Hoàn thiện công tác tham dự thầu tại công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel

Hoàn thiện công tác tham dự thầu tại công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của đất nước công trìnhthông tin phục vụ cho đời sống sinh hoạt của nhân dân Thực trạng này đã tạo ra cơhội phát triển cho các doanh nghiệp, tuy nhiên trong điều kiện nền kinh tế thịtrường, cạnh tranh công bằng và rất gay gắt cũng đặt ra không ít khó khăn, tháchthức với các doanh nghiệp này Để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải đảmbảo chiếm ưu thế trong cạnh tranh tức là trúng thầu Vì vậy năng lực đấu thầu vớicác doanh nghiệp xây dựng là một vấn đề rất được quan tâm.

Qua quá trình thực tập tại Công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel, vớisự hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên thạc sỹ Hoàng Thị Thu Hà và các cô chútrong công ty tìm hiểu thực tế em nhận thấy công tác đấu thầu là một trong nhữngnhân tố quan trọng quyết định sự thành công của Công ty Tuy nhiên hoạt động nàyvẫn còn nhiều hạn chế cần được khắc phục Chính vì thế em đã lựa chọn đề tài:

“Hoàn thiện công tác tham dự thầu tại công ty Thương mại và Xuất nhập khẩuViettel” cho chuyên đề thực tập của mình.

Chuyên đề của em gồm các phần sau:

Phần I: Thực trạng công tác đấu thầu tại công ty Thương Mại và Xuất nhậpkhẩu Viettel

Phần II: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham dự thầu tạicông ty thương mại và xuất nhập khẩu Viettel

Trải qua hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành, Tập đoàn Viễn thông Quânđội (Viettel) đến thời điểm này đã có những lần đổi tên sau :

- Tổng công ty Điện tử thiết bị thông tin ( 01-06-1989 )- Công ty Điện tử thiết bị thông tin ( 27-07-1993 )- Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội (14-07-1995 )- Công ty viễn thông Quân đội (26-10-2003 )

- Tổng Công ty Viễn thông Quân đội (06-04-2005 )- Tập đoàn Viễn thông Quân đôi (12-01-2010 )

Là một thành viên trẻ trong gia đình Tập đoàn, Công ty TM & XNK Viettelcũng đã có những bước phát triển thần tốc qua các thời kì :

Tháng 6/1997, do yêu cầu nhiệm vụ phát triển, căn cứ vào đề nghị của Giámđốc Công ty Điện tử Viên thông Quân đội, Tư lệnh Binh chủng Thông tin liên lạc raquyết định thành lập Phòng Xuất nhập khẩu trực thuộc công ty Phòng xuất nhậpkhẩu có nhiệm vụ quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước làm các thủ tục muabán nhập khẩu các thiết bị phục vụ các dự án của Công ty, Bộ quốc phòng và thamgia thực hiện đấu thầu các dự án ve CNTT, viễn thông, đo lường, điều khiển tựđộng hóa trong và ngoài quân đội.

Năm 1999, Phòng Xuất nhập khẩu được tổ chức lại thành Trung tâm Xuấtnhập khẩu và thực hiện chế độ hoạch toán phụ thuộc Trung tâm Xuất nhập khẩu làđơn vị được Bộ tư lệnh Thông tin liên lạc, Tổng công ty Viễn thông Quân đội tintưởng giao nhiệm vụ nhập khẩu vật tư, thiết bị phục vụ lắp đặt tuyến cáp quangquân sự 1B và vật tư, thiết bị phục vụ công tác triển khai lắp đặt hệ thông VoIP, hệthống các tram BTS của mạng di đông Viettel Mobie.

Tháng 01/2005, Trung tâm Xuất nhập khẩu được chuyển đổi thành Công tyThương mại và Xuất nhập khẩu Viettel thuộc Tổng Công ty Viễn thông Quân đội.

Tháng 04/2006 Công ty chính thức tách ra thực hiện chế độ hạch toán, có têngiao dịch và địa chỉ như sau :

Công ty TNHH nhà nước một thành viên Thương mại và Xuất nhậpkhẩu Viettel

Trụ sở chính : Số 1A – Giang Văn Minh – Kim Mã – Ba Đình – Hà NộiVăn phòng giao dịch : Số 06, Lô 14B , Đường Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà NộiTel: (84-4) 6.2661399/ 6.2667766

- Ban lãnh đạo Công ty :

Đ/c Đỗ Ngọc Cường : Đại tá – Giám đốc Công ty

Đ/c Đặng Hồng Thái : Trung tá – Phó Giám đốc Công tyĐ/c Lê Duy Hòa : Thượng tá – Phó Giám đốc Công ty

- Các phòng ban trong Công ty :

Phòng Nghiệp vụ: Thực hiện nhiệm vụ Xuất nhập khẩu hàng hóa, thiết bị

cho các dự án của Bộ Quốc phòng, Tổng Công ty Viễn thông Quân đội và Công ty

Phòng Kinh doanh: Marketing, kinh doanh các dự án CNTT, ĐTVT, đo

lường, điều khiển tự động hóa, phát thanh, truyền hình, y tế, lắp ráp kinh doanh máytính VCOM.

Phòng Kế hoạch Tổng hợp: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và lên phương

án triển khai kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ của Công ty.

Phòng Tài Chính – Kế Toán : Thực hiện chức năng tài chính của Công ty,

đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Phòng kỹ thuật và Bảo hành : Cập nhập thông tin khoa học kỹ thuật, nghiên

cứu, đề xuất các giải pháp công nghệ mới ứng dụng cho các hoạt động sản xuất kinhdoanh Tư vấn, chăm sóc khách hàng và thực hiện các dịch vụ sau bán hàng, đảmbảo phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.

Phòng Tổ chức Lao động – Hành chính : Tuyển dụng, đào tạo và sắp xếp

nguồn nhân lực cho Công ty.

Chi nhánh Miền Nam : Có nhiệm vụ đại diện cho Công ty thực hiện các giao

dịch tại khu vực phía Nam.

Ban Phân phối : Kinh doanh các thiết bị đầu cuối di động ( Điện thoại di

động của các hãng uy tín trên thế giới như Acaltel, Nokia, Samsung, Sony Ericsson,Motorola… và các thiết bị Viễn thông ) tại 64/64 tỉnh thành trên toàn quốc.

