ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI QuẬN CẦU GiẤY.doc

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI QuẬN CẦU GiẤY.doc

báo cáo tổng hợplời nói đầu

Trong những năm gần đây, nền kinh tế nớc ta đã có những bớc chuyểnbiến tích cực từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lýcủa Nhà nớc Cũng nh các đơn vị kinh tế quốc doanh khác, công ty ThơngMại quận Cầu Giấy gặp rất nhiều khó khăn trong giai đoạn này Tuy vậy, độingũ cán bộ - công nhân viên trong công ty đã không ngừng tìm tòi sáng tạo,áp dụng những cách thức làm ăn mới, nhờ đó công ty đã đạt đợc những thànhtựu đáng kể.

Góp phần lớn vào những thành tựu đó là công cụ quản lý kinh tế sử dụngtrong điều hành, quản lý công ty - quá trình hạch toán kế toán và phân tíchhoạt động kinh doanh.

Quá trình thực tập tại công ty Thơng Mại quận Cầu Giấy đã giúp em giảiquyết mối liên hệ giữa lý thuyết và thực tế, bổ sung thêm nhiều kiến thức vềquá trình hạch toán kế toán nói riêng và về kinh tế nói chung.

Báo cáo tổng hợp của em gồm những nội dung sau:

I-/Quá trình hình thành, phát triển của công ty.

II-/Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty.

III-/ Nhận xét chung và kiến nghị đối với công ty.

I-/Quá trình hình thành, phát triển công ty1-/Đặc điểm thành lập của công ty

Công ty Thơng Mại quận Cầu Giấy là một doanh nghiệp Nhà nớc có bềdày lịch sử đã đóng góp đáng kể vào sự hoàn thiện của hệ thống Thơng mạiHà Nội.

Sau khi tổng kết kinh nghiệm ở các hợp tác xã mua bán thí điểm, tháng11-1955 Ban Bí th TW Đảng ra Chỉ thị số 47 quyết định thành lập Hợp tác xãmua bán ở nông thôn và Hợp tác xã tiêu thụ ở thành thị Hợp tác xã mua báncủa Quận 5 và Quận 6 đợc thành lập.

Đến tháng 3-1956, tất cả 13 xã của Quận 5 và 12 xã của Quận 6 đã thànhlập Hợp tác xã mua bán với số xã viên là 7.761 và số vốn cổ phần là 23.248(đồng) Nhiệm vụ của hợp tác xã đợc giao là: Thu mua nông sản, hàng hoácho mậu dịch quốc doanh, phân phối t liệu sản xuất và quản lý thị trờng nôngthôn.

Quyết định 78/CP của Thủ tớng Chính phủ ban hành tháng 5-1961 vềviệc mở rộng thành phố Hà Nội, huyện Từ Liêm đợc thành lập Vì vậy, hợptác xã mua bán Quận 5 và Quận 6 đã sáp nhập thành hợp tác xã mua bánhuyện Từ Liêm Từ 1-1-1980, huyện chỉ đạo tách phòng chỉ đạo xã và thumua hàng ngoài kế hoạch giao về ban quản lý hợp tác xã mua bán huyện vàthành lập công ty bán lẻ tổng hợp công nghệ phẩm Từ Liêm Tháng 3-1981,công ty nhận bàn giao hai cửa hàng chuyên doanh của công ty Vật liệu kiếnthiết Hà Nội và công ty Chất đốt Hà Nội để trực tiếp quản lý kinh doanh theochủ trơng phân cấp quản lý của thành phố Cuối năm 1992, công ty từ chỗ doSở Thơng nghiệp quản lý về nghiệp vụ kinh doanh đợc giao về cho UBNDhuyện quản lý toàn diện Ngày 21-12-1992, công ty đợc cấp giấy phép thànhlập công ty Thơng mại Từ Liêm thuộc UBND huyện Từ Liêm - Hà Nội Đâylà một doanh nghiệp Nhà nớc với ngành nghề kinh doanh là hàng bách hoá,điện máy, vật liệu xây dựng và thực phẩm công nghệ Lúc đó, vốn kinh doanhcủa công ty là 810.300.000đ Trong đó, vốn cố định là 583.000.000đ, vốn luđộng là 183.000.000đ, vốn khác là 89.300.000đ Và cơ cấu nguồn cung cấpvốn là: Vốn ngân sách cấp là 142.400.000, vốn tự bổ sung là 667.900.000đ.Ngày 25-5-1995, công ty đợc bổ sung thêm nhiệm vụ kinh doanh xăng dầu.

