. - Đảm bảo tính pháp lý. Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN. 44 Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp - Đảm bảo thông tin đầy đủ có tính hệ thống và có tính tổng hợp, thông tin phải đảm bảo phản ánh mọi hoạt động của tổ chức. - Đảm bảo tính hiệu quả, thông tin phải hiệu quả và ít tốn kém trong thu thập thông tin. - Đảm bảo tính bí mật của thông tin. 3.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 3.2.1. Khái niệm Hệ thống thông tin trong nội bộ tổ chức là tập hợp các quy tắc, kỹ năng và phương pháp được quy định rõ ràng, nhờ đó con người và thiết bị thực hiện việc thu thập và phân tích dữ liệu nhằm tạo ra các thông tin cần thiết cho các nhà quản trị soạn thảo quyết định. Hệ thống thông tin tốt phải là một hệ thống đơn giản, cung cấp thông tin cho đối tượng có nhu cầu dưới dạng có thể sử dụng được. 3.2.2. Các mạng thông tin - Mạng thông tin là một dạng của kênh thông tin giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa các vị trí của các thành viên trong tổ chức. - Các tổ chức có thể tạo ra mạng thông tin chính thức việc lắp đặt các phương tiện truyền và nhận thông tin như Computer, điện thoại và các báo cáo của tổ chức. - Mạng thông tin có nhiều dạng khác nhau, thông thường có 5 dạng cơ bản: + Mạng thông tin dây truyền: Biểu thị luồng thông tin trong tổ chức theo thứ bậc của các cấp quản trị, trong đó có thể có thông tin từ trên xuống và ngược lại. + Mạng thông tin chữ Y: Cho thấy thông tin từ hai cấp dưới báo cáo cho một cấp trên và tiếp tục lên 2 cấp trên. + Mạng thông tin bánh xe: Thường có bộ phận trung tâm phát tin liên hệ tới các bộ phận khác mà không có sự truyền thông tin trực tiếp lẫn nhau, nó phản ánh nguồn thông tin rất tập trung. + Mạng thông tin vòng tròn: Mặc dù thông tin tập trung nhưng sự truyền đạt thông tin bị hạn chế. Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN. 45 Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp + Mạng thông tin tổng hợp: Thì thông tin được tự do trao đổi giữa các bộ phận, các cấp trong tổ chức. Nó khuyến khích sự tác động qua lại tích cực giữa các thành viên của tổ chức. Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN. 46 Mạng mắt xích Mạng chữ Y Mạng bánh xe Mạng hình tròn Mạng tự do S S S S Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp Tóm lại: Năm mạng thông tin này có sự khác biệt lớn về mức độ tập trung và phân tán trong cấu trúc của nó. Tuy nhiên, có hai mạng cần chú trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp. - Mạng vòng có tầm phân tán cao, vì mỗi vị trí có thể thông tin trực tiếp với hai vị trí khác trong mạng và không một ai có thể thông tin với tất cả thành viên trong mạng. Nó giải quyết có hiệu quả hơn về các vấn đề, nhiệm vụ mang tính phức tạp và tạo ra mức độ thõa mãn cao hơn. - Mạng bánh xe có mức độ tập trung cao nhất khi tất cả các thông tin phải đi qua vị trí trung tâm. Mạng tập trung là tuyệt vời về tốc độ và sự chính xác và có hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề, nhiệm vụ đơn giản. 3.2.3. Xây dựng hệ thống thông tin Quá trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp được thực hiện qua các bước sau: Bước 1:Xác định nhu cầu thông tin trong doanh nghiệp. - Trong doanh nghiệp có rất nhiều thông tin cần thu thập để soạn thảo các quyết định của doanh nghiệp, nhưng không phải mọi thông tin đều có giá trị như nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng, loại thông tin nào cần theo dõi, thu thập, thời gian và kinh phí cho việc này. Đây là vấn đề chủ yếu trong quản lý thông tin. - Muốn làm rõ các nhu cầu thông tin, phải xác định phạm vi vấn đề và phân tích nhu cầu thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. Nó là cơ sở cho việc hình thành hệ thống thông tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định trong tổ chức. Bước 2: Xác định rõ các nguồn thông tin: Phải làm rõ và đánh giá nguồn thông tin. Đối với mỗi tổ chức thường có 4 nguồn thông tin sau: - Thông tin thứ cấp là được thu thập theo một mục đích nào đó. + Các nguồn thông tin thứ cấp nội bộ còn được điều tra trước vì không tốn kém nhiều chi phí, mà lại dễ dàng khai thác qua hệ thống thông tin quản lý. Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN. 47 [...]