Giai đoạn 2009 cho tới nay :

- Ban lãnh đạo công ty :

Đ/c Đại tá Đỗ Ngọc Cường : Giám đốc Công tyĐ/c Đại tá Lê Duy Hòa : Phó Giám đốc Công tyĐ/c Thiếu tá Nguyễn Chí Thanh : Phó Giám đốc Công ty- Các phòng, ban, Trung tâm trực thuộc Công ty

Các phòng ban, trung tâm có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho Ban Giámđốc trong việc quản lý, điều hành công việc Hiện nay Công ty có các phòng ban vàcác trung tâm :

Phòng Tổ chức Lao Động : Đ/c Trần Ánh Minh – Phụ trách phòngPhòng Hành chính : Đ/c Nguyễn Thị Lan Oanh – Phụ trách phòngPhòng Kế hoạch : Đ/c Bùi Minh Hải – Trưởng phòng

Phòng Tài chính : Đ/c Lê Tuấn Anh – Trưởng phòng

PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁNPHÒNG

NGHIỆP VỤ XNK

BAN PHÂN PHỐIPHÒNG

KINH DOANHCHI

NHÁNH MIỀN NAM

PHÒNG TỔ CHỨC LĐ – HC PHÒNG

KỸ THUẬT VÀ BẢO HÀNH

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

Ban Ứng dụng CNTT : Đ/c Ngọc Vũ Hương – Trưởng ban

TT kinh doanh Thiết bị đầu cuối : Đ/c Trương Văn Cao – Giám đốcTT Bán lẻ Viettel : Đ/c Nguyễn Chí Thanh – Giám đốc

TT Dịch vụ Bảo hành : Đ/c Nguyễn Văn Tới – Giám đốc

TT XNK Thiết bị Viễn thông : Đ/c Nguyễn Thúy Hà – Giám đốcTT Kinh doanh Thương Mại : Đ/c Lê Phú Lâm – Giám đốcChi nhánh phía Nam : Đ/c Đào Hồng hợi – Giám đốc

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty

Nhiệm vụ quốc phòng :

Công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel chịu trách nhiệm phối hợp vớicác đơn vị, cơ quan trong Tổng Công ty tìm nguồn hàng, đối tác quốc tế mua bán,xuất nhập khẩu thiết bị đồng bộ cho các công trình phục vụ quốc phòng, phục vụcác công trình trọng điểm của Tổng Công ty và các nghành kinh tế quốc dân như :Các tổng đài công cộng, tổng đài cơ quan, viba, hệ thống thiết bị và cáp cho côngtrình cáp quan đường trục Bắc Nam, công trình điện thoại đường dài trong nước vàquốc tế, Công trình xây dựng hệ thống mạng thông tin dị động GSM, công trình xâydựng hệ thông dịch vụ Internet, các loại thiết bị điện, điện tử, viễn thông, công nghệthông tin, đo lường, tự động hóa, phát thanh, truyền hình,…

Nhiệm vụ kinh doanh :

Phân phối thiết bị đầu cuối ( máy tính, điện thoại di động, …)

Kinh doanh các dự án điện tử viễn thông, công nghệ thông tin, đo lường, điềukhiển, hội thảo, truyền hình,…

Nhập khẩu và kinh doanh thiết bị viễn thông

Cung cấp giải pháp và lắp đặt hệ thống thông tin cho Doanh nghiệp.

Ngành nghề kinh doanh :

- Xuất nhập khẩu các thiết bị toàn bộ, thiết bị bán lẻ, các vật tư, công trình,thiết bị công cụ sản xuất bưu chính – viễn thông, điện, điện tử, tin học, phát thanh,truyền hình, công nghệ thông tin, đo lường, điều khiển, y tế.

- Kinh doanh các loại vật tư, thiết bị, công trình, thiết bị công cụ sản xuất bưuchính – viễn thông, điện, điện tử, tin học, phát thanh, truyền hình, công nghệ thôngtin, đo lường, điều khiển.

- Kinh doanh các dịch vụ tư vẫn, chuyển giao công nghệ, dịch vụ kỹ thuậtcác thiết bị, vật tư, công trình thiết bị công cụ sản xuất bưu chinh – viễn thông, điện,điện tử, tin học, phát thanh, truyền hình, công nghệ thông tin, đo lường, điều khiển.

- Lắp ráp, sản xuất, sửa chữa, bảo trì, bảo hành thiết bị, vật tư, công trình,thiết bị công cụ sản xuất bưu chính – viễn thông, điện, điện tử, tin học, phát thanh,truyền hình, công nghệ thông tin, đo lường, điều khiển.

Năng lực của Công ty :

Trong những năm qua, Công ty Thương mại và Xuất nhạp khẩu Viettel đãkhông ngừng phát triển, lớn mạnh về cả lượng và chất Hiện nay, Công ty đã trởthành một đơn vị hạch toán độc lập thuộc Tập đoàn Viễn thông Quân đội, với quân

số hơn 1.400 cán bộ công nhân viên Được sự tin tưởng giao nhiệm vụ của lãnh đạoTập đoàn, Công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel đã tham gia đấu thầu vàtriển khai thực hiện việc cung cấp, lắp đặt các thiết bị CNTT, điện tử viễn thông, đolường, điều khiển, tự động hóa cho các dự án của Cục Nhà trường, Cục Tác chiến,Cục Quan lực/ BTTM, Cục Cán bộ/ Tổng cục Chính trị, Trung tâm Khoa học Côngnghệ Môi trường/ Bộ Quốc phòng, Công ty Điện lực I, Tổng Công ty Hàng khôngViệt Nam, Trung tâm Thống kê Tin học Hàng không, Bộ Thủy sản, Quân chùngPhòng không – Không quân, … Các dự án do Công ty Thương mại và Xuất nhậpkhẩu Viettel thực hiện luôn được các đối tác đánh giá cao về chất lượng cũng nhưtiến độ thực hiện.

Đặc biệt, trong thời gian hội nghị APEC 14, Công ty Thương mại và Xuấtnhập khẩu Viettel là đơn vị được Tập đoàn Viễn thông Quân đội ( Vào thời điểm đólà Tổng Công ty Viễn thông Quân đội ) giao nhiệm vụ trực tiếp soạn thảo, thiết kếvà lập dự toán đấu thầu dự án : “Cung cấp và lắp đặt hệ thống điện tử thông tin, hệthống quản lý tòa nhà công trình Trung tâm Hội nghị Quốc gia” – NCC do Chínhphủ uy quyền cho Bộ Xây dựng làm chủ đầu tư – HACC Sau khi trúng thầu, Côngty Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel lại được giao nhiệm vụ trực tiếp triểnkhai thực hiện dự án.Tháng 09/2006, công trình đã được nghiệm thu toàn bộ, đápứng đúng tiến độ và các yêu cầu kĩ thuật của dự án, kịp thời phục vụ hội nghị APEClần thứ 14 được tổ chức tại Việt Nam.