Đầu năm 1999, quận Cầu Giấy đợc thành lập Ngày 5-2-1999, UBNDquận Cầu Giấy đã ban hành Quyết định số 705/QĐ-UB đổi tên công ty Thơngmại Từ Liêm thành công ty Thơng mại thuộc UBND quận Cầu Giấy Ngày 7-

2

1-2000, công ty đợc bổ sung thêm nhiệm vụ kinh doanh mặt hàng rợu, bia,thuốc lá theo Quyết định số 66/QĐ-UB.

Nh vậy sau quá trình hơn 40 năm hình thành và phát triển, công ty Thơngmại quận Cầu Giấy đã phát triển khá rộng lớn với nhiều mặt hàng kinh doanhnh bách hoá, điện máy, thực phẩm, rợu, bia, thuốc lá, hàng công nghiệp nhẹ,hàng mỹ nghệ, Chính vì thế, công ty đã đạt đợc những thành tựu đáng kể vềnhiều mặt và là một mắt xích quan trọng trong sự phát triển của mạng lới Th-ơng mại Hà Nội.

B¶ng theo dâi kÕt qu¶ lç - l·i

Bảng theo dõi nghĩa vụ với nhà nớc

Là một doanh nghiệp Nhà nớc, ngoài việc chịu sự quản lý trực tiếp vềvốn của Nhà nớc, công ty còn chịu sự quản lý gián tiếp của Nhà nớc thông quacác loại thuế nh tất cả các doanh nghiệp khác Từ bảng theo dõi nghĩa vụ đốivới Nhà nớc trong 3 năm 1997, 1998 và 1999 ta thấy công ty chấp hành rấtđầy đủ các khoản phải nộp cho Nhà nớc Năm 1999, thuế VAT bắt đầu đợc ápdụng, công ty là đơn vị tính VAT theo phơng pháp khấu trừ nên phần thuếphải nộp trội hơn hẳn so với mức thuế doanh thu của năm 1998 và 1997 Quaviệc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nớc cũng nói lên rằng công tyđang ở giai đoạn làm ăn phát triển.

2-/Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty.

Công ty Thơng mại quận Cầu Giấy sau quá trình sáp nhập, tách rời cùngvới bề dày lịch sử tồn tại và phát triển, đến nay công ty bao gồm mạng lới với9 cửa hàng.

Tất cả các cửa hàng của công ty đợc phân bố đều trên địa bàn quậnCầu Giấy và có cùng chức năng là kinh doanh các loại mặt hàng điệnmáy, thực phẩm, rợu, bia, thuốc lá, hàng công nghiệp nhẹ, Trong 9cửa hàng của công ty, cửa hàng Thơng mại Cầu Giấy là cửa hàng lớnnhất và là nơi Bộ máy tổ chức và quản lý của công ty làm việc Theođịnh kỳ, các cửa hàng nhập các loại mặt hàng theo nhu cầu và theo sựquản lý, định hớng của công ty Hàng tháng, các cửa hàng lên bảng kêsố 4 và nộp các chứng từ kế toán cũng nh báo cáo tình hình chung lêncông ty Là cửa hàng của cùng một công ty, do vậy, các cửa hàng luônhỗ trợ, giúp đỡ nhau trong kinh doanh để cùng hoàn thành mục tiêu củacông ty đặt ra và đạt đợc mục đích chung là giúp công ty ngày càngphát triển.

3-/Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty.

Tuy có bề dày lịch sử gần 50 năm nhng do đặc thù là kinh doanh, buônbán nhỏ nên Bộ máy tổ chức và quản lý của công ty khá đơn giản, gọn nhẹ vàvẫn đảm bảo hoàn thành tốt công việc của công ty.