... trung hạn và ngắn hạn Căn cứ vào phạm vi áp dụng trong tổ chức thì có thể chia thành quyết định chung, quyết định bộ phận và quyết định lĩnh vực Các quyết định theo lĩnh vực chỉ liên quan đến một số vấn đề về chức năng quản trị nhất định trong tổ chức Căn cứ vào tính chất tác động của quyết định, trong tổ chức bao gồm : Quyết định trực tuyến và quyết định gián tiếp Bài giảng quản trị doanh nghiệp –... tổ chức, quyết định sản xuất, quyết định nhân sự, quyết định tài chính, và quyết định về Marketing … 3.3.4 Yêu cầu đối với các quyết định quản trị trong doanh nghiệp - Đảm bảo tính khoa học, là sự thể hiện của những căn cứ, cơ sở, thông tin, nhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc ra quyết định Các quyết định phải được đưa ra trên cơ sở nắm vững quy luật khách quan về lượng thông tin xác... của nhà quản trị, nó còn là lương tâm, trách nhiệm và điều kiện sống còn của họ trong kinh doanh Câu hỏi thảo luận 1 Thông tin là gì ? 2 Thông tin có vai trò như thế nào đối với các quyết định trong quản trị doanh nghiệp ? Thông tin quản trị có những yêu cầu nào ? 3 Hệ thống thống tin là gì ? Mạng thông là gì ? Có những loại nào ? 4 Nội dung của xây dựng hệ thống thông tin quản trị trong doanh nghiệp. .. thông tin và làm giảm những khó khăn của sự quá tải thông tin 3.3 QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 3.3.1 Khái niệm - Quyết định là sản phẩm quan trọng nhất của quản trị và là khâu chủ yếu của quá trình quản trị trong tổ chức, nó quyết định tính chất đúng đắn hoặc không đúng đắn toàn bộ hoạt động của tổ chức - Quyết định quản trị là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính... có hiệu quả, các nhà quản trị cần đến những thông tin cần thiết để thực hiện các chức năng và những hoạt động quản trị Trong doanh nghiệp hiện nay, khối lượng thông tin tăng mạnh hay gây ra sự quá tải thông tin Vấn đề đặt ra là không phải thông tin nhiều hơn mà là thông tin xác đáng, cần phải xác định loại thông tin gì mà nhà quản trị cần có để ra quyết định có hiệu quả Quyết định là sản phẩm trí tuệ,... phải ra các quyết định thực sự cần giải quyết một vấn đề, đòi hỏi phải ra quyết định phù hợp Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN 51 Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp Bước 2 : Chuẩn bị các căn cứ ra quyết định, đòi hỏi quản trị gia xác định căn cứ, tiêu thức cần thiết cho việc quyết định Các căn cứ, tiêu thức này có mức độ quan trọng khác nhau, do đó nên xác định mức độ... III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp - Quyết định trực tuyến là loại quyết định mang tính chất chỉ thị, mệnh lệnh đòi hỏi việc thi hành phải phù hợp, chính xác với quyết định đề ra : Quyết định liên quan đến việc thay đổi cơ cấu tổ chức - Quyết định gián tiếp nhằm thực hiện các hoạt động trong tổ chức Căn cứ vào lĩnh vực chức năng quản trị hoạt động tổ chức, bao gồm quyết định về... thông tin rõ ràng, Sự quá tải của thông tin đòi hỏi các nhà quản trị phải quy định, sắp đặt dòng thông tin bằng việc thiết lập các kênh thông tin rõ ràng, để từ đó làm cho mọi người hiểu rõ toàn bộ vấn đề của tổ chức Bài giảng quản trị doanh nghiệp – ĐHTN 48 Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp - Nhắc nhở, Biện pháp làm tăng hiệu quả thông tin là làm tăng sự lặp lại Sự nhắc... 3.3.3 Phân loại quyết định quản trị Căn cứ vào tính chất quyết định, Bao gồm : Các quyết định chiến lược, các quyết định chiến thuật và các quyết định tác nghiệp - Các quyết định chiến lược xác định hướng phát triển của tổ chức trong một thời kỳ nhất định liên quan đến tất cả các bộ phận, các cấp trong tổ chức - Các quyết định chiến thuật mang tính chất thường xuyên hơn là những quyết định nhằm đạt những... thức của quyết định Bước 3 : Dự kiến các phương án quyết định và lựa chọn quyết định hợp lý Bước 4 : Ra quyết định chính thức, sau khi lựa chọn đòi hỏi nhà quản trị trực tiếp đưa ra quyết định chính thức và chịu trách nhiệm trực tiếp về quyết định đó Bước 5 : Quyết định phải được truyền đạt đến người thực hiện và tổ chức thực hiện quyết định Bước 6 : Kiểm tra việc thực hiện và điều chỉnh quyết định Tóm . III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG III THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP YÊU CẦU : Sinh viên cần hiểu và. đồ 3.2: Luồng thông tin trong quản trị doanh nghiệp Chương III – Thông tin và quyết định trong quản trị doanh nghiệp - Loại thông tin này có bầu