Từ 3/5/2006, Công ty Thương mại và Xuất nhạp khẩu Viettel đã khai trươngSiêu thị điện thoại Viettel tại Tòa nhà Trung tâm thương mại VKO – Ngọc Khánh,chính thức kinh doanh phân phối các loại điện thoại di động của các hãng nổi tiếngtrên thế giới như Nokia, Samsung, Sony Ericsson, Motorola,…

Từ ngày 31/10/2006, Công ty khai trương hệ thống kinh doanh Điện thoại diđộng trên toàn quốc Cuối năm 2009, Công ty được thị trường công nhận là nhà bánlẻ thiết bị viễn thông có kênh phân phối lớn nhất Việt Nam ( Với chuỗi 700 cửahàng, gần 110 siêu thị và hơn 1500 cửa hàng nhượng quyền trên toàn quốc ).

1.2 Tổng quan về hoạt động kinh doanh của Công ty TM & XNKViettel

Cùng với sự đổi mới cơ chế kinh tế và Việt Nam gia nhập tổ chức thươngmại thế giới WTO đã đem lại nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn đối với cácdoanh nghiệp nói chung và với Công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel nóiriêng Thị trường mở rộng, nhu cầu tăng cao, nhiều ngành nghề, mặt hàng mới ra

đời để thoả mãn nhu cầu khách hàng đồng thời cũng tạo ra những hấp dẫn cho cácdoanh nghiệp sản xuất kinh doanh tham gia tìm kiếm lợi nhuận và vị thế trên thịtrường Tuy nhiên, cơ chế kinh tế mới cũng tạo ra môi trường kinh doanh cạnh tranhvô cùng khốc liệt, thị trường diễn biến phức Là một doanh nghiệp chuyên kinhdoanh Kinh doanh các dự án điện tử viễn thông, công nghệ thông tin, đo lường, điềukhiển, hội thảo, truyền hình, và cung cấp các giải pháp công nghệ và lắp đặt hệthống thông tin cho các Doanh nghiệp,… hỏi công ty phải luôn nhạy bén, chủ độngnắm vững tình hình, nắm bắt cơ hội, có phương châm và cách thức hành động đúng

đắn kịp thời đem lại hiệu quả kinh doanh cao, đạt được mục đích mong muốn.

Kể từ khi thành, Công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel đã liên tụccố gắng, nỗ lực không ngừng và đã đạt được những kết quả nhất định Điều nàyđược thể hiện như sau:

2005 2006 2007 2008 2009

Kế hoạchThực hiện

54 35 100 115

637

1034

2100

2608 3946

6016

Doanh thu 2005 - 2009

Từ biểu đồ số liệu trên ta thấy, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty không ngừng tăng qua các năm

Năm 2005, kế hoạch doanh thu là 54 tỷ đồng nhưng Công ty chỉ thực hiện ởmức 35 tỷ đồng.

Năm 2006, kế hoạch doanh thu là 100 tỷ đồng nhưng mức doanh thu củanăm tăng đến 115 tỷ.vượt mức kế hoạch là 15 tỷ tương đương 15% và tăng hơn 80tỷ đồng tương đương 228,57% so với năm 2005.

Năm 2007, kế hoạch doanh thu là 637 tỷ đồng nhưng mức doanh thu củanăm tăng đến 1034 tỷ.vượt mức kế hoạch là 397 tỷ và tương đương 62,32% tănghơn 919 tỷ đồng tương đương 799,13% so với năm 2006.

Năm 2008, kế hoạch doanh thu là 2100 tỷ đồng nhưng mức doanh thu củanăm tăng đến 2608 tỷ.vượt mức kế hoạch là 508 tỷ tương đương 24,19% và tănghơn 1574 tỷ đồng tương đương 152,22% so với năm 2007.

Năm 2009, kế hoạch doanh thu là 3946 tỷ đồng nhưng mức doanh thu củanăm tăng đến 6016 tỷ.vượt mức kế hoạch là 2070 tỷ tương đương 52,46% và tănghơn 3408 tỷ đồng tương đương 130,67% so với năm 2008

Từ năm 2005 đến nay doanh thu của công ty liên tục tăng, bình quân là326,6475% Và đều vượt mức kế hoạch hàng năm, đặc biệt đạt mức kỉ lục 2070 tỷtrong năm 2009

Qua chỉ tiêu Doanh thu của bảng kết quả kinh doanh cho ta thấy, quy mô mởrộng sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng gia tăng với mức đô tăng dần.Từ đó,ta có thế biết được hoạt động kinh doanh của Công ty phát triển khá ổn định, lợinhuận đem lại tăng đều, đặc biệt là từ năm 2006 cho đến năm 2009

Năm 2006 lợi nhuận thực tế là 1.42 tỷ đồng

Năm 2007 lợi nhuận thực tế là 14,047 tỷ đồng Tăng 12,627 tỷ đồng tươngđương với 889,225% so với năm 2006

Năm 2008 lợi nhuận thực tế là 41.2 tỷ đồng Tăng 28,053 tỷ đồng tươngđương với 199,708% so với năm 2007

Năm 2009 lợi nhuận thực tế là 101,3 tỷ đồng Tăng 60,1 tỷ đồng tươngđương với 145,87% so với năm 2008

Qua số liệu trên ta thấy rằng tình hình phát triển của Công ty Thương mại vàXuất nhập khẩu Viettel trong những năm qua rất ổn định và ngày càng phát triểnmạnh mẽ Để có sự phát triển ộn định và mạnh mẽ thì lực lượng lao động trongcông ty đã đóng góp một phần rất lớn.

Lao động bình quân trong danh sách 2005 - 2009

108

135

1400

Năm 2005, số lao động bình quân trong danh sách là 60 người

Năm 2006, số lao động bình quân trong danh sách là 108 người, tăng 48người so với năm 2005

Năm 2007, số lao động bình quân trong danh sách là 135 người, tăng 27người so với năm 2006.