Công ty Th ơng mại Cầu giấy

CHTM Cầu giấyCHTM

Công ty Thơng Mại quận Cầu Giấy là một đơn vị hạch toán kinh tế độclập, tổ chức quản lý theo mô hình một cấp Ban giám đốc công ty lãnh đạo vàtrực tiếp chỉ đạo kinh doanh của từng cửa hàng Các phòng ban chức năng đợctổ chức theo yêu cầu quản lý của công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp và giúpviệc cho Ban giám đốc đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty đợcthông suốt.

Phòng kế toán tài vụ lập kế hoạch thu - chi, quản lý quá trình kinh doanh bằngtiền, đáp ứng kịp thời vốn cho các cửa hàng và các hoạt động khác Đồng thời,phòng có nhiệm vụ làm việc với ngân hàng và thanh toán với các bạn hàng.

Phòng tổ chức hành chính - bảo vệ - thanh tra có chức năng tiếp cận thịtrờng, chủ động tìm kiếm mặt hàng, tổng hợp cân đối và đề xuất ý kiến vềnâng bậc lơng cho cán bộ - nhân viên trong công ty hàng năm; căn cứ yêu cầu,nhiệm vụ, có kế hoạch đào tạo, ký hợp đồng lao động theo thời vụ hoặc lâudài, tiếp nhận, điều động cán bộ - công nhân viên; theo dõi và lập kế hoạchđóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; tiếp nhận và chuyển công văn chính xác,quản lý con dấu chặt chẽ, đúng nguyên tắc, quản lý sử dụng xe của công ty;thanh tra, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho công ty Ngoài ra, phòng còn cómột thủ quỹ với chức năng nhập - xuất tiền khi đã có đủ hoá đơn, chứng từphòng kế toán tài vụ chuyển sang.

Bên cạnh đó, để đảm bảo yêu cầu phát triển của công ty, công ty rất coitrọng đến chất lợng lao động trong quá trình tổ chức quản lý Để phục vụ mụcđích lâu dài, công ty luôn chú trọng việc đào tạo cán bộ - nhân viên, tiếp nhậnnhững tài năng trẻ và đặc biệt tạo điều kiện cho bộ đội phục viên, chuyểnngành và những ngời cha có công ăn việc làm.

bảng báo cáo chất lợng lao động có mặt đến 30-9-1998

Đơn vịCông ty Thơng mại TừLiêm: 1998 đến 9-1999(24 năm, 115 nữ)

Công ty Thơng mại CầuGiấy: 9-1999 đến 2000

BÌo cÌo chất lùng lao Ẽờng cọ mặt vẾ nghì khẬng lÈng Ẽến 1-1-2000

Tàn ẼÈn vÞTỗng sộ laoẼờng

Lao ẼờngkhẬng lÈngNghì

ưÞa chì cữa hẾngNam NứNamNứ

Phòng TCHC, bảo vệ, thanh tra13851139-Ẽởng Cầu Giấy

Cữa hẾng TM Cầu Giấy33429139-Ẽởng Cầu Giấy

Cữa hẾng TM sộ 2141411139-Ẽởng Cầu Giấy

Cữa hẾng TM LÌng Thùng15213111174-LÌng Thùng

Cữa hẾng TM sộ 412391229-ưởng Cầu Giấy

Cữa hẾng TM ưỈi Mố442X· ưỈi Mố - Tử Liàm

Cữa hẾng TM Cỗ Nhuế287211ưởng 69-x· Cỗ Nhuế

Giúp việc và hỗ trợ đắc lực cho ban giám đốc trong việc quản lý, điềuhành hoạt động kinh doanh của công ty là phòng kế toán tài vụ Phòng có 4nhân viên với 4 chức năng.

Kế toán trởng có nhiệm vụ điều hành hoạt động của toàn bộ phòng, hàngtháng báo cáo lên Ban giám đốc và chịu trách nhiệm chính trong công việc.Hàng ngày, kế toán trởng duyệt các tờ kê và đối chiếu Sau đó, từ sổ cái vànhật ký nhận ở 3 kế toán cấp dới lên báo cáo.