Năm 2008, số lao động bình quân trong danh sách là 350 người, tăng 215người so với năm 2007

Năm 2009, số lao động bình quân trong danh sách là 1400 người, tăng 1050người so với năm 2008.Và đạt mức kỉ lục về lao động trong Công ty từ trước tới nay.

Tỷ lệ lao động nữ và lao động nam trong công ty có sự chênh lệch lớn Tuynhiên, những năm gần đây tỷ lệ lao động nữ đã dần tăng lên Số cán bộ công nhânviên có trình độ đại học và trung cấp của công ty còn trong những năm trước còn ítnhưng trong nhưng những năm gần đây số cán bộ công nhân viên có trinh dộ đãtăng lên rõ rệt, chiếm 1 tỉ lệ lớn trong lực lượng lao động của công ty Sự chuyểnbiến mạnh mẽ này là do công ty có sự quan tâm nhiều đến khâu tuyển chọn, đồngthời cũng do yêu cầu của công việc đòi hỏi phải có chuyên môn sâu, khắt khe nên tỷlệ này ngày càng tăng rõ rệt.

II Những nhân tố ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh trong tham dựthầu của công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel

2.1 Nhóm nhân tố bên trong

2.1.1 Đặc điểm về lĩnh vực hoạt động của công ty

Với việc quy tụ được đội ngũ cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân kỹ thuậtlành nghề có nhiều kinh nghiệm, nhiều năm quản lý, chỉ đạo, tổ chức thực hiện cáccông trình công nghiệp lớn của ngành, các công trình dân dụng cao tầng quy môlớn; với các trang thiết bị máy móc chuyên dùng không ngừng đổi mới, các phươngtiện thiết bị kiểm tra hiện đại, với đội ngũ đối tác, nhà cung cấp có năng lực và uytín; cùng với việc áp dụng các công nghệ tiên tiến, áp dụng thi công, nghiệm thu

theo quy trình quy phạm TCVN, tiêu chuẩn Quốc tế, Công ty Thương mại và xuất

nhập khẩu Viette hoạt động sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực sau:

- Xuất nhập khẩu các thiết bị toàn bộ, thiết bị bán lẻ, các vật tư, công trình,thiết bị công cụ sản xuất bưu chính – viễn thông, điện, điện tử, tin học, phát thanh,truyền hình, công nghệ thông tin, đo lường, điều khiển, y tế.

- Kinh doanh các loại vật tư, thiết bị, công trình, thiết bị công cụ sản xuấtbưu chính – viễn thông, điện, điện tử, tin học, phát thanh, truyền hình, công nghệthông tin, đo lường, điều khiển.

- Kinh doanh các dịch vụ tư vẫn, chuyển giao công nghệ, dịch vụ kỹ thuậtcác thiết bị, vật tư, công trình thiết bị công cụ sản xuất bưu chinh – viễn thông, điện,điện tử, tin học, phát thanh, truyền hình, công nghệ thông tin, đo lường, điều khiển.

- Lắp ráp, sản xuất, sửa chữa, bảo trì, bảo hành thiết bị, vật tư, công trình,thiết bị công cụ sản xuất bưu chính – viễn thông, điện, điện tử, tin học, phát thanh,truyền hình, công nghệ thông tin, đo lường, điều khiển.

2.1.2 Phòng ban chịu trách nhiệm về công tác đấu thầu của công ty

Công tác đấu thầu của công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel dophòng Kỹ thuật phối hợp với Phòng Kế hoạch Tổng hợp đảm nhận Phòng Kỹ thuậtcó nhiệm vụ phối hợp với Kế hoạch tổng hợp lập hồ sơ, biện pháp thi công, chuẩnbị nhân lực, thiết bị thi công, phối hợp với các tổ đội thi công để lập giá dự thầu.Trong đó phòng Kỹ thuật phải chủ động trong việc nghiên cứu, tính toán hồ sơ dựthầu bảo đảm phù hợp với điều kiện của hồ sơ mời thầu và điều kiện của mình đểđảm bảo thi công Đồng thời Phòng Kế hoạch tổng hợp có nhiệm vụ kết hợp chặtchẽ với các đơn vị tham gia làm các thủ tục cần thiết để đảm bảo xác suất thắngthầu cao

Phòng Kỹ thuật cần phải nghiên cứu kỹ bản vẽ chi tiết thi công và hướng dẫncác tổ đội thi công của công ty thực hiện đúng yêu cầu kỹ thuật của bản vẽ thiếtkế,của thiết bị lắp đặt, lập biện pháp thi công – an toàn lao động cho toàn bộ côngtrình, cho từng công việc, hướng dẫn cho công nhân biết để thực hiện trước thi côngtừng công việc đó

Với các công trình và dự án đã được giao thầu thì phòng Kỹ thuật cần phảicung cấp đầy đủ các số liệu, văn bản cần thiết trong việc thanh quyết toán để làm cơsở cho việc ký kết và thanh lý hợp đồng cung cấp và lắp đặt các thiết bị - hê thốngđiện tử thông tin, hệ thống quản lý,… Tất cả các hợp đồng sau khi ký kết phải đượclưu giữ ở phòng Tổ chức và được gửi về cho phòng Tài chính.

 Các loại hình Công ty tiến hành đầu thầu trong thời gian qua :- Đấu thầu tuyển chọn tư vấn.

- Đấu thầu xây lắp các thiết bị - hệ thống điện tử thông tin, hệ thống quản lý.- Đấu thầu mua sắm máy móc thiết bị.

- Đấu thầu lựa chọn đối tác thực hiện.

- Đấu thầu xuất khẩu và chuyển giao công nghệ với nước ngoài.

 Phương pháp phối hợp giữa các phòng ban trong công tác đấu thầu là :- Cùng nhau nghiên cứu, khảo sát rồi soạn thảo văn bản (hồ sơ dự thầu) trìnhlên Giám đốc duyệt trước khi ban hành.

- Cùng thống nhất về quy ước, lề lối làm việc, thủ tục tiến hành phối hợpgiải quyết các vụ việc xảy ra.

- Trách nhiệm của mỗi bên là thông báo cho nhau các thông tin liên quan mộtcách kịp thời và chính xác.

- Phối hợp các chương trình kế hoạch nhằm phục vụ mục tiêu, kế hoạch

chung của công ty, phân rõ trách nhiệm trong từng công trình tham gia thầu.

Về quản lý hoạt động đấu thầu, Ban lãnh đạo công ty và trưởng phòng kỹthuật có sự phối hợp nhịp nhàng để theo dõi, kiểm tra giám sát và phát hiện kịp thờinhững sai phạm trong công tác dự thầu của công ty.

2.1.3 Năng lực tài chính của công ty

Năng lực tài chính quan trọng đối với nhà thầu không chỉ trong quá trình xétthầu mà cả quá trình thi công xây lắp sau khi trúng thầu, năng lực tài chính tốt sẽtạo niềm tin cho chủ đầu tư về khả năng huy động vốn cho xây lắp lớn,cũng nhưkhả năng đảm bảo thi công đúng tiến độ, chất lượng Trước hết phân tích tình hìnhtài sản nguồn vốn của công ty để thấy được năng lực tài chính của công ty:

Nguồn vốn tài trợ từ bên trong.

Nguồn vốn chính của công ty là vốn chủ sở hữu do cổ đông chính cung cấp(chiếm 85%) Vốn chủ sở hữu của công ty tăng mạnh trong những năm hoạt động.Nếu như năm 2006 số vốn chỉ là 100,123tỷ VNĐ Thì năm 2007 đã tăng gấp 8,88lần lên 889,520 tỷ VNĐ năm 2008 là 2465,020 tỷ VNĐ Và đặc biệt năm 2009 đãlên tới 5745,568 tỷ VNĐ Đó là sự gia tăng rất lớn, thể hiện tiềm lực tài chính củacông ty Vốn chủ sở hữu lớn đồng nghĩa với việc công ty có khả năng tự kinh doanhcao, không phụ thuộc nhiều vào nguồn vốn bên ngoài

Thặng dư vốn cổ phần và lợi nhuận sau thuế chưa phân phối cũng là nguồnvốn bên trong quan trọng của công ty Tài trợ bằng lợi nhuận giữ lại là một phươngthức tạo nguồn tài chính quan trọng và khá hấp dẫn của công ty, vì công ty giảmđược chi phí, giảm bớt sự phụ thuộc vào bên ngoài Lợi nhuận giữ lại của công tycũng tăng dần trong các năm hoạt động thể hiện công ty đang hoạt động tốt, lợinhuận thu được ngày càng cao.Và lợi nhuận này sẽ được công ty sử dụng vào việc

đầu tư có chiều sâu cho năng lực thi công của công ty tạo thêm tiềm lực vững mạnh.

2.1.4 Năng lực máy móc, thiết bị và nguyên vật liệu

Máy móc thiết bị là yếu tố lao động cần thiết cho quá trình sản xuất kinhdoanh, nó không chỉ ảnh hưởng tới chất lượng các công trình mà còn ảnh hưởng tớitiến độ thi công, thời gian đưa công trình vào sử dụng Vì vậy chúng cần được bảodưỡng và duy tu thường xuyên để đảm bảo cho hiệu quả cho hoạt động sản xuất

5745,568

kinh doanh Thông thường máy móc thiết bị sử dụng đều có giá trị lớn lại đòi hỏiphải đầu tư đồng bộ, hơn nữa trong thời đại ngày nay sự phát triển rất nhanh củatiến bộ khoa học kỹ thuật làm cho máy móc nhanh bị lạc hậu Việc đầu tư cho máymóc thiết bị tiềm ẩn rất nhiều rủi ro, đòi hỏi công ty phải có một chiến lược lâu dàihợp lý cho từng loại máy móc thiết bị Tuy nhiên đây là việc rất cần thiết, bởi máymóc có tham gia vào quá trình tạo ra sản phẩm xây dựng và nó là một nhân tố màchủ đầu tư rất quan tâm khi xem xét lựa chọn nhà thầu Nhận thức được điều đótrong những năm qua ban lãnh đạo của công ty đã tăng cường mua sắm các loạimáy móc thiết bị hiện đại, công suất cao đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của bên mờithầu Sau đây là bảng kê khai năng lực máy móc thiết bị của công ty.

Kê khai năng lực thiết bị công ty công trình

Sản xuất

Công suất Mức độcòn dùng

5 Máy đo lỗi bit thông tin Đức 15 70mhz

150khz-Tốt

Stt Tên máy,thiết bị NướcSản xuất

Công suất Mức độcòn dùng

2.1.5 Nguồn nhân lực

Vì là công ty mới, lại hoạt động trong một lĩnh vực khó là các dịch vụ tư vấn,thiết bị, công trình, thiết bị công cụ sản xuất bưu chính viễn thông, điện, điện thử,tinhọc, truyền thanh, truyền hình, công nghệ thông tin,đo lường diều khiển nên đầu tưvào nguồn nhân lực là yếu tố không thể thiếu của công ty Thương mại và Xuất nhậpkhẩu Viettel Thông qua đào tạo và tuyển dụng lao động có tay nghề cao, chất lượnglao động của công ty ngày càng được nâng cao.

Nguồn nhân lực có vai trò quan trọng không chỉ trong quá trình sản xuất màtrong công tác đấu thầu là rất quan trọng, bởi vì quá trình xây dựng hồ sơ dự thầuluôn đưa ra các phương án, các phương án này cần được tính toán cẩn thận để cóthể không chỉ đem lại lợi cho chủ đầu tư mà còn làm tăng lợi nhuận cho công ty.Xét cho cùng cốt lõi của mọi vấn đề đó là con người Với nhân sự văn phòng hànhchính thì nếu không được tuyển chọn kĩ thì sẽ khó có thể đảm nhiệm được khốilượng công việc lớn, nhất là khi làm hồ sơ thầu hay cần tổng hợp báo cáo theotháng, quý,năm bởi vì cùng 1 lúc công ty phải phân bố lực lượng để có thể tham gianhiều công trình khác nhau Đối với khối thi công ở hiện trường, nếu không có nănglực thực sự thì cũng khó có thể làm việc ở các môi trường khác nhau Hơn nữa côngnghệ thay đổi nên càng đòi hỏi sự nhanh nhạy, vững tay nghề của đội ngũ côngnhân viên.