Kế toán mua chịu trách nhiệm quản lý về khâu mua hàng Hàng tháng,khoảng ngày 5-10 kế toán các cửa hàng lên bảng kê số 4 và nộp chứng từ chokế toán mua Kế toán mua nhận tờ kê, thống kê rồi vào nhật ký số 5.

Kế toán bán có nhiệm vụ tập hợp các báo cáo bán ra và nhận bảng kê số4 Sau đó, vào nhật ký số 8 để cuối tháng nộp cho kế toán trởng.

Kế toán ngân hàng có nhiệm vụ quản lý tiền vay, tiền gửi của công ty ởngân hàng, trực tiếp làm việc với ngân hàng Ngoài ra, kế toán ngân hàng cònquản lý chi phí nói chung nh chi phí quản lý doanh nghiệp, các khoản bảohiểm, và cả lơng Bên cạnh đó, hàng tháng, kế toán ngân hàng theo dõi vàtrích khấu hao cho tài sản cố định của công ty.

Với nhiệm vụ rất quan trọng trong quá trình kinh doanh của công ty nhngchỉ với 4 ngời, phòng kế toán tài vụ luôn hoàn thành tốt công việc Đạt đợc điềuđó là nhờ việc phân bố, sắp xếp khoa học, nhờ tinh thần trách nhiệm và khảnăng nghiệp vụ của các nhân viên Hơn nữa, cả 4 phần hành kế toán trongphòng luôn đoàn kết và giúp đỡ nhau để hoàn thành tốt công việc.

Trong công tác kế toán hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng là toàn bộcác chứng từ về thơng mại Cụ thể:

- Các chứng từ về tiền lơng: Bảng chấm công (01-LĐTL), Bảng thanhtoán tiền lơng (02-LĐTL), Phiếu nghỉ hởng BHXH (03-LĐTL), Bảng thanh

toán BHXH (04-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thởng (05-LĐTL), Phiếu báolàm thêm giờ (07-LĐTL), Biên bản điều tra tai nạn lao động (09-LĐTL).

- Các chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho (01-VT), Phiếu xuất kho(02-VT), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03-VT), Biên bản kiểmnghiệm (05-VT), Thẻ kho (06-VT), Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (07-VT),Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (08-VT).

- Các chứng từ về bán hàng: Hoá đơn bán hàng (01a-BH), Hoá đơn bánhàng (01b-BH), Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (02-BH), Hoá đơn cớc vậnchuyển (03-BH), Hoá đơn dịch vụ (04-BH), Hoá đơn tiền điện (07-BH), Hoáđơn tiền nớc (08-BH), Hoá đơn thu phí bảo hiểm (11-BH), Hoá đơn cho thuênhà (12-BH), Phiếu mua hàng (13-BH), Thẻ quầy hàng (15-BH).

- Các chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu (01-TT), Phiếu chi (02-TT), Giấy đềnghị tạm ứng (03-TT), Giấy thanh toán tiền tạm ứng (04-TT), Biên lai thu tiền(05-TT), Bảng kiểm kê quỹ (07a-TT), Bảng kiểm kê quỹ (07b-TT).

- Các chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ (01-TSCĐ),Thẻ TSCĐ (02-TSCĐ), Biên bản thanh lý TSCĐ (03-TSCĐ), Biên bản giaonhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (04-TSCĐ), Biên bản đánh giá lại TSCĐ(05-TSCĐ).

Cùng với hệ thống chứng từ thì hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng làtoàn bộ các tài khoản về Thơng mại mà kế toán cho các doanh nghiệp Thơngmại dùng đến Đặc biệt, với các loại công cụ - dụng cụ rẻ tiền nh tủ hàng, thìkế toán theo dõi một nửa giá trị ở TK 153 (khi xuất kho), nửa giá trị còn lạitheo dõi ở TK 141.2 để đỡ gánh nặng cho các cửa hàng.