Tổng hợp số lượng - chất lượng LĐ tính đến ngày 31/1/2010

7 Trung tâm bán lẻ Viettel 980 460 520 126 164 690

Công ty đang có kế hoạch tuyển dụng thêm một số cán bộ có trình độ, nănglực cao, tạo lớp cán bộ kế cận phục vụ cho Phòng Kế hoạch Tổng hợp và Phòng Kỹthuật Công ty đã chủ động cử một số cán bộ đi học để nâng cao trình độ trong côngtác, tổ chức thi nâng bậc cho công nhân nhằm từng bước đáp ứng kịp thời tốc độphát triển công nghệ khoa học kỹ thuật trên thế giới.

2.1.6 Năng lực uy tín kinh nghiệm

Mặc dù công ty mới được thành lập cách đây chưa lâu, nhưng cũng đã tích luỹđược nhiều kinh nghiệm xây lắp khi làm việc với các nhà thầu lơn và nhiều kinh

nghiệm, với những gì đã đang tích luỹ được sẽ tạo những tiền đề sáng lạng trong sựnghiệp phát triển của công ty.

Hồ sơ kinh nghiệm của Công ty

Xây dựng và lắp đặt thiết bị toàn bộ các công trình kiến trúcnhà trạm, máy viễn thông, phát thanh truyền hình quy môtừ 15 tầng

Lắp đặt hệ thống thông tin, thiết bị điện tử, phát thanhtruyền hình, hệ thống vi ba, cáp quang

11Xây dựng đường dây và trạm biến áp điện đến 35 KV 9Thi công xây lắp các mạng ngoại vi (cáp quang, cáp đồng,

thiết bị nguồn, pin mặt trời và thiết bị quang)

Nguồn : Phòng Kế hoạch Tổng hợp

Trong thời gian qua công Thương mại và Xuất nhập khẩu Vietel đã phát triểnkhông ngừng Công ty chủ yếu tham gia đấu thầu các công trình xây lắp và công tyđã không ngừng nâng cao giá trị hợp đồng các công trình thầu trong tổng giá trị xâylắp của công ty Bên cạnh đó số năm kinh nghiệm ít cũng gây những khó khăn nhấtđịnh trong công tác dự thầu của công ty, khả năng cạnh tranh với các đối thủ có bềdày kinh nghiệm là không cao.

2.1.7 Hoạt động tiếp thị đấu thầu

Hoạt động này hiện nay công ty đang rất chú trọng, bởi vì trong tình trạng córất nhiều công ty trong cùng ngành nghề mới gia nhập thị trường thì việc để cho chủđầu tư nhớ đến tên của công ty cũng là cả 1 vấn đề và công ty cần có chiến lược cụthể, việc khuyếch trương này không chỉ đơn thuần là qua các phương tiện đại chúngmà qua việc xây dựng uy tín các công trình khác Danh tiếng thành tích của doanhnghiệp có tác dụng rất lớn đến khả năng trúng thầu của công ty Vì thế trước khi đấuthầu công ty thường làm tốt công tác tiếp thị tăng thêm độ tin cậy của chủ đầu tư đốivới công ty Hoạt động tiếp thị đấu thầu này còn giúp cho công ty chọn được cácđối tác liên danh liên kết tốt, đây cũng là một phương thức để tăng năng lực cạnhtranh của doanh nghiệp, thông qua đó doanh nghiệp có thể đáp ứng được 1 cáchtoàn diện các yêu cầu của những công trình có quy mô lớn và kỹ thuật phức tạp

2.1.8 Năng lực lập giá dự thầu

Để lựa chọn nhà thầu chủ đầu tư dựa trên rất nhiều yếu tố tuy nhiên giá dựthầu là một yếu tố rất quan trọng mà chủ đầu tư luôn xem xét rất kỹ Một mặt yếu tốgiá dự thầu này giúp cho chủ đầu tư có thể tiết kiệm chi phí phải bỏ ra, mặt khác thìgiá dự thầu cũng nói lên năng lực tổng hợp của nhà thầu

Giá dự thầu do công ty tự lập dựa vào định mức dự toán xây lắp và đơn giá củaNhà nước, đơn giá nguyên vật liệu tại thời điểm lập hồ sơ hay của địa phương haycủa Ban vật giá Chính phủ nhằm đưa ra mức giá có sức cạnh tranh cao Tuy nhiên,để giá dự thầu có sức cạnh tranh cao thì nó phải phù hợp với giá xét thầu của chủđầu tư chủ yếu được lập dựa vào dựa vào giá dự toán xây lắp công trình trên cơ sởkhối lượng công tác xây lắp và định mức của Nhà nước

Bảng dự toán chi phí xây lắp của công ty là căn cứ để công ty đưa ra giá dựthầu Nhận rõ tính chất quyết định của nhân tố giá, công ty cố gắng hoàn thiện côngtác lập dự toán sao cho vừa bảo đảm chất lượng công trình, vừa có lãi và thắng thầu.Ngoài ra trong giá dự thầu của công ty chưa trừ khoản VAT đầu vào, nhưng điềunày đã được công ty khắc phục bằng cách tính toán chi phí nguyên vật liệu trongbảng dự toán không tính thuế hay cùng với thư giảm giá công ty đã tính toán chínhxác khoản này để góp phần giảm giá dự toán xây lắp dẫn tới giảm giá dự thầu Đâycũng có thể coi là một trong những chiến lược về giá dự thầu của công ty.

Giá thắng thầu là tập hợp của một loạt nhân tố tác động, có thể nói giá là hệquả của một loạt những hoạt động liên quan đến xây lắp của công ty bao gồm cả :bộ máy quản lý, nhân sự, năng lực thiết bị công nghệ, tình hình tài chính của côngty Các nhân tố này đóng vai trò trực tiếp hoặc gián tiếp đến giá dự toán xây lắp tứcgiá bỏ thầu Do tính chất quyết định của giá dự thầu trong thị trường xây lắp hiệnnay công ty cần phải tập trung xem xét các yếu tố ảnh hưởng tới giá dự thầu đểcông tác lập giá đạt hiệu quả cao nâng cao chất lượng hồ sơ dự thầu của công ty vàđảm bảo thắng thầu.

Ta có thể thấy các nhân tố ảnh hưởng tới giá dự thầu là khá nhiều, có cả nhântố chủ quan và khách quan Tuy nhiên công ty vẫn thường xuyên nắm bắt cập nhậtnhững thông tin này để chủ động trong việc tính toán giá dự toán Trong nhóm nàycông ty đã chú trọng tới yếu tố về tiến độ và phương pháp thi công Đây là mộtnhân tố quan trọng vừa giúp tiết kiệm về thời gian vừa tiết kiệm về nguồn nhân lực,vật lực Để đảm bảo tiến độ thi công công ty đã áp dụng công cụ đường Găng để lập

kế hoạch và theo dõi tiến độ, đây là một công cụ rất khoa học Về phương pháp thicông, công ty với đội ngũ cán bộ có năng lực, máy móc thiết bị hiện đại luôn giúpcông ty có phương án thi công hiệu quả nhất.

2.2 Nhóm nhân tố bên ngoài

2.2.1 Cơ chế chính sách nhà nước

Cơ chế chính sách có ảnh hưởng ngày càng lớn đến hoạt động của các doanhnghiệp Tác động trực tiếp đến các vấn đề về thuế, chế độ đãi ngộ, hỗ trợ, tín dụng,đấu thầu…Sự ra đời của luật đấu thầu 2005 và nghị định 111/2006/NĐ-CP hướngdẫn thi hành luật đấu thầu đã tạo hành lang pháp lý chung cho hoạt động đấu thầu,tạo sự cạnh tranh bình đẳng giữa các nhà thầu khi tham gia đấu thầu

2.2.2 Chủ đầu tư

Chủ đầu tư là cơ quan chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến dự ántrước pháp luật Chủ đầu tư có ảnh hưởng rất lớn với các doanh nghiệp, điều này thểhiện ở khâu nghiệm thu và quyết toán công trình, nếu chủ đầu tư không đồng tìnhvới ý kiến của nhà thầu và cơ quan tư vấn thì có thể gây ra sự khó dễ cho nhà thầutrong việc nghiệm thu khối lượng thi công từ đó việc quyết toán vôn trở nên khókhăn, gây ra tình trạng thiếu vốn cho nhà thầu

III Thực trạng hoạt động tham dự thầu tại công ty Thương mại và Xuấtnhập khẩu Viettel

3.1.Quy trình và nội dung các công việc trng quá trình tham dự thầu củacông ty

3.1.1 Thu thập thông tin và mua hồ sơ mời thầu

Việc tìm kiếm thông tin về dự án, về một gói thầu đang chuẩn bị triển khaikhông phải là dễ dàng Theo quy định về chế độ đăng tải thông tin trước đấu thầuthì trước khi chủ đầu tư bán hồ sơ mời thầu thì các thông tin liên quan phải đượcđăng tải trên các phương tiện thông tin để các nhà thầu đủ năng lực có thể tìm kiếmvà tham gia Tuy nhiên khoảng thời gian từ lúc có thông báo mời thầu đến lúc đóngthầu là rất ngắn Mà vấn đề thu thập, tìm kiếm thông tin đấu thầu lại có ý nghĩa vôcùng quan trọng với một nhà thầu xây lắp như công ty, tìm kiếm được nhiều thông

tin về các gói thầu phù hợp với năng lực trình độ của công ty cũng đã góp phầnnâng cao khả năng thắng thầu cho công ty

+ Dựa vào nguồn thông tin từ các phương tiện đại chúng để tìm kiếm cácthông tin về các gói thầu: Tờ thông tin đấu thầu của bộ kế hoạch đầu tư, một số tờbáo thường xuyên đăng tải các thông báo mời thầu như báo lao động, báo thanhniên, báo mua bán… ngoài ra còn tìm thông tin trên các đài phát thanh truyền hình,bên cạnh đó phải kể đến một kênh thông tin vô cùng quan trọng đó là internet.

+ Nhận thông tin đấu thầu từ công ty mẹ.

+ Xây dựng và duy trì các mối quan hệ đã có với các khách hàng cũ, để từ đó cóđược những mối quan hệ khác, nhờ việc khẳng định uy tín và chất lượng qua các côngtrình Từ đó công ty có khả năng sẽ nhận được thư mời thầu khi họ có dự án mới.

+ Tìm kiếm thông tin từ chính cán bộ công nhân viên trong công ty để có thểtìm kiếm được nhiều hơn nguồn thông tin về các công trình từ đó tăng khả năngthắng thầu hơn Bởi vì, mục đích của tất cả những việc làm trên cũng đều đi đến cáiđích đó là khả năng trúng thầu cao, làm việc hiệu quả đem lại doanh thu và lợinhuận lớn cho công ty.

Một điểm đặc biệt của công ty trong việc thu thập thông tin đấu thầu là ngoài

những kênh thông tin chủ yếu mà bất cứ công ty nào cũng sử dụng thì công tyThương mại và Xuất nhập khẩu Viettel có thêm 1 kênh thông tin từ công ty mẹ, đâylà kênh thông tin mà công ty sử dụng tương đối triệt để Như vậy nhờ thong tin cóđược từ công ty mẹ, số lượng công trình trúng thầu tương đối lớn, tạo thêm sứcmạnh cho công ty trong giai đoạn đầu khó khăn.

3.1.2 Nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu

Đây là công việc rất quan trọng, nó là bước tiền đề cho công tác lập hồ sơ dựthầu sau này, bởi vì hồ sơ dự thầu phải được lập trên cơ sở những nội dung và yêucầu của hồ sơ mời thầu Những nội dung trong hồ sơ mời thầu sẽ được các cán bộphòng kế hoạch kinh doanh nghiên cứu và phân tích một cách cẩn thận theo các nộidung:

- Tính chất, quy mô, phậm vi đấu thầu, tính phức tạp cũng như đòi hỏi về kỹthuật của công trình, yêu cầu về tiến độ, thời hạn hoàn thành và bàn giao công trình,hạng mục công trình.

- Xem xét về nguồn vốn, phương thức thanh toán, uy tín, năng lực của chủ thầu.- Tìm hiểu về những yêu cầu, cũng như yếu tố quan trọng , mà bên mời thầu

hướng tới để từ đó đề ra phương hướng đáp ứng phù hợp nhất.

- Khảo sát hiện trường thực hiện gói thầu như: vị trí địa lý, địa hình, địa chất,điều kiện đường xá giao thông vận tải, thông tin liên lạc, điều kiện tự nhiên, và điềukiện kinh tế xã hội…

Ngoài ra còn phải xem xét về địa điểm và thời gian tổ chức đấu thầu, thời hạnđống thầu, cũng như các loại tài liệu, giấy tờ cần phải có.