Về hệ thống sổ kế toán, công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức sổ: Nhậtký chứng từ Công ty lựa chọn hình thức này vì nó phù hợp với đặc điểm củabộ máy kế toán và đặc điểm của công ty - một công ty với số l ợng các nghiệpvụ nhiều, lợng tài khoản sử dụng lớn, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viêncao, đồng đều và đặc biệt bộ máy kế toán chủ yếu là ghi sổ bằng tay Đây làhình thức có sự kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtheo thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinhtế Đặc điểm của hình thức này có sự kết hợp rộng rãi với việc hạch toán tổnghợp, hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán trong quá trình ghi chép Cácloại sổ tổng hợp mà kế toán của công ty sử dụng nh:

NK-CT số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111.NK-CT số 2: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 112.NK-CT số 3: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 113.

NK-CT số 4: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 311, 315, 341,342NK-CT số 5: Dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với ngờicung cấp hàng hoá cho công ty.

NK-CT số 8: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK156,157,159,131,511,512,531,532,641,642

Các bảng kê số 1,2,3,5,10,11 đợc phòng kế toán sử dụng để giúpcho công tác kế toán đợc tốt hơn Còn về sổ kế toán chi tiết, công ty sửdụng nh sổ kế toán chi tiết phải trả ngời bán 331, sổ kế toán chi tiết bánhàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng 131, và các bảng phân bổ nhbảng phân bổ tiền lơng, Ngoài ra, phòng kế toán còn sử dụng một sốsổ phụ là sổ mua hàng, sổ vào séc, sổ lĩnh-chi tiền, sổ quỹ tiền chi phívà bán hàng, danh bạ theo dõi khấu hao TSCĐ,

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NK-CT:

Chứng từ gốc và bảng phân bổ

Nhật ký chứng từ

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra lấy số liệu ghi trựctiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.

Đối với các nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiếtthì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, bảng kê, sổ chi tiết, cuối thángphải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ.Đối với các loại chi phí kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chấtphân bổ, các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các bảngphân bổ, sau đó kế toán lây số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảngkê và nhật ký chứng từ có liên quan.

Cuối tháng, kế toán trởng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứngtừ, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảngtổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứngtừ ghi trực tiếp vào sổ cái.

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì ợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻkế toán chi tiết và căn cứ vào đó lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tàikhoản đối chiếu với sổ cái.

đ-Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một sổ chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứngtừ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc kế toán trởng dùng để lập báocáo tài chính Hết một quý hoặc một năm thì phòng kế toán phải lập hệ thốngbáo cáo tài chính gồm 4 báo cáo: báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kếtoán, báo cáo lu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cá tài chính Các báo cáo nàyđợc gửi đến các cơ quan chủ quản, cơ quan hữu quan có liên quan nh: CụcTuế, chi cục Tài chính, phòng Kinh tế Thống kê Tài chính quận, Ngân hàng,chi cục Thống kê Thành phố, Sở Thơng mại Hà Nội.

III-/ Nhận xét chung và kiến nghị

Công ty Thơng Mại quận Cầu Giấy đã trải qua 45 năm với bao thăngtrầm, công ty đã tạo đợc uy tín và niềm tin đối với khách hàng trong thành phốHà Nội cũng nh các tỉnh ngoài.

Nắm đợc yêu cầu cấp bách trong nền kinh tế thị trờng, công ty luôn chútrọng đến việc công tác tổ chức và bộ máy quản lý của mình để có thể đứngvững trong nền kinh tế thị trờng với sự cạnh tranh tự do.

Một bộ máy quan trọng mà công ty luôn chú trọng - Bộ máy kế toán.Đây là bộ máy đợc tinh giản, rất gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm kinh doanhcủa công ty, của đặc điểm chung nền kinh tế nớc ta Bộ máy kế toán sẽ gópphần lớn trong quá trình đa công ty Thơng mại Cầu Giấy cũng nh hệ thốngThơng mại Hà Nội vững bớc tiến vào thế kỷ 21.

Tuy nhiên, qua một tháng thực tập ở công ty Thơng Mại quận Cầu Giấy,ngoài những u điểm, điểm mạnh cần học hỏi của công ty, em có kiến nghị đềxuất sau: Hầu hết mọi công việc ở các phòng đều làm bằng tay, kể cả việc banhành công văn, quyết định Vì vậy, công ty nên bổ sung hệ thống máy vi tínhđể công việc đợc giải quyết gọn nhẹ, khoa học hơn.

14