Sau khi nghiên cứu, phòng Kế hoạch Tổng hợp sẽ tổng hợp lại các thông tin vàtrình lên ban lãnh đạo công ty xem xét và ra quyết định có tham gia tranh thầu haykhông Nếu có phòng Kế hoạch Tổng hợp sẽ tiếp tục chuẩn bị hồ sơ dự thầu.

3.1.3 Lập hồ sơ dự thầu

Quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu là rất phức tạp và là bước quyết định khảnăng thắng thầu của công ty Do vậy, sau khi ra quyết định tham gia đấu thầu,trưởng phòng Kế hoạch Tổng hợp và Kĩ thuật sẽ tổ chức họp phòng và triển khaicông việc Hồ sơ dự thầu được lập dựa trên những nội dung của hồ sơ mời thầu,đáp ứng các yếu cầu của hồ sơ mời thầu và được nộp cho bên mời thầu theo quyđịnh bên trong hồ sơ dự thầu.

Một hồ sơ dự thầu thường bao gồm các tài liệu:

+ Đơn dự thầu và bảo lãnh dự thầu

- Đơn dự thầu- Bảo lãnh dự thầu

- Dữ liệu liên danh và thoả thuận liên danh dự thầu (nếu có)

+ Hồ sơ năng lực

- Thông tin chung

- Quyết định thành lập và đăng kí kinh doanh- Hồ sơ tài chính

- Hồ sơ nhân lực

- Hồ sơ kinh nghiệm: o Các công trình tương tựo Biên bản bàn giao công trình

o Huy chương vàng các công trình đạt chất lượng cao- Hồ sơ thiết bị

- Hình ảnh các công trình có quy mô tương tự

+ Các nội dung về kĩ thuật

- Sơ đồ tổ chức thi công và bố trí nhân sự

- Thiết bị dự kiến đưa vào công trình- Nguồn gốc, chủng loại vật tư dự thầu

- Biện pháp tổ chức thi công và kỹ thuật thi côngo Thuyết minh

o Các quy trình thi công chínho bản vẽ minh hoạ

o Tiến độ thi công, biện pháp đảm bảo tiến độo Biện pháp đảm bảo chất lượng

o Biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh môi trường; phòng chốngcháy, nổ.

+ Các nội dung về tài chính

- Thuyết minh giá dự thầu- Giá dự thầu tổng hợp- Giá dự thầu chi tiết

- Các điều kiện tài chính(nếu có)

3.1.3.2 Các nội dung về kỹ thuật

Với các nội dung về kỹ thuật, thì cán bộ kỹ thuật do phòng Kỹ thuật sẽ chuẩnbị các tài liệu liên quan, các tài liệu này đặc biệt quan trọng bởi vì nhà thầu sẽ phảithực hiện theo các biện pháp như trong hồ sơ dự thầu khi nhà thầu trúng thầu, đâycũng là nội dung cần nhiều người phụ trách nhất :

+Kết quả đạt được: Với khối lượng công việc lớn và số lượng cán bộ chuyên

trách không phải nhiều nhưng các hồ sơ dự thầu đặc biệt là mảng nội dung kỹ thuậtluôn đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ, nộp trước đúng thời gian yêu cầu Phần lớncác phương án đưa ra trong nội dung kỹ thuật đều được tính toán cẩn thận, phân tíchchi tiết, được ban lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ trước khi đóng gói nộp hồ sơ dự thầuđể đảm bảo tránh sai sót.

+ Vấn đề còn tồn tại: Cách phân công công việc chưa được hợp lý, chưa thực

hiểu và có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây lắp và điện tư viễn thông Bên cạnh đó,việc xây dựng tiến độ thi công nhiều khi chưa thực sự phù hợp với năng lực thicông của công ty, cán bộ nhiều khi chỉ tính toán cho phù hợp với yêu cầu về tiến độcủa chủ đầu tư mà không tính toán đến khả năng thi công của công ty, dẫn tới saukhi trúng thầu, tạo áp lực quá lớn về việc huy động vốn, máy móc thi công cho côngtrình của công ty, khiến cho đồng vốn sử dụng không thực sự hiệu quả, tăng thêmchi phí…

3.1.3.2 Các nội dung về tài chính

+ Kết quả đạt được: Nhìn chung do sử dụng các phần mềm trong tính toán giá

dự thầu đã tiết kiệm được thời gian cho cán bộ, tăng thêm năng suất lao động vàhiệu quả làm việc

+ Vấn đề còn tồn tại: 3.1.4 Nộp hồ sơ dự thầu

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các nội dung cụ thể theo đúng yêu cầu, hồ sơ dựthầu sẽ được trình nên giám đốc phê duyệt Cuối cùng hồ sơ sẽ được trưởng phòngphòng kế hoạch kinh doanh kiểm tra lại lần cuối và đóng gói, niêm phong rồi gửicho bên mời thầu theo quy định của bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu.

Sau khi nộp hồ sơ mời thầu, công ty luôn chuẩn bị sẵn sàng để khi bên mờithầu yêu cầu công ty giải thích một số vấn đề vướng mắc trong hồ sơ dự thầu thì sẽcó ngay người hoặc gửi công văn để giải thích những vấn đề đó

3.1.5 Hậu đấu thầu

Nếu nhà thầu trúng thầu thì quá trình hậu đấu thầu gồm có 3 giai đoạn cótính quyết định đến uy tín, chất lượng của nhà thầu và là lúc nhà thầu chứng minhnăng lực thực sự của mình trong thực tế đó là, chuẩn bị thực hiện dự án, thực hiệndự án và kết thúc dự án.

+ Trước khi thực hiện dự án:

- Thương thảo hợp đồng: sau khi trúng thầu( hoặc được đề nghị thương thảo),người đại diện bên nhà thầu thi công sẽ tiến hành làm việc với chủ đầu tư để đi đến thốngnhất các nội dung kinh tế, kĩ thuật để đi đến kí kết hợp đồng Tài liệu sử dụng ở đây đó làHSMT, HSDT, Kết quả đấu thầu và các văn bản pháp quy liên quan

- Kí hợp đồng với chủ đầu tư: nhà thầu sẽ kí kết hợp đồng với chủ đầu tư saukhi đã hoàn tất quá trình thương thảo hợp đồng.

- Lập các phương án thực hiện(tài chính, kĩ thuật): nhà thầu nghiên cứu các tàiliệu của dự án, tình hình hiện tại của công ty, tình hình kinh tế xã hội hiện thời để